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Unidad 1 y 2
Materia: Compras
Integrantes:
Armas Cortes Jorge Armando
Camacho Mercado Luis Fernando
Garca Valencia Eliel
Guerra Bentez Tania
Hernndez Balderas Alfredo
Suarez Ortiz Mauricio
Profesora: Silva Oribe Gloria Olimpia
4RM4 01 de Octubre del 2015
ndice
Introduccin...............................................................................................................3
1.1 Concepto y Objetivo de compras........................................................................3
Concepto................................................................................................................3
Objetivo General....................................................................................................3
Objetivos especficos.............................................................................................3
1.1.1 Caractersticas del rea de compras...............................................................3
1.1.2 Objetivos del rea............................................................................................4
1.1.3 Organigrama(s)................................................................................................4
1.1.4 Funciones.........................................................................................................4
1.1.5 Descripcin y anlisis del puesto:...................................................................4
1.2 Relacin del rea de Compras con otros departamentos de la organizacin....5
1.2.1 ingeniera y administracin...............................................................................5
1.2.2 Ventas y Distribucin........................................................................................5
1.2.3 Inventarios y Almacn.......................................................................................6
1.2.4 Finanzas...........................................................................................................6
1.2.5 Contabilidad......................................................................................................7
1.2.6 Mercadotecnia..................................................................................................7
1.3 Estructura organizacional de las compras..........................................................8
1.3.1 Centralizadas....................................................................................................8
1.3.2 Descentralizadas..............................................................................................9
1.3.3 Mixtas................................................................................................................9
Conclusin...............................................................................................................10
2.1 Planeacin Del rea De Compras.....................................................................11
2.1.1 Deteccin de Necesidades por rea de la Empresa......................................11
2.1.2 Cronograma de Actividades............................................................................11
2.1.3 Determinacin del Presupuesto.....................................................................12
2.3.1 Objetivo e importancia....................................................................................13
2.3.2 Polticas y procedimientos..............................................................................14
2.3.3 Funciones.......................................................................................................14
2.3.4 Organigrama...................................................................................................15
2.3.5 Diagramas de flujo general de la empresa.....................................................16
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Conclusin...............................................................................................................18
Fuentes Consultadas...............................................................................................19
Introduccin
El presente documento tiene como finalidad mostrar a lector en su primer parte los
conceptos bsicos acerca de las compras, su interaccin con los dems
departamentos de un ente econmico, su estructura organizacional as como los
tipos de clasificacin de compras que hay. Todo esto para que pueda comprender
con mayor facilidad las unidades posteriores.
En la segunda parte se muestra el proceso y los procedimientos en la planeacin
en el rea de compras, destacando la importancia de prever y planear las
compras que se realizan en una empresa con la finalidad de dar mayores
beneficios a esta.
La informacin siguiente es una recopilacin de diferentes fuentes escritas
consultadas en la investigacin, esto con la finalidad de que el lector desarrolle un
criterio propio y crtico acerca de las compras y tenga una perspectiva ms clara
de cmo se desarrollan.
Objetivo General
Satisfacer una necesidad especfica relacionada a las operaciones internas o de
produccin de una empresa mediante la adquisicin de materiales al mejor costo,
con la mejor calidad, cantidad, condiciones de entrega, condiciones de pago y
servicios post venta.
Objetivos especficos
Usar los recursos econmicos asignados de manera rentable.
Mantener la posicin competitiva de la empresa negociando beneficios
adicionales con los proveedores.
Asegurar la llegada de los materiales requeridos en los tiempos establecidos.
1.1.3 Organigrama(s)
Estructuras organizacionales
Centralizada (Responsabilidad y decisiones tomadas por un solo representante).
Descentralizada (Divisin de decisiones y funciones).
Mixta (Ciertas funciones centralizadas y otras repartidas).
Lineal (Estructura vertical, de arriba hacia abajo).
Funciones (Especializacin en un tipo de funcin o compra).
Staff especializado (Especializados en varias reas).
1.1.4 Funciones
Se compone de una secuencia lgica de funciones:
1. Adquisiciones (Considerando Precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega,
condiciones de pago, y servicios post venta).
2. Guarda y almacenaje (Recepcin, revisin de dimensiones, peso y medidas,
clasificacin e inventarios).
3. Proveer a produccin (Tipo o clase de material, cantidad, revisin de peso y
medidas).
con
otros
1.2.4 Finanzas
Debe existir comunicacin y actualizacin permanentemente para informar nuevas
condiciones de plazo obtenidas, negociaciones especiales que requieren un pago
anticipado o forma de cancelacin especial, aprobacin de nuevas listas de
precios, situaciones financieras y todos aquellos eventos que tengan algn efecto
sobre aspectos contables de la compaa. La comunicacin con el rea financiera
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1.2.5 Contabilidad
El departamento de Contabilidad complementa la funcin del rea de Finanzas
estando al tanto del registro de movimientos comerciales, pago a proveedores, as
como de la cobranza. Es tambin un rea que influye en la negociacin con
proveedores pues interviene en la estandarizacin de procesos comerciales y
establecimiento de condiciones comerciales. Este departamento se encarga del
papeleo interno para dar entrada a los inventarios en el estado de resultados,
facturar y registra las operaciones financieras.
1.2.6 Mercadotecnia
Mercadotecnia es el rea que se encarga de disear la estrategia comercial que
ha de seguir toda la empresa y tiene relacin con el rea de Compras en la
medida en que se involucra en las decisiones de qu proveedores elegir de
acuerdo a la calidad, costo y posicionamiento deseado. Tambin interviene en la
forma en cmo se deben llevar las relaciones pblicas con los proveedores y en la
construccin de programas de desarrollo de los mismos.
Especializacin de actividades.
Estandarizacin de normas e instrucciones.
Coordinacin entre las reas de la empresa.
Tamao de la empresa.
1.3.1 Centralizadas
Cuando la decisin es concentrar la toma de decisiones y ejercicio de la autoridad
en un solo departamento, el rea de compras ha de organizarse de manera
centralizada, lo cual implica que la seleccin de proveedores y todas las funciones
operativas de compras se coordinen desde las oficinas centrales para todas las
filiales u oficinas forneas si se llegaran a tener, es decir, las compras se hacen de
manera conjunta para todas las reas, al igual que las decisiones sobre
adquisiciones sin importar el departamento del cual se trate, se tomarn de
manera centralizada. Este sistema tiene la ventaja de tener un mayor control sobre
el volumen de compras e inventarios, al igual que de los procedimientos; se
pueden conseguir mejores negociaciones por volumen con proveedores y al
mismo tiempo evitar mayor papeleo, al igual que puede representar mayor
eficiencia en costos por requerir menor cantidad de personal, pero ms
especializado. Pese a lo anterior, las compras centralizadas tienen la desventaja
de que los requerimientos pueden demorarse ms de lo que algunas reas
pudieran soportar, adems de que por estar lejos de las oficinas en donde se
solicitaron los materiales, la posibilidad de hacer una inspeccin inmediata para
corroborar que se trate de los materiales solicitados es ms lenta y adems puede
generar gastos adicionales por devoluciones, mermas y prdida de personal.
1.3.2 Descentralizadas
Las compras descentralizadas se caracterizan por hacer a cada departamento,
filial o unidad de negocio responsable de las compras de su propia rea. Tienen la
ventaja de que pueden atender de forma ms rpida las emergencias y entrenar
mejor a un personal ms especializado que seguramente actuar con ms pericia,
lo cual tambin implica mayor responsabilidad y autoridad respecto a los
problemas, pero tambin ms flexibilidad para actuar. Las centrales para todas las
filiales u oficinas forneas si se llegaran a tener, es decir, las compras se hacen de
manera conjunta para todas las reas, al igual que las decisiones sobre
adquisiciones sin importar el departamento del cual se trate, se tomarn de
manera centralizada. Este sistema tiene la ventaja de tener un mayor control sobre
el volumen de compras e inventarios, al igual que de los procedimientos; se
pueden conseguir mejores negociaciones por volumen con proveedores y al
mismo tiempo evitar mayor papeleo, al igual que puede representar mayor
eficiencia en costos por requerir menor cantidad de personal, pero ms
especializado. Pese a lo anterior, las compras centralizadas tienen la desventaja
de que los requerimientos pueden demorarse ms de lo que algunas reas
pudieran soportar, adems de que por estar lejos de las oficinas en donde se
solicitaron los materiales, la posibilidad de hacer una inspeccin inmediata para
corroborar que se trate de los materiales solicitados es ms lenta y adems puede
generar gastos adicionales por devoluciones, mermas y prdida de personal.
1.3.3 Mixtas
El sistema de compras mixto implica una combinacin de los dos sistemas
anteriores y es utilizando por lo general en empresas de gran tamao. La idea de
operar con un sistema mixto es para conseguir mayores descuentos por volumen,
estandarizacin en la calidad de los componentes y materias primas, as como
conseguir mejores condiciones de pago y relaciones de largo plazo con
proveedores. Generalmente, en un sistema mixto se centralizan las compras que
intervienen directamente en la produccin de artculos terminados y se
descentralizan aquellas cuya materia prima sea perecedera, o bien la compra local
favorezca los costos evitando incurrir en gastos de transportacin y permite tener
mayor rapidez de respuesta de los proveedores locales.
Conclusin
A lo largo de toda la primera unidad, hemos estudiado la estructura organizacional
a grandes rasgos (teniendo en cuenta que la estructura de cada empresa es
distinta) de los departamentos que estarn a cargo de las compras; cada
compaa llevar las compras de acuerdo a las necesidades de stas y en cada
situacin se pueden encargar uno o ms departamentos en realizar las
adquisiciones pertinentes.
Entendemos ahora la parte trascendental de las compras, ser el eje que proveer
de los materiales requeridos a cada escalafn de la empresa para poder llevar a
cabo las determinadas tareas. Esto teniendo en cuenta la optimizacin de
recursos financieros.
El departamento de compras debe estar comunicado constantemente con muchas
reas de la empresa, ya sea ventas para calcular las materias primas que se han
de adquirir y correr el riesgo de un inventario rezagado, las finanzas para
autorizar pagos, o con distribucin ya sea para adquirir flotas de envo o comprar
propias, todas estas por citar algunos ejemplos.
Pensemos en la empresa como una maquina compleja llena de engranes, que
llevar un proceso estructurado y bien coordinado para poder desarrollar un
movimiento.
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Solicitud de Compras
Cotizacin
Orden de Compra
Registro de la Compra
2.3.3 Funciones
El manual de compras, es uno de los manuales ms importantes dentro de la
organizacin de una empresa, ya que su falta, repercute en otros departamentos
inmediatamente, siendo uno de los elementos de la estructura orgnica de la
misma. Se puede afirmar que es la gua oficial para la organizacin y
funcionamiento del rea de Compras, definiendo las operaciones de la misma.
El Manual de Compras se somete a las disposiciones generales de la empresa,
pero contiene elementos que influyen directamente en las Compras:
2.3.4 Organigrama
El organigrama cumple una doble finalidad:
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Podemos citar como ventajas que se pueden obtener con la utilizacin de los
diagramas de flujo, las siguientes:
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Conclusin
Al igual que cualquier actividad en las empresas u organizaciones, las compras no
se realizan de manera desarticulada y aleatoria, las compras han de llevar una
estructura y comenzarn con la deteccin de necesidades en cada sector de la
empresa. Las compras deben ser bien pensadas para evitar gastos innecesarios
que representen grandes prdidas a la empresa
Las compras han de llevar una calendarizacin de lo que habr de adquirirse
teniendo un anlisis preventorio a futuro para no tener prdida y tener una
constante calidad de productos adquiridos que ayudarn a optimizar cualquier tipo
de recurso con los que se cuenta.
Ha de tomarse en cuenta los recursos econmicos con los que se cuentan y
adaptarse lo mejor posible al presupuesto, los procedimientos de compra aqu se
vuelven trascendentales para llevar una misma lnea de adquisicin.
Una planeacin ptima ser el mejor cimiento que se tendr para trabajar con una
base slida en las siguientes etapas como la ejecucin de actividades especficas
de cada rea, la organizacin de cada sector y el control para poder llegar a los
objetivos que se hayan puesto en la mira desde el primer momento.
Fuentes Consultadas
Cruz Mancinas, Leonel, Compras un enfoque
18 estratgico. Mc Graw Hill 2007
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