Ejercicio 5 Reporte de no conformidad

Los participantes leern los siguientes incidentes anotados durante una serie de evaluaciones
contra los requisitos de la norma ISO 9001 y arreglados con las palabras adecuadas para
incluirlas en la seccin de no conformidades de un reporte de auditoria tpico junto con el
nmero de la clusula de la norma contra la cual se relaciona la no conformidad. No
necesariamente todos los incidentes son una no conformidad. Donde usted considere que se
requiere mayor evidencia establezca que evidencia adicional buscara usted antes de hacer
un juicio.
Incidente No.1
Durante una auditoria de las actividades de la revisin por la direccin, el auditor not un
nmero de asuntos en la agenda que estaban definidos en el procedimiento OP1 para ser
discutidos en cada revisin por la direccin. De la minutas de la junta ms reciente, se not
que tres de estos asuntos, el estado de las acciones correctivas, los resultados del
entrenamiento y las auditorias y la retroalimentacin de los clientes no se haban discutido. Al
cuestionar la razn, el Representante de la direccin dijo que no haba habido tiempo antes de
la junta para analizar la informacin disponible para permitir que se diera una discusin til.
Incidente No.2
El manual de calidad establece que todos los empleados recibirn un entrenamiento de
induccin, incluyendo detalles de la poltica de la calidad de la organizacin y los
procedimientos de procesos relevantes durante los dos primeros das de trabajo. Mientras se
auditaba el entrenamiento y desarrollo del personal (procedimiento OP8) el auditor solicit ver
los registros del entrenamiento de induccin de los ltimos cinco empleados.
Se hizo evidente que dos empleados que haban empezado a trabajar hace tres meses
haban recibido el entrenamiento de induccin hasta la segunda semana de haberse
empleado. Sin embargo, no haba registros disponibles para tres empleados que haban
empezado a trabajar una semana antes de la fecha de la auditoria.
Incidente No.3
Mientras se visitaba el departamento de ventas, el auditor not que los empleados estaban
aceptando rdenes telefnicas de los clientes y anotaban los detalles directamente a la base
de datos computarizada de procesamiento de rdenes. Preguntando ms, el auditor fue
informado de que el personal haba sido totalmente entrenado y la base de datos mantiene
detalles de todos los requisitos estndar de los clientes regulares por lo que no era necesario
que nadie hiciera una revisin individual de rdenes.
Incidente No.4
En el rea del control de documentos, el auditor not varias hojas relativas a fechas de
servicio proporcionado por la seccin clavadas en un pizarrn sobre el escritorio del auditado.
Al cuestionar cuando eran usadas, el auditor fue informado que ellas eran un extracto de un
acuerdo de servicio (SLA1 02) y que solamente eran referidas ocasionalmente cuando un
cliente levantaba una consulta sobre las fechas marcadas del servicio. No haba indicacin de
un titulo de documento o estado de revisin en las hojas.
El auditado dijo que como estas eran usadas solamente como informacin, haban juzgado
que no deberan ser parte del sistema de calidad y que era su responsabilidad el estar al
pendiente de esa informacin para asegurar que estaba correcta.

Incidente No.5
Durante una auditoria del sistema de auditoria interna de la seccin (QAP8), al auditor se le
mostr el programa actual de auditorias, sealando que cada procedimiento usado dentro de
la organizacin debe ser auditado una vez al ao. Mientras se verificaba los reportes de
auditoria el auditor not que se haban generado un total de 12 reportes de accin correctiva
de las ltimas 5 auditorias programadas.
De estos RAC'S, 8 reportes han salido de la auditoria ms reciente sobre respaldo de datos y
control de virus, hace dos meses. El programa muestra que es esta actividad en particular no
tendra otra auditoria hasta dentro de 10 meses.
Incidente No.6
El auditor not una instruccin titulada 'Cambio del tiempo de sistema' en el escritorio del
gerente y pregunt si ese era un procedimiento corriente. El gerente dubitativo respondi que
ese documento estaba en computadora y estaba disponible para todos los empleados a
travs de sus terminales. El prefera mantener esa copia como una referencia ms fcil de ver
que los nuevos archivos en la computadora.
Despus de revisar la instruccin, el auditor not que la versin electrnica de esta instruccin
haba sido emitida 4 meses ms tarde que la copia en papel.