ARQUIVO E TCNICAS DE

ARQUIVAMENTO

Goinia / 2015

FINALIDADE E FUNO DOS ARQUIVOS

Finalidades do Arquivo
1 guarda dos documentos que circula na instituio;
2 garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de
acondicionamento;
3 atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos. Permitir o
acesso. (modalidade de emprstimo)
Funes do Arquivo
Os arquivos devem ser organizados de forma que os documentos sejam armazenados
com segurana, preciso e simplicidade.

Armazenagem: recolher, selecionar, classificar e catalogar os documentos em

circulao que devam ser arquivados.

Integridade: garantir a conservao e restaurao dos documentos recolhidos.

Conservao e Preciso: rpido atendimento e controle do movimento da

devoluo. Os documentos devero ser de fcil acesso, ou seja, arquivados de forma que possam ser
localizados com preciso.

Segurana: os documentos arquivados so de extrema importncia. Em virtude

disso, os cuidados a serem tomados contra incndio, roubo, extravio e deteriorao devem ser
prioritrios.

Simplicidade: o arquivo deve ser compreendido por todos, pois o mesmo no se

resume em guardar documentos, e sim, uma fonte de informao que tem como pretenso atender a
todos.

Funes primordiais de um arquivo:

- Guardar e conservar as informaes, visando a sua utilizao futura.
- Facilitar o acesso s informaes arquivadas.

CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
Classificao consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela
organizao no exerccio de suas atividades, de forma a constituir-se um referencial para sua
recuperao.
Exemplo: se o Reitor da Universidade Federal de Gois solicita a um funcionrio a
pasta do professor Jos Firmino, como o funcionrio arquivou utilizando o critrio alfabtico,
portanto ele separou por - professores de Botnica, professores de Engenharia, professores de
medicina ele ir diretamente letra J e encontrar a pasta do professor Jos Firmino, ento j
classificao no arquivo refere-se ao ORDENAMENTO.
Os instrumentos utilizados no processo de classificao so:
1 plano de classificao utilizado para arquivos correntes e intermedirios. Exemplo:
consultrio de odontologia arquiva as fichas dos seus pacientes na forma alfabtica isso o plano de
classificao.
2 quadro de arranjo utilizado para arquivos permanentes. (documentos de valores
histricos)
Classificao pode ser considerada como o conjunto de mtodos utilizados por uma
instituio para o arquivamento de seus documentos, ou representar o mtodo ideogrfico que
classifica os documentos por assunto.
Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao
armazenamento de documentos. O mtodo de arquivamento corresponder forma que os
documentos sero armazenados, visando sua localizao futura.
Pela extenso de sua atuao podem ser:
Setoriais quando existem arquivos espalhados nos mais diversos setores da organizao.
Gerais ou centrais quando todos os documentos gerados esto reunidos em um nico
arquivo.
Quanto ao Gnero
O gnero documental pode ser bem variado podendo ser:
-Escritos ou textuais: informao em forma de texto, manuscritos, impressos ou
datilografados.
Exemplo: contratos, folhas de pagamento, livros contbeis, requisies diversas, atas de
reunies, relatrios, regimentos, regulamentos, editais, tabelas, correspondncias, certides de
nascimento;
- Filmogrficos ou audiovisuais: documentos em pelculas cinematogrficas e fitas
magnticas com ou sem trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Exemplo: filmes, fita
videomagntica. (rolos de filmes)
- Cartogrficos: documentos contendo representaes geogrficas e arquitetnicas ou de
engenharia. Exemplo: mapas, Atlas, plantas;
- Informticos / digitais: documentos produzidos, tratados ou armazenados em
computador. Exemplo: disco rgido (winchester), disco flexvel (disquete), disco ptico;
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-Sonoros: documentos contendo registros fonogrficos (som/udio). Exemplo: fita cassete,

CDs.

ESPCIE DOCUMENTAL E TIPOLOGIA DOCUMENTAL

Espcie a configurao que assume um documento de acordo coma disposio e a
natureza das informaes nesse contidas.
Espcie
documental
Oficio
Formulrio
Ata
Contato
Ata

Funo
Inscrio em curso
Adquirir material de consumo
Registrar assemblia
Prestao de servio
Proposta de patrocnio

Tipologia documental
Oficio de solicitao
Formulrio de aquisio PIM
Ata de assemblia
Contrato de prestao de servio
Carta de apresentao de
proposta de patrocnio

SISTEMA DE ARQUIVAMENTO
O sistema de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem
arquivados e pela estrutura da entidade.
Existem dois grandes sistemas de arquivamento: direto e indireto.
Sistema direto aquele em que a busca feita diretamente sem a necessidade de se
consultar um ndice, sempre que o mtodo for alfabtico, ou por assunto (ideogrfico), ns
abriremos a gaveta e encontraremos o documento desejado.
Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, preciso antes consultar
um ndice ou um cdigo. Quando abrimos o arquivo e nele h pastas 1,2,3, 2009, 2010... eu no sei
o contedo das por isso precisaremos de um ndice, de um fichrio, que me diga como est? Onde
est? Porque est? Aquele documento.
Para memorizar:
Mtodo numrico sempre indireto.
Mtodo alfabtico sempre direto.

MTODOS BSICOS DE ARQUIVAMENTO

Existem alguns mtodos mais comuns para organizar arquivos ou fichrios:
Alfabtico
Geogrfico
Numrico
Cronolgico
Digito terminal
Assunto
Obs.: a escolha do mtodo de arquivamento baseada no tipo de documento que voc
trabalha
Mtodo alfabtico: Mtodo alfabtico o mais simples. um mtodo direto. Nesse
mtodo, as fichas ou pastas so dispostas em ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas
gerais para alfabetao.
As notaes nas guias podem ser abertas ou fechadas; simples ou compostas.
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- Notaes simples abertas: A, B, C Ab, Ac etc;

- Notaes compostas e fechadas: Aa -Al, Am -Az etc.
Desvantagem: a alta incidncia de erros de arquivamento quando o volume de documentos
muito grande, devido ao cansao visual e variedade de grafia dos nomes.
Para o seu perfeito funcionamento necessrio seguir as Regras de Alfabetao, para
uniformizar as entradas de nomes no arquivo, padronizando critrios que facilitem o arquivamento e
a consulta. Entre elas:
a)

Nos nomes de pessoas fsicas considera-se o ultimo sobrenome e depois o prenome.

Exemplos:
Daniele Firme Miranda
Veneza Firme Miranda
Marcos Roberto Arajo da
Silva

Arquivam-se:
Miranda, Daniele Firme
Miranda, Veneza Firme
Silva, Marcos Roberto Arajo da

Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem do prenome.

b)
Graus de parentesco e ttulos no so considerados, devendo ser colocados entre
parnteses no final.
Exemplos:
Jos Carneiro Jr.
Dr. Osvaldo Costa
c)

Ttulos honorficos so colocados entre parnteses.

Exemplos:
General Paulo Arajo
Doutor Antonio Eduardo
Corra

d)

Arquiva-se:
Carneiro, Jos (Jr.)
Costa, Osvaldo (Dr.)

Arquiva-se:
Arajo, Paulo (General)
Corra, Antonio Eduardo (Doutor)

Nomes de empresas: conforme se apresentam.

Exemplos:
lvaro Costa & Cia
Babosa Souza Ltda
Companhia Brasileira
Alimento
Editora Brasil Ltda

Arquiva-se:
lvaro Costa & Cia
Babosa Souza Ltda
de Companhia Brasileira de Alimento
Editora Brasil Ltda

e)
Empresas que usam siglas devem ser arquivadas como se o conjunto de letras que os
formam fosse uma palavra (com ou sem ponto entre as letras).
Exemplos:
CEE
UFRGS
UNIMAR

Arquiva-se:
CEE
UFRGS
UNIMAR

f)
Na existncia de sobrenomes compostos por um substantivo e adjetivo, ou unidos por
hfen, no se separam.
Exemplos:
Arquivam-se:
Heitor Villa-Lobos
Boa Morte, Joaquim da
Julio Monte Claro
Branco, Emilio Castelo
Emilio Castelo Branco
Castelo Branco, Camilo
Joaquim da Boa Morte
Claro, Julio Monte
Camilo Castelo Branco
Villa-Lobos, Heitor
Obs.: Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos
sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
g)
Sobrenomes com as palavras Santo, Santos, So no devem ser separados.
Exemplo:
Osvaldo Santa Rosa

Arquiva-se:
Santa Rosa, Osvaldo

Ordem enciclopdica: consiste em agrupar em ordem alfabtica os ttulos gerais seguidos

de suas subdivises, tambm em rigorosa ordem alfabtica.
Exemplos:
CALADOS
Artigos
Consertos
Fbricas
Lojas
Ortopdicos
Para crianas
Para homens
Para senhoras
Sob medida
Mtodo numrico: numrico simples 1, 2, 3...: organizado por um nmero relativo ao
documento.
Exemplo: mtodo cronolgico organizado por data (em um escritrio de contabilidade as
contas a pagar e a receber so organizadas da melhor forma que pela data de vencimento).
Mtodo geogrfico: nesse mtodo, o principal elemento de classificao do documento
deve ser o local ou procedncia da informao.
Essa organizao geogrfica pode ser feita por pas, estado, regies, cidades, bairros, zonas
entre outros.
Obs.: seguem o mtodo alfabtico.
As duas ordens mais utilizadas so:
Estado-Cidade-Correspondente (Quando utilizada esta ordem e capital ter precedncia
e no obedecer a ordenao alfabtica)
Exemplos:
Rio de Janeiro-Rio de Janeiro - Joo Alfredo
So Paulo Campinas - Pedro Luiz
Maranho - So Luiz - Maria do Carmo
Rio de Janeiro - Campos - Lucas Marques
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So Paulo - So Paulo - Lvia de Ftima

Arquivam-se:
Maranho - So Luiz - Carmo, Maria do
Rio de Janeiro - Rio de Janeiro - Alfredo, Joo
Rio de Janeiro Campos - Marques, Lucas
So Paulo - So Paulo - Ftima, Lvia de
So Paulo Campinas - Lus, Pedro
Cidade-Estado-Correspondente (A chave a cidade. No h destaques para as capitais,
ser usada somente a ordem das letras).
Exemplos:
Araatuba - SP-Luis Carlos
So Mateus ES - Maria Augusta
Belm PA - Adalberto Oliveira
Crates - CE - Francisco Balbino
Diadema SP - Dilma da Silva
Arquivam-se:
Araatuba SP -Carlos, Luis
Belm- PA- Oliveira, Adalberto
Crates -CE- Balbino, Francisco
Diadema SP -Silva, Dilma da
So Mateus -ES- Augusta, Maria
Mtodos por assunto ou ideogrfico: Para executar esse mtodo necessrio ter um amplo
conhecimento da empresa, alm de interpretao e uma anlise minuciosa da documentao.
Pode-se eleger dentro desse mtodo um assunto principal.
Exemplo: em uma loja de departamentos podemos ter como assunto principal
calados.
Calados para crianas
Calados para homens
Calados para mulheres
Calados ortopdicos
Mtodo numrico Duplex em todos os mtodos ideogrficos numricos necessrio a
elaborao de um ndice alfabtico remissivo. So, portanto mtodos indiretos.
Classifica-se a documentao em classes correspondendo a assuntos, partindo-se do geral
para o particular.
Diviso dos documentos em grandes classes por assuntos podem ser subdivididos em
classes subordinadas.
Exemplo:
0
1
1-1
1-1-2

Administrao Geral
Pesquisas
Psicologia
Aplicada ao trabalho
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1-2
1-3
1-4

Aplicada educao
Cincia Poltica
Administrao
Economia

Mtodo numrico decimal: mtodo baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil

Dewey, cuja classificao divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma dcima
reservada para os assuntos inerentemente gerais e que no podem ser includos em nenhuma das
outras nove classes predefinidas. As dez primeiras divises so denominadas classes, as dez
seguintes, subclasses, e a seguir, sucessivamente, divises, grupos, subgrupos, subsees etc. Um
bom exemplo de classificao decimal pode ser encontrado na resoluo n 14 do CONARQ.
As dez classes so as seguintes:
000
100
200
300
400
500

Obras Gerais
Filosofia
Religio
Cincias sociais
Lingstica
Cincias puras

600
700
800

Cincias aplicadas
Artes de divertimentos
Literatura

900

Historia

Mtodo numrico simples quando o principal elemento a

ser considerado seu NMERO.
Mtodo numrico cronolgico quando o principal elemento a ser
considerado a DATA.

CLASSIFICAA DOS DOCUMENTOS

Quanto natureza da entidade criadora do arquivo, o acervo se classifica em:
Pblico arquivo de instituies governamentais de mbito Federal, Estadual ou
Municipal.
Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de sade ou da prefeitura de um
municpio.
Institucional est relacionado, a Institutos educacionais, Entidades religiosas,
Sociedades, Associaes, Fundaes, Ongs.
Exemplos: o arquivo de um centro de educao experimental ou de um sindicato.
Comercial arquivo de empresas, corporaes e companhias.
Familiar ou Pessoal refere-se ao arquivo organizado por grupos familiares ou por
pessoas, individualmente.
Exemplo: um arquivo preparado por uma dona de casa, contendo certides de nascimento e
casamento; declaraes de imposto de renda; documentos relativos a transaes de compra e venda
de imvel; recibos de pagamentos efetuados a terceiros; fotos e cartas.
Faz referncia peculiaridade existente em cada documento:

Arquivo Especial: guardam e organizam documentos cujas informaes so registradas

em suportes diferentes do papel que so os discos, filmes, fotografias, fitas, slides, CDs, disquetes
Estes podem fazer parte de um Arquivo mais completo e merecem um tratamento especial noregistro, acondicionamento, controle e conservao.
Arquivo Especializado: sua formao resulta da guarda de documentos gerados por
atividades de experincia humana especificamente falando arquivos mdicos, de imprensa, de
engenharia.
QUANTO NATUREZA DO ASSUNTO
Ostensivo ou ordinrio documento cuja divulgao no prejudica a administrao.
Exemplos: notas fiscais de uma loja; escala de planto de uma imobiliria.
Sigilosos documentos sigilosos so aqueles que, por sua natureza, devem ser de
conhecimento restrito e, portanto, exigem medidas especiais de salvaguarda sua custdia e
divulgao e so divididos em:

ACESSRIOS PARA ARQUIVAMENTO

Para facilitar o acesso aos documentos, so utilizados acessrios. So eles:
Pastas: protegem os documentos comuns a um assunto, tem dimenses
padronizadas.
As pastas so suspensas e seus dois braos metlicos ou plsticos se apiam na
lateral do arquivo.
Projees: podem ser de papelo, plstico ou ao, alm de serem fixas ou
adaptveis. Permite ao arquivista localizar os assuntos no arquivo.

GED - Gesto Eletrnica de Documentos

Gerenciamento Eletrnico de Documentos ou Gesto Eletrnica de Documentos (GED)
consiste em prover meios eficientes para gerar, controlar, armazenar e disponibilizar informaes.
De uma forma sucinta, o Gerenciamento Eletrnico de Documentos fornece solues
prticas para o controle documental do empreendimento. A forma mais comum de utilizao
atravs de acesso web, ou por intranet, de forma a acessar verses digitais de documentos
relevantes.
Esse sistema permite que os usurios tenham acesso aos dados de maneira organizada,
segura e gil, reduzindo o tempo de busca de informaes, aumentando a produtividade e a
velocidade de tomada de decises.
O uso do gerenciamento eletrnico de documentos tornou-se uma ferramenta de
posicionamento comercial pelas organizaes, uma vez que com a utilizao de suas tecnologias a
empresa consegue tornar-se muito mais eficiente e competitiva. As ferramentas de Workflow em
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GED podem aperfeioar fluxos de processos nas organizaes deixando-os muito mais seguros,
confiveis, prticos e rpidos.

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