PROYECTO DE

TESIS
EL CONTROL PREVIO Y SU RELACIN CON LA
GESTIN DEL ABASTECIMIENTO DE LA ZONA
REGISTRAL V SEDE TRUJILLO EN EL AO 2015.

AUTOR:
Sandy Evelyn Jaramillo Alva

ASESOR:

SECCIN:
Ciencias Empresariales

LNEA DE INVESTIGACIN:

Control Administrativo

PER - 2014

ESQUEMA DEL DISEO DE PROYECTO DE INVESTIGACIN

(ENFOQUE CUANTITATIVO)
I. GENERALIDADES
1.1.Ttulo
El control previo y su relacin con la gestin del abastecimiento de la Zona
Registral V Sede Trujillo en el ao 2015.
1.2.Autor
Sandy Evelyn Jaramillo Alva
1.3.Asesor
Econ. Emma Flores Ros de Mink
1.4.Tipo de investigacin
Explicativa, de naturaleza cuantitativa, cuasi-experimental, transversal
1.5.Lnea de investigacin
Control Administrativo
1.6.Localidad
Trujillo
1.7.Duracin de la investigacin
Inicio: Agosto del 2014
Final: Diciembre 2014
II.

PLAN DE INVESTIGACIN

2.1.Realidad Problemtica
Dentro de la estructura de las Instituciones Pblicas modernas el rea
de abastecimientos es una de las ms importantes, y a las que ms les
restan importancia, teniendo en cuenta que dicha rea tiene una
complejidad operativa proveniente de la multiplicidad de proveedores y
productos.
Las combinaciones que cada da se presentan como opcin para las
decisiones operativas de la entidad pblica son cada da ms complejas
y requieren actualizaciones o enfoques cada vez mejores. Dentro de
esta perspectiva el control previo es de vital relevancia en la bsqueda
de mejorar los servicios y mantener una ejecucin presupuestal
eficiente y orientada a una gestin por resultados basada en el
desarrollo de capacidades y valores del empleado pblico, en su afn

de ejecutar las actividades dentro del marco normativo y legal en

nuestro caso especfico el rea de abastecimientos de la Zona V Sede
Trujillo.
SUNARP es un organismo descentralizado autnomo del Sector Justicia
y entre rector del Sistema Nacional de los Registros Pblicos, y entre
sus principales funciones y atribuciones el de dictar las polticas
normas tcnico- registrales de los registros pblicos que integran el
Sistema Nacional, planificar y organizar, normar, dirigir, coordinar y
supervisar la inscripcin y publicidad de actos y contratos en los
Registros que conforman el Sistema. A la fecha no se ha implantado un
sistema de control previo basado en la estructura, componentes y
elementos

del

Sistema

de

Control

Interno,

cuya

implantacin,

funcionamiento y monitoreo son objeto de evaluacin, se regulan por

la Ley N 28716 - Ley de Control Interno de las Entidades del Estado - y
la normativa tcnica que emite la Contralora General de la Repblica
sobre la materia.
En el rea de abastecimientos se han identificado acciones que no
estn determinadas en los procesos normados y a las cuales deben
corregirse a fin de efectuar una eficiente labor de abastecimiento y
estas son:
El personal de abastecimiento no tiene conocimiento del
organigrama de funciones, manual de organizacin y funciones,
plan operativo, catlogo de bienes, Manual de organizaciones y
funciones y de Manual de procesos con que la Zona Registral V
funciona.
Las rdenes de compra no realizan previa confirmacin de
almacn, dependiendo del grado de significancia de los bienes
refirindose estos al proceso de compra directa.
Los procesos de adquisicin directa se realizan a excesivo costo
de bienes adquiridos de la Zona Registral V, como resultado de
que no existe una cotizacin y una evaluacin adecuada en el
momento de adquirir los bienes en la modalidad directa.

 Los proveedores no estn clasificados por rubro, retrasando el

proceso de solicitud de cotizacin.
Internar

bienes

especificaciones

prestar

tcnicas

servicios

sealadas

que
en

las

no

renen

las

solicitudes

de

cotizacin.
Adquirir bienes y/o servicios cuyos precios no estn acordes con
el mercado.
Estas deficiencias por accin u omisin conllevan a responsabilidades
de Orden Administrativo y Penal tanto a nivel directivo como al
personal que trabaja en cada uno de los procesos que involucran al
sistema de abastecimiento, de acuerdo a su grado de participacin y
decisin que conlleve perjuicio al Estado.
Frente a esta situacin se ve la necesidad de investigar cmo incide el
control interno en la gestin del abastecimientos de la Zona V Sede
Trujillo, lo que servir como una herramienta para la Institucin y as
cumplir con los objetivos planteados; con la finalidad de lograr el mayor
grado de eficacia y eficiencia en la gestin de compras y servicios esto
es, que las Entidades obtengan los bienes y servicios necesarios para el
cumplimiento de sus funciones, al menor precio y con la mejor calidad,
de forma oportuna y la observancia de principios bsicos que aseguren
la transparencia en las transacciones, la imparcialidad de la Entidad, la
libre concurrencia de proveedores, as como el trato justo e igualitario.
2.2.Formulacin del problema
Cmo inciden el control previo en el mejoramiento de la gestin de la
oficina de abastecimientos de la Zona Registral V Sede Trujillo-?
2.3.Objetivos
2.3.1. General

Conocer si el control previo como herramienta contribuye en el

mejoramiento de la gestin de la oficina de abastecimientos de la
Zona Registral V Sede Trujillo.
2.3.2. Especficos

Identificar los procesos que se utilizan en la oficina de

abastecimientos de la Zona Registral V Sede Trujillo.

Verificar un adecuado cumplimiento de la normativa vigente

Evaluar el sistema de control interno de la oficina de
abastecimientos.

Identificar los riesgos potenciales de la oficina de abastecimientos.

Recomendar acciones correctivas que ayuden a mejorar la

implementacin del control interno en el rea de abastecimiento.

2.4.Antecedentes

Garrido, B. (2011). En su tesis denominada: Sistema de Control

Interno en el rea de Caja del Instituto Universitario Tecnolgico de
Ejido. Tesis pregrado Universidad de los Andes. Republica Boliviana
de

Venezuela.

Recuperado

de

http://pcc.faces.ula.ve/Tesis/Especialidad/Betty%20G.
%20Garrido/TESIS.pdf. Nos menciona que el sistema de control
interno debe estar orientado hacia la aplicacin de la optimizacin
del tiempo, y la organizacin de la informacin, como parte de las
estrategias del control interno, para as cumplir con las metas y los
objetivos.
COMENTARIO
La implementacin de control interno junto con el establecimiento
de polticas, debe ayudar al cumplimiento de las metas y objetivos
de una empresa. La implementacin de un control interno debe
lograr que los recursos se usen eficientemente y centrarse en las
reas de mayor importancia

Rojas, W. (2008). En su tesis: Diseo de un sistema de control

interno en una empresa comercial de repuestos electrnicos. Tesis
de Maestra. Universidad de San Carlos de Guatemala facultad de
ciencias econmica. Sostiene:
Que el control

interno debe ajustarse a las necesidades y

requerimientos de cada organizacin, debe consistir en un sistema

que permita tener una confianza moderada de que sus acciones

administrativas se ajustan a los objetivos y normas (legales y

estatutarias) aplicables a la organizacin y un excesivo control
puede ser costoso y contraproducente. Adems, debe tenerse
cuidado al disearlo, porque las regulaciones innecesarias limitan la
iniciativa y el grado de creatividad de los empleados. 21
COMENTARIO
El control interno de una entidad debe adaptarse a las necesidades
de la empresa y a las normativas vigentes. Y debe priorizar las reas
crticas de esta, Teniendo en cuenta la probabilidad y el impacto de
los riesgos que pueden representar, al no contar con un sistema de
control, para as no malgastar los recursos en la implantacin de un
sistema de control interno que representen ms gastos en la
empresa que beneficios generados en ella.

Ochoa, C (2011).En su tesis Importancia del control interno en

inventarios. Tesis de pregrado Universidad de Michocana de San
Nicols

de

Hidalgo.

Recuperado

de

http://bibliotecavirtual.dgb.umich.mx:8083/jspui/bitstream/12345678
9/715/1/CONTROLINTERNO.pdf. hace referencia:
A la importancia que est adquiriendo el control interno en los
ltimos tiempos, a causa de numerosos problemas producidos por su
ineficiencia hizo necesario que los miembros de los consejos de
administracin asumiera de forma efectiva, unas responsabilidades
que hasta ahora se haban dejado en manos de las propias
organizaciones de las empresas. Por eso es necesario que la
administracin tenga claro en qu consiste el control interno para
que pueda actuar al momento de su implantacin. El control interno
no tiene el mismo significado para todas las personas, lo cual causa
confusin entre empresarios y profesionales, etc. En consecuencia
se originan problemas de comunicacin y diversidad e expectativas,
la cual da origen a problemas dentro de las empresas.
COMENTARIO

Las autoridades de una empresa deben tener claro los conceptos

bsicos de control interno para as poder informar y comunicar a las
dems reas y lograr la efectividad de sus operaciones.

Vega, J. (2009). En su tesis Diseo de un Manual de Control Interno

para el Departamento Financiero en la Escuela Superior Politcnica
de

Chimborazo-

Riobamba,

Aplicando la Nueva Normativa y

Herramientas Informticas que Rigen para el Sector Pblico en el

ao 2009.Tesis de grado. 22
Se aconseja a la direccin realizar monitoreo peridicamente para
verificar el cumplimiento de los controles internos y vigilar el
desempeo de sus subordinados. Capacitar al talento humano en
sus reas para el mejor acoplamiento a diferentes avances
tecnolgicos

logrando

as

efectividad

en

sus

operaciones

reduciendo los gastos innecesarios.

COMENTARIO
Las empresas deben preocuparse en reforzar el talento humano,
para alcanzar las metas y objetivos de la empresa. Son pocas las
empresas las que se preocupan en reforzar el talento humano y
capacitar al personal.

Elorreaga,

G.

(2008pag

120-121).

En

su

libro

titulado.

La

importancia universal del control interno contable, administrativo,

financiero en el sistema empresarial Per. Vol.2. Refiere:
El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de
procedimientos de verificacin automtica que se producen por la
coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o
centros operativos. El rengln de inventarios es generalmente el de
mayor significacin dentro del activo corriente, no solo en su
cuanta, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la
empresa; de all la importancia que tiene la implantacin de un
adecuado sistema de control interno para este rengln, el cual tiene
las siguientes ventajas. Reduce altos costos financieros ocasionados
por mantener cantidades excesivas de inventarios .Reduce el riesgo,
de fraudes, robos o daos fsicos, evita que dejen de realizarse

ventas por falta de mercancas, evita o reduce perdidas resultantes

de baja de precios, reduce el costo de la toma del inventario fsico
anual. Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse
desde dos puntos de vista: Control Operativo y Control Contable. El
control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel
apropiado, tanto en trminos cuantitativos como cualitativos, de
donde es lgico pensar que el control empieza a ejercerse con
antelacin a las operaciones mnimas, debido a que si compra si
ningn criterio, nunca se podr controlar el nivel de los inventarios.
A este control pre-operativo es que se conoce como Control
Preventivo.

Effio, F. (2011 pag 90-91). En su libro. Manual de auditora

tributaria: planeamiento, ejecucin, informe, caso prctico integral.
PerV.1. Nos expresa:
Es el plan de organizaciones entre el sistema de contabilidad,
funciones de empleados y procedimientos coordinadores que tienen
por objetivo obtener informacin segura, oportuna y confiable, as
como promover la eficiencia de operaciones de adquisicin y
compra. Esta cuenta registra los aumentos las disminuciones de las
operaciones de mercanca, al contado, a crdito o con garanta
documental, las cuales constituye en el objetivo o giro principal de la
entidad, registradas a precio de costo de adquisicin.

Carbajal, A. (2013 pag. 50-52). En su libro Herramienta integrada y

control de riesgos Per. Vol.1. Expresa.
Aunque el control interno va ligado, generalmente a la actividad de
auditora externa e interna, existen muchas empresas que al no
tener que someterse a la actividad de auditora no contemplan con
relevancia del control interno al servicio de la gestin. Por ello
independientemente de que constituye una herramienta bsica al
servicio de la auditoria, destacando su relevancia de cara al control

de gestin. El control interno constituye una disciplina integrar al

servicio

de

la

direccin

constituyendo

su

propsito

la

implementacin de instrumentos, tcnicas y medidas tiles y

relevantes para mantener o modificar determinadas pautas en las
actividades de la organizacin y que coadyuven a proporcionar a la
direccin la conviccin objetiva de que su actuacin empresarial es
acertada, eficaz y eficiente.
2.5.Justificacin
Esta investigacin se justifica por las siguientes razones tericas,
legales, implicancias prcticas, y conveniencia prcticas:
Es importante tener en cuenta que los procesos de control logsticos del
sector privado son un ejemplo de transparencia eficiencia y eficacia los
cuales deberan ser imitados y replicados en las entidades pbicas.

Valor Terico
La visin de un nuevo concepto acerca de la modernizacin del
estado, la simplificacin administrativa, la transparencia y la lucha
contra la corrupcin, representa un nuevo tipo de conocimiento
que motiva el desarrollo de esta investigacin.

Legal
Desde el punto de vista legal, El Control Previo est normado por
la Ley 27785 Art. 7, el cual comprende las acciones de cautela
previa, simultnea y de verificacin posterior que realiza la
entidad pblica sujeta a control, con la finalidad que la gestin de
sus recursos, bienes y operaciones se efecte correcta y
eficientemente.

Implicancias Prcticas
Lograr resolver los problemas presentados en los procesos de
abastecimientos ya que se emplear un control previo adecuado
el cual servir para desarrollar una gestin eficaz.

Conveniencia
Servir como gua metodolgica, ya que sern aplicados a una
realidad empresarial y permitir demostrar los beneficios que
genera a entidades del sector pblico.

La investigacin servir como gua metodolgica en la cual los procesos

de control previo de la oficina de abastecimientos sern aplicados a una
realidad empresarial y permitir demostrar los beneficios que genera a
entidades del sector pblico.
En nuestro pas los procesos de control previo de las entidades pblicos
son

aplicados

sin

una

supervisin

permanente

trayendo

como

consecuencia una gestin deficiente.

2.6.Marco Terico
2.6.1.

CONTROL PREVIO

2.6.1.1. Concepto
Segn la Ley N 27785 (Ley Orgnica del Sistema Nacional de
Control y de la Contralora General de la Repblica), se fundamenta
en el Art. 7, que el control interno comprende las acciones de cautela
previa, simultnea y de verificacin posterior que realiza la entidad
sujeta a control, con la finalidad que la gestin de sus recursos,
bienes y operaciones se efecte correcta y eficientemente. Su
ejercicio es previo, simultneo y posterior.
El control interno previo y simultneo compete exclusivamente a las
autoridades y funcionarios y servidores pblicos de las entidades
como responsabilidad propia de las funciones que le son inherentes,
sobre la base de las normas que rigen las actividades de la
organizacin y los procedimientos establecidos en sus planes,
reglamentos, manuales y disposiciones institucionales, los que
contienen

las

polticas

mtodos

de

autorizacin,

registro,

verificacin, evaluacin, seguridad y proteccin.

El control interno posterior es ejercido por los responsables
superiores del servidor o funcionario ejecutor, en funcin del
cumplimiento de las disposiciones establecidas, as como por el
rgano de control institucional segn sus planes y programas
anuales, evaluando y verificando los aspectos administrativos del
uso de los recursos y bienes del Estado, as como la gestin y
ejecucin llevada a cabo, en relacin a las metas trazadas y los
resultados obtenidos.

Es responsabilidad del titular de la entidad fomentar y supervisar el

funcionamiento y confiabilidad del control interno para la evaluacin
de la gestin y el efectivo ejercicio de la rendicin de cuentas,
propendiendo a que este contribuya con el logro de la misin y
objetivos de la entidad a su cargo.
El titular de la entidad est obligado a definir las polticas
institucionales en los planes y/o programas anuales que se formulen,
los que sern objeto de las verificaciones a que se refiere esta ley.
Segn el Consejo Nacional de Descentralizacin (2005) en las
normas y procedimientos para la aplicacin del control previo en las
actividades administrativas, conceptualiza:
Se entiende por control previo, al conjunto de procedimientos y
acciones que adoptan los niveles de direccin y gerencia de la
entidad para cautelar la correcta administracin de los recursos
humanos, financieros y materiales.
El control previo garantiza que se cumplieron con los requisitos
documentarios al momento de la presentacin de los expedientes de
las

operaciones

econmico

financieras,

para

su

trmite

administrativo.
El control previo es parte de la gestin administrativa de la entidad y
comprende la revisin de la documentacin sustentatoria de las
operaciones.
La

documentacin

sustentatoria

comprende

todos

aquellos

documentos que respaldan las operaciones y permiten realizar

acciones de registro, seguimiento, evaluacin y control de las
mismas.
No deben realizarse ni registrarse operaciones que no cuenten con la
documentacin sustentatoria mnima. En caso de urgencia debern
agilizarse los trmites correspondientes a fin de cumplir con dichas
operaciones sin obviar el control previo. El control previo no est
circunscrito a un determinado departamento sino es parte de las
responsabilidades y actividades que desarrolle todo el personal que
participe en el proceso de las operaciones econmico financieras.
El

control

previo

se

aplicar

antes

de

efectuar

el

Registro

administrativo de la fase de devengado en el SIAF. Sin embargo,

antes de efectuar cualquier registro en el SIAF, los responsables de

dicha accin verificarn que se cuenta con la documentacin

necesaria para realizar el mencionado registro. El devengado es la
fase administrativa mediante la cual se formaliza la obligacin de
pago de los bienes o servicios adquiridos por la entidad. El control
previo de la fase devengado ser realizado por la unidad de
contabilidad.
2.6.1.2. Finalidad del Control Previo

Verificar que las operaciones financieras se ejecuten de acuerdo a

criterios de efectividad, eficiencia y economa, observando que el
gasto guarde relacin con los planes, objetivos y metas de la

entidad; aplicando criterios de austeridad y transparencia.

Asegurar que el uso de los recursos sea consistente con las
disposiciones
concordante

establecidas
con

las

gubernamental.
Verificar la correcta

en

normas

las

leyes

relacionadas

formulacin

reglamentos,
con

la

presentacin

gestin
de

la

documentacin sustentatoria de la ejecucin de compromisos y

pagos, as como las respectivas rendiciones de cuenta.

Conseguir el ordenamiento documentario y de procedimientos de
la organizacin que evidencie el uso adecuado de los recursos.

2.6.1.3.

NAGU 3.10. Evaluacin de la estructura del Control Interno

Se debe efectuar una apropiada evaluacin de la estructura del

control interno de la entidad a examinar, a efectos de formarse una
opinin sobre la efectividad de los controles internos implementados
y determinar el riesgo de control, as como identificar las reas
crticas e informar al titular de la entidad de las debilidades
detectadas, recomendando las medidas que correspondan para el
mejoramiento del control interno institucional.
La estructura del control interno es el conjunto de planes, mtodos,
procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la direccin
de una entidad, para ofrecer seguridad razonable, respecto a que
estn logrndose los objetivos del Control Interno.
El Control Interno es un proceso continuo establecido por los
funcionarios de la entidad y dems personal en razn a sus
atribuciones y competencias funcionales, que permite administrar las
operaciones y promover el cumplimiento de las responsabilidades

asignadas para el logro de los resultados deseados en funcin de

objetivos como: promover la efectividad, eficiencia, economa en las
operaciones; proteger y conservar los recursos pblicos; cumplir las
leyes, reglamentos y otras normas aplicables; y elaborar informacin
confiable y oportuna que propicie una adecuada toma de decisiones.
Un apropiado sistema de control interno, tambin permite detectar
posibles deficiencias y aquellos aspectos relacionados con la
existencia de actos ilcitos, a fin de adoptar las acciones pertinentes
en forma oportuna.
La estructura, componentes y elementos del Sistema de Control
Interno, cuya implantacin, funcionamiento y monitoreo son objeto
de evaluacin, se regulan por la Ley N 28716 - Ley de Control
Interno de las Entidades del Estado - y la normativa tcnica que
emite la Contralora General de la Repblica sobre la materia.
La comprensin y evaluacin de la estructura de control interno,
tiene por objeto conocer el diseo y la efectividad de los controles
internos establecidos por la entidad, sus niveles de cumplimiento y
validar en su caso las aseveraciones de la gerencia; lo cual permite
formarse una fundamentada opinin sobre la solidez de los mismos,
determinando el riesgo de control existente, as como identificar
reas crticas. 19
La evaluacin de la estructura de control interno debe realizarse de
acuerdo al tipo y alcance de auditora que se ejecuta, sea financiera,
de gestin o se trate de exmenes especiales, tomando en cuenta
las normas y estndares profesionales pertinentes, as como, las
disposiciones especficas para las diferentes reas de la entidad
previstas en la normativa vigente. El relevamiento de informacin
debe documentarse adecuadamente.
La evaluacin de la estructura de control interno comprende dos
etapas:
a) Obtencin

de

informacin

relacionada

con

el

diseo

implementacin de los controles sujetos a evaluacin.

b) Comprobacin de que los controles identificados funcionan
efectivamente y logran sus objetivos.

Al trmino de esta evaluacin la comisin auditora emitir el

documento denominado Memorndum de Control Interno, en el cual
se

consignarn

las

debilidades

detectadas,

as

como

las

correspondientes recomendaciones tendentes a su superacin. Dicho

documento

ser

remitido

al

titular

de

la

entidad

para

su

implementacin, con copia al rgano de Control Institucional, si fuere

el caso.
En concordancia con lo preceptuado en la NAGU 4.40 Contenido del
Informe de Auditora, copia del Memorndum de Control Interno, as
como del reporte de las acciones correctivas que en virtud del mismo
haya adoptado la entidad, se adjuntarn como anexo del informe
correspondiente a la accin de control. Asimismo, en dicho informe
se considerar como conclusin y recomendacin los aspectos de
control interno que lo ameriten, para el seguimiento correspondiente.
2.6.1.4. Objetivos del Control Interno segn Art. 4 DE LA LEY
N 28716

Promover y optimizar la eficiencia, eficacia, transparencia y

economa en las operaciones de la entidad, as como la calidad de

los servicios pblicos que presta.

Cuidar y resguardar los recursos y bienes del deterioro, uso
indebido y actos ilegales, as como en general contra todo hecho

irregular o situacin perjudicial que pudiera afectarlos.

Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y sus operaciones.
Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la informacin.
Fomentar e impulsar la prctica de valores institucionales.
Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores
pblicos de rendir cuenta por los fondos y bienes pblicos a su
cargo y/o una misin u objetivo encargado y aceptado.

Este objetivo se refiere a los controles internos que adopta la

administracin para asegurar que se ejecuten las operaciones de
acuerdo a criterios de efectividad (tambin se denomina eficacia),
eficiencia y economa. Tales controles comprenden los procesos de
planeamiento, organizacin, direccin y control de las operaciones,
as como los sistemas de evaluacin de rendimiento y monitoreo de
las actividades ejecutadas.
2.6.1.5. Informe COSO.

El denominado "INFORME COSO" sobre control interno, publicado en

EE.UU. en 1992, es un informe que establece una definicin comn
de control interno y proporciona un estndar mediante el cual las
organizaciones pueden evaluar y mejorar sus sistemas de control.
El marco integrado de control que plantea el informe COSO consta de
cinco componentes interrelacionados, derivados del estilo de la
direccin, e integrados al proceso de gestin:

Ambiente de control.
Evaluacin de riesgos.
Actividades de control.
Informacin y comunicacin.
Supervisin.

El ambiente de control refleja el espritu tico vigente en una entidad

respecto del comportamiento de los agentes, la responsabilidad con
que encaran sus actividades, y la importancia que le asignan al
control interno.
Sirve de base de los otros componentes, ya que es dentro del
ambiente reinante que se evalan los riesgos y se definen las
actividades de control tendientes a neutralizarlos.
Simultneamente se capta la informacin relevante y se realizan las
comunicaciones pertinentes, dentro de un proceso supervisado y
corregido de acuerdo con las circunstancias.
El modelo refleja el dinamismo propio de los sistemas de control
interno. As, la evaluacin de riesgos no solo influye en las
actividades de control, sino que puede tambin poner de relieve la
conveniencia de reconsiderar el manejo de la informacin y la
comunicacin.
No se trata de un proceso en serie, en el que un componente incide
exclusivamente

sobre

el

siguiente,

sino

que

es

interactivo

multidireccional en tanto cualquier componente puede influir, y de

hecho lo hace, en cualquier otro.
Existe tambin una relacin directa entre los objetivos (Eficiencia de
las operaciones, confiabilidad de la informacin y cumplimiento de
leyes y reglamentos) y los cinco componentes referenciados, la que
se manifiesta permanentemente en el campo de la gestin: las

unidades operativas y cada agente de la organizacin conforman

secuencialmente un esquema orientado a los resultados que se
buscan, y la matriz constituida por ese esquema es a su vez cruzada
por los componentes.
2.6.1.6. Objetivo del COSO.

Mejorar la calidad de la informacin financiera concentrndose en

el manejo corporativo, las normas ticas y el control interno.

Unificar criterios ante la existencia de una importante variedad de
interpretaciones y conceptos sobre el control interno.

2.6.2.

PROCESO

DE

ABASTECIMIENTO

EN

LA

ADMINISTRACIN DEL ESTADO.

2.6.2.1. Definicin
Segn las Normas Tcnicas de Control Interno para el sector Pblico
(2006, 3, Noviembre) Es un proceso continuo realizado por la
direccin gerencia y el personal de la entidad, para proporcionar
seguridad razonable, respecto a si est logrndose el objetivo de
promover la efectividad, eficiencia y economa en las operaciones de
calidad en los servicios que debe brindar cada entidad pblica, este
objetivo

se

refiere

los

controles

internos

que

adopta

la

administracin para asegurar que se ejecuten las operaciones, de

acuerdo a criterios de efectividad, eficiencia y economa, tales
controles de las operaciones en los programas, as como los sistemas
de medicin de rendimiento y monitoreo de las actividades
ejecutadas.
2.6.2.2. Normas de control interno para el rea de abastecimiento

Criterio de economa en la compra de bienes y contratacin de

servicios
Segn las Normas de Control Interno del estado (2006;3,
Noviembre) En toda transaccin de bienes, as como en dems
actividades de gestin, deber tener presente, el criterio de
economa de la compra.
En un sentido ms amplio economa en gestin de una entidad
pblica significa, administracin recta y prudente de los recursos
pblicos . Es decir en el orden del gasto presupuestal, ahorro de

trabajo, dinero, buena distribucin de tiempos y otros asuntos a

adquisicin econmica implica, adquirir bienes y/o servicios en
calidad y cantidad apropiada, y al menor costo posible. Asimismo,
las actividades operativas, sin disminuir la calidad de los servicios
brindados.
Corresponde a la administracin a la administracin, impartir las
polticas necesarias que permitan al personal encargado de los
procesos de adquisicin de bienes y prestacin de servicios
adoptados

la

aplicacin

de

criterio

de

economa

en

sus

actividades

Unidad de Almacn
Segn las Normas de Control Interno del estado (2006; 3,
Noviembre) Todos los bienes que adquiera la entidad debe
ingresar fsicamente a travs de la unidad de almacn
Unidad de almacn, significa que todos los bienes que adquiera la
entidad deben ingresar a travs de almacn, aun cuando la
naturaleza fsica de los mismos requiera su ubicacin directa en
lugar o dependencia que los solicita. Ello permitir un control
efectivo de los bienes adquiridos.
Los ambientes asignados para

el

funcionamiento

de

los

almacenes, deben estar adecuadamente ubicados, contar con

instalaciones seguras y tener el espacio fsico necesario, que
permita el arreglo y disposicin conveniente de los bienes, as
como el control e identificacin de los mismos
Las personas a cargo del almacn tienen la responsabilidad de
acreditar en documentos, su conformidad con los bienes que
ingresan (si se ajustan a los requerimientos y especificaciones
tcnicas solicitadas por la dependencia de la institucin) as como
los que salen.
Los directivos
conservacin

establecern
seguridad,

un

manejo

sistema apropiado para la

y

control

de

los

bienes

almacenados. Para el control de los bienes se debe establecer un

sistema adecuado de registro permanente del movimientos de
stos, por unidades de iguales caractersticas. Solo las personas
que laboran en el almacn debe tener acceso a sus instalaciones
y distribuir los bienes segn requerimiento.

Hay bienes que por sus caractersticas especiales tienen que ser
almacenados en otras instalaciones, o enviados directamente a
los encargados de su utilizacin. En estos casos, el encargado de
almacn

tendr

que

efectuar

la

verificacin

directa

la

tramitacin de la documentacin correspondiente.

Toma de inventarios
Segn las Normas de Control Interno del estado (2006; 3,
Noviembre Cada entidad debe practicar anualmente inventarios
fsicos de los activos fijos, cn el objetivo de verificar su existencia
fsica y estado de conservacin.
La toma de inventario, es un proceso que consiste en verificar
fsicamente los bienes con que cuenta la entidad, a una fecha
dada, con el fin de asegurar su existencia real. La toma de
inventarios

permite

contrastar

los

resultados

obtenidos

valorizados, con lo registros contables, a fin de establecer su

conformidad, investigando las diferencias que pudiera existir y
proceder a las regularizaciones del caso. Es procedimiento debe
cumplirse por lo menos, una vez al ao
Para adecuar una adecuada toma fsica de inventarios real. La
toma de inventarios permite contrastar los resultados obtenidos
valorizados, con el fin de asegurar su existencia real. La toma de
inventarios

permite,

contractar

los

resultados

obtenidos

valorizados, con los registros contables, a fin de establecer su

conformidad, investigando las diferencias que pueda existir y
proceder a las regulaciones del caso. Este procedimiento debe
cumplirse por lo menos, una vez al ao.

Baja de bienes
Los bienes de activo fijos que por diversas causales, han perdido
utilidad para la entidad deben ser dados de baja oportunamente
la baja de bienes, es un proceso que consiste en retirar del
patrimonio de la entidad, aquellos bienes que han perdido la
posibilidad de ser utilizados , por haber sido expuestos a acciones
de diferente naturaleza, como las siguientes: Obsolescencia
tcnica, dao o deterioro, perdida y/o robos, destruccin,
excedencia,

mantenimiento,

reembolso

reposicin, cualquier otra causa justificable.

y/o

documentos

Mantenimiento de bienes de activo Fijo

La administracin de la entidad debe preocuparse en forma
constante por el mantenimiento preventivo de los bienes de
activo fijo, a fin de conservar su estado ptimo de funcionamiento
y prolongar su periodo de vida til.
El mantenimiento de activos fijos, es el conjunto de acciones que
adopta la administracin en forma preventiva, para garantizar el
funcionamiento normal, y/O prolonga la vida til de los mismos.
Debe disearse y ejecutarse programas de mantenimiento
preventivo, a fin de no afectar la gestin operatividad de la
entidad. Corresponde a la direccin establecer los controles
necesarios que le permita estar al tanto de la establecer los
controles necesarios que le permita estar al tanto de la eficiencia
de tales programas, as como se cumplan sus objetivos.

Acceso, uso y custodia de los bienes

Solamente al personal autorizado debe tener acceso a los bienes
de la entidad, el que debe asumir responsabilidad por su buen
uso, conservacin, y custodia, de ser el caso. Acceso, es la
facultad que tienen las personas autorizadas para poder utilizar
los bienes de dependencia y/o ingresar a sus instalaciones. El uso
es la accin utilizacin permanente de un bien, asignado a una
persona por el cuidado fsico de un bien
Los servidores que laboran en una determina dependencia deben
ser los nicos autorizados para utilizar los bienes asignados,
quienes estn en la obligacin de utilizarlos correctamente, y

velar por su conservacin

Es necesario establecer por escrito, la responsabilidad de
custodia

de

los

bienes

activo

fijo,

las

personas

que

exclusivamente los utilizan, a fin de que sean protegidos del uso

indebido, o acceso de personas ajenas a la dependencia.

Control sobre vehculos oficiales del estado

Debe cautelarse que los vehculos de propiedad de la entidad,
sean utilizados exclusivamente en actividades oficiales, salvo

autorizados expresa del titular

Los vehculos constituyen un activo fijo de apoyo a las actividades
que desarrolla el personal de una entidad. Su cuidado y

conservacin

debe ser una preocupacin constante

de

la

administracin, siendo necesario que se establezca los controles

que garanticen el buen uso de tales unidades

La utilizacin de los vehculos por necesidades del servicio en los
das no laborables, requieren la autorizacin expresa del nivel
superior. Esto tiene el propsito de disminuir la posibilidad de que
los vehculos sean utilizados en actividades distintas a las que le

corresponde
Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehculos tienen
la obligacin de cuidado y conservacin del mismo, debiendo ser
guardados tales unidades en los ambientes dispuestos por las

entidades.
Los vehculos propiedad del estado deben llevar pintado, en lugar
visible, un crculo con el nombre de la propia entidad. Por
autorizacin expresa del titular de la entidad y, en casos

excepcionales, se dispondr la liberacin de esta obligacin.

Corresponde a la administracin de la entidad aprobar los
procedimientos administrativos relacionados con el control de
vehculos asignados a su entidad

Proteccin de bienes de Activo Fijo

Segn las Normas de Control Interno del estado (2006;3,
Noviembre) Deben establecerse procedimientos para detectar,
prevenir, evitar y extinguir las causas que pueden ocasionar

daos o perdidas de bienes pblicos.

Los bienes de activo fijo, por su naturaleza pueden ser afectados
en cualquier circunstancia, poniendo a la entidad a situaciones
que

puedan

comprometer

su

estabilidad

administrativo-

financiera, siendo necesario que la administracin muestre

preocupacin por la custodia fsica y seguridad material de estos
bienes, especialmente, si su valor es significativo.
La administracin debe considerar el valor de los activos fijos a
los efectos de contratar las plizas de seguro necesarias para
protegerlos, contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir. Estas
se deben verificar peridicamente, a fin de que las coberturas
mantengan vigencia

Corresponde a la administracin de cada entidad, implementar los

procedimientos relativos a la custodia fsica y seguridad, en cada
una de las instalaciones con que cuenta la entidad, con el objetivo
de salvaguardar los bienes del estado.

2.7.Marco conceptual
a) CONTROL PREVIO
Conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles de
direccin y gerencia de las entidades para cautelar la correcta
administracin de los recursos financieros, materiales, fsicos y
humanos.
(Resolucin de Contralora N 072-98-CG, Normas Tcnicas de Control
Interno para el Sector Pblico, NCI 210-02)
b) CONTROL INTERNO
Es un proceso continuo realizado por la direccin, gerencia y, el personal
de la entidad; para proporcionar seguridad razonable, respecto a si
estn logrndose los objetivos siguientes:
Promover la efectividad, eficiencia y economa en las operaciones y, la
calidad en los servicios que deben brindar cada entidad pblica;
Proteger y conservar los recursos pblicos contra cualquier prdida,
despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal;
Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales; y,
Elaborar informacin financiera vlida y confiable, presentada con
oportunidad.
(Resolucin de Contralora N 072-2000-CG, MARCO GENERAL DE LA
ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PBLICO)
c) CONTROL GUBERNAMENTAL
Consiste en la verificacin peridica del resultado de la gestin pblica,
a la luz del grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economa que
hayan exhibido en el uso de los recursos pblicos, as como del
cumplimiento por las entidades de las normas legales de los
lineamientos de poltica y planes de accin. Evala la eficacia de los
sistemas de administracin y control y establece las causas de los
errores e irregularidades para recomendar las medidas correctivas.

(Decreto Ley N 26162, Ley del Sistema Nacional de Control, Artculo 5)

d) CONTROL PRESUPUESTARIO
Es el seguimiento de la ejecucin presupuestaria de Ingresos y Egresos
as como de las Metas Presupuestarias establecidas para el Ao Fiscal,
respecto al Presupuesto Institucional de Apertura o Modificado, segn
sea el caso, con la finalidad de asegurar su cumplimiento y mantener
actualizada la informacin relativa a los niveles de la ejecucin, tanto en
trminos financieros como fsicos.
El Control Presupuestario es permanente y constituye el soporte tcnico
para efectuar los trabajos de anlisis y correccin de desviaciones a que
se contrae la Fase de Evaluacin Presupuestaria.
(Directiva N 001-2001-EF/76.01, Directiva para la Aprobacin, Ejecucin
y Control del Proceso Presupuestario del Sector Pblico, Artculo 39)
e) CONTROL PREVIO DE LOS COMPROMISOS PRESUPUESTALES
Se denomina control previo al conjunto de procedimientos y acciones
que adoptan los niveles de direccin y gerencia de las entidades para
cautelar la correcta administracin de los recursos financieros,
materiales, fsicos y humanos.
(Resolucin de Contralora N 072-2000-CG, COMENTARIOS A LA NORMA
210-03)
f) CONCIENCIA DEL CONTROL
Se refiere a la importancia que la gerencia brinda al control interno y,
por lo tanto, a la atmsfera dentro de la cual funcionan los controles
internos especficos de la entidad. Dicha conciencia es, en gran parte,
un elemento intangible; es una actitud de la gerencia que, cuando se
comunica y busca cumplirse, sirve para reducir la probabilidad de que
los controles contables especficos sean omitidos.
Un indicador que puede dar origen a la falta de confiabilidad por parte
del auditor en el ambiente de control, es el hecho que la gerencia, con
el propsito de motivar al personal a lograr las metas previstas, crea
una atmsfera que conduce a un comportamiento indisciplinado o poco
tico, o permita al personal de la entidad que logre las metas evitando
los controles establecidos.
Para que la conciencia de control sea realista, la gerencia debe haber
impartido directivas claras para que los controles no deban ser pasados

por alto. A fin de lograr el objetivo deseado la entidad debe establecer

mecanismos generales de control para hacerlo eficaz. La adopcin de
medidas correctivas oportunas por la gerencia al conocer una debilidad
existente en el control interno, demuestra su compromiso y refuerza la
conciencia de control.
(Contralora General de la Repblica, MANUAL DE AUDITORA
GUBERNAMENTAL - MAGU - 1998)
g) AUDITORA GUBERNAMENTAL EXTERNA
Cuando se efecta directamente por la Contralora General de la
Repblica y sus Oficina Regionales de Auditora en las entidades del
Sector Pblico y, por las Sociedades de Auditora independiente
debidamente designadas.
(Contralora General de la Repblica, MANUAL DE AUDITORA
GUBERNAMENTAL - MAGU - 1998) (Indice)
h) AUDITORA GUBERNAMENTAL INTERNA
Cuando es efectuada por los rganos de Auditora Interna de las propias
entidades pblicas comprendidas en el mbito de competencia del
Sistema Nacional de Control.
(Contralora General de la Repblica, MANUAL DE AUDITORA
GUBERNAMENTAL - MAGU - 1998) (Indice)
i) AUDITORA DE GESTIN
Es un examen objetivo, sistemtico y profesional de evidencias,
realizado con el fin de proporcionar una evaluacin independiente sobre
el desempeo (rendimiento) de una entidad, programa o actividad
gubernamental, orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y
economa en el uso de los recursos pblicos, para facilitar la toma de
decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones
correctivas y mejorar la respondabilidad ante el pblico.
Puede tener entre otros objetivos:
Determinar si estn logrndose los resultados o beneficios previstos
por la normativa, por la propia entidad, el programa o actividad
pertinente.
Establecer si la entidad adquiere, protege y utiliza sus recursos de
manera eficiente y econmica.
Comprobar si la entidad programa o actividad ha cumplido con las
leyes y reglamentos aplicables en materia de efectividad, eficiencia o

economa.
Determinar si los controles gerenciales implementados en la entidad o
programa son efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las
actividades y operaciones.
(Contralora General de la Repblica, MANUAL DE AUDITORA
GUBERNAMENTAL - MAGU - 1998)
Su objetivo es evaluar el grado de economa, eficiencia y eficacia en el
manejo de los recursos pblicos, as como el desempeo de los
servidores y funcionarios del Estado, respecto al cumplimiento de las
metas programadas y el grado en que se estn logrando los resultados
o beneficios previstos por la legislacin presupuestal o por la entidad
que haya aprobado el programa o la inversin correspondiente.
(Resolucin de Contralora N 162-95-CG, Marco Conceptual)
j) ADQUISICIN
Accin orientada a obtener la propiedad o cualquiera de sus atributos
sobre un bien.
(Decreto Supremo N 013-2001-PCM, Reglamento de la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Artculo 2
k) SERVIDOR O FUNCIONARIO PBLICO
Para efectos de la Ley, entindase por servidor pblico al ciudadano en
ejercicio que presta servicio en entidades de la Administracin Pblica
con nombramiento o contrato de autoridad competente, con las
formalidades de ley, en jornada legal y sujeto a retribucin remunerativa
permanente en perodos regulares.
(Decreto Supremo N 005-90-PCM, Reglamento del D. Leg. N 276,
Artculo 3)
Son para los efectos de esta Ley, todo aqul que independiente del
rgimen laboral en que se encuentra, mantiene vnculo laboral o
contractual de cualquier naturaleza con alguna de las entidades
comprendidas en el Artculo 3 de la presente Ley, y que en virtud de
ello ejerce funciones en la entidades comprendidas en el Artculo 3 de
la Ley.
(Decreto Ley N 26162, Ley del Sistema Nacional de Control,
Disposiciones Finales)
A los efectos del presente Cdigo se considera como servidor pblico a
todo funcionario, servidor o empleado de las entidades de la

Administracin Pblica, en cualquiera de los niveles jerrquicos, sea

nombrado, contratado, designado, de confianza o electo que
desempee actividades o funciones en nombre o al servicio del Estado.
Para el efecto, no importa el rgimen jurdico de la entidad en la que
preste servicios ni el rgimen laboral o de contratacin al que est
sujeto.
El ingreso a la funcin pblica implica tomar conocimiento del presente
Cdigo y asumir el compromiso de su debido cumplimiento.(Ley N
27815, Ley del Cdigo de tica de la Funcin Pblica, Artculo 4)

l) DOCUMENTOS Y LIBROS CONTABLES

Segn el instructivo N001OBJETIVO
Dar a conocer los documentos y libros contables que sern utilizados en
el Sistema de Contabilidad Gubernamental.
DOCUMENTOS FUENTE
rea de Bienes
Orden de Compra - Gua de Internamiento
Orden de Servicios
Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA)
Inventario Fsico
Direccin Nacional de Contabilidad Pblica - Instructivo N 001 2
Existencias Valoradas de Almacn.
Control Visible de Almacn.
DOCUMENTOS CONTABLES
Orden de Compra - Gua de Internamiento
Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA)
Nota de entrada al Almacn
III.

METODOLOGA

3.1.Tipo de estudio
La presente investigacin es correlacional causal, debido a que busca
establecer la relacin causa y efecto de la variable independiente:
Control Previo sobre la variable dependiente: (efectividad en) la

gestin del abastecimientos (rgano de Control Interno y oficina de

abastecimientos), sin la manipulacin de ninguna variable
3.2.Diseo de investigacin
La presente investigacin tiene un diseo no experimental debido a
que observar el hecho en su condicin natural sin la manipulacin
expresa de ninguna variable, observndose los fenmenos tal como se
presentan en el contexto natural, sin generar ninguna situacin, es
decir se observan situaciones ya existentes, para posteriormente
analizarlas.

Corte transversal
La presente investigacin es de corte transversal porque los datos se
recolectan en un solo momento, en un tiempo nico.

Esquema:
De acuerdo al tipo de investigacin que ser adoptado (Explicativa,
de

naturaleza

cuantitativa,

cuasi-experimental,

transversal)

el

presente estudio asume un diseo explicativo correlacional. Es

decir, primero se analizarn las variables consideradas (Control
Previo en la Gestin de Abastecimiento en la Zona Registral N V Sede
Trujillo), posteriormente se efectuarn las correlaciones del caso para
determinar cul es el nivel de asociacin entre ambas variables.
En el siguiente esquema se puede apreciar el diagrama del diseo
de investigacin asumido:
Ox
M

r
Oy

Donde:
M es la muestra del estudio; Ox, y Oy, representan las mediciones en
Ox = Control previo realizado
Oy = Gestin de Abastecimiento
La r hace mencin a la posible relacin (efectividad) entre ambas
variables.
3.3.Hiptesis (si corresponde)

Si evaluamos el sistema de control interno identificaremos los

riesgos potenciales y podremos recomendar mejoras en la eficiencia
y control en el rea de abastecimiento.
3.4.Identificacin de variables
3.4.1.

Variable

Operacionalizacin de variables

Definicin
conceptual

Variable independiente
Gestin de
Abastecimiento(OCI y
Abastecimiento,) de la
Zona Registral N V Sede
Trujillo

Es la accin de
buscar mejoras
permanentes al
realizar compras
pblicas utilizando
los recursos de que
disponemos en
forma eficaz y
efectiva, con el
propsito de
conseguir aquellos
bienes y servicios
que necesita la
institucin para su
funcionamiento

Definici

Indicadores

medicin

operacio
* Conocimiento

*Conocimiento/Des

de las

conocimiento

de

normativas y

los

de

procesos de
Control Interno
*Indicadores de
efectividad
propuestos

Escala de

procesos

Control Interno
del

Procedimiento

Administrativo
general.
*Nmero
observaciones

de
a

los expedientes
*Nmero
de
errores

de

procesamiento

en

el SIAF.
*Numero

de

Requerimientos
atendidos
errores.

sin

Ordinal

Variable dependiente
Control previo

Conjunto de
procedimientos y
acciones que
adoptan los niveles
de direccin y
gerencia de las
entidades para
cautelar la correcta

*Mejorar el
nivel de
gestin del
rea de
abastecimient
os a travs de
la
administracin
del riesgo:
Identificar,
evaluar, medir.

administracin de

*Respuesta al

los recursos

riesgo:

financieros,

Aceptar,

materiales, fsicos y

minimizar,

humanos.

evitar.

*Apreciacin de la

Poltica de Control
Interno en el rea
de Abastecimiento
y OCI

3.5.Poblacin, muestra y muestreo

3.5.1.

Poblacin:
8 Trabajadores de las reas de Abastecimiento y rgano de
Control Interno (OCI)

3.5.2. Muestra:
Igual a la poblacin.
3.6.Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos

Tcnica de encuesta
Procedimiento: Entrevista
Instrumento: Cuestionario

Tcnica de observacin
Procedimiento: Observacin Participante
Instrumento: Ficha de observacin.

3.7.Mtodos de anlisis de datos

Histogramas de Frecuencia y se realizar una Prueba de Hiptesis

asumiendo que sigue los parmetros de una distribucin normal.

IV. . ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

4.1. Recursos y Presupuesto
4.2. Financiamiento

4.3. Cronograma de Ejecucin

V. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS:
VII. ANEXOS (si corresponde)

ESPECIFICACIONES PARA EL FORMATO Y REDACCIN DEL

ARTCULO

1. Papel: A-4
2. Tipo y tamao de letra: Calibri 11
3. Interlineado: 1.5
4. Las pginas deben ir correctamente numeradas
5. Mrgenes de impresin:

2.5 cm

3 cm

2.5 cm

3 cm