VI Seminrio da Associao Brasileira de Pesquisa e Ps-Graduao em Turismo

10 e 11 de setembro de 2009 Universidade Anhembi Morumbi UAM/ So Paulo/SP

Logstica em Eventos: Estudo da Logstica Operacional do Festival de Dana de

Joinville-SC
Eduardo Hack Neto1
Lucimar Silva Passos2
Resumo
O presente trabalho possui como objetivo investigar os procedimentos positivos e negativos
na logstica operacional terceirizada, especificamente nos setores de limpeza, iluminao,
transporte e sonorizao, e assim, propor o fluxograma das etapas destes processos ao Festival
de Dana de Joinville- SC. A pesquisa ocorreu a partir de entrevista com o responsvel pela
produo do evento na contratao dos servios de terceiros, bem como as prprias empresas
fornecedoras. Os resultados alcanados demonstram propostas de fluxogramas operacionais
para o maior evento cultural do estado de Santa Catarina, e assim, espera-se contribuio na
qualidade, eficincia, reduo de custo e tempo do mesmo.
Palavras-Chave: Eventos, Terceirizao, Logstica, Festival de Dana de Joinville.
Introduo
Cada vez mais complexos, os eventos devem seu sucesso no apenas ao empenho de
uma pessoa ou uma instituio, mas sim, ao trabalho de equipes de profissionais capacitados e
qualificados. Os vrios times que formam uma equipe devem agir em perfeita sintonia, para
que o processo ocorra de forma harmoniosa e o evento alcance os resultados esperados
superando-os, sempre que possvel. O Festival de Dana de Joinville, considerado pelo
Guinness Book em 2005 como o maior do gnero no mundo, est na sua 26 edio e possui,
como objetivo inicial reunir bailarinos e professores para uma troca de experincias, contudo,
nos dias atuais, seu crescimento superou expectativas, dando margens competies, as quais
renem pessoas advindas de diversos lugares do mundo.
Os organizadores trabalham durante o ano todo para oferecer uma atrao de alto nvel
aos espectadores, sempre nos meses de julho poca de frias escolares, j que a grande
maioria dos participantes est em idade escolar ou na faculdade. Durante a realizao do
festival, a cidade assiste a um aumento exponencial no movimento, pois circulam pela cidade
em torno de 200 mil pessoas, entre participantes dos grupos concorrentes e espectadores. O
festival muda a rotina da cidade, proporcionando crescimento no movimento turstico, com os
subseqentes benefcios aos segmentos diretamente ligados ao turismo, como os ramos

Doutorando do Curso de Geografia UFPR, Mestre em Turismo e Hotelaria - UNIVALI SC, Ps-Graduado
em Ecoturismo CEDEMPT PR, Ps-Graduado em Consultoria Empresarial UNIVEL PR, Graduado em
Administrao - Hab. Comrcio Exterior UNIFOZ PR, Email: eduardohackn@hotmail.com.
2
Bacharel em Administrao IESVILLE SC, Email: lucimar@edmlogos.com.br

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hoteleiro e gastronmico. Alm de divulgar a cidade, o evento leva a marca da competncia,

pela grandiosidade que atingiu neste quarto de sculo de realizao.
No obstante o fato de ser um evento de grande porte e contar com um nmero
significativo de colaboradores, o Festival de Dana, no est livre de falhas. Por se tratar de
uma promoo de alcance nacional, e at internacional, est mais suscetvel a erros,
decorrentes da movimentao e da extrema complexidade de sua logstica. Para prevenir essas
possveis falhas, h necessidade de se adotar procedimentos para conscientizao e
qualificao das equipes envolvidas, j que a maioria dos profissionais contratados
terceirizada.
Logstica
A logstica tem sua origem no incio da civilizao humana. Nos tempos das guerras
bblicas, lderes militares, como os dos antigos imprios grego, romano e bizantino,
utilizavam recursos logsticos para melhor se organizar na tarefa de vencer o inimigo, tanto na
defesa quanto na conquista de territrios. Como as guerras costumavam atravessar longos
perodos, muitas vezes em territrios distantes, faziam-se necessrios grandes deslocamentos
de material humano e equipamentos. Isso exigia logstica, ou seja, a arte de transporte e
armazenagem. Assim, a referida rea praticamente nasceu em funo das atividades militares.
Com o passar do tempo, esses conhecimentos foram adaptados s necessidades civis,
oferecendo facilidades no desenvolvimento das atividades de planejamento, organizao,
controle e realizao de tarefas (BOWERSOX e CLOSS, 2001).
utilizada em diferentes situaes, tais como: distribuio fsica, administrao de
materiais, marketing e administrao da cadeia de abastecimento entre outros. Ao considerar
os diferentes conceitos propostos pelos tericos como Bowersox e Closs (2001), Faria e Costa
(2005), possvel perceber que, dependendo da abordagem de cada autor, fica a pretenso da
aplicao especfica destes conceitos em ambientes industriais ou no. Pretende-se relacionar
todas as atividades internas e externas da cadeia de suprimentos ou integrar todos os
componentes de um sistema logstico.
Bowersox e Closs (2001) contam que, na dcada de 50, no havia conceito formal ou
teoria integrada sobre logstica. E o que havia antes aceito, hoje, como operaes de apoio
ou suporte, no havendo coordenao entre funes, o que gerava um aumento de trabalho e
desperdcio. Tal falta de coordenao, em parte, deveu-se ao baixo nvel de compreenso dos

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benefcios da integrao das atividades hoje chamadas logsticas. No entanto, no incio do

sculo passado comeou-se a desenvolver a idia de coordenao e planejamento da
distribuio fsica e das atividades em sua volta.
Um dos conceitos mais antigos encontrados para a estruturao sobre logstica foi
dado por Magee (1977, p.2), o qual define-a como a arte de administrar o fluxo de materiais
e produtos, da fonte ao usurio. J para Dornier et al. (2000), logstica um processo de
gerenciar aquisio e armazenagem de materiais com organizao, visando lucro atravs de
baixo custo com os pedidos. Ballou (1993, p.23), afirma que a logstica trata de todas as
atividades em movimentao e armazenagem que facilitam fluxo de produtos desde o ponto
de aquisio da matria-prima at o ponto de consumo final. Com base nestes autores
percebe-se que a logstica usada para melhor dar assistncia, em nvel rentvel, nos servios
de distribuio do incio at seu final, at chegar ao cliente, usando de planejamento,
organizao e controle, facilitando, assim, a sua armazenagem e o fluxo de produtos a serem
comercializados.
Ao evidenciar uma mudana de enfoque que tem definido uma das linhas de pesquisa
e atuao da logstica integrada, Bowersox e Closs (2001, p.21) enfatizam logstica, como
sendo uma ferramenta de gesto da supply chain (corrente de suprimentos), afirmando que
gerenciamento logstico inclui projeto e administrao de sistemas para controlar o fluxo de
materiais, os estoques em processo e os produtos acabados, com o objetivo de fortalecer a
estratgia das unidades de negcio da empresa, desta forma localizando a logstica dentro de
um cenrio mais amplo.
Faria e Costa (2005, p.16) agregam uma meno ao fluxo financeiro que, de acordo
com eles, prioriza o atendimento frente aos conceitos. O processo da logstica tem por
objetivo controlar o fluxo dos produtos ou servios, desde sua aquisio at sua distribuio.
Busca satisfazer os clientes ao suprir suas necessidades no tempo e custo mnimos. Em
resumo, o processo logstico determina o trabalho a ser executado nos mnimos detalhes,
exigindo eficincia no gerenciamento, de acordo com as necessidades e as informaes
constantes no cronograma previsto.
A logstica tem por objetivo tornar disponveis produtos e servios no local onde so
necessrios, no momento em que so desejados. Hoje difcil imaginar qualquer atividade, de
produo ou de eventos, sendo realizada sem o apoio da logstica. Bowersox e Closs (2001,
p.20) destacam: Podemos dizer que a logstica trata do planejamento, organizao, controle e

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realizao de outras tarefas associadas armazenagem, transporte e distribuio de bens e

servios. Como evento uma rea dinmica, h uma diversificao de afazeres na sua
realizao, que vai do planejamento execuo, sendo necessrio o apoio da logstica na sua
realizao, at a finalizao.
No basta satisfazer o cliente com a entrega do servio ou produto de acordo com o
que foi encomendado. Deve-se buscar sempre uma renovao nos mtodos de execuo,
encantando o cliente. Os chamados mtodos de renovao, como ressalta Kobayashi (2000,
p.25), podem variar de acordo com sua temtica e finalidade, mas sempre buscando fazer
uma anlise aprofundada do contexto da empresa. O autor lista trs mtodos: identificao
dos problemas mediante a anlise da situao existente e sucessivo melhoramento especfico
conhecido como mtodo de melhoramento real, tem por finalidade propor melhoramento
das atividades nas reparties operativas; melhoramento baseado na imagem ideal futura
chamando de contato dedutivo, faz uma descrio da imagem ideal a partir de todos os
ngulos, examinando em seguida a imagem presente e eliminando os problemas entre a
situao ideal e a existente; e concreto melhoramento realiza uma anlise detalhada da
situao atual, para depois elaborar propostas com melhoramentos.
Especificamente, no que concerne a logstica operacional, destaca-se que a mesma tem
por funo o planejamento, controle, movimentao e apoio das atividades a serem
executadas, dentro ou fora da empresa. Sem esse servio, o processo no funciona. De acordo
com Bowersox e Closs (2001, 36), a execuo e a coordenao adequadas de atividades
especficas, que devem ser exercidas nas reas de distribuio fsica, apio manufatura e
suprimento, so essenciais para que a misso da logstica seja alcanada. Sendo assim, a
logstica gira em torno de um ciclo de atividades, interna e externa, para que seus objetivos
sejam alcanados.
Dependendo do tipo de atividade, a logstica varia significativamente, pois h
diferena entre a mo-de-obra e o armazenamento. Para que haja de acordo com o planejado,
as informaes precisam ser adequadas aos procedimentos das atividades. Exemplo disso citase a apresentao de palcos abertos de um evento como o Festival de Dana de Joinville que,
ao ser contratada a empresa recebe toda a programao, locais a serem colocados os palcos
para apresentao dos bailarinos. A empresa usa de uma logstica onde no pode haver falhas
na comunicao, pois tudo segue uma seqncia, determinada pela empresa contratante. O
mesmo ocorre com a divulgao, onde a empresa contratada necessita do fluxo rpido de

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informaes, pois, segundo Bowersox e Closs (2001) ela esta diretamente ligada ao equilbrio
dos procedimentos de trabalho. So consideradas as atividades primrias na logstica, por
serem essenciais coordenao e o cumprimento da atividade logstica, segundo Ballou
(1993), transporte, por estar ligada a vrios mtodos para se movimentar produtos e recursos
humanos; manuteno de estoques e processamento de pedidos.
Em um evento, a logstica operacional segue alguns objetivos como determinantes em
seu desempenho, como: a resposta rpida, o tempo determina a qualidade e habilidades do
servio prestado; a varincia mnima, onde haja o mnimo de transtornos em torno do servio
prestado; e a qualidade, como aperfeioamento contnuo do servio prestado. Bowersox e
Closs (2001, p.50) colocam que, esse ltimo objetivo tornou-se um compromisso importante
em todos os ramos empresariais. O comprometimento com a qualidade total uma das foras
importantes que contribuem para o renascimento da logstica. Por mais que haja qualidade,
h a necessidade de ocorrer respostas rpidas e determinantes.
Em um evento como o do Festival de Dana so utilizados recursos de infra-estrutura
no atendimento direto, e tambm indireto, na realizao do evento. Exemplo disso pode-se
citar o local do evento, onde h a realizao do mapeamento de todo o local para o
posicionamento do equipamento de sonorizao, a formao da platia, a secretaria de
eventos onde realizada a por um grupo de pessoas, a recepo dos participantes, do pblico
em geral, a entrega de material de divulgao do evento, informaes gerais, entre outros.
O planejamento da logstica de um evento deve ter como meta a ordenao de todas as
providncias referentes ao mesmo, e as determinaes das responsabilidades individuais
relacionadas a cada atividade a ser desenvolvida, definindo-se inclusive as alternativas
possveis. (BRITTO e FONTES 2002, p.120).

Metodologia
As pesquisas realizadas neste trabalho foram do tipo: qualitativa, exploratria,
descritiva. No mtodo qualitativo, no se faz necessrio o uso de unidades ou categorias
homogneas, no emprega instrumento estatstico como base na anlise de um problema. De
acordo com Richardson (1999, p.79), o aspecto qualitativo de uma investigao, pode estar
presente at mesmo nas informaes colhidas, por estudos essencialmente quantitativos, no
obstante perderem o seu carter qualitativo quando so transformadas em dados
quantificveis, na tentativa de assegurar o plano dos resultados.

Quando a pesquisa

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quantitativa, seus dados coletados aps anlise, busca-se mensurar essas informaes e
transform-las em dados qualitativos. Percebe-se diante disso que este mtodo de pesquisa
caracterizado pelos seus atributos e relaciona aspectos no somente mensurveis, mas tambm
definidos descritivamente (FACHIN, 2006).
No primeiro momento da pesquisa, foi realizado um trabalho bibliogrfico,
documental com livros, que serviu como embasamentos para pesquisa exploratria. De acordo
com Fachin (2006, p. 54) a pesquisa exploratria normalmente o passo inicial na pesquisa,
pela experincia e auxilio que traz a formulao e hipteses significativas para posteriores
pesquisas. Este tipo de pesquisa requer um planejamento bastante flexvel para possibilitar a
considerao dos mais diversos aspectos de um problema ou de uma situao. Antes de
iniciar uma entrevista, na coleta de dados dado o primeiro passo buscando embasamento nas
informaes a serem trabalhadas na entrevista. J no segundo momento, utilizou-se entrevista
como um instrumento de pesquisa, sendo ela descritiva. Os foram coletados diretamente da
fonte, assim sendo ordenados para seu estudo. Conforme Cervo, Bervian e Da Silva, (2007, p.
61) a pesquisa descritiva observa, registra, analisa, correlaciona fatos e fenmenos sem
manipul-los. Procura descobrir, com maior preciso possvel, a freqncia com que um
fenmeno ocorre [...] Desenvolve principalmente as cincias humanas e sociais, abordando
aqueles dados e problemas que merecem ser estudados. Quando h a manipulao na coleta
de dados, o resultado a ser obtido, o esperado pelo entrevistador e deixando sem
autenticidade o verdadeiro sentido da pesquisa.
A presente entrevista foi realizada no dia 14 de maio de 2008, com a produtora
Simone Vaz, responsvel pela contratao e logstica da terceirizao do Festival de Dana de
Joinville. A mesma foi indicada por ter informaes necessrias pesquisa, nos setores de
sonorizao, transporte, limpeza e iluminao. Contudo, durante o perodo de coleta de dados,
foi indispensvel registrar as informaes coletadas pertinentes ao trabalho, juntamente com
as empresas analisadas, facilitando a adequada utilizao da forma mais produtiva possvel.
Apresentao dos Dados

Percebe-se que h algumas deficincias com relao a logstica da terceirizao do

Festival de Dana nos setores pesquisados como: na limpeza, sonorizao, iluminao e
transporte. Na busca de resultados positivos na Logstica da terceirizao do Festival de
Dana de Joinville, a produo deve buscar junto aos fornecedores terceirizados, o

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treinamento de seu pessoal; responsabilidade nos afazeres; equipamentos adequados e

modernos, liderana e rigor de seus lideres, comprometimento com o evento, para
pa que este
possa levar ao seu pblico a marca da excelncia. Aps a anlise dos questionrios fora
identificado pontos positivos e negativos, referente aos setores acima apresentados. Como so
setores que tratam de atividades os quais requer quesitos como agilidade, qualidade, tempo e
comprometimento, buscou--se
se atravs de levantamento destes setores, analisar e demonstrar
que os mesmo necessitam de algumas alteraes para obter um grau maior de
aperfeioamento. Segue abaixo as sugestes da logstica operacional
operacional para reas pesquisadas.
Fluxograma Limpeza Sugerido

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Fluxograma Da Iluminao Sugerida

FLUXOGRAMA DO TRANSPORTE 1 TURNO SUGERIDO

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FLUXOGRAMA DO TRANSPORTE 2 TURNO SUGERIDO

Fluxograma Da Sonorizao Sugerida

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Consideraes Finais

A movimentao de eventos, sendo realizados por ano no Brasil, tornou-se um nmero

considervel de pblico participante. Um dos eventos grandiosos e com destaque no Guinness
Book, o Festival de Dana de Joinville, que conhecido mundialmente e leva a marca e a
divulgao da cidade.
Com o aumento de trabalhos terceirizados pelas empresas organizadoras de eventos
hoje a terceirizao tornou-se uma constante nas organizaes. Ela se faz necessria, pois vem
acrescentar, atravs de suporte em trabalhos especficos, liberando a empresa a se manter no
seu objetivo principal. Um dos fatores primordiais na terceirizao a parceria, e o elo
importante entre elas o comprometimento e a comunicao. A parceria fundamental para o
sucesso de um evento ou para a realizao de qualquer outro trabalho.
O evento por se tratar de um produto intangvel, por essncia do servio operacional a
anlise da logstica tornou-se relevante quanto aos processos de um trabalho que compe um
evento. Ao analisar o fluxograma de alguns setores terceirizados entendidos aqui como
relevantes, torna-se profissional a constncia da busca pela excelncia, analisa as partes,
mostrando os passos com exatido, os acertos e as falhas com comeo, meio e fim. No caso
do Festival de Dana de Joinville, estes dois processos fazem parte, devido ao
comprometimento dos parceiros com o evento e a preocupao em satisfazer o grande pblico
que por ali circula.
O Instituto Festival de Dana, que o produtor e organizador, deve estar em constante
monitoramento com seus contratados, deve estabelecer normas e exigir que sejam cumpridas
da forma desejada. O Instituto, trabalha o ano todo, porm a grande contratao dos
prestadores de servios terceirizados, acontece um ms antes do inicio do evento. Por isto
necessrio organizar a logstica com os fornecedores contratados, para que tudo ocorra de
forma eficiente e eficaz e no atrapalhe a organizao geral, no perodo da movimentao.
Este trabalho exatamente para viabilizar os mtodos, de forma prtica e objetiva,
atravs do fluxograma criado para guiar as atividades nos momentos certos de agir. Este
procedimento importante e facilita na hora da contratao, pois mostra os caminhos, passoa-passo, cronometradamente, do trabalho a ser realizado, de forma a facilitar para todos. Foi
elaborado minuciosamente com base nos processos praticados atualmente e pode servir como
modelo para outros projetos.

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As sugestes e informaes contidas aqui servem de modelo para outros, pois um

tema ainda raro, apesar da logstica abordar muito sobre a indstria, h pouca literatura sobre
a logstica operacional de prestao de servios, por isto a escolha do tema vem colaborar
com o desenvolvimento deste, que hoje um dos maiores eventos de dana do mundo e
muitos outros que surgir. Hoje ha um vasto campo de atuao de empresas na rea de
terceirizao e logstica. Ambas j vem sendo usadas desde tempos remotos, mas com a
tecnologia elas foram se

aprimorando e aperfeioando seus servios. As empresas que

deixam aos cuidados de parceiros, por assim dizer, sentem-se mais a vontade para
prosseguir com sua principal atividade, e o mesmo acontece com o Instituto Festival de Dana
de Joinville.
Espera-se, por fim, que este trabalho sirva de alerta aos responsveis do evento,
ficando com ateno voltada logstica operacional em suas atividades, e desta forma os
servios terceirizados sejam constantemente monitorados, estabelecendo normas as quais
sejam cumpridas de acordo com seu desejo. Sabe-se que o segredo da qualidade, em um
evento, esta em desenvolver um trabalho com preciso, nos seus mnimos detalhes.

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