Movimientos de Entradas y Salidas de

productos en una papelera

Programa de formacin: Tcnico en sistemas
Competencia: aplicar herramientas ofimticas, redes sociales y colaborativas de acuerdo con el
proyecto a desarrollar
Resultado de aprendizaje: Construir Bases De Datos Utilizando Un Sistema De Gestin De Bases
De Datos Relacional Para Uso Personal En Pequeas Organizaciones
Fase proyecto: Ejecucin

Objetivo: Elaborar una base de datos que permita registrar los movimientos de entradas y salidas de
los productos, como si se tratara de mantener al da el inventario con las existencias de los
productos.
Se trata de crear una base de datos con las siguientes caractersticas:
Crear las tablas donde muestre los datos de los clientes, productos, proveedores y verificar la
manera de poder verificar los movimientos del producto (inventario), El usuario de la papelera Doa
Diana requiere:
a) Mediante un formulario, registra los movimientos donde el campo de la fecha del movimiento
muestre por defecto la fecha actual, y el nombre del producto pueda ser seleccionado de una lista de
productos ordenada.
b) La entrada de productos se expresa con nmeros en positivo, mientras que la salida de productos
se expresa en nmeros negativos.
c) La actualizacin del stock de los productos se realiza mediante una consulta de actualizacin.

1) Crear las tablas de la base de datos con los conocimientos adquiridos y hacer las
relaciones
Parmetros:
Usaremos autonumrico para los ID o cdigos, mucho cuidado porque solo se pondr
autonumrico donde es clave principal de cada tabla, teniendo en cuenta cual es la tabla que
manejara los datos principales de la base de datos, los campos donde es clave fornea
pasara a ser nmero y no autonumrico.

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En los campos fecha pondremos en las propiedades del campo en valor predeterminado: ahora()
para que nos tome la fecha del sistema, como es requerido.

Nota importante: Las tablas importantes que movern los productos o nos servirn para el
inventario son 3, la tabla de los productos (registra el nombre del producto y la clave que lo
identifica), la tabla de movimientos (registra las entradas y salidas con nmeros positivos o
negativos) y la tabla del stock (registra las existencias de cada producto).
-Las tablas deben llenarse antes de hacer los formularios.

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2) Elaborar los formularios para cliente, proveedor, producto de la manera tradicional que
han trabajado anteriormente.
El formulario de inventario o movimientos de producto, se realizara uniendo campos
de las diferentes tablas, al finalizar deben realizar un men principal
Paso a paso
Para elaborar el formulario que nos permitir registrar las operaciones de alta o de baja de los
productos, elegimos hacerlo con la opcin Crear diseo de formulario o asistente para
formulario
De la tabla Movimiento seleccionamos los campos: id_mov, fecha_mov, id_producto,
cantidad_mov
De la tabla Productos seleccionamos el campo: nombre_pro
De la tabla Stock seleccionamos el campo existencia o total_pro
Nota: El Botn Actualizar No Lo Van A Poner En Este Paso

Ahora, vamos a trabajar para que el usuario pueda seleccionar desde una lista el nombre del
producto y as evitar errores o duplicidad en la base de datos.
Seleccionamos la opcin de Cuadro combinado en el cuadro de herramientas:

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Se muestra el asistente para cuadros combinados

Se muestra el asistente para cuadros combinados:

Seleccionamos la primera opcin:

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En la prxima pantalla seleccionamos la tabla Productos:

Seleccionamos ambos campos porque los vamos a necesitar:

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Seleccionamos mostrar la lista de los nombres de los productos ordenada alfabticamente:

Dejamos tal cual se muestra el siguiente cuadro:

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Aparecer oculto el campo id_pro en el cuadro combinado porque no lo necesitamos.

Seleccionamos el campo id_propara guardar los datos en la tabla:

Seleccionamos el mismo campo para almacenar la seleccin que haga el usuario:

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Damos el nombre a la etiqueta y finalizamos:

En vista diseo ahora el formulario se muestra as:

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Hemos realizado algunos cambios en la vista diseo para lograrlo. Borramos la etiqueta y la caja del
campo que haba. Al cuadro combinado lo situamos en el orden correspondiente y le damos
proporcin con respecto a los dems campos que aparecen en el formulario as como tambin
adaptamos el nombre de la etiqueta.
5)Crear la Consulta de Actualizacin para los movimientos
Para crear la actualizacin, debemos utilizar el campo actualizar de la tabla movimientos_prod como
controlador de actualizaciones. Las operaciones de entradas y salidas que realicemos mediante el
formulario deben actualizarse en la tabla de Stock. Para lograrlo, crearemos una consulta de la
siguiente manera. Seleccionamos en Consultas la opcin Crear una consulta en vista Diseo.
Aparece la cuadrcula y la posibilidad de mostrar las tablas con las cuales vamos a trabajar.

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Agregamos todas las tablas, una por una, para tener una visin de todos los campos.
Hacemos que la consulta se convierta en una consulta de actualizacin. Para esto, hay varias vas,
desde el men consulta seleccionar Consulta de actualizacin o hacer clic sobre el escritorio y en el
men desplegable, botn derecho, seleccionarla. Una vez aplicada la accin, en la cuadrcula de la
consulta aparecer una nueva fila de Actualizar a.

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Vamos a realizar los cambios siguientes: primero, queremos actualizar el campo total_pro o
existencia que reflejar las existencias de cada producto segn se den las operaciones de entradas
o salidas en el campo cantidad_mov; segundo, queremos establecer como criterio que se ejecute la
consulta cuando el campo actualizar no est seleccionado (sea falso) y que adems, despus de
realizarse la actualizacin, el campo actualizar cambie a su estado de seleccionado (verdadero). En
la prxima imagen se ven los cambios
Por otra parte, con respecto al campo actualizar de la tabla Movimientos hemos establecido el
criterio que se ejecute la consulta de actualizacin cuando el campo tenga un valor Falso (es decir,
no est seleccionado con el check) y que posteriormente se cambie su valor a Verdadero o lo que
es igual el valor del campo pase a ser seleccionado con el check. De esta manera no volvern a
aplicarse las entradas o salidas de nuevo, lo cual pudiera ocurrir por equivocacin u olvido.
A modo de ilustracin, el campo con valor Verdadero (s est seleccionado) es como sigue:

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El campo con valor Falso (no est seleccionado) es el siguiente:

Nuestra consulta de actualizacin aparece en el panel de la base de datos

6)Comprobar que la Consulta de actualizacin funciona
Vamos a ejecutar la consulta de actualizacin para comprobar que en la tabla Stock se actualizan
los movimientos. Para ejecutar la consulta, hacemos doble clic sobre su nombre, pero para esto ya
se debe haber utilizado el formulario de inventario e ingresar datos.
Access nos informa que se va a ejecutar una consulta de actualizacin:

Pulsamos que s y se muestra el siguiente cuadro:

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Nos indica que se van a actualizar 2 filas (es lgico porque hicimos 2 movimientos, uno de entradas
y otro de salida para el mismo producto cuaderno que tiene por ID 2. Pulsamos que s y nos vamos
a la tabla Stock para ver los cambios:
7) Mejorar el formulario con un botn para actualizar el stock
Para que el proceso de actualizacin se realice de manera automtica tenemos que: primero, crear
una macro con el proceso de ejecucin de la consulta de actualizacin y segundo, crear en el
formulario un botn para la ejecucin de la macro.
Para crear la macro que incluya el proceso de la ejecucin de la actualizacin, pulsamos en Nuevo
de los objetos macros
Posicionados sobre la accin AbrirConsulta, en la parte inferior seleccionamos las opciones que se
muestran:

Ya podemos guardar y darle nombre AceptarCambios a nuestra macro.

Volvemos al formulario en vista diseo para incorporar ahora el botn de actualizacin.
Seleccionamos del cuadro de herramientas (estando resaltada la varita mgica del asistente) el
botn:

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Seleccionamos Ejecutar macro entre las opciones:

En la prxima pantalla, comprobamos que est seleccionada nuestra macro:

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Pulsamos en siguiente y seleccionamos un botn con letras (en vez de imagen) y le damos como
etiqueta Aceptar o actualizar:

Posicionamos el botn en la vista diseo del formulario y adaptamos su apariencia:

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En vista formulario comprobamos que el botn est presente:

Nos preparamos para hacer otra prueba y comprobar que tanto la consulta de actualizacin como el
botn funcionan, pero deben anexar los dems botones de ingreso, eliminacin, guardar, cerrar.

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Pulsamos ahora sobre el botn Aceptar o actualizar y aparecen los cuadros:

Se verifica funcionamiento en la tabla stock y movimientos_prod