Contralora

Asunto

Cdigo

4.16. Control de los Registros de la Calidad

P-07-CO-CT-01

Tema

Control del Archivo Activo

Objetivo
Identificar correctamente, clasificar, codificar, acceder a, archivar, mantener y disponer de los registros activos de
Smurfit Cartn de Venezuela para demostrar la conformidad con cada uno de los requisitos especificados y que
el sistema de la calidad es efectivo.

Alcance
Describe los pasos a seguir para identificar, clasificar, codificar, acceder a, archivar, mantener y disponer de los
registros activos relativos o no a la calidad ubicados en el Archivo Activo de un rea determinada.

Definiciones
Archivo
Medio de comunicacin o instruccin escrita, grabada, impresa o fotografiada que inicia, registra o conserva la
informacin necesaria para el desarrollo de las operaciones de la organizacin.
Archivo Activo
Lugar donde se mantiene informacin y registros cuya naturaleza e importancia es fundamental para suministrar
orientaciones con frecuencia permanente.
Lista Maestra del Archivo Activo
Indice que contiene en el orden correspondiente la informacin ubicada dentro del Archivo Activo.
Registro
Documento que provee evidencias objetivas de las actividades efectuadas o de los resultados obtenidos.
Registro Activo
Para efectos de archivo, es aquel registro que tiene una consulta muy frecuente; generalmente un registro es
activo si su fecha de emisin esta comprendida dentro de los 12 ltimos meses retrospectivos al ao en curso.

Responsabilidades
Contralor de la Planta
Es responsable de velar por el cumplimiento de toda la normativa establecida en el presente procedimiento y
denunciar cualquier irregularidad que se presente.
Departamento de Sistemas de Informacin
Es responsable de mantener el correcto control y archivo de los registros activos almacenados en informacin
electrnica.
Jefes y/o Gerentes de Area
Son responsables de mantener el correcto control y archivo de los registros activos de acuerdo a los
procedimientos aplicables en su rea o funciones.
Usuarios del Archivo Activo

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Control del Archivo Activo

Son responsables de cumplir con lo establecido en el presente procedimiento.

Documentos Asociados
Manual de Gestin de la Calidad del Departamento de Servicios de Informacin.
P-07-CO-CT-02 Control del Archivo Inactivo.

Normas
1.

Toda rea del grupo Smurfit Cartn de Venezuela que maneje registros activos debe destinar y mantener un
archivador para el archivo de dichos registros.

2.

Todas las carpetas a ser almacenadas en un Archivo Activo determinado deben codificarse y/u ordenarse de
manera ascendente de una de las siguientes maneras:

3.

Alfabticamente.

Alfanumricamente.

Cronolgicamente.

Numricamente.

Todos los archivadores que contienen registros activos deben ser identificados externamente especificando la
informacin que contienen. En caso de archivadores:

De gavetas, cada una de stas debe ser identificada con rtulos externos.

Verticales, debe identificarse internamente cada uno de los tramos.

4.

Todas las carpetas deben tener una identificacin escrita o impresa en forma clara y legible que coincida
obligatoriamente con los registros que contienen las mismas.

5.

Las carpetas deben contener en lo posible un slo tipo de informacin o registros y su identificacin debe
coincidir con la misma y con la Lista Maestra del Archivo Activo (anexo 1).

6.

En caso de que una carpeta sea insuficiente para un volumen de registros, y se necesite abrir otra carpeta
con la misma identificacin, deben identificarse cada una especificando su contenido y, adems, deben
separarse semestral, cuatrimestral, trimestral, bimestral, mensualmente o segn se requiera.

7.

Todos los usuarios del Archivo Activo de una unidad organizativa determinada deben ordenar los registros
activos a ser almacenados en el mismo, segn la Lista Maestra del Archivo Activo (anexo 1).

8.

Toda unidad organizativa que maneje un Archivo Activo debe tener una Lista Maestra del Archivo (anexo 1)
del mismo.

9.

Toda unidad organizativa del grupo Smurfit Cartn de Venezuela que maneje registros activos debe restringir
el acceso a su Archivo Activo, permitiendo slo la disposicin de los registros a usuarios autorizados por el
Jefe o Gerente correspondiente.

10. Deben excluirse del Archivo Activo materiales como:

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Control del Archivo Activo

Peridicos o revistas que no contengan informacin importante para la empresa.

Separadores o indicadores usados o sin usar.

Carpetas (fibras, manila, bibliodatos, etc.) usadas o sin usar que se encuentren vacas.

Cualquier material que contenga registros repetidos o copias.

Talonarios, formularios o impresos discontinuados por la empresa.

11. Todos los registros activos deben tener un tiempo definido de archivo, el cual debe estar especificado en la
Lista Maestra del Archivo Activo (anexo 1).
12. Los registros activos deben estar en disposicin del cliente o su representante durante un perodo de tiempo
convenido, si as se establece en el contrato.
13. Los registros activos pertenecientes a los subcontratistas deben ser mantenidos en el Archivo Activo.
14. Toda la informacin electrnica generada en la red de Smurfit Cartn de Venezuela debe estar almacenada y
respaldada de acuerdo a lo indicado en el Manual de Gestin de la Calidad del Departamento de Servicios
de Informacin.
15. la Lista Maestra del Archivo Activo (anexo 1) debe contener como mnimo informacin referente a:

Cdigo de identificacin de la carpeta que contiene los registros.

Nombre del registro.

Ubicacin del registro en el archivo activo correspondiente.

Como archivar el registro (ejemplo: por fecha, por rea, por expediente, por consecutivo, por manual,
por cuadrilla, etc.).

Tiempo de vigencia en archivo activo.

Tiempo de vigencia en archivo inactivo.

Procedimiento
Responsable

Accin

Incorporacin de Nuevas Carpetas al Archivo Activo:

Usuario del Archivo Activo

1. Identifica la nueva carpeta segn la norma 4 del presente

procedimiento.
2. Ordena e incluye los registros activos en la nueva
carpeta.
3. Ubica la gaveta o tramo del Archivo Activo
correspondiente donde ser archivada la nueva carpeta.
4. Archiva la carpeta en la gaveta o tramo respectivo del
Archivo Activo correspondiente.

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Tema

Control del Archivo Activo

5. Actualiza la Lista Maestra del Archivo Activo (anexo 1)

del Archivo Activo correspondiente.
Reincorporacin de Carpetas en Uso al Archivo Activo:
Usuario del Archivo Activo

1. Busca en la Lista Maestra del Archivo Activo (anexo 1)

correspondiente la ubicacin de la carpeta que contiene
la informacin a consultar.
2. Ubica la gaveta o tramo del Archivo Activo donde se
encuentra la carpeta que contiene la informacin a
consultar.
3. Consulta la informacin requerida y archiva nuevamente
segn la ubicacin indicada en la Lista Maestra del
Archivo Activo (anexo 1) del Archivo Activo
correspondiente.

Custodia y Ubicacin
No aplica.

Aprobacin
Revisado por:

Aprobado por:

Contralor

Fecha de Emisin

07/10/99

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Gerente General

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