18/02/2010

PROGRAMA DE ESPECIALIZACIN EN
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Mdulo I
Marco conceptual y prctico de la Administracin de
Proyectos (Modalidad Virtual)
Ing. Manuel Aln Ziga, MAP, MCTS
Octubre, 2009
Material elaborado por Manuel Aln Ziga

Facilitador
Ing. Manuel Aln Ziga, MAP, MCTS

Licenciado en Ingeniera en Construccin (ITCR).

Master en Administracin de Proyectos (UCI).
Microsoft Certified Technology Specialist (MCTS, Microsoft
Corp.).

E-mail: ing.malanz@hotmail.com / mallan@cfia.or.cr

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TEMA DOS
Gestin Integral de los Proyectos

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Administracin General y la
Administracin de Proyectos
Administracin
General

Administracin
de Proyectos

Diferencias

Una est pensada como un sistema de

gestin de una organizacin cuya
duracin es extensa y desconocida.

La otra gestiona emprendimientos de

carcter finito y objetivos especficos.
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Administracin General y la
Administracin de Proyectos
Administracin
General

Administracin
de Proyectos

Similitud

Se
nutren
de
planificacin,
organizacin, gestin de recursos, la
ejecucin y control de los planes para
el logro de los objetivos.

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Marco base de la administracin de

proyectos
El enfoque de Proyectos
Parmetros y
Expectativas

Proyecto
Proceso
Modelos de
desarrollo

Producto

Requerimientos y
Especificaciones

Producto
Soluciones y
productos

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Fundamentos de la Administracin
de Proyectos

Los Fundamentos de la Gestin de Proyectos

describen el conocimiento propio del campo de
la Gestin de Proyectos, que se superpone con
otras disciplinas.
Estos fundamentos se componen de:
 Definicin del Ciclo de Vida del Proyecto.
 Cinco grupos de procesos de la Gestin de Proyectos.
 Nueve reas de Conocimiento de la Gestin de Proyectos.

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reas de experiencia

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Conocimientos, normas y
regulaciones

Una norma es un documento establecido

por consenso y aprobado por un cuerpo
reconocido que proporciona, para uso
comn y repetido reglas, pautas o
caractersticas con el objetivo de lograr el
ptimo grado de orden. Ejemplo: Normas
ISO, tamaos de Discos Compactos, otros.
Una regulacin es un requisito impuesto
por le gobierno y de acatamiento obligatorio.
Ejemplo: Reglamento de Construcciones,
otros.
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Conocimientos, normas y
regulaciones

Departamentos funcionales y disciplinas de

respaldo:
Legales,
de
produccin,
comercializacin, de logstica y de Recurso
Humano.
Elementos tcnicos como desarrollos de la
ciencia o especficos como la ingeniera de
software, sanitaria, etc.
Especializaciones de gestin como la
contratacin pblica, desarrollo de nuevos
productos, etc.
Grupos existes de industrias como automotriz,
manufactura, construccin, etc.
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BAJO ESTOS CRITERIOS:

POR QU EL PMBOK TIENE UN
CARCTER NORMATIVO PERO
NO REGULATORIO?

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Comprensin del entorno

Casi todos los proyectos se planifican e

implementan en un contexto social,
econmico y ambiental, a su vez tienen
impactos positivos o negativos deseados
y no deseados.

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Comprensin del entorno

Entorno Cultural y Social: El equipo debe

entender como afecta el proyecto a las
personas y como afectan las personas al
proyecto.
 Comprensin de aspectos econmicos, demogrficos,
educativos, ticos, religiosos y caractersticas personales.
 El Director de Proyecto debe examinar la cultura
organizacional y el tipo de estructura organizacional.

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Comprensin del entorno

Entorno Internacional y Poltico: Es posible

que los miembros del equipo deban
familiarizarse con las leyes y costumbres
nacionales e internacionales.
 Diferencias de husos de horarios, clima poltico, das festivos,
otros.
 Requisitos de viajes para reuniones cara a cara y logstica de
teleconferencias.

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Comprensin del entorno

Entorno Fsico: Si el proyecto va a afectar a

su mbito fsico, los miembros del equipo de
proyecto deben estar familiarizados con la
ecologa local y la geografa fsica que pueden
afectar el proyecto o pueden ser afectadas.

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Conocimientos y actividades de la
Direccin General

Gestin financiera y contabilidad.

Gestin de compras.
Gestin de ventas.
Contratos.
Fabricacin y distribucin.
Logstica.
Planificacin
estratgica, financiera
operativa.
Estructura organizacional.
Tecnologa de Informacin (TI).

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Habilidades interpersonales

Comunicacin efectiva.
Influencia de la organizacin.
Liderazgo.
Motivacin.
Negociacin y Gestin de Conflictos.
Resolucin de Problemas.

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Gestin del Portafolio

Se refiere a la gestin centralizada en uno o

ms portafolios.
Incluye identificar, establecer prioridades,
autorizar, dirigir y controlar proyectos,
programas y otro trabajos relacionados para
alcanzar los objetivos y estratgicos del
negocio.
Asegura una priorizacin de los recursos
asignados y que la gestin del portafolio sea
consistente con la estrategia del negocio.
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Pirmide jerrquica

Pirmide Jerrquica
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Portafolio, programas y proyectos

Un programa es un grupo de proyectos
relacionados cuya direccin se realiza de
manera coordinada para obtener beneficios
y control que no se obtendran si fueran
dirigidos en forma individual.

Un portafolio es un conjunto de
proyectos o programas y otros trabajos,
que se agrupan para facilitar la gestin
efectiva de ese trabajo, a fin de cumplir con
los objetivos estratgicos de negocio.

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Oficina de Gestin de Proyectos

Una Oficina de Gestin de Proyectos es una unidad de

la organizacin para centralizar y coordinar la direccin
de proyectos a su cargo. Sus siglas son OGP PMO en
ingls.
Una OGP supervisa la direccin de proyectos,
programas o una combinacin de ambos.
La OGP pone nfasis en la planificacin coordinada, la
priorizacin y la ejecucin de proyectos vinculados con
los objetivos del negocio.

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Cundo crear una PMO?

Si su organizacin desarrolla proyectos slo en forma

ocasional, no existe la necesidad de desarrollar una
metodologa estandarizada para encauzar los
esfuerzos de administracin de proyectos. En este
caso, establecer una Oficina de Gestin de Proyectos,
sera intentar matar mosquitos con metralleta.
Si su organizacin dirige una parte importante de su
energa en el desarrollo e implementacin de
proyectos, enfoques individuales de administracin de
proyectos pueden conducir a ineficiencias e incluso
pueden volverse peligrosos. Con ms proyectos, la
necesidad de una Oficina de Proyectos, se vuelve
indispensable.
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Diferencias de la PMO y el Director

del Proyecto
Oficina Gestin
Proyectos

Director de Proyectos

Cumple con los objetivos

estratgicos

Cumple con los objetivos

especficos del proyecto

Optimiza los recursos de

proyectos de la
organizacin

Controla los recursos

asignados al proyecto

Gestiona el riesgo,
oportunidades generales

Gestiona el alcance, tiempo,

costo y calidad

Proporciona una
informacin consolidada
general

Informa acerca del avance

del proyecto

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Historia de nuestros prximos

proyectos
Como lo
solicit
el cliente

Como se

Como se

Como lo solicit

dise

especific

compras

Como se

Como qued

Lo que realmente

construy

finalmente

necesitaba el usuario

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CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

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Ciclo de Vida del Proyecto

Es un conjunto de fases del mismo,
generalmente secuenciales y en ocasiones
superpuestas, cuyo nombre y nmero se
determinan por las necesidades de
gestin y control de la organizacin.

El ciclo de vida del proyecto define las
fases que conectan el inicio de un
proyecto con su fin.

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Ciclo de Vida del Proyecto

Para facilitar la Gestin, los Directores de
Proyectos o la organizacin pueden dividir
los proyectos en fases, con los enlaces
correspondientes a las operaciones de la
organizacin ejecutante.

La transicin de una fase a otra dentro del
ciclo de vida de un proyecto generalmente
implica o esta definida por una
transferencia tcnica.

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Ciclo de Vida del Proyecto

Los ciclos de vida del proyecto generalmente
definen:

Qu trabajo tcnico se debe realizar en cada
fase.

Cundo se deben generar los productos
entregables en cada fase y quin los revisa.

Quin est involucrado en cada fase.

Cmo controlar, dar seguimiento y aprobar
cada fase.
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Ciclo de Vida del Proyecto

Los ciclos de vida de proyectos comparten
determinadas caractersticas:

Son secuenciales y, normalmente, estn
definidas por alguna forma de transferencia
de componentes tcnicos.

El nivel de costo y de personal es bajo al
comienzo, alcanza su nivel mximo en las
fases intermedias y cae rpidamente cuando
el proyecto se aproxima a su conclusin.
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Ciclo de Vida del Proyecto

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Ciclo de Vida del Proyecto

El nivel de incertidumbre es el ms alto y,
por tanto, el riesgo de no cumplir con los
objetivos es ms elevado al inicio al
proyecto.

El poder que tienen los interesados en el
proyecto para influir en las caractersticas
finales del producto del proyecto y en el
costo final del proyecto es ms alto al
comienzo y decrece gradualmente a
medida que avanza el proyecto.

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Ciclo de Vida del Proyecto

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Ciclo de Vida del Proyecto

Caractersticas de las fases del proyecto:

Por lo general, una fase del proyecto
concluye con una revisin del trabajo
logrado y los productos entregables, a fin
de determinar la aceptacin, tanto an si se
requiere trabajo adicional como si se debe
considerar cerrada la fase.

La conclusin formal de la fase no incluye
la autorizacin formal de la fase posterior.
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Ciclo de Vida del Proyecto

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Ciclo de Vida del Proyecto y del

Producto

Debe tenerse cuidado en distinguir el

ciclo de vida del proyecto y el ciclo de
vida del producto; el ciclo de vida del
producto comienza con el Plan de
Negocio, pasa por la idea, hasta llegar al
producto, las operaciones y la
entrega del producto. El ciclo de vida
del proyecto atraviesa una serie de fases
para crear el producto.
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Ciclo de Vida del Proyecto y del

Producto

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Final del Tema II

MUCHAS GRACIAS

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