18/02/2010

PROGRAMA DE ESPECIALIZACIN EN
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Mdulo I
Marco conceptual y prctico de la Administracin de
Proyectos (Modalidad Virtual)
Ing. Manuel Aln Ziga, MAP, MCTS
Octubre, 2009
Material elaborado por Manuel Aln Ziga

Facilitador
Ing. Manuel Aln Ziga, MAP, MCTS

Licenciado en Ingeniera en Construccin (ITCR).

Master en Administracin de Proyectos (UCI).
Microsoft Certified Technology Specialist (MCTS, Microsoft
Corp.).

E-mail: ing.malanz@hotmail.com / mallan@cfia.or.cr

Material elaborado por Manuel Aln Ziga

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TEMA TRES
Los involucrados del Proyecto

Material elaborado por Manuel Aln Ziga

Los involucrados del proyecto

Los
interesados
o
involucrados
(Stakeholders) del proyecto son personas y
organizaciones que participan de forma activa
en el proyecto o de su conclusin.

Tambin pueden influir sobre los objetivos y
resultados del proyecto.

Los interesados tienen niveles de autoridad y
responsabilidad variables al participar en un
proyecto, que pueden cambiar a lo largo del
curso del ciclo e vida del proyecto.

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Los involucrados del proyecto

Esa responsabilidad y autoridad varia desde una
colaboracin ocasional hasta el patrocinio total
del proyecto en lo concerniente al apoyo
poltico y financiero.

El ignorar por parte del Equipo de Proyecto el
identificarlos y analizar el nivel de influencia de
los interesados puede llegar a ser perjudicial
para el proyecto desde su inicio.

Los interesados pueden influir negativamente o
positivamente para el proyecto.

Los involucrados del proyecto

Interesados de influencia positiva.

 Son aquellos que normalmente se beneficiarn de un resultado
exitoso del proyecto.
 Lderes empresariales ven una influencia positiva por un
proyecto de expansin industrial.
 Su influencia positiva se satisface ayudando al proyecto a lograr
el objetivo.

Interesados de influencia negativa.

 Ven resultados negativos de acuerdo al xito del proyecto.
 Grupos ecologistas pueden ver una influencia negativa por un
proyecto de construccin turstica.
 Su influencia negativa se satisface al impedir el avance del
proyecto.

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Los involucrados del proyecto

Los involucrados del proyecto

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Los involucrados clave

Director

del proyecto: Persona

responsable de dirigir el proyecto.

Cliente
/
usuario:
Persona
u
organizacin que utilizar el proyecto.
Puede haber mltiples niveles de clientes.
Los primeros adquieren el producto y los
otros lo utilizan directamente.

Organizacin ejecutante: Empresa
cuyos
empleados
participan
ms
directamente en el proyecto.

Los involucrados clave

Miembros

del equipo del proyecto:

El grupo que realiza el trabajo del
proyecto.

Equipo de direccin del proyecto:
Los miembros del equipo del proyecto
que participan directamente en las
actividades de direccin del proyecto.

Patrocinador: La persona o el grupo
que proporciona los recursos financieros,
monetarios para el proyecto.

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Los involucrados clave

Influyentes: Personas o grupos que no estn
directamente relacionados con la adquisicin o
uso del producto del proyecto, pero debido a su
posicin en la organizacin del cliente u
organizacin ejecutante pueden ejercer una
influencia positiva o negativa sobre el curso del
proyecto.

Oficina de gestin de proyecto (OGP):
Organizacin con responsabilidad directa o
indirecta sobre el resultado del proyecto.

QUE DEBEMOS HACER

CON LOS
INVOLUCRADOS?

!GESTIONARLOS!

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Por qu gestionar a los involucrados?

Nos guste o no, estn y siempre estarn
presentes en el proyecto

Sea en mayor en menor grado, tienen
poder, influencia, intencin e impacto en
el proyecto.

Por consiguiente, influyen en el xito de
un proyecto.

No son un MAL NECESARIO.

Pregntese: Son necesarios en mi
proyecto?

Involucrados: empiece por establecer un

criterio de cmo clasificarlos

Primarios: Existen bajo una obligacin legal o

contractual con el proyecto.
Como gestionarlos?
Fomentar esa correcta relacin de los mismos para
con el proyecto.
Identificar sus habilidades y competencias potenciales
y aprovecharlas.
Darles un seguimiento y control constantes.
Establecer un clima para sus aportes positivos al
proyecto. Tampoco es necesario consentirlos!
Seamos realistas: en este caso es necesario tenerlos a
favor

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Involucrados: empiece por establecer un

criterio de cmo clasificarlos
Secundarios: No existe una relacin
contractual pero tienen o creen tener
inters en el proyecto.

Como gestionarlos?

Comience por identificar su nivel de inters

en el proyecto.
Si realmente tienen inters en el proyecto, el
cual es mnimo, mantngalos como mnimo
informados.

Otra opcin de clasificarlos

DESTRUCTIVOS
Tienen un gran inters en el proyecto.
Poseen una gran influencia.
Se involucran pero en la mayora de los casos no dan el apoyo necesario.
Actitud negativa hacia los esfuerzo y el desarrollo del proyecto.

PASIVOS / NEUTRALES / DUDOSOS

De mediano a bajo inters en el proyecto.
Influencia mnima.
Se requiere que se involucren moderadamente.
Actitud positiva en el esfuerzo y logro de las metas en el proyecto.

CONSTRUCTIVOS
Tienen un gran inters en el proyecto.
Ejercen gran influencia al xito.
Intentan involucrarse y dan todo el apoyo para alcanzar el xito.
Actitud positiva hacia el esfuerzo del equipo.

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Ante esta clasificacin

DESTRUCTIVOS
Trate se ser tolerante, cordial y hasta donde se pueda apoyarlos, debido a su alta
influencia negativa en el proyecto.

PASIVOS / NEUTRALES / DUDOSOS

Como no tienen tanta influencia, lo primordial es mantenerlos informados
ocasionalmente con reuniones visitas al proyecto.

CONSTRUCTIVOS
Capitalizar su influencia positiva dndoles apoyo constante, consultndolos y
hacerles sentir lo relevantes que son para el xito del proyecto.

Cmo gestionarlos?
Anlisis de los interesados:

Es un proceso sistemtico de recoleccin y anlisis
cuantitativo y cualitativo de la informacin para
determinar qu tipo de intereses deben tenerse en
cuenta en todo el proyecto.

Identificar sus intereses, expectativas, e influencias de
las partes interesadas y sus efectos en el xito del
proyecto.

Tambin ayuda a identificar las relaciones de
interesados que pueden ser aprovechados para
construir coaliciones y potenciales asociaciones para
mejorar la posibilidad de xito del proyecto.

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Cmo gestionarlos?
PASO UNO

Identifique todas las posibles partes
interesadas en el proyecto y la
informacin pertinente, como sus
funciones, departamentos, los intereses,
los niveles de conocimiento, expectativas
y nivel de influencia.
 Identificar
otros
interesados
se
realiza
generalmente a travs de entrevistas con los
interesados y ampliar la lista hasta que todos los
potenciales interesados estn incluidos.

Cmo gestionarlos?
PASO DOS

Clasifquelos y priorcelos.
Poder / Inters.
Poder / Influencia.
Influencia / Impacto.

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Cmo gestionarlos?
PASO TRES

Evaluar cmo las principales partes
interesadas
pueden
responder
o
reaccionar en diversas situaciones, con el
fin para planear cmo se influye en ellos a
aumentar su apoyo y mitigar los
potenciales impactos negativos.

Propuesta para gestin de los

involucrados

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Propuesta para gestin de los

involucrados

Ejemplo de una Matriz de Involucrados

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Establezca lneas de comunicacin

Dos personas una conexin

n(n-1)/2 lneas de comunicacin

Tres personas tres conexiones

10 = 45
20 = 190
30 = 435
40 = 780
Cuatro personas seis conexiones

50 = 1 225

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Cinco personas diez conexiones

Resumen de la Gestin de los

Involucrados del Proyecto

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Conclusiones: Gestin de los

Involucrados del Proyecto

El conocer qu involucrado se movilizar

con respecto al proyecto, no solo involucra
la posicin actual, si no la futura.
Comience por generar un listado (Registro)
de involucrados y as llegar a priorizarlos
para establecer una respuesta a cada uno.
Con el tiempo, se dar cuenta que lo ms
retador en un proyecto, no es solo el
presupuesto o las restricciones de tiempo.

Conclusiones: Gestin de los

Involucrados del Proyecto

Esta es una realidad a tomar en cuenta: NO

SIEMPRE VAMOS A QUEDAR BIEN CON
TODOS!.
Van a existir diferencias de criterios y hasta
conflictos, lo importante es no obviarlos si
no mas bien, enfrentarlos.
Al involucrado hay que conocerlo y
entenderlo para comprender los vacos
entre lo que se espera, se necesita y lo que
se requiere de l.

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Conclusiones: Gestin de los

Involucrados del Proyecto

Lo importante es que al final del

proyecto

EL DIRECTOR Y EL EQUIPO DEL PROYECTO

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Grupos vs Equipos
GRUPOS:

Grupo de personas
unidas porque
comparten algo en
comn.

Funciones,
habilidades y
responsabilidades
individuales.

EQUIPOS:

Grupo de personas
que comparten un
nombre, una visin,
misin, un conjunto de
metas y objetivos
comunes.

Cohesin, asignacin
de funciones,
comunicacin,
definicin de objetivos
e interdependencia.

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Podra decirme, por favor, qu camino he de

seguir desde aqu?.
- Eso depende en buen medida del lugar adonde
quieras ir Dijo el Gato.
- No me importa mucho adonde. Dijo
Alicia.
- Entonces no importa mucho por donde vayas
Dijo el Gato.
-

Lewis Carroll Alicia en el Pas de las Maravillas

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Requisitos para el trabajo en Equipo

Buena

comunicacin.

Equipo concentrado en el trabajo.

Buena organizacin.

Inters por lograr el objetivo.

Crear un clima democrtico.

Buscar el consenso en la toma de decisiones.

Disposicin a colaborar y a intercambiar
conocimientos y destrezas.

Por qu fallan los Equipos?

No existen recetas especficas que garanticen
el xito o fracaso del trabajo en equipo, pero
algunos aspectos que inducen al fracaso son:

Metas no claras.

Falta de soporte del superior.

Liderazgo no efectivo.

Individualidad.

Evitar crticas NO constructivas o chismes.

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Cmo prevenir los problemas en el

Equipo?

No

permanecer en el problema y dar el

siguiente paso a buscar la solucin.

Evitar hasta donde sea posible, la alta
rotacin de los miembros del equipo.

Aprovechar realmente las reuniones
peridicas.

Fomentar de manera clara que el xito
del trabajo es responsabilidad de todos.

Recomendaciones
Enlistar las tareas a realizar.

Para cada tarea, describir las funciones a
realizar.

Establecer los criterios bsicos de aceptacin.

Retomar
los aspectos de puntualidad,
cumplimiento
satisfactorio
del
trabajo,
responsabilidad, compaerismo, etc.

Dar a conocer a cada miembro la importancia
de su trabajo.

Identificar a aquel miembro problemtico.

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Equipo del proyecto

Un equipo es un grupo de personas que
trabajan en forma interdependiente para
lograr una meta comn. El trabajo en
equipo es el esfuerzo cooperativo de los
miembros de un grupo para lograr esa
meta comn.
Gido & Clements

Equipo del Proyecto?

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Etapas de desarrollo y crecimiento del

equipo

Formacin

Tormentas

Adaptacin

Desempeo

Etapa de FORMACIN

Incluye

la transicin de ser una persona

individual a formar parte del equipo.

Las personas del equipo comienzan a
conocerse.

Por lo general, los miembros del
equipo tienen expectativas positivas y
muchos deseos de iniciar el trabajo a
realizar.

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Etapa de FORMACIN

En

esta etapa es poco el trabajo real

que se logra, debido al alto nivel de
ansiedad que tienen las personas
sobre el trabajo en s y sobre sus
relaciones con los dems.

Se deben exponer las limitaciones del
proyecto con respecto al alcance del
trabajo, los niveles de calidad, el
presupuesto y el programa.

Etapa de FORMACIN

En esta etapa el equipo

necesita direccin.

El Director del
Proyecto debe
proporcionar direccin
y estructura, tiene que
comunicar con claridad
el objetivo del
proyecto y una visin
del xito del proyecto.

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Etapa de TORMENTAS

En

esta etapa el objetivo del

proyecto es ms claro.

Los miembros del equipo comienzan
a trabajar en las tareas asignadas y el
trabajo progresa con lentitud.

Sin embargo, ahora que se contempla
la realidad, quiz no se est de
acuerdo con las expectativas iniciales
de las personas.

Etapa de TORMENTAS

Durante esta etapa

surge el conflicto y
aumenta la tensin.
Surgen sentimientos
de enojo, frustracin
y hostilidad.
Los integrantes se
preguntan cunto
control y autoridad
tienen.

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Etapa de TORMENTAS

En

esta etapa la motivacin y el espritu

de integracin son bajas.

El Director de Proyecto debe ejercer su
liderazgo y autoridad, proporcionar un
ambiente de comprensin y respaldo,
definir responsabilidades individuales.

Etapa de ADAPTACIN

La

relacin entre los miembros del

equipo y el Director de Proyecto han
comenzado o se han estabilizado.

Se reduce el descontento y las
expectativas de los miembros de
adaptan a la realidad.

Esta etapa inicia con el desarrollo de
confianza.

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Etapa de ADAPTACIN

El control y la toma
de decisiones se
transfieren del
Director al Equipo
del Proyecto.
El Director de
Proyecto minimiza su
autoridad y asume un
papel ms de
respaldo.

Etapa de DESEMPEO

En esta etapa el nivel de desempeo es alto, el

equipo esta deseoso de lograr el objetivo del
proyecto.
El equipo experimenta una sensacin de unidad
y orgullo de sus logros.
En esta etapa, el Director delega por completo
nivel de autoridad y de responsabilidad.
Se concentra en ayudar al equipo a ejecutar el
Plan de Proyecto y otorgar reconocimiento de
sus logros y progresos.

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Reunirse en equipo es el principio.

Mantenerse en equipo es el progreso.
Trabajar en equipo asegura el xito.
Henry Ford

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El Director del Proyecto

Responsabilidades del Director de Proyectos.

Asegurar principalmente la plena satisfaccin
del cliente y el equipo del proyecto.

Planeacin: Definir claramente el objetivo del
proyecto y llegar a un acuerdo con el cliente
sobre ese objetivo. Debe comunicar de forma
clara los objetivos a los miembros del equipo
del proyecto; encabeza la realizacin del Plan de
Gestin del Proyecto.

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El Director del Proyecto

Responsabilidades del Director de Proyectos.

Organizacin: Incluye obtener los recursos
apropiados para realizar el trabajo. Asigna
responsabilidades y delega autoridad a
personas.

Control: Para controlar el proyecto, el gerente
o director pone en marcha un sistema de
informacin de administracin, creado para
seguir el progreso real y compartirlo con lo
planeado.

Habilidades de un Director del Proyecto

Ser un lder transformador, asociar un criterio
sorprendente a los objetivos.

Ser capaz de delegar adecuadamente.

Honesto, capaz y prximo a su equipo.

Tener sentido de anticipacin.

Hacerse suficientemente visible.

Ordenado y meticuloso.

Creativo e imaginativo.

Buen negociador.

Buen comunicador.

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Habilidades de un Director del Proyecto

Se puede dividir en dos grupos:

Habilidades suaves o blandas profesionales:
Comprende los sentimientos de miembros de equipo
de proyecto, es decir e comportamiento individual y
grupal: Trabajar en equipo, buena comunicacin, capaz
de recibir rdenes, dar y recibir crtica, conocer los
mercados, talento y creatividad, optimismo incluso en
el fracaso, conocimiento colectivo (capaz de
identificar socios del conocimiento).
Habilidades duras profesionales: Tiene que ver
con la formacin y capacitacin de los miembros del
equipo del proyecto: Conocimiento tcnico,
experiencia laboral, manejo de sofware, etc.

Grandes errores de los Directores de

Proyectos
Asumir l solo el poder: Por encima de los
dems, satisfacer su ego.

Aislarse del equipo: Tener una idea errnea de
su posicin.

Empleo
de
tcnicas
de
motivacin
inadecuadas.

No asumir la direccin.

Centrarte en tu contribucin individual.

Estar demasiado seguro de tener la solucin.

Fallar en la representacin de los intereses del
equipo.

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Qu logras al final?

Sea un verdadero LIDER

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Delegue siempre con criterio

Motive a su personal

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Final del Tema III

MUCHAS GRACIAS

Material elaborado por Manuel Aln Ziga

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