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PLAN DE TRABAJO
Todo plan es un conjunto sistemtico de actividades que se lleva a cabo
para concretar una accin. De esta manera, el plan tiende a satisfacer
necesidades o resolver ciertos planes.
He aqu los pasos para contestar a este cuestionamiento tan comn que
tienen las Pymes en cuanto se refiere a Cmo hacer un plan de trabajo?
Cul es la metodologa para hacer un plan de trabajo?
1. Crear una visin para el plan de trabajo.
Visin es la idea central de cmo la gerencia cree que se desarrollar el
entorno de mercado y cmo se desarrollarn o deberan desarrollares las
actividades futuras de la organizacin. Este planteamiento se traduce en un
punto fijo delante de la competencia, que deber guiar los pasos de la
organizacin en, al menos, sus prximos 5 aos.
Cualquier plan que se pretenda generar y ejecutar en la organizacin, deber
estar alineado con la vocacin de nuestra empresa, con aquello que hacemos
bien y que ha sido nuestro diferenciador en el mercado desde su creacin.
Para realizar esta alineacin, sta debe considerar el entorno de mercado y
establecer una referencia externa que permita alinear el plan de trabajo con la
industria y sus tendencias presentes y futuras. Las consideraciones que se
realizan desde dentro de la organizacin aunque interesantes, son irrelevantes
cuando llega el momento de plantear una estrategia hacia afuera de nuestra
organizacin; la ltima palabra la debe tener el mercado.
Una visin debe tener las siguientes caractersticas:
Informada. Fundamentada en una comprensin firme de la actividad presente y
de las fuerzas que modelan el futuro.
Compartida. Creada mediante la colaboracin de los jugadores clave de la
empresa.
Competitiva. Crea las condiciones para ganar en toda la organizacin.
Habilitante. Faculta a los individuos a tomar decisiones significativas sobre
tcticas y estrategias.
Cohesionada. Motivante del trabajo en equipo y que delimite la particular forma
de ver y hacer las cosas de la organizacin, generando una cultura
empresarial.
No debemos de olvidar en cuanto a la visin que: la oportunidad es el origen de
cualquier plan, la oportunidad alineada con la visin es el principio de
cualquier plan.
Y Si todos los planes de la empresa estn alineados con una visin podemos
decir que estamos creando una cultura organizacional.
2. Plantear la estrategia del proyecto.
Un plan tiene como componentes: la intencin de capitalizar una oportunidad,
la identificacin, per se, de la oportunidad, los recursos con que cuenta la
empresa, las acciones que se requieren y el ms importante de todos:
EL TIEMPO NECESARIO PARA CAPITALIZAR LA OPORTUNIDAD.
La estrategia se define coloquialmente como: el modelo descriptivo del
planteamiento, que es la forma para capitalizar una oportunidad en un plazo
determinado (corto, mediano y largo plazo), y tiene pasos involucrados a todo
Todos los planes que se ejecutan en una empresa deben ser interdisciplinarios
para que tengan un impacto relevante (de largo plazo) en la organizacin. Si a
nosotros nos entregan la responsabilidad de un plan en nuestra organizacin,
significa que nuestras habilidades se requieren para el xito del mismo, la
mejor prctica en este sentido es identificar a los responsables y participantes
del proyecto, no importando su rea de responsabilidad y su relacin con el
lder del proyecto. Son ms relevantes sus conocimientos y experiencia.
El plan por definicin debe ser colaborativo, para lo cual es necesario tener
control de la informacin, privilegiando la veracidad y oportunidad de la misma;
luego se deben establecer relaciones de valor con los miembros del equipo,
motivando e incentivando la confianza dentro del equipo (temas como xitos de
corto plazo ayudan para motivar a los miembros); colaborar es una
consecuencia de la confianza y del establecimiento de valor en todas las partes
ya todos los niveles de la ejecucin del plan.
No importa en qu rea se genera el plan, para que ste tenga un impacto real,
tiene que relacionarse gente de otras reas, esto tambin permite que el plan
se enriquezca. Es importante para este momento definir Cul es la naturaleza
y vocacin de tu organizacin?
Se debe esquematizar la relacin entre reas e identificar las reas ms
importantes del negocio:
Nombrar las Zonas de relacin, como reas dnde las reas funcionales se
conectan en el plan, ayudar la esquematizacin del plan.
El lder del plan tendr que plantear claramente qu quiere de cada una y cmo
lo quiere, a nivel de modelo de operacin.
La claridad de las Zonas de relacin y la definicin operativa del plan depende
el enganche de las personas que trabajan en esas reas y por lo tanto la
ejecucin del plan.
Para lograr que las reas se enganchen en el proyecto deben tener claro:
Cul es el impacto de negocio del proyecto?
Cul es el impacto de su rea en el proyecto?
Cul es el impacto en su rea en recursos?
Con qu reas se va relacionar?
De qu va a depender ese relacionamiento?
Qu beneficios tangibles tendr el rea si apoya el proyecto?
Este nivel nos asegurar que las funciones y experiencia del equipo estn
alineadas con el plan lo que nos permitir la cohesin de los principales
factores de ejecucin.
5. Definicin de tcticas del proyecto.
embargo, de estos planteamientos surgen tcticas que nada tienen que ver con
las funciones a las que estamos acostumbrados, por lo que la labor del equipo
es definir esas funciones.
Lo limitado de los recursos en las organizaciones (sobre todo Pymes), no nos
permite tener siempre expertos en las reas que hemos definido, por lo que
para que el plan no se vea comprometido, tendremos que exaltar nuestras
habilidades para asignar la funcin correcta a la persona correcta, aunque esta
no sea su vocacin principal o concentre su mayor experiencia.
La mejor recomendacin en este sentido es asignar lderes por grupo de
tcticas, considerando la alineacin de negocios ms que la de funciones, de
esta forma nos aseguramos que personas que entienden el negocio tomen
responsabilidad de un grupo de tcticas de alto impacto. Despus de esto, si lo
permiten los recursos, se deben asignar personas con capacidad ejecutiva
probada para darles la responsabilidad de las actividades.
De esta asignacin de responsabilidades depende gran parte del xito de un
plan, tmate tu tiempo para hacerlo de la mejor forma, entiende las
motivaciones de los miembros del plan y satisfcelas con la recompensa
adecuada.
8. Establecimiento de mtricas.
Cada nivel del plan debe de ir asociado a mtricas de corto, mediano y largo
plazo. Del anlisis de la estrategia, tcticas y actividades; obtenemos los
factores crticos de xito del plan, estos factores crticos deben tener asociada
una mtrica de negocios, que permita dar seguimiento a la ejecucin del dicho
plan.
Las mtricas son indicadores que nos permiten conocer el estado de nuestro
plan, para cada indicador es necesario establecer cules son sus parmetros
aceptables de desempeo y de ah determinar cundo es que estas mtricas
se consideran con una desviacin que se debe atender.
Cada mtrica deber de ir asociada a los diferentes niveles de ejecucin:
estrategia, tctica y actividades. Los responsables de cada uno de estos
niveles deben ser responsables de: