DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PROVEEDURA

OBJETIVO:
Administrar el sistema de adquisicin de bienes y servicios, insumos mdicos y de
salud, materiales y equipos, garantizando su ejecucin eficiente y oportuna,
conforme a los procesos administrativos establecidos institucionalmente y los
instrumentos legales en materia de contratacin pblica, medicamentos y otros
productos para la salud humana y la ley orgnica de la Contralora General de la
Repblica.
FUNCIONES:
Elaborar y garantizar el cumplimiento de las Normas y Procedimientos
administrativos relativos al sistema de adquisicin de bienes y servicios de
conformidad con las disposiciones legales vigentes.
Organizar un Registro de Proveedores por tipo de servicio, equipo, insumo,
reactivo, material o suministro que ofrecen y mantenerlo actualizado, a fin de
agilizar el proceso de adquisicin.
Coordinar con las diferentes unidades ejecutoras de la Institucin la formulacin
de las correspondientes rdenes de compras, verificando que los bienes
solicitados en las mismas cumplan con los parmetros definidos por stas.
Establecer los mecanismos de coordinacin institucional orientados al
fortalecimiento de la organizacin y al funcionamiento del almacn, de manera
que se garantice la provisin de los insumos bsicos requeridos por cada unidad
ejecutora.
Coordinar y dar seguimiento a las relaciones contractuales establecidas con los
proveedores.
Ejecutar y asesorar los procesos de compras en las diversas reas laborales y
niveles jerrquicos de la Institucin, con la finalidad de que se tome conciencia
sobre el procedimiento a seguir y se realice de conformidad con el mismo.
Coordinar con los departamentos involucrados en el proceso de recepcin y
pago a proveedores y dar seguimiento a las entregas parciales y totales,
prrrogas, adendas, sanciones y otras tareas implcitas en el desarrollo del
sistema de compras.
Promover la capacitacin permanente del personal de la Institucin con
funciones administrativas, en lo relativo a la normativa legal y administrativa

que regula el sistema de compras, proveedura y contratacin de bienes y

servicios, en el mbito gubernamental.
Establecer mecanismos efectivos de coordinacin con el Departamento de
ejecucin del Presupuesto Institucional, a fin de garantizar la existencia de
partidas necesarias para la adquisicin de algn bien, insumo o servicio
requerido por la Institucin.
Preparar informes ejecutivos sobre el estado de los procesos de adquisicin de
insumos crticos, como medicamentos, alimentos, reactivos y otros., a fin de
tomar las medidas correctivas que pertinentes.
Organizar y coordinar la ejecucin de los actos pblicos relacionados con la
adquisicin de bienes, servicios e insumos mdicos requeridos para el
funcionamiento del ICGES.
Coordinar y orientar al personal de la Institucin en la elaboracin de los pliegos
de especificaciones requeridos para la adquisicin de bienes y servicios.
Hacer las convocatorias correspondientes a los actos pblicos.
Administrar la entrega de las especificaciones a los proveedores que soliciten
intervenir en el proceso.
Celebrar los actos pblicos con la participacin tanto de los proveedores que
intervienen en el acto como con los usuarios del bien o servicio solicitado.
Coordinar la imposicin de multas a los proveedores que entreguen tardamente
los bienes e insumos comprometidos en una orden de compra.
Coordinar con la Oficina de Asesora Legal la elaboracin de contratos y
cualquier consulta necesaria durante el proceso de adquisicin de bienes y
servicios