Universidade Federal da Bahia

Unidade

Superintendncia de Avaliao e
Desenvolvimento Institucional

Processo
Mapeamento de Processos

Sistema de Desenvolvimento Institucional

PO - Procedimento Operacional
Identificao
PO/SUPAD/CDI/01

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Glossrio de Siglas e Termos

CDI Coordenao de Desenvolvimento Institucional da SUPAD
CI Comunicao Interna
SUPAD Superintendncia de Avaliao e Desenvolvimento Institucional
Instruo de Trabalho - uma descrio detalhada de atividades especficas, produtivas e operacionais.
usualmente utilizada para descrio de atividades tcnicas, tendo por caracterstica ser um padro
tcnico.
Manual qualquer conjunto de procedimentos, normas, polticas, objetivos ou instrues que tem por
objetivo orientar as aes ou posicionamento dos funcionrios na realizao das atividades de trabalho.
Mapeamento de Processos uma tcnica de compreenso e documentao utilizada nas organizaes
para o claro entendimento de como os processos de trabalho esto ocorrendo
Procedimento Operacional uma descrio detalhada de todas as operaes necessrias para a
realizao de uma atividade. usualmente utilizado para descrever regras e normas responsveis por
padronizar um processo gerencial, tendo por caracterstica ser um padro de sistema
Processo de Negcio uma agregao de atividades e comportamentos executados para alcanar um
resultado, entregando um produto final ou servindo de suporte a outros processos.
I.

OBJETIVO
Estabelecer um parmetro para o mapeamento dos processos operacionais da universidade.

II.

DOCUMENTOS DE REFERNCIA
Manual de Elaborao de Procedimentos Operacionais e Instrues de Trabalho - SUPAD
BPM CBOK V3 Guia para o Gerenciamento de Processos de Negcios
Regimento Interno da Reitoria, de 13 de Setembro de 2013
https://www.ufba.br/sites/devportal.ufba.br/files/Regimento_Reitoria_web.pdf

disponvel

em

Decreto n6.944 de 21 de agosto de 2009 Estabelece medidas organizacionais para o aprimoramento

da administrao pblica federal direta, autrquica e fundacional, dispe sobre normas gerais relativas a
concursos pblicos, organiza sob a forma de sistema as atividades de organizao e inovao institucional
do Governo Federal, e d outras providncias
Decreto n 5.378 DE 23 de fevereiro de 2005 Institui o Programa Nacional de Gesto Pblica e
Desburocratizao - GESPBLICA e o Comit Gestor do Programa Nacional de Gesto Pblica e
Desburocratizao, e d outras providncias.

Elaborado por
Paulo Eduardo Marques / Robson Almeida

Aprovado por
Antnio Virglio Bittencourt Bastos

Data
18/03/2015

Processo
Mapeamento de Processos

III.

Identificao
PO/SUPAD/CDI/01

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RESPONSABILIDADES
CDI Identificar processos de trabalho, levantar dados, realizar entrevistas com operadores do
processo, documentar o resultado do trabalho
Servidores Identificar processos de trabalho, instruir realizao dos procedimentos, revisar
documentos e processos quando solicitados pela equipe de mapeamento.

IV.

PROCEDIMENTOS
1. CDI recebe demanda para mapeamento de processo da unidade ou rgo
A demanda poder ser dada por uma necessidade da universidade ou a convite do dirigente

2. CDI contata dirigente da unidade/rgo e informa sobre o mapeamento.

O contato objetiva informar os dirigentes sobre as finalidades do mapeamento de processos, esclarecer
sobre os procedimentos adotados, combinar cronograma de atividades, estabelecer necessidades
relacionadas ao mapeamento, informar sobre a equipe que realizar o trabalho, sensibilizar quanto
importncia da atividade e buscar o comprometimento dos envolvidos no processo.

3. CDI identifica estrutura organizacional da unidade/rgo a ser mapeado

A estrutura organizacional verificada a partir da anlise do organograma da unidade a ser mapeada
3.1. Identifica os setores, ncleos e coordenaes que compe a unidade/rgo

4. CDI identifica o setor, ncleo ou coordenao a ser mapeada

Caso no haja uma demanda especfica de mapeamento a equipe da CDI acertar com o dirigente a ordem das
unidades e processos a serem mapeados.

5. O funcionrio/estagirio da CDI responsvel pela atividade contata chefe do setor, ncleo ou

coordenao.
5.1. Identifica junto a chefia as atividades desempenhadas e os responsveis pela execuo

6. O funcionrio/estagirio da CDI responsvel pela atividade contata servidores para agendamento de

entrevista
7. O funcionrio/estagirio da CDI responsvel pela atividade entrevista servidores
7.1. Identifica e registra as atividades desempenhadas e os responsveis pela execuo para confirmao e
complementao das informaes levantadas junto ao chefe imediato (vide item 5.1 deste procedimento)
7.2. Identifica o tipo processos a serem mapeadas. Os processos podero ser documentados como
a) Procedimentos operacionais
b) Instrues de trabalho
c) Manual
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Paulo Eduardo Marques / Robson Almeida

Aprovado por
Antnio Virglio Bittencourt Bastos

Data
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7.3. Registra a ordem de mapeamento das atividades e verifica os servidores com maior domnio na sua
execuo

8. O funcionrio/estagirio da CDI responsvel pela atividade realiza o levantamento de dados sobre

procedimentos operacionais do setor/ncleo/coordenao
Ser feito o mapeamento de uma atividade por vez.

9. O funcionrio/estagirio da CDI responsvel pela atividade verifica a necessidade de novas

entrevistas e a coleta de dados/informaes de fontes secundrias (formulrios, relatrios,
registros...)
Necessidade de ajustes/esclarecimentos/coleta de novas informaes?
SIM Agenda nova entrevista com servidor(es) para esclarecimentos
NO Elabora Fluxograma e Formata/padroniza documento (conforme manual SUPAD)

10. O funcionrio/estagirio da CDI responsvel pela atividade agenda com chefe imediato a reviso dos
procedimentos operacionais
11. O funcionrio/estagirio da CDI responsvel pela atividade revisa procedimentos junto ao chefe
imediato
Necessidade de ajustes/esclarecimento?
SIM Agenda nova entrevista com servidor(es) para esclarecimentos. Algumas correes podero ser
realizadas pela prpria chefia
NO Elabora Fluxograma e formata/padroniza documento (conforme manual SUPAD)

12. CDI encaminha procedimento operacional para aprovao do dirigente da unidade/rgo

Caso haja delegao pelo dirigente, a autorizao poder ser realizada pelo coordenador.
12.1. O Procedimento Operacional aprovado para uso pelo assinado pelo dirigente

13. CDI publica procedimento no Manual de Procedimentos da Universidade

(conforme IT/SUPAD/CDI/01)

14. CDI envia CI comunicando a comunidade acadmica sobre publicao do documento

A CDI envia o comunicado por e-mail para lista todos (todos-I@listas.ufba.br). Uma cpia da CI
dever ser adicionada ao site da SUPAD, na aba Notcias

Fim do processo.
VI.

FORMULRIOS E MODELOS CORRELATOS

No se aplica.

Elaborado por
Paulo Eduardo Marques / Robson Almeida

Aprovado por
Antnio Virglio Bittencourt Bastos

Data
18/03/2015

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Identificao
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Mapeamento de Processos

VII.

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CONTROLE DE REGISTROS

Nome do
Registro

Cdigo

Responsvel
pela coleta

Indexao

Acesso

Tipo de
Arquivo

Local de
Arquivo

Tempo de
Reteno

Disposio

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VIII.

FLUXOGRAMA

Elaborado por
Paulo Eduardo Marques / Robson Almeida

Aprovado por
Antnio Virglio Bittencourt Bastos

Data
18/03/2015

Processo

Identificao
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Mapeamento de Processos

IX.

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CONTROLE DE REVISO

Reviso

Data

00

19/03/2015

Histrico das Revises

Elaborao do documento

Elaborado por
Paulo Eduardo Marques / Robson Almeida

Item(ns) Revisado(s)

Revisado por

Todos

Adriano Peixoto

Aprovado por
Antnio Virglio Bittencourt Bastos

Data
18/03/2015