Procedimientos de oficina

conjunto de procedimientos y habilidades que debe conocer el oficinista para organizar

y desarrollar eficientemente su trabajo,
Importancia de las tcnicas de oficina:
1) permiten una organizacin y sistematizacin de toda la informacin de la empresa
2) facilitan el desempeo laboral de las empresas y oficinistas
3) agilizan el curso de las transacciones de la empresa dejando una imagen de
eficiencia y organizacin ante su pblico.
aplicacin
las tcnicas de oficina se aplican en todos y cada uno de los cargos de oficina
es decir en las diferentes ocupaciones necesarias segn el objeto de la empresa, en
el correcto funcionamiento de una oficina cual quiera que sea la naturaleza de sus
actividades, se consideran 3 factores esenciales que son:
-equipo humano o personal de trabajo
- equipo material o equipo de trabajo
-equipo mecnico o mquinas de la oficina
conozcamos las ocupaciones ms comunes en la oficina
1)recepcionista
es una funcin que desempea una persona cuando personal o
telefnicamente a tiende al pblico sirviendo de enlace este y los funcionarios de la
empresa es una tarea interesante y a veces muy difcil por que en algunas ocasiones
pondr a prueba el criterio y la personalidad del contratado
los requisitos ms importantes de un oficinista son:
-los modales y la cortesa
-dominio oral y escrito del idioma
-descripcin y buen criterio
-capacidad de anlisis para identificar situaciones, tomar determinaciones y
seleccionar al pblico
-manejo de conmutador o central telefnica
-firmeza en situaciones falsas o descorteses
-paciencia
-apropiada atencin telefnica
secretaria
debe ser el asiste perfecta de su jefe sus responsabilidades laborales pueden ser muy
diferentes en una oficina u otra dependiendo de la empresa en la cual trabaje sus
principales funciones consiste en representar al superior o a la empresa,
organizar el trabajo y coordinar los diferentes tipos de comunicaciones tanto
internas como externas el manejo de la organizacin de su trabajo y de su
jefe lo har mas eficiente con el uso de la agenda
Tcnicas de Oficina
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Administracin de documentos a nivel de la oficina o de la Unidad de
Administracin
Documental, con referencia a la generacin de informacin y produccin de
documentos.

AREAS DE GESTION EN LA ACTIVIDAD PRIVADA Y EN LA ACTIVIDAD PBLICA

Actividad Privada.
Puede concebirse como aquellas actividades y tareas que se realizan a travs del
soporte papel aunque actualmente se complementan con los soportes electrnicos
(Disquetes). De acuerdo a esto considera a la oficina como un proceso de informacin,
en una lnea de actividades en el rea de los seguros, en los bancos
u otros tipos de servicios, donde le producto puede estar representado por una pliza o
por un cheque. A nivel de las plantas operativas de una fbrica, la mayor aportacin es
proporcionar informacin entre la direccin. Podemos decir que la informacin se
registra, se procesa y se utiliza. Estas tres actividades constituyen el ciclo del
trabajo en toda oficina y permite la planificacin, organizacin y control de las
actividades. Se debe reconocer a la oficina como una reserva de memoria para la
organizacin o la empresa. La correspondencia, los registros de produccin, los
inventarios de existencias, la toma de decisiones, son todos datos que se registran,
procesa y utilizan dentro de la organizacin.
La oficina como funcin.
Se da en todos los niveles de actividad dentro de la empresa, ya sea en
personal,
contadura, ventas, compras, en todos ellos se maneja informacin, la cual, luego
de ser
registrada, se archiva y tambin se comunica.
FUNCIONES
Preparacin de registros e informes.
Archivo de los registros y dems documentacin.
Procesamiento de la informacin para su utilizacin y comunicacin.
La oficina no debe ser considerada como un lugar, sino como una funcin que abarca
todos
los niveles de una empresa. Luego de registrar y procesar la informacin esta
ser utilizada a
nivel jerrquico para poder planificar, organizar, controlar las actividades y
como fuente de
informacin para la toma de decisiones.
LARDENT
La oficina es una funcin y para este caso especfico es la de ofrecer servicios de
organizacin de personas, de gestiones y de cosas. En las oficinas se desarrollan
actividades que se refieren a recibir informacin, procesarla y utilizarla. Tambin para
decidir
y organizar la accin siguiente.
FUNCIONES
Estas se traducen en una secuencia de decisiones que se toman a partir de la
informacin
disponible y de la cual resulta una nueva informacin que permite ordenar el proceso
de
decisiones. Especficamente las funciones en la oficina es la de recoger informacin,
procesarla, registrarla y utilizarla. Los medios para realizar estas operaciones
dependern del
grado de automatizacin alcanzado. Se plantea el problema del almacenamiento y
sobredimensin de informacin. Para solucionar este problema se deber administrar
los
recursos financieros, humanos y materiales.
SISTEMA DE INFORMACION
Es un conjunto de elementos relacionados entre s que interactan en forma
permanente con
el propsito de alcanzar el objetivo de proporcionar datos e informacin. Pueden ser
generales cuando se proporciona informacin en forma sistemtica a quienes tienen la
responsabilidad de tomar decisiones y tambin permiten tener una visin global de la
situacin de la empresa en la cual funciona el sistema.
ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN

Estos elementos son funcionales y a travs de los cuales se pueden alcanzar los
objetivos
establecidos. Los elementos son: Insumos, Unidad de procesamiento, Productos,
Control,
Retroalimentacin.
1. Insumos:
Recursos Humanos.
Recursos Materiales.
Recursos Financieros.
Informacin.
En el marco de la teora de sistemas los insumos o recursos son la materia prima de la
unidad de procesamiento.
Recursos Humanos: Constituyen un insumo bsico de un sistema de informacin,
porque permite adecuar el diseo de un sistema de informacin a las necesidades o
carencias de informacin que puedan detectarse. Permite programar y poner en
ejecucin el sistema diseado, adems de permitir un seguimiento de la implantacin
del mismo. Permite controlar el producto real del sistema. Adems permite realizar los
ajustes necesarios que permiten alcanzar los objetivos esperados.
Recursos Materiales: Estn representados por bienes de carcter material, a travs
de los cuales se disea y pone en prctica el sistema. Esto se refiere a la instalacin,
los equipos y el local.
Recursos Financieros: Son los medios que posibilitan contar con los dems
elementos para poder disear, hacer la implantacin del sistema y controlar los
Recursos Humanos.
Informacin: De acuerdo al momento en que se encuentre dentro del proceso de
elaboracin puede ser un insumo o entrada, o puede ser un producto o salida. Como
insumo llega en forma de datos primarios que an no estn elaborados y ah se
transforman en materia prima. Con esta informacin previamente detectada como
necesaria se pueden realizar informes de las ventas totales del mes basndose en
datos primarios, sobre ventas mensuales en el interior y en la capital. La informacin
como producto puede salir en forma de informe especial de unidades vendidas,
producidas, o tambin informes sobre las actividades cumplidas (Boletn estadstico o
Balance anual). Los canales y portadores de informacin, son los que ponen en
comunicacin a las distintas unidades administrativas y all es donde se manifiestan
los distintos niveles y relaciones jerrquicas dentro de la empresa. Los portadores de
esa comunicacin son los distintos tipos documentales, por ejemplo los informes,
balances, y los soportes son variados (Disquete o papel).
UNIDAD DE PROCESAMIENTO
Es un elemento que recibe los insumos en su estado original y los procesa para obtener
el
producto esperado. La estructura administrativa est formada por las unidades
primarias
(Oficinas) en segundo nivel estaran las unidades de administracin intermedias y luego
las
unidades jerrquicas.
Estas unidades en los distintos niveles tienen asignadas funciones especficas, y para
poder
cumplirlas desarrolla tareas como la recoleccin de datos, la clasificacin, anlisis,
sistematizacin y elaboracin y distribucin de la informacin. Teniendo siempre
presente los
requerimientos o necesidades de la institucin. Es decir, esta unidad en el nivel
primario
procesa datos, luego se elabora una informacin primaria con los datos
obtenidos (Unidad
intermedia) y luego estara la informacin consolidada que se llega a partir de
informaciones
parciales.
PRODUCTOS
Estos representan el resultado final del tratamiento que se dio de la informacin como

insumo o entrada y tambin representa la conversin que estos reciben en la unidad de

procesamiento. Se constituye as la expresin material son los productos que se dan a
corto
o largo plazo. La informacin a corto plazo se alcanza en forma inmediata, luego que se
realiz en la unidad de procesamiento (Ej. Boletines mensuales, resoluciones, etc.) Los
productos mediatos son otros tipos documentales: Las memorias anuales, Presupuestos
para Inversiones.
CONTROL
Este elemento del sistema permite comparar lo realizado, con lo que inicialmente se
haba
previsto. Para verificar el funcionamiento del control puede realizarse por ejemplo sobre
los
insumos en forma previa, antes de ingresar a la unidad de procesamiento (Control
antecedente o precedente). Otro tipo de control se puede establecer sobre las
actividades
durante el tratamiento que reciben los insumos (Control Concomitante). El ltimo
control es
cuando los productos salen de la unidad de procesamiento (Control subsiguiente). Para
poder aplicar esos controles deben existir criterios o normas las cuales quieren
determinar
los requisitos que deben reunir los insumos (Calidad y cantidad esperada de los
productos).
RETROALIMENTACIN
Esto se representa por canales de comunicacin que brindan informacin sobre los
resultados del proceso del control. Luego de comprobar los hechos reales de los
previstos,
entonces van a existir dos tipos de retroalimentacin, la negativa y la positiva.
La negativa se refiere al flujo de informacin sobre errores en la informacin los aciertos
alcanzados, las acciones desarrolladas de acuerdo a los estndares o normas
establecidas
de antemano. Cualquiera de los dos tipos de retroalimentacin es importante. La
negativa sirve para proyectar el mejoramiento del sistema y adems exigiendo la
retroalimentacin canales externos para permitir un flujo de informacin dinmica y
ptima.
REQUISITOS DE LA INFORMACION
Su objetivo primero es proporcionar datos e informacin para satisfacer las necesidades
de la empresa o la institucin. Para que la informacin pueda constituirse efectivamente
en un instrumento de anlisis para la formulacin de polticas, la planificacin, la
ejecucin y el control de las actividades de una organizacin debe de reunir
determinados requisitos.
La oportunidad: La informacin debe proporcionarse a los usuarios en tiempo y forma
(lugar oportuno y conveniente), de lo contrario pierde valor como instrumento a la hora
de la toma de decisiones.
La claridad: Para que sea de esa forma se debe utilizar un lenguaje concreto o
especfico, presentando los informes o resmenes que permitan una rpida
interpretacin de la informacin.
La Uniformidad: Est relacionado con los criterios tcnicos que deben ser uniformes
dentro de las unidades de procesamiento, ya sea para la registracin, las cifras o los
cdigos a ser utilizados.
La periodicidad: Se refiere a que la informacin debe proporcionarse en forma
sistemtica y peridica de acuerdo a las necesidades del usuario.
La confiabilidad: Se debe reflejar exactamente tanto los aspectos o las operaciones
que se quieren comunicar.
La selectividad: Es proporcionar informacin especfica y adecuada es decir, que debe
ser dosificada en cantidad y en calidad.
FUENTES DE INFORMACION EN RELACION A SU UBICACION:
Sistema centralizado o descentralizado:
La centralizacin de la informacin permite una mayor capacidad de tratamiento y

utilizacin de la informacin, por lo tanto una mejor administracin de los Recursos

Humanos y materiales con que cuenta la unidad administrativa. Si la organizacin es de
cierta envergadura, la complejidad en el funcionamiento del sistema, puede ocasionar
demoras en la entrega de la informacin, lo que le resta utilidad a la misma.
La descentralizacin tiene un mayor beneficio por la posibilidad de asegurar la
oportunidad de la informacin, pues se origina cerca de la oficina y permite brindar una
informacin en forma autnoma, pero hay una desventaja y es que multiplica y
almacena la informacin en las distintas unidades administrativas lo que incide en los
costos de un sistema de informacin. Esto se debe a que cada unidad tiende a
fotocopiar lo que se hizo en otra oficina, multiplicando la informacin y los materiales
utilizados.
Centralizacin y descentralizacin de la oficina o Unidad de Administracin Documental.
Se puede hablar de centralizacin fsica o funcional. Es fsica cuando el trabajo de
oficina se realiza en un solo lugar, y es funcional cuando las actividades tienen lugar en
la oficina de origen y la planificacin, la coordinacin y el control dependen de un
departamento administrativo o de un director.
Se habla de descentralizacin cuando cada unidad o departamento administrativo
realiza sus actividades en forma independiente no existiendo la planificacin ni la
coordinacin a nivel general de la empresa.
Lo importante es adoptar un sistema de administracin de documentos en
base a la estructura orgnica y a la cantidad de unidades administrativas que
conforman una estructura orgnica y a las caractersticas o necesidades de
cada empresa o institucin.
Desde el punto de vista empresarial la descentralizacin, tiene como objetivo el control
porque es un medio que permite mantener a los funcionarios responsables cerca de las
tareas operativas, posibilitando la aceleracin de toma de decisiones, simplificando la
comunicacin, reduciendo a un mnimo los trmites y en definitiva permitiendo dirigir a
los responsables de los departamentos lo que permite delegar cierta autoridad y
tambin responsabilidades.
Unidad de Administracin documental en el rea pblica.
Antiguamente la actividad de administracin documental se llamaba mesa de entrada y
salida, o registr trmite y archivo.
Actualmente podemos definir que la unidad de administracin documental es un
conjunto de tcnicas, normas y principios que se relacionan con el
tratamiento de los documentos que se procesan en cualquier organizacin.
Objetivos de la Unidad de Administracin documental.
Es un sistema de apoyo a la organizacin y tiene como objetivos:
1. Establecer los procedimientos para ejecutar rpidamente los trmites de
los documentos que se procesan.
2. Proporcionar informacin cierta y rpida de los documentos que tramitan.
3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
1. Recepcin y Orientacin.
2. Registro y Distribucin.
3. Archivo.
El nivel jerrquico de la Unidad de Administracin Documental va a estar dado de
acuerdo al volumen o complejidad de los asuntos que procesa. Como vemos en el
cuadro la estructura tiene dos niveles que pueden darse de la siguiente forma: Divisin
y departamentos, o departamentos y secciones. Esta estructura es para manejar
alrededor de 100 documentos diarios. Tambin puede dividirse en secciones y reas de
trabajo o ser pequeas unidades, por ejemplo en el interior de la repblica lo hace solo
una persona. Esta estructura se puede usar tanto para un sistema manual y/o un
sistema computarizado.
La unidad de administracin documental tiene a su cargo la recepcin
externa, la numeracin, la regulacin del trmite interno, despacho interno y
archivo de los documentos ya sea recibidos o emitidos por el organismo.
Funciones de la Unidad de Administracin documental.
1. Orientar a los usuarios sobre el encausamiento de sus funciones,

2. Numerar y registrar los documentos recibidos o emitidos.

3. Distribuir internamente los documentos recibidos o emitidos.
4. Registrar el movimiento de los documentos.
5. Suministrar informacin sobre la ubicacin de los documentos.
6. Expedir a su destino externo los documentos cuando ello corresponda.
7. Archivar los documentos de los cuales se haya dispuesto su archivo.
8. Efectuar recomendaciones referentes a criterios para la conservacin y
distribucin de
los documentos.
9. Depuracin de archivos.
10. Transferencia de documentos.
11. Implantacin de sistemas de microfilmacin o computacin para los
archivos.
Unidad de administracin documental. (Segundo Nivel).
En un sistema manual est compuesta por 8 reas. La primera unidad es de recepcin y
orientacin.
rea de recepcin y orientacin. Funciones. (rea 1 Unidad I)
1. Orientar a los interesados sobre la forma de presentar sus escritos.
2. Sealar las dificultades sustanciales, formales o fiscales de los escritos que son
presentados por particulares y admitirlos aunque merezcan observaciones de forma o
contenido.
3. Recibir documentos de usuarios del correo y de otros organismos pblicos o privados.
4. Foliar y dejar constancia de la fecha, hora de presentacin, nmero de hojas,
mencin de los documentos que acompaan al escrito.
5. Agregar cartula y hoja de tramitacin.
6. Numerar correlativamente y en forma conjunta con los documentos que no se
hubieran registrado. Se debe de entregar al interesado una tarjeta de identificacin
donde constan los datos que identifican al documento para futuras consultas.
7. Informar al jefe de la unidad sobre aquellos documentos que por su trascendencia o
urgencia dejan de ser conocidos en forma inmediata por los jerarcas.
8. Determinar los escritos.
rea 2 Unidad I.
Extractos: En esta unidad se redacta y dactilografa los extractos de los documentos.
rea 3 Unidad I.
Clasificacin y trmite: Clasificar el documento ingresado indicando las secuencias de
las unidades administrativas donde se substanciara el documento en la hoja de
tramitacin. El primer paso de un documento se va a hacer a travs de un sello.
rea 4 Unidad I.
Relacin de asuntos entrados: Se confecciona diariamente con los nmeros de
expedientes u otros documentos, el origen y extracto del asunto.
Registro y distribucin. (rea 5 Unidad II)
Funciones:
Confeccionar fichas temticas, patronmicas, numricas o de trmite con documento
ingresado.
Mantener al da los ficheros en orden alfabtico ya sea temtico o patronmico y
ficheros por el nmero del documento o el trmite.
rea 6 Unidad II.
Se deben de centralizar las fichas numricas o de trmite de acuerdo a las secuencias
en las
U.A.D. de los documentos registrados y adems informar la ubicacin del documento.
rea 7 Unidad II Distribucin.
Funciones:
Hacer la relacin de los expedientes remitidos a las dependencias que deban tomar
actuacin en los mismos.
Organizar el reparto de los documentos.
Archivar la relacin de expedientes remitidos debidamente formada y en forma

cronolgica.
rea 8 Unidad III Archivo.
Funciones:
Guardar los documentos que deban archivarse por nmero y por ao.
Entregar los documentos archivados bajo recibo y por decisin superior.
Dar vista autorizada de documentos archivados.
Desglosar previa autorizacin los documentos agregados a expedientes ya archivados.
Mantener los archivos actualizados y ordenados.
Efectuar depuraciones peridicas de acuerdo a los criterios impartidos.
Unidad I (Sistema computarizado).
Recepcin y orientacin.
Cambia con respecto al sistema manual en que se agrega cartula y hoja de
tramitacin en forma unificada.
Clasificacin y trmite.
Es igual al sistema manual. (rea 2). Esta unidad tiene tres reas menos con respecto a
la manual.
rea 3. Registro y reguladora de trmite.
Pasa a ser el rea principal porque aqu se pasa toda la informacin necesaria para
formar una base de datos. Es un rea clave y centralizadora de toda la tarea de la
unidad.
Funciones:
Ingresar al computador los datos de cada documento (Ao, unidad ejecutora, o cdigo
de identificacin del organismo si no pertenece a la administracin pblica).
Tipo de documento.
Nmero de expediente.
Anexos, fecha.
Organismo o usuario solicitante.
Asunto.
Indicacin de la unidad hacia dnde va a ser remitido.
Imprimir la cartula con los datos ya ingresados y agregarlos al documento.
Imprimir la relacin de expedientes remitidos indicando el destino de los mismos
Actualizar los movimientos de los expedientes en base a la relacin de los asuntos
remitidos de la seccin.
Informar sobre la ubicacin del documento.
rea IV. Unidad 2.
Distribucin.
dem sistema manual.
rea V. Unidad 3.
Archivo.
dem sistema manual.
El sistema computarizado implica la impresin de cartulas, relacin de expedientes
remitidos en forma interna, relacin de asuntos entrados, movimiento de los
expedientes y
dar informacin a los usuarios y a la propia organizacin.
En la hoja de tramitacin se indica la secuencia de las unidades administrativas que
participan en la substanciacin del documento permitiendo remitir el mismo de una
unidad a
otra sin pasar por la Unidad de Administracin Documental.
Las unidades administrativas van enviando la relacin de expedientes remitidos a la
U.A.D.
Esta es la forma de comunicacin que permite actualizar el destino del documento en la
base de datos y es en esta instancia que acta como reguladora de trmite.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Comprende la concepcin, gestacin, el nacimiento, la vida, la destruccin o la
transferencia a un archivo para su conservacin permanente. Cul es el objetivo? Dar
el tratamiento adecuado a cada documento dentro de las distintas fases, para el uso
que van a requerir de l.

Tres fases:
Pre - Archivstica.
Administra.
Histrica.
Fase Pre - Archivstica
Se llama as porque el documento est dentro de las oficinas y es donde los papeles se
van acumulando para formar una pieza documental.
- Gestacin: Se refiere al futuro documento, por ejemplo un formulario. Cualquier
documento deber pasar por un momento en que es planificado en su diagramacin
para su utilizacin en el proceso del trmite. Se debe sealar que es donde se hace
imprescindible la normalizacin de los formularios para lograr economa y eficiencia en
las distintas unidades administrativas.
- Momento de Trmite: Es cuando se inicia una accin administrativa o judicial.
Comienza con la firma del solicitante y termina con la firma del otorgante. La
tramitacin se inicia con la primera gestin o trmite. Dura todo el tiempo en el que se
van acumulando los datos, testimonios, o antecedentes y concluye con la firma que da
inicio a la vigencia. Todo documento pasa por distintas etapas que deben ser cumplidas
en la administracin y tambin por parte del interesado para poder llegar a un negocio
administrativo.
Fase Administrativa
Es la que comprende todo el tiempo en que el documento completo y formal interesa a
la administracin de la institucin que lo cre, y tambin al iniciador. Los documentos
se crean para que sirvan a la institucin y al interesado. Desde este punto de vista esta
es la fase ms importante del documento.
- Vigencia: abarca todo el tiempo en que el documento acta cumpliendo lo que
expresa su texto. Es capaz de obligar, de intimar, de certificar, comunicar o defender
derechos.
Comienza con la firma del otorgante y es cuando el documento sirve para el fin para el
que fue creado. Concluye cuando el documento perdi su capacidad de certificar, de
intimar o de obligar.
- Formas de concluir la vigencia: La variedad de los tipos documentales implica que
se den distintos motivos para que finalice la vigencia. Una forma es cuando en los
documentos se indica en su texto el trmino de la vigencia. Ejemplo: Contratos.
Concluyen su vigencia por la creacin de otro documento (Contradocumento).
- Precautoria: Este es un tiempo durante el cual se concede al otorgante y al
peticionario o al destinatario la posibilidad de rever algn aspecto o parte del
documento sirviendo tambin como un antecedente directo de otro documento. Es el
tiempo en el que se pueden detectar posibles fraudes o se puede consultar al
documento para saber los asuntos que contiene.
Sirve este plazo para posibles reclamos. Este plazo procede a la prescripcin del
documento.
La prescripcin es el agotamiento o termino del derecho a reclamo, reivindicacin o
accin administrativa o judicial. Es el tiempo por el cual en ciertas condiciones se puede
adquirir o modificar sustancialmente un derecho. Luego de la prescripcin el documento
no permite reclamo por parte de nadie. Deja de interesar al iniciador, por lo tanto la
institucin lo desafecta o lo retira pero no implica la destruccin del documento.
Fase Histrica
Se inicia cuando se decide conservar en forma permanente un documento luego de
finalizado el plazo precautorio. Los otros documentos que no fueron seleccionados, no
llegan a esta fase y son eliminados. La guarda permanente no tiene plazo de
finalizacin.
Ejemplos
- Cheque: Se diagrama el formulario donde se incorporan normas de seguridad.
(Gestacin)
- Trmite: Cuando se distribuyen y se usan las chequeras.
- Vigencia: Se inicia con la firma del titular de la cuenta y se cierra con el cobro del
cheque.
- Plazo precautorio: Sirve para salvar eventuales reclamos o para detectar fraudes.
- Planos de una casa: El arquitecto es el que hace los clculos y la Intendencia los

aprueba. (Gestacin)
- Vigencia: Cuando se comienza a construir la casa y mientras est en pie.
- Plazo precautorio: Hasta que la casa quede en ruinas.
- Documentos sobre lmites de estados: Tramitacin extensa. (Gestacin)
- Vigencia: Mientras no se modifiquen los lmites.
- Plazo precautorio.
- Fase Histrica: Todos los documentos sobre lmites de estados pasa por la fase
histrica; son parte del patrimonio de la humanidad.
CARACTERSTICAS FASES
Documentos corrientes o activos. Fase Pre - Archivstica. (1)
Documentos semiactivos o semicorrientes. Fase Administrativa. (2)
Documentos no corrientes. Fase Histrica. (3)
LUGAR DE CUSTODIA
1. Oficina o archivo de gestin.
2. Archivo administrativo.
3. Archivo histrico o gral.
FUNCIONES
Documentos corrientes o activos.
1. Documentacin en trmite, producto de las actividades de la institucin.
2. Utilizacin documental constante.
3. Seleccin documental espordica.
Documentos semiactivos o semicorrientes.
1. Es el tiempo en que el documento permite actuar cumpliendo con lo que el texto o
sub texto expresa, ya sea para obligar, certificar, intimar, etc.
2. El tiempo durante el cual el otorgante y el destinatario tienen la posibilidad de volver
a ver algn aspecto del documento.
3. El momento que precede a la prescripcin misma.
Documentos no corrientes.
1. Se custodian los documentos de valor permanente. (rea cientfica, cultural,
histrica, etc.)
COMUNICACIN - INFORMACIN - DOCUMENTO.
La comunicacin y la informacin concreta porque toda relacin humana junto
con sus actividades su pone una forma de comunicacin.
El conocimiento comienza con una informacin sobre lo que se piensa y se hace,
permite que ella sea comunicada y utilizada en el futuro, si esa informacin se registra
en un soporte material. (Ejemplo: Papel, disquetes, adquiriendo as el carcter de
documento).
Las actas documentales estn referidas a como crear, registrar, seleccionar y conservar
la informacin que contienen los documentos.
Hay diversas formas de comunicacin, pero en todas ellas se encuentran partes:
- Emisor o fuente: Puede ser una persona, una institucin, un grupo de trabajo. Es el
trasmite el mensaje.
- Receptor: Recibe el mensaje.
- Canal: El mensaje es trasmitido a travs de este. Es el medio o soporte.
- Cdigo: Conjunto de signos a travs del cual el emisor y receptor lo conocen y
utilizan el mismo lenguaje.
Las comunicaciones escritas poseen mtodos de transmisin que posibilitan llevar
ideas, informes, datos que permiten ser entendidos por las personas que reciben la
comunicacin.
Se da a nivel de toda organizacin, o grupo de trabajo.
La comunicacin escrita posee informacin que facilita las soluciones sobre distintos
aspectos de la institucin, as como la toma de decisiones a nivel gerencia o
presidencial de las organizaciones.

CONCEPTO ETIMOLGICO DE DOCUMENTO

Proviene del latn documentum, significa ensear o enseanza, leccin. Deriva de
Docere (Verbo).
El sentido actual de la palabra, aparece en castellano por primera vez en 1786.
Significa
escrito que contiene informacin fehaciente (Verdica o testimonial).
CESAR GUTIERREZ MUOZ
De la definicin o concepto etimolgica podemos rescatar que el documento ensea. En
el
sentido ms amplio es cualquier cosa que sirva para ilustrar y comprobar algo. Puede
ser el mundo, naturaleza de la cultura. por este modo o acepcin las palabras se
consideran documentos, todos los minerales, los vegetales y lo creado por el hombre.
FIN Y HOURCADE
Documento es todo aquello que bajo la forma relativa de permanencia, puede servir
para conservar o suministrar informacin. El documento como objeto de estudio, es
compartido por varias reas del conocimiento como la archivstica, la historia, la
paleografa diplomtica (Autenticidad de documentos), antropologa, etc.
DIFERENTES CONCEPTOS DE DOCUMENTO
AURELIO TANODI (Argentino).
Vida comn: Documento personal, que acredita la autenticidad de la persona.
Pagar: Garantiza que se debe pagar la obligacin contrada.
Archivo: Soporte que contiene un texto que el responsable de una actividad
administrativa de una entidad, y efectuada en cumplimiento de sus objetivos y
finalidades de la actividad administrativa.
Este autor toma documentos en un sentido extenso, estn referidos a opiniones
internas y externas de la institucin y que pueden ser de carcter contable, financiero o
jurdico y que dan prueba sobre derechos y sobre obligaciones.
NURIA AMAT HOGUERAL
Lo considera, al proceso de reunir documentacin sobre un tema determinado y al
tratamiento de esos documentos que pueden ser para la difusin o para la informacin
inmediata y que se denominan documentos cientficos.
- Documentacin: Ciencia que estudia el proceso de comunicacin de las fuentes
documentales con objetivo de obtener nuevos conocimientos.
Esta autora nos dice que un documento es todo conocimiento fijado materialmente
sobre un soporte y que puede ser utilizado para estudio, consulta o trabajo.
Lo considera como una herramienta indispensable para dar conocimiento de hechos y
trasmitir ideas, conocimientos o testimonio de los hechos. Tambin permite la
comunicacin humana y puede materializar los conocimientos humanos posibilitando
crear memoria colectiva. Si no existiera documentacin no existira la historia.
PUNTO DE VISTA ARCHIVISTA
VICENTA ALONSA CORTS
Documento es un escrito que ilustra acerca de algn hecho. Es un testimonio de la
actividad del hombre fijado en un soporte perdurable. Los lmites en cuanto a soporte
se entiende, si constituyen un testimonio.
Comit de la terminologa archivstica de la asociacin de archivistas brasileos y
comisin de archivologa de la asociacin brasilea de normas tcnicas Documento es
un registro de una informacin independientemente de la naturaleza del soporte que la
contiene.
UNESCO
- Programa gestin de documentos:
Documento como informacin registrada, cualquiera sea la forma o el medio que haya
sido
creada, recibida y conservada; por un organismo, institucin o individuo en
cumplimiento de
sus obligaciones, en virtud de una transaccin de negocios de cualquier ndole.
EDUARDO COUTURE (Definicin Jurdica)
- Definicin jurdica:

Es un objeto normalmente escrito en cuyo texto se consigna o representa alguna cosa

apta para esclarecer en hecho, o donde se deja constancia de la manifestacin
(Humana) de la voluntad que produce efectos jurdicos.
CODIGO CIVIL - ARTCULO 1574.
- Documento pblico:
Instrumento pblico revestido de carcter oficial, redactado, expedido por un
funcionario competente segn formas requeridas dentro del lmite de sus obligaciones.
- Documento privado:
Se manejan dentro de actividades de particulares sin intervencin del estado.
- Documento Administrativo:
Conjunto de operaciones documentarias. Informa a los agentes de la administracin
pblica.
Permite tomar decisiones con conocimiento de causa, sirve de vehculo para dar cuenta
de
sus servicios a las colectividades y divulgar recientes conquistas del conocimiento
humano.
ANTONIA EREDIA
Es un registro de informacin independiente del soporte fsico, abarca todo. Puede
trasmitir
el conocimiento humano, todo lo que este sometido a la intervencin de una
inteligencia
ordenadora.
Testimonio de la actividad del hombre, fijado en un soporte perdurable, que contiene
informacin, por eso nos sirve para dar noticia de un hecho.
Elementos para que sea un documento:
- Soporte material.
- Un medio: Forma de trasmitir.
- Contenido: La informacin.
PUNTO DE VISTA DEL CONOCIMIENTO
Documento es la formalizacin del conocimiento, da origen a diferentes tipos de
documentos
mentales.
Es un saber fijado por la escritura, un saber con intencionalidad para su uso y
aprovechamiento.
CONCLUSIN
Es un medio de la fijacin de la cultura de los pueblos, es fuente de informacin
consolidada,
un instrumento de comunicacin. Es la representacin ordenada del conocimiento que
puede
ser usado rpidamente. Es un objeto fsico de carcter probatorio, con una finalidad
informativa que permite la proyeccin histrica, el patrimonio documental nacional. El
origen
est dado por los hechos, el conocimiento, las ideas, actividades o datos.

CUESTIONARIO PRUEBA SELECTIVA. TECNICO AUXILIAR ARCHIVO

1.la operacin de dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos, o series, de
tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de la estructura de un fondo se
denomina:
a. clasificacin
b. ordenacin
c. reunin
d. indizacin
2.los tipos de clasificacin son:
a. por materias, por fechas y por autores
b. por materias y por lugares
c. funcional, orgnica y por materias
d. ninguno de los tipos anteriores
3.el cuadro de clasificacin de fondos se basa en los siguientes niveles:
a. fondo y seccin
b. seccin, subseccin y serie
c. fondoy serie
d. seccin y subseccin
4.el instrumento de descripcin de todas las unidades del fondo siguiendo su organizacin en series
documentales se denomina:
a. gua
b. inventario
c. catalogo
d. registro
5. el instrumento que describe ordenadamente y de forma individualizada las unidades archivistitas
de una serie o de un conjunto documental sin necesidad de respetar la ordenacin en el deposito se
denomina:
a. gua
b. inventario
c. catlogo
d registro
6. segn la ISAD(G) la informacin sobre valoracin, seleccin y eliminacin se consigna en
a.el rea de mencin de identidad.
b. el rea de contexto
c. el rea de contenido y estructura

d.el rea de condiciones de acceso y utilizacin

7. segn la isad(g) la situacin legal se consigna en
a. rea de mencin de identidad,
b. rea de contexto
c. rea de contenido y estructura
d. rea de condiciones de acceso y utilizacin
8. segn la isad(g) la historia administrativa y biogrfica se consigna en
a. rea de mencin de identidad
b. rea de contexto
C. rea de contenido y estructura
D. rea de condiciones de acceso y utilizacin
9. segn la isad(g) el nombre del productor se consigna en:
a. a de mencin de identidad
b. a de contexto
c a de contenido y estructura
d. a de condiciones de acceso y utilizacin
10 un archivo se debe organizar
a. por materias
b. siguiendo el principio de procedencia
c. por autores del documento
d por fechas
11. el archivo histrica nacional se funda en
a. 1866
b. 1966
c.1802
d.1901
12Cul de estos archivos u organismos forma parte del sistema espaol de archivos?
los archivos generales militares de Segovia, Madrid, Guadalajara y vila
.el sistema archivistito de defensa
archivo general de marina
ninguno
13. el archivo histrico conserva la documentacin:
a. hasta que se hace un expurgo definitivo
b.durante 5 aos
c.durante 15 aos
d. de forma permanente
14. el archivo que gestiona los documentos en fase de tramitacin se denomina
a. archivo de gestin
b. a administrativo
c. a intermedio
d. a histrico
15. Cundo se desarrollan los archivos de estado?
a. edad media
b. antiguo rgimen
c. s 19
d. s 20

16la tarea especifica del archivo intermedio es

la descripcin
b. la conservacin
c.la seleccin
la identificacin
17. el sistema de archivos de la administracin viene regulado por
a. decreto 914/1969
b. d.514/1979
c. d 814/1969
d. d 567/1972
18. el sistema de archivos de la administracin define los siguientes tipos de archivo:
a. el archivo de oficina , el archivo central y el archivo histrico
b. los archivos pblicos y privados
c. el archivo de oficina, el archivo central, el a. intermedio y el a. histrico
d.los a. nobiliarios y los histricos
19.el archivo general de la administracin se fundo en
a. 1969
b.1979
c.1959
d.1961
20.el estudio de las escrituras antiguas trazadas sobre soportes duros se denomina
a. paleografa
b. epigrafa
c. diplomtica
d. sigilografa
21. Cmo se denomina la combinacin de un soporte y la informacin registrada en l que pueda ser
utilizado como prueba o para consulta?
a. manuscrito
.registro
c. documento
d.archivo
22.clase, tipo, formato, cantidad y forma son
a. caracteres internos del documento
b. c externos del doc
c. c. internos del soporte
d. c externos del soporte
23. en el ingreso de documentos en el archivo seale un procedimiento errneo
a. transferencia
b. comodato
c. expropiacin
d. identificacin
24.que otro registro tiene la misma estructura que el registro general de entrada de documentos?
A el registro de expurgos
b. el r. de transferencias
c. el r. de prestamos

d.el r. de depsitos
25. la accin de aadir unidades documentales, expedientes, o series, al conjunto al que pertenecen
originariamente, cualquiera que sea la causa que haya motivado su separacin se denomina:
a. ingreso de fondos
b.archivo
c. incorporacin de documentos
d. transferencia
26. los fondos deben de ingresar siempre en el archivo acompaados de
a. la relacin de contenido
b. el inventario cuantitativo
c. la relacin de entrega
d. el registro de fondos
27. segn la isad(g) la forma de ingreso se consigna en
a. rea de mencin de identidad
b. a de contexto
c a de contenido y estructura
d. a de condiciones de acceso y utilizacin
28que es la transferencia?
la instalacin de documentos en el archivo histrico
. el cambio de ubicacin de los documentos en el archivo tras su ordenacin
. el ingreso ordinario de fondos en un archivo
ninguna de las tres anteriores
29. la estructura jerrquica y lgica de una organizacin que refleja las funciones y las actividades
que generan la creacin o la recepcin de documentos, se denomina
a. inventario.
b. cuadro de seleccin
c. cuadro de clasificacin
d. catalogo
30. Cmo se denomina la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir y apreciar los valores
inherentes a los documentos y su gradacin?
a. valoracin
b. seleccin
c. conservacin
d eliminacin
31.la tarea por la cual se determina el destino de los documentos a partir de su valor se denomina.
a. valoracin
b. seleccin
c conservacin
d. eliminacin
32.el resultado final de los trabajos de valoracin y conservacin es
a. expurgo
b. ordenacin
c. calendario de conservacin
clasificacin
33. las actas de asambleas, reuniones, escrutinio y Asuncin de cargos son

a. documentos informativo de valor predecible

b. doc. dispositivos de origen superior
c .doc. dispositivos de valor predecible
d. docs. testimoniales de valor predecible
34. en las transferencias, la relacin de entrega.
a. se elabora solo en aquellas series mas antiguas
b.se elabora siempre
c. nunca se elabora
d. se elabora solo en las transferencias del archivo central al intermedio
35. la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir, o apreciar, los valores inherentes a los
documentos y su gradacin se denomina
a. identificacin
b. apreciacin
c. seleccin
d. valoracin
36.los conceptos ciclo vital del documento y fases del archivo van unidos indisolublemente.
a. a la clasificacin
b. a la catalogacin
c. al expurgo
d. a la ordenacin
37. de quien es la responsabilidad directa de la eliminacin de documentos?
a. del archivo de oficina
b. del a. intermedio
c. del a. histrico
d. de la junta de archivos
38. como se denomina tambin el cuadro de expurgo
a. cuadro de seleccin
b. c de valoracin
c c de clasificacin
d. c orgnico
39. la seleccin por muestreo es un mtodo de
a. identificacin
b. clasificacin
c. expurgo
d. catalogacin
40 la tarea por la cual se determina el destino de los documentos a partir de su valor se denomina
a. valoracin
b. seleccin
c. ordenacin
d. identificacin
RESULTA DOS
1A ; 2C; 3B ; 4B; 5C ;6C ;7D ; 8B; 9B; 10B; 11AC; 12C; 13D; 14A; 15B; 16C; 17A; 18C: 19A

20B; 21C; 22B; 23D; 24D; 25C; 26C; 27B; 28C; 29C; 30A; 31B; 32C; 33D; 34B; 35D; 36C; 37B
38A; 39C; 40B