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EXCEL
2007
MICROSOFT EXCEL
INTRODUCCIN
Las hojas de clculo aparecen como respuesta a las mltiples necesidades de los
usuarios, que tenan que trabajar con datos repetitivos para obtener resultados
inmediatos en funcin de clculos muchas veces complejos, desde el punto de vista
manual.
La primera hoja de clculo en aparecer es el VISICAL de la Apple. Posteriormente, y,
debido a la masificacin de las computadoras personales de tecnologa IBM, aparece
el LOTUS 123 de la casa Lotus. Con la aparicin del entorno grfico de Windows,
aparecen muchas hojas electrnicas y como fruto de esa lucha, aparece la hoja de
clculo denominada EXCEL, que desde 1996, domina este entorno grfico.
Debido a la relativa facilidad de manejo, las hojas de clculo, aparecen como
respuesta a millares de organizaciones y personas que invierten su tiempo en la
elaboracin de proyectos, tablas y generacin de valores basados en variables, lo que
constituye su principal carga operacional. Excel sustituye, naturalmente, el proceso
manual o mecnico de escritura y clculo de valores numricos. Para trabajar con la
hoja de clculo Excel, no es preciso poseer conocimientos en programacin ni
informtica, solamente debe conocer la aplicacin en la que se desenvolver y las
instrucciones bsicas de la hoja electrnica.
Excel es un componente del paquete Microsoft Office. Su ventaja ms importante es
que puede realizar clculos muy sofisticados en muy poco tiempo, realizar grficos
con los datos primarios o calculados de la hoja y presentarlos en un formato especial.
Est organizado en forma de matriz, donde sus 16.384 columnas estn identificadas
por las letras del abecedario y la combinacin de ellas. Tiene 1.048.576 filas en total,
caractersticas que se especifican para cada una de las hojas.
Un documento en Excel toma el nombre de Libro y puede estar formado por
diferentes hojas, las cuales pueden tener formatos diferentes dentro del mismo libro.
de la ventana principal de
Barra
de
Ttulo
Barra
de
Men
Grupo del
Portapapeles
Barra de
Herramientas
personalizada
Barra de
Frmula
s
Celda
Grupo
de
Fuente
Grupo de
Alineacin
Grupo
de
Formato
de
Nmero
Grupo
de
Estilos
Grupo
de
Celdas
Grupo de
Modificar
Hoja de
Trabajo
Barras de
desplazamiento
Barra
de
Estado
Zoom
Botones de
presentacin
Libro (Book)
Un documento de Excel, recibe el nombre de Libro, en donde, cada hoja es manejada
como si se tratase de un documento diferente. En la mayora de los casos, solamente
se trabaja con la primera hoja del libro. Por ello, es recomendable que en lugar de
crear cinco libros para controlar las actividades financieras de una Empresa, se creen
cinco hojas dentro de un libro.
Etiquetas de pginas
Se encuentran en la barra de divisin de etiquetas, que aparece en la parte inferior de
la pantalla y que dan la idea de que el libro de Excel es una especie de agenda. Sirve
para seleccionar la hoja de trabajo dentro del libro y estn identificadas como Hoja1
(Sheet 1), Hoja2 (Sheet 2), aunque, como se indic anteriormente, estos nombres
pueden ser cambiados, de acuerdo a las necesidades del usuario.
Barra de frmulas (Formula Bar)
Su funcin es mostrar el contenido de la celda actual y permitir la edicin del
contenido de la misma (Presionando la tecla F2).
Barra de estado
Su funcin es presentar mensajes de orientacin o advertencia sobre los procesos que
estn siendo ejecutados, as como el estado de algunas teclas, como por ejemplo, si la
tecla Bloq Num est activada o desactivada, etc.
Estos, entre otros, son los elementos ms importantes dentro de una hoja de Excel.
Cabe sealar que, para desplazarse dentro de la hoja, se puede hacer con el Mouse o,
simplemente, presionando las teclas de movimiento de cursor, segn se detalla en el
siguiente cuadro:
TECLA
Flecha a la derecha
Flecha a la izquierda
Flecha arriba
TECLA
Flecha abajo
Flecha a la abajo
CTRL + Flecha a la arriba o FIN + Primera lnea de la columna actual
Flecha a la arriba
RePag
AvPAg
ALT+RePag
ALT+AvPag
CTRL+Retroceso
CTRL+Inicio
Ir a la celda A1
F5
Cuando se inicia una sesin de trabajo en Excel, seguramente se desea continuar con
un trabajo guardado previamente. Para esto, hay que utilizar la opcin Abrir (Open)
, opcin Guardar
O bien, presionar la
.
Cuando se guarda el libro por primera vez, Excel muestra un cuadro de dialogo en el
que debe especificar la Carpeta (Folder) (Directorio), en la que desea guardar el
libro o la unidad.
En el recuadro Nombre del archivo (File name), escribir el nombre que quiere dar a
su libro. Clic en el botn Guardar (Save).
Si el libro ya fue guardado anteriormente, al presionar o seleccionar la opcin guardar,
el sistema slo guarda la nueva versin del libro sin volver a solicitar el nombre.
dar el Nombre de archivo (File name) y dar clic en el botn Guardar (Save).
Cerrar un libro
o dar clic en
:
El sistema cierra el libro y, si era el ltimo que estaba abierto, queda listo para abrir
uno nuevo o salir de Excel.
Otras opciones del men Archivo
profundidad ms adelante; sin embargo, se indica brevemente para que sirve cada una
de ellas:
Opciones de Impresin
Una vez terminada la elaboracin del libro, se puede imprimir el trabajo. Para ello,
Excel provee las herramientas necesarias para configurar la pgina de impresin,
establecer los mrgenes y la orientacin de las hojas. Incluso, es posible ver la forma
como saldr impresa cada hoja antes de mandar a la impresora.
Una vez dadas estas caractersticas se est listo para ordenar imprimir y, al hacerlo,
especificar el tipo de impresora, la cantidad de copias y si se quiere imprimir toda una
pgina o parte de ella.
Para mayor informacin, ver el tema IMPRESIN DE TRABAJOS, en donde se
detallan esas opciones.
Opciones de Envo
Excel no slo permite imprimir los trabajos, sino que tambin permite enviarlos a
otras personas por medio de las opciones de envo (Send), mediante las cuales se
especifican las propiedades para que la informacin se transmita en forma apropiada.
Por ejemplo dentro de las opciones de propiedades del documento, tenemos opciones
tales como, Autor, ttulo, Asunto, Palabras clave, Categora, Estado y Comentarios.
Cuando se est elaborando una hoja de trabajo, sin darse cuenta se realizan acciones
que posiblemente borren o daen los datos originales, pero no hay que preocuparse,
ya que Excel tiene las herramientas necesarias para restablecer la hoja de clculo a las
condiciones que estaba antes de efectuar la ltima accin.
de la
Otras veces, se necesita repetir el mismo paso, presionando el botn Repetir (Redo)
de la Barra de Herramientas de acceso rpido, tambin, con la
combinacin de teclas Ctrl+Y.
Opciones de manejo de celdas
Cuando se construye una hoja de trabajo, es necesario repetir el contenido de ciertas
celdas, quitar el contenido de algunas para ponerlo en otras.
Antes de ejecutar
Del Men Inicio (Home), opcin Portapapeles (Clipboard), elegir Opcin Copiar
(Copy) o, tambin con la combinacin de teclas Ctrl+C.
Del Men Inicio (Home), opcin Portapapeles (Clipboard), elegir Opcin Cortar
(Cut) o, tambin con la combinacin de teclas Ctrl+X.
Una vez que se ordena cortar o copiar el contenido de las celdas, es necesario pegarlo
en el lugar requerido. Para esto, se debe ubicar el cursor en esa celda y presionar la
opcin Pegar (Paste) del Men Inicio (Home) o tambin con la combinacin de
teclas CTRL+V.
Existen varias formas de pegar el contenido de las celdas, mediante la opcin Pegado
Especial (Paste Special) del Men Pegar (Paste).
Mover o Copiar (Move or Copy): Permite copiar una hoja de trabajo a otro libro. En
el cuadro de dilogo que aparece, se debe especificar el nombre del libro al cual desea
copiar. Para acceder a este men debemos ubicar el cursor en la hoja que deseamos
copiar y con el botn derecho del mouse elegir Mover o copiar (Move or Copy).
Opciones de bsqueda
Excel permite buscar el contenido de una celda por medio de la opcin
Buscar y Seleccionar (Find & Select), el mismo que se encuentra
ubicado en el grupo de Modificacin (Editing) del Men Inicio (Home),
despus de especificar en la ventana de bsqueda el texto por el cual se
desea ubicar a la celda.
Otra opcin importante que Excel provee, es la opcin Reemplazar (Replace), que
adems de buscar el contenido de una celda puede reemplazarlo por otros valores. Se
debe especificar el texto que se desea buscar y el texto por el cual se desea
reemplazar; si existe ms texto idntico en otras celdas se puede reemplazarlos
presionando el botn Buscar siguiente (Find next).
Se puede ubicar en una celda en especial a travs de la opcin Ir a (Go to). Solo hay
que ingresar la direccin y Aceptar (Ok) y el cursor se ubicar en dicha celda.
Donde:
Fuente (Font), con estas opciones nos permiten cambiar el tipo de fuente, el tamao
de la fuente, aumentar o disminuir el tamao de la fuente, aplicar negrita, cursiva,
subrayado, bordes, color de relleno, color a la fuente.
Estilos de Celda (Cell Styles), aplica rpidamente un formato a una celda con los
estilos predefinidos. Tambin puede definir estilos propios para las celdas.
Ordenar y Filtrar (Sort & Filter), Organiza los datos para facilitar el anlisis. Puede
ordenar los datos seleccionados en orden ascendente o descendente, o filtrar
temporalmente valores especficos.
Buscar y seleccionar (Find & Select), Busca y selecciona un texto, un formato o un
tipo de informacin especfico dentro del libro. Tambin puede reemplazar la
informacin con nuevo texto o formato.
Donde:
Tabla Dinmica (Pivot Table), las tablas dinmicas hacen fcil organizar y resumir
datos complicados y profundizar en los detalles. La opcin nos permite insertar una
tabla dinmica o un grfico dinmico.
Tabla (Table), crea una tabla para administrar y analizar datos relacionados. Las
tablas permiten ordenar, filtrar y dar formato a los datos de una hoja ms fcilmente.
Grficos (Charts), Este grupo nos permite insertar grficos de acuerdo a: Columna
(Column), Lnea (Line), Circular (Pie), Barra (Bar), rea (Area), Dispersin
(Scatter), Otros grficos (Other Charts).
Hipervnculo (Hyperlink), crea un vnculo a una Pgina Web, una imagen, una
direccin de correo electrnico o un programa.
Texto (Text), con este grupo de opciones nos permiten realizar lo siguiente:
Cuadro de Texto (Text Box), Inserta un cuadro de texto para colocarlo en cualquier
parte de la pgina.
Lnea de Firma (Signature Line), Inserta una lnea de firma que especifique la
persona que desea firmar. Para insertar una firma digital, es necesario obtener un id.
Digital como el proporcionado por un socio con certificado de Microsoft.
Donde:
Configuracin de Pgina (Page Setup), con este grupo de opciones se puede realizar
lo siguiente:
Tamao (Size), Elije un tamao de papel para la seccin actual. Para aplicar un
tamao de papel especfico a todas las secciones del documento.
Saltos (Breaks), Especifica el inicio de una nueva pgina en la copia impresa. Los
saltos de pgina se insertan encima y a la izquierda de la seleccin.
Imprimir Ttulos (Print Titles), Especifique las filas y columnas que se repetirn en
cada pgina impresa.
Ajustar rea de impresin (Scale to Fit), con este grupo se realiza lo siguiente:
Ver (View), Muestra las lneas entre filas y columnas de la hoja para facilitar
la edicin y la lectura.
Imprimir (Print), Imprime las lneas entre filas y columnas de la hoja para
facilitar la lectura.
Headings (Encabezados), con las opciones:
Ver (View), muestra los encabezados de fila y columna. Los encabezados de
fila son los nmeros de fila situados al lado de la hoja. Los encabezados de
columna son las letras o nmeros que aparecen encima de las columnas de una
pgina.
Imprimir (Print), Imprime los encabezados de fila y columna. Los
encabezados de fila son los nmeros de fila situados al lado de la hoja. Los
encabezados de columna son las letras o nmeros que aparecen encima de las
columnas de una pgina.
Traer al frente (Bring to Front), Trae un nivel hacia adelante el objeto seleccionado
o al frente de todos los objetos.
Enviar al fondo (Send to Back), Enva un nivel hacia atrs el objeto seleccionado o
al fondo de todos los objetos.
Panel de seleccin (Selection Pane), muestra el panel de seleccin para ayudar a
seleccionar objetos individuales para cambiar el orden y la visibilidad.
Alinear (Align), Alinea los bordes de varios objetos seleccionados, puede centrarlos o
distribuirlos de manera uniforme en la pgina.
Agrupar (Group), Agrupa los objetos juntos para que se puedan considerar como un
solo objeto.
Donde:
Fecha y Hora (Date & Time), Examina y selecciona de una lista de funciones de
fecha y hora.
Nombres definidos (Defined Names), las opciones del grupo les permite realizar lo
siguiente:
Administrador de nombres (Name Manager), Crea, edita, elimina y busca todos los
nombres utilizados en el libro. Los nombres se pueden utilizar en frmulas como
sustitutos para referencias a celdas.
Rastrear precedentes (Trace Precedents), Muestra flechas que indiquen las celdas
que afectan al valor de la celda seleccionada actualmente.
Quitar Flechas (Remove Arrows), quita las flechas trazadas por rastrear precedentes
o rastrear dependientes.
Mostrar frmulas (Show Formulas), Muestra la frmula en cada celda en lugar del
valor resultante.
Calcular ahora (Calculate Now), Calcular todo el libro ahora. Esta opcin es
necesaria solo si el clculo automtico est desactivado.
Calcular Hoja (Calculate Sheet), Calcular la hoja actual ahora. Slo es necesario si
el clculo automtico se ha desactivado.
Donde:
Obtener Datos Externos (Get External Data), en este grupo existen las siguientes
opciones:
Desde Access (From Access), Importa datos desde una base de datos de Microsoft
Access.
Desde Web (From Web), Importa datos desde una pgina Web.
De otras fuentes (From Other Sources), Importa datos desde otros orgenes de
datos.
Actualizar todo (Refresh All), Actualiza la informacin del libro que provenga de
una fuente de datos.
Conexiones (Connections), Muestra todas las conexiones de datos para el libro. Las
conexiones de datos son vnculos.
Editar vnculos (Edit Links), Muestra todos los archivos a los que est vinculado
esta hoja de clculo para que actualice o quite los vnculos.
Ordenar de A a Z (Sort A to Z), Ordena la seleccin para que los valores ms bajos
se encuentren en la parte superior de la columna.
Ordenar de Z a A (Sort Z to A), Ordena la seleccin para que los valores ms altos
se encuentren en la parte superior de la columna.
Ordenar (Sort), inicia el cuadro de dialogo Ordenar para ordenar los datos basados
en varios criterios a la vez.
Borrar (Clear), Borra el filtro y el estado de ordenacin del rango actual de datos.
Avanzadas (Advanced), Especifica criterios complejos para limitar los registros que
se incluirn en el conjunto de resultados de una consulta.
Anlisis Y si (What if Analysis), Prueba varios valores par las frmulas de la hoja.
Administrador de escenarios le permite crear y guardar diferentes grupos de valores y
cambiar entre ellos. Buscar Objetivo buscar la entrada correcta cuando sepa el
resultado que desea. Tablas de Datos le permite ver los resultados de las diferentes
entradas posibles al mismo tiempo.
Solver (Solver), Con solver puede buscarse el valor ptimo para una frmula de una
celda objetivo, en una hoja de clculo.
Donde:
Mostrar todos los comentarios (Show All Comment), Muestra todos los
comentarios de la hoja.
Proteger hoja (Protect Sheet), Impide que se realicen cambios no deseados en los
datos de una hoja especificando la informacin que se puede cambiar. Por ejemplo,
puede impedir que otros editen celdas bloqueadas o cambien el formato del
documento. Puede especificar una contrasea para desproteger la hoja permitir esos
cambios.
varias personas pueden abrirlo. Los libros que contienen tablas no se pueden
compartir.
Permitir que los usuarios modifiquen rangos (Allow users to edit ranges), Permite
que personas concretas editen rangos de celdas en un libro u hoja protegidos. Antes de
utilizar este comando, establezca la seguridad en la hoja con la funcin proteger Hoja.
Donde:
Vistas
del
Libro
(Workbook
Regla
(Ruler),
Muestra
las
reglas
Zoom (Zoom), Abre el cuadro de dialogo de Zoom para especificar el nivel de zoom
del documento. En la mayora de casos tambin puede utilizar los controles de zoom
de la barra de estado en la parte inferior de la ventana para acercar o alejar el
documento.
100%, Aplica el tamao normal al documento.
Ampliar Seleccin (Zoom to Selection), Realice un zoom del libro para que el rango
de celdas seleccionado actualmente rellene toda la ventana. Esto puede ayudarle a ver
un rea especfica de la hoja de clculo.
Controlador de movimiento
Pequeo puntero que aparece al colocarse en el borde de una celda o rango de celdas.
Este puntero permite mover el contenido de una celda o rango de celdas a otra celda o
celdas respectivamente.
Para realizar esta aplicacin, arrastrar el puntero hasta donde desea mover el
contenido de las celdas seleccionadas.
seleccionado (aunque no fuera del rango) sin modificar la seleccin del rango.
En este captulo se describen las tcnicas utilizadas con el ratn y el teclado para
seleccionar celdas y rangos.
Seleccin con el ratn
Para seleccionar una celda, se sita el puntero en ella y se pulsa el botn del ratn. El
selector de celda enmarca la celda seleccionada y la referencia de la misma se
visualiza en el Cuadro de nombres. La figura muestra cmo seleccionar un rango de
celdas.
conoce como extender una seleccin. Por ejemplo, para extender la seleccin A1:C6
y ampliarla a A1:D10, se tiene que mantener pulsada la tecla Mays y luego pulsar el
ratn sobre la celda D10. Cuando se necesite seleccionar un rango amplio, es mucho
ms eficiente esta tcnica que la de arrastrar el ratn a travs de la seleccin completa.
Modos de teclado
El lado derecho de la barra de estado visualiza los siguientes indicadores, cuando se
activa uno de los modos correspondientes.
EXT
Pulsar
Para
Inicio
Control-Inicio
Control-Fin
Fin
Bloq Despl-Inicio
Bloq Despl-Fin
seleccionar A1:Z100 se pulsa sobre A1, se selecciona la orden Ir a (Go to), se teclea
Z100 y, manteniendo pulsada la tecla Mays, se pulsa Intro.
Para situarse en otra hoja de clculo dentro del mismo libro de trabajo, se selecciona
Ir a (Go to) y se introduce el nombre de la hoja de clculo seguido de un signo de
exclamacin y el nombre de la celda o su referencia. Por ejemplo para situarse en la
celda J10 de una hoja de clculo llamada Hoja3 (Sheet), se teclea Hoja3!J10.
Cuando se utiliza la orden Ir a, Excel lista en el cuadro de edicin Referencia
(Reference) la celda o el rango desde el cual se acaba de desplazar. De esta forma se
puede retroceder fcilmente y alternar entre dos posiciones pulsando repetidamente
F5 y despus Intro. Excel tambin mantiene las cuatro ltimas posiciones desde las
cuales se ha utilizado la orden Ir a, y las listas dentro del cuadro de dilogo Ir a (Go
to). Tambin se puede utilizar esta lista para desplazarse entre estas posiciones dentro
de la hoja de clculo.
Valores numricos
Valores de texto
123
Ventas
345678
Hola
$9999,99
Un rtulo
1%
1,23E+12
No. 324
Si se comienza una entrada numrica con el signo menos (-). Excel interpreta
el dato como un nmero negativo y mantiene el signo.
Si se finaliza un dato numrico con un signo de tanto por ciento (%), Excel
asigna un formato de Porcentaje a la celda. Por ejemplo, si se introduce 53%,
Excel visualiza 53% en la barra de frmula y asigna un formato de porcentaje a
la celda, que visualiza 53%.
Excel no interprete como nmero, frmula, fecha, hora, valor lgico o valor de error
se interpretar como texto. Cuando se introduce texto, los caracteres se alinean a la
izquierda de la celda.
Introduccin de textos largos
Si se introduce un texto demasiado largo para visualizarlo en una celda simple, Excel
permite que el texto se superponga en las celdas adyacentes. Sin embargo, el texto se
almacena en una celda. Si se teclea texto en una celda que est a la derecha de la
celda original, la parte del texto de la celda original aparece truncada, como se
muestra en la Figura.
Para introducir la fecha, utilice una barra diagonal (/) o un guin (-).
El contenido del rango puede ser: caracteres alfanumricos, grficos, dibujos, etc.
En el Men Inicio (Home), grupo Portapapeles (Clipboard), o tambin la
combinacin de teclas CTRL+C, despus de lo cual el rango queda marcado por una
lnea intermitente en su borde exterior en movimiento.
Copiar (Copy) [botn del grupo Portapapeles (Clipboard)].
Seleccin de Rangos
Pegar
Seleccionar el rango
Tambin se puede realizar esta operacin con el manejo de las teclas Ctrl+X (cortar)
(Cut) y posteriormente Ctrl+V (para pegar) (Paste).
Seleccin del rango a Cortar (Cut).
Rango A3:A5
Cortar (Cut) y Pegar (Paste) a partir de B1 el rango seleccionado.
Insertar filas
Es el proceso de aumentar filas, en cualquier parte de la hoja de clculo, y se la realiza
de la siguiente forma:
Colocar en la posicin donde quiere insertar una o varias filas. En el ejemplo,
se insertar a continuacin de la fila 2 (MARTES), una fila. Es importante la
seleccin de LA FILA.
Del Men Inicio (Home), opcin Eliminar filas de hoja (Delete Sheet
Rows), y se eliminan las dos filas o, con el uso del Men contextual, botn
derecho del Mouse y seleccionar Eliminar (Delete).
Insertar columnas
Consiste en incluir, insertar una o varias columnas en cualquier sitio de la hoja de
clculo. El procedimiento es similar al empleado para filas, con la diferencia que
ahora se selecciona Columna/Columnas (Columns).
Para indicar su procedimiento, se ilustra con un ejemplo a continuacin:
Elija del men Inicio (Home), la orden Insertar (Insert) y luego elija Insertar
columnas de hoja (Insert Sheet Columns).
Eliminacin de columnas
Suprime una o varias columnas de acuerdo a la seleccin realizada. Su diferenciacin
consiste en la seleccin. El mtodo es muy similar a la eliminacin de filas, con la
variacin que se escoge la de columnas para la presente ilustracin.
Seleccionar la o las columnas a eliminar. Pueden ser secuenciales o alternadas
para lo cual se utilizar la combinacin de teclas de seleccin alternada (CTRL) y
seleccin, o secuencial.
El resultado ser:
FORMATO DE CELDA
Microsoft Excel ofrece diversas opciones de formato para destacar los datos, o bien,
para que las hojas de clculo sean ms fciles de leer y que tengan una apariencia ms
atractiva.
Es posible asignar formato a las celdas de la hoja de clculo antes o despus de
ingresar los datos. Por ejemplo, se puede introducir un rango de celdas y luego
asignarle el formato para que el rango aparezca en negrita. O bien, si aplica el
formato de negrita al rango de celdas, cualquier dato que se introduzca en dicho rango
estar en negrita al introducirlo.
Los formatos de una celda son entidades independientes de los datos contenidos en la
misma. Es posible copiar en otras celdas los formatos de celda y modificarlos de
manera independiente de los datos que contienen las celdas.
Dar formato a una hoja de trabajo implica realizar cambios de los contenidos de las
celdas y en las lneas de divisin de la hoja. Sin formato, una hoja de clculo llena de
datos podra parecer un mar de datos sin sentido. Para hacer que la informacin
importante destaque, se puede modificar la apariencia de los nmeros y del texto
dndoles formato con negrita y cursiva, o aadiendo signos de moneda y comas. Se
puede seleccionar nuevas fuentes y tamaos de fuentes, ajustar la alineacin de los
datos dentro de las celdas y agregar colores, diseos, bordes e imgenes. Utilizar con
prudencia estos elementos de formato ayuda a reforzar la imagen de una empresa o
del estilo personal.
Asignacin y Eliminacin de Formatos
El grupo Celdas (Cells) del men de Inicio (Home) controla la mayora de los
formatos que se aplican a las celdas de las hojas de clculo. Formatear es fcil: Basta
con seleccionar la celda o el rango y elegir las rdenes apropiadas del men Formato
(Format). Por ejemplo, para aplicar un formato numrico a las celdas B4:F10, se
deben seguir los siguientes pasos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Como se puede observar en la Figura, Microsoft Excel modifica los nmeros de las
celdas seleccionadas visualizando los valores en formato monetario (se puede
incrementar el ancho de las columnas para observar los valores en formato
monetario).
Una celda formateada permanece as hasta que se aplique un nuevo formato o se borre
el que posee. Cuando se sobrescribe o se edita un dato de entrada, no se necesita
volver a formatear la celda.
En el Libro1 los datos se visualizan en sus formatos por omisin. En el Libro2 a hoja
de clculo formateada es ms fcil de leer.
Formateo con barra de herramientas
La Figura muestra el grupo Portapapeles (Clipboard), del Men Inicio (Home) que
contiene el botn Copiar formato (Format Painter). Este botn permite copiar
formatos desde celdas seleccionadas a otras celdas y hojas de clculo en el libro de
trabajo activo e incluso en otros libros de trabajo.
Para copiar formatos a otras celdas, seguir estas instrucciones:
1. Seleccionar la celda o celdas desde las que desea copiar sus formatos.
2. Pulsar el botn Copiar Formato (Format Painter) (junto al puntero aparecer
un pequeo icono en forma de brocha).
Se puede ahorrar mucho tiempo utilizando la orden Estilos (Styles) del men Inicio
(Home), tan solo dando un clic podr visualizar rpidamente los diferentes estilos.
Los formatos automticos de Excel son combinaciones predefinidas de formatos:
numricos, fuentes, de alineacin, de bordes, de diseos, de anchura de columnas y de
altura de filas.
A continuacin se podr mirar cmo de una manera rpida y visual, tal como se puede
apreciar en la Figura, de los pasos que se deben seguir, para lograr el cometido.
1. Seleccionar la celda o el rango que contenga el nmero o los nmeros a los que se
quiera dar el formato.
2. Hacer clic en el men Inicio (Home) en el grupo de Celdas (Cells) en la opcin
Formato (Format) y despus en Formato Celdas (Format Cells).
3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Nmero (Number).
4. Hacer clic para seleccionar una categora (Category).
5. Seleccionar las opciones de formato que se quiera aplicar.
6. En el cuadro Muestra (Sample) aparecer una vista previa de las selecciones.
7. Hacer clic en Aceptar (Ok).
El tamao de cada
2. Hacer clic derecho con el botn del ratn y despus hacer clic en Formato de
celdas (Format cells).
3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Llenar (Fill).
4. Hacer clic en el color que se quiera utilizar.
5. Hacer clic en la flecha de la lista desplegable Trama (Pattern) para visualizar las
tramas disponibles y despus en la trama que se vaya a utilizar o en la otra paleta
de colores.
6. Mirar la seleccin en el cuadro Muestra (Sample).
7. Hacer clic en aceptar (Ok).
7. Hacer clic en la flecha de lista desplegable Color y despus en uno de los colores
para el borde que se haya seleccionado.
8. Hacer clic en Aceptar (Ok).
Aritmticos
De comparacin
Texto y
Referencias
Aritmticos
Estos ejecutan operaciones matemticas bsicas con valores numricos, como son las
sumas, restas, divisiones, multiplicaciones, etc., basado en los siguientes signos:
+
suma
resta
multiplicacin
divisin
exponencial
porcentaje
Suma
Ejemplo de suma, realizar la operacin de B1+C1 y (2+3)
Observar que se est sumando celdas y se antepone el signo = para identificar en
Excel el ingreso de una frmula u operacin.
Se va a realizar otra suma (2+3), pero ejecutando la operacin en una misma celda
(B1).
La misma resta como otro ejemplo, pero realizada en una misma celda.
Multiplicacin
Se ilustra con dos ejemplos de similar concepto que los anteriores.
Divisin
Ilustracin con dos ejemplos.
Exponencial
Se indica su funcionamiento con dos ejemplos prcticos, sencillos y de fcil manejo y
comprensin.
Porcentual
Se ilustra con dos ejemplos.
De comparacin
Son aquellos que producen valores lgicos. Permiten inspeccionar dos valores y
llegar a una conclusin de su valor relativo VERDADERO (True) O FALSO (False).
Ejemplos prcticos de aplicacin.
Mayor que (b3 > c3), la respuesta es un verdadero o falso, o cualquier otra aplicacin
en funcin de la respuesta.
Igualdad
Desigualdad
Ejemplo de aplicacin.
En el ejemplo anterior se presenta la unin de:
FABI & AN
MOTO&NIVELADORA
MOTONIVELADORA
AEREO&PUERTO
AEREOPUERTO.
De referencia
Son aquellos que representan rangos de celdas, como por ejemplo A2:C5
Ejemplo de aplicacin
Operacin
Dos puntos
Coma
Un espacio
Negacin
Porcentaje
Exponente
*/
Multiplicacin, Divisin
+-
Suma, Resta
&
Unin de texto
Comparacin
Impresin
Impresin de una hoja de trabajo
Una vez que ha concluido la elaboracin de la hoja de trabajo y hay la necesidad de
imprimirla, Excel provee las opciones para que especificar la forma como se desea la
impresin:
Para
seleccionar la opcin, basta con presionar el botn del ratn en el casillero que se
encuentra al lado de cada opcin. Puede determinar, adems, la escala de impresin
(Scaling). Si desea que el rea de impresin sea ms grande, aumentar la escala en el
recuadro identificado con la leyenda Ajustar al (Adjust to), si desea que la impresin
se ajuste a una pgina o a un cierto nmero de pginas, registrar el nmero de pginas
en el recuadro identificado con la leyenda Ajustar a (Fit to). Puede seleccionar el
tipo de papel que va a utilizar, la calidad de impresin y la numeracin de las pginas.
Al especificar estos requerimientos, puede directamente mandar a imprimir, mirar
como saldr la impresin sin mandar a la impresora o determinar ms opciones. Para
ello, presionar un botn de los que se encuentran en el costado superior derecho del
cuadro de dilogo.
Mrgenes (margins)
Esta opcin, dentro de la Configuracin de la pgina (page setup), permite especificar
el tamao de los mrgenes que va ha tener la pgina de impresin, los valores que
especifique para los mrgenes pueden estar dados en centmetros o puntos. Puede
especificar el margen digitando el nmero o, simplemente, presionando las teclas que
se encuentran dentro de cada casillero de los mrgenes.
Al momento que especifica los valores de cada uno de los mrgenes detallados en el
grfico siguientes, Excel muestra en la hoja que se encuentra en medio del cuadro de
dialogo, como saldr el contenido de la hoja de acuerdo a los mrgenes especificados.
presionar el botn
Personalizar Pie de pgina (Custom footer), y enviar las mismas instrucciones que
para el encabezado. Una vez que se especifique el encabezado y el pie de pgina,
presionar la tecla Aceptar (Ok).
Hoja (Sheet)
Una de las caractersticas importantes dentro de la configuracin de la pgina de
impresin es determinar las condiciones de la hoja de trabajo para la impresin. Se
debe especificar el rea de impresin. Muchas veces. no se quiere mandar a imprimir
toda la hoja, sino una parte de ella. En el recuadro identificado como Area de
impresin (print area), escribir el rango de celdas a imprimir (Ej. A1:F40 imprime el
rea comprendida ente la columna A hasta la F y entre las filas 1 y 40), si se desea
imprimir toda la hoja dejar en blanco este casillero.
Cuando imprime una hoja y sta requiere de ms de una pgina de impresin, los
ttulos de las columnas slo aparece en la primera hoja y no en las restantes. Si desea
que los ttulos de las columnas o, el ttulo en general de la hoja, aparezca en todas las
hojas en el recuadro identificado con el titulo Repetir filas en extremo superior (Rows
to repeat at top), digitar los nmeros de las filas que va a repetir en cada pgina de
impresin.
Puede especificar, adems, si se desea imprimir las lneas de divisin, si la impresin
desea solamente en blanco y negro, a pesar que la hoja tenga colores, la calidad de
impresin y el orden de impresin de las hojas.
Vista preliminar
El botn Mrgenes (Margins) permite especificar los mrgenes con los cuales
la pgina de impresin van a salir.
Imprimir
Pginas (pages) del cuadro de dilogo y en los recuadros Desde y Hasta (From to)
digitar los nmeros de pgina que se desea imprimir.
Se puede, adems, especificar el nmero de copias que se desea o definir si la
impresin la est realizando de la hoja activa o lo va hacer desde otra hoja.
Si ya est listo, presionar el botn Aceptar (Ok), pero antes asegurarse que la
impresora est encendida y tenga el papel suficiente para realizar la impresin.
Si no se desea imprimir y se desea salir, presionar el botn Cancelar (Cancel), con lo
que vuelve el control a la hoja de trabajo original o simplemente presionar la tecla
ESC.
SERIES
Excel dispone de un recurso que puede servir de gran ayuda si se necesita rellenar
automticamente varios tipos de series.
Arrastrar el selector de la celda tal como se muestra en la Figura al alcanzar la fila 12,
suelte el botn del ratn y observe lo que ocurre.
Las celdas A1 hasta la A12 tienen los meses del ao. Es importante observar que el
rellenado reconoce y hace la distincin entre letras maysculas y letras minsculas,
repitiendo el modelo de escritura de la palabra inicial en las dems celdas.
En el cuadro listas personalizadas (Custom lists), se puede observar las listas que ya
se encuentran incluidas, como los das de la semana y los meses del ao.
Si desea crear una nueva lista, seleccionar el elemento NUEVA LISTA (New List), y
presionar el botn Agregar (Add). Al presionar el botn, el cursor aparece en el
cuadro Entradas de lista (List entries). Escribir aqu la nueva serie que se desea
incluir, separando cada elemento con una coma.
Aceptar (Ok), cuando se haya terminado de escribir el ltimo elemento, con lo que se
agrega la nueva lista. En el cuadro Listas Personalizadas aparece ya la nueva lista,
junto a las dems. A partir de ahora, ya se puede utilizar la nueva lista para rellenar
las celdas en su trabajo.
La funcin rellenar trabaja desde cualquiera de los elementos de la lista, si se
selecciona un nmero de celdas mayor al de los elementos de la lista, las celdas
sobrantes se rellenan con los valores restantes de la lista. Esto demuestra que la
funcin rellenar es una funcin cclica.
Se puede tambin rellenar celdas con valores numricos, lo que se conoce con el
nombre de Series.
Series de rellenado
Al trabajar con nmeros, la funcin Rellenado permite configurar una serie que ser
creada. En Men Inicio (Home) en el bloque de datos Edicin (Editing) seleccione
Series.
Esta opcin opera tomando como base solamente una celda inicial y, aplicando en las
dems celdas, el resultado de la configuracin realizada por el usuario. Para entender
mejor su funcionamiento, se puede desarrollar el siguiente ejemplo:
-
Indicar el lmite y el valor mximo que debe alcanzar la serie (Stop value)
Ahora observar lo que pasara si la celda inicial contendra una fecha y en tipo de
rellenado escogiera Cronolgica (Date).
Pre - requisitos
Es necesario que exista un documento con las siguientes caractersticas:
Listado de datos.
Frmula existente.
Proceso
Una solucin es hacer de una en una las frmulas, con la correspondiente prdida de
tiempo.
Otra solucin es copiar las asistencias del curso para cada alumno el mismo dato, con
el uso ineficiente del sistema.
Entonces, lo correcto es transformar en absoluto la referencia de la frmula solo a las
asistencias del curso. Luego, se copia de nuevo la frmula para el resto de datos.
Opciones
Existen 3 formas de referencias absolutas de una frmula:
1. Absoluto a toda la referencia. Ejemplo $D$4.
2. Solo la fila como referencia absoluta. Ejemplo D$4.
3. Solo la columna como referencia absoluta. Ejemplo $D4.
Ejercicios
Preparar una hoja con los requisitos dados:
1. Calcular el porcentaje de asistencias del primer alumno, hacer absoluto y copiar
esta frmula para el resto del curso.
2. Calcular en dlares, el precio de cada uno de algunos artculos que debe preparar
con precios en sucres. No olvidando utilizar las direcciones absolutas, como
corresponde.
Referencia a celdas en frmulas
Excel tiene 255 columnas y 65536 filas, las columnas estn nombradas con letras de
la A a la IV, mientras que las filas estn numeradas desde el 1 al 65355. Cada celda
tiene una direccin o referencia que est formada por la columna y la fila. La
direccin o referencia de la celda activa aparece en la parte izquierda de la barra de
frmulas como se ve en la figura siguiente, en la que la celda activa es la AE5:
comprendido entre dos celdas y se expresa por la referencia de las celdas separada por
dos puntos. Por ejemplo el rango de celdas A2:C5 hace referencia a las celdas
comprendidas entre la celda A2 y C5; en la siguiente figura se usa la funcin suma
para calcular la suma de todas las celdas de este rango:
Algunas funciones permiten especificar ms de un rango como argumento, por
ejemplo la funcin suma como se muestra a continuacin:
ok
Las referencias de las celdas o de los rangos en las frmulas pueden ser escritas en
maysculas o minsculas, Excel transforma a maysculas.
Referencia a celdas o rangos que se encuentran en otras hojas del mismo libro
Si la celda o rango se encuentran en otra hoja del mismo libro, se debe usar el nombre
de la hoja seguido del caracter ! y la direccin de la celda:
En el ejemplo de la figura se tiene un libro con tres hojas: SIERRA, Datos Costa y
Resumen Nacional. En la celda B3 de la hoja Resumen nacional se a escrito la
frmula =SIERRA!B12 + Datos Costa!B6.
En esta frmula observe que si el nombre de la hoja consta de varias palabras debe ir
entre comillas simples como en el caso Datos Costa!B6.
Si se necesita referirse a rangos de celdas que se encuentran en otras hojas, deben
escribirse los rangos a continuacin de los nombres de las hojas como en el siguiente
ejemplo:
Asistente de Funciones
En Microsoft Excel puede crearse una amplia diversidad de frmulas, desde frmulas
que ejecuten una simple operacin aritmtica hasta frmulas que analicen un modelo
complejo de frmulas.
Una frmula puede contener funciones, que son frmulas predefinidas que ejecutan
operaciones simples o complejas. Para ejecutar simultneamente varias operaciones y
que se genere uno o varios resultados.
Todas las funciones tienen un nombre que comienzan con el carcter = y requieren de
uno o varios argumentos (que se ingresan entre parntesis) que pueden ser datos de
naturaleza diversa segn el caso y/o la funcin.
Se puede ingresar una funcin de memoria en una celda, de la siguiente manera:
1. Clic en el men Funcin (Function) o utilizar el icono para asistente de funciones
que se encuentra en la barra de herramientas.
Funciones matemticas
RAIZ (nmero) Devuelve la raz cuadrada de un nmero.
SQRT (nmero)
REDONDEAR(nmero, num_de_decimales)
Redondea
un
decimales especificado.
ROUND(nmero, num_de_decimales)
Suma de argumentos.
nmero
de
POWER(nmero, elevado)
ALEATORIO() Retorna un nmero aleatorio mayor igual a cero y menor que uno
RAND()
Ejemplo: Si queremos generar nmeros aleatorios entre los valores 100 y 200,
usaremos la funcin de la siguiente forma:
Funciones Estadsticas
MAX(nmero1, nmero2, ...)
CONTAR(nmero1, nmero2, .)
CONTAR.SI(rango, criterio)
condicin o criterio
COUNTIF(rango, criterio)
MODA(nmero1, nmero2, )
frecuencia.
MODE(nmero1, nmero2, )
Funciones de Texto
&. Sirve para unir dos o ms valores de texto.
Ejemplo.
Funciones Lgicas
SI (expresin lgica;respuesta por verdad;respuesta por falso)
IF (logical_test,value_if_true,value_if_false)
La funcin lgica permite escoger una alternativa de entre dos posibles.
El resultado de la expresin lgica es verdadero (true) o falso (false); en el caso de
que sea verdadero, se ejecuta la accin que se indica en respuesta por verdad; en el
caso de que sea falso, se ejecuta la accin que se indica en respuesta por falso.
En respuesta por verdad y en respuesta por falso puede indicarse:
Texto encerrado entre comillas
Constantes enteras o reales
Asignacin de celda indicando columna ms fila
Expresiones aritmticas utilizando constantes, celdas y operadores aritmticos.
Ejemplos:
Si celda A1 contiene: 15
Celda A2 contiene: 10
Y si en la celda A3 se escribe la funcin: =SI(A1 > A2; Mayor A1;Menor A2)
=IF(A1 > A2; Mayor A1;Menor A2)
con la funcin if, y nos sirve cuando tenemos dos o ms condiciones que queremos
que se cumplan para que ejecute la respuesta por valor verdadero, caso contrario
ejecutar por valor falso.
IF(AND(condicin1;
respuesta por falso)
condicin2;.;condicin
n);
respuesta
por
verdad;
O(condicin1; condicin2;.;condicin n)
con la funcin if, y nos sirve cuando tenemos dos o ms condiciones y queremos que
una condicin o ms se cumpla (pero no todas) para que ejecute la respuesta por valor
verdadero, caso contrario ejecutar por valor falso.
IF(OR(condicin1; condicin2;.;condicin n); respuesta por verdad; respuesta
por falso)
Si celda C3 es igual a Informtica;
Si Celda D3 contiene el nmero 5
Entonces:
Como tenemos dos condiciones, nicamente si se cumple una de las dos condiciones
ingresadas, por valor verdadero: Participa, por valor falso: No participa.
La funcin se escribe de la siguiente manera:
=SI(O(C3=Informtica;D3=5);Participa;No participa)
=IF(OR(C3=Informtica;D3=5);Participa;No participa)
MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type)
El argumento valor_buscado (lookup_value) es el valor de la cadena a buscar, y la
matriz_buscada (lookup_array) es la matriz que contiene los valores con los cuales a
de comparar el valor_buscado.
Si en la celda E1 se introduce la frmula
=COINCIDIR(10;A1:A4;0)
=MATCH(10;A1:A4;0)
Si los valores que se tenga entre B3:B6 son, 10, 20, 30 y 40 respectivamente, el
resultado que se obtendr en la celda B7 es 1 porque la celda en la primera posicin
de matriz_buscada contiene un valor que coincide con el valor_buscado.
El argumento tipo_de_coincidencia (match_type) define las reglas para la bsqueda,
y debe ser 1, 0 1. Si es 1 se omite. La funcin COINCIDIR (MATCH) buscar el
valor ms grande del rango que sea menor o igual que el valor_buscado.
matriz_buscada debe estar ordenada en forma ascendente.
La
La
Los valores de comparacin pueden ser nmeros o texto. En cualquier caso, deben
estar ordenados en forma ascendente. Adems, ningn valor de comparacin debe
utilizarse ms de una vez en una tabla.
El argumento indicador_columnas (denominado a veces desplazamiento) proporciona
el segundo indicador de la tabla, y le indica a la funcin de bsqueda en qu columna
de la tabla debe buscar para obtener el resultado de la funcin.
El argumento
indicador_columnas debe ser mayor o igual a 1 y nunca debe ser mayor que el
nmero de columnas de la tabla; es decir, si una tabla vertical tiene un ancho de tres
columnas, el indicador de columnas no puede ser mayor que 3. Si algn valor no
satisface esas reglas, la funcin devolver un valor de error.
Al igual que ELEGIR y BUSCAR, INDICE es una funcin de bsqueda. Tiene dos
formas.
La primera forma
La primera forma (o forma matricial) de la funcin INDICE funciona nicamente con
argumentos de matriz y devuelve los valores de los resultados, y no sus referencias de
celdas. Esta forma de funcin es
INDICE(matriz;nm_fila;nm_columna)
INDEX(array,row_num,column_num)
El resultado es el valor que se halla en la posicin del argumento matriz (array)
indicado por los argumentos nm_fila (row_num) y nm_columna (column_num).
Por ejemplo, la frmula
=INDICE(A2:C3;1;2)
=INDEX(A2:C3;1;2)
devuelve el valor 20, porque 20 es el valor de la celda que se encuentra en la segunda
columna de la primera fila.
La segunda forma
La segunda forma (o forma de referencia) de INDICE (INDEX) devuelve una
direccin de celda, y es til cuando desea realizar operaciones (como cambiar el
ancho de una celda), en lugar de hacerlo sobre su valor. Sin embargo, esta funcin
puede ser confusa porque si anidamos una funcin INDICE (INDEX)
en otra
funcin, esa otra funcin podr utilizar el valor de la celda cuya direccin es devuelta
por INDICE (INDEX). Ms an, la forma de referencia de INDICE (INDEX) no
visualiza su resultado como una direccin; visualiza el valor(es) de esa direccin. Lo
ms importante que se debe recordar es que el resultado es realmente una direccin,
incluso aunque no lo parezca.
La funcin INDICE (INDEX) tiene dos ventajas: puede proporcionar como
argumentos de rango de bsqueda varias reas no contiguas de la hoja, el cual en este
caso se denomina referencia; y puede devolver un rango (ms de una celda) como
resultado. La forma de referencia de esta funcin es
INDICE(referencia;nm_fila;nm_columna;nm_rea)
INDEX(reference,row_num,column_num,area_num)
El argumento referencia (reference) puede ser uno o ms rangos, los cuales se
denominan reas. Cada rea tiene que ser rectangular y puede contener nmeros,
texto o frmulas. Si las reas no son adyacentes, el argumento referencia debe estar
entre parntesis.
Los argumentos nm_fila (row_num) y nm_columna (columns_num) deben ser
nmeros positivos (o referencias a celdas que contengan nmeros) que designen una
celda del argumento referencia. Si el argumento nm_fila es mayor que el nmero de
Funciones de Informacin
TIPO (TYPE)
Si valor es
TIPO devolver
Un nmero
Texto
Un valor lgico
Una frmula
Un valor de error
16
Una matriz
64
Observaciones
TIPO es especialmente til cuando se usan funciones que aceptan tipos de datos
diferentes; por ejemplo, las funciones ARGUMENTO e INTRODUCIR.
TIPO para conocer el tipo de dato devuelto por la funcin.
Ejemplos
Si A1 contiene el texto "Mndez", entonces:
TIPO(A1) es igual a TIPO("Mndez"), que es igual a 2
TYPE(A1) es igual a TYPE("Mndez"), que es igual a 2
Utilice
TIPO("Sr. "&A1)
TYPE("Sr. "&A1) es igual a 2
TIPO({1;2\3;4})
TYPE({1;2\3;4}) es igual a 64
ESERROR (ISERROR)
Verifica si un valor contiene un error. Valor puede hacer referencia a una celda, una
frmula, o un nombre que se refiere a una celda, frmula o valor, y retorna como
resultado verdadero o falso (True or False).
Sintaxis
ESERROR(valor)
ISERROR(value)
Ejemplo:
Para resolver este ejercicio, nos ayudamos de las funciones Si (If), eserror (iserror),
buscarv (vlookup). Y la frmula nos queda de la siguiente manera:
=SI(ESERROR(BUSCARV($D$14;$A$3:$E$12;2;FALSO));"Error, apellido no
registrado";BUSCARV($D$14;$A$3:$E$12;2;FALSO))
=IF(ISERROR(VLOOKUP($D$14;$A$3:$E$12;2;FALSE));"Error, apellido no
registrado";VLOOKUP($D$14;$A$3:$E$12;2;FALSE))
Funciones Financieras
PAGO (PMT)
Calcula el pago de un prstamo basndose en pagos constantes y en una tasa de
inters constante. Sintaxis
PMT(rate,nper,pv,fv,type)
Donde:
Va (pv) es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos
futuros.
Vf (fv) es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr despus de efectuar el
ltimo pago. Si el argumento vf (fv) se omite, se asume que el valor es 0 (por
ejemplo, el valor futuro de un prstamo es 0).
0 u omitido
Observaciones
El pago devuelto por la funcin PAGO (PMT) incluye el capital y el inters, pero no
incluye impuestos, pagos en reserva ni los gastos que algunas veces se asocian con los
prstamos.
Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los
argumentos tasa (rate) y nper. Si efecta pagos mensuales de un prstamo de 4 aos
con un inters anual del 12 por ciento, use 12%/12 para el argumento tasa y 4*12 para
el argumento nper. Si efecta pagos anuales del mismo prstamo, use 12 por ciento
para el argumento tasa y 4 para el argumento nper.
Sugerencia: Para encontrar la cantidad total que se paga durante la duracin del
prstamo, multiplique el valor devuelto por PAGO (PMT) por el argumento nper.
Ejemplos:
Usando el mismo prstamo, si los pagos vencen al comienzo del perodo, el pago es:
PAGO(8%/12; 10; 10000; 0; 1) es igual a -1.030,16 $
PMT(8%/12; 10; 10000; 0; 1)
La siguiente frmula devuelve la cantidad que se deber pagar cada mes si presta $
5.000 durante un plazo de cinco meses a una tasa de inters del 12 por ciento:
PMT(12%/12; 5; -5000)
Por ejemplo, si desea ahorrar $ 50.000 en 18 aos, ahorrando una cantidad constante
carda mes, puede utilizar PAGO (PMT) para determinar la cantidad que debe ahorrar,
asumiendo que podr devengar un 6 por ciento de inters en su cuenta de ahorros.
Si deposita 129,08 $ cada mes en una cuenta de ahorros que paga el 6 por ciento de
inters, al final de 18 aos habr ahorrado $ 50.000.
VA(tasa,nper,pago,vf,tipo)
PV(rate,nper,pmt,fv,type)
Donde:
Tasa (rate) es la tasa de inters por perodo. Por ejemplo, si obtiene un prstamo para
un automvil con una tasa de inters anual del 10 por ciento y efecta pagos
mensuales, la tasa de inters mensual ser del 10%/12 0,83%. En la formula
escribir 10%/12, 0,83% 0,0083 como tasa.
Pago (pmt) es el pago que se efecta en cada perodo y que no cambia durante la vida
de la anualidad. Por lo general, el argumento pago incluye el capital y el inters pero
no incluye ningn otro cargo o impuesto. Por ejemplo, los pagos mensuales sobre un
prstamo de 10.000 $ a cuatro aos con una tasa de inters del 12 par ciento para la
compra de un automvil, son de 263,33 $. En la frmula escribira -263,33 como el
argumento pago.
Vf (Fv) es el valor futuro o el saldo en efectivo que desea lograr despus de efectuar
el ltimo pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (por ejemplo,
el valor futuro de un prstamo es 0). Si desea ahorrar $ 50.000 para pagar un
proyecto especial en 18 aos, $50.000 sera el valor futuro. De esta forma, es posible
hacer una estimacin conservadora a cierta tasa de inters y determinar la cantidad
que deber ahorrar cada mes.
0 u omitido
PAGOPRIN (PPMT)
PAGOPRIN(tasa,No.pagos,nper,va,[vf],[tipo])
PPMT(rate,per,nper,pv,[fv],[type])
Donde:
No. Pagos (per) especifica el periodo y debe ser en el rango de 1 hasta nper.
Va (pv) es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos
futuros.
Vf (fv) es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr despus de efectuar el
ltimo pago. Si el argumento vf (fv) se omite, se asume que el valor es 0 (por
ejemplo, el valor futuro de un prstamo es 0).
0 u omitido
Ejemplo:
La siguiente frmula devuelve el pago principal de un prstamo de $ 10.000 con una
tasa de inters anual del 8 por ciento pagadero en 10 meses para el perodo nmero 1.
PAGOINT (IPMT)
PAGOINT(tasa,No.pagos,nper,va,[vf],[tipo])
IPMT(rate,per,nper,pv,[fv],[type])
Donde:
No. Pagos (per) especifica el periodo y debe ser en el rango de 1 hasta nper.
Va (pv) es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos
futuros.
Vf (fv) es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr despus de efectuar el
ltimo pago. Si el argumento vf (fv) se omite, se asume que el valor es 0 (por
ejemplo, el valor futuro de un prstamo es 0).
0 u omitido
Ejemplo:
La siguiente frmula devuelve el pago que se debe pagar de inters por un prstamo
de $ 10.000 con una tasa de inters anual del 8 por ciento pagadero en 10 meses para
el perodo nmero 1.
Funciones de Fecha
FECHA (DATE)
Devuelve un nmero que representa una fecha en Microsoft Excel.
Sintaxis.
FECHA(ao;mes;dia)
DATE(year;month;day)
HOY (TODAY)
Devuelve fecha actual.
Sintaxis.
HOY()
TODAY()
En la hoja Venta Mensual, se presenta un estado de las ventas de los meses de Enero a
Marzo:
En la lnea 7 se totaliza las ventas mensuales, que son $ 100, 200 y 300. Estas sumas
se quieren utilizar en la hoja Resumen Anual y que su resultado se pase
automticamente desde la hoja de Venta Mensual.
De esta forma, se ha mostrado, con un ejemplo sencillo, un trabajo con varios libros
de Excel, intercambio de informacin y vinculacin de frmulas.
ORDENACIN DE DATOS
Excel proporciona numerosas formas de ordenar rangos de una hoja de clculo,
independientemente de si Excel considera a estos rangos como listas. Se puede
ordenar por filas o por columnas, en orden ascendente o descendente, y considerando
o ignorando las maysculas (cuando se ordena por filas, las filas de la lista se
reorganizan, mientras que las columnas permanecen en su orden original; cuando se
ordena por columnas, ocurre lo contrario. Incluso se puede definir secuencias de
ordenacin personalizadas para que, por ejemplo, los nombres de divisiones de la
compaa siempre aparezcan en el orden Norte, Sur, Este y Oeste, en lugar de
aparecer en orden alfabtico. Y ejecutar una orden de ordenacin resulta fcil en
Excel.
Cmo ordenar los datos dentro de una lista?
Una vez introducidos los registros de una lista, la informacin podr ser reorganizada
mediante la ordenacin de los registros. Unas veces se desear clasificar los registros
de una lista alfabtica de clientes en atencin al apellido, y otras, por una lista
numrica en atencin a la fecha de su ltima factura. Es decir, se puede ordenar una
empiecen con una letra en el campo de ordenacin sern los que aparezcan primero
(Z-A, 9-0).
Para crear una secuencia nueva de ordenacin personalizada, seguir estos pasos.
1. Elegir en la venta Ordenar (Sort), de la opcin Order (Criterio de Ordenacin)
seleccione Lista Personalizada (Custom lists).
2. Seleccionar NUEVA LISTA (New list) en la lista Listas personalizadas.
3. Dentro de la seccin Entradas de lista (List entries) del cuadro de dilogo,
introducir los elementos de su lista en el orden en el que desee ordenar,
colocando cada elemento en una lnea o usando comas para separarlos.
4. Hacer clic en Aceptar (Ok).
GRAFICOS
Una de las mejores herramientas que provee Excel es la de crear grficos basndose
en los datos ingresados y calculados por la hoja, porque es una forma sencilla de
entender los valores registrados, ya que de otra forma, tal vez, le llevara mucho
tiempo leerlos y analizarlos.
Excel puede crear grficos de diversos tipos, formatos y posiciones dentro del libro de
trabajo, o, en una hoja exclusiva de grfico. Cuando el grfico es creado dentro de la
misma hoja de trabajo, se dice que es un grfico incrustado.
Excel permite bsicamente hacer dos tipos de grficos, los grficos circulares y los
grficos de barras. De estos dos tipos se desprenden los dems tipos de grficos. Tal
vez se pregunte cuando utilizar un tipo y cuando utilizar el otro. La respuesta es muy
sencilla, si lo que se desea es representar grficamente los valores de una variable de
datos, se puede utilizar cualquiera de las formas, pero si se desea representar ms de
En caso de que se desee que el grfico sea colocado en otra hoja y no en la existente
procedemos a realizar lo siguiente.
Chart)
4.- Luego aparece la siguiente ventana.
En estas fichas incluyen todos los comandos para el trabajo con grficos, y solo estn
disponibles cuando hay un grfico seleccionado, esta herramienta de grficos
desaparecen al hacer clic fuera del grfico o viceversa.
Aqu encontrar diseos predefinidos con todos los elementos de diseo para los
grficos, como por ejemplo para la colocacin de ttulos, posiciones etc.
El ttulo de grfico cambiar con solo dar clic sobre las formas de Estilo.
El grfico ha sido terminado, puede tener la sensacin de que le falta algo, puede ser
que desee mejorar la presentacin, o, mejor, si le pone un color de fondo. Excel
permite mejorar la presentacin de su grfico.
Relleno de forma (Shape fill), y escoja la opcin Degradado (Gradient) como indica
en la pantalla.
TRAMA
Seleccin de Estilos de WordArt (WordArt Styles )
1.- Seleccione el grfico.
2.- En Herramientas de Grfico (Chart Tools) escoja la opcin Formato (Format).
3.- Escoja la ficha Estilos de Word Art (WordArt Styles )
De clic sobre ms
Tipos de Grficos
1.- Seleccione el grfico.
2.- En Herramientas de Grfico (Chart Tools) escoja la opcin Diseo (Desing).
3.- Escoja la ficha Tipo (Type).
4.- Escoja la opcin Cambiar tipo de Grfico (Change Chart Type) y se le despliega
la siguiente informacin.
Con esto podr escoger los diferentes tipos de grficos. Por ejemplo:
As podr utilizar el grfico tantas veces lo desee, para encontrar el grfico guardado
como plantilla
7.- Escoja la opcin Cambiar tipo de Grfico (Change Chart Type).
8.- Y Seleccione la opcin Plantillas (Templates).
Aparecer el grfico que se grab como plantilla, presione Aceptar (Ok), y podr
utilizar nuevamente.
5.- Seleccione Imgenes Prediseadas (Clip Art), donde se le presenta las opciones
para que escoja el grfico, de clic derecho sobre la imagen y coloque insertar.
Men Inicio (Home), Pegado Especial (Paste Special), como se ilustra en el grfico
anterior.
Pegar vnculo (Paste link): El cuadro de dialogo permite elegir entre pegar
simplemente o realizar un pegado vinculado.
Aceptar (Ok)
Ejemplo
UTE
Matrcula
Pensin
TOTAL
40
70
110
Siendo el dibujo UTE un Objeto Ole, para reingresar a Paint basta con hacer doble
clic dentro del dibujo para que se active el programa de grficas con todo el potencial,
para cualquier variacin.
FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional permite cambiar el aspecto de determinadas celdas, de acuerdo
al cumplimiento o no de reglas lgicas.
En el ejemplo que se presenta a continuacin, se trata de medir la diferencia (Desvo)
que existe entre el presupuesto y las ventas en una empresa.
La columna de Desvos, indica el grado de ese cumplimiento, en algunos casos
positivos y en otros negativos, lo que indica si se lleg o se pas de lo presupuestado.
Utilizando formato condicional, se har resaltar con azul en el caso de cumplimiento,
y verde, en el caso contrario.
Dentro de esta pantalla que se le presenta para colocar las condiciones, para esto debe
presiona Nueva Regla (New Rule) y se debe escoger la opcin Aplicar formato
nicamente a las celdas que contengas (Format only cells that contain) y tiene la
siguiente pantalla.
Para aadir otra condicin basta con presionar la opcin Nueva Regla (New Rule).
Siguiendo con el ejercicio planteado, debe indicarse que si se cumple la condicin de
que el Valor de la Celda sea menor que 0 (Cell values is less than 0), entonces
presente el resultado de color Verde. Como son dos alternativas, clic nuevamente
sobre Nueva Regla (New Regla) y se ingresa la segunda condicin, es decir: si el
Valor de la Celda es mayor o igual que 0 (Cell values greater than or equal to 0),
presente el resultado en color azul.
Estas configuraciones, se logran haciendo clic en el botn Formato (Format):
Listas, Filtros
Listas
Una lista es una serie etiquetada de filas de hoja de clculo que contiene datos
relacionados, como una base de datos de factura, o, una lista de direcciones y
telfonos de amigos o clientes. Una lista puede utilizarse como una base de datos en
donde las filas corresponden a los registros y las columnas a los campos. Se utiliza la
primera fila de datos para colocar los rtulos de las columnas.
Microsoft Excel tiene varias caractersticas que facilitan la gestin y el anlisis de los
datos de una lista. Para aprovechar estas caractersticas, se deben ingresar los datos
en la lista, de acuerdo a las siguientes instrucciones:
No tiene que haber ms de una lista en una hoja de clculo. Algunas de las
caractersticas de gestin de listas, como el filtrado, solamente pueden utilizarse
en una lista a la vez.
Dejar en blanco, como mnimo, una columna y una fila entre la lista y los dems
datos de la hoja de clculo. Microsoft Excel podr detectar con mayor facilidad y
Rtulos de columna
En los rtulos de columna, utilizar una fuente, una alineacin, un formato, una
trama, un borde o un estilo de letras maysculas que sea diferente del formato que
se asigne a los datos de la lista.
Cuando desee separar los rtulos de los datos, utilizar bordes de celda, no utilizar
filas en blanco ni guiones para insertar lneas debajo de los rtulos.
Disear la lista de forma que las filas tengan elementos similares en la misma
columna.
No utilizar una fila en blanco para separar los rtulos de columna de la primera
fila de datos.
Filtros
Una de las utilidades del trabajo con listas es la creacin de filtros, los que son
utilizados para poder seleccionar los registros que desea observar.
Creacin de filtros
Para crear un filtro, se debe ubicar en una celda de la lista.
No es necesario
seleccionar la lista completa. Excel se encarga de seleccionar las filas y las columnas
que pertenecen a la lista.
A continuacin, seleccionar el men Inicio (Home) del bloque de datos Edicin
(Editing) seleccione Ordenar y Filtrar (Sort&Filter) y escoja la opcin Filtro
(Filter).
Filtro (Filter).
Cuando se ha seleccionado la opcin Autofiltro, Excel agrega puntas de flecha a la
derecha de los rtulos, que contienen un cuadro con todos los componentes del
campo.
En el cuadro de lista de filtro, podr ver todos los elementos componentes del campo
seleccionado. En caso de que un elemento se repita en la lista, lo que no sucede en
este cuadro, no aparecer en la lista, salvo que haya sido escrito de manera diferente
(con espacio adicional, con maysculas, o cualquier smbolo distinto).
Cuadro que contiene los datos a filtrar
Al seleccionar un elemento de filtro, se muestra solo los registros que contengan
dicho elemento en el campo filtrado.
Es necesario indicar que se puede filtrar ms de un campo a la vez; el resultado de
dicha accin mostrar solo los elementos que cumplan simultneamente con todas las
condiciones de filtro.
La lista con elementos filtrados mostrar los encabezados de fila en color azul, al
igual que la flecha de seleccin de campo estar de color azul.
Mostrar los elementos ms comunes
En caso de desear mostrar los elementos ms comunes, se puede escoger filtrar Las 10
ms (Top 10), opcin que muestra el cuadro de dilogo Autofiltro de diez mejores,
donde selecciona si desea mostrar los diez elementos ms comunes. Sin embargo,
esta orden solo puede ser aplicada en caso de que el campo que se desea filtrar
contenga algn o algunos elementos repetidos diez o ms veces; en caso contrario, al
seleccionar no suceder nada.
Personalizacin de filtros
Muchas veces se puede requerir filtrar datos que cumplan con una o dos tipos de
condiciones especficas, en dicho caso, puede seleccionar la opcin Personalizar
(Custom). Esta orden despliega el cuadro de dilogo filtro personalizado (Custom
filter).
Filtro personalizado
En este cuadro podr seleccionar las caractersticas del filtro. Consta de dos listas y
dos posibles filtros. En la primera lista se selecciona el tipo de comparacin deseada,
donde podr seleccionar una de las siguientes opciones:
Es igual a. (Equals)
No es igual a. (Does not equal)
Es mayor que. (Is greater than)
Es mayor o igual que. (Is greater than or equal to)
Es menor que (Is less than)
Es menor o igual que. (Is less than or equal to)
Comienza por. (Begins with)
No comienza por. (Does not Begin with)
Termina con. (Ends with)
No termina con. (Does not ends with)
Contiene. (Contains)
No contiene. (Does not contains)
En la segunda lista se ve los datos disponibles, usted podr escoger el dato a filtrar. El
segundo filtro debe ser seleccionado escogiendo un tipo de condicin lgica ("y"
(And),"o" (Or)); en caso de seleccionar la condicin "y" el filtro es excluyente, es
decir, que se debe cumplir simultneamente las dos condiciones o no aparecer en la
lista; si la seleccin se hace con la condicin lgica "o", el filtro ser incluyente, es
decir, mostrar todos los datos que cumplan simultneamente las dos condiciones.
Filtro avanzado
Este tipo de filtro le permitir crear una nueva lista que contendr los datos
seleccionados en el filtro.
Para crear este tipo de filtro necesitar tener por lo menos tres filas vacas que pueden
utilizarse como rango de criterios sobre la lista y que deber incluir rtulos de
columna. Deber existir por lo menos una fila en vaca entre la lista y los rangos de
criterios.
Forma de crear los filtros avanzados
Previo a la creacin de filtros avanzados es necesario que exista varias filas en blanco
antes de los datos a filtrar, estas filas sern utilizadas para disear el filtro avanzado.
Para la creacin de los criterios de filtros avanzados ser necesario efectuar los
siguientes pasos:
1. Copie los rtulos de columna de aquellas que contienen los valores que desea
filtrar.
2. Estos datos copiados, pguelos en la primera fila que corresponde al rango de
criterios.
3. Bajo las filas de los rtulos de criterios, introduzca los criterios que desea aplicar a
su lista.
4. Ubquese en una de las celdas de la lista y vaya al men Datos (Data), seleccione
filtro (Filter) y haga clic en Filtro avanzado (Advanced filter).
Se desea filtrar los registros que cumplan la siguiente condicin: Los registros por
concepto de Ropa o Regalos o Tarjetas.
Para resolver este ejemplo antes de la tabla de datos en registros en blanco y en
cualquier columna escribir lo siguiente:
Nota
presentar slo las filas que cumplan todas las condiciones mediante el comando Filtro
del men Datos.
Para buscar datos que cumplan una condicin de una columna o una condicin de
otra, introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo basndonos en
la tabla de datos anterior, filtrar los registros que por Concepto sea Ropa o que la
cantidad de Ventas sean ms de 200. El diseo del filtro sera:
Para buscar filas que cumplen una de dos condiciones en una columna y una de dos
condiciones en otra, introduzca los criterios en filas independientes. Por ejemplo, el
siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen Tarjetas en la columna
Concepto y valores de Ventas superiores a 3000 o las filas del Concepto Ropa con
valores de Ventas superiores a 1000.
Ordenacin
Las listas podrn ser ordenadas escogiendo el campo de ordenacin, para ordenar
listas seleccione el men Datos (Data), luego de un clic en Ordenar (Sort), esta
accin le permitir mostrar el cuadro de dilogo ordenar.
Se debe escoger de la lista que aparece el rtulo del campo, no escribir el que usted
piense realizar, ya que esto puede producir errores.
Adicionalmente para cada una de las listas, puede seleccionar el orden como
Ascendente o Descendente (Ascending o Descending).
En caso de que su lista no tuviera rtulos, debera seleccionar el casillero si lo activa
est indicando que
Subtotales
Esta herramienta de Excel es utilizada generalmente en tablas de datos. Para el libro
electrnico, una tabla de datos puede ser creada colocando cabeceras y registros.
Cuando utilizamos esta configuracin, algunas funciones y herramientas de Excel,
detectan automticamente al rango de celdas as establecido. A continuacin vemos
esta caracterstica
La Tabla de Datos que vemos, ha sido generada sobre la base del detalle de
facturacin de una empresa. Podemos observar que clientes y vendedores pueden
repetir sus nombres al igual que las fechas de compra, como sucede en la realidad.
Cuando tenemos una Tabla de Datos, lo lgico es que los nuevos registros sean
ubicados en la primera fila disponible, al final de los registros actuales y siguiendo las
cabeceras. Por lo tanto, no podemos ingresar frmulas en la ltima fila de la Tabla,
porque ello detendra o volvera inmanejable la informacin.
Nos aseguramos que el cursor se encuentre en una de las celdas de la Tabla de Datos.
Seleccionamos el men Datos (Data) y escogemos Ordenar (Sort). Observamos que
Excel ha podido reconocer el rango de celdas que forman parte de la Tabla de Datos,
en forma automtica. Esta ha sido seleccionada.
Procedemos escoger como criterio de ordenacin a la columna de Vendedor. El orden
puede ser ascendente o descendente. Un clic en el botn Aceptar (Ok) y podemos
observar que la Tabla ha sido ordenada por el Vendedor, sin que se altere ningn dato.
El resultado es el siguiente:
En las casillas que vemos a continuacin, nos solicita que precisemos cul de las
columnas contienen los valores a ser sumados en subtotales Agregar subtotales a
(Add subtotal to).
En nuestro caso, escogemos Valor Total, nicamente.
Los elementos que aparecen marcados nos van permitir contraer o expandir la
visualizacin de los datos. Si escojo uno, por ejemplo, nicamente se visualizar el
total general.
Ntese que los pequeos botones que aparecen a la izquierda, antes tenan el signo (-).
Ahora tienen el signo (+). Esto significa que si hacemos clic en ellos podemos
expandir la informacin y viceversa.
Para eliminar los Subtotales, basta con activar el men Datos (Data), seleccionar
Subtotales (Subtotals) y dentro esta el botn Quitar Todos (Remove All). Veremos
que la Tabla de Datos vuelve a su estado original.
NOMBRE
FACULTAD ESCUELA
CURSO
SEXO
EDAD
CARLOS
CCEE
JUAN
CCSS
ROBERTO
EMPRESAS
20
SOLTERO
NO
NOTA
FINAL
5
PUBLICIDAD
19
SOLTERO
NO
CCSS
PUBLICIDAD
18
DIVORCIADO
SI
LUIS
CCEE
EMPRESAS
23
CASADO
SI
10
ADRIANA
CCSS
PUBLICIDAD
19
CASADO
SI
SIMON
CCSS
PUBLICIDAD
18
DIVORCIADO
SI
10
PEDRO
CCSS
PUBLICIDAD
18
SOLTERO
NO
JUANA
CCEE
EMPRESAS
23
DIVORCIADO
SI
ELIZABETH
CCSS
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23
SOLTERO
NO
CAROLINA
CCSS
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21
DIVORCIADO
SI
ROSARIO
CCSS
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23
DIVORCIADO
SI
LAURA
CCSS
PUBLICIDAD
24
DIVORCIADO
NO
MARIA
CCSS
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23
CASADO
NO
ANIBAL
CCSS
PUBLICIDAD
23
DIVORCIADO
SI
PATRICIO
CCEE
EMPRESAS
23
SOLTERO
SI
MARCELA
CCEE
EMPRESAS
22
CASADO
SI
LUISA
CCSS
PUBLICIDAD
24
CASADO
NO
OLGA
CCSS
RECREACION
22
CASADO
NO
LUCIA
CCEE
EMPRESAS
24
SOLTERO
SI
FABIAN
CCEE
EMPRESAS
23
DIVORCIADO
SI
PAQUITA
CCSS
RECREACION
21
CASADO
SI
10
ANA
CCEE
EMPRESAS
20
SOLTERO
SI
LOURDES
CCSS
RECREACION
23
SOLTERO
SI
FRANCISCO
CCSS
RECREACION
24
CASADO
NO
NARCISA
CCEE
EMPRESAS
21
SOLTERO
NO
ANABEL
CCEE
EMPRESAS
23
SOLTERO
NO
VALERIA
CCSS
RECREACION
21
SOLTERO
SI
PAUL
CCSS
RECREACION
18
SOLTERO
SI
ESTEBAN
CCEE
MARKETING
21
CASADO
SI
ELIECER
CCEE
MARKETING
24
CASADO
SI
CECILIA
CCEE
MARKETING
22
DIVORCIADO
SI
MARTHA
CCSS
RECREACION
21
CASADO
SI
CIRILO
CCSS
RECREACION
18
DIVORCIADO
NO
SOLEDAD
CCEE
MARKETING
21
SOLTERO
NO
MONICA
CCEE
MARKETING
24
CASADO
SI
LIVIA
CCEE
MARKETING
20
CASADO
SI
GLADYS
CCSS
RECREACION
24
DIVORCIADO
SI
10
PABLO
CCEE
MARKETING
21
CASADO
SI
SIMON
CCEE
MARKETING
20
CASADO
NO
ALEJANDRO
CCSS
RECREACION
23
SOLTERO
NO
DAVID
CCEE
MARKETING
22
SOLTERO
NO
JULIAN
CCEE
MARKETING
23
SOLTERO
NO
JORGE
CCSS
RECREACION
20
SOLTERO
NO
JULIA
CCEE
MARKETING
19
CASADO
SI
10
ALBERTO
CCSS
RECREACION
20
CASADO
NO
ROXANNA
CCSS
RECREACION
20
CASADO
NO
BEATRIZ
CCEE
MARKETING
23
CASADO
NO
10
EULALIA
CCEE
MARKETING
18
CASADO
SI
MIGUEL
CCEE
MARKETING
18
DIVORCIADO
NO
Facultad
CCEE
CCSS
TOTAL
1er curso
||||||
||||
2do. curso
||||
|||
TOTAL
Cuadro 2.- Forma manual de tabular los datos, contando con marcas de acuerdo a la
facultad y al curso.
Como puede apreciarse, la forma manual puede ser til cuando se traten de pocos
casos, sin embargo, an as sera muy largo, complicado y con altas probabilidad de
cometer errores, si los cuadros que se han de tabular fuesen ms complicados y que, a
parte de involucrar ms de dos variables, tengan otro tipo de clculos como son
desviacin estndar y varianzas.
Proceso de la construccin de la tabla dinmica
El proceso de generar este tipo de cuadros, partiendo de los datos ingresados en Excel,
resulta muy simple, si se sigue el siguiente procedimiento:
Ubicar el cursor de Excel en la celda activa dentro de los datos que se han de
procesar. En el caso del ejemplo, observe como el cursor est en la regin de datos
En men Insertar (Insert), seleccionar Tablas Dinmicas (Pvot table), opcin que
arranca el asistente de tablas dinmicas, a travs del cual, somos guiados en la
construccin de la tabla que nos interesa.
Al seleccionar esta opcin se muestran los cuadros de dilogo por pasos para construir
la tabla. AL inicio de la creacin de la tabla se selecciona en donde se desea colocar la
tabla dinmica si en una nueva hoja de clculo o en una hoja de clculo existente.
Adems en este cuadro, se selecciona desde donde provienen los datos con los cuales
se va a trabajar en la opcin Seleccione una tabla o una rango. (Select a table or
range).
source), permite trabajar con datos externos a Excel, es decir, que se encuentran bajo
otros programas, por ejemplo Access, Foxpro, etc.
que se desea al rea filas, columnas, datos y filtro de informe para obtener los
resultados esperados.
El rea de filtro de informe ser usada cuando se desee construir el mismo cuadro
para otras variables. Ms adelante, veremos que este mismo cuadro puede prepararse
por sexo o edad.
Al rea de fila se ha arrastrado la variable FACULTAD, es decir, que en las filas
vamos a tener los nombres de las facultades, mientras que al rea de columnas se ha
arrastrado la variable CURSOS. Hasta este punto, no hemos hecho nada ms que
determinar las variables que van en filas y columnas, pero para que muestre los
valores, es necesario arrastrar una variable al rea de datos. En el caso del ejemplo,
arrastramos la variable nombre, y vemos, que automticamente genera la Cuenta DE
NOMBRE (Count of NOMBRE), lo que significa que va a contar los nombres de los
alumnos, por facultad (filas) y curso (columnas). Veremos, que no solamente es
posible calcular las frecuencias (nmero de casos), si no que tambin es posible hacer
otros clculos, tales como porcentajes, sumas, productos, desviaciones estndar,
mximos, mnimos y varianzas.
Entonces podemos visualizar la tabla dinmica construida.
Como puede verse en la tabla dinmica generada, fcilmente hemos calculado las
frecuencias, por curso y facultad. En la celda A4 aparece el texto, cuenta de nombre,
y los cursos aparecen como 1 y 2. Se puede cambiar estos textos simplemente
editando el contenido de la celda, al dar doble clic sobre la celda que desea cambiar,
y podr modificar el texto, pero ms adelante se indicar otra forma de hacerlo.
Cuando cambien el texto de la tabla de acuerdo a sus requerimientos queda como se
muestra a continuacin.
Luego seleccione la vieta Mostrar valores como (Show values as), y escoja
Porcentaje de la fila (% of row), siguiendo la secuencia mostrada a continuacin:
Luego seleccione la vieta Mostrar valores como (Show values as), y escoja
Porcentaje de la columna (% of column), como indica a continuacin:
Para el clculo de los porcentajes respecto al total general del cuadro, volvemos a
incluir el nombre en la regin de datos, que va a aparecer como cuenta de nombre. Al
hacer clic, podemos cambiar este texto a porcentaje del total, y en opciones lo
mostramos como porcentaje del total. Estos pasos se muestran como siguen:
Luego seleccione la vieta Mostrar valores como (Show values as), y escoja
Porcentaje de la columna (% del total), como indica a continuacin:
Observe que la opcin de clculo por defecto es la de suma para campos numricos.
El siguiente paso es incluir el promedio de la nota final, para lo cual, arrastramos
nuevamente la nota final al rea de datos, y al hacer doble clic, en Resumir por
(Sumarize by) seleccionamos la opcin Promedio (Average).
muestran a continuacin:
Estos pasos se
Observe como en la celda B1 nos aparece un selector con la palabra todas. Al hacer
clic sobre este, se nos nuestra la lista de facultades y, al seleccionarla, podemos ver
los datos que corresponden a esta facultad.
Presionando en la celda D5
Grficos dinmicos
Un grfico dinmico es aquel cuyos datos subyacentes son una tabla dinmica. Su
proceso de construccin es el mismo que para construir cualquier grfico. Si la tabla
dinmica incluye campos de pgina se puede mostrar los valores de dichas campos en
el grfico, con lo que al cambiar un valor en la tabla el grfico tambin mostrar los
valores de los campos.
Para esta tabla, vamos a construir un grfico circular. Para ello, en Herramientas de
tabla dinmica (PivotTable Tools) en Opciones (Option) seleccione de Grfico
Dinmico (PivotChart), como se indica.
Al escoger la opcin Tabla Dinmica (PivotChart) tiene las siguientes opciones para
el diseo de su grfico:
El resultado es el siguiente:
Paso 4: se configura la apariencia del grfico. En este caso, queremos alterar las
opciones de ttulo (Title), leyenda (Legend) y los rtulos de datos, para ello en la
opcin formato podemos seleccionar lo deseado como indica a continuacin:
En Ttulo del grfico (Chart Area) puede seleccionar para el ttulo como indica en el
siguiente cuadro.
Conclusin
Lo expuesto en el presente artculo muestra la potencia de Excel como herramienta
para el tratamiento de informacin, de una manera gil y eficiente, permitiendo
generar informacin til para anlisis y toma de decisiones en forma oportuna, as
como, la capacidad de representar grficamente la informacin generada por las tablas
dinmicas.
Excel proporciona varias herramientas que permiten resolver problemas en los que es
necesario calcular valores para una o dos variables o determinar el valor que debe
tomar una o varias variables para llegar a un valor especfico:
Buscar Objetivo
Solver
Al aceptar este cuadro de dilogo, Excel recalcula los datos de la hoja mostrando los
nuevos valores.
Ejemplo: Con los mismos datos iniciales del ejemplo anterior, calcular la tasa de
inters anual para que la cuota mensual sea de $ 620
Al aceptar este cuadro de dilogo, Excel recalcula los datos de la hoja mostrando los
nuevos valores; como puede apreciarse en el siguiente cuadro.
La disposicin de los datos muestra los exmenes, las notas obtenidas en los 5
primeros exmenes, los porcentajes con los que contribuyen cada examen a la nota
final, la nota ponderada que es el producto de cada nota por el respectivo porcentaje, y
la nota final que es la suma de las notas ponderadas.
Solver
Solver es una herramienta que permite resolver problemas con mltiples variables y
restricciones, mucho ms complejos que los que se resuelven con Buscar Objetivo.
Solver resuelve tres tipos de problemas:
Z 2 X 1 3X 2 5 X 3
X 1 X 2 X 3 7
2 X 15 X 2 X 310
X 1, X 2, X 30
Ejemplo 7.- Maximizar la funcin Z sujeta a las siguientes restricciones:
Para resolver el problema, es necesario ingresar la frmula de la funcin haciendo
referencia a las celdas de las variables. El siguiente esquema muestra la disposicin de
los datos y la definicin de las restricciones.
En el siguiente paso se activa Solver usando la opcin Solver (Solver) del men
Herramientas (Tools):
2.- Aparece la siguiente pantalla, donde deber seleccionar Opciones de Excel (Excel
Options)
3.- Una vez seleccionado tendr otra pantalla, y seleccione Complementarios (AddIns), luego presione Ir ..(Go).
5.- Por ltimo Seala con un visto la opcin Solver Add-in y presionar Aceptar
(OK).
Parmetros de Solver
Esto mostrar el cuadro de dilogo de Parmetros de Solver, en donde el usuario
ingresa los parmetros del problema que desea resolver:
En el cuadro Celda objetivo (Set tarjet cells), se introduzca una referencia de celda o
un nombre para la celda objetivo. La celda objetivo debe contener una frmula. Para
Agregar (Add)