N.

Documentos do Sistema

Edio

Data

10

13/06/2013

Preparao

Verificao

Aco

Elaborao do documento e sua identificao atravs de um cdigo (AAAAAXXX.YY),

AAAAA em que:
- FP Ficha de Processo
- PS Procedimento do Sistema
- PG Procedimento Gesto
- PE Procedimento Especfico, que se subdivide em:
- PEQ Procedimento Especfico da Qualidade
- PRE Procedimentos de Execuo
- PES Procedimento Especfico de Segurana
- PEA Procedimento Especfico de Ambiente
- PESA Procedimento Especfico de Segurana e Ambiente
- PEL Procedimento Especfico do Laboratrio
- PESG Procedimento Especfico de Servios Gerais
- PEGAF Procedimento Especfico de Gesto AdministrativoFinanceira
- F, MOD., LA, LI e FL so Impressos
- RI Regulamento Interno
- DOC. e DOC. L Documento de Trabalho

XXX o n. sequencial.

YY o n. de reviso (sequencial), ttulo e data do documento.

Aprovao

PROCEDIMENTO

Controlo de Documentos
Responsabilidade

Documentos

Direco
Qualidade e
Segurana
(DQS)

F009
F010
FL.349

O cdigo AAAAA pode ter no mximo cinco letras e o XXX pode ter no mximo 3
algarismos; o YY quando atinge o nmero 20 volta ao inicio (01).
A numerao efectuada aquando da preparao e o nmero atribudo em F009 (todos os
documentos excepto formatos e MODs) e F010 (apenas formatos e MODs). utilizada a
aplicao informtica WeMake para controlo de documentos do laboratrio.
Quando h uma reviso ao documento acresce um nmero reviso (YY).
Sempre que seja necessrio adaptar um documento a uma obra, o cdigo deste mantmse, adicionando o nmero de obra, separado por ponto.
Sempre que seja necessrio adaptar um documento ou um formato a uma empresa do
universo LC SGPS, o cdigo deste mantm-se, adicionando as siglas da empresa, de
acordo com a Tabela1.
Nestas situaes, a edio/reviso do referido documento/formato, volta ao incio.
Quando existe a necessidade de adaptar um documento rea Internacional, o cdigo
deve ser acrescido das letras representantes do pas, separadas por ponto, de acordo com a
tabela 1 (existente no final deste procedimento).
Se houver apenas necessidade de traduzir integralmente o documento, este mantm a
codificao existente.

F005.02

Laboratrio

PGINA

PS 03
1/7

N.

Edio

Data

10

13/06/2013

Preparao

Verificao

Aprovao

PROCEDIMENTO

Controlo de Documentos
Aco

PS 03

PGINA

Responsabilidade

Documentos

Direco
Qualidade e Segurana
(DQS)
Laboratrio

F009
F010
FL.349

Laboratrio

FL.349
F018

2/7

Sempre que um documento elaborado, revisto ou anulado, enviado um e-mail ao geral a indicar o mesmo, contendo um link do
documento na Intranet.
Os documentos do sistema sem codificao, so controlados pela data de elaborao e reviso.

A cada processo de licenciamento dado um nmero de processos interno identificado atravs de um cdigo (iiixx.yyy) e de acordo
com o DOC.28 Lista de entidades dos licenciamentos, em que:
iii corresponde empresa
xx corresponde localizao do estaleiro
yyy representa o respectivo licenciamento.
A elaborao, definio e controlo dos documentos e formatos do laboratrio efectuada autonomamente pelo laboratrio e
comunicada DQS atravs do FL349, com excepo dos PEL relativos s tintas e registos associados que so controlados pela DQS.
A definio, controlo e distribuio das cartas de funes (F018) da responsabilidade da DRH.

2
3
4

Actualizao de todos os documentos e formatos efectuada em F009 e F010; sempre que so elaborados, revistos ou anulados,
efectuado o registo nesses formatos, para salvaguardar a repetio de nmeros. No laboratrio efectuado atravs da aplicao
informtica WeMake.
Verificao do documento e aceitao do seu contedo. A verificao dos documentos efectuada pelo responsvel da rea e a sua
aprovao pela administrao.
As modificaes so registadas por rasura no documento obsoleto.
No so permitidas emendas manuscritas nos documentos do sistema de gesto do laboratrio.
Os documentos existentes na intranet so os que se encontram em vigor, aps sua impresso no garantida a sua actualizao.
Pois todos os documentos divulgados via intranet so considerados cpias no controladas.

DRH
DQS
Laboratrio

Responsvel da rea
DQS
Laboratrio

Todos os documentos que fazem parte do SGI da obra, so controlados no F111: ndice da pasta de obra.

F023
F111

As cpias controladas so distribudas em papel, estas so identificadas com carimbo Cpia Controlada e o registo das distribuies
efectuado no F023.
5

F009
F010
FL.349

DQS
Laboratrio

As cpias dos formatos controladas e que se encontram distribudas nos postos de segurana, tm actualizao da responsabilidade
da DQS.
No laboratrio enviado um e-mail aos colaboradores do laboratrio sempre que um documento elaborado, revisto ou anulado.
6

As cpias controladas distribudas, so recolhidas e rasgadas, o original arquivado, carimbado com a meno Obsoleto

Cada processo est arquivado em pasta prpria com lombada e arquivado informaticamente.
O arquivo em papel feito de acordo com a codificao atribuda aquando recepo/envio, por data do documento.
Todos os documentos obsoletos so arquivados na pasta Obsoletos. Todos os formatos obsoletos so arquivados na pasta
Formatos Obsoletos. Todos os originais em papel so arquivados na pasta Documentos e Formatos.
Os originais informticos so arquivados no directrio da Qualidade, sob nica responsabilidade do Director Qualidade e Segurana.
Os originais informticos do sistema de gesto do laboratrio so arquivados na pasta Documentao, sob responsabilidade do
Tcnico Qualidade (laboratrio).
O controlo informtico dos mesmos respeita o definido no procedimento PESG13.

F005.02

DQS
Laboratrio

DQS
Laboratrio

Documentos Obsoletos

PESG 13

Edio

Data

10

13/06/2013

Preparao

Verificao

Aprovao

PROCEDIMENTO

Controlo de Documentos

Aco

PGINA

PS 03
3/7

Responsabilidade

Documentos

Tcnico Qualidade e
Segurana

Lista Geral de
Normas

Normas
As normas so controladas por listagem, com as seguintes informaes:

Tipo de norma, n e designao e ano;

ICS (classificao internacional de normas);

Descrio;

Localizao;
Esta listagem actualizada no mnimo trimestralmente, nas normas recebidas mensalmente includas na subscrio efectuada no IPQ, com base no catlogo de normas
do IPQ e/ ou consulta no site www.ipq.pt e nas normas recepcionadas.
As cpias controladas as normas so identificadas por carimbo Cpia de Trabalho. A lista de normas actualizada na Intranet.

Peas escritas e desenhadas de projecto

Os originais do Caderno de Encargos, Memria Descritiva e Peas Desenhadas so arquivados em pasta prpria, por obra.
Todas as cpias distribudas aquando da passagem de processo de obra so identificadas por carimbo Vlido para execuo. Quando existem actualizaes, o
documento obsoleto identificado com a palavra Obsoleto, data e rubrica.
Todas as peas escritas/desenhadas de projectos auxiliares necessrios execuo do projecto final, so identificadas por carimbo Vlido para execuo. Quando
existem actualizaes, o documento obsoleto identificado com a palavra Obsoleto, data e rubrica.

Todas as peas escritas/desenhadas de projectos auxiliares necessrios execuo do projecto final, so identificadas por carimbo Vlido para execuo. Quando
existem actualizaes, o documento obsoleto identificado com a palavra Obsoleto, data e rubrica.

da responsabilidade do director de obra, garantir que as actualizaes so controladas em obra e so identificadas por inscrio de Vlido para Execuo, data e
rubrica e/ou registadas, geridas e controladas, no impresso F271 - Controlo de Peas Desenhadas ou por inscrio no verso do documento original forma a garantir que
todos os elementos envolvidos nos processos de produo possuem as verses actualizadas. Quando os desenhos so distribudos em suporte de papel so registadas
no verso com a data da distribuio. Quando os desenhos so distribudos, via e-mail, dever constar no e-mail que os desenhos se encontram vlidos para execuo.
Reviso Parcial das Peas Desenhadas
Caso exista uma reviso parcial de uma pea desenhada, ou seja, alterao de um pormenor de um desenho existente, incrementa-se a reviso. O novo desenho deve
ser identificado como: Plano de pormenor do desenho (xxx), rev (x+1), datado e rubricado. A distribuio deste desenho ao Subempreiteiro ser efectuada conforme
descrito anteriormente.

Responsvel
Planeamento/ Apoio
Comercial
Coordenador de
Projecto (estudos e
projectos
Fase anterior
Execuo:
Planeamento/Apoio
Comercial
Fase de Obra:
Direco Obra

F 271
Controlo de
Peas
desenhadas

Director de
Obra/Preparador

Director de
Obra/Preparador

Correspondncia (incluindo fax)

Toda a correspondncia recepcionada por correio :

Registada informaticamente (Excel, Enterprise, Minimal) ou em livro;

Carimbada a primeira folha com data e rubrica;

e distribuda de acordo com a lista que identifica o tipo de correspondncia a distribuir s direces.
Toda a correspondncia recepcionada por e-mail :

Enviada para o interessado e/ou posteriormente arquivada em ficheiro

Toda a correspondncia recepcionada por fax :

Quando recebida em PDF (Zetafax) e distribuda informaticamente para os interessados com o conhecimento do secretariado.

Quando recebida em formato papel reencaminhado para o respectivo departamento igualmente por fax.
Toda a correspondncia expedida :

Registada no enterprise em gesto da correspondncia enviada

Registada informaticamente em pasta de obra ou em pastas nas respectivas direces.

A correspondncia enviada e recebida pelo laboratrio (fax e carta) registada em suporte papel com nmero sequencial.

F005.02

Dir. Apoio
Administrativo

Quem envia

Enterprise
(data; assunto
ou nmero de
documento)

Edio

Data

10

13/06/2013

Preparao

Verificao

Aprovao

PROCEDIMENTO

Controlo de Documentos

Aco

PGINA

Responsabilidade

PS 03
4/7
Documentos

Correspondncia (incluindo fax)

Toda a correspondncia recepcionada por correio :

Registada informaticamente (Excel, Enterprise, Minimal) ou em livro;

Carimbada a primeira folha com data e rubrica;

e distribuda de acordo com a lista que identifica o tipo de correspondncia a distribuir s direces.
Toda a correspondncia recepcionada por e-mail :

Enviada para o interessado e/ou posteriormente arquivada em ficheiro

Toda a correspondncia recepcionada por fax :

Quando recebida em PDF (Zetafax) e distribuda informaticamente para os interessados com o conhecimento do secretariado.

Quando recebida em formato papel reencaminhado para o respectivo departamento igualmente por fax.
Toda a correspondncia expedida :

Registada no enterprise em gesto da correspondncia enviada

Registada informaticamente em pasta de obra ou em pastas nas respectivas direces.

A correspondncia enviada e recebida pelo laboratrio (fax e carta) registada em suporte papel com nmero sequencial.

Dir. Apoio
Administrativo

Quem envia

Enterprise
(data; assunto
ou nmero de
documento)

Apresentao da empresa, poltica da qualidade, segurana, ambiente e organograma

A actualizao da apresentao da empresa constante no Manual do Sistema efectuada aps as informaes da DQS relativamente evoluo do sistema.
A poltica da qualidade, a poltica de segurana, a poltica de ambiente e o organograma afixados em placards nas instalaes fixas das empresas so controlados por
data e actualizados pelo Marketing.
As polticas da qualidade, segurana e ambiente encontram-se acessveis ao pblico em geral na pgina da internet e a todos os colaboradores na pgina da intranet.
Aquando do acolhimento de novos colaboradores efectuada a comunicao das referidas polticas.
A poltica do laboratrio divulgada pelo laboratrio e encontra-se afixada nas instalaes do mesmo.

Director Marketing
Laboratrio

Certificados
Os certificados de ensaios no especficos so identificados atravs de um nmero inscrito no documento, com correspondncia no programa informtico. A evidncia de
aceitao do certificado efectuada por rubrica e data inscritas no certificado. So arquivados em papel, por produto encomendado.
Para os certificados de ensaios especficos, o controlo efectuado pelo director de obra com arquivo na pasta de obra e sem actualizao informtica. A evidncia de
aceitao do certificado efectuada por rubrica e data inscritas no certificado.

Comprador

Director Obra

Catlogos e Apresentaes de Produtos (Fornecedores)

Os catlogos de produtos so identificados de acordo com a identificao do fornecedor, controlados por data e arquivados por tipo de produto, em estantes na sala de
mostrurio, da Direco de Servios de Apoio.
Os catlogos de Material/Equipamento elctrico so identificados de acordo com a identificao do fornecedor, arquivados por tipo de material/equipamento seguindo
uma ordem alfabtica, em estantes ou em suporte informtico na Direco Electrotcnica.

Direco de Logstica
Direco
electrotcnica

Certificados de Calibrao
So arquivados por data de recepo na pasta do respectivo equipamento.

F005.02

Laboratrio

PS04
Gesto de
DMM

Edio

Data

10

13/06/2013

Preparao

Verificao

Aprovao

PROCEDIMENTO

Controlo de Documentos

Aco

PGINA

PS 03
5/7

Responsabilidade

Documentos

DQS

Internet

DQS

Siawise

Requisitos Legais
A legislao controlada por consulta ferramenta SIAWISE.
Identificao da Legislao
A avaliao da conformidade legal para as obras efectuada, inicialmente, com uma auditoria de diagnstico, 30 dias aps o seu incio.
- A legislao publicada conhecida atravs do SIAWISE Actualizaes/Alert, sendo automaticamente inserida na Base de dados SIAWISE, para que os utilizadores
possam aceder legislao entretanto publicada.
Anlise da Aplicabilidade e Identificao dos Requisitos Legais
- Foram definidos perfis, isto , para as 4 tipologias de actividades (Agregados e Beto, Construo, Equimetra e Road Paint) associadas a uma rvore com 3 temticas:
Ambiente, Qualidade e SST.
- Na legislao identificada, a mesma reanalisada de forma a avaliar se os diplomas so aplicveis, se tm um carcter indirecto (eventualmente aplicveis a
fornecedores) ou apenas de carcter informativo. Esta aplicabilidade definida e o perfil actualizado.
- Para cada um dos diplomas aplicveis so identificados os requisitos legais, isto , as obrigaes e responsabilidades associadas a cada um dos diplomas.
Podem ser elaborados relatrios com a legislao aplicvel, podendo p.e. identificar a legislao publicada num determinado ms, e qual aplicvel em cada um dos
perfis:
- Seleccionar um perfil,
- Colocar um visto em filtrar;
- Carregar em relatrios/legislao aplicvel;
- Definir as vrias opes de informao e carregar em Gerar e depois Imprimir.
Para mais detalhes carregar em Ajuda.
No mnimo duas vezes por ano, so analisados os registos de avaliao da conformidade legal para verificao da sua conformidade.

Requisitos do cliente (outros requisitos que a organizao subscreva)

Os requisitos do cliente so identificados por obra e so previstos nos Planos da Qualidade, Segurana, Ambiente e outros, aquando a sua elaborao.

DQS/
Direco de Obra

Fichas de Segurana
Os produtos esto referenciados, podendo consultar a ficha de artigo via Entreprise.
(PHC Base de dados Lena Construes Gesto de stocksdesignao procurarSeparador da Informao (canto inferior esquerdo))
O endereo est na ficha do artigo, que poder estar ligado a:

Site do Fornecedor, via Internet,

Pasta comum no servidor, verificadas de 3 em 3 anos.

Direco de Compras

Fichas de
Dados de
Segurana

Director
Oramentao

Tabelas de
Preos

Director
Oramentao

Tabelas de
Preos

Tabelas de Preos
As tabelas de preos em vigor tm a meno Em Vigor e as tabelas obsoletas tm a meno com traos por cima que evidencia no estar em vigor.

Fichas Tcnicas dos Produtos

As Fichas Tcnicas dos Produtos so controladas pelo Laboratrio e encontram-se disponibilizadas no site da Lena Agregados (www.lenaagregados.pt).
A actualizao das fichas no site efectuada pela Direco Comercial / Produo mediante indicao do laboratrio.

F005.02

Edio

Data

10

13/06/2013

Preparao

Verificao

Siglas

Exemplo

Lena Engenharia e Construes, SA

LEC

PS 01.LEC

Lena Engenharia e Construes (Madeira), SA

LCM

PS 01.LCM

Lena Construes Atlntico, SA

LCA

PS 01.LCA

Civilena

CIV

PS 01.CIV

Equimetra

EMT

PS01.EMT

Lena Indstria

LI

PS 01.LI

Construtora Abrantina

CA

PS 01.CA

Britatlntico
Unidade de Servios Partilhados

BA

PS01.BA

USP

PS01.USP

Bulgria

Bu

PS 01.Bu

Romnia

Ro

PS 01.Ro

Arglia

Ar

PS 01.Ar

Angola

An

PS 01.An

Venezuela

Vz

PS01.Vz

Abrantina /Angola

CA.An

PS 01.CA.An

LEC .An

PS 01. LEC. An

Marrocos

Ma

PS.01.Ma

Lena Imobiliria

LIm

PS01.LIm

Lena Engenharia e Construes, S.A. /Angola

F005.02

PROCEDIMENTO

Controlo de Documentos

Tabela 1
Empresa / Pas

Aprovao

PGINA

PS 03
6/7

Edio

Data

Preparao

10

13/06/2013

Verificao

Aprovao

PROCEDIMENTO

Controlo de Documentos

CONTROLO DE REGISTOS

Organizao
Identificao
Documentos Obsoletos do Sistema de
Gesto

Arquivo

Indexao

Compilao

Responsvel

Procedimentos
Fichas Tcnicas
Formatos
Documentos

Data

Pastas 12 e 25

DQS
Laboratrio

F009

Data

Local
DQS
Laboratrio
Arquivo Central

Tempo de
Reteno
Arquivo de uso:
3 Anos
Arquivo morto:
1 Ano

DQS
Lista de Documentos

Pasta 2

DQS

1 Ms
Arquivo Central
DQS

Lista de Formatos

F010

Data

Pasta 2

DQS

1 Ms
Arquivo Central

Mapa documentos
Laboratrio

formatos

do

FL.349

Data

Pasta

Laboratrio

Laboratrio

1 Ms

Carta de Funes

F018

Por Direco e
Data

Pasta

DRH

DRH

Enquanto a
funo existir

Lista de Distribuio

F023

Data

Pasta 30

DQS
Laboratrio

DQS
Laboratrio

3 Anos

DQS

DQS

Enquanto
vigorar

DQS

DQS

Enquanto
vigorar

Normas

Por Ttulo

Legislao

Por tema

F005.02

Pasta
informtica:
Ordenada por
ICS;
Pasta suporte
papel: por
ordem
alfabtica
Pasta
informtica
legislao por
reas
(qualidade,
ambiente e
segurana)

PGINA

PS 03
7/7