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LIQUIDACIN DE PROYECTOS-PRC
Julio 2012
Relacin de Abreviaturas
CMAN
CGVC
MINJUS
OE
: Organismo Ejecutor
PIR
PIP
PRC
SE-CMAN
SUNAT
INTRODUCCIN
La administracin de los recursos de cada uno de los programas y proyectos debe hacerse en
forma eficiente, efectiva y oportuna, cumpliendo con los requerimientos de orden tcnico y legal,
que permita que la ejecucin de los mismos demuestre transparencia en todo el proceso desde su
inicio hasta su liquidacin final, de forma tal que los recursos otorgados por la CMAN sean
utilizados acorde a los objetivos para los cuales fueron destinados y conlleven a un beneficio real
de las comunidades campesinas, nativas y otros centros poblados afectados por violencia poltica
registrada en el Per en el periodo de Mayo de 1980 a noviembre del 2000.
El buen manejo econmico de los proyectos, facilitar que stos sean liquidados con toda la
documentacin de soporte que respalda cada una de las fases, optimizando los recursos que se
han otorgado y facilitando la labor de control de la Secretaria Ejecutiva de la CMAN.
La presente gua ha sido elaborada con el propsito de apoyar a los organismos ejecutores
(municipalidades provinciales, distritales, gobiernos regionales) en la liquidacin de proyectos del
PRC, cuyo financiamiento es efectuado por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos hasta
por un monto mximo de cien mil nuevos soles (S/. 100,000.00)
Debe entenderse que si el costo del PIP excede el monto indicado en el prrafo anterior, ste ser
asumido por el Organismo Ejecutor.
DEFINICIONES:
1.2.
CUADERNO DE OBRA
Documento de trabajo que debe ser legalizado y foliado en todas sus pginas, que servir para
registrar las programaciones, requerimiento de materiales y mano de obra, tareos y ocurrencias
diversas durante el periodo de ejecucin de la obra. El cuaderno de obra deber ser llenado por
el ingeniero residente y visado en cada supervisin por el ingeniero supervisor previa anotacin
de las deficiencias con recomendaciones de parte del supervisor. Puede contener detalles
grficos, croquis, referencias a especificaciones y planos. Su periodo de vida til termina con la
3
liquidacin y entrega de obra. Este documento forma parte del acervo documentario de la CMAN.
1.3.
CUADERNO DE ALMACN
Deber ser foliado y sellado por el Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria en cada una de
sus hojas y servir para registrar la entrada y salida de materiales del proyecto. Este
documento estar bajo responsabilidad del maestro de obra y peridicamente ser revisado
por el ingeniero residente y visado por el supervisor.
1.4.
CUADERNO DE PLANILLA
Este documento deber ser foliado y sellado por el Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria
y servir para registrar el cumplimiento de la hoja de tareo. Tambin se utilizar para el pago de la
mano de obra (Operario, oficial y pen).
1.5.
Son los rganos conformados en las comunidades y/o centros poblados en asamblea general. Se
constituyen una vez que la comunidad y/o centro poblado ha elegido el proyecto que ser
financiado por el PRC y estar conformado por no menos de 5 miembros residentes en la
comunidad. Debe incluir como mnimo a dos vctimas de la violencia, a una mujer y tambin a un
miembro del Comit de Autodefensa en el caso que lo hubiera.
El Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria contar con un (a) Presidente (a), Vicepresidente
(a), Secretario (a), Vocal (a) y Fiscal. De existir una organizacin de afectados a nivel de la
comunidad, sta podr acreditar un representante adicional que tenga la condicin de vctima y
que resida en la comunidad.
El cargo de miembro del Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria es ad-honorem.
1.6.
1.7.
INFORME MENSUAL
Documento tcnico que reporta el nivel de ejecucin y el estado situacional del proyecto
que ser presentado mensualmente al supervisor y es elaborado por el Ingeniero Residente.
1.8.
1.9.
SUPERVISOR
Miembro 2:
Miembro 3:
1.15. VALORIZACIN
Es la cuantificacin econmica de un avance fsico en la ejecucin de la obra realizada por el
ingeniero residente y revisada por el ingeniero supervisor en un perodo determinado.
1.21.
II
2.1
2.2
2.3
III
3.1
9
liquidacin.
3.2
d.
e.
Informe de Liquidacin Tcnica y Financiera.
Cuadros sustentatorios.
Esta informacin deber ser digitalizada y enviada a las oficinas regionales de la CMAN,
para ser revisada por el especialista tcnico, si hubiera observaciones a la informacin
presentada, stas debern ser subsanadas en el plazo de 10 das calendario.
9
IV
La Liquidacin de Obra ejecutada por la modalidad de Ejecucin por Administracin Directa ser
aprobada por el Organismo Ejecutor mediante Resolucin de Alcalda.
1) CARATULA:
1.1 Nombre del Proyecto, tal como aparece en el Expediente Tcnico y en el convenio de
transferencia financiera.
1.2 Nombre del Organismo Ejecutor.
1.3 Nombre del Ingeniero Residente de Obra.
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2) NDICE
El contenido de la documentacin ser ordenado y numerado.
3) ANTECEDENTES
La Comisin de Liquidacin aprueba la liquidacin del proyecto en concordancia con el numeral
11 de la Resolucin de Contralora N 195-88-CG.
Los antecedentes incluyen los siguientes documentos:
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
Para los efectos del proceso de liquidacin tcnica se deber completar la informacin segn el
esquema siguiente:
Del Proyecto
1.1.1
1.1.2
Ubicacin
1.1.3
Unidad Ejecutora
1.1.4
Modalidad de Ejecucin
1.1.5
1.1.6
Supervisor o Inspector
1.1.7
Maestro de obra
11
1.1.8
Presupuesto Aprobado
1.1.9
1.1.10
1.1.11
Fecha de Inicio
1.1.12
1.1.13
1.1.14
Poblacin beneficiaria
1.2
1.2.1.
Meta Ejecutada
1.2.2.
Aspecto Social.
a.
b.
Operatividad de la obra
c.
Capacitacin realizada
1.2.3.
Aspecto Tcnico
a.
b.
c.
d.
1.2.4.
Aspectos Administrativos
1.2.5.
Aspectos Ambientales
1.3
Conclusiones y Recomendaciones
9 Determinacin del monto final del proyecto.
9 Conciliar si el monto final del proyecto concuerda con lo presupuestado (precisar
variaciones).
9 Determinar las caractersticas tcnicas del proyecto concluido.
2.
2.1.
Antecedentes
9 Resolucin Ministerial, Decretos Supremo y Convenio de Transferencia Financiera.
2.2.
2.3.
3.
3.1.
3.2.
3.3.
Metrados Finales
3.4.
Valorizacin de Adicionales
3.5.
Valorizacin Final
3.6.
3.7.
3.8.
Conciliacin de Materiales
3.9.
Hoja de Tareo
4.2
LIQUIDACIN FINANCIERA
Para los efectos del proceso de liquidacin financiera se deber completar la informacin segn
el esquema siguiente:
ASPECTOS GENERALES
1.1
1.2
Cofinanciamiento de la Municipalidad
1.3
1.4
Monto ejecutado
1.5
Saldo disponible
1.6
1.7
1.8
ANTECEDENTES
2.1
Fuente de Financiamiento:
2.2
III.
COMPROBANTES DE PAGO
Relacin pormenorizada y sustentada de los gastos efectuados durante la ejecucin del proyecto
que comprende desde el inicio de obra hasta la culminacin del proyecto, el cual se encuentra
plasmado en los comprobantes de pago siguientes:
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3.1 Facturas
3.2 Boletas de Venta
3.3 Recibo por Honorarios
3.4 Tickets o cintas emitidas por mquinas registradoras
3.5 Otros comprobantes de pago que sustenten el gasto realizado en la realizacin del proyecto.
IV CONCLUSIONES
5.1 Determinacin del monto final de la Obra.
5.2 Conciliar si el monto final de obra concuerda con lo presupuestado (precisar variaciones).
5.3 Determinar las caractersticas tcnicas de la obra concluida.
5.4 Otros que considere relevantes.
V ANEXOS
ANEXO A:
ANEXO B:
ANEXO C:
ANEXO D:
ANEXO E:
ANEXO F:
ANEXO G:
ANEXO H:
ANEXO I:
ANEXO J:
ANEXO K:
ANEXO L:
ANEXO LL:
ANEXO M:
ANEXO N:
ANEXO O:
ANEXO A
_________________________
ALCALDE DISTRITAL
COORDINADOR DE CMANAYACUCHO
________________________________
COMIT DE GESTIN Y VIGILANCIA
COMUNITARIA
__________________
PRESIDENTE DE LA
COMUNIDAD
_________________
ING. RESIDENTE
_________________
ING. SUPERVISOR
ASISTENTES:
NOMBRES APELLIDOS
DNI
FIRMA
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ANEXO B
Proyecto: (Colocar el nombre del proyecto, tal como aparece en el Convenio y Expediente
Tcnico)
Siendo las .......... horas del...... de ............... de ................, se hicieron presente en el lugar de la
obra......................., ubicado en la Localidad de.Distrito de
.................., Provincia de ................., Departamento de .................., por parte de la
Municipalidad Distrital de. el Ing. ..Jefe de rea
de Infraestructura, el Sr.
...,
Regidor
de
la
Municipalidad,
por
parte
de
la localidad
de....
el
Sr.
.Presidente de la Comunidad Campesina, Sr. .
Presidente del Comit de Gestin y Vigilancia, quienes a la vez son miembros reconocidos de
la Comisin de Recepcin, tambin estuvieron presente el Ing..,
Residente de obra, el Ing. ., supervisor para proceder a la entrega/recepcin
de la Obra: ......................................................................., que fue ejecutada por la
Municipalidad distrital debajo la Modalidad de Ejecucin por Administracin
Directa.
Luego de la revisin de la documentacin del Expediente Tcnico y la liquidacin de obra,
adems de constatar el cumplimiento de las metas y objetivos del proyecto, se procede de la
siguiente manera:
I. ANTECEDENTES
La ejecucin del proyecto ..............., estuvo bajo la responsabilidad
tcnica y administrativa del Ing. , en su condicin de Residente de Obra
contratado por la Unidad Ejecutora (Municipalidad distrital), la que se desarroll en estricto
cumplimiento de las normas y especificaciones tcnicas vigentes y que se encuentran detallados
en el Expediente Tcnico.
El presupuesto de ejecucin del proyecto fue de: S/.. que fue cubierto
con S/por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos Programa de Reparaciones
Colectivas y cofinanciado por la Municipalidad distrital de .. por el monto de S/
.
La obra se inici elde..dey culmin eldede.con
Resolucin de Alcalda N ..de fecha ..se reconoci la Comisin de
Recepcin de la obra: conformada por las siguientes personas:
Sr..Presidente
Sr..Miembro1
Sr Miembro 2
Sr Miembro 3
de
la
Comisin
de
Recepcin
..
REGIDOR DE LA MUNICIPALIDAD
PRESIDENTE DE LA COMUNIDAD
CAMPESINA
..
REPRES. ASOC. VCTIMAS/
ORGANIZ. SOCIAL COMUNAL
.
ING. SUPERVISOR DE LA OBRA
.
MIEMBRO DEL COMIT GESTIN Y
VIGIL. COMUNITARIA
17
ANEXO C
Presidente
Secretario de Actas
Tesorero
Fiscal
ANEXO D
MATERIALES O HERRAMIENTAS
MATERIALES
UNIDAD
COSTO
CANTIDAD UNITARIO
COSTO
PARCIAL
1
2
3
4
5
n
HERRAMIENTAS
1
2
3
4
n
MONTO TOTAL VALORIZADO
Lugar y fecha:
---------------------------------------------------_______________......................................................
PRESIDENTE
COMUNIDAD CAMPESINA
PRESIDENTE
COMIT GESTIN Y VIGILANCIA
COMUNITARIA
..
SECRETARIO
COMIT GESTIN Y VIGILANCIA
COMUNITARIA
.
ING. RESIDENTE
..
ING. SUPERVISOR
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Responsable de la ejecucin
Nombre:
Cargo:
DNI:
Colegiatura
Nombre:
Cargo:
DNI:
Colegiatura
Representante de la Municipalidad
Nombre:
Cargo:
DNI:
Nombre:
Cargo:
DNI:
Representantes de la localidad
Nombre:
Cargo:
DNI:
1. COMPATIBILIDAD TCNICA:
Aspectos Tcnicos
Sustentar la importancia del proyecto y las condiciones (dependiendo del tipo de
proyecto) que hacen posible su realizacin.
Indicar la relacin que existe entre los costos a precios de mercado y el monto
presupuestado que figura en el expediente del proyecto dada la fecha de aprobacin
del expediente.
3. COMPATIBILIDAD SOCIAL
4. COMPATIBILIDAD AMBIENTAL
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
21
ANEXO
PROYECTO:
22
OBSERV.
ANEXO LL
FOTOCOPIA DEL LIBRO DE CAJA Y
REGISTRO AUXILIAR DE BANCO MENSUAL
-
23
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PROYECTOS PRC
Inicio
SUPERVISOR
Anotar en el Cuaderno de Obra y
comunicar a La Entidad, 30 das
antes de finalizar los trabajos, para
que designe la Comisin de
Recepcin y Liquidacin de Obra.
ENTIDAD
Designa Comisin de Recepcin y
Liquidacin de Obra.
EL PROYECTO
Al trmino de la obra preparar el
informe Final consistente en:
Documentacin Tcnica,,
Documentacin Contable Financiera
y lo entrega a La Entidad
COMISIN DE RECPCIN Y
LIQUIDACIN DE OBRA
Ejercer como Asesor de la Comisin de Recepcin
Si
24
Fin
1)
2)
3)
Debe contarse con el acta en el que figure el estado situacional de los registros y
documentos al momento de la transferencia de gestin, asimismo debe constar el
estado situacional de las obras en ejecucin, evaluando si el grado de avance
guarda relacin con su respectivo cronograma; comprobando adems si las
obras concluidas han sido debidamente recepcionadas.
Debe presentarse la denuncia policial a la instancia correspondiente, dejando
constancia de la situacin encontrada.
Proceder a la reconstruccin del expediente, solicitando apoyo al personal
administrativo de la gestin anterior que an continua laborando en la
municipalidad, a fin de contactar a las personas que participaron en la ejecucin
del proyecto llmese integrantes del Comit de Gestin y Vigilancia Comunitaria,
de la Comisin de Entrega y Recepcin de Obra, el ingeniero residente, el
supervisor, etc.
Es importante sealar que el alcalde y los regidores electos podrn denunciar ante la
Fiscala sobre el incumplimiento a la Ley de Transferencia.
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