CASOS DE XITO

DISTRIBUIDORA DE ABONOS S.A.

Comercializadora de insumos agrcolas de calidad

Pas:
Colombia

Vertical:
Agroindustria

Partner:
Alfapeople

Perfil del cliente:

Diabonos S.A. es una compaa dedicada
a la distribucin de insumos agrcolas.
Ha venido ampliando su portafolio
de productos y servicios y actualmente
apoya los procesos de preparacin del
suelo
y
cosecha
de
cultivos.
Adicionalmente
ha
incursionado
en la exportacin de frutas y hortalizas.

Situacin:
Debido a los crecimientos financieros y
contables, Diabonos S.A. requera de una
solucin tecnolgica que integrara sus
diferentes reas y le ofreciera un mayor
control de los procesos al rea
administrativa y financiera de la empresa.

Solucin:
Microsoft Dynamics AX

Beneficios

Diabonos S.A. es una compaa dedicada a la distribucin de insumos agrcolas,

producidos por empresas comprometidas con la calidad, el beneficio del
agricultor y la proteccin del medio ambiente.
Diabonos S.A. no solamente se encarga de vender y distribuir abonos
a pequeos y grandes agricultores del pas, tambin ampli su portafolio de
productos y servicios y actualmente apoya los procesos de preparacin del
suelo y cosecha de cultivos. Adicionalmente ha incursionado en la exportacin
de frutas y hortalizas. Desde 2008 tiene una planta de secado
y almacenamiento de maz con capacidad de 10.000 toneladas.

Mayor confiabilidad en los datos

Permite la toma confiable de decisiones
Brinda adaptabilidad a los procesos de
negocio
Aumenta la productividad de los
empleados
Ayuda a optimizar y simplificar los
procesos
Ofrece la calidad y el respaldo de
Microsoft

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Situacin

Dificultades en el control de los procesos

Diabonos S.A. ha venido presentando en los ltimos aos notables crecimientos financieros y operativos, y algunos
procesos administrativos y contables se realizaban con software MECO y los de facturacin y ventas con LOGICOM. As
mismo, otros procesos y controles se hacan en Excel o se registraban en libros independientes, por lo que era difcil
mantener un verdadero control de los procesos y alcanzar altos niveles de informacin confiable.
Tenamos un software que en su momento fue muy til pero que no evolucion. La compaa estaba creciendo pero
simultneamente presentaba dificultades por la falta de control administrativa y de informacin. Necesitbamos una solucin
tecnolgica proporcional al crecimiento y tamao de la compaa, explic Gonzalo Aristizbal, Gerente Administrativo
y Financiero de Diabonos.
Estos niveles de crecimiento tambin generaron otras necesidades como la de brindarle a los vendedores de la compaa
herramientas para que tuvieran acceso a informacin en lnea y poder as atender con ms propiedad a los clientes.
Igualmente la compaa estaba presentando problemas con la confiabilidad de la informacin de los inventarios,
en el nmero de productos, en sus precios, y lo ms importante, en su control. Por lo tanto requera con urgencia de una
solucin a este problema.
El software que tenamos qued relegado, no sacaron una nueva versin, por eso decidimos que era necesario un cambio
y empezamos a explorar los diferentes software ERP (Enterprise Resource Planning) del mercado, explic Aristizbal.

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Solucin

Software para una eficiente gestin de los negocios

Durante cuatro meses se analizaron en la compaa las
diferentes
opciones
del
mercado
nacional
e internacional, apuntando siempre hacia un objetivo
claro: Adems de suplir las necesidades administrativas,
contables, financieras, etc., de la compaa, buscamos que
el producto nos garantizara una ptima funcionalidad
a largo plazo, a un tiempo mnimo de 10 aos, explic
Aristizbal.
Debido al crecimiento y tamao de la compaa,
se incluyeron dentro de la baraja de opciones varios
productos con proyeccin internacional. Durante
el proceso de anlisis de las soluciones la empresa
contact a Alfapeople, una empresa de consultora y
desarrollo de software, especializada y con una amplia
trayectoria en la implementacin de Microsoft
Dynamics AX en todo el mundo. Alfapeople demostr a
Diabonos las bondades y ventajas del producto de
Microsoft, as como su capacidad y experiencia para
llevar a cabo este tipo de proyectos. Finalmente, despus
de un exhaustivo anlisis, Diabonos S.A. seleccion
la solucin Microsoft Dynamics AX y a Alfapeople como
el socio de negocios de Microsoft ideal para implementar
la solucin. Elegimos este producto por ser de una marca
reconocida que genera gran confianza. Desde un principio
sabamos que contaramos con un permanente y excelente
respaldo por parte de Alfapeople para su implementacin
y que la solucin estara en constante evolucin. As
mismo, era la solucin ms verstil del mercado y la que
nos ofreca una vida til a largo plazo con un
acompaamiento permanente de un partner de clase
mundial como Alfapeople, asegur Aristizbal.
Microsoft Dynamics AX es una solucin integral de
administracin y gestin de los negocios diseada para la
mediana y la gran empresa. Otorga funcionalidades de
primer nivel para los procesos de fabricacin,
distribucin, almacenamiento y cadena de suministro.

Asimismo facilita una mayor conectividad con el negocio

en tiempo real, pues se integran las diferentes reas y le
permite a los gerentes y administradores tener un mayor
control sobre los procesos. Es una solucin que potencia
el desempeo de los trabajadores y le facilita al negocio
una mayor productividad y eficiencia en los negocios.
Finalmente su arquitectura lgica permite que partners
con conocimiento y experiencia en la herramienta, como
Alfapeople, puedan personalizar y desarrollar sobre
la misma ajustndola a los requerimientos de los clientes.
En Diabonos S.A. la etapa de implementacin de la
solucin Microsoft Dynamics AX tard alrededor de
8 meses y desde el 1 de enero de 2009 entr en
funcionamiento. Si bien la implementacin fue muy
exigente, como ocurre con cualquier cambio estructural
dentro de cualquier empresa, no tuvimos problemas
crticos ni mayores dificultades gracias a la experiencia y
metodologa aplicada por Alfapeople, explic Aristizbal.
La herramienta integra todas las actividades de la
compaa: Contabilidad, Cartera, Tesorera, etc. y permite
tener informacin veraz y oportuna para la toma de
decisiones en las ventas, y ordena y controla la logstica
mediante un eficiente control de los inventarios
y despachos.
Si bien algunos empleados manifestaron en un principio
su descontento por los cambios que se avecinaban con la
implementacin de la solucin, pasados seis meses no
haba nadie que estuviera en contra de la solucin. Ella
misma rpidamente se encarga con resultados, de
demostrar su importancia y eficiencia. Los rechazos del
comienzo se presentaron ante todo por la inseguridad y el
temor natural de las personas ante los cambios en sus
mtodos de trabajo. Sin embargo, el proceso de
transferencia de conocimiento y capacitacin sobre el uso
de la herramienta impartido por Alfapeople permiti
disminuir rpidamente estos temores, indic Aristizbal.

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Beneficios

Productividad y mayor control de los procesos

Luego de varios aos y despus de la implementacin y funcionamiento de la solucin Microsoft Dynamics AX, Diabonos
S.A. cuenta con informacin veraz y confiable de los inventarios. Durante muchos aos tuvimos un manejo de inventarios
impreciso por no tener herramientas de control. Desde que entr en funcionamiento esta solucin tenemos un inventario 100%
confiable en cantidad y valores. Ahora los vendedores tienen otra mentalidad a la hora de hacer los negocios pues con esta informacin
se sienten ms seguros y tranquilos. Tienen credibilidad en la informacin afirm Aristizbal, quien igualmente explic que esta
solucin les ha permitido mejorar los anlisis de los inventarios y tener control sobre los productos prximos a vencerse:
anteriormente en un ao eran cerca de 100 millones de pesos en productos prximos a vencerse, que tenamos que salir a vender con
descuentos del 50% o hasta del 70%. En el 2009 tuvimos algunos casos, pero pocos, y en el 2010 no hemos registrado ni una sola
unidad vencida o prxima a hacerlo. Indudablemente solo por este factor hemos incrementado exponencialmente nuestra
productividad.
Otro aspecto revolucionario de la solucin es que ahora los 16 vendedores de Diabonos S.A. tienen acceso en lnea a toda
la informacin de los inventarios y las promociones. Lo hacen a travs de sus porttiles con mdem celular y pueden
hacerlo desde cualquier lugar: independientemente del sitio en que se encuentre nuestro vendedor va a poder ofrecerle al cliente
toda la informacin necesaria para cerrar un negocio y darle respuesta inmediata sobre precios, cantidad, tiempos de entrega, etc.
es como si el vendedor estuviera en la oficina.
Sobre la productividad alcanzada con la solucin Aristizbal indic: no me atrevera a dar nmeros precisos pero es indudable
que tenemos un incremento en ventas y una eficiencia en la produccin como consecuencia del software. Este ao hemos crecido a
tasas importantes y estamos vendiendo un 30% ms de unidades que el ao anterior. No hemos tenido que aumentar la nmina, no
hemos contratado ni a una sola persona, y agreg: hemos disminuido las cargas de trabajo operativas. Por ejemplo, nuestro
contador tiene ms tiempo para analizar la informacin y aportar en otros frentes. Esto es productividad.
En cuanto a la funcionalidad y administracin de la aplicacin Aristizbal est sorprendido por la facilidad de su manejo
y por su desempeo: me ha llamado la atencin porque cuando tuve la oportunidad de visitar otras empresas me encontraba con
departamentos de informtica con cinco o seis personas. En mi compaa, con Microsoft Dynamics AX, tan solo tengo una persona,
que se encarga del mantenimiento y del desarrollo de aplicaciones.
Hasta el momento funciona de maravilla. No tuvimos que aumentar
nuestro nmero de personas IT de la empresa y en la actualidad
continuamos utilizando los servicios de consultora de Alfapeople con
el objetivo primordial de potencializar las funcionalidades y usos de la
herramienta de manera estratgica.
Aristizbal asegura que ya puede sentarse ms tranquilo en su
silla de trabajo, pues tenemos control y claridad sobre los procesos,
hay ms eficiencia, es difcil que se pierda mercanca; todo est
integrado. As es ms fcil administrar, y sobre los planes a futuro
afirm: tenemos una herramienta que seguramente nos va a
facilitar las cosas el da que abramos sucursales o adquiramos
compaas en otras partes del mundo, pues podremos administrarlas
de una forma integral y controlada.

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Acerca de
Microsoft Dynamics AX es una solucin integral de administracin y gestin de negocios, ms conocido como ERP
(Enterprise Resource Planning), diseada para la mediana y gran empresa. Provee funcionalidades de extremo a extremo
especficas para las diferentes industrias y es la solucin ms apropiada para simplificar los procesos de fabricacin,
distribucin, retail, cadena de suministro y en general las operaciones de empresas que poseen sedes en diferentes
ciudades o pases. Permite minimizar los costos de capacitacin y ayuda al personal a ser ms eficiente gracias a su trabajo
en conjunto con aplicaciones familiares y reconocidas como Microsoft Office, Windows 7, SQL Server y SharePoint.

Acerca de Alfapeople
Alfapeople es una empresa con experiencia de ms de 20 aos en el mercado, especializada en el desarrollo e implementacin de
soluciones de software. Cuenta con presencia en ms de 30 pases a nivel mundial y es certificada como Gold Certified Partner de
Microsoft globalmente.
En Amrica Latina, Alfapeople cuenta con sucursales en Mxico, Costa Rica, Colombia, Brasil y Chile y la compaa se especializa en
la consultora, desarrollos e implementacin de Microsoft Dynamics AX. Alfapeople es el partner de Microsoft con ms experiencia,
mayor nmero de consultores certificados y mayor nmero de implementaciones de Microsoft Dynamics AX en la regin.

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