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Abstract.
The present paper belongs to a series of research results concerned with Process Management
that have been achieved in learning processes at Higher Education Institutions.
The design of procedures for Process Management requires carrying out a research work which takes into
consideration the general concepts concerned with process evaluation, improvement and control as well as
the tools and techniques required for these purposes.
A case study concerned with the improvement of the undergraduate learning process at an official Colombian
university using Process Mapping, Control Plans, Failure Modes and Effects Analysis (F.M.E.A.) as well as
other quality and statistical tools is analyzed.
Introduccin
El entorno dinmico en el que se mueven actualmente las organizaciones provoca grandes
impactos sobre su capacidad para cumplir las metas y objetivos. Esto exige prestar atencin
a los procesos transversales de la organizacin. Es vital que la alta administracin tenga
una orientacin a los procesos si desea satisfacer las necesidades de los clientes (Pons,
1998). Es obvia la necesidad de mantener una alta calidad en los procesos. Al respecto
Juran (2001) expresa: Entender por qu una buena calidad de los procesos es la excepcin
y no la regla, exige mirar de cerca cmo se disean los procesos y qu les ocurren en el
transcurso del tiempo.
La universidad debe desarrollar todas sus actividades buscando satisfacer las necesidades,
intereses y expectativas de sus diversos clientes (Calidad) y, perfeccionar de manera
permanente los servicios que presta para ofrecer mejores resultados a la comunidad en
que est insertada (Pertinencia). Los criterios de calidad y pertinencia de la universidad
se refieren a que dicha institucin social satisfaga como un todo, en los procesos y
productos, las expectativas de la sociedad (lvarez de Zayas, 2001). Al plantear el concepto
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Figura 1. Procedimiento para la gestin de procesos. Fuente: Eulalia Villa, R. Pons (2003).
Tabla 1. Fuente: idem.
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Figura. 1
En la tabla (3) se muestran los mtodos y medios que deben ser utilizados para ejercer
el control sobre los diferentes objetos en cada etapa del subproceso.
Tabla 1. Etapas del procedimiento y herramientas asociadas
En la tabla (4) se muestra el anlisis de los modos y efectos de los fallos (F.M.E.A.)
potenciales del subproceso, as como las causas races y las medidas recomendadas para
su eliminacin preventiva.
Resultados
El anlisis de la situacin arroj que el objetivo establecido para el ao 2004 en cuanto a
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Discusin
La aplicacin del procedimiento para la gestin de procesos permiti realizar una
descripcin detallada de sus entradas y salidas fundamentales, as como de los proveedores
y los clientes de dicho proceso, lo cual obliga a valorar con ptica nueva el funcionamiento
de la estructura funcional actual de la institucin. En relacin con la definicin del alcance
y la determinacin de los requisitos del proceso se definen toda una serie de interfases e
interrelaciones que desde el punto de vista funcional no haban sido valoradas ni tenidas
en cuenta en el funcionamiento en sistema que exige la organizacin. Para todo ello fue
de gran ayuda la utilizacin del diagrama SIPOC.
Durante la evaluacin del proceso se logr una identificacin efectiva y racional de los
problemas. Para ello se emple fundamentalmente el mapeo de procesos, aplicndose a
cada una de las actividades del mismo, contribuyendo este, en gran medida, a la deteccin
ms precisa de las actividades, tareas y operaciones que dificultan el buen desempeo del
proceso en cuanto a su eficacia y efectividad. En todo ello se puso de manifiesto la red
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de interrelaciones que exigen actividades bsicas que implican a un gran nmero de reas
funcionales a la vez y cmo todas ellas deben quedar integradas en la planeacin estratgica
de la organizacin a todos los niveles.
Tabla 3. Plan de control del subproceso Asignacin Acadmica
En esta etapa del procedimiento, para conocer la prioridad de las entradas y salidas, se
utiliz la Matriz Causa-Efecto, donde se trabaj por la va del consenso con un nmero de
expertos previamente determinado, otorgando un rango de importancia a cada una de
dichas entradas y salidas del proceso. A su vez, con el objetivo de poseer un mayor control
sobre el mismo se elabor un plan de control de las actividades que contiene: actividad,
indicadores, rango de control (%) y las medidas correspondientes, fundamentalmente,
para el caso de que algn indicador de las actividades tenga un valor fuera del rango
correspondiente.
Como parte del procedimiento y para realizar un necesario anlisis de los fallos potenciales
de las entradas, sus modos y efectos se utiliz el FMEA como herramienta.
Atendiendo a los resultados de este anlisis se determin un nmero de prioridad de
riesgo (RPN, en ingls) para cada una de las entradas, todo lo cual permiti concluir que
los esfuerzos deban centrarse en la modificacin de la normatividad vigente para la
asignacin acadmica de los docentes de planta.
La implantacin del cambio a travs del alineamiento estratgico, permiti detectar, evaluar
y dar respuesta a posibilidades de mejora con un enfoque sistmico, que el enfoque
funcional tradicionalmente empleado en las organizaciones no permite efectuar. De este
modo, para el monitoreo de resultados se recomend la utilizacin de algunas tcnicas ya
mencionadas, as como otras propias del Control de Gestin.
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Conclusiones
1.
2.
Bibliografa
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