PROYECTO PARA LA

DIGITALIZACIN DE LOS
ARCHIVOS FSICOS DE
ALTERNATIVA EDPYME

Por:
Ing. Luis M.

PROPUESTA DE TRABAJO Y
COTIZACIN DE SERVICIOS
PROFESIONALES
Octubre 2015

Contenido
1. Objetivo del proyecto
2. Alcance del trabajo
3. Fases previstas
4. Metodologa del trabajo
5. Supuestos adoptados
6. Entregables
7. Cronograma tentativo
8. Honorarios y formas de pago
9. Recomendaciones-Otras prestaciones
opcionales

1.- Objetivo del proyecto

SITUACIN ACTUAL

Documentacin archivada en un Almacn de 5x6 m2 aprox.

10.000.00 carpetas de crdito aprox.
30 documentos por carpeta de crdito aprox.
Distinto tamao de documentos.
Distinto tipo de documentos.
Diversas formas de enganche.

OBJETIVO DE SOLUCIN

Organizar los archivos y desarrollar tareas de digitalizacin

de documentos del actual archivo de Alternativa Edpyme.
Beneficios Tangibles.
Estado actual del archivo fsico.
Banco de imgenes (documentos digitalizados).
Base de datos vinculando tema con imagen.
Beneficios Intangibles
Recursos Humanos
Ahorro en tiempo de bsqueda.
Evitar trastornos legales o de auditoras.
Documentacin
Evitar deterioro.
Evitar posibles siniestros
Ordenacin del espacio fsico

2. Alcance del trabajo

El trabajo que se llevar a cabo con la entidad financiera ALTERANTIVA

EDPYME. Comprender:
1. La organizacin de todo el archivo fsico existente que implica
:
Establecer criterios uniformes en el desarrollo de un
conjunto de acciones orientados a clasificar, ordenar y
signar los documentos de cada unidad orgnica de la
entidad financiera.
Facilitar la rpida recuperacin de la informacin.
Mantener organizada documentacin de manera
integral y orgnica como producto de las actividades
empresariales.
1. La digitalizacin de todo el archivo fsico existente (abarcando
un perodo que va desde (por definir) hasta la fecha (por definir)
de acuerdo a lo informado en oportunidad de la primera visita que
se efectuara) y ubicado en la Almacn que se nos mostrar
oportunamente, sito fuera de las instalaciones de la empresa.
2. La seguridad y administracin
documentacin a partir de:

fsica/digital

La base de datos que se estar generando.

El banco de imgenes producto de la digitalizacin.

3. Fases previstas

de

la

ORGANIZACIN
FASE 1
Es
un
proceso
archivstico
que
consiste
en
el
desarrollo
de
un
conjunto de acciones
orientados a clasificar,
ordenar y signar los
documentos de cada
unidad orgnica de la
Alternativa Edpyme

RELEVAMIENTO
FASE 2
- Se registrar el contenido de cada

caja en cuanto a los tipos de

formularios, para organizar el
trabajo de la siguiente etapa.
- Se determinar la cantidad de
formularios por tipo.
Se definirn los campos tipos con
los cuales realizar ms tarde las
correspondientes bsquedas.
- Se definir la indexacin de
campos ms conveniente para cada
tipo de formulario.
- Se construir una base de datos
en Excel para registrar todo el
detalle.
Parte de esta base de datos es la
que se requerir para efectuar el
servicio de Guarda Fsica

PREPARACI
N

DIGITALIZACIN
FASE 4

FASE 3

-Loteo: Se lotearn los

formularios de a 100
(cien)
unidades
para
agilizar
la
posterior
bsqueda fsica. A cada
lote se le asignar un
nmero. Este nmero de
lote junto con el nmero
de caja sern asignados
en
un
software
(herramienta
de
uso
interno) previamente al
escaneo
y
una
vez
digitalizado todo el lote,
pasarn a la base de
datos junto con los datos
de aquellos formularios
que los contengan.
-Remocin de clips y
ganchos: Se removern
los clips y ganchos de
aquellos formularios que
los contengan.
-Digitalizacin:
Se
proceder a digitalizar los
formularios loteados sin
ganchos y clips.
-Rearmado
de
formularios: A aquellos
formularios a los cuales
se les retir el gancho o
clip sern rearmados.

Se estar trabajando
en paralelo con el
relevamiento
de
contenido
de
las
cajas.
- Se proceder a
preparar el material
de
la
siguiente
manera:
Los
formularios
se
agruparn por tipo en
cajas separadas.
- Aquellos formularios
que contengan clips,
ganchos, etc., sern
separados
de
aquellos de su mismo
tipo
que
no
los
contengan dentro de
la misma caja. Las
cajas sern rotuladas
en
esta
primera
etapa por contenido.
Se confeccionar una
base de datos en
formato
.xls
que
permita incluir todos
los
campos
previamente
definidos para cada
tipo de formulario
ms los campos de
origen
(caja, lote,
orden, fecha, etc.)
etiqueta.

INDEXACIN
FASE 5
- Carga
datos.

de

- Verificacin.
Control
calidad.

de

Insercin en
base
de datos.

ENTREGA FINAL
FASE 6
El producto final de
la digitalizacin se
entregar en CD, y
acompaar al/los
mismo/s, la base de
datos
en
Excel
(antes
construida)
para poder acceder
a las respectivas
imgenes, con las
restricciones
y
limitaciones que el
propio
aplicativo
ofrece.

4. Metodologa del trabajo

5. Supuestos adoptados

La presente propuesta de solucin ha sido elaborada

considerando contar con la cantidad informada por Alternativa
Edpyme.

El detalle de la Informacin es la siguiente:

De acuerdo a lo informado, el archivo a digitalizar y
guardar fsicamente comprende el perodo que abarca los
ltimos aos.

La cantidad de carpetas de crdito aproximadas que

contiene el archivo fsico actual es de 10.000.00. La
cantidad de formularios aproximados que contiene cada
carpeta es de 30 documentos.

Los tipos de formularios que fueron detectados en el

relevamiento por muestreo han sido los siguientes:
Contratos, hojas resumen, cronograma preliminar,
definitivo, cartilla de informacin, rdenes de Pago,
Informes a Clientes, Comprobantes de Retencin,
Facturas de Venta, Liquidaciones y Cartas Porte, Consulta

de Proveedores, Sueldos, Permisos

Impuestos, ttulos valores, etc.

de

Embarque,

Un 80% de toda esta documentacin tiene ganchos, clips,

abrochados, con stickers y diferentes elementos que habr
que remover al momento de la digitalizacin, en este caso
manual.

El resto de la documentacin pasar por un proceso de

digitalizacin automtica. Variedad en tipo de formularios y
variedad en formatos (distinto tamao hasta oficio/legal,
algunos Blanco y Negro, otros Color).

El archivo no est organizado de acuerdo a un cuadro de

clasificacin.

6. Entregables

Como resultado del trabajo efectuado, Alternativa Edpyme, obtendr como

producto al final de las Fases:

Fase 1
Relevamiento

Fase 2
Preparacin

Fase 3 y 4
Digitalizacin
Indexacin

Fase 5
Entrega
FInal

Informe detallado indicando del

estado actual del archivo fsico en
cuanto a cantidad y calidad de la
documentacin a digitalizar

Informe detallado de la organizacin

en que se dispondr el material a
digitalizar

Primeros entregables productos de la

digitalizacin.
Primeros informes relacionados con la
guarda fsica de la documentacin
digitalizada.
Base de Datos con la informacin
vinculada y que se estar actualizando
conforme el avance del proyecto.

Entrega
final
documentacin
digitalizado.

de
que

la
ltima
se
haya

Entrega Final Entrega final de los

ltimos reportes correspondientes
a la guarda fsica.
Entrega
final
de
la
ltima
actualizacin de la Base de datos
con la informacin vinculada.

7. Cronograma tentativo

Cronograma Tentativo
Actividades

meses
1

Fase 1
Fase 2
Fase 3 y 4
Fase 5
Duracin estimada: 03 meses.

8. Honorarios y formas de pago

10 11 12

HONORARIOS

Por Servicio de Organizacin y Digitalizacin:

S/. 0.35 cntimos.

Formas de Pago para el servicio de Digitalizacin:

Mutuo Acuerdo.
Los costos estipulados no incluyen el IGV, y ser neto de
cualquier otro gravamen, deduccin o impuesto.

9. Recomendaciones-Otras prestacionales opcionales

En relacin a la Digitalizacin de Documentos:

 Adquirir de Software de Gestin de

Archivos (SISDOC).