Repblica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educacin

Instituto Universitario Politcnico Santiago Mario
Escuela de Ingeniera Civil
Extensin Barcelona

Microsoft Project
Profesora:

Bachilleres:

Anny Albornoz

Luis F. Fernandez Z. C.I.: 25.451.173

Patricio. Ferrer C.I.: 20.126.684
Gionan. Rivas C.I.: 25.786.613
Norelys. Boada C.I: 25.860.946
Jorge. Hernndez C.I.: 19.168.014
Ana. Salazar C.I.: 20.342.716
Norbelis. Mrquez C.I.: 22.855.117

Agosto, 2015

Informtica -Seccin CB.

ndice
Introduccin.............................................................................................................................3
Pasos bsicos para la planificacin y el seguimiento de un proyecto con Microsoft Project....4
1.- Elaborar un plan:.............................................................................................................4
2.-Controlar y administrar un proyecto..............................................................................15
3.- Cerrar un proyecto........................................................................................................20
Trabajo con proyectos mltiples............................................................................................21
Personalizacin de Microsoft Project.....................................................................................25
Conclusin.............................................................................................................................32
Bibliografa............................................................................................................................33

Introduccin

Microsoft Project es un programa para creacin, seguimiento y gestin de

proyectos, a los que se puede dar seguimiento por medio de diagramas de Gantt,
calendarios o diagramas PERT.
Project es una herramienta que se puede aplicar en cualquier rea en donde se
trabaje por planeacin de proyectos, es decir, en casi todo. Estas reas pueden ser el
ramo de la construccin, ramo industrial, comercial y en general todas las empresas
pblicas o privadas que quieran mejorar la organizacin y gestin de sus proyectos.
En Project tambin se podr controlar los recursos asignados a cada tarea o
actividad relacionada con el proyecto y hacer clculos de rutas crticas para optimizar
tiempo y recursos. En lo personal, creo que es una muy buena idea utilizar este
programa ya que adems de las ventajas tcnicas que ofrece es una manera de crear
una nueva cultura de planeacin y seguimiento en las actividades de las empresas. La
ltima versin de Project es la 2013, que sali con algunas mejoras significativas que
facilitan an ms el trabajo en la gestin de proyectos.
El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versin 2013
es la ms reciente a febrero de 2013) es til para la gestin de proyectos, aplicando
procedimientos descritos en el PMBoK (Project Management Body of Knowledge)
del Project Management Institute.

Pasos bsicos para la planificacin y el seguimiento de un

proyecto con Microsoft Project

Los pasos que se comentan pueden servir de ayuda para realizar la

planificacin y el seguimiento de un proyecto con el Microsoft Project cumpliendo
los estndares aceptados de la metodologa de gestin de proyectos.

1.- Elaborar un plan:

1.1 Definir un proyecto
Antes de elaborar un proyecto, debe decidir en qu va a consistir exactamente,
cul ser su alcance (mbito: combinacin de todos los objetivos y las tareas del
proyecto y el trabajo necesario para llevarlos a cabo.) y qu espera alcanzar con el
proyecto.

Comenzar un proyecto.- Durante la fase de planeacin de los proyectos que se

prolongan en el tiempo o implican a un gran nmero de personas, es

importante definir:
1. los objetivos,
2. los supuestos y
3. las limitaciones del proyecto
Las limitaciones en un proyecto son factores que probablemente coartarn las
opciones de un jefe de proyecto. Normalmente las tres limitaciones principales son:
Programacin: (programacin: medicin del tiempo y secuencia de las tareas
dentro de un proyecto. Una programacin se compone principalmente de
tareas, dependencias entre tareas, duraciones, delimitaciones e informacin
del proyecto en funcin del tiempo.), como una fecha de finalizacin o una
fecha lmite en uno de los hitos (hito: punto de referencia que marca un evento
importante en un proyecto y se utiliza para controlar el progreso del proyecto.
Toda tarea con una duracin cero se muestra automticamente como hito.
Tambin puede marcar cualquier otra tarea de cualquier duracin como
hito.) Principales:
Recursos (recursos: personas, equipamiento y material que se utilizan para
completar las tareas de un proyecto.), como un presupuesto (presupuesto:

costo estimado de un proyecto que se establece en Project con el plan

previsto.)Predefinido.
mbito (mbito: combinacin de todos los objetivos y las tareas del proyecto
y el trabajo necesario para llevarlos a cabo.), por ejemplo, el requisito de que

se desarrollen tres modelos del producto.

Comenzar a elaborar el plan de un proyecto.- Tras la fase inicial de
planeacin, puede crear un archivo de proyecto, especificar los datos
preliminares del proyecto y adjuntar los documentos del plan al archivo.
Para crear un plan de proyecto, hay que introducir los tipos siguientes de

informacin de manera que Project pueda calcular la programacin, costos y carga de

trabajo de los recursos:
1.
2.
3.
4.
5.

Tareas
Duracin
Costes
Recursos
Dependencias entre tareas

Definir los resultados del proyecto.- Una vez determinados los objetivos del
proyecto, defina el producto o servicios que cumpla esos objetivos. Los
resultados materiales que se deben entregar son tangibles y verificables.

1.2. Planear las actividades del proyecto

Cuando haya definido en qu consiste el proyecto y, para asegurarse de que el
proyecto tendr resultados satisfactorios, deber analizar las principales actividades
implicadas. Muchos proyectos fracasan debido a que el jefe de proyecto no considera
a tiempo el alcance del trabajo que implica la creacin de un proyecto.

Definir fases y tareas.- Una vez que haya determinado el trabajo que implica

el proyecto, puede organizarlo en:

1. hitos.
2. fases
3. tareas, e integrarlos en un plan de proyecto.
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas, se organizan y agregue
una estructura al proyecto aplicando esquemas. stos pueden utilizarse para mostrar u
ocultar tareas, o bien para mostrar la relacin entre ellas.
Los esquemas se aplican a las tareas que compartan caractersticas o que
vayan a completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen (tarea
de resumen: tarea que se compone de subtareas y que las resume. Se utiliza el
esquema para crear tareas de resumen. Project determina automticamente la
informacin de la tarea de resumen (por ejemplo, la duracin y el coste) mediante la
utilizacin de informacin procedente de las subtareas.). Tambin puede utilizar las
tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto.
Las tareas de resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas (subtarea: es
una tarea que forma parte de una tarea de resumen. La informacin de la subtarea est
consolidada dentro de la tarea de resumen. Puede utilizar la funcin de esquema de
Project para designar subtareas) que son las tareas agrupadas dentro de ellas. Se
pueden sangrar las tareas tantos niveles como sea necesario para reflejar la
organizacin del proyecto.

Mostrar la organizacin del proyecto.- Despus de perfilar las tareas, puede

mostrar asimismo la estructura del proyecto mediante cdigos de estructura de
descomposicin del trabajo (EDT) integrados o personalizados, o mediante
cdigos de esquema.
Los cdigos EDT (estructura de descomposicin del trabajo) EDT: Estructura

detallada del trabajo, Estructura jerrquica que se utiliza para organizar tareas de cara
a generar informes de programaciones y realizar un seguimiento de los costos.

Con Project se puede representar la estructura detallada del trabajo mediante

la utilizacin de identificadores de tareas o mediante la asignacin de cdigos EDT
personalizados a cada tarea. Son alfanumricos e identifican la ubicacin exclusiva de
cada tarea en la estructura de esquema del proyecto. Pueden utilizarse para generar
informes de la programacin y llevar un seguimiento de los costos.
Tipos de cdigos EDT
Hay dos tipos de cdigos EDT en Project:
1. Nmeros de esquema Son el tipo ms simple de cdigo EDT. Project calcula
los nmeros de esquema de cada tarea basndose en la estructura de esquema
de la lista de tareas. Los nmeros de esquema son nmeros que indican la
posicin exacta de una tarea en el esquema. Por ejemplo, una tarea con el
nmero de esquema 7.2 indica que se trata de la segunda subtarea bajo la tarea
de resumen de sptimo nivel.
Los nmeros de esquema consisten nicamente en nmeros que no se pueden
modificar. No obstante, cambian automticamente al desplazar una tarea en la
lista o al aplicar sangras o quitar las sangras de las tareas. Los nmeros de
esquema no deben confundirse con los cdigos de esquema. Los nmeros de
esquema se calculan automticamente en Microsoft Project y no pueden
modificarse. Los cdigos de esquema son etiquetas personalizadas que pueden
definirse utilizando una combinacin de nmeros y letras en maysculas y
minsculas.
2. Cdigos EDT personalizados Puede definir una serie de cdigos EDT
personalizados y mostrarlos en el campo EDT. Cada nivel del cdigo EDT
representa un nivel del esquema en la lista de tareas. A diferencia de los
nmeros de esquema, los niveles del cdigo pueden representarse como letras
en maysculas o minsculas, nmeros o caracteres (una combinacin de
nmeros y letras en maysculas y minsculas), dependiendo de lo
especificado para cada nivel en la mscara de cdigo al crear el cdigo EDT.
Puede hacer que los cdigos EDT personalizados se calculen automticamente

para las nuevas tareas o permitir cdigos EDT duplicados para tareas
diferentes.

Duracin estimada de las tareas.- Project podr crear una programacin

realista, a menudo basndose nicamente en las duraciones de tareas y

dependencias de tareas especificadas.

Programar tareas de proyectos.- Tras especificar las duraciones de las tareas,
llega el momento de indicar cmo se relacionan entre s y cmo se vinculan
con fechas determinadas.

Incluir ms informacin sobre las tareas

Para aclarar, ampliar o mejorar un proyecto se pueden usar uno o varios
mtodos para agregar informacin a las tareas, los recursos, las asignaciones o todo el
proyecto.
Agregar una nota
En una nota se puede incluir informacin, como por ejemplo un texto
recordatorio, hipervnculos o vnculos a archivos almacenados en otro lugar. Otra
posibilidad es crear un vnculo a un archivo desde una nota, para incluir una foto del
recurso, adjuntar una presentacin que describa un proceso relacionado, o bien otro
tipo de informacin relacionada.

Agregar un Hipervnculo
Desde el archivo de proyecto, es posible acceder a otros archivos del equipo,
la red o la intranet (intranet: cualquier red que proporcione servicios similares a los
proporcionados por Internet dentro de una organizacin. La intranet de una
organizacin puede estar o no conectada a Internet y es posible que su informacin se
distribuya slo dentro de la compaa.) O bien del World Wide Web creando
hipervnculos (parte de un texto que se distingue por el color y que contiene un

vnculo a otro archivo o ubicacin dentro de un archivo. Al hacer clic en el

hipervnculo, un explorador de Web busca y muestra el documento asociado al
hipervnculo.).
Tareas con fases temporales (campos)
A continuacin se enumeran los campos de tareas con fases temporales. Una
fase temporal: es informacin sobre tareas, recursos o asignaciones distribuida en el
transcurso del tiempo. Puede revisarse la informacin de fase temporal en cualquier
perodo de tiempo disponible en los campos situados en el lado derecho de las vistas
Uso de tareas y Uso de recursos.).
Un campo es una ubicacin en una hoja, un formulario o un grfico que
contiene un determinado tipo de informacin acerca de una tarea, un recurso o una
asignacin.
%VC (campos).- Los campos %VC (porcentaje de variacin de costo)
muestran la relacin entre la variacin de costo (VC) y el costo presupuestado
del trabajo realizado (CPTR), expresada como un porcentaje. Indica la
variacin entre lo que debera haber costado y lo que ha costado realmente
conseguir el nivel de finalizacin actual hasta la fecha de estado o la fecha
actual.
El %VC es el porcentaje de la variacin de costo (VC) dividido por el CPTR
(costo presupuestado del trabajo realizado). Se calcula el %VC de una tarea de la
siguiente manera:
%VC = [(CPTR - CRTR) / CPTR] * 100
Costo
a)
b)
c)
d)
e)
f)

Costo acumulado (campos)

Costo fijo (campos)
Costo fijo real (campo de tareas con fases temporales)
Costo previsto (CP)
Costo real (CR)
CPTP Coste presupuestado del trabajo programado

g) CPTR Coste presupuestado del trabajo realizado

h) CRTR .- Coste Real del trabajo realizado

IRC (campos).- Los campo IRC (ndice de rendimiento de costos) muestran la

relacin entre los costos presupuestados (o previstos) del trabajo realizado y
los costos reales de dicho trabajo, hasta la fecha de estado del proyecto o la
fecha actual. La versin de fase temporal de este campo muestra los valores
distribuidos en el tiempo.

IRP (campos).- El campo IRP (ndice de rendimiento de la programacin)

muestra la relacin entre el costo presupuestado del trabajo realizado y el
costo presupuestado del trabajo programado (CPTR/CPTP). El campo IRP se
utiliza a menudo para estimar la fecha de finalizacin del proyecto. La versin
de fase temporal de este campo muestra los valores distribuidos en el tiempo.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)

Porcentaje (%) completado

Porcentaje (%) completado acumulado (campo de tareas con fases temporales)
Porcentaje VP
Sobreasignacin
Trabajo
Trabajo acumulado
Trabajo de horas extra
Trabajo normal
Trabajo previsto
Trabajo real
Trabajo real de horas extra
VC. - Variacin del Coste

Crear interrelaciones entre proyectos.- Mediante la creacin de dependencias

entre tareas de diferentes proyectos, puede evaluar los efectos que ciertos
cambios o actividades producirn en otros proyectos.

1.3. Planificar y adquirir recursos

En esta fase del proceso de planificacin del proyecto, ya se ha identificado el
alcance del proyecto, creado la lista de tareas y estimado la duracin de las mismas.

Estimar las necesidades de los recursos.- Ya se han identificado el alcance del

proyecto, la lista de tareas y estimado las duraciones de las mismas. Puede
usarse esta informacin para realizar estimaciones preliminares, identificar los
requisitos e iniciar los procesos de asignacin de personal y de adquisicin

para obtener los recursos necesarios.

Crear el equipo del proyecto.- Una vez identificado, aprobado y adquirido
todos los recursos del proyecto. Llega el momento de crear el equipo

integrando la informacin sobre los recursos en el plan del proyecto.

Compartir los recursos con otros proyectos.- Es posible el uso compartido de
los recursos en varios proyectos donde se van a utilizar los mismos materiales,

personas y equipos.
Asignar los recursos a las tareas.- Una vez integrada la informacin sobre los
recursos en el proyecto, podr asignar los recursos a las tareas especficas que

ha definido para el proyecto.

Duracin es la longitud del perodo laborable entre el comienzo y el fin de una
tarea. Project basa el clculo de la duracin de una tarea en la cantidad de
trabajo y la cantidad de unidades de recursos que se le asignan. El perodo
laborable de una tarea se define mediante el calendario del proyecto, el
calendario del recurso, el calendario de tareas o cualquier calendario
personalizado que se haya definido para el proyecto.
La duracin de cada tarea viene determinada por las unidades de recursos

asignadas y el trabajo estimado (esfuerzo del recurso) y se calcula mediante esta

frmula de programacin: Duracin = Trabajo Unidades de recurso
La frmula de programacin se calcula siempre en segundo plano ajustando la
programacin del proyecto segn los valores que asigne a estos tres elementos.
Duracin = Trabajo Unidades de recurso.

a. Trabajo indica la cantidad de esfuerzo, medido en unidades de tiempo (como

horas o das) que un recurso necesita para completar la tarea. El trabajo total
de una tarea constituye la suma de todas esas unidades temporales, con
independencia del nmero de recursos asignados a la tarea.
b. Unidades de recursos indica la cantidad de tiempo disponible de un recurso,
segn el calendario de recurso, que se va a emplear para trabajar en una tarea
concreta. Los recursos son las personas, el equipo o los dems materiales que
se utilizan para realizar una tarea. En la programacin de un proyecto, el
esfuerzo del recurso se expresa como unidades de asignacin o, en ocasiones,
slo como unidades.

1.4. Planear los costes del proyecto

Sin una clara comprensin de dnde se generan los costes de un proyecto, ste
podra venirse abajo rpidamente y volverse econmicamente inviable. Los costes se
componen de todos los recursos necesarios para sacar adelante un proyecto, incluidos
los recursos humanos y el equipamiento que realizan el trabajo y los materiales que se
consumen para llevarlo a cabo.

Estimar los costes.- La estimacin de costes es el proceso de desarrollar los

costes aproximados de los recursos y/o tareas necesarios para llevar a cabo las
actividades del proyecto.

Definir y compartir la informacin de costes.- Tras especificar los costes,

podr guardarlos como presupuesto antes de comenzar a realizar el
seguimiento y administrar el plan. Quizs desee adjuntar asimismo
importantes notas sobre las decisiones presupuestarias, compartir la
informacin presupuestaria con otros usuarios o transferir la informacin a
otros formatos de archivo.

Preparar la administracin de costes.- Tras determinar los costes, podr llevar

a cabo los preparativos necesarios para realizar su seguimiento y
administracin con el fin de asegurar que el proyecto no sobrepase el
presupuesto. Puede especificar una fecha de inicio del ao fiscal, controlar las
opciones de clculo y determinar la fecha en que los costes deben ser
pagaderos.
1.5. Planear la calidad y los riesgos
La calidad es un aspecto bsico que afecta directamente a los clientes o

usuarios. Sin un plan de administracin de riesgos, el proyecto puede sufrir

problemas inesperados.

Planear la calidad.- Antes de comenzar un proyecto, debe identificar los

estndares de calidad necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto.

Identificar y planear los riesgos.- Planear, identificar y reducir los riesgos
varias veces a lo largo de un proyecto puede ayudar a respetar la
programacin y el presupuesto.

1.6. Planear la comunicacin y la seguridad

La comunicacin y la seguridad son aspectos fundamentales que se deben
tener en cuenta a la hora de crear un grupo que colabore adecuadamente.

Definir mtodos para comunicar la informacin del proyecto.- Defina un

mtodo para comunicarse con el grupo del proyecto y mantener el proyecto

actualizado.
Proteger la informacin del proyecto.- Project y Project Server cuentan con
funciones de seguridad bsicas para ayudar a impedir el acceso no autorizado
a la informacin del proyecto.

1.7. Optimizar un plan de proyecto.

Cuando el proyecto haya comenzado, puede que sea necesario revisar el
desarrollo del mismo y ajustar las tareas, los recursos o los costes.

Optimizar el plan del proyecto para cumplir con la fecha de finalizacin.- Una
vez elaborado el plan del proyecto, puede revisarlo y ajustarlo para asegurarse

de que se cumplir con la fecha de finalizacin programada.

Optimizar el plan del proyecto para los recursos.- Una vez elaborado el plan
del proyecto, revise la asignacin de los recursos para optimizar sus cargas de

trabajo.
Optimizar el plan del proyecto para cumplir con el presupuesto.- Revise los
costes planeados en el plan de proyecto elaborado para garantizar que se
ajusten al presupuesto.
1.8. Distribuir un plan de proyecto
Mantenga informados a los participantes e integrantes del grupo

proporcionndoles acceso a las vistas y los informes impresos o en pantalla.

Distribuir informacin sobre el proyecto en formato impreso.- Cuando haya

programado el proyecto, quizs desee distribuir copias impresas de la
informacin ms actualizada del proyecto a los participantes o integrantes del

grupo.
Distribuir informacin sobre el proyecto en lnea.- Tambin puede distribuir
en lnea la informacin ms actualizada del proyecto a los participantes e
integrantes del grupo.

2.-Controlar y administrar un proyecto

2.1.

Realizar un seguimiento del progreso

Seleccione los elementos de los que desee realizar un seguimiento, elija el

mtodo de seguimiento y, a continuacin, comience a supervisar el progreso del
proyecto.

Configurar un proyecto para su seguimiento.- Aunque el seguimiento con

Project es sencillo de realizar, hay varios pasos que debe seguir antes de

comenzar a supervisar el progreso del proyecto.

Registrar el progreso y responder a las actualizaciones.- Una vez
seleccionados los elementos y el mtodo de seguimiento, puede comenzar a
supervisar dichos elementos.

2.2.

Administrar una programacin

Para administrar un proyecto, identifique los problemas, ajuste la

programacin e informe del progreso a los participantes e integrantes del grupo.

Identificar los problemas de programacin.- A medida que controla el

progreso de las tareas, puede revisar la programacin para identificar

problemas o posibles problemas en la programacin de las tareas.

Volver a poner las tareas, las fases o el proyecto en las fechas previstas.- Si
identifica problemas en la programacin, puede utilizar diversas estrategias

para administrar la programacin del proyecto.

Distribuir la informacin del proyecto en formato impreso.- Si ha cambiado
tareas, recursos o asignaciones, puede distribuir copias impresas de la
informacin ms actualizada del proyecto a los participantes o integrantes del

grupo.
Distribuir la informacin del proyecto en lnea.- Si ha cambiado tareas,
recursos, asignaciones, tambin puede distribuir versiones en lnea de la
informacin ms actualizada del proyecto a los participantes o integrantes del
grupo.

2.3.

Administrar los recursos

Administre los recursos controlando su progreso, identifique y resuelva los

problemas de asignacin, administre los recursos compartidos e informe del progreso
del proyecto a los participantes e integrantes del grupo.

Realizar un seguimiento del progreso de los recursos.- La forma ms efectiva

de medir el progreso del trabajo de los recursos en un proyecto consiste en

equilibrar la carga de trabajo de stos y controlar el progreso de las tareas.

Identificar los problemas de asignacin de los recursos.- Al revisar la
informacin sobre los recursos como las asignaciones, sobreasignaciones o
infraasignaciones, los costes y las varianzas entre el trabajo planeado y el
trabajo real, se puede comprobar si los recursos estn asignados de forma

ptima a las tareas para obtener los resultados deseados.

Resolver los problemas de asignacin de los recursos.- Para obtener el mejor
rendimiento y los mejores resultados de los recursos, deber administrar su
carga de trabajo con el fin de resolver las sobreasignaciones e

infraasignaciones de los mismos.

Administrar los recursos compartidos.- Despus de definir el uso compartido
de los recursos entre los proyectos mediante un fondo de recursos, actualice y

revise la informacin sobre los recursos compartidos.

Distribuir la informacin sobre el proyecto en formato impreso.- A medida
que los recursos finalicen tareas del proyecto, podr distribuir copias impresas
de la informacin ms actualizada del proyecto a los participantes o

integrantes del grupo.

Distribuir la informacin sobre el proyecto en lnea.- A medida que progresa
el trabajo de los recursos, tambin puede distribuir a los participantes e
integrantes del grupo versiones en lnea de la informacin ms actualizada
sobre el proyecto.

2.4.

Administrar los costes

La administracin de costes consiste en mantener stos dentro del

presupuesto. Se componen de todos los recursos necesarios para sacar adelante un
proyecto, incluidos los recursos humanos y el equipamiento que realizan el trabajo, y
los materiales que se consumen para llevarlo a cabo.

Identificar los problemas de costes.- Identifique los problemas de costes

revisando los costes totales y las varianzas que se producen a lo largo del

proyecto. De este modo, podr realizar ajustes si son necesarios.

Mantener los costes de acuerdo al presupuesto.- Para mantener los costes
dentro del presupuesto, deber revisar las varianzas de costes que se producen
a lo largo del proyecto. De este modo, podr realizar los ajustes necesarios.

2.5.

Administrar el alcance

El alcance de un proyecto consiste en los productos o servicios que se deben

proporcionar y el trabajo requerido. A medida que avanza el proyecto, es posible que
algunos componentes del producto o servicio necesiten ajustes o deban ser
eliminados.

Responder a los cambios en el alcance.- Una vez comenzado el proyecto, es

posible que sea necesario incrementar o recortar el alcance para ajustarse al

presupuesto o a la programacin.
Distribuir la informacin sobre el proyecto en formato impreso.- Si cambia el
alcance del proyecto y ha cambiado tareas, recursos o asignaciones, quiz
desee distribuir copias impresas de la informacin de proyecto ms

actualizada.
Distribuir la informacin sobre el proyecto en lnea.- Tambin puede distribuir
versiones en lnea de la informacin ms actualizada del proyecto.

2.6.

Administrar los riesgos

Identifique los posibles puntos conflictivos anticipando los riesgos y

respondiendo a los eventos de riesgo, e informe del progreso del proyecto a los
participantes e integrantes del grupo.

Identificar los nuevos riesgos.- Una vez comenzado el proyecto, es posible

que eventos difciles de anticipar creen nuevos riesgos que debern

administrarse.
Responder a los eventos de riesgo.- Si identifica nuevos riesgos durante el

proyecto, tendr que responder a ellos.

Distribuir la informacin sobre el proyecto en formato impreso.- Si ha
cambiado tareas, recursos o asignaciones como respuesta a los riesgos, quizs
desee distribuir copias impresas de la informacin ms actualizada del

proyecto a los participantes o integrantes del grupo.

Distribuir la informacin sobre el proyecto en lnea.- En lugar de distribuir
copias impresas, puede facilitar en lnea la informacin ms actualizada del
proyecto a los participantes e integrantes del proyecto.

2.7.

Informar del estado del proyecto

Mantenga informados a los participantes e integrantes del grupo

proporcionndoles acceso a vistas e informes impresos o en lnea.

Informar del estado del proyecto en formato impreso.- Puede distribuir a los
participantes o integrantes del grupo copias impresas de la informacin acerca

del estado del proyecto.

Informar en lnea del estado del proyecto.- Tambin puede facilitar esta
informacin en lnea a los participantes e integrantes del grupo, ya sea de
forma peridica o segn sea necesario.

3.- Cerrar un proyecto

3.1.

Revisar la informacin final del proyecto

Cuando el proyecto finaliza, es un buen momento para celebrar una reunin

con los participantes e integrantes del equipo, analizar lo que ha ido bien y lo que no,
y elaborar informes y vistas finales, ya sea impresos o en lnea.

Revisar la informacin final del proyecto.- El final de un proyecto es una

oportunidad para recabar y registrar la informacin del proyecto y compartirla

con los participantes e integrantes del grupo.

Distribuir la informacin sobre el proyecto en lnea.- Si ha cambiado tareas,
recursos o asignaciones como respuesta a los riesgos, quizs desee distribuir
en lnea la informacin ms actualizada del proyecto a los participantes o

integrantes del grupo.

Distribuir la informacin sobre el proyecto en formato impreso.- En lugar de
distribuir los datos del proyecto en lnea, quiz desee distribuir copias
impresas de la informacin de proyecto ms actualizada a los participantes e
integrantes del grupo.

Trabajo con proyectos mltiples

Los jefes de proyecto mantienen muchos de los proyectos tcnicos de forma
simultnea. Las diversas complejidades, tamaos, lneas de tiempo y los plazos hacen
que el manejo de mltiples proyectos desafiantes. Comprender las estrategias clave
como la gestin del tiempo, la dinmica de grupos y habilidades individuales pueden
hacer posible el manejo profesional y eficiente mltiples proyectos, cumplir con los
requisitos y obtener resultados con xito. El programa de gestin de software
Microsoft Project ( MSP ) fue desarrollado por Microsoft como una herramienta para
ayudar a los administradores de proyectos a desarrollar planes , asignar tareas ,
gestionar presupuestos , anlisis de cargas de trabajo con fines de gestin del tiempo ,
el seguimiento del progreso y solucionar problemas de las reas problemticas de
mltiples proyectos.
Veamos un ejemplo sencillo. Tenemos estos dos proyectos por separado:

Si queremos ver los dos proyectos a la vez, no puede ser ms sencillo: Hay que abrir
una nueva ventana seleccionando los 2 proyectos

Y obtenemos un

nuevo proyecto combinado, que podramos grabar como otro

fichero de Project:

Project funciona igual que otras herramientas de Microsoft Office, con documentos
maestros y subdocumentos. Aparte de no perder ningn tiempo en visualizar varios
proyectos a la vez, la ventaja es que se pueden vincular dependencias entre tareas de
distintos proyectos: Sobre un plan maestro es posible establecer dependencias lgicas
entre distintos proyectos (cundo se gestionan por separado aparecen tareas
Fantasmas).
Si en el ejemplo anterior, la tarea E del proyecto Y depende de la tarea C del proyecto
X esto puede modelarse en el proyecto maestro XY:

Y cuando los vemos por separados, las dependencias aparecen representadas por
tareas fantasmas (ghost tasks), que no se pueden editarse:

La otra gran utilidad de gestionar varios proyectos a la vez en Project, aparte de poder
visualizar la informacin de tiempos globales, es gestionar recursos compartidos.
Para esto Project aporta el concepto de pool de recursos.
Un pool de recursos no es otra que un fichero de Project que contiene solo
informacin de recursos. Siguiendo con el ejemplo anterior, si tenemos un recurso R
que se utiliza a la vez en los 2 proyectos X e Y, el fichero de pool de recursos podra
contener esta informacin:

Ahora cuando abrimos los ficheros Poyecto X y Proyecto Y, podemos indicar que
comparten recursos del pool:

Si asignamos el recurso R a la actividad B del Proyecto X y a la actividad D del

Proyecto Y:

En el proyecto combinado XY, o bien en el pool de recursos, podremos ver que este
recurso est sobreasignado a partir del 7 de Mayo:

Personalizacin de Microsoft Project

Puede personalizar lo que hace Microsoft Project, su aspecto y lo que imprime
para que refleje mejor su manera de trabajar. La personalizacin de Microsoft Project
puede ayudarle a crear y administrar los proyectos ms eficazmente. Con Microsoft
Project, podr:
o Cambiar la configuracin predeterminada.- Puede personalizar
Microsoft Project cambiando la configuracin predeterminada, como
la vista inicial, la unidad de presentacin del trabajo (horas, das o
semanas)

si

los

clculos

han

de

realizarse

manual

automticamente.
o Mostrar u ocultar elementos de la pantalla. Puede personalizar el
aspecto de Microsoft Project mostrando u ocultando varios elementos,
como indicadores, mensajes, cuadros de dilogo y sugerencias.
o Crear y personalizar las barras de herramientas y los botones de las
barras de herramientas de Microsoft Project.
o Puede personalizar barras de herramientas y botones integrados o crear
barras de herramientas y botones personalizados. Crear y personalizar
los mens y comandos de men de Microsoft Project. Puede
personalizar mens y comandos integrados o crear mens y comandos
personalizados.
o Crear nuevos formularios para escribir y mostrar informacin acerca
de tareas y recursos. Puede personalizar formularios integrados o crear
formularios nuevos personalizados.
o Mejorar campos personalizados. Puede insertar y mostrar campos
personalizados en cualquier vista de hoja. Puede realizar clculos en
un campo personalizado. Para efectuar la insercin de datos de forma
rpida y exacta, puede especificar una lista de valores aceptable para
un campo personalizado. Tambin puede asociar un indicador visual
con los datos especificados para avisarle cuando aparezcan los datos
en un campo personalizado.

o Personalizar vistas e informes. Puede personalizar la informacin

mostrada en una vista o informe aplicando diferentes tablas y filtros, o
personalizar el aspecto de lo que se imprime agregando notas,
cuadrculas, bordes y totales de columnas.
o Cambiar la apariencia de una pgina. Puede personalizar el aspecto de
una pgina cambiando su orientacin, ajustando mrgenes y agregando
encabezados, pies de pgina y leyendas.
o Crear macros para automatizar operaciones repetitivas. Puede asignar
macros a comandos de mens o a botones de barras de herramientas, e
incluso combinar macros para crear mdulos con Microsoft Visual
Basic.
o Compartir elementos entre proyectos y grupos de trabajo. Es posible
compartir elementos personalizados como normas de la organizacin,
proporcionando as soluciones de Microsoft Project para su negocio y
mejorando la compatibilidad y la coherencia entre todos los usuarios.
Creacin de plantillas personales
Cualquier informacin de un archivo de Microsoft Project puede pasar a
formar parte de una plantilla, incluida la informacin acerca de tareas y recursos,
formatos de vistas y texto, macros y valores especficos del archivo. Guarde
cualquiera de los proyectos como plantilla. Si no desea informacin prevista, real,
acerca de tarifas de recursos o de costos fijos, puede quitar estos datos al guardar el
archivo como plantilla.
Utilice las plantillas para ahorrar tiempo en la planeacin de nuevos
proyectos. Con stas, puede volver a usar los archivos de los proyectos existentes
como planes de nuevos proyectos.
1. En el men Archivo, haga clic en Guardar como.
2. En el cuadro Guardar en, seleccione la unidad y la carpeta donde desea guardar la
plantilla.

3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla.

4. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantilla.
5. Haga clic en Guardar.

6. Active las casillas de verificacin de los datos que desea quitar del archivo de
proyecto

7. Haga clic en Guardar.

Las macros en Microsoft Project

Si realiza frecuentemente una misma tarea en Microsoft Project, puede
automatizarla con una macro. Una macro es una serie de comandos y funciones que
se almacenan en un mdulo de Visual Basic y que se puede ejecutar siempre que
desee realizar la tarea. Las macros se graban de la misma manera que se graba msica
en una cinta. Una vez grabada la macro, slo es necesario ejecutarla para repetir o
reproducir los comandos.
Antes de grabar o crear una macro, debe decidir los pasos y comandos que desea que
la macro ejecute. Si se equivoca al grabar la macro, las correcciones que haga
tambin se grabarn. Cada macro que graba se almacena en un mdulo adjunto a su
proyecto.
El Editor de Visual Basic permite modificar macros, copiar macros de un mdulo a
otro, copiar macros entre diferentes proyectos, cambiar el nombre de los mdulos que
almacenan las macros o cambiar el nombre de las macros.
Grabar una macro
1. En el men Herramientas, seale Macro y haga clic en Grabar nueva macro.
2. En el cuadro Nombre de macro, escriba un nombre para la macro. El primer
carcter del nombre de una macro debe ser una letra. Los restantes pueden ser letras,
nmeros o caracteres de subrayado. No se puede incluir espacios en un nombre de
macro; un carcter de subrayado es vlido como separador de palabras.
3. Para ejecutar una macro pulsando una tecla de mtodo abreviado, escriba una letra
en el cuadro Tecla de mtodo abreviado. Puede utilizar la combinacin CTRL+ letra
(para letras minsculas) o CTRL+MAYS+ letra (para letras maysculas), siendo

letra cualquier tecla de letra del teclado, pero no un nmero ni un carcter especial.
No se puede utilizar una combinacin de teclas que ya est utilizando Microsoft
Project.
4. En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la ubicacin donde desea guardar la
macro. Para que la macro est disponible siempre que utilice Microsoft Project, haga
clic en Archivo global.
5. Para incluir una descripcin de la macro, escrbala en el cuadro Descripcin.
6. Si selecciona celdas durante la grabacin de una macro, sta seleccionar la misma
columna (campo) cada vez que se ejecute, independientemente de la celda
seleccionada en primer lugar, ya que la macro graba referencias absolutas a columnas.
Si desea que la macro seleccione columnas sin tener en cuenta la posicin de la celda
activa en el momento de ejecutar la macro, haga clic en Relativa en el cuadro
Referencia de columna.
En caso contrario, la macro seleccionar filas sin tener en cuenta la posicin de la
celda activa al ejecutar la macro, ya que la macro graba referencias relativas a filas. Si
desea que una macro seleccione siempre la misma fila, independientemente de la
celda seleccionada en primer lugar, haga clic en Absoluta (Identificador) en el cuadro
Referencia de fila. Microsoft Project continuar grabando macros con esta
configuracin hasta que la cambie o hasta que salga de Microsoft Project.
7. Haga clic en Aceptar y, a continuacin, realice las acciones que desee grabar.
8. En el men Herramientas seale Macro y, a continuacin, haga clic en Detener
grabacin.

Ejecutar una macro

Despus de grabar o modificar una macro, puede ejecutarla en Microsoft
Project o desde el Editor de Visual Basic. Por lo general, las macros se ejecutan en
Microsoft Project, aunque tambin se pueden ejecutar desde el Editor de Visual Basic
mientras se estn modificando. Para interrumpir una macro antes de que realice las
acciones grabadas, presione CTRL+INTER.
1. Abra el proyecto que contiene la macro.
2. En el men Herramientas, seale Macro y, a continuacin, haga clic en Macros.
3. Seleccione la macro que desea ejecutar de la lista Nombre de macro.
4. Haga clic en Ejecutar.

Conclusin
Indudablemente existen mltiples herramientas que se pueden utilizar en la
gestin de proyectos y que facilitan la labor del Director de proyectos. Una gestin de
proyectos efectiva depender ms que de una eleccin adecuada, de la correcta
aplicacin y uso de la herramienta. La razn de un proyecto es alcanzar objetivos

especficos dentro de los lmites que imponen un presupuesto, calidades establecidas

previamente y un lapso de tiempo previamente definido. La gestin de proyectos es la
aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de
un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. El proyecto finaliza cuando se
obtiene el resultado deseado, y se puede decir que colapsa cuando desaparece la
necesidad inicial o se agotan los recursos disponibles.
Sin lugar a dudas, una de las herramientas ms adecuadas para una gestin
eficaz en el desarrollo de planes, asignacin de recursos a tareas, dar seguimiento al
progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo es Microsoft Project,
considerada la herramienta ms poderosa en cuanto a gestin de proyectos se trata.
Muchas empresas luchan para distribuir los recursos con eficacia. De esta
forma, se incrementan los costos y se retrasan los proyectos. Microsoft Project le
ayuda a evaluar con precisin las necesidades para distribuir hoy los recursos
eficazmente y crear planes futuros para la empresa. De esta manera, puede contar con
las personas adecuadas en los proyectos de ms importancia.

Bibliografa
Planificacin y el seguimiento de un proyecto con Microsoft Project. Documento en
lnea. Disponible en:
http://ocw.upm.es/proyectos-de-ingenieria/proyectos-de-desarrollo-rurali/Materiales-de-cada-tema/Planificacion-seguimiento-Proyectos-MSProject.pdf .

(Consultado el 31/07/2015)

Cmo utilizar Microsoft Project y gestionar mltiples proyectos en Portafolio.

Documento en lnea. Disponible en:
http://ordenador.wingwit.com/software/productivity-software/162257.html
(Consultado en 31/07/2015)

Personalizar Microsoft Project. Documento en lnea. Disponible en:

http://www.arquba.com/curso-microsoft-project-gratis/personalizar-microsoftproject/. (Consultado el 03/08/2015).

MICROSOFT PROJECT. Documento en lnea. Disponible en:

http://project123conceptos.blogspot.com/2013/04/microsoft-projectcaracteristicas.html. (Consultado el 04/08/2015).

Microsoft Project en la gestin de proyectos. Documento en lnea. Disponible en:

http://www.eoi.es/blogs/madeon/2013/04/15/microsoft-project-en-la-gestionde-proyectos/. (Consultado el 04/08/2015).