NDICE GENERAL

NDICE GENERAL................................................................................................................
RESUMEN............................................................................................................................
INTRODUCCIN..................................................................................................................
ADMINISTRACIN DE LOS ACTIVOS CIRCULANTES..............................................................
Activo circulante..............................................................................................................
Cuentas del Activo Circulante..........................................................................................
CAJA..............................................................................................................................
FONDOS FIJOS...............................................................................................................
BANCOS........................................................................................................................
PLAZOS FIJOS................................................................................................................
COLOCACIONES............................................................................................................
EFECTOS POR COBRAR.................................................................................................
EFECTOS POR COBRAR DESCONTADOS........................................................................
CUENTAS POR COBRAR.................................................................................................
PROVISION PARA CUENTAS INCOBRABLES....................................................................
CUENTAS POR COBRAR FUNCIONARIOS........................................................................
CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS.............................................................................
CUENTAS POR COBRAR ACCIONISTAS...........................................................................
ANTICIPOS DADOS A CUENTAS DE CONTRATOS............................................................
CRDITO FISCAL...........................................................................................................
ADELANTO POR GASTOS A JUSTIFICAR.........................................................................
ADELANTOS DE SUELDO...............................................................................................
INVERSIONES TEMPORALES..........................................................................................
PROVISION PARA FLUCTUACION DE INVERSIONES TEMPORALES..................................
INVENTARIOS DE MERCANCAS.....................................................................................
INVENTARIOS DE PRODUCTOS TERMINADOS................................................................
PROVISION PARA OBSOLESCENCIA DE PRODUCTOS TERMINADOS...............................
INVENTARIOS DE PRODUCTOS EN PROCESO................................................................
INVENTARIOS DE MATERIA PRIMA.................................................................................
PROVISION PARA PRDIDAS DE MATERIA PRIMA...........................................................
INVENTARIOS DE MATERIALES Y SUMINISTROS.............................................................
PROVISION PARA OBSOLESCENCIA DE MATERIALES Y SUMINISTROS............................
INVENTARIOS EN TRNSITO..........................................................................................
IMPUESTOS PAGADOS POR ANTICIPADO.......................................................................
SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO..........................................................................
2

INTERESES PAGADOS POR ANTICIPADO........................................................................

ALQUILERES PAGADOS POR ANTICIPADO......................................................................
PUBLICIDAD PAGADA POR ANTICIPADO.........................................................................
SUMINISTROS DE OFICINA............................................................................................
Gestin del Activo Circulante...........................................................................................
El presupuesto de efectivo............................................................................................
El control contable......................................................................................................
ADMINISTRACIN DEL EFECTIVO......................................................................................
Y FLUJO DE CAJA................................................................................................................
El proceso financiero de planeacin y control................................................................
ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR COBRAR...................................................................
Polticas de crdito.........................................................................................................
Estndares de crdito....................................................................................................
Evaluacin de los estndares de crdito........................................................................
ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS...................................................................................
Objetivo de la Administracin de Inventarios.................................................................
CASO DEMOSTRATIVO.......................................................................................................
CONCLUSIONES.................................................................................................................
RECOMENDACIONES.........................................................................................................
BIBLIOGRAFA....................................................................................................................

RESUMEN

ADMINISTRACIN
DE FLUJO DE
EFECTIVO Y CAJA

Tener efectivo
suficiente pero no
demasiado
Presupuestos y
pronsticos de
produccin

Polticas de crdito

Administracin
de Activos
Circulantes

ADMINISTRACIN
DE CUENTAS POR
COBRAR

Estntares de
crdito
Promedio de C x C
= Ventas anuales a
crdito / Rotacin
de cuentas por
cobrar
Minimizacin de la
inversin en
inventarios

ADMINISTRACIN
DE INVENTARIOS

OTROS ACTIVOS
CIRCULANTES

INTRODUCCIN

Inventario
suficiente para
satisfacer la
demanda

La esencia de cualquier negocio es el dinero. Sin dinero no hay generacin de

bienes y servicios, sin dinero el negocio no obtendra utilidades. De aqu que la
administracin adecuada de todos los activos circulantes es de suma
importancia para cualquier empresa de cualquier tamao, en cualquiera que
sea el mbito en el que se desarrolle.
El activo circulante de una empresa comprende todos aquellos bienes y
derechos de cualquier empresa que van a tener operaciones y transacciones
en un plazo no mayor a un ao (caja, bancos, cuentas por cobrar, inventarios,
etc.). Por otro lado, la empresa debe tener la capacidad para satisfacer sus
obligaciones financieras con sus proveedores, acreedores, accionistas y todos
los dems actores que se mueven en el ambiente de la misma, todo esto
buscando siempre la minimizacin de costos.
El objetivo principal de la administracin del circulante es gestionar
adecuadamente todos los recursos circulantes o corrientes de una empresa de
manera eficiente. Todas las cuentas de activos circulantes tienen su
importancia, pero entre ellas, tres cuentas son las que principalmente la
empresa debe hacer nfasis en el control adecuado: (1) Administracin del
efectivo y flujo de caja, (2) Administracin de las cuentas por cobrar y (3)
Administracin de inventarios. Es por esto que es importante definir los
aspectos ms importantes de la administracin de circulantes y demostrar con
casos reales la aplicacin exitosa de una buena gestin.

ADMINISTRACIN DE LOS ACTIVOS

CIRCULANTES
Antes de discutir del proceso de la Administracin de los Activos Circulantes, es
necesario recordar y tener claros algunos trminos que nos ayuden a
comprender de una mejor manera este proceso; de esta cuenta tenemos que la
administracin es una disciplina que tiene por finalidad no solo explicar el
comportamiento de las organizaciones, sino que comprende un conjunto de
reglas, normas y procedimientos para operar de una manera eficaz y eficiente.
La administracin comprende tambin algunos procesos como lo son: la
planificacin, la organizacin, la ejecucin, la coordinacin, la integracin y el
control.
Por otra parte cuando hablamos de Activos, estamos haciendo referencia al
conjunto de bienes y derechos de los que es titular la empresa, as como otras
partidas con la caracterstica comn de que se utilizan en la generacin de
ingresos, dentro de Activo distinguiremos entre Activo No circulante o
tambin llamado No corriente y el Activo Circulante o Activo Corriente.

Activo No circulante: a aquellos bienes y derechos adquiridos con

intencin de que permanezcan en la empresa durante ms de un ao.
Activo Circulante: a los derechos, bienes materiales o crditos que
estn destinados a la operacin mercantil o procedente de sta, que se
tienen en operacin de modo ms o menos continuo y que, como
operaciones normales de una negociacin pueden venderse,
transformarse, convertirse en efectivo, darse en pago de cualquier clase
de gastos u obligaciones.
Activo circulante

Se considera como activo circulante, al activo fcilmente transformable a

efectivo o que por lo general se espera convertir en efectivo dentro de los
prximos doce meses. Se consideran en el Activo Circulante conceptos tales
como:

Valores negociables e inventarios

Efectivo en caja y bancos
Los documentos y cuentas por cobrar
Los inventarios de materias primas, de artculos en proceso de
fabricacin y de artculos determinados
1

 Las inversiones en valores que no tengan por objeto mantener el dominio

administrativo de otras empresas, y otras partidas semejantes.
NOTA:
Los prstamos a cargo de funcionarios y empleados de las empresas, pueden
mostrarse en el balance general formando parte del activo circulante, pero es
conveniente agruparlos separadamente bajo un ttulo especial.

Cuentas del Activo Circulante

La cuenta no es otra cosa que un medio contable con instrumentos de

operacin, mediante el cual podemos subdividir, el activo, el pasivo y el
capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas caractersticas de afinidad y la cual
nos permite graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los
diversos elementos de la ecuacin. A continuacin se describen algunas de las
cuentas que se incluyen dentro del Activo Circulante de una empresa, se
detalle en negrilla los puntos ms relevantes:

CAJA
Cuenta real de activo circulante. Refleja el dinero disponible en la
empresa en un momento determinado, su saldo puede ser deudor o cero,
en ningn caso esta cuenta puede tener saldo acreedor. Tambin se puede
decir que es el dinero propiedad de la empresa, existente en su propia oficina
para la fecha del balance.

FONDOS FIJOS
Cuenta real de activo circulante, llamada comnmente Caja Chica, es una
cantidad de dinero en curso legal determinado por la empresa para entender
pagos menores de carcter general o de carcter previamente determinado.

BANCOS
Cuenta real de activo circulante. Comprende el efectivo que la empresa
tiene depositado en instituciones bancarias o de crdito, siempre y
cuando el mismo est disponible. Generalmente este monto est representado
por cuentas corrientes. Se utiliza esta cuenta para registrar el dinero que
tenemos depositado en los bancos con los que trabajamos, el saldo en esta
cuenta puede ser deudor o cero y en muy escasas excepciones puede tener
saldo acreedor.

PLAZOS FIJOS
Cuenta real de activo circulante. Perodo concedido por el pago de una
deuda o para la presentacin al pago de determinados documentos
financieros, dentro del cual no se producen inters de demora o penalizacin.

COLOCACIONES
Cuenta real de activo circulante. Son todas aquellas acciones y bonos que
ponen la empresa en juego en la bolsa de valores en un perodo corto o
prolongado para obtener mayores beneficios.

EFECTOS POR COBRAR

Cuenta real de activo circulante. Esta cuenta la utilizamos para registrar
lo que nos deben nuestros clientes. Estos activos estn representados por
letras de cambio, pagars, etc., los cuales generalmente provienen de ventas a
servicios a crdito hechos por la empresa a terceras personas, son documentos
de mucho valor jurdicos, por cuanto se pueden hacer exigibles a la fecha de
vencimiento o proceder a su cobro por va judicial en una forma rpida, en
otras palabras se originan de las ventas o de los servicios a crdito prestados
por la empresa, los mismos se encuentran respaldados por documentos
mercantiles de carcter negociable.

EFECTOS POR COBRAR DESCONTADOS

Cuenta real complementaria de activo (Activo circulante). El saldo de la
cuenta est constituido por el valor nominal de los documentos que
han sido entregados en descuento a una entidad financiera. Saldo
normal Acreedor

CUENTAS POR COBRAR

Cuenta real de (Activo circulante). Representan el monto total que
adeudan los clientes a la empresa, con motivo de las ventas o servicios
que el mismo presta representadas por facturas o Notas de Dbitos.

PROVISION PARA CUENTAS INCOBRABLES

Cuenta real de valuacin activo (Activo circulante) Algunas de las cuentas
por cobrar cliente se convierten en incobrables, por esta razn suele
establecer una previsin que disminuye en el acto circulante las
Cuentas por Cobrar a fin de dejarlas en la cantidad que se estima que
en definitiva va a ser cobrada. Esta previsin es una cuenta de valoracin
de carcter acreedor y en el balance se presenta disminuyendo las Cuentas por
Cobrar. Generalmente al finalizar el ejercicio contable se estima un monto de
la previsin para Cuentas Dudosas, es decir, debe calcularse cuanto de las
Cuentas por Cobrar abiertas a la fecha de cierre, o sea, el saldo de Cuentas a
Cobrar, cuya gestin de cobro se haga durante el ejercicio.
3

CUENTAS POR COBRAR FUNCIONARIOS

Cuenta real de activo circulante. Est compuesta por prstamos, ventas o
los saldos de anticipos de gastos que no han sido reportados o
relacionados.

CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS

Cuenta real de activo circulante. Est conformada por prstamos
realizados, anticipos otorgados a empleados por gastos a cuenta de la
empresa y que no han sido reportados ni relacionados. Luego de
entregado un anticipo, el empleado debe pasar su correspondiente relacin de
gastos a fin de justificar el monto que se le otorgo como anticipo, y si el gasto
realizado a cuenta de la empresa fue mayor al monto del anticipo y el
empleado coloco de su dinero personal, se le har el reembolso
correspondiente y en caso de que hubiese sido menor al anticipo, entonces el
empleado deber rembolsar a la empresa la cantidad que tenga como
sobrante.

CUENTAS POR COBRAR ACCIONISTAS

Cuenta real de activo circulante. Est conformada por todos aquellos
prstamos, adelantos, etc. Entregados a los accionistas pendientes
por cobrar a los mismos.

ANTICIPOS DADOS A CUENTAS DE CONTRATOS

Cuenta real de activo circulante. Todos aquellos anticipos entregados por
concepto de alguna cuenta de contrato en proceso. Por lo general se
hace con la finalidad de dar comienzo al mismo y realizar las actividades
inherentes al mismo.

CRDITO FISCAL
Cuenta real de activo circulante. Es una acreencia que la empresa tiene
para que le compense con el dbito fiscal. Se genera de las compras
realizadas de bienes o la recepcin de servicios por parte de una entidad y que
representa un impuesto causado que debe ser declarado mensualmente
conforme a lo establecido en la ley de Impuesto al Consumo Suntuario y de
Ventas al Mayor, actualmente IVA (Impuesto al Valor Agregado)

ADELANTO POR GASTOS A JUSTIFICAR

Cuenta real de activo circulante. Esta cuenta est destinada a registrar
todos los desembolsos efectuados a razn de viticos o cualquier otro
tipo de viticos incurridos por la empresa o los empleados, gastos que aun no
han sido efectuados. Saldo deudor.

ADELANTOS DE SUELDO
Cuenta real de activo circulante. Como su nombre lo indica son anticipos que
le hace la empresa a sus empleados. Posteriormente, stos son deducidos
de su sueldo.

INVERSIONES TEMPORALES
Cuenta real de activo circulante. Representa inversiones que el
comerciante ha hecho en bienes o derechos de fcil convertibilidad en
dinero, por ejemplo: cdulas hipotecarias, certificados de ahorros, etc. Es
tambin conocido como activo especulativo, estn representados por
acciones, bonos, ttulos diversos, que la empresa adquiere con la finalidad de
venderlos y convertirlos en dinero en un lapso corto de tiempo y los
cuales deben tener como caracterstica que sean de fcil venta.

PROVISION PARA FLUCTUACION DE INVERSIONES TEMPORALES

Cuenta real de valuacin de activo (activo circulante). Como se menciono
anteriormente las inversiones temporales estn representadas por
bonos, ttulos, etc., que se adquieren para venderlo fcil y
rpidamente con la finalidad de obtener beneficios, la empresa tambin
estima una provisin para la fluctuacin de estas inversiones debido a que las
mismas pueden variar en trminos de montos, cantidades en el mercado, es
decir sufre determinadas variaciones conforme al comportamiento del
mercado.

INVENTARIOS DE MERCANCAS
Cuenta de activo circulante, es el dinero que la empresa tiene invertido
en mercancas para la venta. Son los conocidos artculos que compra la
empresa, para la venta, lo constituyen los bienes adquiridos por la empresa
con la finalidad exclusiva de destinarlos a la venta. Los artculos incluidos en
este rengln deben estar registrados a su precio de costo, o al precio existente
para ese momento en el mercado, si es menor que el costo. En el caso de una
empresa comercial estar representada por la existencia de mercanca para la
venta en una fecha determinada, en cambio, en el caso de una empresa
industrial estar representada por el inventario de materia prima, productos en
proceso e inventario de productos terminados.

INVENTARIOS DE PRODUCTOS TERMINADOS

Cuenta Real de activo circulante y est representada por todos aquellos
productos elaborados totalmente ya listos para ser vendidos. Est
formada por los bienes que se originan de la transformacin de materias
primas y la inclusin de otros como la mano de obra directa y costos indirectos
de produccin. Este tipo de inventario se origina en empresas con procesos de
manufactura o fabricacin, las principales operaciones que se dan con estos
activos son:
Terminacin de productos.
5

 Ventas de productos.

PROVISION PARA OBSOLESCENCIA DE PRODUCTOS TERMINADOS

Cuenta real de valuacin de activo (activo circulante). Representa el monto
estimado de productos terminados obsoletos, vencidos o daados, y
que de acuerdo a las circunstancias no podrn ser realizados en efectivo
mediante las ventas a clientes

INVENTARIOS DE PRODUCTOS EN PROCESO

Los inventarios de productos en proceso corresponden a costos incorporados
en empresas de manufactura y que estn formados por los siguientes
componentes:
Materia Prima: Formado por los materiales que utiliza la fbrica en la
elaboracin de sus productos, y que forman parte indispensable del
producto terminado.
Mano de obra directa: Representada por el recurso humano directo en la
fabricacin de productos.
Costos indirectos de produccin: Comprende todos aquellos montos
indirectos incluidos en la fabricacin.
Desde el punto de vista contable se debe agregar el monto de cada uno de los
componentes nombrados. Dos operaciones se distinguen con los inventarios en
proceso:
Incorporacin de costos a los productos en proceso
Terminacin de los productos

INVENTARIOS DE MATERIA PRIMA

Es una cuenta real de activo circulante. La materia prima comprende los
elementos bsicos o principales que entran en la elaboracin de un
producto, pero en las cuales todava no se han aplicado ningn trabajo de
transformacin por parte de la empresa.

PROVISION PARA PRDIDAS DE MATERIA PRIMA

Cuenta Real de valuacin de activos (activo circulante). Partida que calcula la
empresa para futuras eventualidades por prdidas en materias
primas.

INVENTARIOS DE MATERIALES Y SUMINISTROS

Es una cuenta real de Activo circulante. Son aquellos artculos terminados
que se adquieren para ser usados en el proceso de fabricacin en
6

forma directa o indirectamente y que por razones de costo o cantidad no

se computan por unidad producida.

PROVISION PARA OBSOLESCENCIA DE MATERIALES Y

SUMINISTROS
Cuenta real de valuacin de activo (activo circulante). Representa el monto
estimado de materiales y suministros obsoletos, vencidos o daados, y
que de acuerdo a las circunstancias no podrn ser utilizados o no formaran
parte de la fabricacin.

INVENTARIOS EN TRNSITO
Cuenta real de Activo circulante. Esta cuenta registra mercancas que la
empresa ha comprado y que por ende le pertenecen pero que an no
han llegado a su poder.

IMPUESTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

Cuenta real de activo circulante. Representa los montos de los impuestos
pagados antes de su vencimiento real.

SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO

Cuenta real de activo circulante. Cuando se contrata una pliza de seguro
de cualquier tipo, debe cancelarse al momento de contratar la pliza,
entonces se ha cancelado un gasto que va a tener en el prximo ao, si el
seguro se hizo por un ao.

INTERESES PAGADOS POR ANTICIPADO

Cuenta real de activo circulante. Cuando se pide un prstamo a un banco,
ste no le da el dinero que l pidi completo, sino que le da lo pedido
menos los intereses correspondientes al plazo que usted solicit, es
decir, le cobra los intereses por anticipado.

ALQUILERES PAGADOS POR ANTICIPADO

Cuenta real de activo circulante. Corresponde al monto adquirido por
concepto de alquiler el cual debe ser cancelado por anticipado, ya sea
por condiciones de contrato, por inicio de alquiler donde por lo general se
cobran meses del mismo por anticipado.

PUBLICIDAD PAGADA POR ANTICIPADO

Cuenta real de activo circulante. Todos aquellos gastos por conceptos de
publicidad los cuales son cancelados antes de ser adquirido algn
producto o servicio de publicidad. Por ejemplo anuncios en prensa, revistas
y otros deben ser cancelados por adelantado antes de su publicacin.
7

SUMINISTROS DE OFICINA
Cuenta real de activo circulante. Es el material que se adquiere para usar
(gastar) en su oficina: clips, grapas, lpices, papel, etc., que tiene su
existencia para consecutivamente gastarlo en la medida en que sea necesario.
Gestin del Activo Circulante

El activo circulante comprende el conjunto de los elementos de activo que

estn en continua relacin o cambio, consta de los renglones de inversin a
corto plazo, cuenta por cobrar y efectivo. Es muy importante en cualquier
negocio porque es el medio para obtener servicios y productos. La
administracin del activo circulante requiere una cuidadosa contabilizacin de
las operaciones debido que siempre es posible realizar malas inversiones.
Normalmente en las empresas comerciales e industriales de mediana
magnitud, el Activo Circulante representa entre el 60% y el 80% del activo
total y en consecuencia consumen ms del 80% del tiempo de la gerencia de
activos. Un grfico representativo es el siguiente:

Composicin Activo Total

Fijo

Circulante

% de Tiempo dedicado a su admon.

0 20 40 60 80

Por lo tanto requieren de atencin a diaria cuentas como:

depsitos, transferencias, pagos de gastos, salarios, ventas
Estas cuentas pueden ser difcil de automatizar, mecanizar o
de que el nivel de los activos circulantes es voltil, y ninguna
prescindir de los activos circulantes.

ventas, pagos,
a crditos, etc.
delegar, aparte
empresa puede

Si una empresa pudiese realizar pronsticos perfectos, mantendra

exactamente el efectivo justo para hacer los desembolsos a medida que se
requieran, exactamente los suficientes inventarios para satisfacer los
requerimientos de produccin y de venta, exactamente la cantidad de cuentas
por cobrar que implicara una poltica ptima de crdito, y no mantendra
valores negociables a menos que los rendimientos de intereses sobre tales
activos excedieran al costo de capital de la empresa. El nivel de activos
8

circulantes que se mantendra en el caso de pronsticos perfectos sera el

mnimo terico que necesitara una empresa para maximizar sus utilidades.
Cualquier aumento en el nivel de estos activos aumentara el activo total de la
empresa sin un incremento proporcional en los rendimientos, y de este modo
bajara su rendimiento sobre la inversin. Cualquier nivel de tenencia ms
pequeo significara la inhabilidad para pagar las cuentas a tiempo, ventas
perdidas o paros en la produccin debido a faltantes de inventarios, y ventas
prdidas debido a una poltica de crdito demasiado restringida. Cuando la
incertidumbre se introduce dentro de este panorama, la administracin del
activo circulante involucra:
la determinacin de los saldos mnimos requeridos para cada tipo de
activo
la adicin de un inventario de seguridad para tener en cuenta el hecho
de que los pronsticos son imperfectos.
El objetivo de la administracin eficaz de los activos circulantes es maximizar
la ganancia neta proveniente de esos activos, o sea maximizar la funcin. En
este sentido existen dos enfoques principales en cuanto a la administracin de
los activos circulantes:
1. Maximizar la ganancia neta por concepto de cada grupo de activos: Esto
significa lograr el nivel ptimo del activo, tal como se muestra a
continuacin:

Ganancia Neta = Ingresos - Costos

2. Minimizar los Costos por Quetzal de Activo

Minimizar los costos (por Quetzal de activo) relacionados con el activo
circulante, lo cual significa lograr el nivel ptimo de activos circulantes
9

para reducir al mnimo los costos asociados con ellos, tal como se
muestra a continuacin:

La administracin de activos generalmente se centra alrededor de dos reas:

El presupuesto de efectivo
Esto se refiere a la preparacin de presupuestos de efectivo detallados que
incluyen proyecciones de los ingresos y gastos mensuales de cada
departamento dentro de la empresa, por lo que cada gerente de departamento
debe de responder contablemente por las transacciones de efectivo que
ocurran dentro de su rea.

El control contable
Este es un medio que previene las perdidas, fraudes o robos. Un sistema de
control interno contribuye a alcanzar los objetivos de manejo eficiente del
efectivo, incluyendo la contabilizacin precisa de las transacciones, la
anticipacin de la necesidad de endeudamiento y el mantenimiento de saldos
de efectivo adecuados.

10

ADMINISTRACIN DEL EFECTIVO

Y FLUJO DE CAJA

La dificultad principal de la administracin del efectivo proviene de la falta de

coordinacin entre las entradas por concepto de ingresos y salidas por
concepto de costos.
El administrador financiero debe proyectar sus necesidades y excedentes de
efectivo durante el ao. Por ejemplo, una empresa que tiene muchas ventas en
una poca del ao, debe tener en cuenta que tendr gastos durante todo el
ao, en consecuencia el gerente financiero tiene que buscar la forma de tener
efectivo durante la poca de pocas ventas y de invertir los fondos excedentes
en poca de muchas ventas.
Lo que busca el administrador financiero y el objetivo del presupuesto de flujo
de caja se exponen a continuacin:
El administrador
Financiero

Objetivo del
presupuesto del flujo
de Caja

Siempre debe buscar el punto ptimo,

tener efectivo suficiente pero no
demasiado, aqu es cuando se juega
con el Cash Flow (Flujo de Caja) o
tambin llamado Presupuesto de flujo
de Efectivo.

Asegurar que el negocio o empresa

tenga exactamente la cantidad de
efectivo necesario y no exista escasez
y tampoco que exista exceso.

Esto mejora significativamente la

administracin de una empresa.

El proceso financiero de planeacin y control

11

La planeacin financiera estudia la realizacin de proyecciones de ventas,

ingresos y activos tomando como base estrategias alternativas de produccin y
de mercadotecnia, a fin de decidir posteriormente la forma de satisfacer los
requerimientos financieros.
Tambin, si los resultados inciales proyectados no son satisfactorios, el proceso
de planeacin financiera debe tratar de identificar los cambios potenciales en
las operaciones que producirn resultados satisfactorios. El control financiero
contina hasta la fase de implementacin, y trata del proceso de
retroalimentacin y de ajuste que se requerir para asegurarse de la
adherencia a los planes para modificarlos, como consecuencia de cambios
imprevistos en el ambiente operativo.
La totalidad del proceso implica la decisin sobre un amplio conjunto de metas
corporativas, y la elaboracin posterior de una serie de presupuestos y
pronsticos para cada rea significativa de las actividades de la empresa. El
anlisis de pronsticos financieros empieza con las proyecciones de los
ingresos de ventas y de los costos de produccin. En trminos estndar de
negocios, un presupuesto es un plan que expone los gastos proyectados para
una cierta actividad y explica de donde provendrn estos fondos. De este
modo, el presupuesto de produccin presenta un anlisis detallado de las
inversiones requeridas en materiales, mano de obra e instalaciones de planta
que sern necesarias para dar apoyo al nivel pronosticado de ventas.
Cada uno de los elementos del presupuesto de produccin probablemente
tendr su propio sub presupuesto; consecuentemente, habr un presupuesto
de materiales, un presupuesto de personal y un presupuesto de instalaciones.
El personal del rea de mercadotecnia tambin preparar presupuestos de
ventas y publicidad. Estos presupuestos suelen establecerse sobre una base
mensual, y a medida que transcurra el tiempo, las cifras reales sern
comparadas con las cifras proyectadas y las diferencias debern ser explicadas
o corregidas. Durante el proceso de planeacin, los niveles proyectados, los
niveles proyectados de cada uno de los distintos presupuestos de operacin
sern combinados, y a partir de este conjunto de datos los flujos de efectivo de
la empresa sern calculados dentro del presupuesto de efectivo. Si un aumento
en ventas conduce a un flujo de efectivo negativo, la administracin puede
prever que se requerir un financiamiento adicional y la fecha en que estos
fondos sern necesarios. De este modo, la planeacin financiera permite a la
empresa determinar oportunamente sus requerimientos de financiamiento,
dndole as amplias oportunidades para obtener los fondos en una forma
ptima.

12

ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR COBRAR

La ejecucin adecuada de una buena poltica de crditos es fundamental para

la administracin exitosa de las cuentas por cobrar. Para conservar los clientes
y atraer nueva clientela, la mayora de las empresas encuentran que es
necesario ofrecer crdito. Las condiciones de crdito pueden variar entre
campos industriales diferentes, pero las empresas dentro del mismo campo
industrial generalmente ofrecen condiciones de crdito similares.
Las ventas a crdito, que dan como resultado las cuentas por cobrar,
normalmente incluyen condiciones de crdito que estipulan el pago en un
nmero determinado de das. Aunque todas las cuentas por cobrar no se
cobran dentro el periodo de crdito, la mayora de ellas se convierten en
efectivo en un plazo inferior a un ao; en consecuencia, las cuentas por cobrar
se consideran como activos circulantes de la empresa.
Polticas de crdito

La poltica de crdito de una empresa da la pauta para determinar si debe

concederse crdito a un cliente y el monto de ste. La empresa no debe solo
ocuparse de los estndares de crdito que establece, sino tambin de la
utilizacin correcta de estos estndares al tomar decisiones de crdito.
Deben desarrollarse fuentes adecuadas de informacin y mtodos de anlisis
de crdito. Cada uno de estos aspectos de la poltica de crdito es importante
para la administracin exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa. La
ejecucin inadecuada de una buena poltica de crditos o la ejecucin exitosa
de una poltica de crditos deficientes no producen resultados ptimos.
Estndares de crdito

Los estndares de crdito de la empresa definen el criterio mnimo para

conceder crdito a un cliente. Asuntos tales como evaluaciones de crdito,
referencias, periodos promedio de pago y ciertos ndices financieros ofrecen
una base cuantitativa para establecer y hacer cumplir los estndares de
crdito.
Al realizar el anlisis de los estndares se deben tener en cuenta una serie de
variables fundamentales como los gastos de oficina, inversin en cuentas por
cobrar, la estimacin de cuentas incobrables y el volumen de ventas de la
empresa. Estas variables y consideraciones se detallan a continuacin:

Si los estndares de crdito se hacen ms flexibles, ms crdito se

concede. Los estndares de crdito flexibles aumentan los costos de
oficina, por el contrario, si los estndares de crdito son ms rigurosos se
concede menos crdito y por ende los costos disminuyen.

Mientras ms alto sea el promedio de cuentas por cobrar de la empresa,

es ms costoso su manejo y viceversa. Si la empresa hace ms flexibles
13

sus estndares de crdito, debe elevarse el nivel promedio de cuentas

por cobrar, en tanto que si se presentan restricciones en los estndares
por ende deben disminuir.

Los estndares de crdito ms flexibles dan como resultado costos de

manejos ms altos y las restricciones en los estndares dan como
resultado costos menores de manejo.

La ejecucin inadecuada de una buena poltica de crditos o la ejecucin

exitosa de una poltica de crditos deficientes no producen resultados
ptimos

Los cambios en el nivel de cuentas por cobrar relacionados con

modificaciones en los estndares de crdito provienen de dos factores
principalmente, (1) en las variaciones respecto a las ventas y (2)
respecto a los cobros que estn ntimamente ligados.

Los cambios de ventas y cobros operan simultneamente para producir

costos altos de manejo de cuentas por cobrar cuando los estndares de
crdito se hacen ms flexibles y se reducen cuando los estndares de
crdito se hacen ms rigurosos.

La estimacin de cuentas incobrables indica que la probabilidad o riesgo

de adquirir una cuenta de difcil cobro aumenta a medida que los
estndares de crdito se hacen ms flexibles y viceversa, esto dado
tambin por el estudio que se hace de los clientes y su capacidad de
pago en el corto y en largo plazo.

A medida que los estndares de crdito se hacen ms flexibles se espera

que aumenten las ventas y las restricciones las disminuyen, se tiene
entonces que los efectos de estos cambios tienen incidencia directa con
los costos e ingresos de la empresa y por ende la utilidad esperada.

Evaluacin de los estndares de crdito

Para determinar si una compaa debe establecer estndares de crdito ms

flexibles, es necesario calcular el efecto que tengan estos en las utilidades
marginales en las ventas y en el costo de la inversin marginal en las cuentas
por cobrar.
Costo de la inversin marginal en cuentas por cobrar
El costo de la inversin marginal en cuentas por cobrar se puede calcular
estableciendo la diferencia entre el costo de manejo de cuentas por cobrar
antes y despus de la implantacin de estndares de crdito ms flexibles. Se
debe calcular primero la razn financiera de promedio de cuentas por cobrar.

Promedio de C x C = Ventas anuales a crdito / Rotacin de cuentas

por cobrar
14

Despus se calcula la inversin promedio en cuentas por cobrar, calculando el

porcentaje del precio de venta que representan los costos de la empresa y
multiplicarlo por el promedio de cuentas por cobrar.
Por ltimo debe calcularse el costo de la inversin marginal en cuentas por
cobrar realizando la diferencia entre la inversin promedio en cuentas por
cobrar con el programa propuesto y el actual.
La inversin marginal representa la cantidad adicional de dinero que la
empresa debe comprometer en cuentas por cobrar si hace ms flexible su
estndar de crdito.
Toma de decisiones
Para decidir si una empresa debe hacer ms flexibles sus estndares de
crdito, deben compararse las utilidades marginales sobre las ventas con el
costo de la inversin marginal en cuentas por cobrar.
Si las utilidades marginales son mayores que los costos marginales, deben
hacerse ms flexibles los estndares de crdito; de otra manera deben
mantenerse sin modificar los que se tienen en ese momento aplicados dentro
de la empresa.

15

ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS

En los negocios existe una realidad reconocida por muchos, pero

desafortunadamente racionalizada e implementada por pocos quien compra
bien, vende o produce bien. El tener una buena poltica de compras, le va a
permitir un manejo fluido a la empresa y disminuir sus costos, lo que
obviamente mejorar su rentabilidad. Debido a lo anterior es necesario
estudiar los inventarios desde el momento en que se proyecta la compra, es
decir involucrarlos en los procesos de planeacin de la compaa y en su
contrapartida obligatoria, el control.
En la acepcin ms amplia de la palabra, los inventarios son recursos
utilizables que se encuentran almacenados para su uso posterior en un
momento determinado. Algunos autores los definen simplemente como bienes
ociosos almacenados en espera de ser utilizados. Otros autores los definen
como un activo corriente de vital importancia para el funcionamiento de la
empresa. Existen mltiples argumentos para justificar la tenencia o no de inventarios:

Aspectos positivos:
Prever escasez
Es preferible ahorrar productos que dinero
Permiten obtener ganancias adicionales cuando hay alzas
Facilitan separar los diferentes procesos de la empresa.
Aspectos negativos
Inmovilizan recursos que podran usarse mejor
Esconden los problemas de la empresa
Disimulan la ineptitud del tomador de decisiones
Facilitan esconder los problemas de calidad.
Los argumentos esgrimidos por los partidarios de cada corriente tienen
validez relativa, esto es lo que los hace tan peligrosos, ya que al tener
indiscutiblemente una parte de realidad son aun ms difciles de rebatir que las
verdades verdaderas como dira Fuentes, debido a lo anterior es que debemos
ser objetivos en la posicin a asumir y no ser maniqueos, es decir no debemos
creer que nuestro argumento es acertado y que todos los dems estn
equivocados.
Lo que es indiscutible, es que los inventarios representan un alto porcentaje de
los activos en el balance y a las compras les sucede lo mismo con respecto a
las utilidades en los estados de resultados, entonces si desde el punto de vista
financiero reconocemos esta realidad y no hacemos nada con el objeto de
mejorar su manejo estamos siendo irresponsables con nuestra empresa.
Objetivo de la Administracin de Inventarios

La administracin de inventarios es la eficiencia en el manejo adecuado del

registro, de la rotacin y evaluacin del inventario de acuerdo a como se
clasifique y qu tipo de inventario tenga la empresa, ya que a travs de todo
16

esto determinaremos los resultados (utilidades o prdidas) de una manera

razonable, pudiendo establecer la situacin financiera de la empresa y las
medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situacin.

17

Existen dos factores importantes que se toman en cuenta para conocer lo que
implica la administracin de inventario:
1. Minimizacin de la inversin en inventarios
El inventario mnimo es cero, la empresa podr no tener ninguno y producir
sobre pedido, esto no resulta posible para la gran mayora de las empresa,
puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en
caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y
deben contar con inventarios para asegurar los programas d produccin. La
empresa procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso.
2. Afrontando la demanda
Si la finalidad de la administracin de inventario fuera solo minimizar las
ventas satisfaciendo instantneamente la demanda, la empresa almacenara
cantidades excesivamente grandes del producto y as no incluira en los costos
asociados con una alta satisfaccin ni la prdida de un cliente etc. Sin embargo
resulta extremadamente costoso tener inventarios estticos paralizando un
capital que se podra emplear con provecho. La empresa debe determinar el
nivel apropiado de inventarios en trminos de la opcin entre los beneficios
que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del
inventario que se requiere.
Importancia
La administracin de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos
bsicos:
1.
2.
3.
4.

Cuantas unidades deberan ordenarse o producirse en un momento dado.

En qu momento deberan ordenarse o producirse el inventario.
Que artculos del inventario merecen una atencin especial.
Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artculos
del inventario.

18

CASO DEMOSTRATIVO

CAMBIOS EN LA POLTICA DE CRDITO

Una empresa analiza los efectos de cambiar sus trminos de crdito de:
1/10, neto 30 a 2/10, neto 40
Relajando sus normas de crdito y ejerciendo menos presiones sobre los
clientes que pagan lento.

POLTICA ACTUAL
Sabemos que para este ao (en millones de quetzales):
o Ventas
por
Q400.00
o Costos de produccin, incluyendo costos indirectos..
70% de Vtas
o Costo del dinero...............
20%
o Ventas incobrables: ...
2.5%
o Anlisis de cuentas y cobranza de cuentas malas: .
Q5.00
En la cobranza:
o 50% las ventas se hacen con descuento
o 40% las ventas a crdito
o El resto se pagan extemporneo el da 40.
Entonces:
PCC = (0.5 x 10) + (0.4 x 30) + (0.1 x 40) = 21

Los descuentos hacen un total de:

0.01 x 400,000,000 x 0.5 = Q2,000,000

19

Calculamos el saldo promedio de las cuentas por cobrar:

Cuentas por Cobrar = Ventas diarias a crdito x PCC
Cuentas por Cobrar = (400,000,000/360) x 21
Cuentas por Cobrar= Q23.33 millones

El costo de mantenimiento de las cuentas por cobrar es igual a:

Saldo promedio de las cuentas por cobrar
x razn de costos variables
x costo del dinero usado para este mantenimiento
= 23.33 x 0.70 x 0.20 = Q3,266,667

En el costo de mantenimiento de las cuentas por cobrar solo se toman en

cuenta los costos variables porque es el nico elemento de costo en las
cuentas por cobrar que debe ser financiado.

Calculamos las ventas incobrables:

0.025 x 400,000,000 = Q10,000,000

El Estado de Resultados Proyectado es:

Poltica Actual
Ventas Brutas

Q400.00

-Descuentos

Q 2.00

=Ventas Netas

Q398.00

- Costos de Produccin, incluyendo Costos Indirectos

Q280.00

= Utilidad antes de Costos de Crdito y de Impuestos

Q118.00

- Costos relacionados con el crdito:

Costo de Mantenimiento de Cuentas por Cobrar
Anlisis de Crdito y Gastos de Cobranza
20

Q 3.00
Q 5.00

Prdidas por Cuentas Malas

Q 10.00

= Utilidad antes de Impuestos

Q100.00

- Impuestos

Q 50.00

= UTILIDAD NETA

Q 50.00

NUEVA POLTICA DE CRDITO

La nueva poltica de crdito sera 2/10, neto 40, por lo tanto exigira un
descuento ms grande y un periodo de pago ms prolongado, tambin un
esfuerzo relajado para la cobranza y la adopcin de normas de crdito menos
exigentes.

La compaa espera en el prximo ao (en millones) :

o Ventas por ..Q530.00
o Costos de produccin, incluyendo costos indirectos..No
Cambia
o Costo del dinero: ....No Cambia
o Ventas incobrables: .6%
o Anlisis
de
cuentas
y
cobranza
de
cuentas
malas:
...Q2.00
En la cobranza:
o 60% las ventas se hacen con descuento
o 20% las ventas a crdito
o el resto se pagan extemporneo el da 50.
Entonces:
PCC = (0.6 x 10) + (0.2 x 40) + (0.2 x 50) = 24 das

Los descuentos hacen un total de:

0.02 x 530,000,000 x 0.60 = $6,360,000

Calculamos el saldo promedio de las cuentas por cobrar:

Cuentas por Cobrar =
= Ventas diarias a crdito x PCC
21

= (530,000,000/360) x 24
= $35.33 millones

Entonces, el costo del mantenimiento de las cuentas por cobrar aumentaran a:

35.33 x 0.70 x 0.20 == $4,946,667

Calculamos las ventas incobrables:

0.06 x 530,000,000 = $31,800,000
Que representan un aumento.

Hay que notar que la empresa est incurriendo en un costo de oportunidad por
el cambio en la poltica de crdito, ya que deber esperar ms das (24 vs. 21)
para recibir las utilidades sobre lo que vende y no tendr el efectivo de estas
utilidades disponible para inversin.

Este costo de oportunidad puede valuarse:

Costo de oportunidad =
Ventas diarias de la poltica actual x cambio PCC
x (1- razn de costo variable)
x costo del dinero utilizado para el mantenimiento de cuentas por cobrar
= (400 mill / 360) x 3 x (1- 0.7) x 0.2
= $200,000

El Estado de Resultados Proyectado es:

Poltica
Actual

Nueva
Poltica

Ventas Brutas

Q400.0
0

Q530.
00

Q130.00

- Descuentos

Q2.00

Q6.00

Q4.00

22

Efectos
Del
Cambio

= Ventas Netas

Q398.0
0

Q524.
00

Q126.00

- Costos de Produccin, incluyendo costos

indirectos

Q280.0
0

Q371.
00

Q91.00

= Utilidad antes de Costos de Crdito y de

Impuestos

Q118.0
0

Q153.
00

Q35.00

Q3.00

Q5.00

Q2.00

Q5.00

Q2.00

-Q3.00

Q10.00

Q32.0
0

Q22.00

Q0.2

Q0.2

Q100.0
0

Q113.
80

Q13.8

Q50.00

Q56.9
0

Q6.90

Q50.00

Q56.9
0

Q6.90

- Costos relacionados con el Crdito:

Costo de Mantenimiento de Cuentas por
Cobrar
Anlisis de Crdito y Gastos de Cobranza
Prdidas por Cuentas Malas
Costo de Oportunidad
= Utilidad antes de Impuestos
- Impuestos
= UTILIDAD NETA

CAMBIOS EN LA POLTICA DE CRDITO

o Combinando todas las medidas, resulta un incremento anual proyectado de

Q7 millones en el ingreso neto.
o Por lo tanto, este cambio en la poltica de crdito s es conveniente.
FACTORES ADICIONALES
CRDITO.

QUE INFLUYEN SOBRE

LA

POLTICA

DE

Otros puntos que se deben establecer con relacin a la poltica de crdito son:
1. Utilidad potencial: Es posible vender a crdito y fijar un cargo por el
hecho de mantener las cuentas por cobrar pendientes de pago, entonces las
ventas a crdito pueden ser ms rentables que las ventas al contado.
2. Consideraciones legales: Es ilegal ofrecer trminos de crdito que hagan
discriminaciones entre los clientes, a menos de que estos diferenciales
estn justificados por los costos.
23

3. Instrumentos de crdito: La mayor parte del crdito se ofrece con base

en una cuenta abierta, que es un convenio de crdito en virtud del cual el
comprador firma una factura en el momento de recibir la mercanca para
despus registrar ambos la compra en sus libros.
En ocasiones la empresa vendedora puede requerir que el comprador firme un
pagar que evidencie la obligacin de crdito.
Un pagar es un documento que especifica el monto, la tasa de inters
porcentual, el programa de reembolso y otros trminos y condiciones de un
prstamo.
Los pagars son tiles cuando:
o La orden es muy grande
o El vendedor anticipa la posibilidad de tener problemas en la cobranza
o El comprador desea un plazo mayor al acostumbrado para pagar la orden,
por lo que en el pagar quedan registrados los intereses.
Otro instrumento usado en crdito comercial es el giro comercial, que es un
instrumento (combinacin de cheque y pagar) que debe ser girado y
redactado por el vendedor y ser firmado por el comprador antes de tomar
posesin de los bienes. En l se exige que el comprador pague un monto al
vendedor en una fecha determinada:

El giro se enva al banco del cliente junto con las facturas de embarque.

El banco enva el giro al cliente para que lo firme y regrese al banco,

despus el banco entrega los documentos de embarque al cliente. En ese
momento el cliente puede reclamar los bienes.

Si el giro es a la vista el banco retirar el dinero y se lo entregar al

vendedor en cuanto el comprador acepte los bienes.

Si el giro es a a plazo pagadero a una fecha futura, el banco lo regresar

al vendedor. En este caso el giro se llama aceptacin comercial y
equivale al pagar que el vendedor mantiene para el pago futuro o usarlo
como garanta colateral para un prstamo.

Si el vendedor desconfa de la capacidad o disponibilidad del comprador

para liquidar el giro a plazo, se puede rehusar a hacer el embarque si
antes no tiene una garanta de pago por parte del banco del comprador.

Como el banco conoce a su cliente, con el pago de una comisin,

garantiza el pago del giro: aceptacin bancaria.
24

Estos instrumentos tienen un bajo grado de riesgo y son muy usados (sobre
todo en comercio exterior).
Existe un mercado secundario para las aceptaciones bancarias, lo cual los hace
instrumentos lquidos. Se venden a un descuento por debajo de su valor
nominal, generalmente equivale a una tasa de inters por arriba de cetes.
Otro tipo de instrumento es el contrato condicional de ventas, en el cual el
vendedor retiene la propiedad legal de la mercanca hasta que el comprador
haya cumplido con el pago. Se usan para bienes que se compran en pagos
parciales (maquinaria y equipo) a lo largo de un periodo.
La ventaja de este instrumento es que es ms sencillo recuperar los bienes sin
haber transmitido el ttulo de propiedad de ellos.

Estos contratos llevan generalmente una tasa de inters que se incluye dentro
del programa de pagos.

25

CONCLUSIONES

Una buena administracin de los activos circulantes es sumamente

importante para cualquier tipo de empresa ya que de esto se basa el
xito o fracaso de la misma; por un lado va a permitir la gestin de todos
los activos que constituyen la parte ms importante de la empresa y por
el otro lado, permite a la empresa anticiparse a problemas y a facilitar la
toma de decisiones.

Todos los activos circulantes tienen su importancia y hay que

administrarlos correctamente, pero de ellos, 3 son los que una empresa
debe prestar mayor atencin: la administracin del efectivo y flujo de
caja, la administracin de cuentas por cobrar y la administracin de
inventarios.

La administracin de efectivo y caja permite a la empresa proyectar sus

necesidades y excedentes de efectivo durante el ao, ya que se hace
nfasis en tener en cuenta que se tendrn gastos durante todo el ao y
es crucial hacer un balance adecuado para que la empresa pueda
cubrirlos en cualquier momento y hacer un uso inteligente del dinero
cuando haya suficiente.

Tambin es de crucial importancia la administracin de las cuentas por

cobrar. Para conservar los clientes y atraer nueva clientela, una empresa
debe ofrecer crdito. Tal y como se ilustr en el caso demostrativo, la
eleccin adecuada de una poltica de crditos permitir a la empresa
tomar una decisin bien fundamentada con respecto a la estrategia ideal
de crdito que puede ofrecer a los clientes.

La administracin de inventarios es la eficiencia en el manejo adecuado

del registro, de la rotacin y evaluacin del inventario de acuerdo a como
se clasifique y qu tipo de inventario tenga y necesite la empresa, ya que
a travs de todo esto se determinarn los resultados y permitirn tomar
medidas correctivas o que garanticen la mejora continua.

26

RECOMENDACIONES

La administracin adecuada de activos circulantes es algo ms que

recomendable para una empresa, es casi una obligacin si se desea
tener xito: para garantizar que siempre tenga dinero para cubrir sus
gastos, para obtener clientes nuevos o crear una fidelidad hacia la
empresa por parte de los clientes existentes, o para manejar el
inventario de manera eficiente, etc.; los gerentes de la empresa deben
conocer cmo gestionar adecuadamente stos activos y saber interpretar
la informacin que generen las polticas que la empresa defina.

Ya se recalc la importancia de los 3 activos circulantes ms importantes

(caja, cuentas por cobrar e inventarios), pero tambin es muy
recomendable que los gerentes de una empresa presten atencin a otros
activos de los que puede sacar provecho con una buena administracin
de los mismos.

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BIBLIOGRAFA

ADMINISTRACION DE LOS ACTIVOS CIRCULANTES, Lezama Osan, Cruz

2006. http://www.monografias.com
SISTEMAS DE FINANZAS.2009, http://www.hormigamillonaria.com
ACTIVO CIRCULANTE.2009, http://www.eco-finanzas.com
ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS.
http://www.mitecnologico.com/Main/AdministracionInventarios
ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR COBRAR.
http://www.gestiopolis.com/main/financiera

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