Bases para organizar un congreso

Los profesionales suelen encontrarse en congresos para analizar diferentes

temas, presentar nuevos descubrimientos o debatir sobre diferentes
situaciones de su trabajo.
Sea cual fuere el motivo por el cual se convoca, los congresos deben
cumplir con ciertas normas de organizacin para que todo salga
perfecto.

Tiempos y tema: primeros pasos para organizar

un congreso
Primero hay que pensar el tema y el alcance, es decir, sobre qu se har
el congreso y a quines es pertinente invitar como participantes y como
expositores. Dependiendo de estos dos tems, tendremos
la duracin aproximada del evento.
Los horarios en un congreso son lo ms importante para lograr que
sea un xito. Es conveniente organizar un esquema con los horarios de
acreditaciones, de cada charla y por quin ser impartida, los tiempos de los
descansos, de entrega de certificados y de cierre, etc.
Es conveniente contemplar por lo menos un descanso cada 2 horas y
media, en el que se debe permitir a los participantes, o bien salir del lugar
para refrescarse y alimentarse, u ofrecerlo en el lugar donde se realiza el
congreso.
La eleccin del lugar depender tambin de los dos primeros tems; en la
mayora de las ciudades hay diferentes hoteles o auditorios donde se
puede realizar el congreso. Una buena idea es solicitar el saln auditorio
de alguna Universidad donde se estudie la profesin de los convocados. Si
no disponemos de ninguno de estos lugares, se puede rentar un saln
amplio, pero aqu hay que tener en cuenta que se necesitarn butacas o
sillas cmodas, un escenario, equipo de sonido y una pantalla con proyector
para las presentaciones que se hagan.

Personalidades y convocados al congreso

Cuando se sepa el tema del congreso, se deber invitar a las
personalidades ms importantes que estn relacionadas con el tema,
profesionales directores o presidentes de fundaciones, catedrticos,
investigadores, etc. En este punto, hay que pensar si se invitarn
personalidades extranjeras, ya que esto implica la necesidad de contar con
un servicio de traductores simultneos si estas personas no conocen el
idioma, y habr que ofrecerles hospedaje y traslado.
Esto tambin da la pauta de que el congreso tiene que organizarse por lo
menos con dos meses de anticipacin a la fecha del evento.
Si el congreso ser dictado por personalidades muy importantes, se
puede realizar un convenio con alguna fundacin o Universidad para que
avalen el mismo y se pueda entregar uncertificado de asistencia a los
participantes, que les otorgar puntaje o crdito.
Las 10 cosas que se deben hacer a la hora de organizar un evento
Diez recomendaciones para la planificacin, organizacin y celebracin de un
evento:
1.

2.

3.

4.

5.

Innova, s creativo, piensa de forma diferente. Puesto que la mayora de tu

pblico ya habr asistido a docenas de conferencias y eventos, procura que el tuyo
sea memorable.
Asegrate de que los participantes socialicen y participen en el networking, ya
que uno de los principales objetivos es ayudarles a interactuar y conocerse. Y,
puesto que siempre es difcil "romper el hielo" y conocer a nuevas personas,
considera la posibilidad de organizar sesiones dinmicas y/o aprovecha el poder de
la "gamification" (La integracin de la mecnica de juegos en una reunin o un
evento, a fin de pasarlo realmente bien, puede aportarle fuerza, impacto y
enfoque).
Conoce a tu pblico y adapta el mensaje y los contenidos del evento a l.
Las personas que asisten a tu evento son tus clientes, as que debes esforzarte por
conocerles bien a fin de poder ofrecerles una experiencia que satisfaga sus
expectativas. Adems, siempre debes incluir un turno de preguntas despus de
cada presentacin o sesin.
Si tienes poca o ninguna experiencia en la planificacin de eventos, asciate
con un profesional cualificado con un largo historial de xitos en el sector; y si tienes
experiencia pero no quieres gastar dinero en contratar a un profesional, hay
literalmente miles de herramientas alojadas en la Web diseadas para ayudarte a
planificar todos los aspectos de tu evento.
Establece metas y mtodos claros para medir el xito y el retorno sobre la
inversin(ROI) .

6.

A la hora de elegir un lugar de celebracin, comprueba su red Wi-Fi.

Disponer de Wi-Fi no quiere decir que sea un red robusta y fiable. Y hablando de
Internet, si no puedes ofrecerlo gratis a los asistentes, considera a posibilidad de
proporcionarles sin coste un ancho de banda bsico y, para los que lo necesitan, un
servicio "premium" de pago.
7.
Incluye iniciativas sostenibles o de RSC en el programa del evento: a pesar
del coste adicional, te sorprender lo importante que es para un creciente nmero de
personas.
8.
En cuanto haya una decisin en firme para celebrar el evento, asegrate de
que se lance un sitio web atractivo e informativo sobre el evento en el menor
tiempo posible (incluyendo versiones para PC, mviles y tabletas) y que se actualice
a menudo; Internet es la herramienta de marketing ms poderosa que tienes a tu
disposicin.
9.
Aprovecha el poder de los medios sociales a fin de promocionar el evento
antes de su celebracin y para prolongar su vida despus.
10.
Graba vdeos de la zona de exposicin, con entrevistas a expositores y
visitantes, que luego se podrn colgar en el sitio web oficial del evento, as como en
sus perfiles en los medios sociales, a fin de ensear a aquellas personas que no
pudieron asistir lo que se han perdido.
Las 10 cosas que no se deben hacer a la hora de organizar un evento

Diez errores que no deben cometerse en la planificacin, organizacin y

celebracin de un evento:
1.

2.

3.

4.
5.

6.

No cobres por el acceso a Internet, el parking o el almuerzo, ya que estas

cargas adicionales son muy irritantes. Los participantes odian tener que pagar por
separado por tener acceso a Internet, aparcar su coche, tomarse un caf, etc., as
que procura que la cuota de inscripcin lo cubra todo.
No slo hables de ti mismo y/o lo maravilloso que es tu evento, porque su
xito depender en gran parte de los delegados/asistentes/invitados y, por lo tanto,
debes hacer hincapi en ello.
No vayas demasiado lejos con la mxima de "hacer ms con menos". Si
no hay presupuesto para organizar una evento presencial, organiza uno virtual;
siempre es mejor que dar una mala impresin; y no siempre aceptes el presupuesto
ms barato para el alquiler del espacio o la contratacin de servicios. Al igual que
con los coches de segunda mano, lo ms barato casi nunca es lo mejor.
No olvides de informar a los participantes si decides implementar iniciativas
sostenibles; su participacin activa es muy importante.
No olvides de preguntar a los participantes sobre sus necesidades
alimentarias; en los grandes eventos internacionales habr seguramente
vegetarianos, gente con restricciones alimenticias por motivos religiosos o de salud,
etc.
No dependas slo de voluntarios para las necesidades de personal para tu
evento. Aunque suelen estar muy dispuestos a ayudar, tambin necesitars un
equipo de profesionales curtidos y de confianza.

7.

No siempre elijas un espacio de moda pero ruidoso para tus eventos de

networking; muchas personas quieren de veras hacerse or por encima del fragor; y
no organices programas sociales sin opciones, porque no le gusta a todo el mundo
el paintball o el yoga.
8.
No improvises el da del evento; casi nadie te lo agradecer.
9.
No lastres a los participantes con mucho material impreso. En la era de
Internet, la informacin basada en el papel ya es obsoleta y, de todos modos,
terminar seguramente en la papelera.
10.
No olvides de realizar un seguimiento despus del eventos;
la retroalimentacin es vital para poder subsanar errores y planificar futuros
eventos.
Por qu organizar el evento?
Sea para 50 participantes o ms de 500,
la planificacin, organizacin y celebracinde un congreso o unas jornadas puede
ser una experiencia desalentadora, incluso para los ms sensatos. Huelga decir que
un congreso o reunin mal organizado desacreditar a todos los implicados. Por esta
razn, hay que formular varias preguntas importantes antes de emprender su
planificacin, incluso si es realmente necesario celebrarlo.
Antes que nada, has de preguntarte si lo que quieres organizar es la forma ms
rpida, fcil y barata de transmitir al pblico objetivo tu mensaje de la manera ms
eficiente y personal posible. Actualmente, existen formas mucho menos complicadas y
caras de obtener los mismos resultados, tales como realizar una videoconferencia o
un evento hbrido, combinando elementos tanto presenciales como virtuales. A pesar
de la rpida consolidacin del fenmeno de los eventos virtuales, hay varios
formatos en los que el contacto entre los participantes es esencial por razones
profesionales, educacionales o de networking, tales como los viajes de incentivos,
las actividades dirigidas a fomentar el espritu de equipo (conocidas
internacionalmente como "team building"), o los eventos organizados por motivos
puramente ldicos.
Planificacin y organizacin del evento
Si has tomado la decisin de seguir adelante, el siguiente paso ser plantearte si lo
vas organizar t mismo, sea en solitario o como coordinador de un comit de
planificacin, o si sera mejor contratar a una agencia de organizacin o a un
experto externo.
Si tienes la experiencia y los recursos humanos y materiales para organizarlo t
mismo, hay literalmente miles de herramientas alojadas en la Web y aplicaciones
mvilesdisponibles actualmente y muchas ms en vas de desarrollo para facilitarte
el trabajo.
Si eliges la segunda opcin, puede que el experto en cuestin sea una persona con
los conocimientos prcticos necesarios, "prestada" por una entidad ajena, o cualquiera
de las muchas agencias, empresas o profesionales que trabajan en el sector

organizadores profesionales de congresos, convenciones y/o

exposiciones (OPC), empresas de gestin de destinos (DMC), agencias de
eventos, organizadores de ferias y exposiciones, convenciones y
reuniones, agencias de incentivos, agencias de viajes tradicionales, servicios
tcnicos, servicios audiovisuales, servicios profesionales, etc.. Sea cual sea tu
eleccin, es siempre una buena solucin si los empleados de la empresa "propietaria"
del evento no estn familiarizados con la tarea; de lo contrario tendrs que asumir t
mismo todas las tareas, lo que por muy econmico que parezca puede tener
consecuencias drsticas.
Lo que has de tener en cuenta cuando externalizas la organizacin de un evento es
que sigue habiendo bastante intrusismo profesional en el sector. Por lo tanto, procura
elegir bien. Las agencias y profesionales cualificados suelen ser socios
de asociaciones profesionales, tales como MPI (Meeting Professionals
International), SITE (Society of Incentive Travel Executives), SpainDMCs (Asociacin
Espaola de Destination Management Companies), SIMA (Spanish Incentives and
Meeting Association), OPC Andaluca, OPC Spain, UNAV (Unin Nacional de
Agencias de Viajes) o la ICCA(Asociacin Internacionales de Congresos y
Convenciones).
Una forma de abordar este problema es restringir el proceso de seleccin a aquellos
profesionales o empresas asociados que puedan proporcionarte cartas de
recomendacin o que te hayan sido recomendados expresamente. Para evitar
sorpresas desagradables, sobre todo cuando organizas el evento en el extranjero, es
aconsejable usar proveedores muy recomendados, con un historial intachable. Con
esta finalidad, los convention bureaus pueden proporcionarte informacin til sobre
lugares de celebracin y proveedores, as como una serie de servicios de cortesa,
como traslados y vistas tursticas guiadas.
Tanto si confas en tus propios recursos (organizacin interna) como si prefieres
contratar a una agencia o a un experto externo, debers constituir un comit. El perfil
que buscas es de una persona fiable, responsable y flexible que est acostumbrada al
trabajo en equipo y autorizada para tomar decisiones. Por lo tanto, es imprescindible
que el coordinador est implicado en el proceso de seleccin, con el derecho de vetar
el nombramiento de miembros improductivos, incompetentes o conflictivos. Adems,
aunque no se debe dejar fuera a ninguna persona importante, es aconsejable limitar
el nmero de integrantes del comit a lo estrictamente necesario.
Una de las primeras decisiones que debe tomar el comit de planificacin es si se va a
organizar el evento con recursos propios o ajenos, parcial o totalmente. Si eliges la
primera opcin, debes identificar a los miembros del equipo encargado de la
organizacin (desde una sola persona hasta un grupo de personas, dependiendo del
tamao del evento), incluyendo a los intermediarios, junto con las diferentes fases del
proceso de planificacin en las que estar implicado cada uno de ellos. En caso de
elegir la segunda opcin, se suele preparar una peticin de presupuesto (en ingls,
Request for Proposal), que debe incluir tanta informacin como sea posible, como el
pblico objetivo, la asistencia prevista, las necesidades de Internet/Wi-Fi, las
estadsticas de experiencias anteriores, de ser posible, etc.

Formato del evento

Antes de empezar a organizar el evento, hay varias cuestiones, todas
interrelacionadas, que han de estar muy claras para todos los implicados: por ejemplo,
el formato.
Los eventos empresariales, congresos de asociaciones, retiros
profesionales,cursos, jornadas de formacin o talleres, viajes de
incentivos, conferenciascientficas o mdicas, reuniones de golf, actividades
de team building,lanzamientos de productos, campaas de publicidad, ferias de
muestras: la lista es inagotable. Adems, no van en contra de las reglas los eventos
multidisciplinarios ohbridos, mezcla de dos o ms actividades con la intencin de
llegar a un pblico ms amplio, ahorrar dinero y/o generar ingresos adicionales.
Al igual que en otros sectores, la sostenibilidad es una de las tendencias actuales ms
importantes en el sector de congresos y reuniones. Aunque su adopcin est siendo
lenta, cada vez ms empresas implementan iniciativas sostenibles en su gestin diaria
y en sus reuniones y eventos a fin de intentar reducir su huella de carbono.
Las iniciativas sostenibles y compensaciones de carbono tienen un precio, pero
tambin son un factor de diferenciacin que ser muy aplaudido por un creciente
nmero de asistentes/delegados. Puesto que existe una amplia gama de iniciativas
que se pueden implementar el uso de fuentes de agua en lugar de agua embotellada,
las aplicaciones mviles y las herramientas alojadas en la Web para ahorrar papel,
los cordones y credenciales reciclables, el uso de productos locales en el servicio de
catering, etc., por muy pequeo que sea, siempre hay algo que se puede hacer.
Otra tendencias que se consolida en el sector MICE es la responsabilidad social
corporativa (RSC), que es cmo las empresas gestionan sus procesos de negocio
para tener un impacto global positivo en la sociedad, o el firme compromiso de la
comunidad empresarial de comportarse de forma tica y de contribuir al desarrollo
econmico y, al mismo tiempo, mejorar la calidad de vida de los empleados y sus
familias, adems de la de la comunidad local y la sociedad de su conjunto, entre otra
definiciones. Y al igual que con las iniciativas sostenibles, la RSC es ahora tambin un
factor de diferenciacin muy importante con una gran aceptacin entre los
asistentes/delegados, sobre todo de las generaciones ms jvenes. Como antes, la
eleccin de iniciativa desde la donacin de un pequeo porcentaje de las cuotas de
inscripcin a una organizacin benfica local hasta una tarde trabajando en proyectos
varios (la reforestacin o la restauracin de edificios), pasando por un incentivo de
cuatro o cinco das de duracin dedicado a un solo proyecto en casa o en el
extranjero depender del presupuesto y del tiempo disponibles. Marcar la diferencia
ya forma parte de la filosofa empresarial de un creciente nmero de empresas y,
huelga decir, las iniciativas de RSC son excelentes para impulsar su visibilidad y
reputacin.
Pblico objetivo y asistencia prevista

Aunque muchas de las decisiones ms importantes sern

tomadas por la direccin, debe estar muy claro para todos los implicados en la
planificacin (el coordinador y el comit de planificacin) cules van a ser el formato y
la duracin del evento. Adems, deben saber quines van a asistir y cul es el
nmero previsto de asistentes.
Si no ests completamente seguro de cul es exactamente tu pblico objetivo o del
nmero de personas que van a asistir (lo que suele ser el caso cuando no hay
estadsticas de experiencias anteriores), la planificacin (y la presupuestacin) puede
ser de pesadilla.
En el caso de las actividades ldicas, cursos/talleres, reuniones en el da, viajes
deincentivos y actividades de team building, esta cuestin no suele plantear
problema alguno. No obstante, los eventos de los que se espera un beneficio o al
menos la recuperacin de lo invertido son bien distintos. Por ejemplo, si implican
varias pernoctaciones y coinciden con un perodo vacacional, quiz sea necesario
permitir laasistencia de cnyuges e hijos, con los problemas adicionales de
organizacin y, en su caso, un gasto extra.
A menudo es necesario contratar a conferenciantes o a lderes de taller (a veces con
mucha antelacin), que quiz cobren honorarios adems de gastos de viaje y, si son
extranjeros, requiran los servicios de un intrprete. Lo mismo se puede decir de los
invitados especiales, tales como personalidades/celebridades o representantes de
los medios de comunicacin.
En el caso de eventos tales como ferias de muestra, congresos, conferencias,
convenciones, conciertos o eventos deportivos anuales o bienales, cuando las cifras
de asistencia pueden fluctuar de una edicin a otra segn el destino y el clima
econmico, entre otros factores, es esencial aprovechar, con mucha antelacin, el
enorme potencial para el marketing de las nuevas tecnologas y las redes sociales,
con el desarrollo de un sitio web para el evento que se actualice con frecuencia y que
sea fcil de usar y compatible con los entornos mvil y tableta, adems de crear
perfiles en Facebook,Twitter, Google+, etc., e investigar la amplia gama de
herramientas alojadas en la Web y aplicaciones mviles ya disponibles para los
organizadores. Si se aprovecha el poder de los medios sociales, el
organizador/propietario no slo podr llegar a un pblico ms amplio antes de la
celebracin del evento, sino tambin prolongar su vida despus, adems de generar
una retroalimentacin muy valiosa.
Tambin hay que abordar la cuestin de la dotacin de personal para el evento, que
depender de su envergadura. Puede que el personal trabaje para la empresa
"propietaria" del evento, si es que dispone de una plantilla lo suficientemente amplia, o
quiz sea ocasional, lo que es probablemente la alternativa ms barata cuando se
organiza en el extranjero. En el caso de eventos deportivos o torneos, nunca se
debe pasar por alto la posibilidad de utilizar a voluntarios. Asimismo, hay que tener en
cuenta la seguridad, sobre todo si se trata de una feria de muestras o un congreso

internacional o cuando se espera la asistencia de personalidades/celebridades. Por

ltimo, hay que tomar las medidas adecuadas para los asistentes con minusvalas.
Presupuesto

El siguiente asunto en el orden del da es el presupuesto, que no es

solamente una hoja de clculo sino un documento que combina actividades de
planificacin y de gestin, incluyendo una lista de gastos previstos, fuentes de
ingresos y el beneficio previsto. En muchos casos, los organizadores se vern
obligados a trabajar con un presupuesto fijo. Por otro lado, es posible que se espere
que el evento alcance el punto de equilibrio o que arroje un beneficio a travs de
las cuotas de inscripcin, la venta de entradas, el alquiler de stands,
el patrocinio, las subvenciones, la comercializacin, la venta de productos, etc. Si
ests organizando un evento sin nimo de lucro, es esencial determinar desde el
principio quines de los implicados van a asumir cada captulo de gastos.
Hablando de gastos, a menudo se pasa por alto la necesidad de contar con
un seguro. Aunque las primas son cada vez ms altas, debes considerar todos los
riesgos potenciales antes de determinar qu tipo de cobertura requerirs, adems de
responsabilidad civil, que es imprescindible.
Puesto que es el "propietario" quien normalmente sufraga los gastos, es aconsejable
hacerle partcipe en la planificacin del presupuesto durante todo el proceso; esto
posee la ventaja aadida de mantener al coordinador y al comit de planificacin
siempre al tanto de los acontecimientos. El coordinador debe tener la responsabilidad
exclusiva del presupuesto y de autorizar los pagos, desde la planificacin preliminar
hasta el cierre de cuentas; si hay demasiados implicados, ser difcil vigilar los gastos
y pedir cuentas al coordinador por el gasto total. Por regla general, el coordinador o la
persona responsable de la planificacin del presupuesto debe apartar un 20% para
imprevistos.
Una tendencia importante que ha llegado para quedarse, y que es intrnseco a la
planificacin presupuestaria, es la medicin del retorno sobre la inversin (ROI).
Actualmente se suele exigir a los organizadores, sean externos o internos, que
justifiquen el presupuesto del evento hasta el ltimo euro. Y esto tambin implica que
se han de alcanzar unas metas medibles y cuantificables; es decir, un aumento de las
ventas, un mayor reconocimiento de la marca, la generacin de contactos, etc. Por lo
tanto, se deben evitar a aquellos organizadores o agencias que no puedan garantizar
una medicin efectiva del ROI.
Programacin
Por regla general, el xito depender de una buena programacin. Es imperioso
establecer un plazo realista para la planificacin y organizacin. Por desgracia, esto no

se respeta la mayora de las veces, sobre todo en el sector empresarial. En

general, se necesita un ao de plazo para planificar y organizar un evento de
envergadura.
Cuando es necesario trabajar con un presupuesto fijo, resulta ventajoso tener
unas fechas alternativas para obtener las mejores tarifas para el alojamiento,
los servicios de restauracin, el lugar de celebracin y/o las actividades ldicas. La
flexibilidad es, adems, una excelente herramienta de negociacin.
Existen muchos factores adicionales que hay que tener en cuenta, como las
obligaciones profesionales de todos los asistentes, sean participantes o
conferenciantes, otros eventosde naturaleza similar que se organizan en las mismas
fechas o justo antes o despus, das festivos, perodos vacacionales, condiciones
meteorolgicas previstas, etc. En suma, no es sencillo elegir unas fechas que agraden
a 100 personas, y mucho menos a 500, sobre todo cuando trabajas con un
presupuesto fijo.
Destino y lugar de celebracin

Tanto para la planificacin presupuestaria como para otras

consideraciones, debes tomar la decisin, al principio del proceso de planificacin,
de dnde celebrar el evento. Es posible que sta la tome unilateralmente
la direccin o el"propietario" del evento, que puede ser preciso (un hotel con
encanto en la Sierra de Madrid, por ejemplo), o no tan conciso (cualquier lugar de
celebracin dentro de un radio de 35km de Mlaga), o bastante impreciso: "Cualquier
sitio sirve, siempre y cuando sea original y tenga buenos precios".
A no ser que el evento requiera un lugar de celebracin ms aislado, ste debe ser
fcilmente accesible: cerca de una autopista, una estacin de trenes o un aeropuerto
internacional. Si vienen en vuelos intercontinentales, los participantes llegarn con
jetlag y la ltima cosa que les apetecer hacer es emprender un largo viaje en coche,
autocar o tren. Ha de ser razonable la distancia entre el aeropuerto y el lugar de
celebracin, es decir,a no ms de dos horas en cualquier modo de transporte.
Ni que decir tiene que el lugar de celebracin debe ser cmodo y adecuarse tanto al
tipo de evento que se est organizando como al perfil medio de los participantes. Es
crucial conocer los gustos del pblico objetivo antes de decidir dnde se va a organizar
y qu tipo de lugar de celebracin se debe elegir. Debido a la actual tendencia
hacia lugares de celebracin ms innovadores, hay cada vez ms margen para la
originalidad (sin exagerar). Incluso si a los organizadores se les ha impuesto un
destino, esto no quiere decir que el lugar de celebracin tenga que ser poco
imaginativo. Como lugares de celebracin alternativos, son cada vez ms populares
los museos, edificios histricos,jardines
botnicas, haciendas, teatros, yates o bodegas por enumerar slo unos pocos.

Para ayudar a la direccin a tomar la decisin adecuada, resulta til hacer una
seleccin de lugares de celebracin, incluyendo las ventajas y desventajas de cada
uno de ellos. Con el auge del Internet, las visitas de inspeccin ya no son tan
necesarias como antes; no obstante, es aconsejable hacer al menos una en el caso de
eventos de envergadura o resonancia.
Y hablando de Internet, la red inalmbrica de un lugar de celebracin puede significar
el xito o el fracaso de un evento. Hoy en da, sea un evento de alta o baja tecnologa,
es esencial que disponga de una red fiable. Hay una serie de preguntas clave que
los organizadores deben hacer a la direccin del lugar de celebracin a fin de evitar
cualquier sorpresa desagradable. Tambin debe haber un equipo de tcnicos
disponible in situ durante todo el evento.
Lectura interesante

Tecnologa para el sector de congresos y reuniones

Los viajes online, el sector hotelero y el Internet marketing
Buenas prcticas para la organizacin de eventos
Dispositivos mviles (smartphones, tablets, pda, etc.)
Planificacin de eventos y reuniones sostenibles, verdes o ecolgicos
Medios sociales para eventos
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Seccin 5. Organizar un congreso (encuentro o conferencia)

La palabra conferencia (tambin puede usarse el trmino
congreso o encuentro) puede referirse a un grupo de

acadmicos haciendo presentaciones y discutiendo acerca de

su trabajo en el campus de una universidad, o a hombres de
negocios creando estrategias de mercado en un hotel. Sin
embargo, esas no son las nicas clases de conferencias:
echemos un vistazo a dos conferencias sobre la salud, cada
una de las cuales es tpica a su modo.
El Congreso de la Coalicin Estatal de Salud Powell sobre el
Asma Infantil.
Esta coalicin lleg a la conclusin de que el asma infantil
estaba alcanzando proporciones epidmicas en varias
ciudades y reas rurales, y por lo tanto decidi organizar un
congreso a nivel estatal sobre el tema. Los miembros
designaron un comit y un coordinador, contrataron el centro
de convenciones de la ciudad, el cual tiene una capacidad
para 1.250 personas, y reservaron bloques de habitaciones en
dos grandes hoteles cercanos. Se encontraron con que
reconocidas autoridades en el tema del asma se interesaban
en dar charlas o en dirigir talleres de trabajo. Uno de los
expertos ms importantes en el tema acept ser el orador
principal, a cambio de que se cubrieran sus gastos.
Se envi publicidad acerca del congreso a los miembros de la
coalicin y a organizaciones profesionales, boletines de
noticias, folletos a hospitales y clnicas, sitios Web relevantes
y avisos e historias a los medios. La inscripcin para el
congreso fue gil, y durante los tres das que dur, ms de
800 mdicos, enfermeras, trabajadores sociales y otras
personas interesadas pasaron por sus puertas. Los miembros
de la coalicin no slo sintieron que haban organizado un
encuentro exitoso, sino que tambin haban ayudado a
divulgar conocimientos y a alentar el activismo y la
investigacin acerca de la prevencin y el tratamiento del
asma en los nios.
El Congreso de la Iniciativa Peterson para la Salud Femenina
sobre Concientizacin del Cncer de Mama.

La iniciativa Peterson para la Salud Femenina era un pequeo

programa que atraa e instrua a mujeres de bajos ingresos
para que tuvieran ms conciencia de sus necesidades de
salud y para que actuaran como educadoras de sus iguales y
como activistas de la salud en sus comunidades. Las
participantes pronto comprobaron que la mayora de las
mujeres que conocan no tenan idea de cun comn era el
cncer de mama ni de cmo detectarlo. La iniciativa decidi
organizar un encuentro para las mujeres y los trabajadores de
la salud locales para alertarlos sobre el asunto y para divulgar
el tema del auto-examen y las mamografas.
Siete mujeres se ofrecieron como voluntarias para formar el
comit organizador. Ninguna haba jams ni siquiera asistido a
un congreso o encuentro antes, pero recibieron ayuda de una
de las coordinadoras de la coalicin, y una de ellas conoca a
un reportero que trabajaba en el peridico local. El reportero
hizo un reportaje sobre las mujeres y el congreso y, como
resultado, un centro de retiro religioso local ofreci el uso de
sus instalaciones por un da. Cuando oy hablar del congreso,
la especialista en cncer de mama del hospital local se ofreci
para hacer un taller y contact a una de las trabajadoras
sociales del hospital para que hiciera otro tanto. El comit se
comunic con una importante activista sobre cncer de mama
y ella tambin acept participar.
Cerca de 60 trabajadoras de la salud y mujeres de la
comunidad asistieron y tomaron parte en actividades para
aumentar su concientizacin y para aprender a transmitir lo
que haban aprendido. Un beneficio inesperado fue el vnculo
que se desarroll entre mujeres de diferentes antecedentes.
La especialista en cncer de mama anim a las asistentes a
su taller a que hablaran a sus colegas del hospital sobre cmo
acercarse a la comunidad en su vecindario. Dos miembros del
comit y una banquera local, una sobreviviente del cncer de
mama, hicieron planes para ir a cenar juntas y buscar
estrategias para financiar ms actividades. Todos en la

conferencia sintieron que ste era un esfuerzo que poda

hacer una gran diferencia en la comunidad.
Como puede verse, la palabra conferencia, congreso o
encuentro (usaremos las tres indistintamente en esta
seccin) puede referirse a una amplia gama de
acontecimientos. Las conferencias pueden organizarse acerca
de cualquier tema, pueden ser chicas, enormes o medianas y
pueden realizarse por cualquier cantidad de organizaciones,
grupos o instituciones. No importa de qu organizacin o
grupo se trata, si se est involucrado en asuntos de salud y
comunidad, en algn momento podr encontrarse en
posicin de organizar o patrocinar una conferencia de algn
tipo. Esta seccin describe qu es una conferencia, por qu y
cundo organizar una, quin podra hacerlo y cmo hacerlo
exitosamente.

QU ES UNA CONFERENCIA?
Una conferencia, congreso o encuentro es una reunin
de gente con un inters o un antecedente comn, que
tiene el propsito de permitirles encontrarse, aprender
y discutir acerca de temas, ideas y trabajos que giran
alrededor de un asunto que les concierne. Las races
latinas de la palabra conferencia, significan, literalmente,
reunir. Una conferencia rene personas e ideas. En los
casos de salud y trabajo comunitario, stas a menudo tienen
como objetivo el generar o trabajar en soluciones para
problemas o un cambio social ms amplio.
Los congresos pueden realizarse en lugares distintos a los del
trabajo o los vecindarios de los participantes, para que las
personas que asistan puedan concentrarse en el tema a tratar
sin distracciones. Algunos tienen lugar hasta en otra rea del
pas o del mundo.
Tambin un encuentro de este tipo puede realizarse en el
ciberespacio o algo similar. Las teleconferencias posibilitan
encuentros de personas a travs de seales de video en vivo,

permitiendo la discusin de temas, escuchar exposiciones,

interconectarse y de otra manera realizar la mayora de las
cosas que haran en una conferencia, sin salir de sus casas u
oficinas. Situaciones similares se pueden armar usando la
Internet, proyectores y cmaras Web y micrfonos.
La estructura y los contenidos de las conferencias pueden
variar mucho, pero un esquema tpico incluira una o ms
presentaciones de trabajo y/o ideas acerca de un tema
determinado. Estas presentaciones pueden tomar la forma de
charlas, muestras de diapositivas o pelculas, talleres de
trabajo, discusiones de paneles y/o experiencias interactivas.
Adems, muchas conferencias incluyen carteles o
exhibiciones multimedia que los participantes pueden ver
independientemente.
Las conferencias locales informales pueden algunas veces
consistir enteramente de discusin, pero generalmente
incluyen alguna presentacin de ideas o prcticas, por lo
menos como trampoln. Frecuentemente, el formato de una
conferencia de nivel local es similar al de una profesional,
pero menos formal (dichas conferencias son a menudo
realizadas al aire libre, por ejemplo, si el tiempo lo permite).
Un congreso puede durar unas pocas horas o varios das.
Puede tratarse de un evento nico o de un evento regular
(generalmente anual) marcado en las agendas de los
participantes. Tambin puede ser de varios tipos:
Acadmicos. La mayora de los congresos acadmicos se
centran en una sola materia y algunas veces en un solo tema
dentro de esa materia. El formato generalmente involucra a
estudiantes de postgrado y a acadmicos que presentan su
investigacin, trabajo y teoras, y las defienden, amplan o
cambian en respuesta a preguntas, crticas y otras
observaciones de colegas. Generalmente llevadas a cabo
anualmente, estas conferencias a menudo son patrocinadas
por la organizacin profesional de la disciplina en cuestin y
pueden tener lugar en una ciudad diferente cada ao. Un
punto importante en las conferencias acadmicas, adems del
intercambio de ideas, es el trabajo en red, el cual, en las

academias como en cualquier otro lado, es clave para la

colaboracin, financiacin, empleo y otros beneficios
profesionales.
De asociaciones profesionales. Son similares a los
congresos acadmicos en algunos puntos, pero las
presentaciones tienden a concentrarse ms en asuntos
prcticos, tanto que tengan que ver con el trabajo real que los
participantes realizan, como con los reglamentos, financiacin
y otras fuerzas que afectan a la profesin. Las asociaciones
profesionales en los Estados Unidos pueden existir a nivel
estatal, nacional y, a veces, internacional, y cada uno de esos
niveles puede realizar un congreso anual.
Estos dos tipos de congresos pueden tambin ser usados para
tratar temas de la organizacin o asociacin eleccin de
autoridades, aprobacin de cambios en los estatutos,
encuentros anuales, etc. y para entregar premios y honores.
De capacitacin. Un encuentro de capacitacin puede ser
organizado por una asociacin profesional, pero es tambin
probable que sea realizado por una industria u organizacin
industrial, una agencia estatal o federal o una coalicin o
iniciativa local. Como puede esperarse, su propsito es la
capacitacin y, por lo tanto, puede incluir talleres de trabajo
sobre mtodos y tcnicas, informacin sobre nuevos
reglamentos o simplemente intercambio de experiencias y
mtodos entre personas de una cantidad de organizaciones
diferentes. Otra posibilidad para las organizaciones que son
sin fines de lucro es un encuentro organizado por un
fabricante o proveedor para ensearles a los participantes
cmo usar productos que sus organizaciones han comprado.
Enfocados en un tema o problema. stos pueden ser
organizados por casi cualquier asociacin, organizacin,
institucin o grupo de ciudadanos, para tratar un asunto en
particular. Estos congresos pueden ir desde reuniones
cumbre sobre educacin convocadas por el presidente del
pas y a las que asisten polticos, supervisores de escuelas de

grandes ciudades y eminentes pensadores (pero a menudo

sin maestros ni estudiantes), hasta eventos patrocinados por
coaliciones locales para tratar el abuso infantil en la
comunidad. El propsito aqu puede ser informar e involucrar
a la gente en un asunto, crear una masa crtica de inters en
l o desarrollar estrategias para encararlo. Dependiendo de la
importancia del tema y del entusiasmo de los participantes,
esta clase de conferencia puede volverse un evento anual.

POR QU ORGANIZAR UNA

CONFERENCIA?
Hay una serie de razones para organizar una conferencia,
algunas de orden prctico, algunas idealistas, algunas
polticas y algunas con elementos de las tres.

Existe un problema que necesita examinarse. El

ejemplo del asma infantil del comienzo de esta seccin
entra en esta categora. Organizar una conferencia
puede tanto encarar el problema como ayudar a
destacar la urgencia de hacerlo.
El campo/rea de estudio necesita una conferencia
o congreso. Hay varias razones posibles para esto:
o

El campo puede ser nuevo y carecer todava de una

identidad clara. Una conferencia o congreso puede
reunir a la gente que lo est formando y ayudar a
definirlo.

El campo puede carecer de cohesin. La gente

puede no conocerse o estar en desacuerdo con los
mtodos u otros temas, o simplemente no percibir
cuntas personas ms tienen intereses similares.
Una conferencia puede reunirlos y crear redes que
se extendern y mejorarn el trabajo.

Puede haber nuevos descubrimientos en la

investigacin, trabajos, ideas, mtodos o

informacin (nuevas reglamentaciones, etc.) que

necesitan ser compartidas.
o

Puede que la gente necesite entusiasmarse ms y

saber que no estn solos. El campo puede estar
tambaleante a causa de cortes en el presupuesto o
revelaciones de prcticas ilegales o no ticas por
parte de alguien. Un congreso puede servir para
reenfocar la energa, proporcionar un foro donde
solucionar algunos de los problemas que han
surgido y simplemente dar a los participantes una
oportunidad de demostrarse mutuo apoyo.

La organizacin o grupo quiere instituir reuniones

anuales. Se considera que un tema, un campo, una
comunidad o un grupo determinado de personas es lo
suficientemente importante como para necesitar una
conferencia anual.

Surge una crisis o una oportunidad que necesita

ser atendida. Una conferencia puede tratar una gran
reduccin o un gran aumento de los fondos para el
campo en cuestin, por ejemplo, o abordar el hecho de
que se haya comprobado la ineficacia o peligro de una
prctica estndar.

Las oportunidades aqu podran incluir la posibilidad de

adelantar conocimiento o aplicacin prctica en el rea Un
tema de actualidad puede traer fondos para estudiar o probar
ciertas cosas, por ejemplo, o puede atraer nuevos
participantes o donantes.
Se desea establecer la legitimidad del
campo. Especialmente si el trabajo ha existido slo por
unos pocos aos o menos- , se podra desear una
conferencia para confirmar que hay grandes cantidades
de personas involucradas en l; que la mayora de ellas
tienen credenciales respetables; y que el campo tiene
fundamentos intelectuales y filosficos.

Existe informacin de que el campo o la

comunidad requieren la conferencia o congreso.
La gente puede claramente expresar su deseo de
capacitacin, trabajo en comn u otros beneficios
que un evento de stos puede proporcionar.

Un donante puede requerirlo. Algunas de las

donaciones para una organizacin o coalicin pueden
estar destinadas para una conferencia o la organizacin
de una conferencia puede ser una condicin para apoyar
con fondos la labor.

Se puede desear convocar gente para ayudar a

avanzar en el campo, ya sea con su trabajo o con
abogaca. Una conferencia puede proporcionar
instruccin y motivacin para ese fin.

Es un motivo de prestigio, credibilidad o

credenciales para la organizacin o los
miembros. Para los acadmicos, por ejemplo, el acto
mismo de organizar una conferencia puede traerles
prestigio. El hecho de que se pueda reunir gente de una
disciplina o, mejor an, de una variedad de disciplinasseala la importancia de una persona o grupo en su
campo de estudios o inters. Esto mismo tambin puede
ser cierto para una organizacin comunitaria, un hospital
o clnica, una coalicin o para otra cantidad de
organizaciones o instituciones. Organizar una
conferencia puede establecer a alguien como una voz
importante o una autoridad destacada en el campo, lo
que, a su vez, puede atraer donaciones y solicitudes de
colaboracin para la organizacin.

Es parte del trabajo que se realiza. Algunos puestos

de personal o de direccin en asociaciones
profesionales, agencias del gobierno, coaliciones,
fundaciones o instituciones educativas, tienen la

organizacin y realizacin de una conferencia anual

como parte de su descripcin de trabajo.

QUIN DEBE ORGANIZAR UNA

CONFERENCIA?
Ya hemos dicho que existen diferentes clases de
organizaciones, grupos e instituciones que podran
encontrarse en situacin de organizar una conferencia.
Algunos de los ejemplos ms comunes son:

Asociaciones y organizaciones profesionales. stas

incluiran a asociaciones que representan a:
o Disciplinas acadmicas (economa, educacin)
o

Profesiones licenciadas o certificadas (psicologa,

trabajo social, enfermera, leyes)

Grupos de intereses especiales dentro de las

profesiones (derecho medioambiental, terapia
familiar).

Trabajadores de temas especficos dentro de las

profesiones (asesores de salud en el hogar,
consejeros de vida independiente)

Agencias de gobierno. Agencias del gobierno de

muchos niveles realizan conferencias para sus propios
empleados, generalmente con propsitos de
capacitacin y divulgacin de informacin. Tambin
pueden realizar conferencias como donantes
conferencias para ayudar a potenciales postulantes a
fondos a comprender el proceso de solicitud, por
ejemplo, o conferencias que explican nuevas
reglamentaciones u otra informacin importante a
grupos que reciben apoyo.

Coaliciones. Ya sea tanto sea a nivel local, estatal o

nacional, las coaliciones a menudo encuentran que las
conferencias son buenos vehculos para poner de relieve

y crear estrategias para resolver problemas, planificar

para el futuro o para promover el apoyo/defensa de la
causa.

Organizaciones individuales. Una organizacin local

del tipo de un centro de salud mental, un hospital o un
programa de padres de adolescentes, puede ser la sede
de una conferencia sobre el tema en particular o sobre
un problema de nivel comunitario que les concierne a
ellos y a otras organizaciones y agencias. Una
organizacin estatal o nacional puede organizar una
conferencia para sus propios miembros.

Un programa comunitario de mediacin descubri que estaba

teniendo dificultades en la mediacin de casos de familias que
involucraban a adolescentes y que haba muy poca literatura
que tratara esos casos. El programa decidi realizar una
conferencia para mediadores del rea y programas de
mediacin para discutir el tema y tratar de encontrar o de
desarrollar algunas estrategias para resolver estos problemas.
Instituciones educativas o departamentos o
grupos dentro de ellas. Adems de conferencias
acadmicas, las instituciones educativas pueden realizar
conferencias que surgen de su trabajo cotidiano. Una
escuela secundaria podra realizar una conferencia para
presentar a profesores de secundaria de todo el estado
un nuevo concepto en la enseanza y despus
continuar con conferencias de capacitacin para ayudar
a otros colegios a que aprendieran a aplicarlo en las
clases.
Grupos de activistas comunitarios o de
apoyo/defensa. Estos grupos pueden realizar
conferencias para publicidad o para educar al pblico
sobre algunos temas o para capacitar a defensores o
activistas.

Un grupo con participacin o inters en el tema de

la conferencia. Un grupo de ciudadanos puede

organizar una conferencia sobre un tema que los afecta

y que es importante para ellos.

CUNDO ORGANIZAR UNA

CONFERENCIA?

Cuando se quieren informar al campo, a un grupo

en particular o al pblico sobre un tema. Se puede
organizar una conferencia legislativa a la cual se invitar
a legisladores, expertos en el campo y profesionales,
para discutir un asunto de poltica. Una coalicin local
puede convocar a una conferencia centrada en un
asunto local e invitar a gente de todos los sectores de la
comunidad para aprender e idear estrategias acerca de
l.
Cuando se quiere reunir gente con habilidad para
atacar un problema que necesita abordarse o para
trabajar en la solucin de un problema.

Cuando se necesita publicitar un nuevo trabajo en

el campo. Una conferencia es a veces la mejor manera
de hacer conocer el asunto.

Cuando se desea entusiasmar o re-entusiasmar a

la gente acerca de su trabajo. El tener la
oportunidad de discutir el trabajo con otros que estn en
las mismas circunstancias y de recordar por qu lo estn
haciendo, es un poderoso aliento para seguir adelante.

Anualmente, para reunir al campo, la profesin, la

coalicin o el grupo de inters, para aprender,
colaborar, celebrar xitos y enfrentar desafos. Las
conferencias anuales sirven para una variedad de
propsitos, entre ellos, definir al grupo y crear
solidaridad.

CMO ORGANIZAR UNA

CONFERENCIA?

Con las conferencias, como con tantas otras cosas, el trabajo

est en los detalles. En cierto modo, organizar una
conferencia exitosa reside mucho en los detalles cmo se
anuncia, cmo se inscribe la gente, cmo se elige el lugar,
cmo se contacta con la gente que administra la sede y ms y
ms. Trataremos aqu de mantener bajo control la descripcin
del manejo de los detalles, poniendo la mayor parte de ellos
en las Herramientas que acompaan esta seccin.
Hay diferencias obvias entre organizar una pequea
conferencia local, a la cual asiste mayormente gente conocida
y con la cual se est en contacto, y organizar una conferencia
a nivel estatal o nacional que atraiga a cientos de personas, la
mayora de las cuales no conoce a los organizadores ni se
conocen entre s. Hay, sin embargo, algunos lineamientos
generales que sirven para las dos. Trataremos de exponer
dichos lineamientos y de hacer las distinciones entre ellas
cuando sea necesario.
Debemos decir aqu que una conferencia, aun una pequea,
requiere mucho trabajo. Se debe empezar, como lo
explicaremos ms abajo, con meses, e incluso con un ao o
ms de anticipacin (para una conferencia grande) con el
objeto de asegurarse de que la sede y todo lo dems estn
disponibles para el momento necesario. Por esa razn, la
primera decisin que se tiene que tomar es si en realidad se
quiere organizar una conferencia. Es necesario preguntarse:
Tenemos los recursos financieros, personales, y dems
para hacer esto?
Tenemos el tiempo y la energa?
Hay otros individuos u organizaciones que deberan, y
estaran dispuestos a hacer esto, en lugar de nosotros?
Hay otras mejores maneras de lograr los objetivos que
tenemos para esta conferencia?
Si las respuestas a todas estas preguntas apuntan en la
direccin de organizar una conferencia, entonces a hacerla!
Si no se tiene la certeza, se debe considerar cuidadosamente
si sera una buena idea o no.
Una vez que se ha decidido hacerla, una manera de ayudar a
tener todos los detalles bajo control es haciendo listas. Tener
una lista de las tareas necesarias para cada parte del trabajo
el espacio fsico, los presentadores, etc. , con las fechas

apropiadas para cuando las tareas deben estar terminadas,

reducir el estrs y la posibilidad de errores y olvidos y
aumentar la eficiencia de la operacin.
Un ltimo punto a tener en cuenta al leer el resto de esta
seccin: cuanto ms trabajo se pueda delegar, mejor. Tanto el
coordinador como el comit tendrn demasiado para hacer
como para estar perdiendo su tiempo discutiendo mens o la
cantidad de sillas que se necesitan. Los subcomits, subcoordinadores individuales o los voluntarios pueden
encargarse de esas tareas y hacerlas bien. Se debe evitar
sobrecargarse la conferencia ser mucho ms exitosa si los
organizadores encuentran la mayor parte del trabajo
placentero y factible.
La organizacin de una conferencia involucra varias
fases:
La creacin de una estructura organizativa reunir al grupo
de gente que va a organizar y dirigir la conferencia, y la
planificacin de cmo trabajarn juntos.
Se podra llamar a este grupo y su funcionamiento, la
infraestructura de la conferencia. Una infraestructura es la
estructura interna que sostiene todo lo dems. En el caso de
una ciudad, por ejemplo, consiste en la construccin y
mantenimiento de los caminos, el saneamiento, el sistema
elctrico, la provisin de agua y otros servicios bsicos, y en
la gente que se ocupa de esas construcciones y
mantenimientos. En el caso de una conferencia, es el grupo
organizador y los sistemas que sus miembros usan para
trabajar juntos.
La planificacin de la conferencia.
Hacerle publicidad a la conferencia y reclutar e inscribir
a los participantes.

Llevar a cabo la conferencia.

Evaluar la conferencia y su proceso organizativo.

C R E AC I N D E U N A E S T R U C T U RA O R G A N I Z AT I VA.

Reunir a un equipo o comit directivo. La mayora

de las conferencias se benefician al tener un grupo de
gente a cargo. Esto significa que las decisiones son

consideradas desde ms de una perspectiva, que hay

una variedad de ideas para elegir y que hay ms manos
para hacer el trabajo. Aunque este grupo generalmente
no reemplaza al coordinador individual (vea abajo), los
dos trabajan muy estrechamente (el coordinador a
menudo proviene, o es al menos miembro, del grupo
organizador). Debera estar compuesto por personas que
tienen el tiempo, la energa, el conocimiento y el deseo
de hacer el trabajo.
Si no es posible que el anterior coordinador o presidente del
comit integre el comit, se debera al menos tratar de
consultarlo. Una buena idea sera preparar, despus de la
conferencia, una gua sobre cmo organizar una conferencia,
la cual pueda ser usada de ao en ao. Eso sera un enorme
beneficio para la organizacin y eliminara muchas de las
trampas y los errores que fastidian a los organizadores de
conferencias.
El equipo o comit organizador proviene a menudo del
consejo directivo de la organizacin patrocinadora. En el caso
de las organizaciones que mantienen conferencias anuales, el
comit organizador puede ser un comit permanente del
consejo, y reunirse durante todo el ao. Puede tambin incluir
al coordinador o al presidente del comit de la conferencia
anterior. En el caso de una conferencia pequea, local, y de
un solo evento, el equipo organizador ser ms
probablemente un grupo representativo de varios sectores de
la comunidad, o al menos de la comunidad a la que est
dirigida la conferencia (por ej. trabajadores de la salud y
comunitarios). Los comits de las conferencias estn a
menudo divididos en subcomits, como se sugiri ms arriba,
cada uno manejando partes especficas de la conferencia;
este arreglo generalmente produce mayor eficiencia y evita a
todos la sobrecarga de tareas.

Designar un coordinador. Mientras el equipo

organizador planea la conferencia (generalmente en
colaboracin con el coordinador), el coordinador lleva a

cabo las decisiones del equipo y sirve como la primera

lnea de comunicacin con proveedores, participantes,
presentadores, los que proporcionan la sede, los
exhibidores y otros fuera del grupo de planificacin y
supervisin. Para muchas conferencias anuales, el
coordinador es automticamente la persona que ocupa
una posicin determinada el director de la organizacin
o el director asistente, por ejemplo, o el presidente del
comit de la conferencia. En otros casos, puede ser un
voluntario, un miembro del personal o del consejo
directivo que tenga experiencia o entusiasmo por la
tarea. Cuando no hay nadie disponible en el grupo,
algunas organizaciones pueden contratar un planificador
de eventos.
Los planificadores de eventos son profesionales
especializados en - sorpresa! - planear eventos. Ellos podrn
no saber sobre el tema o terreno particular, pero s saben
lidiar con grandes nmeros de personas, negociar con las
sedes, reservar habitaciones e identificar y cuidar todos los
detalles que pueden fcilmente pasar desapercibidos hasta
que aparecen en una crisis. Sus servicios no son baratos
generalmente, pero si se est planeando una gran
conferencia y no se tiene idea de cmo hacerlo (y se cuenta
con los fondos), contratar un planificador de eventos para
coordinarla puede ser una buena estrategia.
Cualesquiera que sean las circunstancias, casi siempre es
buena idea tener un slo coordinador o, en algunos casos,
dos co-coordinadores como la persona contacto central para
la conferencia. Ser el coordinador no significa hacer todo el
trabajo, sino ms bien ser la persona que sabe lo que est
sucediendo en cada rea de la planificacin y ejecucin del
evento. Esto hace a una operacin mucho ms eficiente y
tambin simplifica la comunicacin y la responsabilidad.
Otro elemento de la infraestructura es un sistema de
comunicaciones. A menos que el coordinador de la
conferencia y todos los que trabajan con l, incluyendo al
equipo organizador, estn localizados en el mismo lugar es
decir, el mismo edificio la comunicacin es un tema

importante, incluso cuando el coordinador y todos los dems

que trabajan en armar la conferencia se encuentran en el
mismo piso. Cuando el comit pueda estar disperso en varias
ciudades (nada inusual en el caso de una gran asociacin
profesional, por ejemplo), la comunicacin se vuelve vital.
El correo electrnico es una opcin obvia, pero hay ocasiones
en las que el contacto personal y/o la discusin son
absolutamente necesarios. Debe haber previsiones para
encuentros regulares (por llamada telefnica si las personas
estn en sitios muy dispersos) y modos para que todos
puedan ser localizados rpidamente si hay una emergencia o
debe tomarse una decisin inmediata. Debe haber tambin
previsiones sobre cmo y por quin sern tomadas las
decisiones finales si no se localiza a todos. El punto
importante es que un buen plan de comunicaciones es
invalorable.

P L A N I F I C AC I N D E L A C O N F E R E N C I A
Todo proceso de planificacin saldr mejor si se cuenta un
cronograma claro y razonable. Cada paso del proceso debera
tener una fecha lmite que permita que quede tiempo para
corregir errores, solucionar imprevistos, y para terminar la
tarea a tiempo para cualquier cosa que dependa de ella. El
tiempo es siempre el elemento ms preciado, y del que nunca
hay suficiente, en la planificacin. Cuanto mejor se estime el
tiempo que se necesitar, ms probable ser que no se estar
tirndose de los pelos a medida que la fecha del evento se
acerque o despus que ha pasado.
Los siguientes pasos ayudarn a planificar la
conferencia/congreso:

Ponerse de acuerdo sobre el propsito de la

conferencia. Hay un gran nmero de razones posibles
para una conferencia, y muchas conferencias combinan
dos o ms de ellas. Algunas de las ms comunes son:
o Capacitacin
o

Creacin de conexiones

Estmulo (ayudar a los participantes a sentirse bien

con respecto a lo que ellos y el campo hacen)

Compartir informacin (nuevos desarrollos,

asuntos a observar, reglamentaciones, etc.)

Mejorar la prctica

Apoyo

Destacar un asunto

Solucin de problemas

Toma de decisiones y planificacin (por ejemplo,

fijar la direccin de una iniciativa o un campo)

Lanzar una nueva iniciativa o una nueva direccin

Identificar al pblico objetivo. Hasta cierto punto, el

pblico objetivo es determinado por la naturaleza tanto
de la conferencia como de la organizacin patrocinadora.
Sin embargo, muchos organizadores de conferencias
estn interesados en atraer ms que slo a los
participantes normales. Algunos ejemplos de grupos
de donde se pueden obtener asistentes a conferencias
son:
o

Miembros de una cierta profesin o disciplina o

personas interesadas en ellas.

Personas con una agenda poltica especial

(personas a favor del aborto, opositores al control
de armas)

Gente involucrada en un tema comunitario (o ms

amplio) especfico

Gente preocupada por una poblacin especfica

Gente proveniente de una poblacin especfica

Funcionarios pblicos (de cualquier nivel o de todos

los niveles)

Gente de organizaciones solventadas por fuentes

particulares

Miembros de la organizacin patrocinadora

Personas de un determinado sector de la

comunidad

Residentes de una determinada comunidad

Pblico en general

ste es el momento de determinar si se debe involucrar a la

audiencia objetivo en la planificacin de la conferencia y cmo
hacerlo. Esto significa de alguna manera a travs de
encuestas, muestreo telefnico, grupos de enfoque,
conversaciones informales o algn otro mtodo obtener
informacin de ellos acerca de lo que quieren y necesitan.
Puede tambin significar reunir a un grupo participativo de
planificacin que represente a varias partes de ese pblico
objetivo. Si el inters reside en la capacitacin, por ejemplo,
se podra averiguar en qu reas la gente siente que la
capacitacin sera ms til. El ajustar el plan a las
necesidades de los potenciales participantes se traducira en
una conferencia til y muy concurrida.
Fijar la duracin y la fecha para la conferencia. La
duracin de la conferencia depender de lo que necesite
hacerse; de cunto se pueda invertir, en tiempo y
dinero, de los potenciales participantes y de lo que la
organizacin patrocinadora pueda y tenga la capacidad
de aportar. Lo que una organizacin pueda hacer puede
depender de la disponibilidad de subsidios, del apoyo de
una organizacin matriz, de donaciones, etc.
En el caso de muchas organizaciones nacionales o
internacionales, la conferencia anual es programada
habitualmente para varios das, al menos parcialmente
porque mucha gente debe viajar desde lejos para asistir y a
menudo tambin aprovechan la ocasin para pasar unas
vacaciones en el sitio. Para una pequea conferencia local,
donde todo el mundo podr ir a su casa esa noche, la

duracin probablemente depender ms de cunto tiempo

pueden disponer los participantes, cunto tiempo est
disponible el lugar y de lo que se incluya en el programa.
La fecha de la conferencia debe fijarse evitando conflictos con
otros eventos que afecten al pblico objetivo o que interfieran
con las realidades de su trabajo (no se planificara una
conferencia de administradores de escuelas para septiembre,
por ejemplo, ya que se es probablemente el momento del
ao ms ocupado para estas personas). La conferencia
tampoco debera interferir con sucesos de inters nacional
(por ej., una eleccin nacional o un evento deportivo de
importancia) o que afecten obligaciones familiares (las
vacaciones estndar de las escuelas pblicas o la navidad).
Las conferencias/congresos anuales son generalmente
programadas para la misma poca del ao, de modo que los
participantes puedan planificar en torno a ellas. Algunas
conferencias varan sus programas dependiendo de dnde se
realice, eligiendo momentos en que la gente querr estar en
el lugar de la conferencia o cuando el clima es menos
probable que presente problemas.
Planificar el formato. Aqu est el meollo de la
conferencia en lo que se refiere a los asistentes. Qu es
realmente lo que va a suceder? El trabajo aqu no es
planificar el contenido de cada sesin de la conferencia
(los presentadores hacen eso, aunque el comit puede
aprobar las exposiciones o charlas), sino fijar el tema y la
estructura general.
Trataremos ac de discutir lo que pasara tanto en las
conferencias grandes como en las pequeas, pero es difcil
trazar una lnea exacta entre las dos. Para algunas
organizaciones, una asistencia de 200 personas podra ser
inmensa, para otras enormemente decepcionante. Para los
fines de esta seccin, consideraremos unas 150 personas,
puesto que no es inusual que una coalicin u organizacin
local atraiga tal nmero de personas a un evento de un da
bien planeado y bien publicitado. Entendemos, sin embargo,
que algunas conferencias de ese tamao pueden tener lugar
en hoteles, durar varios das e involucrar mltiples talleres de

trabajo. El asunto aqu no es solamente la cantidad de

personas esperadas, sino la naturaleza misma de la
conferencia. Es formal o informal? Enfocada limitadamente
o ampliamente? Atrae gente de una gran rea o de una sola
comunidad? Habr 3 sesiones 130? Se realizar en un
saln de conferencias o en las instalaciones de alguna iglesia,
escuela, etc. local? Estas preguntas son por lo menos tan
importantes como el nmero de asistentes.
Un formato general frecuentemente usado para una gran
conferencia, y uno que muchas conferencias ms pequeas
usan tambin, empieza con un discurso de apertura un
discurso o presentacin, usualmente hecho por un orador muy
conocido o inspirador, que tiene la intencin de introducir el
tema de la conferencia, animar el entusiasmo de los
asistentes y/o hacerlos pensar.
A continuacin del orador de apertura, y durante la mayor
parte del resto de la conferencia, el da puede estar dividido
en slo dos o hasta seis sesiones ms cortas (y algunas veces
sesiones nocturnas tambin), a menudo con varias opciones
para cada sesin, donde se presenta el contenido real de la
conferencia. Cada da puede incluir el almuerzo como parte
del precio de inscripcin y algunos o todos los das pueden
tambin incluir la cena. Las comidas pueden incluir un
discurso, premiaciones, asuntos organizativos o simplemente
ser encuentros sociales.
Finalmente, muchas conferencias terminan con un resumen u
orador final, con el objeto de que la gente se vaya a casa
pensando en el problema y sintiendo que han tenido una
experiencia coherente. sta no es la nica estructura para
una conferencia, slo una tpica. Mencionaremos otras a
medida que siga la seccin. Por lo tanto,
Se tendr uno o ms oradores de apertura o algunas otras
actividades? stas podran incluir sesiones plenarias
(reuniones de todos los participantes de la conferencia),
pelculas, msica, demostraciones, una sesin de resumen,
etc.

Si se quiere un orador de apertura, se deber elegir a alguien

apropiado y convencerlo de que asista. Eso significa, si se
trata de una especie de celebridad aunque slo sea en su
campo- contactarlo un ao o ms antes de la conferencia, de
modo de que l/ella la programe en su agenda. Tambin
puede significar ofrecerle tanto los gastos reembolso por el
viaje, el alojamiento y la comida- como un honorario (pago)
tambin. La eleccin del orador de apertura puede ser una
tarea conjunta del equipo organizador y el coordinador, pero
ubicarlo y negociar con l (y recurrir al Plan B si no puede
venir o no est dispuesto a hacerlo) recae en el coordinador.
Tambin se debera negociar con un orador de apertura
especialmente si se le paga sobre el tema del que se
quisiera que l/ella hablara, y qu ms, si es pertinente, se
espera de l adems de su discurso. Deber estar dispuesto
a mezclarse con los participantes a lo largo de la conferencia
o por un da, a ser miembro de un panel, a compartir al menos
una comida con los participantes, a dirigir una sesin? Esta
clase de preguntas deben ser resueltas de antemano, as ni el
orador ni el comit se sorprendern por las expectativas del
otro.
Algunas conferencias pueden ser demasiado pequeas como
para que la idea de un orador de apertura o una sesin
plenaria parezca absurda. Esto no significa, sin embargo, que
no se pueda atraer a expertos reconocidos en el tema para
integrarse a la conferencia como oradores, presentadores y/o
participantes. Estas personas pueden recibir con gusto la
oportunidad de poder conocer gente y de discutir problemas
reales. No se arriesga nada con invitarlos y podran surgir
sorpresas al ver quines aceptan la invitacin.
Qu otro tipo de sesiones habr? Algunas posibilidades:

Discursos o charlas similares sesiones informativas

presentando ideas prcticas o tericas o mtodos
relevantes para el trabajo. Pueden incluir elementos de
otros tipos de sesiones, pero esencialmente consisten en
el tema a tratar. Una variante aqu es una sesin de
carteles: carteles con explicaciones grficas y en texto
del trabajo de un presentador que pueden ser vistos
independientemente por los participantes. En un
momento fijado, durante la conferencia, cada

presentador de carteles da una pequea charla sobre su

cartel y contesta preguntas sobre l.
Talleres de trabajo enseanza de mtodos, tcnicas, y
otras habilidades o actividades relacionadas (por ej.,
tcnicas de relajacin para un trabajo estresante).

Informacin de hechos importantes nuevas

reglamentaciones, problemas polticos/de apoyo, estado
del campo/rea de estudios, etc.

Hilos o hebras una serie de sesiones que se relacionan

todas con un tema (depresin, trabajo con poblaciones
especiales, apoyo, administracin del programa, etc.).

Interactiva sesiones prcticas donde los participantes

son justamente eso: participantes en discusiones,
actividades, simulaciones, juego de roles, etc.

Mostrar y contar sesiones donde los participantes

comparten lo que estn haciendo en su trabajo.

Sesiones de varios tipos generalmente duran desde 45

minutos hasta tres horas, dependiendo de cmo est
programada la conferencia. Los participantes podrn tener
hasta 15 20 opciones por cada sesin en una conferencia
grande.
Desafortunadamente, estas opciones no caen del cielo.
Alguien el coordinador y el equipo organizador tienen que
encontrar gente que est interesada (y que sea interesante)
para presentar las diferentes sesiones. Para una conferencia
local, esto consistira en contactar a las personas apropiadas,
poner avisos en varias organizaciones y agencias o elegir de
antemano a la gente que se quiere, y luego persuadirlos de
que acepten. Para una conferencia grande, ms amplia, es
mucho ms probable tener que enviar, junto con los
materiales de inscripcin anticipada (o an antes), una
convocatoria para presentadores, publicarla en uno o ms
peridicos profesionales y/o en Internet, pasar la voz y recurrir
a otras organizaciones, universidades, hospitales, etc., para
reclutar a los presentadores.

Se tendrn varias opciones (grupos ms

pequeos) en cada sesin o estarn limitados a una o
dos posibilidades? La clave es probablemente el tamao
real de la conferencia. Muchos tipos de presentaciones
son inefectivas si hay demasiada gente involucrada.
Se piensa ofrecer crditos para el desarrollo profesional
o para educacin continua por medio de determinados
talleres de trabajo, por todos a los que se haya asistido o
por la conferencia como un todo? Muchas profesiones
requieren que sus miembros obtengan un determinado
nmero de crditos por ao como comprobante de
educacin continua con el objeto de mantener su
certificacin o licenciatura. Los congresos/conferencias
pueden proporcionar algunos de estos crditos
cuntos, depender de las negociaciones con la
organizacin licenciataria.

Habr exhibidores? A menudo, los comerciantes que

producen o venden materiales relevantes al asunto o a
los intereses de los participantes de una conferencia
pagarn una suma - y podrn contribuir a la conferencia
de otros maneras tambin a cambio de que se les
permita disponer exhibidores e introducir (y vender) sus
productos a los asistentes. Ejemplos tpicos son las
compaas que venden libros de texto o programas de
computacin en conferencias relacionadas con temas
educativos, y empresas farmacuticas en conferencias
sobre la salud. Los exhibidores se interesan
generalmente en grandes conferencias donde tengan la
posibilidad de exponerse a cientos de asistentes.

Habr visitas en el rea donde se realiza el

evento. stas son visitas a lugares tales como clnicas,
programas de servicios comunitarios, proyectos de
hotelera, reas naturales de inters medioambiental,
etc. Estas visitas pueden durar un da entero (o an ms
en algunos casos) y llevan a los participantes a observar

y experimentar lugares y programas relacionados con el

propsito del grupo patrocinador y/o con el tema de la
conferencia.

Habr negociaciones de tipo organizativo? Muchas

conferencias incluyen la reunin anual de la organizacin
patrocinadora y realizan la eleccin de la directiva y de
los funcionarios, ceremonias de premiacin y honorficas,
informes financieros anuales y votaciones sobre temas
organizativos, tales como cambios en los estatutos.

Se programar algn tipo de entretenimiento? Algunas

conferencias incluyen cenas con baile o entretenimiento
nocturnos msica en vivo o una pelcula, por ejemplo.
Las conferencias grandes, especialmente aquellas que
cambian las sedes todos los aos, a menudo programan
visitas a eventos y atracciones locales.

Algunas conferencias regalan, y otras venden, materiales

promocionales sombreros, camisetas, llaveros, pequeas
mochilas, etc. , a menudo proporcionadas por los
exhibidores, con el logo de la conferencia o el nombre y el
logo de la organizacin patrocinadora.
Una duda para el organizador de una pequea conferencia es
si se debe dividirla en varias sesiones o simplemente
permanecer juntos todo el tiempo. La respuesta depende
realmente de lo que se quiera conseguir, as como del nmero
de participantes.
Hay muchas posibilidades. Hasta algunas conferencias
relativamente grandes pueden mantener a todos juntos, pero
programan actividades en las que la gente forme grupos ms
pequeos para trabajar sobre problemas o discutir temas, y
que luego vuelvan a juntarse para compartir sus resultados o
respuestas. Otros pueden mantener a todo el grupo junto
durante todo el da de modo que todos puedan escuchar o
participar en las mismas presentaciones o actividades. Las
conferencias pequeas pueden beneficiarse del tamao del
grupo programando actividades que normalmente se haran

solamente en una sesin dividida. Se puede ser tan creativo

o tan convencional como se quiera una pequea conferencia
podr sacrificar la variedad de las actividades pero puede
lucirse con el tipo de actividades que puede ofrecer y con el
grado de interaccin entre los participantes.
El que se elijan divisiones o no, depende de una serie de
factores: de la cantidad de ideas que se quieren presentar; de
hasta qu grado se desea exponer a todos en la conferencia
al mismo conjunto de ideas; de la cantidad de asistentes (una
charla con una audiencia de varios cientos es menos dinmica
que una discusin entre un grupo de 15); de cunta discusin
se quiera; de si hay actividades (teatralizaciones, por
ejemplo) que funcionarn mejor en pequeos grupos, etc.
Encarar la logstica de la conferencia. La logstica
comprende los detalles prcticos de una conferencia que
la hacen posible: dnde realizarla, cmo encontrar a los
presentadores, cunto costar, cmo transportar a la
gente, quin se ocupar de la exhibicin de las
diapositivas, etc. sta es la parte donde los
organizadores de la conferencia trabajan ms.
o Localizacin geogrfica. Esto se refiere a la ciudad
o rea donde se celebrar el congreso. Para una
conferencia que se enfoca en una ciudad o
comunidad determinada, esta decisin se reduce a
encontrar un lugar (vea abajo). Para una
conferencia anual que cambia de lugar todos los
aos o para una conferencia estatal o nacional (o
internacional), sin embargo, la eleccin no es tan
simple. Se debe considerar lo que la gente est
dispuesta a gastar, cun lejos querrn viajar y a
dnde estaran dispuestos a ir. Tambin est el
tema de si estn buscando un lugar excitante para
visitar o un lugar sin nada que distraiga del trabajo
de la conferencia.
o

La sede del evento. Para empezar, cunto espacio

se necesita? Una gran conferencia con mltiples
sesiones divididas necesitar una cantidad de salas

que d cabida a grupos desde 10 a 40 personas

aprox., y algunas con capacidad para ms. Una
conferencia que mantenga a todos los participantes
juntos puede arreglarse con una gran sala o
auditorio o no tan grande dependiendo del
nmero de participantes. Se quieren salas
dispuestas como la mayora de los salones de clase
todos mirando al frente para una clase o salas
que puedan adaptarse a muchos estilos circular,
pequeos grupos, alrededor de una mesa, etc.? Se
necesita mucho espacio abierto para que la gente
pueda dar vueltas? Se necesita un saln lo
suficientemente grande donde quepan todos los
participantes juntos? Se quiere un espacio
informal donde la gente se pueda sentar
confortablemente a hablar? Se desea adems un
espacio abierto? Qu pasa con el lugar para las
comidas? Se quiere que sea en un hotel, donde la
gente pueda pasar la noche? Se busca un lugar
donde los asistentes no tengan que preocuparse
por molestar o ser molestados por nadie ms?
stas y otras preguntas similares son las que deben
hacerse para determinar dnde realizar una
conferencia.
Muchas grandes conferencias se realizan en hoteles, los que,
justamente, obtienen una buena parte de sus ganancias
siendo anfitriones de stas. La mayora de los hoteles tienen
grandes salones de baile y una cantidad de salas de
reuniones ms pequeas que sirven como sedes para las
conferencias. El hotel proporcionar los alimentos para
cualquier comida y tentempi y tambin dispondr de un
nmero acordado de habitaciones a un costo especial para los
participantes de la conferencia. Algunos hoteles tambin
proporcionan equipo audio-visual, sistemas de sonido y
cualquier otra herramienta electrnica que se necesite.

Obviamente, ninguno de estos servicios es gratis, pero la

atraccin de tenerlos todos bajo el mismo techo es poderosa,
como lo es tambin el hecho de que estos hoteles albergan
conferencias continuamente y de que su personal est
acostumbrado a trabajar con los organizadores de las
conferencias y a ayudar a que las cosas funcionen sin
tropiezos.
Otras posibilidades para grandes conferencias son los centros
de conferencias o convenciones, que estn a menudo muy
cerca de varios grandes hoteles que reservan grupos de
habitaciones a precios de conferencia; centros de retiro, que
generalmente son alojamientos menos confortables que los
hoteles, pero que a menudo estn situados en impactantes
escenarios naturales; o complejos comunitarios, que
generalmente son muy sencillos, pero baratos o gratuitos, y a
menudo en vecindarios donde el tema de una conferencia
sobre servicios o salud comunitarios puede ser fcilmente
observado.
Las sedes de conferencias cobran honorarios por su espacio y
por cada uno de los servicios que proporcionan. Los
organizadores de conferencias, a menos que tengan un
acuerdo habitual con un lugar, pueden solicitar ofertas. El
coordinador y algunos o todos los del equipo pueden visitar a
algunos o todos los ofertantes para ver el lugar y discutir
cmo puede ajustarse a la conferencia. Entonces se elegir el
sitio que parezca acomodarse mejor a las necesidades de la
conferencia (no necesariamente siempre el ms barato).
Las pequeas conferencias locales a menudo encuentran
espacios donados o pertenecientes a la organizacin
patrocinadora o a una organizacin a la cual uno de los
miembros del comit est afiliado. Los centros de retiro, en
particular, estn a veces dispuestos a donar o a cobrar bajos
honorarios por prestar el espacio para servicios comunitarios,
como pueden tambin estarlo bibliotecas, centros
comunitarios, ayuntamientos o lugares similares.
Si se estn usando espacios donados o si hay un lmite muy
estricto en lo que se pueda gastar por un sitio, entonces el
tamao de la conferencia puede estar limitado por la cantidad
de espacio de que se disponga. Esa informacin deber ser
enviada con los materiales de inscripcin (el espacio es

limitado inscripcin por orden de llegada), y las inscripciones

deben cerrarse cuando se alcance el lmite.
En general, si se realiza el evento en cualquier lugar que no
sea un hotel, un centro de convenciones o un centro de retiro
(y a veces en esos lugares tambin), los organizadores
mismos tendrn que proveer el equipamiento audio-visual, el
hospedaje, la comida y otras cosas extras. Se debe recordar
tambin que el lugar debe ser accesible para personas con
limitaciones fsicas y tener instalaciones sanitarias adecuadas
accesibles para ellos tambin- para la cantidad de
asistentes.
La comida. Como se explicara ms arriba, si el evento
se realiza en una instalacin para conferencias,
probablemente all se encargarn de la comida (en
general, para una gran conferencia formal, los
participantes se inscriben y pagan por las comidas que
quieren como parte de su inscripcin para la
conferencia). Una conferencia en un hotel o centro de
convenciones generalmente proporcionar desayuno
continental y almuerzo cada da de la conferencia y
puede incluir una o ms cenas tambin (a menudo un
banquete o cena de premiacin). En otros tipos de sitios,
se puede contratar un servicio de banquetes o pueden
preparar la comida los organizadores o voluntarios
mismos. Una conferencia informal, de un da, puede ser
de las que los asistentes llevan su propia comida, o se
puede proporcionar una comida simple (pizza o
emparedados). Otra posibilidad es una bebida y un
tentempi a media maana y/o a media tarde. Se
dispone a menudo de agua embotellada y caf a lo largo
del da. Si una conferencia est subvencionada por una
fundacin, las comidas y tentempis pueden ser
gratuitos para los participantes.
Alojamiento. Cuando los asistentes, oradores o
presentadores vienen de lejos, pueden necesitar un
lugar donde alojarse. Las conferencias con sede en
hoteles generalmente proporcionan habitaciones a
precios especiales (prcticamente siempre se espera

que los participantes paguen por sus cuartos de hotel),

mientras que el alojamiento en centros de retiro puede
estar incluido en el precio de inscripcin de la
conferencia. A menudo, se ofrece alojamiento en varios
hoteles. Los participantes de las conferencias locales
pueden pernoctar en las casas de los lugareos, en
hostales o en residencias estudiantiles disponibles por
poco o nada de dinero o pueden acampar en algn
lugar. Los organizadores de las conferencias a menudo
acuerdan pagar los gastos de alojamiento o proporcionar
una casa donde quedarse al orador principal y/o a otros
invitados especiales.

Cuotas de inscripcin. Cuando la conferencia es local y

tiene pocos o ningn gasto, puede ser gratuita para los
participantes, lo mismo que cuando la conferencia est
apoyada por una subvencin o contrato. La mayora de
las conferencias grandes, de varios das, cobran cuotas
para cubrir los costos, que incluyen materiales, envos
de correo, alquiler del lugar y del equipo, la comida y/o
los pagos a los oradores principales y otros
presentadores, las fotocopias e impresos, etc. Algunas
conferencias son una fuente de dinero, ya que cobran
cuotas que son lo suficientemente altas como para
pagar la conferencia y apoyar a la organizacin
patrocinadora tambin. Los miembros de la organizacin
patrocinadora y aquellos que se inscriban antes de una
determinada fecha a menudo obtienen tarifas
reducidas. Los costos pueden variar dependiendo de la
magnitud y duracin del evento. Las conferencias
locales pueden cobrar cuotas en base a una escala
mvil(es decir, de acuerdo al ingreso de los
participantes) para alentar la participacin diversificada
y pocas veces cobran ms de lo necesario para cubrir los
costos reales.

Carteles. Se necesitarn carteles que sealen el camino

a los varios salones de conferencias, los exhibidores, las
comidas, los baos y otros puntos de inters en el lugar
de la conferencia, as como a mesas o puestos oficiales
para registro, informacin, apoyo, etc. Estas mesas o
puestos tambin necesitarn carteles de identificacin y
debera haber carteles dirigiendo a los participantes a
cada charla. Los carteles deberan estar
complementados con mapas del lugar de la conferencia
colocados en lugares estratgicos (especialmente en
cruces de corredores y lugares de reunin). Adems, un
tablero de anuncios de la conferencia en un sitio
destacado puede ser usado para avisar a los
participantes de cambios de horarios o de habitaciones,
nmeros telefnicos de emergencia, objetos perdidos y
encontrados, etc. Puede incluso tener espacio para
avisos personales (Hola, Juan Llegu tarde en la
noche, me encantara encontrarte. Almorzamos el
viernes? Llmame. Atte. Pedro).

Identificacin. La gente necesitar gafetes de

identificacin tambin. El personal de la conferencia, los
voluntarios, los asistentes tcnicos y otros funcionarios
deben llevar insignias de identificacin que resalten (un
color diferente, tal vez) y que los identifiquen como
personas a quienes acudir en caso de tener preguntas.
Todos los participantes deben tener gafetes con sus
nombres y afiliacin laboral, de modo que todos sepan
quin son (las insignias pueden estar pre-impresas o
proporcionarse en blanco para que los participantes las
llenen. En cualquier caso, pueden incluirse en el
paquete de la conferencia).

Seguridad y proteccin. Un hotel u otro sitio para

conferencias usualmente emplea seguridad interna y
gente con formacin mdica de urgencia. Aun cuando
ste sea el caso, el personal de la conferencia debe

contar con un equipo de primeros auxilios con elementos

esenciales: curitas, aspirinas, sustitutos de aspirinas,
anticidos, etc. En una conferencia local en un lugar
comunitario, se debe asegurar que los participantes y
los presentadores sepan si pueden depositar con
seguridad ropa de abrigo y otros objetos personales y
dnde hacerlo, y tener un paramdico, enfermero u otro
profesional mdico disponible en caso de emergencia.
Coordinacin y resolucin de problemas. Como se
discuti anteriormente, el coordinador debe ser la persona
indicada para tratar el lugar de la conferencia o con los
proveedores de la comida, otros proveedores, presentadores,
animadores, exhibidores, participantes y todos los dems.
Generalmente recae en l negociar con el hotel u otro sitio,
discutir el pago y cualquier otro beneficio con los exhibidores
y encargarse de los problemas, las quejas o las necesidades
especiales de los participantes. Generalmente l tambin
trabaja en los detalles de los contratos con las sedes y
dems, para que resulten mutuamente aceptables.
La mayora de los hoteles y lugares para conferencias tienen
contratos y procedimientos estndar que usan para todas las
conferencias. Esos contratos pueden ajustarse para una
conferencia especfica con necesidades especficas. Es
responsabilidad del coordinador con la ayuda y supervisin
del equipo organizador asegurarse de que se cubra en l
todo lo que se pueda y de que los precios por cualquier
servicio especial sean razonables.
Debera tambin haber contratos con todos los dems
excepto los participantes que sean remunerados por
proporcionar servicios o que estn pagando honorarios a los
organizadores de la conferencia (por ejemplo, los
exhibidores). Esto incluye a los oradores principales y/o otros
presentadores a quienes se les pague los gastos o un
honorario, los proveedores de comida, los exhibidores, los
proveedores de equipos, etc. En el caso de una gran
conferencia, absolutamente todo debe ir por escrito.
(Vea el Apndice #1 para mayor informacin sobre la
negociacin de contratos).

Para un evento local, de un da, puede no haber necesidad de

contratos. El espacio donado, pizza gratis o pagada por los
patrocinadores y presentadores locales, pueden eliminar la
necesidad de cualquier formalidad.

H AC E R L E P U B L I C I DA D A L A C O N F E R E N C I A ,
I N S C R I B I R A LO S PA RT I C I PA N T E S Y
R E C LU TA R A LO S P R E S E N TA D O R E S .

Publicidad y reclutamiento. Algunas conferencias se

forman enteramente con miembros de la organizacin
patrocinadora, y por tanto la publicidad podr limitarse a
hacer llamadas a los presentadores y o envos de materiales
de inscripcin pre-conferencia a los miembros; en algunos
casos, todo esto podr realizarse simplemente publicando la
informacin en un sitio Web. Sin embargo, para conferencias
que son eventos nicos o los primeros en una-serie, ms que
parte de una serie anual, o para conferencias anuales que
buscan atraer a una amplia concurrencia, la publicidad es por
lo general necesaria. Adems de envos de correo a una lista
de gente interesada y de publicar informacin sobre la
conferencia en Internet, otras estrategias incluyen:

Publicidad impresa, especialmente en peridicos,

boletines de noticias y otros medios de prensa ledos por
la gente que interesa atraer o publicada por la
organizacin patrocinadora.
Carteles y/o otros anuncios enviados a organizaciones e
instituciones relacionadas con el tema o asunto de la
conferencia.

Reportajes, entrevistas y/o comunicados de prensa en

medios locales, estatales o nacionales.

Comunicacin general a una lista de correo electrnico.

Blogs en Internet.

Anuncios enviados a lderes de opinin en el tema o en

la comunidad.

Pasar la voz (ms efectivo, obviamente, a nivel local,

pero tambin en crculos mucho ms grandes,
especialmente a travs de Internet).

Inscripcin anticipada. Para casi cualquier conferencia, no

importa cun pequea o informal sea, tiene sentido realizar el
procedimiento de inscripcin anticipada para los
participantes. Esto les da a los organizadores una estimacin
de cunta gente asistir (para poder planificar la cantidad
adecuada de comida y materiales, el tamao de las sesiones
y el espacio necesario), y les da a los participantes una fecha
slida alrededor de la cual hacer planes. Si la conferencia es
corta un da o menos- y gratuita, la inscripcin puede
consistir en devolver una simple tarjeta de confirmacin con
una frase como Asistir, o hasta una llamada telefnica o un
correo electrnico.
Adems del formulario de inscripcin, los materiales preconferencia deben incluir tanta informacin sobre el evento
como sea posible: el programa de los talleres de trabajo, si es
que ya se ha completado; el o los oradores principales;
cualquier evento especial, tal como una cena de premiacin,
un encuentro anual o un banquete; recorridos por el lugar; y
entretenimiento u otros eventos sociales o de diversin.
Si la conferencia tiene un precio, generalmente se espera que
los participantes lo enven junto con su inscripcin. Los
formularios de inscripcin deben ser enviados con tiempo
varios meses antes de la conferencia. Los formularios de
inscripcin normalmente tambin se ponen en el sitio Web de
una organizacin o conferencia y los participantes pueden
inscribirse para muchas conferencias electrnicamente. Si es
posible, debera haber algn procedimiento automatizado
para hacerle saber a la gente que sus formularios de
inscripcin han sido recibidos (por favor, vea la Herramienta
#1 para una obtener un ejemplo de formulario de inscripcin).

Reclutamiento de los presentadores. Muchos de los

presentadores para las conferencias son de la misma
procedencia que los participantes gente que est en el
tema o miembros de la organizacin patrocinadora. Las
convocatorias para presentadores, por lo tanto, a
menudo se envan a las mismas personas a las que se
manda la informacin de inscripcin anticipada y, como
la pre-inscripcin, puede generalmente hacerse por
correo electrnico.

Adems, se puede tener a determinadas personas en mente,

especialmente los principales oradores potenciales, a quienes
se contactar personalmente o se asegurar enviarles
informacin sobre presentadores. Cualquier personalidad a
quien se le ofrezca algo ms aparte de lo que la mayora de
los presentadores reciben los gastos, un honorario, un
premio debe ser contactado personalmente.
Las charlas para conferencias acadmicas y algunas otras
pueden ser acerca de trabajos escritos. En general, tanto los
trabajos mismos como el tema y esquema general deben ser
enviados a un panel de expertos u organizadores de la
conferencia para que los acepten. Para otras conferencias, los
organizadores requieren solamente el ttulo y una breve
descripcin de la presentacin que se propone
(Vea la Herramienta # 2 para obtener un ejemplo de
convocatoria para presentadores).

L L E VA R A C A BO L A C O N F E R E N C I A
Una vez que todo el trabajo preliminar est realizado, la
conferencia misma deber llevarse a cabo. Para un gran
evento, esto significa encargarse de la logstica de antemano;
atender a los participantes inscritos cada da de tal modo que
no resulte problemtico para nadie; responder a los
problemas y las necesidades de participantes y
presentadores; y asegurarse de que todo el mundo deje sus
comentarios para que se pueda evaluar ms tarde la
conferencia.

Una nota aqu acerca del personal de la conferencia

coordinador, miembros del comit y cualquier voluntario,
personal de apoyo y otros involucrados: El personal de la
conferencia debe estar identificado con insignias de colores,
cintas o alguna otra etiqueta que los distinga y deben
permanecer a la vista y dispuestos durante toda la
conferencia a contestar preguntas y atender problemas.
Cuanto ms rpidamente los participantes, representantes del
lugar, presentadores y otros puedan encontrar a estas
personas, mejor. Y cuanto mejor preparadas estn estas
personas ms fcilmente podrn contestar preguntas y
solucionar problemas la conferencia transcurrir ms
tranquilamente y la experiencia para los participantes ser
mejor.
Logstica justo antes de la conferencia y durante ella.
Hay una cantidad de programaciones y tareas similares que
deben atenderse para que las cosas se desarrollen sin
tropiezos:

Programar a los presentadores indicados para los

salones correctos a las horas correctas.
Programar las sesiones de modo que los participantes
puedan seguir el hilo del asunto (por ej., asegurarse de
que las sesiones sobre el mismo tema no estn
programadas a la misma hora o localizadas de modo que
ir de una a la siguiente sea dificultoso).

Designar un anfitrin para cada sesin, el cual

anunciar al presentador, se asegurar de que el
equipamiento est en su lugar, controlar los tiempos,
entregar los materiales impresos, distribuir y recoger
los formularios de evaluacin. El anfitrin tambin
deber hacer circular y recolectar una hoja de asistencia
para otorgar crditos de educacin continua a los
participantes, si la conferencia los ofrece.

Trabajar con la gente de la sede para asegurarse de que

hay espacios adecuados para las comidas, los descansos
y otros eventos de la conferencia.

Colocar exhibidores, caf, material a distribuir y

cualquier otra cosa en lugares adecuados (donde no
contribuyan a bloquear el trnsito, sean accesibles y
fciles de encontrar, etc.).

Encontrar los mejores lugares, en trminos de fluidez del

trnsito, visibilidad y accesibilidad, para los servicios de
inscripcin, informacin y emergencia.

Disponer o informar a los participantes y presentadores,

de antemano, acerca de la disponibilidad o no del
estacionamiento para la conferencia.

Los centros de convenciones suburbanos o rurales

usualmente disponen de amplio estacionamiento gratuito. Los
lugares urbanos pueden cobrar por el estacionamiento, hacer
arreglos con estacionamientos que queden a pocas cuadras o
no tener estacionamiento del todo. Si habr muchas personas
conduciendo hasta la conferencia, es importante o hacer
arreglos para que se estacionen (quizs en un
estacionamiento local a un costo reducido) o por lo menos
informarles de la situacin.
Imprimir o copiar el material para los paquetes de los
participantes, los formularios de evaluacin, etc.
Reclutar y organizar a los voluntarios para que atiendan
las mesas de inscripcin e informacin, dirijan a la gente
a las sesiones, entreguen informacin importante, etc.
Inscripcin/presentacin a la conferencia. Debe haber
paquetes con los materiales de la conferencia listos para las
personas que se hayan inscrito anticipadamente (la gran
mayora de los participantes) (vea laHerramienta # 3 para
saber cules son los contenidos de un tpico paquete de
conferencia). Las mesas de inscripcin deben estar armadas
de modo que el registro de los participantes y la recepcin de
los paquetes sean tan rpidos y fciles como sea posible tal
vez varias filas dispuestas alfabticamente. Siempre debe
haber alguien en la estacin de inscripcin - el coordinador o

uno de sus asistentes que pueda responder prcticamente

cualquier pregunta.
Debe haber tambin un procedimiento claro para las
inscripciones del momento qu hacer con los costos de la
conferencia, cundo dejar de aceptar inscripciones del
momento (porque el espacio est colmado, por ejemplo, o
porque se haya alcanzado el lmite de preparacin de comidas
extra), hacerles saber a los participantes recin inscritos qu
presentaciones estn llenas, etc.
Cuidado y alimentacin de los oradores y los
presentadores. Si hay oradores principales o invitados
importantes polticos, celebridades, grandes personalidades
en el tema se debe asignar a alguien que se asegure de que
tengan lo que necesitan, lleguen a los lugares correctos a la
hora correcta, comprendan lo que se espera de ellos, tengan
sus comidas, sean presentados a la gente, etc. En una
pequea conferencia local, esto es menos importante, puesto
que la interrelacin se producir naturalmente. En una
conferencia mayor, sin embargo, los organizadores debern
asegurarse de que estas personas especialmente si han
hecho lugar en sus agendas para estar all o han acordado no
cobrar nada disfruten de una buena experiencia y se vayan
con una sensacin positiva acerca de la conferencia y de la
organizacin patrocinadora.
En una conferencia donde la mayora de los presentadores
pertenecen a la organizacin patrocinadora o no reciben
honorarios, no deber cobrrseles los gastos de la conferencia
y de la comida del da que hagan su presentacin, como una
manera de instar a la gente a que consideren dirigir una
sesin.
Manejo de crisis. Esto puede tratarse de la cancelacin de la
llegada de uno o ms presentadores o, aun peor, la de un
orador principal que todo el mundo estaba esperando
escuchar. Una emergencia ambiental que imposibilite la
llegada a la conferencia de la mayora de la gente. Un error de
computacin que deje a muchos participantes sin las

habitaciones que crean haber reservado. Cualquiera de stas

y una cantidad de otras crisis pueden surgir en el curso de
una conferencia.
Es imposible tener un plan de contingencia para todo lo que
pueda suceder, pero es posible intentarlo y anticiparse a los
problemas ms comunes no es inusual en una gran
conferencia que por lo menos uno de los presentadores no
aparezca, por ejemplo y tener un plan B por si suceden. Es
tambin crucial saber quin se va a encargar de las crisis
cuando surjan. Generalmente es el coordinador, pero deber
tener un sustituto tambin.
Es necesario asegurarse de tener un plan para emergencias
mdicas (y un botiqun de primeros auxilios, con curitas,
aspirina y otros elementos bsicos) y para otras situaciones
extremas posibles. Se debe saber dnde estn las salidas en
caso de incendio y crear un plan para sacar a la gente del
edificio rpida y tranquilamente. Todo el personal de la
conferencia debe saber qu hacer en esas situaciones.
Tambin se debe estar preparado para lidiar con participantes
o presentadores enojados o irracionales todos entre el
personal deben saber quin se encargar de estos casos y
cmo ubicarlo rpidamente (el personal de la conferencia, as
como los representantes de la sede, pueden usar telfonos
celulares o radios para comunicarse, y el disponer de esa red
de intercomunicacin puede atenuar inmensamente el nivel
de estrs, especialmente en situaciones de crisis).
Formularios de evaluacin. En muchos casos, se querr
evaluar la conferencia (vea ms adelante), por lo que se
necesita alguna manera de averiguar la opinin de la gente.
En una conferencia pequea, puede ser posible terminar el
da con sesiones de evaluacin de uno o ms grupos
pequeos, y as obtener la informacin directamente de la
boca de los participantes. Ms comn, sin embargo, es
entregar formularios de evaluacin simples por cada sesin y
uno por la experiencia de la conferencia en su conjunto

(consulte la Herramienta # 4 para una muestra de formularios

de evaluacin). Estos formularios pueden tambin pedir a los
participantes que identifiquen comits o asuntos con los que
les interesara trabajar en futuras conferencias. El anfitrin
de cada sesin tiene la responsabilidad de asegurarse de que
haya tiempo al final de la sesin para que los participantes
llenen los formularios de evaluacin y de recogerlos y
depositarlos en un punto centralizado.
Al anfitrin de cada sesin podr entregrsele una caja con
los formularios de evaluacin, otros materiales que el
presentador haya llevado de antemano, la hoja para firmar
para obtener crditos de educacin continua y cualquier otro
material que se necesite para la sesin. La caja es registrada
como salida y luego como devuelta cuando es retornada
con la hoja de firmas y las evaluaciones completadas.
Para ayudar a recoger las evaluaciones de la conferencia en
su conjunto, las conferencias a veces ofrecen un premio
desde un pequeo recuerdo de la conferencia a algo ms
sustancial como una camiseta o hasta una oportunidad de
participar en el sorteo de un premio (a menudo de un objeto
donado por uno de los exhibidores) - a todos los que
devuelvan el formulario.
Limpieza y empaquetado de los materiales y equipo
proporcionado por los organizadores. Al final de la
conferencia, todava hay trabajo que hacer.
Si el contrato con la sede no incluye la limpieza entre las
responsabilidades del proveedor del espacio (lo har en el
caso de un hotel o un centro de conferencias), entonces el
equipo organizador y los voluntarios debern asegurarse de
que el lugar quede limpio antes de irse. Aun cuando la
limpieza no sea su responsabilidad, los organizadores deben
asegurarse de recolectar todos los formularios y otros
materiales desperdigados, cualquier equipamiento que hayan
llevado ellos mismos y cualquier otra cosa que necesite
devolverse a la organizacin patrocinadora. Frecuentemente,
es tambin necesario crear una caja de objetos perdidos y
encontrados y avisarles a los participantes con objetos

perdidos que pueden ponerse en contacto con la organizacin

para recuperarlos.
Seguimiento. El otro asunto importante de trabajo que
todava queda a esta altura es el seguimiento de los cabos
sueltos. Si una sesin plenaria (de toda la conferencia)
culmin con un acuerdo para hacer algo, esto se debe iniciar.
Se deben emitir los certificados de educacin continua, si es
que no se hizo durante la conferencia misma. Todos los que
hayan ayudado con la conferencia, desde oradores principales
hasta importantes presentadores, desde funcionarios del
lugar hasta voluntarios, deben recibir un agradecimiento por
escrito. El coordinador y los organizadores tienen que arreglar
las cuentas con la sede o los proveedores (el pago del
nmero de comidas extra, por ejemplo, se deja generalmente
para cuando la conferencia termina, de modo que se pueda
establecer la cantidad total). Sin importar cun estupenda
pueda haber resultado, la conferencia no termina hasta que
se hayan hecho todas las tareas de seguimiento.

E VA LU AC I N
Al evaluar una conferencia, hay varias reas que deben ser
examinadas.
Presentaciones individuales. Fue la presentacin
relevante para el tema de la conferencia? Fue clara y
comprensible para los asistentes? El mtodo de presentacin
reflej el contenido y contribuy redujo a la efectividad de la
presentacin o la? La gente la disfrut y aprendi de ella?
Se debera invitar al presentador a otra conferencia? Se
debera poder contestar estas preguntas si se ha o
entrevistado a los participantes o diseado buenos
formularios de evaluacin y recolectado suficientes de ellos.
Estas cuestiones no representan un problema para una
conferencia acadmica, donde el objetivo es tener gente que
presente su trabajo y sus ideas para que otros trabajen sobre
ellos y los discutan. La habilidad del presentador podr tener
mucho que ver con cun convincente es, pero tendr poco

que ver con las decisiones sobre si se vuelve a invitarlo a otra

conferencia. Esto tiene ms que ver con la calidad de su
trabajo y de sus ideas. La nica excepcin podra ser si sus
ideas son simplemente ofensivas o ridculas racistas,
homofbicas, que nieguen la existencia del planeta Jpiter,
etc.. Y hasta las ideas que parezcan ofensivas deben ser
tomadas en serio si estn basadas en hechos que puedan ser
probados.
La experiencia en su conjunto. Otra vez, si se ha hecho el
trabajo en la conferencia misma, tanto obteniendo
informacin directa y verbal como diseando buenos
formularios de evaluacin y recaudndolos de la mayora de
los participantes, se debe poder contestar las preguntas
importantes: Ofreci la conferencia una variedad de
experiencias relacionadas con el tema? Obtuvieron los
participantes lo que esperaban y necesitaban? Hubo
suficientes oportunidades de interrelacionarse y de socializar?
Fueron las sesiones generalmente interesantes, tiles y
relevantes? La conferencia pareci bien organizada? Se
desarroll sin tropiezos? Qu les gust ms a los
participantes? Qu habran hecho ellos de manera diferente?
El lugar y sus servicios (si se llev a cabo la
conferencia en un hotel, un centro de conferencias, un
centro de retiro u otro sitio similar). Aqu, las preguntas
son tanto para el coordinador y las otras personas que
interactuaron directamente con la sede, como para los
participantes. Result el lugar prctico? Los funcionarios de
la sede fueron accesibles y serviciales? La sede proporcion
lo que prometi? Sobrepas los trminos del contrato para
ayudar al xito de la conferencia? Cmo manej los errores y
los problemas? La comida fue decente y razonablemente
saludable, y fue servida sin demoras? Qu otros servicios
proporcion el lugar, y de qu calidad fueron? Qu
proporcion la sede como rutina sin cargo extra (agua?,
papel y bolgrafos?, caf?)? El lugar fue fcil de encontrar y
de llegar a l? Hubo suficientes salones de conferencia, y
fueron lo suficientemente grandes para el propsito y lo

suficientemente confortables (ni demasiado calurosos ni

demasiado fros, amueblados con sillas razonablemente
cmodas, mesas donde se necesitaban, etc.)? Fue el costo
razonable, comparado con otros lugares posibles?
Desempeo del coordinador, del equipo, del personal
de la conferencia y de los voluntarios.Esto no debera ser
una revisin de desempeo (especialmente si fue una primera
conferencia o una de una sola ocasin), sino ms bien una
evaluacin de lo que sali bien, de lo que debera hacerse de
manera diferente y de cun bien funcionaron los sistemas.
Una buena porcin de esta parte de la evaluacin necesita ser
hecha por la gente cuyo desempeo est siendo evaluado.
Algunas de las preguntas importantes son:
Se les asign a todos tareas claras y bien definidas, como
para que la gente supiera qu se esperaba de ellos? Cun
bien trabajaron todos juntos? Hubo buena comunicacin
entre todas las personas involucradas? Saban todos a quin
preguntarle cuando deban hacer una consulta? Saban todos
quin estaba a cargo de qu? Las tareas se cumplieron en un
razonable lapso de tiempo? Saba el coordinador a quin
recurrir cuando necesitara asistencia?

El proceso organizativo. Hay muchas coincidencias

entre sta y la parte anterior de la evaluacin. Aqu, se
necesita examinar:
o Si hubo suficientes personas, tanto en las etapas
iniciales como durante la conferencia, para hacer
todo lo que se necesitaba hacer.
o

Si hubo suficiente tiempo para inscribirse.

El proceso de planificacin. Incluy suficientes

aportes de todos los que deberan haber sido
incluidos? Tena una estructura que hizo la
planificacin relativamente fcil? Result en un
plan fcil de seguir? Dio como resultado una
conferencia exitosa?

Si las estimaciones iniciales de cantidad de

participantes, costos, etc. fueron razonablemente
acertadas.

Lo que sali particularmente bien.

Lo que se necesita cambiar y cmo.

Una vez que el proceso de evaluacin haya terminado y se

haya decidido cmo hacer las mejoras, se puede decir que se
est listo para organizar la prxima conferencia. Sin
embargo, primero, es necesario tomarse un poco de tiempo
para levantar los pies y relajarse.

PARA RESUMIR
Las conferencias son de distintos tipos y tamaos, pero todas
necesitan organizacin. Aunque las pequeas y las grandes,
las locales y las distantes tienen diferentes necesidades, hay
algunos lineamientos de organizacin que sirven para casi
todas. Casi cualquier tipo de conferencia necesita un marco
de gente y de sistemas para sustentarla. Todas las
conferencias necesitan ser planeadas su localizacin,
espacio, oportunidad, contenido y forma deben ser
determinados con anticipacin. Todas las conferencias
necesitan informar a su audiencia objetivo acerca de su
existencia y convencerla o a suficientes miembros de ellos
de asistir. Todas las conferencias tienen que atraer a
presentadores interesantes, ya sea que provengan de la
oficina de al lado del vestbulo o de los lugares ms recnditos
del mundo. Todas las conferencias deben ser bien realizadas
si se quiere que los participantes tengan una buena
experiencia. Adems, una conferencia debe tener
seguimiento y evaluacin, de modo que la prxima resulte
mejor.
Sin importar si se centra en un problema inmediato, una
mejora en la prctica, en crear conexiones o apoyo, una
conferencia debe entusiasmar a los participantes y dejarlos

queriendo ms ms ideas, ms contacto con otros que

tengan las mismas preocupaciones, ms cambio, ms
maneras de hacer su trabajo. Una buena conferencia tiene la
virtud de poner en movimiento corrientes que pueden tener
gran influencia en un asunto o tema.Vale la pena el esfuerzo
de organizarla bien.
Contributor
Phil Rabinowitz
Recursos en lnea
Conference Planning Guide from the U.S. Department of
Justice Office for Victims of Crime.
Conference-organizing information from the Post-graduate
Online Research Training site of the University of London. This
is particularly oriented toward organizing an academic
conference, but a good bit of the information is applicable to
other types of conferences as well.
Conference planning guide from the Student Environmental
Action Coalition.

COMO ORGANIZAR UN CONGRESO

Congresos

Tema y eleccin del Nombre Lo primero que debemos evaluar es el tema. En la actualidad en los encuentros de
este
tipo
se
abordan
todo
tipo
de
temticas.
Un congreso pretende dar a conocer, desde la perspectiva de sus ponencias, conferencistas y debates, una serie
de datos que faciliten no slo informacin sino un contenido real sobre el tema central del congreso.
Veremos que a un congreso pueden asistir varios cientos de personas, reunidas en un auditorio u hotel, por lo
que
ya
nos
da
una
idea
de
su
globalidad.
En la medida de lo posible debemos intentar que el lugar en el que se desarrolle el congreso sea afn al acto que
aborda.
Fecha y Lugar Por lo general planearemos un congreso con la suficiente antelacin como para poder prever
dnde conviene celebrarlo, adems de preparar todo el material (Cronograma de actividades, planilla de
inscripciones, etc.) para mandar a los posibles asistentes con la mayor antelacin posible.
A la hora de escoger la fecha, sera interesante no ceirse a una sola sino jugar con dos o tres posibilidades,
previendo
que
los
ponentes
no
siempre
estn
disponibles.

Es muy bueno para la ciudad tener eventos peridicamente pero contraproducente cuando stos se superponen,
ya
que
no
se
les
puede
brindar
a
los
visitantes
un
servicio
ptimo.
Y

en

cuanto

al

lugar

se

refiere

tener

en

cuenta

otras

cuestiones:

La

Concurrencia:

Debemos prever cuanto pblico asistir al evento, de manera que podamos calcular qu capacidad debe tener el
auditorio.

Mobiliario:

Debemos tener en cuenta si los asientos son los adecuados, si disponemos de atril o de una mesa de
presidencia. Al mismo tiempo debemos comprobar que la decoracin sea la adecuada.

Servicios

tcnicos:

Si precisamos realizar una serie de conferencias, pasar diapositivas, videos o proyeccin de datos, es muy
importante
saber
con
qu
cuenta
la
sala,
para
su
contratacin
o
no.
A efectos de calibrar el sonido, estableceremos el nmero de micrfonos que precisaremos y si deben ser
inalmbricos.
Otro

dato

tener

en

cuenta

es

la

iluminacin

de

auditorio.

Salas

Anexas:

Siempre es importante disponer de otra sala en la que podamos recibir a los ponentes o efectuar algn tipo de
preparacin
de
sus
conferencias.
Por otra parte tambin puede ser necesario contar con una segunda sala anexa para ruedas de prensa,
presentaciones
o
donde
se
servir
un
coffee
break
o
ccktel.

Accesos

complementos:

Debemos contar con un saln o recinto de congresos que sea cntrico o de fcil acceso, que disponga de
estacionamiento
propio
o
cercano.
Preparacin

Contactar

de
a

los

diferentes

invitados
disertantes

y
que

deseamos

convocatoria
asistan

al

congreso.

Hacer un listado en el que incluiremos a todas las personas que podran estar interesadas en la convocatoria.

Hacer

la

convocatoria,

comentando

las

fechas

aproximadas

el

tema

de

la

conferencia.

Confeccione una segunda lista, detallando las fechas, los horarios y los diferentes ponentes y temas del acto.
Cuando ya se tiene establecido todo el organigrama de conferencias o debates se debe pasar por escrito y
comenzar a preparar un programa, mientras paralelamente se confirma a todos y cada uno de los ponentes por
telfono
o
e-mail,
el
da
y
la
hora
de
su
conferencia.
Al mrgen de estas conversaciones se le debe enviar por correo a los conferencistas las credenciales del
congreso que oportunamente le har llegar junto con las reservas del hotel y los pasajes de traslado a la ciudad.
Alojamiento y entretenimiento Tanto para los disertantes como para los asistentes al congreso, se deber tener
en cuenta el hospedaje, aconsejamos que ste se encuentre cerca del lugar donde se desarrollen las actividades,
de
no
ser
as,
se
deber
prever
los
traslados
hasta
el
recinto.
Por lo que se refiere al entretenimiento, es recomendable que tras las conferencias, los disertantes y asistentes al
congreso sean invitados a asistir a algn espectculo o acto que sirva para distender el ambiente y favorecer las
relaciones
interpersonales.
Otro punto que no se debe descuidar es la atencin de los acompaantes de disertantes y de asistentes a los
cuales se les debe hacer un programas paralelo que contemple, por ejemplo, un Tour por la ciudad, visitas
guiadas
o
la
asistencia
a
museos,
espectculos,
etc.
Catering Generalmente los hoteles incluyen el desayuno en su tarifa. Por lo que debemos prever el resto de las
comidas
ya
que
no
todos
poseen
restaurante
en
el
mismo.
A su vez los das de jornadas con gran cantidad de horas de conferencias es importante ofrecer coffee break a
los
asistentes,
como
as
tambin
cena
de
bienvenida
y
final
de
congreso.
En este caso ser el RRPP del evento quien se encargar de entregar las invitaciones convocando a todos y
cada uno de los invitados al acto en cuestin. O bien en el programa podemos advertir que durante el desarrollo
del
congreso
habr
una
serie
de
actividades
paralelas.
El Equipo Humano Todo congreso o acto necesitar de un equipo humano encargado de su gestin. Entre stos,
los
ms
imprescindibles
son:

Director

de

Congreso:

Se encarga de asignar tareas a los grupos y de mantener comunicacin en reuniones peridicas con los
directores
de
cada
subgrupo.

Que

Jefe
segn

el

volumen
Jefe

del

de
evento,
de

deber

contar

Prensa:
con

un

Relaciones

gabinete

de

prensa.
Humanas:

Se encargar de la coordinacin de todas las personas que trabajarn en el evento, manteniendo un clima de
trabajo
armnico.
Tambin estar a disposicin de los asistentes y acompaantes, atendiendo sus pedidos, tanto dentro como fuera
del
evento.

Presentador:

Podr ser el mismo director del congreso o una persona encargada de las presentaciones de las conferencias as
como tambin hacer de moderador en los debates o coloquios tras las presentaciones.

Promocin:

Se encarga de afiches, cartas de invitacin, publicaciones, anuncios del evento. Adems de conseguir
auspiciantes
que
sostengan
el
evento.

Economa:

Se encarga de velar por los ingresos y los egresos del auspicio u otras entradas, as como mantener el evento
dentro
del
presupuesto.
Tambin
se
encarga
de
la
inscripcin
de
los
participantes.

Protocolo:

Se encarga de velar por la correcta imgen del evento, sto va desde el arreglo del local, atender a los invitados,
velar por el orden el da del evento, hasta ubicar a la gente en su lugar. Se encargar de guiar al personal auxiliar
de
salas,
y
a
la
seguridad
contratada.

Seguridad:

Deber

velar

por

la

seguridad

Personal

de

auxiliar

los

asistentes.

de

Salas:

Realizan tareas de apoyo, como por ejemplo guiar a los asistentes, hacerse cargo del micrfono a la hora del
debate,
entregar
y
retirar
diferentes
materiales
a
los
asistentes,
etc.
Inauguracin y Desarrollo del Evento Comenzaremos el congreso con una rueda de prensa o con una cena de
presentacin en la que participarn todos los asistentes y los cargos directivos del congreso.
Tras el acto anterior daremos inicio con una inauguracin donde se podr hacer la presentacin de los directivos
y
dar
lectura
al
programa
del
evento.
Un buen final y la despedida La finalizacin de un congreso tiene la misma trascendencia que su inicio, por ello
una de las soluciones ms adecuadas sera la de convocar a los medios de comunicacin e invitarlos a un
ccktel de despedida, donde se suele hacer un balance del evento y si ste tiene una periodicidad establecida,
hacer
las
invitaciones
para
el
prximo
evento.
En este momento se recomienda hacer entrega del certificado de asistencia, tambin se podra dar algn
souvenir representativo de la Ciudad en agradecimiento de la participacin en el acto. En la medida de lo posible
sera
un
buen
gesto
entregar
un
pequeo
detalle
al
acompaante.
Un ltimo detalle formal consistira en hacer llegar por correo a cada asistente una carta firmada por el director
agradecindole
nuevamente
su
participacin.
Resmen

Prever
Establecer
Confirmar
Hacer

llegar

Establecer

con
previamente
por
a

los

antelacin

las

posibles

la

presencia

de

disertantes

telfono

escrito

su

posibles

un

asistentes

la

programa

por

telfono

participacin

documentacin

paralelo

fechas.

necesaria

para

del

los

e-mail.
temario.
congreso.

acompaantes.

Prever los actos de presentacin a la prensa mediante una conferencia de prensa o ccktel.

Concluir

siempre

con

una

cena

acto

festivo.

Entregar un obsequio de participacin a los disertantes y asistentes, y en lo posible a los acompaantes.

Fuente: http://www.riocuartoeventos.com.ar/servicios.asp