Manual de Usuario GEDOC

MANUAL DE USUARIO DE GEDOC

Manual de Usuario GEDOC

Contenido
MANUAL DE USUARIO DE GEDOC ....................................................................................................................... 1
Contenido ............................................................................................................................................................ 2
Login .................................................................................................................................................................... 3
Procesos............................................................................................................................................................... 3
Solicitantes ...................................................................................................................................................... 4
Registrar nuevo expedientes ........................................................................................................................... 5
Recepcin expedientes derivados ................................................................................................................... 9
Elaborar despachos/ derivar expedientes ..................................................................................................... 10
Archivar cerrar expedientes ....................................................................................................................... 12
Reapertura expedientes cerrados ................................................................................................................. 12
Anular expedientes........................................................................................................................................ 13
Buscar /Consultar Expedientes...................................................................................................................... 13
Semaforizacin .............................................................................................................................................. 14
Reportes ............................................................................................................................................................ 15
SEMAFORIZACION ......................................................................................................................................... 17

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Login
El sistema de trmite documentario, presenta en la pantalla de login, los siguientes datos.
Ubicacin: permite determinar el rea desde la cual se va a ingresar informacin. (Servicios, departamentos,
jefaturas.)
Usuario: se ingresa el usuario del personal
Contrasea:

Se mostrara la pantalla de men :

Procesos
En dicho men se encuentran el proceso base del sistema de control documentario como son:

Remitentes o solicitantes
Registrar nuevo expedientes
Recepcin expedientes derivados
Elaborar despachos/ derivar expedientes
Archivar cerrar expedientes

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Reaperturar expedientes cerrados

Anular expedientes
Buscar /Consultar Expedientes
Semaforizacin

Solicitantes
Muestra toda la informacin de un solicitante determinado, como son tipo de documento, numero, nombre
o razn social, apoderado o representante legal, informacin sobre su domicilio fiscal.

Los datos mnimos que se deben ingresar son:

Tipo de documento de identidad

Nmero de DNI
Nombre, razn social

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Con dicha informacin se hace click en guardar.

Para realizar la consultar.

Registrar nuevo expedientes

Dicha opcin permite el ingreso de un nuevo registro en el sistema de trmite documentario.
Definicin del tipo de persona

Muestra el tipo de expediente si es uno nuevo, o dicha informacin hace referencia a un documento
anterior.

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Nmero de Registro: muestra el correlativo correspondiente al rea, el ao y la sigla del rea.

Detalle del documento: muestra la informacin del documento y quien lo est presentando.
Se define el documento a ingresar, el nmero si este tiene, la fecha de recepcin, la cantidad de folios,
informacin de los solicitantes (el cual aparece en la consulta), nombre del representante, el asunto del
documento, el rea de destino.

Para la seleccin del administrado o solicitante se hace click en consulta, en donde aparecer la siguiente
pantalla.

De dicha lista se seleccionara al gestor, se puede buscar por el cdigo o por el nombre para reducir el tiempo
de bsqueda .se hace click en seleccionar
Con lo que se regresa a la pantalla anterior

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Se ingresa el asunto , glosa o resumen del documento, para definir la rea a donde se enviara, se hace click
en consulta de rea/servicio o departamento.

Con la definicin de la oficina se est realizando el primer despacho.

Si el documento se encuentra dentro de los procesos del tupa, se ingresara a dicha consulta, para la
definicin de los requisitos bsicos.

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Informacin de los requisitos segn tupa. El cual se busca en el botn de consulta.

Con la seleccin de procedimiento tupa, se adicionaran en la grilla principal sus requisitos, se deber hacer
click en los requisitos que el documento cuenta.

Informacin adicional: Fechas de inicio de trmite, fecha de trmino, lmite para completar requisitos, plazo
base, clave, alguna observacin.

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El sistema muestra la pantalla de grabado de expediente: de manera satisfactoria.

Recepcin expedientes derivados

Permite aceptar los documentos derivados de un rea,

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Al recepcionar un documento se muestra la siguiente pantalla.

En la cual se graba el rea que recepcin, la fecha y la hora, un campo de observacin en caso de ser
necesario.
Al grabar se borra de la grilla de recepcin.

Elaborar despachos/ derivar expedientes

En dicha pantalla se muestran todos los documentos que se encuentran en el rea, y que pueden ser
despachados a otras reas.

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Al derivar un expediente, se muestra la siguiente pantalla.

Donde se consignan los datos de que documento sale, el plazo, el nmero de folios, la accin, a que
dependencia va y si hay alguna observacin
El botn de especial sirve para el manejo de copias a reas.

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Archivar cerrar expedientes

Permite cerrar un expediente dicha accin, es realizable por todas las reas,

Muestra informacin del documento donde se archivar, cambia de estado, permitiendo cerrar el expediente.

Reapertura expedientes cerrados

Permite reapertura un expediente cerrado, dicha accin solo podr ser realizada por la persona que cerro el
expediente.

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Anular expedientes
Se anula un expediente errneo, o que ha sido cambiado por otro. Dicha opcin registra el cambio de estado
del mismo, no elimina la informacin ingresada.

Buscar /Consultar Expedientes

Se debe elegir un ao de proceso y sobre este se realizan las bsquedas de un expediente por las siguientes
acciones:

Nmero de expediente
Fecha de recepcin
Asunto
Observacin
Por el administrado, solicitante/Remitente
o Documento de identidad
o Nombre
o Representante legal

Al dar clic en buscar, se visualiza en la grilla la informacin coincidente ingresada.

Al ingresar en una opcin encontrada, se mostrara la informacin de dicho registro su hoja de ruta del
expediente.

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Semaforizacin
Se deber seleccionar el ao de proceso

Se muestra la siguiente informacin

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Reportes

Dependencias
Das festivos
Solicitantes
Distritos y cdigos
Tupa
Tabla de estados
Hoja de entrega y recepcin de documentos
Expedientes recepcionados
Expedientes incompletos
Expedientes derivados a dependencias
Expedientes por estado/situacin de atencin
Expedientes por fecha de vencimiento
Semaforizacin

Todos los informes muestra informacin segn la informacin solicitada, la cual puede ser exportada a
diversos formatos como son: Word, Excel, PDF, para lo cual se hace uso de la barra de exploracin de
reportes
Donde se encuentran los siguientes botones:

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Paginacin
Zoom
Visualizacin
Impresora
Exportar

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SEMAFORIZACION