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TEORA SOBRE GASTOS DE VEHCULOS

1. Los gastos por cesin en uso y de funcionamiento incurridos en vehculos


de las categoras A2, A3 y A4 asignados a actividades de representacin,
direccin y administracin se encuentran sujetos a un lmite. Para los
gastos incurridos por vehculos se ha considerado tres conceptos:
Cualquier forma de cesin en uso: Las cuales comprenden el
arrendamiento, arrendamiento financiero y otros.
Funcionamiento: Tales como combustible, lubricantes, mantenimiento,
seguros, reparacin y similares.
Depreciacin por desgaste.
2. El reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta ha categorizado los
vehculos de acuerdo a los centmetros cbicos de cilindrada sin
diferenciar si son automviles o camionetas; sin embargo la SUNAT
mediante carta N 168-2007-SUNAT/200000 ha aclarado que dichas
categoras slo estn referidas a vehculos automviles, teniendo en
cuenta la Ley N 23741 Ley de la Industria Automotriz y su reglamento,
haciendo la aclaracin que las camionetas estn clasificados dentro de la
categora B.
3. Para saber el nmero mximo de vehculos cuyos gastos sern aceptados
se debe tener en cuenta los ingresos netos anuales devengados y la UIT
del ejercicio anterior, excluyendo los ingresos netos provenientes de la
enajenacin de bienes del activo fijo y de operaciones no habituales del
giro del negocio.
El siguiente cuadro detalla el nmero mximo de vehculos aceptados
como gastos:
Ingresos netos anuales
Hasta 3,200 UIT
Hasta 16,100 UIT
Hasta 24,200 UIT
Hasta 32,300 UIT
Ms de 32,300 UIT

Nmero de vehculos
1
2
3
4
5

4. En caso que dichos gastos superen los lmites establecidos no sern


deducibles; en cuyo caso se debe establecer un segundo lmite de
acuerdo al reglamento de la LIR.
Este segundo lmite se determina dividiendo el nmero de vehculos con
derecho a deduccin entre el nmero total de vehculos en posesin y/o
propiedad de la empresa y el resultado se multiplica por 100 para
obtener el porcentaje que se aplicar al total de gastos incurridos por la
empresa por el total de vehculos en posesin y/o propiedad.

5. En caso de la depreciacin de dichos vehculos al no ser considerado


como gasto por cesin en uso y de funcionamiento no est sujeto a este
segundo lmite; por lo tanto, se acepta en su totalidad siempre y cuando
el vehculo se encuentre considerado dentro del nmero mximo
permitido determinado en funcin de los ingresos de la empresa; pero si
exceden al nmero mximo aceptado, no podr ser deducible.
6. Cada contribuyente debe identificar los vehculos que componen el
nmero aceptado en la oportunidad de presentar la Declaracin Jurada
Anual del Impuesto a la Renta en el primer ejercicio gravable al que
resulte aplicable la identificacin.
La determinacin del nmero de vehculos y su identificacin tendr
efecto durante cuatro ejercicios gravables. Una vez trascurrido ese
periodo, se deber efectuar una nueva determinacin e identificacin
que abarcar tambin cuatro ejercicios incluidos los vehculos
considerados en el periodo anterior.
7. Las empresas que inicien actividades y cuyo periodo de iniciacin sea
inferior a un ao, establecern el nmero de vehculos con derecho a
deduccin considerando como ingresos netos anuales el monto que
resulte de multiplicar por doce el promedio de ingresos netos mensuales
obtenidos en el ejercicio de inicio de actividades.
8. Se aceptar la totalidad de gastos incurridos por vehculos de las
categoras A2, A3 y A4 cuando resulten estrictamente indispensables y
se utilicen en forma permanente para el desarrollo de las actividades
propias del giro del negocio, es decir no se usan en actividades de
direccin, administracin y representacin.

CASO PRCTICO
La empresa comercial FORTY S.A.C tiene registrado en sus libros contables
del periodo 2014 ingresos netos ascendientes a s/ 30000,000 y los gastos
anuales de funcionamiento del ao 2015 de cada vehculo se detallan en los
siguientes asientos.

CUENTA CONTABLE ASOCIADA A LA


OPERACIN
CDIG DIVISI
DENOMINACIN
O
O.
gastos de servicios prest.
63
Por terc.
inmueble, maquinaria y
63431 equipo
inmueble, maquinaria y
63432 equipo
inmueble, maquinaria y
63433 equipo
inmueble, maquinaria y
63434 equipo
inmueble, maquinaria y
63435 equipo
65

40

42

MOVIMIENTO
DEBE
20400,0
0
2000,00
2200,00
2100,00
6100,00
8000,00
240500,
00

Otros gastos de gestin


6561

Suministros

6562

Suministros

6563

Suministros

6564

Suministros

6565

Suministros
tributos, contraprest.
yapor. al si.

40111 IGV-Cuenta propia


cuentas por pagar comer.
Tercer.

4212 Emitidas
POR LOS GASTOS INCURRIDOS EN
MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS DE
VEHCULOS
65
Otros gastos de gestin
6511 Seguros
6512 Seguros
6513 Seguros

HABER

52000,0
0
50500,0
0
42000,0
0
32000,0
0
64000,0
0
50634,0
0
50634,0
0
311534,
00
311534,
00

8800,00
1600,00
1600,00
1600,00

6514
6515

Seguros
Seguros
Servicios y otros contrat.
18
Por. Ant.
1821 Seguros
1822 Seguros
1823 Seguros
1824 Seguros
1825 Seguros
POR LA APLICACIN DE GASTOS DE
SEGUROS
94

2000,00
2000,00
8800,00
1600,00
1600,00
1600,00
2000,00
2000,00
134850,
00

Gastos de administracin
946

95

134850,
00

Vehculos

134850,
00

gastos de ventas
956

Vehculos
cargas imp. A ctas de ctos
79
y gtos
cargas imp. A ctas de ctos
791 y gtos
POR EL DESTINO DE LOS GASTOS

134850,
00
269700,
00
269700,
00

RESUMEN DE LOS GASTOS DE VEHCULOS INCURRIDOS EN EL PERODO


VEHCULO
AUTOMVIL
(R)
AUTOMVIL
(R)
AUTOMVIL
(D)
CAMIONETA
(O)
CAMIONETA
(O)

A3

SUMINISTR
OS
52 000

MANTENIMIEN
TO
2 000

SEGUR
O
1 600

A2

50 500

2 200

1 600

54 300

A3

42 000

2 100

1 600

45 700

32 000

6 100

2 000

40 100

64 000

8 000

2 000

74 000

CAT.

TOTAL S/.
INCIDENCIA TRIBUTARIA
a) NMERO MXIMO DE VEHCULOS

TOTAL
S/.
55 600

269 700

Segn el inciso w) del artculo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta los


gastos de vehculos de sesin en uso, funcionamiento y depreciacin de
la categoras A2, A3 y A4 asignados a actividades de representacin,
direccin y administracin sern deducibles, se debe tener en cuenta los
ingresos netos anuales devengados y la UIT del ejercicio anterior,
excluyendo los ingresos netos provenientes de la enajenacin de bienes
del activo fijo y de operaciones no habituales del giro del negocio.
INGRESOS NETOS
ANUALES
HASTA 3 200 UIT
HASTA 16 100 UIT
HASTA 24 200 UIT
HASTA 32 300 UIT
MS DE 32 300 UIT

S/.
12 320 000
61 985 000
93 170 000
124 355
000
-

NMERO DE
VEHCULOS
1
2
3
4
5

Segn los ingresos obtenidos en el ejercicio 2014 que ascienden a s/. 30 000
000 se nos ha permitido poseer dos vehculos de Direccin, Administracin y
Representacin, segn los lmites establecidos por la norma.
Por lo tanto: Como contamos con tres vehculos de categoras A2, A3 el gasto
incurrido por el tercer vehculo no es deducible ya que se encuentra fuera del
lmite establecido.
B) DETERMINACION DEL LMITE DE FORMA PORCENTUAL
Nmero de vehculos con derecho a deduccin x 100
40.00%
Nmero total de vehculos
5

2x100

En virtud del numeral 5 del inciso r) del articulo 21 de Reglamento de la ley del
impuesto a la renta, los gastos de funcionamiento del vehculo asignado a la
gerencia no puede sobrepasar el porcentaje determinado en funcin del
numero de vehculos con derecho a deduccin y el total de vehculos de
propiedad y/o en posicin de la empresa.
C) DETERMINACION DEL EXCESO REPARABLE
Gastos total incurrido en los vehculos
limite aceptable de gastos (40%*269 790.00)

269 790.00
107 880.00

Gastos de funcionamiento del 1er automvil A3


Gastos de funcionamiento del 2do automvil A2
Total gastos incurridos

55 600.00
54 300.00
109 900.00

Mximo aceptable de gastos 107 880.00


Exceso reparable
2 020.00
TASA
IGV del exceso
VALOR
VEHCUL CATE
DE
Reparo
ACTIVIDAD 2 383.60
EN
O

G.

DEPRE
C.

LIBROS

MONTO DE 363.60
DEPRECIAC
IN

Reconocimiento del gasto del vehculo no aceptado en el


A3
Representac
50
permitido
in
20% 000.00
10 000.00
Automvil
del
director
A3
45
700.00
Automvil
A2
Representac
52
IGV 8 226.00
in
20% 000.00
10 400.00
Reparo
Automvil
A3
Direccin
55
Automvil

lmite

Deducible
Deducible

53 926.00
No
000.00
11 000.00 Deducible
TOTAL REPARO
DE
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
(53
Camionet
B
Operativa
60
Deducible
a
12 000.00
926.00+2383.60) =56 309.60 20% 000.00
Camionet
B
Operativa
60
Deducible
a
20% 000.00
12 000.00
20%

D) Tratamiento de la Depreciacin

Registro Contable:
X
68

Valuacin y deterioro de activos y


provisiones
68143
1 Automvil ( representacin)

10 000.00

55,400.00

68143
2
68143
3
68143
4
68143
5

Automvil ( representacin)

10 400.00

Automvil ( direccin)

11 050.00

camioneta (operativa)

12 000.00

camioneta (operativa)

12 000.00

Depreciacin, amortizacin y agotamiento


acumulados

39
39133
1
39133
2
39133
3
39133
4
39133
5

Automvil ( representacin)

10 000.00

Automvil ( representacin)

10 400.00

Automvil ( direccin)

11 050.00

camioneta (operativa)

12 000.00

55,400.00

camioneta (operativa)
12 000.00
POR LA PROVISIN DE LA DEPRECIACIN
DE VEHCULOS DEL PERIODO
X

94

Gastos de administracin

27,700.00

9468 depreciacin de vehculos


95

Gastos de Ventas

27,700.00

9568 depreciacin de vehculos


79

Cargas imputables a cuentas de costos y


gastos

55,400.00

7994 Gastos de administracin 27 700.00


7995 Gastos de Ventas
27 700.00
POR EL DESTINO DE LA DEPRECIACIN

Tratamiento tributario:
Segn el inciso w) del artculo 37 del TUO de la Ley del impuesto a la
renta que menciona que los gastos incurridos en vehculos automotores
de las categoras A2, A3, A4 que se utilicen en forma permanente para el
desarrollo de las actividades propias del giro de negocio o empresa

(referidas a las actividades de representacin, administracin y direccin)


SON DEDUCIBLES tambin la: iii) depreciacin por desgaste.
Pero si se trata de la depreciacin de los vehculos asignados a
actividades de representacin, administracin y direccin que exceda el
nmero mximo aceptado segn Ley, NO POBRA SER DEDUCIBLE.

Por lo tanto:
1) la depreciacin del automvil utilizado para actividades de direccin NO
ES DEDUCIBLE para fines de clculo de impuesto a la renta, ya que se
encuentra fuera del nmero mximo permitido.
2) la depreciacin de los vehculos que realizan actividades operativas SI
ES DEDUCIBLE
3) la depreciacin de los vehculos utilizados para actividades de
Representacin SI ES DEDUCIBLE por encontrarse dentro del nmero
mximo permitido.

REGISTRO CONTABLE DEL EXCESO DEL IGV


X
64

GASTOS POR TRIBUTOS

8 589.60

6411 IGV e ISC

40

Tributos, contraprestaciones y aportes al


sistema de pensiones y de salud por pagar

8 589.60

40111 IGV-cuenta propia


POR EL RECONOCIMIENTO DEL GASTO DE
IGV NO RECONOCIDO COMO CRDITO
FISCAL
X

ESTADO DE RESULTADOS
94

Gastos de administracin
9468 Gastos porBASE
tributos
CONTABLE

95
UTILIDAD Gastos de Ventas
15,000,000.00
9568 Gastos por tributos

4,294.80

BASE TRIBUTARIA
4,294.80
15,000,000.00

CONTABLE
Cargas imputables a cuentas de costos y
Gastos de
47,720.00
47,720.00
gastos
79
Vehculos
7994 Gastos de administracin 34 625.00
IGV 7995 Gastos de Ventas 8,589.60
8,589.60
Depreciacin
11,000.00
POR EL DESTINO
DEL GASTO DEL TRIBUTO11,000.00
RAPI
15,067,309.60
15,067,309.60
Impuesto a la
Renta
4,218,846.69
4,218,846.69
UTILIDAD NETA
10,848,462.91
10,848,462.91

8,589.60

8
8
881
4
0

4,218,846
Impuesto a la Renta
.69
Impuesto a la Renta-corriente
Tributos, contraprestaciones y aportes al
4,218,846
sistema de pensiones y de salud por pagar
.69

40171 Impuesto a la Renta-3ra categora


POR LA DETERMINACIN DEL IR