Flujo de trabajo (Workflow)

El trmino "Workflow", que se traduce literalmente como "flujo de trabajo", hace referencia a
la gestin modelada y computarizada de todas las tareas que deben llevarse a cabo y de los
distintos protagonistas involucrados en realizar el proceso de negocios (tambin
llamado proceso operativo). Tambin puede traducirse el trmino Worflow como gestin
electrnica de procesos de negocios.
Un proceso de negocios representa interacciones bajo la forma de un intercambio de
informacin entre los distintos protagonistas, por ejemplo:

Personas

Aplicaciones o servicios

Procesos de terceros

En la prctica, un Workflow puede describir:

El circuito de validacin.

Las tareas que deben realizarse entre los distintos participantes de un proceso.

Los plazos que deben respetarse.

Los modos de validacin.

Adems, le proporciona a cada protagonista la informacin necesaria para que pueda
completar su tarea. Por ejemplo, en el caso de un proceso de publicacin en lnea, el
Workflow da forma a las tareas de la cadena de edicin completa, desde la propuesta del
editor hasta la validacin de la persona a cargo de la publicacin.

El ejemplo anterior es una representacin muy esquemtica de cmo puede verse el Workflow
para la publicacin de un documento en una intranet con la ayuda de una interfaz de
publicacin:
1.

El editor propone un artculo al director de la seccin.

2.
3.

El editor de la seccin le echa una mirada al documento y lo valida.

El editor en jefe considera que el documento contiene elementos que no son actuales

y lo devuelve al editor.
4.
El editor revisa la copia y la enva al director de seccin.

5.

El director de seccin corrige algunos errores tipogrficos y enva nuevamente el

artculo al editor en jefe.

6.

El editor en jefe valida el documento para que se publique en lnea.

Tipos de Workflow
Por lo general se distinguen dos tipos de Workflow:

Workflow procedimental (tambin denominado Workflow de produccin o Workflow

administrativo) que corresponde a procesos de negocios conocidos de la empresa y que
est sujeto a procedimientos preestablecidos. En este caso, la direccin del Workflow es
ms o menos fija.

Workflow ad hoc que se basa en un modelo de trabajo de grupo en el cual los

protagonistas participan en la decisin de hacia dnde dirigir el Workflow. Aqu la direccin
del Worflow es dinmica.

Motor de Workflow
El motor de Workflow es una herramienta que permite dar forma a y automatizar los procesos
de negocios de la empresa. Con este tipo de herramientas se pueden formalizar las reglas
comerciales de la empresa para automatizar el proceso de toma de decisiones, es decir, qu
rama de Workflow elegir segn el contexto.

Introduccin al BPM
El trmino "BPM" (gestin de procesos comerciales) se refiere a un enfoque que consiste en
crear un modelo informtico de los procesos comerciales de la empresa, tanto con respecto a
los aspectos relacionados con aplicaciones como a los aspectos humanos.
El propsito de esta medida consiste en lograr una visin general mejorada de todos los
procesos comerciales de la empresa y de sus interacciones con el fin de poder optimizarlos y
maximizar (en la medida de lo posible) su automatizacin con la ayuda de aplicaciones
comerciales.

Un enfoque "de abajo hacia arriba"

El paso BPM presenta un enfoque de abajo hacia arriba que consiste en analizar el
funcionamiento real de la empresa para crear un modelo informtico a partir de esta premisa.
Este paso se diferencia de los esquemas generales denominados "de arriba hacia abajo"
donde el funcionamiento de la empresa debe coincidir con el modelo propuesto por el equipo
gerencial.

Ciclo de vida de un proceso comercial

A grandes rasgos, el ciclo de vida del paso BPM puede dividirse as:

Estudio de la empresa mediante el anlisis de sus objetivos y su organizacin para

poder desglosar todas sus actividades en procesos comerciales.

Modelado de procesos comerciales: representacin computarizada de un modelo

que se parezca lo ms posible a la realidad.

Implementacin de una solucin: implementacin de una solucin BPM vinculada

con unsistema de informacin de la empresa (aplicaciones y bases de datos).

Ejecucin: hace referencia a la etapa operacional durante la cual se implementa la

solucin BPM.

Puesta a prueba: consiste en analizar el estado de los procesos por medio de una
tabla de bordes que representa el funcionamiento de los procesos.

Optimizacin: implica ofrecer soluciones que hagan posible mejorar el funcionamiento

de los procesos comerciales.

Elementos integrantes

Una solucin BPM abarca por lo general los siguientes elementos:

Una herramienta para dar forma a los procesos que permite crear un modelo de los
procesos comerciales de la empresa a travs del uso de una interfaz grfica.

Herramientas que ayudan a la implementacin, es decir, interfaces (API) y conectores

que posibilitan la integracin de la solucin BPM al sistema de informacin.

Un motor de ejecucin (motor de workflow) a cargo de ilustrar el proceso y de

almacenar el contexto y sus estados en una base de datos relacional.

Herramientas de puesta a prueba y presentacin de informes que se basan en

indicadores precisos y pertinentes para crear tablas de bordes que permitan tomar
decisiones apropiadas rpidamente. El trmino BAM (monitoreo de actividades
comerciales) se refiere al concepto de monitorear paso a paso los procesos de una
empresa.

Estandarizacin BPM
Uno de los objetivos de BPM es la reutilizacin, o sea, que no se tenga que volver a construir
la rueda con cada cambio. Sin embargo, muchas de las herramientas son exclusivas: tienen
sus propios modelos de datos y un modo de funcionamiento no transparente que las hacen
muy poco interoperables.
Por lo tanto, estandarizar la representacin de los procesos constituye un reto grande para
facilitar la integracin entre las herramientas BPM. La estandarizacin se da en distintos
niveles:

En el nivel de dar forma al proceso.

En el nivel de ejecucin del proceso.

En el nivel de comunicacin con el IS.

BPMN
BPMN (notacin de la creacin de modelos de procesos comerciales) es una iniciativa de
la BPMI(iniciativa de gestin de procesos comerciales, un consorcio de empresas) cuyo
objetivo es definir una notacin grfica en comn que permita dar forma a los procesos
comerciales.
La notacin BPMN proporciona la posibilidad, en especial, de separar la informacin comercial
de la tcnica (elementos tcnicos del sistema de informacin) para maximizar su traslado de
una empresa a otra.

BPMN puede considerarse una notacin UML aplicada a la gestin de procesos comerciales.

BPEL
BPEL (lenguaje de ejecucin de procesos comerciales) es una iniciativa BPMI cuyo objetivo
es proporcionar una representacin XML de las actividades vinculadas a la ejecucin de un
proceso. Mientras que la notacin BPMN est ligada a la descripcin esttica de los procesos,
el lenguaje BPEL describe la dinmica global.

Workflow: flujo de trabajo

Qu es Workflow?
Cmo se aplica a la gestin y al control de los procesos de negocio empresariales?
Cmo nos ayudan las aplicaciones o sistemas Workflow a agilizar la gestin de los procesos?
Encuentre todas las respuestas.

Qu es Workflow?
Workflow se refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecucin de una tarea o trabajo predeterminado. Se
define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio. Su definicin y control puede ser
manual, informatizado o mixto. Organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar
el proceso de negocio.
Las nuevas tendencias, a la hora de regular las organizaciones, hacen del Workflow una herramienta
clave para lograr mayor agilidad y aumentar la descentralizacin de las actividades administrativas y
comerciales.
La evolucin de Workflow consiste en buscar la mxima automatizacin de los procesos de trabajo y el control
total de las diferentes etapas, durante las cuales los documentos, la informacin o las tareas pasan de un
participante a otro, segn unas normas o procedimientos previamente definidos.
A lo largo del tiempo, se han ido desarrollando diversas aplicaciones de software, muchas de ellas han
evolucionado a partir de sistemas de gestin de imagen, sistemas de gestin de documentos, sistemas de
correo electrnico o de bases de datos.

Aplicaciones/Sistemas Workflow, flujos de trabajo eficaces

Las aplicaciones Workflow automatizan la secuencia de acciones, actividades o tareas en la ejecucin del
proceso, permiten realizar un seguimiento de cada etapa del mismo y aportan las herramientas necesarias
para su control o gestin del flujo de trabajo.

Un sistema Workflow va ms all y se caracteriza, principalmente, por una adecuada integracin con sistemas
de informacin actuales: bases de datos, gestin documental, mensajera, ERP, etc., permitiendo la
ampliacin de un workflow, de un simple proceso a la integracin de varios procesos de negocio
interrelacionados.
En el mercado existen diversos tipos de herramientas Workflow, las principales son: Workflow Corporativo,
Workflow de Aplicacin, Workflow Documental y Workflow de Produccin. Algunos de ellas se limitan a
su rea en particular y otras permiten la comunicacin con aplicaciones externas de manera sncrona
(esperando la respuesta antes de proseguir) y/o asncrona (solamente deja un "mensaje" y recupera la
respuesta ms adelante).
En la actualidad existen nuevas herramientas y sistemas muy sofisticados, que logran mayores incrementos
en la eficacia de los procesos de negocio, nos referimos a las relacionadas con las "herramientas de trabajo
en grupo"que incluyen piezas claves de automatizacin de procesos administrativos (Workflow) y de gestin
de documentacin.
Actualmente es muy importante acceder a la informacin de forma gil y eficaz. Por regla general la
informacin suele estar en diferentes formatos, segn sea un documento de un tipo u otro, por ejemplo un
papel o un documento del programa Word (.doc), o una imagen (.jpg, .gif.), lo que genera un problema de
accesibilidad a los mismos. El tiempo que perdemos a la hora de acceder y recuperar la informacin es
mucho menor usando una herramienta Workflow integrada con otros productos que permiten el
acceso informatizado a la informacin relacionada con el workflow definido, lo que se traduce en una
reduccin importante en cuanto a costes y un incremento de la productividad.
Los sistemas de Workflow soportan circuitos de expedientes directamente sobre una red de ordenadores,
mediante el "motor de Workflow" situado en el servidor de la red, los expedientes son dirigidos segn unas
reglas determinadas facilitando as las tareas de los usuarios. Los documentos que son escaneados y
almacenados pueden ser recuperados para su anlisis o gestin de forma sencilla y rpida gracias a las
diversas utilidades que ofrece el sistema.

Beneficios del Workflow o flujo de trabajo

Segn los procesos de negocio que implantemos en la empresa los beneficios de los flujos de trabajo pueden
ser:

Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa, debido a la automatizacin

de muchos procesos de negocio.
Mejora del control de procesos a travs de la normalizacin de los mtodos de trabajo.
Mejor atencin y servicio al cliente; un incremento en la coherencia de los procesos da lugar a una

mayor previsibilidad en los niveles de respuesta a los clientes.

Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo con las necesidades empresariales.

Optimizacin de la circulacin de informacin interna con clientes y proveedores.

Integracin de procesos empresariales.

Los sistemas de Workflow o de flujo de trabajo, tambin conocidos como BPMS (Business Process
Management Systems / Sistemas de Gestin de Procesos de Negocio) tienen el objetivo de acercar
personas, procesos y mquinas, ahorrando tiempo y acelerando la realizacin del trabajo.
Facilitan tambin la automatizacin de los flujos de trabajo entre procesos, pudiendo integrar estos en la
empresa de acuerdo a unas estrategias concretas.

Ejemplo de Workflow: Un flujo de trabajo de una empresa

Veamos cmo un importante laboratorio farmacutico ubicado en Barcelona se beneficia del Sistema de
Workflow en sus procesos de negocio.
Esta empresa, cuya oficina principal se encuentra en el centro de Barcelona, posee varios locales y dos
centros de produccin en el extrarradio de la ciudad.
El laboratorio subcontrata tres empresas para la fabricacin de ciertos componentes de su gama de productos
y dos empresas externas para la limpieza de sus instalaciones y el servicio de seguridad.
Como es de esperar, el laboratorio tiene una gran variedad de procesos de negocio y produccin, que
abarcan desde flujos de trabajos manuales y sencillos hasta procesos de negocios complejos e
interrelacionados. Algunos nicamente se describen como procedimientos de trabajo manuales, pero la gran
mayora se definen de manera centralizada en su motor de Workflow, automatizando al mximo su ejecucin y
control.
Vamos a centrarnos en un ejemplo simplificado, partiendo de un pedido proveniente de un mayorista.
A este laboratorio entran documentos de muy diverso tipo; sobre todo en papel, por lo que lo primero que
debe hacer la empresa es digitalizar toda la informacin que le llegue y capturar los datos importantes, para
as almacenarlos y archivarlos en un formato capaz de ser ledo por otros programas. Para poder permitir una
gestin controlada, cada ubicacin escanea los documentos localmente, extrae informacin predefinida y se
almacena en la base de datos central de su motor de Workflow.
No queremos decir que haya que digitalizar toda la documentacin de la empresa, tanto interna como
externa, sino que deben/pueden digitalizarse nicamente la informacin necesaria, para su posterior
gestin, automatizacin y optimizacin permitiendo as un seguimiento completo de su flujo de
trabajo.
En nuestro caso, el formulario de pedido est estandarizado y, al digitalizarlo, se puede extraer
automticamente la informacin necesaria, as como el nmero de mayorista, los productos y las cantidades
pedidas. A este mayorista se le enva la mercanca los martes y jueves de cada semana. Hoy es lunes.

1.

El sistema de Workflow consulta las existencias en el stock.

A los productos que hay en almacn les resta los pedidos y los marca como reservados para este cliente.

2.

A continuacin la aplicacin enva un email al departamento de envo de mercancas. Este, por su

parte, procesa el envo consultando los productos marcados para este mayorista, genera el albarn
automticamente y prepara el envo para el martes. La lectura de los cdigos de barras de los productos
enviados cambia el estado del producto para este cliente. Si hasta el martes no se han procesado los
productos todava, el Workflow enva un aviso a una estancia superior.

3.

El motor de Workflow, adems, consulta dnde se fabrica cada producto, de modo que actualiza
tambin automticamente la planificacin para cada centro de produccin, y enva los emails con la
informacin de los productos pedidos a cada una de las empresas subcontratadas.

4.

A partir de este momento el sistema de Workflow consulta la base de datos los lunes y mircoles
para verificar si ha entrado la mercanca en el almacn para este mayorista y, en caso afirmativo, repite los
pasos 1 y 2. Si pasado un plazo definido no se ha recibido la mercanca en el almacn, el sistema ejecuta los
procesos definidos para cada caso. P.e. enviar un email de recuerdo a las empresas subcontratadas, y en
segundo lugar a la instancia superior. Para que esto funcione se actualiza la base de datos, a travs de la

lectura de los cdigos de barras de cada producto, cuando este entra en el almacn. En el caso de las
empresas subcontratadas, se digitaliza el albarn y se extrae la informacin para actualizar el stock.
5.

Naturalmente, tambin la facturacin y los pagos de facturas aprovechan la informacin del

proceso almacenado en la base de datos del sistema Workflow.
Cuando el importe de la mercanca enviada supera cierto lmite, se genera automticamente una factura para
una serie de envos. Por otro lado, cuando llega la factura de la empresa subcontratada, se comparan
automticamente los datos del albarn correspondiente y, si no hay discrepancias, se enva un email al
responsable para la aprobacin de pagos. La aprobacin, a su vez, genera el envo de otro email para avisar
del pago pendiente.
Como hemos visto, el proceso de pedido y entrega de mercancas afecta a varios departamentos internos y a
partes externas de la empresa. Es un Workflow relativamente complejo y en gran parte automatizado. Podra
automatizarse ms si los clientes efectuasen los pedidos directamente desde una aplicacin en Internet. Y
todo ello, sin modificar el flujo de trabajo definido en el motor de Workflow.
El laboratorio debe pagar a las dos empresas que tiene subcontratadas, para la limpieza de los edificios la
seguridad. Para ello aprovecha mdulos de los flujos de trabajo ya definidos, agilizando, de esta manera, los
trmites necesarios y aumentando la eficiencia de la empresa. Otros muchos procesos pueden beneficiarse
de la implantacin del Workflow.
Pixelware le ofrece una solucin, basada en componentes de Workflow, cuyas ventajas principales se
centran en el aumento del rendimiento y la productividad del trabajo de su empresa, un incremento en el
control del proceso a travs de un seguimiento de los flujos de trabajo de la empresa y una mayor agilidad de
todos los procesos de negocio.
Pixelware ha creado diferentes Soluciones de Negocio que se integran tecnologa de Workflow para
cumplir con las ms diversas demandas de negocio adecuadas a sus necesidades: