TECNICA SECRETARIAL

I AUTOEVALUACION: Formacin secretarial

FECHA DE ENTREGA:
1. De usted su concepto sobre tcnica secretarial como curso de
capacitacin. Diga quin es secretaria y cul es su importancia
dentro de la empresa.
Es un curso terico prctico que nos ensea a travs de conocimientos
como debe desenvolverse y desempear sus funciones la secretaria. A fin
de que al salir a ejercer su carrera lo haga de forma eficaz y efectiva,
colaborando as con el crecimiento de su empresa y con el suyo mismo
profesionalmente.
Tambin se sugiere descubrir sus cualidades y debilidades para poder ser
consciente de lo que puede aportar y sacar de su personalidad a fin de
adquirir aptitudes y cualidades en el carcter que para la secretaria son
indispensables.
La prctica es muy valiosa con estas se esperan pulir los conocimientos
para poder abrirle puertas y oportunidades ms grandes segn el carcter e
importancia que vaya adquiriendo en ella misma su desarrollo profesional.

b. La secretaria como ya mencionamos es una persona capacitada que con

su preparacin y buen criterio ayuda al trabajo del ejecutivo, es una persona
importante en la empresa como relacionadora publica y colaboradora en
muchas otras funciones se ve inmiscuida y comprometida con toda la
actividad empresarial y esto la anima a sentirse responsable del xito o
fracaso de su jefe y de la empresa.
Todas estas responsabilidades no son imaginarias sino que son reales y
ayudan a ver a la secretaria como la persona ms importante de la
empresa.
2. D usted su opinin de la mujer en la empresa. Cite nombres de
mujeres importantes a nivel local, nacional e internacional.
Me parece que la mujer ha demostrado desde que su lucha empez (1908)
que no ha sido en vano sino que ha servido para reafirmar lo que es hoy en
dio su integracin en el mundo y en la sociedad en general.
En la historia de su calidad emprendedora han aportado al desarrollo de la
economa, en muchos casos ms que los hombres y siguen hacindolo de
manera efectiva ya que las mujeres que trabajan son en nmero ms que
los hombres.

Ella misma se ha dado cuenta que aunque hubiera desventajas en cuanto a

constitucin muscular, hijos, presin familiar, ideas erradas (el machismo)
no supera su capacidad de ser grandes profesionales y ocupar puestos
superiores.
Ahora se reconoce ms sus capacidades para dirigir una empresa,
entidades, instituciones administrativas, para dirigir una familia. Se
reconoce su aporte a la sociedad y al mundo empresarial.

3. Defina que es personalidad y cules son sus cualidades y porque

nos interesa conocer dentro de nuestra formacin profesional.
Es un conjunto de cualidades y caractersticas que cada persona demuestra
en su conducta y comportamiento con el mundo exterior, que lo hace actuar
de manera peculiar a las situaciones que se presentan en la vida cotidiana.
El carcter es la manera como se manifiesta la personalidad y se presenta
de dos maneras bsicas: de forma extrovertida, que es la que se relaciona
fcilmente con las personas y se proyecta hacia el exterior y la forma
introvertida es la que tiene mayores reservas con el mundo que lo rodea y
hace amistades de manera calculada.
En tal caso uno no puede cambiar totalmente su personalidad pero puede
modificar los aspectos que perjudican su desarrollo personal. Se necesita
una voluntad fuerte.
b. La secretaria debe tener una personalidad definida, debe saber
relacionarse con las personas.
4. Defina y ponga ejemplo de que es responsabilidad, puntualidad,
presencia personal, dedicacin, buen criterio, ambicin.
RESPONSABILIDAD: Es la habilidad de responder nuestra obligaciones de
forma consciente y formar, sabiendo que nuestros actos van a tener
consecuencias en nuestro trabajo. La responsabilidad debe ser una cualidad
innata en la secretaria.
Ejemplo.
La Srta. Marisol secretaria de la empresa T COMPANY tiene un trabajo
pendiente para el lunes; hoy es viernes y sus amigas la invitaron a una
fiesta pero ella decide hacer el trabajo hoy as podr revisarlo y podr
entregar un buen informe, aunque tenga que sacrificarse por un fin de
semana.
PUNTUALIDAD: Demuestra la responsabilidad y el respeto que tenemos al
tiempo y al espacio de los dems. La puntualidad como valor une a la
empresa porque demuestra que se respetan las reglas internas que rigen a
una sociedad empresarial.

Demuestra tambin deficiencia de la secretaria al entregar su trabajo al

tiempo asignado.
Ejemplo.
La Srta. Miranda raras veces llega temprano a la oficina, todos sus
compaeros lo saben pero ella lo sigue ignorando, no le alcanza el tiempo
para hacer su trabajo y ya lleva retrasada das en ciertos informes. Su jefe
siempre le pide unos documentos a cierta hora pero nunca estn, ya va
semanas en lo mismo. Esto podra hacer que su jefe dispense de ella para
buscar alguien ms eficiente.
PRESENCIA PERSONAL: Todo entra por los ojos, quizs esta frase no sea
cierta en muchos casos, pero en cuanto a presencia personal es muy vlida.
En una empresa la calidez y confianza no solo se gana con la cortesa y
eficiencia sino con la comodidad y la impresin que se lleve el cliente con la
vestimenta que llevamos puesta. Tambin la apariencia personal tiene que
ver mucho con la autoestima, con lo que somos y lo que queremos
transmitir. La presencia personal tiene que ver con el aseo.
Ejemplo.
El estilo no es llamar la atencin. Cmo debe vestirse una secretaria?
De una madera sobria y formal, porque en casi toda empresa est
estipulado el traje formal para hacer negocios. Se debe cuidar detalles en
nuestro vestir que parecen insignificantes como combinacin de colores,
maquillaje, zapatos, tiene que ver mucho con el gusto.
DEDICACION: Se debe dedicar y destinar las horas en la oficina para el
trabajo, solicitudes y negocios de la empresa, nuestro trabajo debe procurar
en ocupar el tiempo en aquello por lo que se nos paga. El jefe no siempre va
a estar presente ya que tiene que ocuparse en asuntos importantes que
competen a su cargo por lo que casi nunca estaremos supervisados para el
cumplimiento de nuestra labor. La persona consciente se dedica a su trabajo
con el fin de ofrecer un trabajo excelente.
Ejemplo.
La Srta. Rosario tiene buena disposicin en su trabajo sabe que su jefe debe
salir constantemente por motivos de negocios, pero ella dedico ese tiempo
a solas para revisar archivos, hacer sus informes, revisar sus agendas,
avanzando en otros trabajos; se siente feliz con su desempeo pues su jefe
varias veces la ha felicitado por su dedicacin.
BUEN CRITERIO: Se refiere a tomar decisiones acertadas a favor de la
empresa, con este motivo una debe buscar toda la informacin apropiada
en beneficio de la empresa. El empresario o jefe puede delegar tareas
importantes a personas de su confianza esperando que tengan el mismo
criterio que l tendra a la hora de desempearlas, por eso debemos estar

pendientes en cmo acta nuestro jefe en situaciones importantes para la

empresa y tambin en como acta en situaciones internas de la empresa.
Ejemplo.
La decisin de comprar dos nuevas computadoras para el rea de Reservas
recae sobre la Srta. Martnez ella sabe que necesitan ya nuevas
computadoras. Revisa el presupuesto, saca las cuentas, se informa sobre
qu empresa ha estado siendo proveedor ltimamente. As que decide
comprarlos.
AMBICION: Es una cualidad que hace que no seamos conformistas que
hagamos mas por nosotros como profesionales y en nuestro trabajo. Nos
debemos preguntar si eso es todo lo que podemos hacer o podemos dar. Se
nota cuando una persona quiere desarrollarse porque lo logra.
Ejemplo.
La Srta. Jimnez demuestra que quiere ser la mejor en su rea; llega a
tiempo, sus archivos estn en orden, tambin constantemente revisa su
agenda, tiene en orden fechas y los nombres de clientes que deben ser
llamados, entrega a tiempo los trabajos que se le encarga, hace nuevos
presupuestos sobre elaboracin de formularios es muy eficiente en la
empresa lo que la convierte en una persona muy importante.
5. Cules son las condiciones para el desempeo de la funcin
secretarial. Qu entiende por discrecin, lealtad, modestia y tica
profesional.
Son:
DISCRECION: Es recordar y escuchar cuando sea necesario hacerlo, hay que
saber cundo recordar y olvidar sobre todo ante el peligro de posibles
preguntas de los dems. Nos ensea no ser imprudentes ni saltar frases a
medio decir que perjudiquen la confidencialidad en la empresa.
LEALTAD: Significa obrar conforme a ley, no hacer engao, defender la
imagen de tu jefe frente a otros cargos, de igual modo cuidar la imagen de
la empresa en cuanto a las relaciones pblicas, de igual modo con sus
compaeros de trabajo siendo consecuente con ellos.
ETICA PROFESIONAL: La tica supone el cumplimiento de la moral natural y
un nmero importante de condiciones en las relaciones humanas.
Principios por los que deber regirse una secretaria:
-Imparcialidad, correccin
-Actuar siempre con justicia
-Cumplir con el reglamento de la empresa

-Hacer el trabajo completo

-Colaborar en la marcha de la empresa
- Ser leal a la misma an despus de terminado el trabajo
MODESTIA: No hay mejor persona que a pesar de saber mucho escucha a
los dems, si alguien quiere ser modesto debe tener humildad. Las personas
sabias e inteligentes luchan contra la vanidad porque saben que eso
acabara con ellos. Uno nunca llega a ser omnisapiente eso sera imposible,
siempre hay algo que podemos aprender y que nos pueden ensear los
dems.

6. Como deben ser las relaciones entre el jefe y la secretaria.

Entre jefe y secretaria nicamente debe existir las relaciones

laborales, es decir el compromiso con la institucin que es el ideal
comn, nico y supremo que comparten.
El jefe debe ser tratado en todo momento como Seor o por el ttulo
que ostente (Ing., Doc., Arq., etc.). A veces el jefe por ganarse la
confianza y seguridad de la secretaria puede llamarla por su nombre,
una secretaria jams puede hacer lo mismo pues para ella su jefe
siempre ser la persona a quien le debe respeto.
Entre jefe y secretaria siempre debe existir mucho respeto y
consideracin esto para que no se malinterpreten los tratos.
Entre jefe y secretaria siempre debe haber espritu de equipo y
colaboracin, que se ayuden, si el jefe est atrasado en cuanto al
trabajo la secretaria debe apoyarle o viceversa.
La secretaria no debe abusar de sus privilegios de tener mayor
informacin, por el permanente contacto con su jefe y por la posicin
de su cargo, para llevar chismes, creando distanciamiento entre el
jefe y sus empleados.
Jefe y secretaria se deben lealtad ya que por sus cargos ambos
conocen informacin y asuntos delicados que solo competen a la
planta jerrquica y a la empresa que solo ellos conocen y nadie ms
debe saber.
La confianza entre jefe y secretaria es indispensable. Con eficiencia
y discrecin, la secretaria ganar la confianza de su jefe y as existir
una buena relacin laboral, muy importante para el jefe.
La secretaria y su jefe como miembros activos de una institucin o
empresa deben complementar sus trabajos ya que si proceden as los
dos saldrn beneficiados con la eficacia y xito de su trabajo
resultante de esta relacin simbitica. Recordando el grado jerrquico
del jefe y de la secretaria.

b. Describa el declogo de la secretaria.

1 En la primera parte dice quela misin de la secretaria es contribuir al
trabajo de su jefe; yo pienso que debe hacerlo de manera eficiente y
consciente y que esto se podr lograr por los conocimientos que vayamos
adquiriendo mas las prcticas que tengamos que hacer, ya que la misin de
la secretaria es esa.
2 En la segunda parte nos dice que conozcamos nuestro cargo, para
conocerlo bien y mantenernos en l.
Esto se logra al adquirir los conocimientos y capacitacin debida para no ser
improvisados y desarrollarlo con confianza u de seguro con nuestro trabajo
excelente nos reconocern ideales para ese trabajo.
3 No es suficiente ganarse la confianza del jefe, es necesario conservarla.
Cuando entramos por primera vez en un trabajo nos esmeramos con
nuestro esfuerzo, con la mejor demostracin de nuestros valores, que somos
dignos para ese puesto pero una vez ocupado nos olvidamos de todo por lo
que hemos luchado y eso nos lleva a cometer grandes errores.
4 Adems de otras habilidades y conocimientos que hayamos adquirido en
nuestra educacin (Taquigrafa, archivista, tramitadora, etc.), tambin es
importante desarrollar una buena personalidad ya hemos visto cules son
sus cualidades y hemos visto que no solo beneficiar nuestro centro de
trabajo sino a nosotras mismas y nos ayudar a ser un ente positivo en la
empresa.
5 El recordar: Por qu, para qu, cmo, para cuando nos hace recordar
para que estamos en ese trabajo y nos ayuda a concentrarnos pensando en
porque inicialmente he elegido esta profesin, para que la estoy ejerciendo,
como debo ejercerla, para cuando la necesito (esto en cuanto a todas las
tareas que se dan)
6 Reflexionar sobre lo que tenemos que hacer en vez de solo elegir el
apuro y rapidez nos dar tranquilidad mental, nos ayudar aunque parezca
mentira a organizarnos mejor y el resultado un mejor trabajo, sin las
equivocaciones que perderamos ms tiempo corrigiendo por haber elegido
el apuro, en algunos casos resultan graves esos errores.
7 Si no se comprende bien algn encargo o trabajo asignado volver a pedir
indicaciones o sino anotarlo todo y despus tratar de reflexionar de que se
trata. Si no le dices al jefe con sinceridad que no entiendes cometers un
grave error y te ganars una llamada de atencin.
8 Nadie comienza desde arriba y como dice este mandamiento que
debemos tener presente, debemos valorar nuestro puesto, aprendiendo en
l, todo lo que podamos para pasar ms capacitado al siguiente, adems
sea cual sea nuestro puesto dentro de la empresa todos contribuyen al
trabajo, ms an cuando valoran su puesto.

9 Anotar todo, fecharlo todo, no dejemos nada al azar!

No es una exageracin la mente es frgil, y es que vamos a estar llenas de
obligaciones cada da, para eso debemos usar nuestra agenda, nos salvar
de muchos apuros y no debemos olvidar revisarla constantemente, sino no
servira de nada.
Debemos tener en orden todo para que el tiempo sea nuestro amigo.
10 Es muy importante recordar tener buenas relaciones con los
compaeros eso har tu lugar de trabajo mucho ms agradable y si algn
(na) compaero es difcil nase poco a poco, deber ganarse su simpata
con respeto, paciencia, solidaridad y tantos otros valores que puedes poner
en prctica.

7. Cmo debe ser la relacin de la secretaria con sus compaeros

de trabajo?
-FOMENTAR EL ESPIRITU DE EQUIPO:
Esto significa ser parte de la empresa, considerndose en su rea valiosa
para el trabajo de la empresa. Se debe sentir empata hacia los
compaeros, ayudar mucho el participar espontneamente con tus
compaeros colaborando a superar dificultades que se les propicien, se
debe de evitar competitividad de tipo personal , es mejor compartir los
logros y las metas alcanzadas con tus amigos (compaeros) y adems si
quieres ser muy buena y eficiente en tu trabajo puedes serlo pero haciendo
uso de la modestia y no olvidar otras reas ajenas a la suya para colaborar
con ellos cuando pueda.
-PRACTICAR UNA PERFECTA CONVIVENCIA:
Primero, y que no se olvide, se debe evitar y con todas tus fuerzas la
chismografa y la pedantera ya que ocasiona en el centro de trabajo un
ambiente tenso en el que no hay colaboracin porque no se puede trabajar
con armona en tu entorno y el juzgar injustamente a los dems, en lo que
nos vemos perfectos.
El moderarse en el habla y en los actos al tratar con los compaeros que es
lo que llamamos discrecin. Tambin se recomienda el demostrar inters por
los problemas y preocupaciones que atraviesan los dems para ayudarles a
pasar todos estos difciles momentos, esto nos lleva a cultivar virtudes
bonitas y enriquecedoras como la simpata y la paciencia hacia nuestros
compaeros, evitando enfados y gestos despreciativos en momentos que no
pueden ser adecuados.
-DESARROLLE SU PERSONALIDAD:

Estos ejemplos mostrados en lo que es el espritu de equipo y la

convivencia nos ayudan a desarrollar nuestra personalidad que no se refiere
a otra cosa que el desarrollo de valores y reforzamiento en los puntos
dbiles de nuestro carcter. En este caso quiere decir que si no sabemos
resaltar las capacidades de nuestros compaeros debemos empezar
haciendo resaltar sus valores personales.
Nuestras actitudes deben ir a la par con el desarrollo de nuestras aptitudes,
debemos ejercitarlas ponindolas en prctica para no denigrar las
segundas.
Si los ponemos en prctica habr siempre alguien que los valore.

8. Qu entiende y como interpreta usted la identificacin con la

empresa. Cite algunos ejemplos de falta de identificacin de la
secretaria con la empresa.
*La secretaria se identifica con su empresa, con su oficina, jefe, compaeros
de trabajo. Una manera de exteriorizar este sentimiento afectivo es cuando
se expresa de su labor como suya, de su jefe como mi jefe, del escritorio
como su escritorio, de la institucin como su institucin.
Este sentimiento se pone de manifiesto cuando uno se siente comprometido
con los objetivos y misin de su empresa, sintiendo los logros y xitos de su
empresa, con las preocupaciones de sus ejecutivos, en tal caso sintiendo tal
encariamiento con su empresa pondr voluntariamente todos sus
esfuerzos, sacrificios, ganas, animo, habilidades, metas, ilusiones en el
desarrollo de su empresa.
La identidad es querer a una institucin, a una persona, compartir sueos e
ilusiones y apoyar porque estos se logran de manera cooperativa y
sacrificada olvidando cansancios y derrotas.
*Si una secretaria habla mal del lugar de trabajo en que estuvo le falta
identidad por el centro de trabajo que la acogi.
*Debe dar la cara por su empresa y sentirse orgullosa por su jefe y
compaeros y defenderlos ante extraos.
*Una secretaria no participa de las actividades y reuniones de camaradera
de su empresa, no le importa ser parte de ella.
*Cuando no se pone de parte de su empresa en momentos difciles
apoyndolos incondicionalmente. Hay que usar la integridad.

9. La secretaria tiene una serie de obligaciones, enumere y

explique cules son aquellas que tiene frente al despacho de su
jefe.
-OBLIGACIONES DE UNA SECRETARIA FRENTE AL DESPACHO DE SU JEFE:
1 La puntualidad es importante pero lo ms conveniente sera llegar 5 o 10
minutos antes que su jefe a la oficina para ordenar documentos (esto en
prioridad), revisando rpidamente el estado en que se encuentra el
escritorio, esto porque despus de un arduo da de trabajo siempre quedan
pendientes y la secretaria debe verificar que todo est en orden para iniciar
su labor diaria.
2 Separar documentos; los ya firmados de los que faltan firmar, esto
ayudar posiblemente a que su jefe aprenda a disciplinarse y a usted le
facilitar la labor (es recomendable usar dos flderes)
3 Ser eficientes en cuanto a detalles como verificar el estado de los tiles,
se debe afilar lpices, renovar cargas a bolgrafos y lapiceros. Proveerle de
todo lo que en su escritorio resulte necesario y evitar a que se acabe y que
tu jefe te los solicite reiteradamente.
4 As como actualizar agendas, calendarios y sellos fechadores para evitar
contratiempos. Todos estos son exclusivos del uso del jefe.
5 Es tambin tarea de la secretaria revisar la limpieza y pulcritud de la
oficina de su jefe. Obviamente un jefe debe tener un ambiente limpio por
sus relaciones pblicas, personas importantes que llegan a la empresa y por
la idea que se hace una persona segn la imagen de la empresa. Que el
despacho no se muestre desagradable a los ojos de propios y extraos.
6 Revisar el servicio higinico privado de su jefe, e un detalle que no hay
que descuidar. Renovar el jabn, toallas, etc. Todo lo que necesite un
servicio higinico.
7 Por ltimo, la oficina de la secretaria debe ser reflejo de sus buenos
hbitos. Siendo la primera oficina que se visita y la secretaria es la primera
que toma contacto con el pblico.

10. Secretos para administrar si tiempo.

PARA ALCANZAR SUS METAS USTED DEBER ESTABLECER PRIORIDAES A
SUS RESPONSABILIDADES, TERMINAR POR COMPLETO TODAS SUS
ACTIVIDADES, PROGRAMAR SU TRABAJO Y SEGUIRLO AL PIE DE LA LETRA.
-Haga primero las actividades de mayor importancia.

-Divida los planes de trabajo grandes en pasos ms pequeos y fciles de

manejar.
Para un plan de trabajo muy grande es til usar un calendario. Cmo se
hace?
-Use un horario de trabajo y asegrese de usar unidades de tiempo
funcionales (reloj)
-Haga solo una cosa a la vez.
-Termine por completo sus actividades(o deje bien anotados los pendientes
para que no pierda tiempo al regresar)
-HAGALO AHORA! Me doy tiempo como pasa el tiempo.