SELECCIN Y ADQUISICIN DE LIBROS Y OTROS MATERIALES.

CRITERIOS, FUENTES Y MTODOS PARA LA CONSTITUCIN DE LA COLECCIN

MANTENIMIENTO DE LA COLECCIN.
NORMA ISO 11799 PARA ALMACENAMIENTO DE LA COLECCIN BIBLIOGRFICA.

I. INTRODUCCIN
La formacin, desarrollo y mantenimiento de una coleccin son tres pilares bsicos sobre los
que se sustenta toda biblioteca. Pero, qu entendemos por COLECCIN? Para Luisa Orera se
trata del conjunto de materiales bibliotecarios que la biblioteca pone a disposicin de los
usuarios. Yendo algo ms all, en la Sociedad del Conocimiento actual, se concibe como la
suma de todos los fondos, librarios y no librarios, ubicados fsicamente en la biblioteca ms
todos aquellos accesibles por medios informticos y telemticos.

La constitucin de una coleccin conlleva, en primer lugar, la realizacin de dos operaciones

distintas, pero complementarias: SELECCIN y ADQUISICIN. Estas dos tareas bibliotecarias
tradicionales se encuadran dentro de un concepto ms amplio, conocido como gestin de la
coleccin, que abarca todas las actividades necesarias para el buen funcionamiento de una
biblioteca. En concreto, la seleccin y adquisicin constituyen el primer eslabn de la
CADENA DE GESTIN DE LA COLECCIN, que se completa con procesos tan importantes como

el registro y sellado, anlisis documental, ordenacin, conservacin, expurgo y evaluacin.

Para conseguir los mejores resultados posibles, tales procesos han de responder a una labor de
PLANIFICACIN previa, materializada en un programa, bien pensado y temporalizado, que refleje

las polticas de gestin y desarrollo de colecciones ms adecuadas en cada caso. Entre otros
aspectos, dicho programa deber tener en cuenta el tipo de biblioteca del que se trate, sus
objetivos, su infraestructura, las necesidades de sus usuarios reales y potenciales, su
capacidad para establecer planes cooperativos y, sobre todo, el presupuesto disponible.

II. SELECCIN
La SELECCIN es el proceso por el cual se decide qu documentos deben aadirse a la
coleccin de una biblioteca, cometido que, en la actualidad, ha cobrado ms importancia que
nunca, debido a la enorme produccin bibliogrfica existente y al aumento y diversificacin de
las demandas por parte de los usuarios. Estos factores, unidos a las limitaciones econmicas,
de espacio y de personal que presentan las bibliotecas modernas, hacen de ella una de las

tareas ms difciles del bibliotecario, que asume as una gran responsabilidad, pues de su
acierto o fracaso depende, en ltima instancia, el grado de utilidad de la biblioteca.

La necesidad selectiva qued ya plasmada en 1931, cuando el bibliotecario Ranganathan

enunci las 5 leyes de la Biblioteconoma:

1 Los libros son para usarse.

2 A cada lector su libro.
3 A cada libro su lector.
4 Hay que ahorrar tiempo al lector.
5 La biblioteca es un organismo en crecimiento.

CRITERIOS

La realizacin de una seleccin coherente y adecuada presupone un buen conocimiento de la

coleccin ya existente y una evaluacin constante de la misma. Adems, es importante
guiarse por criterios bsicos como:

a) CRITERIOS CUANTITATIVOS, que, generalmente, obedecen a normas y

recomendaciones emanadas de organismos nacionales e internacionales (IFLA,
UNESCO, AENOR, ISO). Sirven para orientar sobre determinados parmetros
relacionados con el tamao de la coleccin, como el nmero de volmenes
deseable por habitante, el mnimo de ejemplares aconsejable segn el tipo de
biblioteca, etc.

En la actualidad, no obstante, se tiende a valorar ms la pertinencia de la coleccin

con respecto a los objetivos marcados en la planificacin bibliotecaria que cualquier
medida cuantitativa.

b) CRITERIOS CUALITATIVOS, que, segn Gardner, son los siguientes:

1. Prestigio del autor o del editor.

2. Actualizacin y revisin de la obra.
3. Relevancia de la obra para los usuarios y exhaustividad en el tratamiento de
los temas.
4. Estructuracin lgica del contenido.
5. Aspectos complementarios, como bibliografas, apndices, glosarios,
ilustraciones, diagramas

6. Caractersticas fsicas, como el tamao, facilidad de uso, encuadernacin,

durabilidad del papel, tipografa
7. Precio.
c) NEUTRALIDAD IDEOLGICA, que implica la eliminacin de toda censura o
discriminacin poltica, religiosa, cultural, etc. en la eleccin de las obras, ya que todo
documento puede incorporarse a la coleccin, siempre y cuando tenga un
determinado valor informativo, formativo o cultural.

Adems de los criterios generales expuestos, existen tambin parmetros especficos para
decidir sobre materiales y soportes documentales con peculiaridades propias:

La seleccin de las publicaciones seriadas, por ejemplo, plantea problemas concretos debido
a los altos costes de las suscripciones, la explosin de ttulos, el espacio que debe reservarse
para ellas cada ao Afortunadamente, gracias a las NTIC, el nmero de revistas disponibles
en formato-e ha aumentado considerablemente y la posibilidad de acceder a ellas por medio del
prstamo interbibliotecario o de licencias compartidas es ya una realidad habitual. Por eso,
a diferencia de lo que sucede con las monografas, en las publicaciones peridicas, el concepto
de propiedad es menos relevante que el de disponibilidad o accesibilidad.

Para la eleccin de materiales no librarios, como recursos audiovisuales o electrnicos, se

estudian aspectos relacionados con su calidad tcnica, su fcil manejo e interfaz, el software
requerido para su lectura, etc.

Por ltimo, en cuanto a los recursos gratuitos de Internet, su crecimiento inconmensurable

durante los ltimos aos ha llevado a la comunidad bibliotecaria a desarrollar estrategias para
comprobar su fiabilidad y estabilidad antes de seleccionar aquellos de mayor inters y calidad.
Por eso, hoy los portales web bibliotecarios incluyen cada vez ms enlaces tiles, normalmente
organizados por temticas.

FUENTES Y MTODOS
Ante la enorme cantidad de documentos disponibles y la imposibilidad material de examinar todos
ellos directamente, el bibliotecario puede facilitar su labor selectiva consultando diversas
fuentes, ya sea en formato papel, en CD-ROM o en Internet, segn la tendencia actual:

Bibliografas nacionales o regionales. Son muy completas y presentan un gran rigor

descriptivo, especialmente las elaboradas por la Biblioteca Nacional o por organismos
dependientes de sta.

Bibliografas comerciales. Son los repertorios documentales de libreros, editores y

distribuidores, de gran utilidad, pues recogen todas las publicaciones que circulan en el
mercado, sus caractersticas y su precio. En la actualidad, casi todas las editoriales
ofrecen sus catlogos en lnea, al igual que muchas libreras. En nuestro pas, puede
accederse a ellos de manera centralizada a travs de los sitios web de la Gua de
Editores de Espaa y de la Federacin de Gremios de Editores de Espaa (FGEE).

Repertorios de libros u otros documentos en venta. Recogen el conjunto de la

produccin editorial de un pas, aunque son menos rigurosos en las descripciones que
las bibliografas nacionales. Algunos de los ejemplos ms significativos son:

Para libros:
Libros espaoles en venta. ISBN.
Libros en venta en Hispanoamrica y Espaa.
International Books in Print.

Para publicaciones seriadas:

Ulrichs International Periodicals Directory.
The Serials Directory.

Para materiales especiales:

CD-ROMs in Print.
The Video Source Book.

Libros a examen. Son ejemplares ofrecidos gratuitamente por las editoriales, como
muestra, para poder hojear y decidir as sobre la pertinencia o no de solicitarlos.

Otras fuentes, como las bibliografas crticas, los catlogos de otras bibliotecas, las
reseas aparecidas en prensa y los recursos web sobre biblioteconoma.

Listas de
distribucin, blogs

Desideratas, en la medida en que las polticas de desarrollo de fondos y otros factores

lo permitan. Son muy positivas, ya que transmiten de forma directa las preferencias de
los usuarios.

Antes de pasar a hablar de la adquisicin, resulta imprescindible dedicar un apartado especial

a la SELECCIN NEGATIVA O EXPURGO, ya que tambin influye decisivamente en la formacin
de la coleccin.

SELECCIN NEGATIVA O EXPURGO

Se trata de una tarea tcnica basada en la idea de vigencia y eficacia, altamente necesaria por
ser la biblioteca un organismo vivo, que persigue la renovacin y actualizacin constante de
sus fondos, pero que no puede crecer indefinidamente. Por eso, es preciso relegar aquel
material que, por obsoleto, carente de uso o mala conservacin, deba ser retirado del fondo de
consulta habitual.
Para llevar a cabo el expurgo, es necesario realizar un anlisis previo y valorar criterios
especficos, como la previsin de uso del material, el periodo transcurrido desde su ltimo
prstamo, la redundancia, el nmero de duplicados existentes, la posible inadecuacin del
contenido a las exigencias de los usuarios, el estado fsico, etc.

El destino de los documentos expurgados no tiene por qu ser necesariamente la destruccin o

desaparicin de los mismos. El material descartado puede transferirse a un depsito cerrado,
a un depsito cooperativo, a otras bibliotecas o, simplemente, digitalizarse.

La cantidad de documentos expurgados determinar, pues, en gran medida, la posibilidad de

adquirir otros nuevos.

III. ADQUISICIN
Una vez seleccionados y expurgados los documentos pertinentes, se procede a la adquisicin,
que, segn la norma UNE 50-133-94, es la operacin que permite aumentar y poner al da los
fondos de una biblioteca en funcin de sus objetivos. Para llevar a cabo esta labor, se siguen
diferentes procedimientos, bsicamente los siguientes:

MTODOS DE ADQUISICIN

1. COMPRA. Es la forma de adquisicin por excelencia de las bibliotecas y requiere un

gran conocimiento de las editoriales, distribuidores y libreros del panorama nacional y
extranjero. Las ferias internacionales, como LIBER, celebrada anualmente en nuestro
sedes. pas, brindan una excelente oportunidad para ello. Adems, la posibilidad de
trabajar con los profesionales del libro a travs de Internet ha facilitado y agilizado
mucho los procesos de adquisicin.
2. DONATIVOS, LEGADOS Y DEPSITOS, mediante los que se adquieren fondos de
manera gratuita. A pesar de su gratuidad, slo deben aceptarse si enriquecen
verdaderamente la coleccin y se adecuan a las necesidades de los usuarios. De lo
contrario, pueden ocasionar ms trastornos que beneficios. Aunque los tres trminos
suelen englobarse bajo el nombre genrico de donaciones, presentan diferentes
matices. As, mientras que los donativos suelen ser cesiones de personas en vida, los
legados son fundamentalmente cesiones procedentes de testamentos. Los depsitos,
por su parte, conllevan la entrega de material a las bibliotecas, para su uso y custodia,
pero sin renunciar a la propiedad sobre el mismo.

3. CANJE. Se basa en el intercambio de documentos entre bibliotecas. Normalmente

se realiza con duplicados y publicaciones propias u oficiales, por lo que es un buen
mtodo para conseguir ejemplares agotados y literatura gris. En principio, no pueden
canjearse los libros raros o preciosos ni las obras donadas, legadas o dejadas en
depsito a una biblioteca concreta.

4. DEPSITO LEGAL: Es un sistema de ingreso de fondos nicamente aplicable a

bibliotecas nacionales, regionales (centrales) y BPE, encargadas de conservar las
Def. LUNN, en
RECOMENDACIONES

obras producidas en nuestro pas. El D.L. puede definirse como la exigencia

PARA LA

impuesta por ley de depositar, en una o varias agencias especificadas, ejemplares de

LEGISLACIN DEL
DEPOSITO LEGAL

(Direccin General las

publicaciones de todo tipo, reproducidas en cualquier soporte, por cualquier del Libro y
responsabilidad de de

Bibliotecas. Centro procedimiento, para distribucin pblica, alquiler o venta. La

Coordinacin
Bibliotecaria, 1988).
solicitar el D.L. recae sobre el impresor o el editor.

ORDEN de 30 de En Espaa, se rige actualmente por la Orden Ministerial, de 30 de octubre, de 1971 octubre
de 1971, (modificada en 1973). por la que se
aprueba el * La disposicin final 3 de la Orden de 10 de junio de 1986, por la que se desarrolla la Reglamento del
Instituto Bibliogrfico
estructura bsica de la Biblioteca Nacional, deroga expresamente "La Orden de 30 de
Hispnico, cuyo octubre de 1971, por la que se aprob el Reglamento del Instituto Bibliogrfico Hispnico y captulo

II regula
Depsito

la de 20 de febrero de 1973 que modific la anterior, salvo las normas de las mismas el
que regulan el depsito legal, que continuarn vigentes con las modificaciones que

Legal.

resulten de la estructura orgnica que se establece por la presente Orden"

Llegados a este punto, es momento de aludir a las adquisiciones que se producen dentro de
los planes cooperativos y centralizados de las bibliotecas, una tendencia al alza en la
actualidad:
ADQUISICIN COOPERATIVA O COMPARTIDA

Se trata de un procedimiento de adquisicin conjunta de documentos en el que intervienen

varias bibliotecas, de forma coordinada. Suele establecerse entre centros bibliotecarios que
comparten zona geogrfica o determinados campos de especializacin e inters, para evitar
comprar repetidamente obras costosas de consulta ocasional. Este sistema se ha
desarrollado y fomentado mucho durante los ltimos aos, debido principalmente a la caresta
de las publicaciones y a los avances tecnolgicos, que han permitido la posesin de fondos
comunes en un espacio virtual.

El Plan Farmington (EE.UU.) y el Plan Scandia (pases escandinavos) fueron proyectos

pioneros y reales de adquisicin cooperativa.

En Espaa, al igual que en otros pases, se han creado numerosas redes, asociaciones y
consorcios, especialmente en el mbito de las bibliotecas universitarias, que, adems colaborar
en el proceso de adquisicin de materiales, actan colectivamente en muchos otros aspectos
(catalogacin, prstamo interbibliotecario...). Ejemplos: REBIUN, DOCUMAT, MADROO

ADQUISICIN AUTOMATIZADA

La automatizacin de las adquisiciones es uno de los procesos que, debido a su complejidad, ha

sido incorporado ms tardamente a los Sistemas Integrados de Gestin Bibliotecaria (SIGB).
En la actualidad, no obstante, los SIGB ms utilizados (UNICORN, ABSYS) incluyen ya
mdulos de seleccin y adquisicin, con importante informacin bibliogrfica, contable, sobre
proveedores, pedidos, facturacin, etc., lo cual permite extraer estadsticas, llevar el control
presupuestario, realizar peticiones en firme, reclamaciones Este hecho ha contribuido
gratamente a la mejora del proceso adquisitorio, dotndolo de mayor rapidez.

Dada su importancia, la automatizacin plena de las fases de adquisicin ha sido uno de los
objetivos perseguidos durante aos por el proyecto EDILIBE II (Electronic Interchange for
Libraries & Booksellers in Europe), financiado por la Unin Europea para el intercambio
electrnico de datos entre bibliotecas y distribuidores de libros.

IV. ALMACENAMIENTO Y MANTENIMIENTO DE LA COLECCIN: ISO 11799

Una vez confeccionada la coleccin, es preciso atender a una serie de pautas para su correcto
almacenamiento y mantenimiento1, como las previstas en la norma ISO 11799.

V. CONCLUSIN
En definitiva, las tareas de seleccin, adquisicin y mantenimiento de fondos se encuadran
dentro de un contexto organizativo global, que requiere una buena coordinacin gestora, una
evaluacin constante de todos los procesos, trabajo en equipo y, en la medida de lo posible,
mayor cooperacin con otras bibliotecas.

Para concluir, hay que recordar que ninguna coleccin puede considerarse totalmente
completa, ni puede aspirar a serlo, aunque el objetivo de reunir la coleccin ms rica posible, en
funcin de las caractersticas propias de cada biblioteca, debe ser siempre el perseguible.
Como dijo Sneca, no es preciso tener muchos libros, sino tenerlos buenos.

ISO 11799:2003 specifies the characteristics of general-purpose repositories used for the long-term storage of archive
and library materials. It covers the sitting and construction of the building and the installation and equipment to be used.
It applies to all archive and library materials held in general-purpose repositories, where mixed media may be stored
together. It does not preclude the establishment of separate areas or compartments within individual repositories where
the environment can be controlled to create conditions suiting the needs of specific archive materials. It does not cover
special requirements for the long-term storage of not or not fully paper-based documents such as parchment or vellum,
photographic documents or machine-readable documents. It also does not cover repository management procedures .

Tema 1.6

PUNTOS TRATADOS EN EL TEMA

PROCESO TCNICO: SELECCIN Y ADQUISICIN DE LIBROS Y OTROS MATERIALES.

CRITERIOS, FUENTES Y MTODOS PARA LA CONSTITUCIN Y EL MANTENIMIENTO DE
LA COLECCIN. NORMA ISO 11799 PARA ALMACENAMIENTO DE LA COLECCIN
BIBLIOGRFICA.

I. INTRODUCCIN

II. SELECCIN
CRITERIOS

FUENTES Y MTODOS

SELECCIN NEGATIVA O EXPURGO

III. ADQUISICIN

MTODOS DE ADQUISICIN

ADQUISICIN COOPERATIVA O COMPARTIDA

ADQUISICIN AUTOMATIZADA

IV. NORMA ISO 11799

V. CONCLUSIN

PROCESO TCNICO: SELECCIN Y ADQUISICIN DE LIBROS Y OTROS MATERIALES. CRITERIOS, FUENTES

Y MTODOS PARA LA CONSTITUCIN Y EL MANTENIMIENTO DE LA COLECCIN. NORMA ISO 11799 PARA
ALMACENAMIENTO DE LA COLECCIN BIBLIOGRFICA.
I. INTRODUCCIN

Formacin, desarrollo y mantenimiento de una coleccin / Definicin de coleccin.

SELECCIN y ADQUISICIN primer eslabn de la CADENA DE GESTIN DE LA COLECCIN.
Planificacin previa / Aspectos que debe tener en cuenta.

II. SELECCIN

Definicin e importancia actual / Responsabilidad del bibliotecario.

Necesidad selectiva plasmada desde 1931 Ranganathan: 5 leyes de la Biblioteconoma.

CRITERIOS

Seleccin coherente y adecuada

a)
b)
c)

buen conocimiento coleccin + evaluacin y criterios bsicos:

CRITERIOS CUANTATIVOS, que obedecen a recomendaciones de organismos internacionales.

CRITERIOS CUALITATIVOS (Gadner).
NEUTRALIDAD IDEOLGICA

Adems, criterios especficos para los materiales y soportes documentales con peculiaridades concretas: seleccin
publicaciones seriadas, materiales no librarios y recursos gratuitos de Internet.

FUENTES Y MTODOS

Imposibilidad de examinar directamente todos los documentos disponibles

consulta de FUENTES:

Bibliografas nacionales o regionales completas y de gran rigor descriptivo.

Bibliografas comerciales
catlogos de libreros, editores y distribuidores.
Repertorios de libros y otros documentos en venta
conjunto de la produccin editorial de un pas.
Libros a examen
ejemplares de muestra para hojear.
Bibliografas crticas, catlogos de otras bibliotecas, reseas aparecidas en prensa y recursos web.
Desideratas
transmisin directa de las preferencias de los usuarios.
SELECCIN NEGATIVA O EXPURGO

Bibliotecas = organismos vivos / Aclaracin del concepto.

Anlisis previo y valoracin de ciertos criterios (previsin de uso, periodo transcurrido desde el ltimo prstamo,
n de duplicados, adecuacin contenido usuarios, estado fsico, etc.).
Destino de los documentos expurgados.
Cantidad de productos expurgados posibilidad de adquirir otros.

III. ADQUISICIN

Definicin segn la norma UNE 50-133-94 / Introduccin a los procedimientos

MTODOS DE ADQUISICIN
1.
2.
3.
4.

COMPRA
DONATIVOS, LEGADOS Y DEPSITOS
CANJE
DEPSITO LEGAL

ADQUISICIN COOPERATIVA O COMPARTIDA

Definicin / Intervienen bibliotecas que compartan zona o campos de especializacin e inters / Desarrollo reciente.
Ejemplos reales: Plan Farmington (EE.UU.) y plan Scandia (pases escandinavos). Ejemplos ESPAA.

ADQUISICIN AUTOMATIZADA

Debido a su complejidad se incorpor ms tarde a los SIGB.

Proyecto EDILIBE II (Electronic Interchange for Libraries & Booksellers in Europe).

IV. NORMA ISO 11799

V. CONCLUSIN

Adquisicin y seleccin en un contexto organizativo global de la gestin de bibliotecas.

No existe la coleccin perfecta, aunque s la ms adecuada a las necesidades concretas btecas. Cita SNECA.