Concepto de archivo o fichero.

Un Fichero es un conjunto de informacin almacenado en los

perifricos de memoria masiva de datos y que es tratado como una
unidad por el sistema operativo. Cada fichero tiene un nombre que
indica su direccin (unidad, directorio, subdirectorio, nombre y
extensin) y una serie de datos asociados (nombre, tamao, fecha y
hora de creacin y actualizacin, tipo de proteccin de seguridad
(lectura, sistema, oculto, modificado) y un indicador de borrado.
Los archivos en esencia se componen de caracteres (bytes) y
dependiendo del tipo de archivo que sea y del programa que lo lea
adquirir un significado diferente (texto, bases de datos, sonido,
imagen, ejecutables, etc.)

Concepto de base de datos.

Una base de datos es un conjunto de datos debidamente organizados
y relacionados con un tema.
Las bases datos pueden estar compuestas por una o ms tablas o
archivos que guardan relacin entre si. As por ejemplo en la base
de datos de una biblioteca habr una tabla que contendr
informacin relativa a los libros, y otra por ejemplo que har
referencia a los prstamos, etc.
Las tablas se dividen en registros que corresponderan a las filas
de una tabla, y campos que seran las columnas. El conjunto de los
distintos campos forman un registro y el conjunto de los distintos
registros forman un fichero.
Aunque las tablas se crean como elementos independientes, pueden
crearse relaciones entre distintas tablas para recuperar datos de
todas ellas mediante una consulta, formulario o informe.
En Access hay una serie de herramientas u objetos que facilitan
enormemente el tratamiento de la informacin:
Las Consultas se utilizan para localizar y recuperar los datos
especficos
que
cumplen
unas
determinadas
condiciones
especificadas por el usuario.
Los Formularios permiten visualizar, introducir y modificar datos
mediante unas pantallas diseadas por el usuario, con o sin ayuda
del asistente.
Los Informes se utilizan para presentar la informacin de forma
estructurada bien por pantalla o por impresora.

Tipos de registros y archivos.

Debemos distinguir dos conceptos cuando hablamos de registro:
- Registro lgico.
- Registro fsico.
Registro lgico. Es una pequea unidad de informacin que almacena
informacin de un mismo elemento (persona, objeto, etc.). Los
registros pueden a su vez dividirse en uno o ms campos.
Normalmente cada campo almacena un dato (calle, estatura, edad,
DNI, etc.). Un registro lgico debe tener definido el orden, la
longitud (nmero de caracteres) y el tipo (numrico, alfabtico o
alfanumrico) de cada campo.
Los registros lgicos pueden ser de longitud fija, cuando el
nmero de caracteres de cada campo es fijo, o variable en caso
contrario.
Registro fsico. Es la unidad de informacin que se transfiere
desde un soporte de almacenamiento a otro mediante una sola
operacin de entrada o salida. Por ejemplo desde la memoria
principal a disco o viceversa. El tamao del registro fsico
depende de cada dispositivo y no tiene por qu guardar relacin
alguna con los registros lgicos. Es decir, su longitud puede ser
mayor, igual o menor que la de un registro lgico.
A los archivos con informacin de entrada en un proceso, se les
llama archivos de entrada; a los que contienen los resultados,
archivos de salida; y a los creados por el sistema mientras dura
el proceso, archivos temporales. Tambin existen archivos backup o
copias de seguridad que se deben obtener peridicamente de
aquellos archivos con informacin importante (algunos programas
los crean automticamente).

Operaciones sobre los archivos y registros.

Son varias las operaciones que se pueden realizar sobre un archivo
con el fin de crearlos o modificarlos:
Crear un archivo. Donde se definen los registros y los campos.
Aadir registros. Ej: cuando compramos un nuevo libro para nuestra
biblioteca, le abrimos una nueva ficha.
Borrar registros. Eliminamos el registro.
Modificar registros. Modificamos los datos de uno o varios campos.
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Clasificar. Los registros se ordenan siguiendo algn

Esta ordenacin puede hacerse tomando uno o ms campos.

criterio.

Borrar un archivo. Cuando la informacin contenida en el archivo

deja de ser vlida por cualquier razn.
Fusin. Cuando se unen dos o ms archivos para formar uno solo.
Divisin. Cuando se obtiene dos o ms archivos distintos a partir
de uno.
Consulta. Consiste en acceder a uno o varios registros para
conocer su contenido o ciertas caractersticas relativas a todos
los registros.

Bases de datos relacionales.

Microsoft Access es un sistema de administracin de bases de datos
relacionales.
Como sabemos, las bases de datos pueden estar formadas por una o
ms tablas. Hay ocasiones en las cuales para no repetir los datos
innecesariamente, lo que conllevara un aumento del espacio
utilizado y una ralentizacin del funcionamiento de la base, se
establecen lo que se llama Relaciones entre las tablas. Estas
tablas deben cumplir los siguientes requisitos:
Que tengan un campo comn.
Dicho campo debe
relacionadas.

ser

del

mismo

tipo

en

todas

las

tablas

Aunque no es imprescindible, conviene que tengan el mismo

nombre, tamao y formato. De esa forma evitaremos muchos
problemas.
Para crear dichas relaciones, las tablas deben estar previamente
creadas.

Crear una base de datos.

A la hora

de disear una base datos debemos tener en cuenta:

Informacin que deseamos obtener de nuestra base de datos. Una

base de datos contiene todos los datos que se refieren a un
determinado tema. Por ejemplo la relacin de todos los alumnos
de este colegio.

Que tablas van a componer nuestra base de datos y que queremos

almacenar en cada tabla, como van a ser los distintos tipos de
datos y que informacin deseamos obtener con ese conjunto de
datos.

Como se van a relacionar las distintas tablas. Una base de datos

relacional permite ahorrar mucho espacio, ya que los datos que
sean iguales no es preciso guardarlos varias veces. Al estar los
elementos que forman la base de datos relacionados, se pueden
establecer conexiones entre varios ficheros o tablas con campos
comunes, y al mismo tiempo se crea una transferencia de
informacin de unos a otros, lo que hace que los datos estn
siempre actualizados.

Adems debemos tener en cuenta algunos requisitos:

Que los datos puedan servir para otras aplicaciones.

Que los datos se repitan lo menos posible.

Que podamos realizar consultas de diferentes formas.

Que tenga un fcil mantenimiento.

Que los datos puedan protegerse.

Creacin de una tabla.

Una base da datos requiere disponer de al menos una tabla para
poder trabajar, puesto que es donde se guardan los datos. Las
tablas se componen de registros (filas), los cuales a su vez estn
integrados por campos. Los campos de una tablas (columnas) pueden
ser de diferentes tipos en funcin del contenido que van a atener.
Los campos que tenemos que definir deben tener un nombre nico que
los diferencie del resto, y a ser posible debemos procurar que los
nombres sean descriptivos del contenido, sobre todo pensando que
dentro de una misma base de datos podemos tener varias tablas.
Adems del nombre los campos deben de ser de un tipo en funcin
del contenido (texto, nmeros, fecha, etc.) y de un tamao.
Tambin es importante que a la hora de guardar la tabla , sta
tenga un nombre significativo que la diferencie del resto de las
tablas de nuestra base de datos.

Campos: nombre y tipos.

Lo importante a la hora de definir un campo es tener claro que
deseamos almacenar y como podemos trabajar con ese campo.
Los aspectos a tener en cuenta en la definicin de un campo son:
1 Nombre del campo. Debe cumplir las siguientes condiciones:

La longitud mxima es de 64 caracteres.

No puede empezar con espacio en blanco.

No puede contener los siguientes caracteres:

admiracin (), corchetes ([]), acentos (`).

Dentro de la misma tabla no puede haber dos campos con el

mismo nombre.

punto(.),

2 Tipos de campo. Dependiendo del tipo de datos que vayan a

almacenar, los campos pueden ser:

Texto. Admite texto o combinacin de texto y nmeros (hasta

255 caracteres), siempre que no requieran clculos.

Numrico. Datos numricos que se deban utilizar para campos

matemticos (pueden ser de 1, 2, 4, 8 16 bytes).

Fecha. Para la inclusin de fecha y hora (valores desde el

ao 100 al 9999).

S/No. Campo que solamente puede

posibles: S/No, Verdadero/Falso.

Autonumrico.
Secuencia
de
nmeros
que
se
incrementa
automticamente de uno en uno cada vez que aadimos un
registro. Este tipo de campos no se puede actualizar.

Moneda. Evita el redondeo que es lo que los diferencia de los

numricos. Pueden tener entre uno y cuatro decimales.

Memo. Admite texto y nmeros de gran longitud (admite hasta

65.535 caracteres).

Objeto OLE. Para la inclusin de objetos, como

sonidos o documentos (admite hasta 1 gigabyte).

Hipervnculo. Almacena hipervnculos. La forma ms sencilla

de insertar una direccin de hipervnculo es elegir la opcin
Insertar
->
Hipervnculo.
Puede
contener
hasta
2048
caracteres.

contener

dos

valores

imgenes,

Los campos de tipo Memo, Hipervnculo y Objeto OLE no pueden ser

ni formar parte de ndices.

Clave principal.
La clave principal debe ser el campo que identifique de manera
inequvoca cada uno de los registros que forman la base de datos,
por lo tanto, el contenido del campo debe ser nico.
La clave principal puede ser definida por nosotros cuando estemos
concretando los campos que van a formar un registro, en el proceso
de creacin de la tabla. Pero tambin puede ocurrir que no
deseemos una clave principal para nuestra tabla.
La existencia de una clave principal facilita fundamentalmente dos
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aspectos en el trabajo con una base de datos:

1. Acelera el proceso de bsqueda de los datos, al tener la
certeza de no existir otro igual.
2. Facilita el establecimiento de relaciones entre tablas
diferentes.

ndices.
Un ndice es un fichero que ayuda a Microsoft Access a buscar y
ordenar registros de forma ms rpida. Microsoft Access utiliza
los ndices de una tabla como se utiliza un ndice de un libro:
para encontrar datos, busca la posicin de los datos en el ndice.
Puede crear ndices basados en un campo nico o en varios campos.
Los ndices basados en varios campos permiten distinguir entre
registros en los que el primer campo puede tener el mismo valor.
Al ordenar una tabla por un ndice de campos mltiples, Microsoft
Access ordena primero por el primer campo definido para el ndice.
Si existen registros que duplican los valores del primer campo,
Microsoft Access ordenar a continuacin por el segundo campo
definido para el ndice, y as sucesivamente.
Es posible incluir hasta 10 campos en un ndice de varios campos.
La clave principal de una tabla se indiza automticamente.