ESCUELA DE INGENIERA AUTOMOTRIZ

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

UNIDAD I

INTRODUCCION A LA
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

FUNDAMENTOS
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Qu es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo complejo, no rutinario, limitado
por el tiempo, el presupuesto, los recursos y las
especificaciones de desempeo y que se disea para
cumplir las necesidades del cliente. Situacin actual

INICIO

PROYECTO

Resultados

Tiempo

Es la suma de esfuerzos que

en forma temporal se utilizan
para generar un PRODUCTO
O SERVICIO en particular o
UNICO

Requerimientos
Objetivos

FIN

FUNDAMENTOS
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Como la mayora de los esfuerzos de una organizacin, la

principal meta de un proyecto es satisfacer la necesidad del
cliente.
Ms all de esta similitud fundamental, las caractersticas de un
proyecto ayudan a diferenciarlo de otras tareas de la
organizacin.

Caractersticas de un proyecto
1. Un objetivo establecido.
2. Un ciclo de vida definido, con un principio y un fin.
3. Por lo general implica que varios departamentos y
profesionales se involucren.
4. Es comn hacer algo que nunca se ha realizado.
5. Tiene requerimientos especficos de tiempo, costo
y desempeo.

EL OBJETIVO DE UN PROYECTO
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Un proyecto debe tener un OBJETIVO definido, en el que debe quedar
establecido el resultado o producto que se espera a su trmino Por lo
general, el objetivo de un proyecto se define a partir de:

Alcance ( de qu se trata ).
Programa de actividades ( tiempos ).
Costos.
Por ejemplo: el objetivo de un proyecto podra ser :

Ampliar la mezcla de productos que la empresa ofrece al cliente por

medio de la introduccin de un nuevo producto en el mercado de la zona
3.
En un plazo mximo de 10 meses.
Y sin rebasar un presupuesto de $ 10 000.00 dlares.
Con determinadas especificaciones de calidad.
Que aseguren la plena satisfaccin del cliente.

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Otra manera de ilustrar la naturaleza nica del

trabajo en un proyecto es en trminos de su ciclo de
vida.

Algunos gerentes de proyecto encuentran til

emplearlo como la piedra angular para administrar
proyectos
El ciclo de vida reconoce que los proyectos tienen un
alcance limitado de vida y que hay cambios
predecibles en el nivel de esfuerzo y de enfoque a lo
largo de la vida del proyecto.

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Definicin

Entrega

Planeacin

Ejecucin

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

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LOS ATRIBUTOS DE UN PROYECTO

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1. OBJETIVO:

Todo proyecto debe tener un objetivo definido con el cliente en

trminos de: alcance, tiempo, costo y calidad.

2. ACTIVIDADES
INTERDEPENDIENTES:

Un proyecto se lleva a cabo mediante una serie de actividades

interdependientes, que han de cumplirse en secuencia
predeterminada ( programa), a fin de alcanzar el objetivo.

3.RECURSOS:

En un proyecto se utilizan diversos recursos humanos,

materiales, tcnicos y financieros, cuyo costo tiene que ser
presupuestado.

4. MARCO TEMPORAL
ESPECIFICO:

Un proyecto tiene un marco temporal especfico o vida til

finita. Un tiempo de elaboracin y una fecha en que debe
concluirse.

5. ESFUERZO UNICO O
DE UNA SOLA VEZ:

Un proyecto puede ser un esfuerzo nico porque nunca antes

se ha intentado o porque las circunstancias en que debe
realizarse, no vuelven a repetirse de la misma forma.

6. TIENE UN CLIENTE:

El cliente es aquel que aporta los fondos necesarios para su

realizacin y por lo tanto, es quien debe recibir sus beneficios.

7. SUPONE ALGO DE
INCERTIDUMBRE:

En la planeacin del proyecto se debe considerar la

incertidumbre de los elementos y prever eficientemente las
contingencias.

EL PLAN PARA LA ADMINISTRACION DE

UN PROYECTO
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
1.

Definir con claridad

el
objetivo
del
proyecto

2.

Dividir o subdividir
el
alcance
del
proyecto
en
paquetes de trabajo:

3.

Cada paquete de
trabajo deber ser
desmenuzado
a
detalle
para
describir todas las
actividades
que
incluye.

4.

Graficar
actividades.

las

Conocer a fondo la necesidad del cliente.

Explorar alternativas de solucin en base a la solicitud del mismo
( solicitud de propuesta SDP).
Definir el objetivo del proyecto en trminos de alcance, tiempo,
costo y calidad
Definir una estructura de divisin del trabajo (EDT), paquetes de
tareas a realizar.
La estructura de divisin del trabajo describe la organizacin y
personas que sern responsables de cada paquete.
Definir actividades a realizar.
Definir tiempos para cada actividad.
Establecer claramente actividades antecedentes, secuencias,
interrelaciones y posibles simultaneidades.
Verificar que el orden secuencial de operaciones que asegure el
menor tiempo y costo posibles, sin demrito de la calidad.
Elegir el tipo de diagrama ms adecuado para el proyecto.
Elaborar el diagrama general del proyecto.

EL PLAN PARA LA ADMINISTRACION DE

UN PROYECTO
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
5.

Estimar costos y
elaborar presupuesto

Estimar el costo para cada actividad ( explosin de recursos), y

para cada paquete.
Elaborar el presupuesto total del proyecto

6.

Aprobacin
proyecto.

Presentacin del proyecto incluyendo, objetivo, especificaciones

de calidad, tiempo y presupuesto.
Aprobacin y ajustes en su caso

del

7.

Comunicar
proyecto:

8.

Poner en ejecucin el
proyecto

Lanzar el proyecto.
Ejecutar el proyecto

Supervisar el avance
del proyecto

Determinar la metodologa y frecuencia de control de avance.

Comparar lo real contra lo planeado ( accin, calidad, costo).
Determinar y poner en prctica acciones correctivas que hagan
necesarias, dentro del presupuesto

9.

el

Determinar personas y organizaciones que deben estar

enteradas del proyecto.
Determinar los medios de comunicacin ms adecuados y
tiempos ms convenientes para comunicar el proyecto a cada
pblico objetivo.

10. Trmino del proyecto

Presentar el proyecto concluido.

Evaluar proyecto contra lo realizado y analizar experiencias.
Documentar las experiencias y las mejores prcticas

LOS FACTORES DECISIVOS PARA

EL EXITO DE UN PROYECTO
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Que tenga un objetivo bien definido en trminos de

alcance, programa y costo, acordado con el cliente.
Desarrollar el proyecto completo antes de iniciarlo.
La Planeacin y comunicacin del proyecto son
fundamentales. Previenen la ocurrencia de problemas.
Involucrar al cliente como parte del resultado exitoso,
mediante su participacin activa en el proyecto.
La clave del control eficaz del proyecto es comparar el
avance real del proyecto contra el que se plane y
program, implantando de inmediato las medidas
correctivas.
A la conclusin de un proyecto, debe ser evaluado su
desarrollo y resultados, a fin de aprender qu podra
mejorarse en proyectos similares

EJERCICIO PARA FIJACION DEL

CONOCIMIENTO
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

1. Defina el trmino Proyecto:

2. Explique cmo tiene que definirse el objetivo de un
proyecto:
3. Indique qu importancia tiene la comunicacin
para el xito de un proyecto:
4. Qu etapas se dan en el Ciclo de Vida de un
proyecto:
5. Describa sintticamente los principales atributos
de un proyecto
6. Indique como debe llevarse a cabo el control de
un proyecto:
7. Mencione al menos cinco factores fundamentales
para el xito de un proyecto

DEFINICIN
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Se definen las especificaciones del

proyecto;
se
establecen
sus
objetivos; se integran equipos; se
asignan
las
principales
responsabilidades.

PLANEACIN
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Aumenta

el

nivel

de

esfuerzo

se

desarrollan planes para determinar qu

implicar

el

proyecto,

cundo

se

programar, a quin beneficiar, qu nivel

de calidad debe mantenerse y cul ser el
presupuesto.

EJECUCIN
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Una gran parte del trabajo del proyecto se realiza tanto

en el aspecto fsico como en el mental. Se elabora el
producto fsico (un puente, un informe, un programa
de software).Se utilizan las mediciones de tiempo,
costo y especificacin como medios de control del
proyecto.
El proyecto est dentro de lo programado, Dentro de
lo presupuestado y cumple con las especificaciones?
Cules son los pronsticos para cada una de estas
medidas? Qu revisiones/cambios se necesitan?

ENTREGA
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Comprende dos actividades: entregar el

producto del proyecto al cliente y volver a
desplegar los recursos del proyecto.
Lo primero puede comprender la capacitacin
del Cliente y la transferencia de documentos.
Lo segundo implica, por lo general, la
liberacin del equipo/materiales del proyecto
hacia otros proyectos y encontrar nuevas
asignaciones para los integrantes del equipo.

CASO PARA ESTUDIO

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Al finalizar un ao, el Consejo de Direccin de una organizacin no lucrativa
local que recolecta o compra alimentos y los distribuye a personas
necesitadas, en su ltima reunin de resultados, dieron a conocer que la
demanda de alimentos y la cocina de beneficencia haban estado
aumentando, por lo que era urgente pensar en cmo obtener ms fondos.
Una Consejera, expres que era necesario tener a la brevedad posible un
proyecto para obtener fondos.
Otro Consejero mencion la imposibilidad de obtener ms fondos oficiales o
gubernamentales, pues haban agotado presupuestos e incluso estaban en
una reduccin de gastos.
No se hizo esperar la pregunta de otro Consejero, preguntando acerca de
cul era la cantidad necesaria para pasar el siguiente ao satisfactoriamente.
La respuesta fue que se calculaba la cantidad en alrededor de 8 mil dlares y
que se necesitara empezar a utilizar parte de esa cantidad en unos dos
meses.

CASO PARA ESTUDIO

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Otro Consejero mencion que no se debera olvidar que se requeran
muchas otras cosas adems de dinero, como ms voluntarios, ms espacio
para operar y almacenar, as como otras instalaciones adicionales.
La Presidenta del Consejo coment que todo ello podra ser parte del
proyecto.
Sin embargo, una vez ms otro Consejero mencion que a lo mejor no se
necesitaba un proyecto, sino encontrar la manera de operar con menos
fondos y ahorrar en algunos gastos no necesarios.
La Presidenta le contest que era muy buena su idea, que le peda que
trabajara en ella, mientras otros trabajaban en ideas para conseguir fondos.
La junta termin dentro de un ambiente de incertidumbre pues las opiniones
se dividieron y no estaba claro lo que deba hacerse en el futuro

CASO PARA ESTUDIO

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Preguntas a resolver acerca del caso:

Qu necesidades se han identificado ?
Debe hacerse un proyecto ?
Cules supone usted que deberan ser en
trminos generales los alcances del proyecto,
tiempo y costo ?