Unidad 3.

Crear tablas de datos (I)

Aqu veremos cmo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base de datos
en los temas siguientes y luego trabajar con stos utilizando las ventajas que nos
proporciona Access 2010.

3.1. Crear una tabla de datos

Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear. En el grupo Tablas
podremos seleccionar estas opciones:

El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos
en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos
que tiene la columna.
Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde
el que podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con
acceso al mismo sitio.
Desde el grupo Plantillas tambin podemos acceder a Elementos de aplicacin, que
permite crear una tabla de entre las plantillas disponibles. Slo tendrs que rellenarla con
sus datos.
Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo
consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta
tendr y otras consideraciones.
Otra forma rpida de llegar a la Vista Diseo es haciendo clic en el botn de la barra de
estado inferior. Tambin en caso de estar editando una tabla, encontraremos el botn Ver >
Vista Diseo, en la pestaa Campos de las Herramientas de tabla.

Aparecer la Vista Diseo de la tabla:

En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un nombre a

la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).
A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla,
se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla definiremos
la primera columna de la tabla y as sucesivamente.

En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) para definir
las propiedades del campo, es decir, caractersticas adicionales de la columna que estamos
definiendo.
Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo
que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera
fila de la rejilla en la columna Tipo de datos y en el recuadro inferior derecho Access nos
indica que el tipo de datos determina la clase de valores que admitir el campo.
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr la tabla:

En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la

tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si
queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la
derecha y elegir otro tipo.
En Office 2010 se ha incluido un nuevo tipo de datos que no se encontraba en versiones
anteriores: Calculado.
A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qu tipo son los datos que
se van a almacenar en ese campo.
Los diferentes tipos de datos de Access 2010 son:
Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y
caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud
mxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres,
direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, como nmeros de telfono o
cdigos postales.
Memo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o explicaciones.
Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto
con formato o documentos largos adjuntar el archivo.
En Access 2010 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero slo se tendrn en
cuenta para ello los 255 primeros caracteres.

Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo
nmero la propiedad tamao del campo nos permite concretar ms. En resumen los tipos
Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar nmeros sin decimales; los tipos Simple,
Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de rplica se utiliza para claves
autonumricas en bases rplicas.
Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999.
Moneda: para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos en
los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es
de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del
mismo.
Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los
clculos. Un campo Moneda tiene una precisin de hasta 15 dgitos a la izquierda de la
coma decimal y 4 dgitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en
disco.
Autonumeracin: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero
aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla.
Los campos Autonumeracin no se pueden actualizar.
S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No,
Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un
documento de Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios.
Si trabajas con bases de datos creadas con otras versiones de Access, los archivos
insertados como objeto OLE seguirn funcionando perfectamente. Pero si lo que ests
haciendo es crear una nueva base de datos, es interesante que no utilices este tipo de datos,
porque a partir de la versin 2007 empez a considerarse obsoleto y a utilizar, en su lugar,
el tipo Datos adjuntos que veremos ms adelante.
Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y
utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener hasta
tres partes:
Texto: el texto que aparece en el campo o control.
Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina.
Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina.
Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas.

Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imgenes, hoja de clculo, grficos y otros
tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como
adjunta archivos a los mensajes de correo electrnico. Los campos de datos adjuntos
ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de
almacenamiento de manera ms eficaz porque no crean una imagen de mapa de bits del
archivo original.
Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una operacin
aritmtica o lgica que se realiza utilizando otros campos. Por ejemplo podra ser un campo
Total que calcula su valor multiplicando Precio * Cantidad en una lnea de pedido.
Existe otra posibilidad que es la Asistente para bsquedas... que crea un campo que
permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o
un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el Asistente para bsquedas y al
salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basndose en los valores
seleccionados en l.
Columna de bsqueda basada en una tabla

Si la columna de bsqueda est basada en valores extraidos de una tabla o consulta, en la

primera ventana del asistente para bsquedas deberemos seleccionar la primera opcin

Despus de pulsar el botn Siguiente aparece la siguiente ventana:

Donde seleccionamos la tabla o consulta desde la que queremos obtener los datos.
En el recuadro Ver, si seleccionamos Tablas, slo aparecen las tablas definidas en la base de
datos, si seleccionamos Consultas slo aparecen las consultas y si seleccionamos Ambas
aparecen tanto las tablas como las consultas.
Despus de pulsar el botn Siguiente aparece la pantalla donde seleccionaremos las
columnas que aparecern en la lista.

En esta ventana tenemos en la lista de la izquierda las columnas de la tabla o consulta

elegida y en la lista de la derecha iremos colocando las columnas que queremos aparezcan
en la lista de bsqueda.
Para seleccionar una columna hacer clic sobre ella para que est resaltada y despus pulsar
el botn

para pasar la columa resaltada a la lista de la derecha.

El botn

permite pasar todas las columnas de la izquierda a la derecha de golpe.

El botn

permite quitar una columna de la lista de la derecha.

El botn

permite quitar todas las columnas de la derecha.

Cuando hayamos incluido las columnas pulsar el botn Siguiente >.

Pulsando en Siguiente podremos elegir si los campos de la lista se ordenaran escendente o
descendentemente.

Aparecer una ventana donde podremos ajustar el ancho de las columnas antes de llegar a
la ltima pantalla.
Luego llegaremos a la ltima pantalla del asistente donde nos pide el nombre de la columna
como ya vimos en la pgina anterior.
La pestaa Bsqueda - lista basada en una tabla

Con el asistente hemos definido el campo con una lista de bsqueda basada en una tabla,
esto se ve reflejado en las propiedades del campo en la pestaa Bsqueda de la siguiente
manera:

Las propiedades que aparecen son las mismas que en el caso de una lista de valores (ver
pgina anterior) lo nico que ha cambiado es el tipo de origen de la fila, ahora es
Tabla/Consulta, y el Origen de la fila, el asistente ha generado la instruccin SQL necesaria
para obtener de la tabla origen las columnas que formarn parte de la lista de valores.
Nota: En este ejemplo hemos creado una lista compuesta por dos columnas de las cuales la
primera ser la que contiene el valor a almacenar en el campo, como as indicamos en la
propiedad Columna dependiente.

Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior
de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar ms
caractersticas del campo, caractersticas que veremos con detalle en la unidad temtica
siguiente.
A continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.
Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente sirve para introducir un
comentario, normalmente una descripcin del campo de forma que la persona que tenga
que introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecer en la
barra de estado de la hoja de datos.
Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos (columnas) de la tabla.
3.2. La clave principal

Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.

La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de
identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de
equivocacin el registro al cual identifica. No podemos definir ms de una clave principal,
pero podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal.
En la pestaa Diseo de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el botn Clave principal del
grupo Herramientas.

A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es
la clave principal de la tabla.
Si quieres que el sistema se encargue automticamente de generar los valores del campo
que es clave principal, puedes definirlo con el tipo de datos Autonumeracin.
Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar
los campos pulsando simultaneamente la tecla CTRL y el campo a seleccionar y una vez
seleccionados todos los campos hacer clic en el born anterior

Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la clave

principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la
tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.
Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el
sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:

3.3. Guardar una tabla

Para guardar una tabla, podemos:
Ir a la pestaa Archivo y elegir la opcin Guardar.
O bien hacer clic sobre el botn Guardar

de la barra de Acceso Rpido.

Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de

dilogo:

Escribir el nombre de la tabla.

Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro
de dilogo avisndonos de ello, y preguntndonos si queremos que Access cree una, si le
decimos que S nos aade un campo de tipo autonumeracin y lo define como clave
principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave
principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.

3.4. Cerrar una tabla

Podemos cerrar una tabla de varias formas:
Hacer clic derecho sobre la pestaa con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el
men emergente.

Hacer clic con el botn central del ratn sobre la pestaa con el nombre de la tabla. En
algunos ratones el botn central es la propia ruedecita que nos ayuda a desplazarnos hacia
arriba y hacia abajo.
O bien hacer clic sobre el botn Cerrar
nivel que la pestaa.

que se encuentra en la parte derecha al mismo