UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

PROCESO DE GESTION JURIDICA

PROCEDIMIENTO PARA VINCULACION POR CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS

CDIGO: PD-GTH-05
VERSIN: 06
PAGINA: 1 de 5
FECHA: 20/01/2015
VIGENCIA: 2015

1. Objeto: Definir las actividades necesarias para seleccionar y vincular personal competente, capacitado y potencialmente calificado para la ejecucin
de actividades especficas en relacin a los convenios y proyectos de investigacin de acuerdo a la demanda de trabajo y las necesidades de vinculacin
de la Universidad.
2. Alcance: Desde la identificacin de la necesidad de personal hasta la liquidacin del contrato de prestacin de servicios.
3. Referencias normativas:
Ley 57 de 1887, Cdigo Civil.
Ley 30 del 1992, Por la cual se organiza el servicio pblico de la Educacin Superior.
Ley 80 de 1993, Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica.
Ley 1437 de 2011, Cdigo de Procedimiento Administrativo y Contencioso Administrativo.
Ley 1474 de 2011 Anticorrupcin
Decreto Ley 019 de 2012 Ley Antitrmites.
Acuerdo Superior No. 007 de 2011, Estatuto General de Contratacin.
Resolucin Rectoral No. 2661 de 2011 Por medio de la cual se adopta el Manual de Procesos y Contratacin de la Universidad de los Llanos.
Resolucin rectoral N. 2961 de 2013, Por la cual se delega la competencia para celebrar contratos, la ordenacin del gasto al Vicerrector de
Recursos Universitarios
4. Definiciones:
Contrato de Prestacin de Servicios: Convenio o acuerdo de voluntades, creador de obligaciones, celebrado entre una persona natural (el Contratista)
y una persona natural o jurdica (el Contratante), cuando los objetivos no puedan realizarse con personal de planta, por no corresponder al desarrollo de
las actividades del giro ordinario de la Entidad, o se requiera de conocimientos especializados; para que el contratista realice determinadas actividades,
vnculo que no genera relacin laboral ni prestaciones sociales y que se celebra por el trmino estrictamente necesario sin causar subordinacin.
SIIF: Sistema Integrado de informacin Financiera
Ingreso de requisitos: Trmite de recepcin de documentos, revisin de antecedentes y afiliaciones, plizas de cumplimiento requeridas para la
constitucin y perfeccionamiento del Contrato de Prestacin de Servicios y posterior remuneracin.
Soportes contables: Toda aquella informacin y su medio de soporte que me permite cumplir con los requisitos exigidos en el Estatuto Tributario para
la respectiva revisin, aprobacin y registro en el SIIF.
5. Condiciones Generales:
Segn se determine la cuanta del contrato de prestacin de servicios; si es inferior al 10% de la menor cuanta, se utilizar el formato FO-GBS-08, y
si es superior al 10% de la menor cuanta, se utilizar el formato FO-GBS-02, para las actividades correspondientes a la solicitud de disponibilidad
presupuestal.
ELABORO: Ghina Ximena Martnez / Diego Huelgos
CARGO: Profesional de Apoyo / Profesional de Apoyo
FIRMA

REVISO: Medardo Medina

CARGO: Asesor Oficina Jurdica
FIRMA

APROB: Claudio Javier Criollo Ramrez

CARGO: Representante de la alta direccin
FIRMA

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PROCEDIMIENTO PARA VINCULACION POR CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS

CDIGO: PD-GTH-05
VERSIN: 06
PAGINA: 2 de 5
FECHA: 20/01/2015
VIGENCIA: 2015

La vinculacin de contratistas por prestacin de servicios se realizar siguiendo de manera estricta las actividades contempladas en el formato
FO-GBS-47 respetando los principios de transparencia, eficacia y celeridad contemplados en la constitucin y las leyes.
Es necesario que para la formalizacin del contrato, el contratista entregue a la oficina de talento humano los documentos relacionados en el formato
FO-JUR-19, en estricto orden.
Todos los documentos anteriormente relacionados se deben presentar en una carpeta legajadora libre de cidos tamao oficio.
Para llevar a cabo la contratacin mediante contrato de prestacin de servicios es necesario que la oficina de talento humano emita una certificacin
en la que conste que no existe personal de planta o que no existe personal con disponibilidad de tiempo para realizar las actividades especficas
contempladas en el contrato de prestacin de servicios.
La vinculacin se realizar mediante contrato de prestacin de servicios suscrito con el rector o su delegado, el cual quedar perfeccionado a la
expedicin de la pliza de cumplimiento y el registro presupuestal, cuya solicitud ser realizada por la oficina de Talento Humano. Por ningn motivo
se darn instrucciones para iniciar la prestacin de servicios personales sin el previo cumplimiento de los requisitos legales. El incumplimiento de lo
anterior acarrear la responsabilidad personal del respectivo funcionario.
La induccin general se entiende como la transmisin de conocimientos de carcter global sobre la Universidad de los Llanos y la ambientacin
inicial al entorno organizacional que comprende la recepcin del nuevo contratista en el rea a desarrollar la actividad, el proceso de socializacin y
presentacin de su supervisor y compaeros, as como toda la informacin sobre las actividades estipuladas del contrato que se suscribe.
El supervisor designado tendr a cargo la vigilancia del cumplimiento del objeto contractual, para lo cual realizar el respectivo seguimiento
acompaada de los informes de ejecucin y una vez terminado remitir el acta de liquidacin para sus firmas y ser parte integral del expediente,
dando cumplimiento a los requisitos exigidos por la Ley.
Para el pago de las mensualidades establecidas en el Contrato de Prestacin de Servicios, se hace necesario informar al Contratista los documentos
que debe anexar para cada uno de los pagos a los cuales tiene derecho de conformidad con el formato FO-GTH-53.
Se debe enviar por medio magntico y se entender notificado una vez el supervisor del contratista tengan los siguientes documentos: copia del
registro presupuestal, certificado de disponibilidad presupuestal, acta de aprobacin de pliza, resolucin de nombramiento de supervisor, carta de
notificacin y copia del contrato, para la respectiva entrega del acta de inicio.
Todas las dependencias que intervienen en el proceso, podrn acceder al mdulo administrativo para la consulta de la informacin de cada contrato
de prestacin de servicios.

Es poltica de la Universidad:

Familiarizar a travs del proceso, al contratista con las responsabilidades de su contrato.

Facilitar el proceso de identificacin y reconocimiento de aspectos bsicos de la cultura institucional y el aporte clave de su funcin al desarrollo del
Sistema Integrado de Gestin SIG.
Establecer el manejo de seguridad para las respectivas consultas y verificaciones en el sistema de Informacin Financiera de la Universidad (SIIF),
para cada una de las dependencias que intervienen en el proceso

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6. Contenido:
No.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

PRODUCTO

Realizar el estudio de oportunidad y conveniencia

del personal necesario de acuerdo a los convenios,
proyectos
de
investigacin
y
actividades
desempeadas en el rea que tiene la necesidad.

Coordinador, Director de
Proyecto o Convenio,
Jefe de rea

FO-GBS-47
Estudio de oportunidad y
conveniencia contratos de
prestacin de servicios menor
cuanta

Autorizar la contratacin del personal requerido

para el desarrollo de las actividades

Rector

Recepcionar los documentos definidos en lista de

chequeo

Expedir la certificacin de que no existe personal

para el desarrollo de las funciones

FO-JUR-19
Lista de chequeo para ingreso
de contratistas
Certificacin de no existencia
de personal
FO-GBS-08
Formato de solicitud de
disponibilidad presupuestal
inferior al 10% de la menor
cuanta

Realizar solicitud de Disponibilidad presupuestal

Verificar las referencias y soportes de las hojas de

vida de los contratistas

Perfeccionamiento de contratos (Elaborar las

minutas de los contratos, resolucin de supervisin
y solicitud de Registro presupuestal)

Auxiliar Administrativo
oficina de Jurdica

CDP

FO-JUR-05
Formato contrato de
prestacin de servicios Menor cuanta
FO-GBS-03
Formato solicitud de registro
presupuestal
Resolucin designacin de
supervisor.

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PROCEDIMIENTO PARA VINCULACION POR CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS

Revisar y firmar los contratos

Expedir y firmar el registro presupuestal

10

Citar al contratista para la formalizacin del contrato

11

Ingresar la informacin del Contrato de Prestacin

de Servicios al SIIF

12

Notificacin de supervisin y requerimiento de acta

de Inicio

13

Suscribir Acta de Inicio.

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VoBo. Asesor Oficina

Jurdica
Firma: Rector
delegado y contratista
PGI de la Divisin
Financiera

Registro presupuestal

Auxiliar Administrativo
oficina de Jurdica
Memorando al supervisor del
contrato

Supervisor y Contratista

FO-GBS-42
Formato Acta de
inicio de contrato

7. Flujograma:
N/A
8. Documentos de Referencia:

FO-JUR-05 Formato minuta de contrato de prestacin de servicios - Menor cuanta

FO-JUR-19 Lista de chequeo para ingreso de contratistas por prestacin de servicios

FO-GBS-03 Formato solicitud de registro presupuestal

FO-GBS-08 Formato de solicitud de disponibilidad presupuestal inferior al 10% de la menor cuanta

FO-GBS-42 Formato acta de inicio de contrato

FO-GBS-47 Estudio de oportunidad y conveniencia contratos de prestacin de servicios menor cuanta

Certificado de disponibilidad presupuestal

Resolucin designacin de supervisor

Memorando al supervisor del contrato

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VIGENCIA: 2015

9. Historial de Cambios:
Fecha

Cambio

Nueva versin

20/11/2011

Documento nuevo

01

30/03/2012

Los procedimientos PD-GTH-03 y PD-GTH-05 pasan a ser ejecutados por el proceso de gestin jurdica y
son consolidados en el: procedimiento para vinculacin de contratista por contrato de prestacin de
servicios, bajo el cdigo PD-JUR-02, igualmente, los formatos FO-GHT-03, FO-GTH-05 y FO-GTH-09 pasan
a ser FO-JUR-09, FO-JUR-10 y FO-JUR-11 respectivamente y se crea el formato FO-JUR-13 FORMATO
DE CERTIFICACION DE CUMPLIMIENTO CONTRATO DE PRESTACIN DE SERVICIOS.

02

01/06/2012

Se realizo la reingeniera al procedimiento para que los documentos requeridos en cada uno de los pagos se
ajuste a la ley anti trmites y se agilice el pago de las OPS; se redisearon todos los formatos relacionados
en este procedimiento. Las responsabilidades pasan a centralizarse a la oficina jurdica ya que se
encontraban en la divisin de servicios administrativos

03

24/08/2012

El procedimiento PD-JUR-02 pasa a ser ejecutado por el proceso de Gestin de Talento Humano, bajo el
cdigo PD-GTH-05, de igual manera los formatos FO-JUR-10, FO-JUR-09, FO-JUR-11 y FO-JUR-13 pasan
a ser FO-GTH-51, FO-GTH-52, FO-GTH-53 y FO-GTH-55 respectivamente. Adems se crea el formato FOGTH-54 Formato de Solicitud de Obligacin.

04

09/09/2013

El procedimiento PD-GTH-05 pasa a ser ejecutado por el proceso de Gestin de Jurdica, bajo el cdigo PDJUR-02, de igual manera los formatos FO-GTH-51, FO-GTH-52, FO-GTH-53 y FO-GTH-55 pasan a ser FOGBS-47, FO-JUR-19, FO-JUR-20 y FO-JUR-21 respectivamente. Se modifican las actividades de acuerdo a
la Resolucin Rectoral No. 2961 de 2013, y se actualizan las condiciones generales y las referencias
normativas. Se actualizan los nombres y cargos de quien revis del procedimiento.

05

18/01/2015

Se actualizan los formatos FO-GBS-42, FO-GBS-45, y FO-GBS-47. Adems se eliminan las actividades
correspondientes a la solicitud y aprobacin de pliza de cumplimiento, y al pago, y se elimina el formato FOJUR-18.

06

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