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Programa de la asignatura:
Servicios de viaje
Clave:
Lic. 11142314
TSU. 12142314
Servicios de viaje
Unidad 3. Aspectos financieros de la operacin de las agencias de viaje
ndice
Unidad 3. Aspectos financieros de la operacin de las agencias de viajes
Presentacin de la unidad .................................................................................... 3
Propsitos ............................................................................................................ 3
Competencia especfica ....................................................................................... 3
3.1. Elaboracin de presupuestos y cotizaciones ................................................ 4
3.1.1. Elaboracin del presupuesto operacional, de ingresos y egresos .............. 4
Actividad 1. Beneficios en la elaboracin de presupuesto .................................... 7
3.1.2. Elementos que incluye una cotizacin ........................................................ 7
3.1.3. Elaboracin de cotizaciones ....................................................................... 9
3.2. Impuestos, aduanas, monedas y formas de pagos ..................................... 10
3.2.1. Tipos de impuestos por servicios y destinos ............................................ 11
3.2.2. Elementos fundamentales de las reglamentaciones de aduanas ............. 13
3.2.3. Tipos de cambio ....................................................................................... 13
3.2.4. Formas de pago (efectivo, tarjeta de crdito, cheques de viajeros) .......... 14
Actividad 2. Cotizaciones ................................................................................... 16
3.3. Indicadores bsicos para el control de la gestin ........................................ 16
3.3.1. Punto de equilibrio ................................................................................... 20
3.3.2. Porcentaje promedio de comisin ............................................................ 24
3.3.3. Costo de ventas ....................................................................................... 23
Actividad 3. Gestin operativa de una agencia de viajes .................................... 26
Autoevaluacin .................................................................................................. 27
Evidencia de aprendizaje. Propuesta de mejora en la gestin .......................... 27
Autorreflexin ..................................................................................................... 27
Cierre de la unidad ............................................................................................. 28
Para saber ms.................................................................................................. 28
Fuentes de consulta ........................................................................................... 29
Servicios de viaje
Unidad 3. Aspectos financieros de la operacin de las agencias de viaje
Presentacin de la unidad
En la presente unidad, estudiars cmo elaborar presupuestos y cotizaciones en
una agencia de viajes para emplearlo en el control de la gestin, mediante el
estudio de las diferentes tarifas e impuestos aplicables a cada servicio y destino,
conociendo la informacin necesaria en cuanto a las regulaciones de aduanas, los
tipos de monedas y las formas de pagos de las agencias de viajes, para llevar a
cabo la correcta operacin en la agencia de viajes.
En esta tercera unidad, es importante que pongas mucha atencin en los
aspectos financieros para la agencia en cuanto a control, pues de ello derivar en
una eficiente administracin del negocio para lograr los objetivos deseados y la
permanencia en el tiempo de este tipo de empresas.
Propsito
Al trmino de esta unidad logrars:
Competencia especfica
Analizar la elaboracin de los presupuestos y
cotizaciones en una agencia de viajes, para aplicarlos en
el control de la gestin, mediante el estudio de las
diferentes tarifas e impuestos aplicables a cada servicio
y destino, las regulaciones de aduanas, los tipos de
monedas y las formas de pagos de las agencias de
viajes.
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Unidad 3. Aspectos financieros de la operacin de las agencias de viaje
Por lo que la elaboracin del presupuesto operacional, debe incluir todos los ingresos
que la agencia considere que puede obtener, por concepto de las comisiones, previo
conocimiento de stos en su negociacin con los prestadores de servicios y por otro
lado sus gastos.
Ciencias Sociales y Administrativas
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Para esto se requiere la elaboracin de un presupuesto de ingresos y un presupuesto
de egresos.
El presupuesto de ingresos tiene como objetivo determinar el volumen de ventas
que la agencia debe alcanzar para cubrir sus costos de operacin y obtener los
beneficios deseados.
Como menciona Acerenza (2010, pp. 102-103), para calcular el presupuesto de
ingreso de la agencia, y considerando que stos provienen de las comisiones que
ofrecen los prestadores de servicios, lo primero que se har es prever el volumen de
venta bruta que se espera, para luego aplicar a la cifra que resulte, el porcentaje
promedio de comisin, esto permitir determinar los ingresos reales que se estiman
en un periodo determinado.
El volumen de venta bruta es muy susceptible a los cambios que se producen en los
negocios tursticos, pues no son estables y cuando hay variaciones en los diferentes
sectores de la economa, generalmente el turismo se ve afectado por estas
situaciones. Es por esto que la agencia debe ser muy cuidadosa en su estimacin, y en
el volumen de ventas.
Clculo del porcentaje promedio de comisin. El porcentaje promedio de
comisin, se obtiene dividiendo el monto total de las comisiones percibidas en el
ejercicio anterior (o esperado), entre el volumen de las ventas brutas del mismo
ejercicio.
Si las ventas brutas son de 800,000 dlares y las comisiones que se obtuvieron o se
esperan obtener son de 75, 000 dlares, entonces el porcentaje promedio de
comisin es de: 9 %.
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Presupuesto de egresos. De la misma forma que el presupuesto de ingresos es una
estimacin de los ingresos que la agencia puede obtener por concepto de
comisiones, el presupuesto de egresos debe ser igual una estimacin, pero de todos
los gastos en que la agencia incurre, derivados de su operacin para lograr los
objetivos esperados, aqu la estimacin es un poco ms sencilla porque est basada
en la realidad que tiene la agencia en cuanto a sus gastos, pero s se debe estimar
que pueden haber cambios o incrementos en estos egresos de un periodo a otro.
Acerenza (2010, p. 105) considera que en este sentido de se tiene que:
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Unidad 3. Aspectos financieros de la operacin de las agencias de viaje
Muchos de los servicios que ofrecen las agencias de
viajes, requieren de un anticipo para garantizar el
espacio, esto generalmente se exige en las
reservaciones areas, y hay que ser muy claros con
los clientes a la hora de cobrarles el anticipo, porque
generalmente el anticipo no tiene devolucin, todo
depende del prestador de servicio con el que la
agencia tenga la negociacin.
Anticipos
Precio final. La agencia tiene que considerar la comisin que recibir por parte
del prestador de servicios, para esto hay dos maneras de manejar las
comisiones, depender de cmo estn estipuladas las tarifas con el prestador de
servicios y pueden ser:
Es muy importante conocer que las comisiones se calculan sobre la tarifa base, esto
quiere decir, que sobre la tarifa que no tiene impuestos. Por lo que a la hora de
calcular el precio final de lo que pagara el cliente, hay que considerar los impuestos
por el tipo de servicio adems del IVA y cualquier otro impuesto segn las
regulaciones fiscales de cada destino.
En el caso de Mxico, el IVA que se aplica en la frontera es menor al que se aplica en
el resto del pas, es decir, en las fronteras el IVA es de 11 % y en los dems estados
de la Repblica es del 16 %.
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3.1.3. Elaboracin de cotizaciones
La elaboracin de cotizaciones de los servicios que ofrece una agencia de viajes,
recae sobre la persona o el rea encargada de las ventas, basndose en los
diferentes puntos que se presentaron en el subtema anterior.
A la hora de elaborar una cotizacin, una de las reglas de oro para que no exista
algn tipo de confusin, es tomar todos las tarifas que se van a incluir en la cotizacin
y convertirlas al mismo tipo de moneda, es decir, que todo quede bajo una misma
unidad. Todo se debe cotizar por persona y especificar todo lo que incluye ese precio,
para evitar confusin en la tarifa final.
A continuacin se desarrolla un ejemplo de una cotizacin.
Se le ha pedido a la agencia cotizar un viaje a Chiapas, para 20 personas, en hoteles
de cuatro o cinco estrellas, del 23 al 30 de junio de 2012. Los clientes no han dado
ms informacin, pero la agencia le ofrece hoteles con los que tiene contrato y en los
cuales la tarifa negociada es de 80.00 dlares diarios, por persona en habitacin
doble, en Plan CP comisionable al 12 %. El tipo de cambio del da es de 13.09 pesos
mexicanos por dlar y el precio del boleto de avin en viaje redondo y con impuestos
incluidos es de $ 3,150.00 por persona. La agencia cobrar $250.00 por concepto de
emisin de boletos areos.
Se necesita conocer cul ser el volumen de utilidad para la agencia en esta
operacin y cuanto tiene que pagar cada cliente.
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Servicios complementarios
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3.2.1. Tipos de impuestos por servicios y destinos
De acuerdo al Programa Internacional de Capacitacin
en Viajes y Turismo (2006: 177), Muchos pases
aplican diversos tipos de impuestos a los viajeros.
Estos impuestos se cobran en las cuentas del hotel, el
alquiler de automviles, los derechos portuarios en el
caso de cruceros y otros servicios. Un impuesto de
salida es, a menudo, cobrado cuando el pasajero sale
del pas. Varios impuestos de transporte y derecho de
uso de aeropuerto pueden ser cobrados por el agente
de viajes al momento de vender el billete [boleto].
Impuesto por servicios y
destinos
En efecto, los impuestos en cada destino ya estn regulados de acuerdo a las leyes
aplicables en esa materia de cada lugar, pero es responsabilidad de la agencia
dominar la informacin al respecto, para poderlo explicar a los clientes con total
claridad y as evitar cualquier malentendido.
Por ejemplo, en el caso del impuesto sobre hospedaje en Mxico, se cobra de
manera diferente, segn el estado de la Repblica en el que se ofrece el servicio.
Cada estado aplica una tasa diferente y sta vara segn el estado entre 2, 2.5 y 3 %.
Se recomienda consultar el sitio de la Secretaria de Hacienda y Crdito Pblico
(SHCP) sobre los impuestos estatales: http://losimpuestos.com.mx/pago-impuestosestatales/
Otro impuesto que es muy importante conocer especialmente cuanto se aplica y
cuando se paga, es el impuesto de salida de cada pas. En Mxico se conoce como
Tasa de Uso del Aeropuerto (TUA) y tiene una variacin derivada de los movimientos
en el tipo de cambio, por consiguiente, se cotiza en dlares de Estados Unidos de
Amrica del Norte y es diferente para vuelos nacionales que internacionales y se
paga cuando se compra el boleto a la agencia o a la lnea area.
Impuesto de salida
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Existen algunos pases que lo cobran directamente al cliente a la salida del
aeropuerto y en la moneda del pas, por lo que es responsabilidad de la agencia
conocer esta informacin, para que los clientes estn preparados con la cantidad
necesaria a la salida del pas.
Tambin el impuesto al valor agregado (IVA) se aplica
a los servicios tursticos y en el caso de Mxico
existen dos tasas diferentes, el 11 % para los destinos
fronterizos y el 16 % para el resto del pas.
Cobros al cliente
De acuerdo con la Ley del Impuesto al Valor Agregado publicada en el Diario Oficial
de la Federacin ltima Reforma DOF 07-12-2009, Para efectos de esta Ley, se
considera como regin fronteriza, adems de la franja fronteriza de 20 kilmetros
paralela a las lneas divisorias internacionales del norte y sur del pas, todo el
territorio de los estados de Baja California, Baja California Sur y Quintana Roo, los
municipios de Caborca y de Cananea, Sonora, as como la regin parcial del Estado
de Sonora comprendida en los siguientes lmites: al norte, la lnea divisoria
internacional desde el cauce del Ro Colorado hasta el punto situado en esa lnea a
10 kilmetros al oeste del Municipio Plutarco Elas Calles; de ese punto, una lnea
recta hasta llegar a la costa, a un punto situado a 10 kilmetros, al este de Puerto
Peasco; de ah, siguiendo el cauce de ese ro, hacia el norte hasta encontrar la lnea
divisoria internacional.
Las agencias de viajes deben tratar de mantenerse muy actualizadas con respecto a
los impuestos, pues stos aumentan con regularidad.
Existe un manual de la IATA, conocido como Travel
Information Manual (TIM) o manual de informacin
de viajes en espaol, que proporciona toda la
informacin relacionada con los impuestos de los
aeropuertos. Para adquirir este manual, la agencia
debe hacerlo va Internet y solicitarlo, llenando un
formato que as lo exige.
Para mayor informacin consulta:
http://www.iata.org/ps/publications/Pages/tim.aspx
IATA
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3.2.2. Elementos fundamentales de las reglamentaciones de
aduanas
Las reglamentaciones de aduanas tambin son propias de cada pas, sin embargo se
puede encontrar en el Manual de informacin de viaje, esto en cuanto a la cantidad
de artculos que se pueden importar y exportar de cada pas. Cuando se sobrepasan
los lmites establecidos, tanto para la entrada como para la salida de artculos, las
aduanas cobran tambin un impuesto, y las tarifas que se aplican tambin son
libertad del propio pas.
Los controles de aduanas se establecen en los puertos, aeropuertos y lneas
fronterizas entre pases, con el objetivo de proteger a los pases en cuanto a:
Enfermedades contagiosas.
Contrabando (armas, drogas, material
peligroso.
Entrada de animales, residuos txicos.
Reglamentacin de aduanas
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servicios, estn expresadas en dlares y por tal motivo deben trabajar con el tipo de
cambio del da.
Se recomienda utilizar el tipo de cambio oficial emitido por el Banco de Mxico, por
ser el banco central del Estado Mexicano.
Como agentes de viajes es muy vlido que todos los pases manejan monedas
diferentes y poder dar esta informacin a los clientes o recomendarles dnde es
posible encontrarla con mayor facilidad.
A continuacin se dan varios ejemplos de las monedas de algunos pases que
pueden ser algunos de los destinos a los que se venden viajes y necesitas saber cul
es la moneda de circulacin:
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perderse el dinero por cualquier razn ajena al cliente o a la agencia, no hay forma de
recuperarlo.
Tarjetas de Crdito: stas constituyen un instrumento financiero muy eficiente para
las operaciones en la agencia y para que el cliente la lleve consigo, es elemental que
la agencia tenga muy claro si la tarjeta que maneja el cliente es aceptada en el
destino al que va y si es as, qu costo le genera su uso fuera de su lugar de origen.
Incluso pueden hacer uso de los cajeros automticos si necesitan efectivo para
alguna de sus transacciones.
Cheque de Viajero: Los cheques de viajeros son tambin un instrumento financiero
que las agencias usan para ofrecerle a los clientes la opcin de usar los cheques que
son ms seguros en vez de utilizar efectivo o tarjetas. Si la agencia no diera este
servicio, se pueden adquirir en los bancos o en casas de cambio. El problema que
pueden tener los cheques de viajeros es que tienen ms posibilidades de que no los
acepten en algunos establecimientos y ser una gran limitacin para el cliente,
adems de que su uso exige identificacin y firma tanto para comprar, como cuando
se va a pagar.
Transferencias bancarias: Actualmente resultan muy rpidas y seguras.
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Actividad 2. Cotizaciones
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Las agencias de viajes no estn ajenas a la influencia de los rpidos cambios que se
presentan en el mercado de viajes a nivel local y a nivel internacional, en su funcin
de intermediacin de servicios tursticos entre los proveedores y el cliente final, el
control de la gestin es una herramienta que ayuda a alcanzar los niveles de
rentabilidad deseada.
Entre los aspectos que impactan en las caractersticas del negocio de las agencias de
viajes y que menciona Vega (2006, p. 110), se citan los siguientes:
Ausencia de barreras de entrada
Para operar una agencia de viajes no es necesario realizar una fuerte inversin
inicial, ni tener un conocimiento muy profundo del negocio y no existen muchas
restricciones legales para su apertura. En Mxico, combinando datos de la SECTUR
y de la agencia especializa Euromonitor, en el ao 2010 existan 5,294 agencias de
viajes, con una facturacin promedio de 4.2 millones de pesos cada una, que en
trminos de comisiones representan por agencia alrededor de $550,000 pesos, lo que
nos ayuda a tener una dimensin del negocio (Euromonitor, 2011).
Tendencia a la concentracin
En trminos del negocio, la combinacin de bajas barreras de entrada y el tipo de
servicios que ofrecen estas empresas, que se consideran productos muy
estandarizados o commodities (productos muy estandarizados), generan una intensa
competencia que presiona a la baja los precios, provocando una contraccin de los
mrgenes y la rentabilidad del negocio. Esta situacin hace que los esfuerzos de las
empresas tengan un nfasis en el volumen, y esto genera que una concentracin
cada vez mayor en los grupos ms grandes. Para que se tenga una idea, segn el
estudio de Euromonitor, Travel Retail-Mxico 2010, las principales nueve compaas
de este sector concentran casi el 30 % del volumen de negocios en el pas.
No obstante, es un sector muy fragmentado como lo demuestran las cifras que se
muestran a continuacin y que aparecen en el Compendio Estadstico del Turismo en
Mxico 2010, publicado por SECTUR.
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Estacionalidad
Cualquier anlisis de gestin en las agencias de viajes debe tomar en cuenta que la
industria turstica es cclica, con la distribucin de los momentos de mayor demanda
en las vacaciones de Semana Santa, verano e invierno, apoyada tambin por los
llamados puentes largos.
Esto provoca que en los momentos de menor demanda, el control de costos y de los
flujos de efectivo, sea de vital importancia para controlar las posibles prdidas o bajos
resultados que se pueden obtener.
A continuacin se presenta una grfica de las llegadas de turistas internacionales en
el perodo 2009-2011, donde se puede apreciar el efecto de la estacionalidad que
mencionamos, y el impacto que tuvo para Mxico el episodio de la influenza en el
mes de mayo de 2009, donde se alcanzaron los niveles ms bajos de llegada de
turistas en, por los menos, los ltimos 10 a 15 aos.
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Mrgenes por la venta de boletos de avin
De acuerdo con la Cmara de Compensacin de transacciones del pasaje areo,
Billing and Settlement Process de la IATA, el volumen de ventas de pasajes areos
vendidos a travs de las agencias de viajes a nivel mundial, alcanz en el ao 2010
los 221 mil millones de dlares (BSP, 2011).
La venta de boletos de avin fue hasta hace unos aos (antes de septiembre 112001) la principal fuente de ingresos por comisiones para las agencias de viajes, sin
embargo las lneas areas han ido reduciendo el porcentaje de comisin que pagan a
las agencias de viajes por este servicio. En la actualidad esta cifra est entre el 1% y
2% (as lo aplican las lneas areas como poltica), situacin que ha obligado a las
agencias a buscar nuevos modelos de cuotas o fees para compensar esta prdida de
ingresos.
Este mecanismo de fees (es decir, cuota adicional) se aplica principalmente por la
emisin de los boletos: lo paga el pasajero y representa entre $25.00 y $30.00 USD
por cada boleto emitido.
La amenaza de internet.
El hecho de una mayor penetracin en los mercados del comercio electrnico, la
tendencia del consumidor a personalizar su paquete de vacaciones o de viajes, y de
las empresas a buscar saltar a los intermediarios como las agencia de viajes,
representan una amenaza para la estas empresas, por lo que se ven obligadas a
adaptar nuevos modelos de negocios y esquemas de distribucin para poder
aprovechar estas tendencias del mercado individual y corporativo.
Aunque Mxico ha ido abrindose paso el comercio electrnico con tasas de
crecimiento de dos dgitos anualmente, las cifras de ventas a travs de Internet en el
sector de los viajes todava no alcanza a las ventas que se hacen por los canales
tradiciones. Esto lo demuestran las cifras publicadas por Euromonitor en el estudio
mencionado anteriormente, donde para el ao 2009 las ventas totales de las
agencias de viajes tienen un valor de 22,269 millones de pesos mexicanos, mientras
que las ventas por Internet alcanzaron la cifra de 3,335 millones de pesos.
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Unidad 3. Aspectos financieros de la operacin de las agencias de viaje
Como alternativa a la problemtica planteada,
las agencias de viajes han estado
implementando nuevos esquemas y estrategias
de negocios, entre las que se pueden citar: la
especializacin en segmentos no tradicionales
como golf, aventura, cruceros, entre otros; la
creacin de grupos de gestin para abaratar los
costos; las franquicias como esquema de
expansin y de captacin de recursos
financieros; la presencia en Internet con el
objetivo de desarrollar canales mixtos, que
ayuden a compensar los costos de la operacin
y balancear el portafolio de servicios.
Estrategias de negocios
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Costos fijos
Costos variables
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Un aspecto relevante es la clasificacin que se debe hacer entre costos fijos y costos
variables teniendo en cuenta las caractersticas de la operacin de la agencia de
viajes.
Los Costos Variables: Son aquellos que dependen del volumen de produccin o
el nivel de los servicios, es decir que a mayor produccin o unidades producidas,
o servicios prestados, los costos variables sern tambin mayores.
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Un aspecto a considerar dentro del anlisis del punto de equilibrio es la
estacionalidad, y el momento en que se hace este anlisis. No es el mismo efecto
tener una variacin a la baja en el nmero de pasajeros durante la temporada alta,
donde los precios son ms elevados, al efecto que esta misma variacin puede
causar en momentos de poca demanda, donde los precios buscan cubrir los costos
variables y un pequeo porcentaje de los costos fijos.
Proveedores
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Para las agencias que trabajan con diferentes productos y/o servicios resulta
interesante hacer este anlisis precisamente considerando su mezcla de
productos/servicios. Este hecho hace que el valor total de las comisiones sea una
cifra doblemente estacional, afectada por el factor volumen y por el distinto porcentaje
de comisin de cada producto.
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Otros gastos.
En este apartado, se encuentran cargos por el uso de servicios financieros, entre los
que se hallan: las comisiones que cobran los bancos por el uso de tarjetas de crdito,
gastos bancarios por transferencias y uso de sus servicios, primas de seguros,
impuestos y otros gastos generales. En el caso de que la agencia funcione bajo el
esquema de franquicias, hay que agregar los gastos por regalas que se pagan a la
franquicia y otros cargos como pueden ser por publicidad, uso de sistemas de
reservas, entre otros.
En resumen, por ejemplo, si una agencia que presenta gastos totales de operacin
del orden de los 200 mil dlares y las ventas brutas ascienden en ese mismo perodo
a 2 millones de dlares, entonces el costo de venta ser del 10%.
Este indicador es necesario compararlo con el porcentaje de comisin que recibe la
agencia. Si el nivel de comisiones est por encima del costo de ventas, entonces la
agencia estar obteniendo un beneficio que contribuir a la rentabilidad final de la
empresa. En caso contrario, se generar una prdida para la agencia.
Por ello, este indicador es clave para el control de la gestin en la agencia de viajes y
debe tomarse en cuenta tanto para la contratacin, como para la venta de los
productos y/o servicios.
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Autoevaluacin
Autorreflexin
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Cierre de la unidad
Has finalizado la unidad 3, con ello has desarrollado las habilidades y competencias
establecidas, adems de haber alcanzado los logros establecidos que estuvieron
dirigidos para:
Para saber ms
Existen algunas recomendaciones que pueden contribuir al conocimiento adquirido
hasta el momento.
Se sugiere consultar la liga del Banco de Mxico, aqu puedes actualizarte en
todo lo relacionado a los tipos de cambio que se aplican en Mxico:
http://www.banxico.org.mx/
La siguiente liga te ofrecer informacin referente a los impuestos por el TUA:
http://www.aicm.com.mx/ClienteseInversionistas/Tarifas/index.php?Publicacio
n=371
Consulta tambin: http://www.euromonitor.com/travel-retail-in-mexico/report,
as como http://www.iata.org/ps/financial_services/bsp/Pages/index.aspx
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Fuentes de consulta
Bibliogrficas
Acerenza, M. A. (2006). Agencias De Viajes. Organizacin Y Operacin.
Mxico: Trillas.
Acerenza, M. A. (2010). Agencias De Viajes. Operacin y Plan de Negocios.
Mxico: Trillas.
De la Torre, F. (2010). Agencias de Viajes. Estructura y Operacin. Mxico:
Trillas.
Downes, J. y Elliot, J. (2003). Diccionario de Trminos de Finanzas e
Inversiones. Mxico: Compaa Editorial Continental.
Vega, A. (2006). Manual de Finanzas para empresas tursticas. Espaa:
Editorial Sntesis.
Electrnicas
Secretara de Turismo (SECTUR). Recuperado de www.sectur.gob.mx/
Asociacin Internacional del Transporte Areo (IATA). Recuperado de
www.iata.org/
Boletn Turstico. (2012). Recuperado de http://boletinturistico.com/