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http://www.sumalegal.com/SUMA/index.php/publicaciones-2/22-derecho-corporativo/69obligaciones-legales-para-las-sociedades
Recuperado en octubre 23 de 2015
De la manera ms atenta nos permitimos presentar una sntesis, recordndoles las obligaciones
legales que deben cumplir las sociedades durante el primer semestre de este ao. Es
importante resaltar que este documento no contiene las obligaciones legales o reglamentarias
especficas sobre la actividad que cada empresa desarrolla.
1.
Obligaciones Societarias
a. Celebracin de la Asamblea Ordinaria de Accionistas (S.A., S.C.A., S.A.S.) y/o Junta
Ordinaria de Socios (Ltda, S.C.S.):
La Asamblea General Ordinaria de Accionistas y/o la Junta General Ordinaria de Socios debe
realizarse durante los tres primeros meses del ao. Si no es citada oportunamente, se celebrar
el primer da hbil del mes de abril, a las diez de la maana (10:00 a.m.) en las oficinas del
domicilio principal donde funcione la administracin de la compaa.
Se debern tener en cuenta los siguientes aspectos en la celebracin de las reuniones
ordinarias.
Tema
Convocatoria
Representacin
Derecho
Inspeccin
de
Informacin que
se
debe
presentar en la
Reunin
Ordinaria
Desarrollo
Ateniendo al tipo societario, deber enviarse el texto de la convocatoria con la
antelacin y requisitos exigidos en la ley y con las formalidades previstas en
los estatutos.
Para todas las sociedades, excepto las S.A.S., los administradores (gerentes,
miembros de la junta directiva, principales y suplentes) y empleados de la
sociedad, mientras se encuentren en ejercicio de sus cargos, no podrn
representar a los socios y/o accionistas en la reunin ordinaria, y si son
socios, no podrn votar la aprobacin de los balances y cuentas de fin de
ejercicio, ni siquiera con sus propias acciones.
En las sociedades por acciones (S.A.) este derecho solo opera durante los
quince (15) das hbiles anteriores a la reunin ordinaria de la Asamblea
General de Accionistas, en las oficinas de la administracin que funcionen en
el domicilio principal de la sociedad, dentro de las horas hbiles. En las
sociedades por acciones simplificadas (S.A.S.), este derecho slo opera
durante los cinco (5) das hbiles anteriores a la reunin ordinaria de la
Asamblea General de Accionistas. En las sociedades por cuotas (Ltda) y en
comandita (S.C.S. y S.C.A.) este derecho se puede ejercer en cualquier
momento.
De conformidad con el artculo 446 del Cdigo de Comercio y los artculos 46
y 47 de la Ley 222/95, es obligatorio poner a disposicin de los asociados en
la reunin ordinaria la siguiente informacin:
1. El Informe de Gestin. El informe de gestin debe contener la siguiente
informacin: (i) Una exposicin fiel sobre la evolucin de los negocios y la
situacin econmica, administrativa y jurdica de la sociedad, (ii) Resaltar los
acontecimientos importantes acaecidos despus del ejercicio.; (iii) Opinar
sobre la evolucin previsible de la sociedad, (iv) Informar sobre las
operaciones celebradas con los socios y con los administradores y (v) Sealar
si la sociedad est cumpliendo las normas sobre propiedad intelectual y
derechos de autor.
Slo en el evento de que la compaa forme parte de un Grupo
Empresarial, se deber preparar un Informe Especial de Grupo
Empresarial de conformidad con el artculo 29 de la ley 222 de 1995.
2. Los estados financieros cortados a fin del respectivo ejercicio. Los
Estados Financierosbsicos deben contener sus respectivas notas y deben
estar debidamente certificados por el representante legal y contador pblico y
dictaminados por el revisor fiscal, acompaados del informe de ste
ltimo. En caso que exista situacin de control, debe as mismo prepararse
los estados financieros consolidados entre la matriz y su(s) subordinada(s).
3. Un proyecto de distribucin de las utilidades repartiblesEn la S.A. y
en la S.C.A si la sociedad arroj utilidades en el ejercicio anterior, debe
considerarse que el 10% de estas utilidades deben destinarse
obligatoriamente a la reserva legal, siempre que sta no haya alcanzado el
50% del capital suscrito. En la S.A.S. es necesario, siempre y cuando la
reserva legal se haya pactado estatutariamente.
b. Depsito de los Estados Financieros en la Cmara de Comercio
El depsito de los estados financieros con sus anexos en la Cmara de Comercio del domicilio
social debe realizarse dentro del mes siguiente a la fecha de celebracin de la reunin ordinaria
en la cual sean aprobados los estados financieros.
No ser exigible la obligacin de depositar los estados financieros de propsito general, en la
Cmara de Comercio del domicilio social, contenida en el artculo 41 de la Ley 222 de 1995,
para las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas
unipersonales, inspeccionadas, vigiladas o controladas por la Superintendencia de Sociedades
que hubieren remitido la informacin financiera en los trminos, detalle y oportunidad exigidos
en la circular externa que anualmente expide esta Entidad para tal efecto (CE 201-000007 del
15 de noviembre de 2013). Los plazos fijados por la circular son improrrogables y su
incumplimiento dar lugar a sanciones.
c. Renovacin Matricula mercantil
La renovacin de la Matrcula Mercantil y la de sus establecimientos de comercio se deben
realizar a ms tardar dentro de los primeros tres meses del ao (antes del 31 de marzo), ante la
Cmara de Comercio del domicilio social y las Cmaras de Comercio en las que se encuentren
registrados los respectivos establecimientos.
Si la sociedad fue constituida como pequea empresa en virtud de la Ley 1429 de 2010, para
mantener el beneficio de progresividad, es obligatorio que la renovacin de la matrcula
mercantil se realice dentro de los tres primeros meses de cada ao.
2. Superintendencia de Sociedades
Obligacin
Reporte
Informacin
Remisin
Estados
Financieros
Sociedades
Asunto
Fundamento
de Sociedad Inspeccionada,Reporte de manera inmediata, cualquier cambio en la sociedadCircular Externa 03 del
Vigilada y Controlada
relacionada con su razn social, objeto social, duracin, 13 de enero de 2005.
nombramientos o reformas y debern actualizar sus datosSuperintendencia
de
bsicos de manera electrnica.
Sociedades.
Sociedades comerciales,Entregar los estados financieros individuales entre el 25 deCircular Externa 201extranjeras y empresasmarzo y el 28 de abril de 2014, atendiendo a los dos ltimos000007 del 13 de
unipersonales Vigiladas ydgitos del NIT de la sociedad, mediante el aplicativo quenoviembre
de
2013.
Controladas.
dispone la Superintendencia de Sociedades denominado Superintendencia
de
STORM- Informe 1-Formulario Empresarial.[1]
Sociedades.
Si se trata de matrices o controlantes vigiladas deben enviar,Circular Externa 201adems, los estados financieros consolidados (en el Informe 07), 000007 del 13 de
a ms tardar el 16 de mayo de 2014, as como los documentos noviembre
de
2013.
adicionales[2] dentro de los dos das hbiles siguientes.
Superintendencia
de
Sociedades comerciales, Solo debern depositar la informacin financiera en el eventoSociedades.
extranjeras y empresas que sean requeridas por la entidad en virtud de un acto
unipersonales
administrativo. La informacin se deber entregar los estados
inspeccionadas.
financieros individuales entre el 25 de marzo y el 28 de abril de
2014, atendiendo a los dos ltimos dgitos del NIT de la
sociedad,
mediante
el
aplicativo
que
dispone
la
Superintendencia de Sociedades denominado STORM- Informe
1-Formulario Empresarial.[3]
Si se trata de matrices o controlantes inspeccionadas que
reciban el acto administrativo correspondiente, deben enviar,
adems, los estados financieros consolidados (en el Informe 07),
a ms tardar el 16 de mayo de 2014, as como los documentos
adicionales[4] dentro de los dos das hbiles siguientes.
Sociedades admitidas a Enviar la informacin financiera mediante el aplicativo queCircular Externa No. 100proceso
concursal dispone la Superintendencia de Sociedades denominado 000004 del 31 de mayo
recuperatorio.
STORM- Informe 30- Informacin peridica de acuerdo de
2013.
recuperatorio, conforme los plazos indicados en la circularSuperintendencia
de
externa No. 100 000004 del 31 de mayo de 2013.
Sociedades.
Sociedades admitiditas a Enviar la informacin financiera mediante el aplicativo queCircular Externa No. 001
un
proceso
de dispone la Superintendencia de Sociedades denominado del 26 de febrero de
liquidacin judicial
Grupo 2 [7]
PYME
Grupo 3
Microempresas[8]
10. Aplicar las normas sobre precios de transferencia si se est obligado a ello, de
conformidad con los eventos en que haya vinculacin econmica en virtud de la Ley
1607 de 2012
11. La resolucin 01767 del 28 de febrero de 2006 de la DIAN, obliga a las personas que
actan en calidad de representantes legales, mandatarios, delegados, apoderados y
representantes en general que deban suscribir declaraciones tributarias, presentar
informacin y cumplir otros deberes formales en materia tributaria, aduanera y
cambiaria, de inscribirse en el RUT.
12. En caso de adquirirse nuevas responsabilidades en materia tributaria, aduanera y
cambiaria, se debe proceder a la actualizacin del RUT.
6. Obligaciones de las pequeas empresas.
Los siguientes cuadros contienen un resumen de las obligaciones que debern cumplir las
sociedades beneficiarias del rgimen de la Ley 1429 de 2010, para efectos de conservar los
beneficios de progresividad contenidos en la Ley:
Obligacin
No incurrir en alguna
de las prohibiciones del
artculo 48 de la Ley
1429.
Generales
Conservar la condicin
de pequea empresa.
Llevar contabilidad.
No
sometimiento
a
retencin en la fuente.
Para acceder a la
progresividad en el
pago
del
impuesto
sobre
la
renta
y
complementarios
por
primera vez.
Descripcin
El objeto social, la nmina, el (los) establecimientos de comercio, el
domicilio, los intangibles o los activos que conformen su unidad de
explotacin econmica, no deben ser los mismos de una empresa
disuelta, liquidada, escindida o inactiva con posterioridad al
veintinueve (29) de diciembre de 2010.
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