1.

Situacin Problmica
En el barrio centro del municipio de San Juan Nepomuceno, est ubicada la IPS San Pablo
donde se evidencia un inapropiado funcionamiento de los procesos administrativos
debido a que son llevados a travs de software basados en arquitecturas cerradas con
sistemas no heterogneos los cuales generan la imposibilidad de acceder a los escenarios
de las TIC's que cuentan con la capacidad y habilidad de la poblacin para acceder, con
calidad, a las tecnologas de la informacin y de las comunicaciones. Las TIC's, pueden
utilizarse de tal forma que se mejore la calidad de vida, de las personas de la mano con el
crecimiento socioeconmico del pas. Despus de haber realizado el anlisis anterior en
coordinacin con el administrador, mdicos y enfermeras, se destaca la necesidad
inmediata de desarrollar una estrategia integral que permita elevar la calidad de servicio,
posicionamiento en el mercado, obtener mayores ganancias y en general un mejor
rendimiento empresarial.
Los procesos y procedimientos de la IPS San Pablo son inadecuados, generando un bajo
rendimiento empresarial en trminos de eficiencia y economa de recursos, limitando el
potencial crecimiento de la IPS y su respectivo posicionamiento en el mercado

2.

Anlisis de Involucrados

Involucrados Internos

Recepcionistas

Jefe de Personal

Medicos

Desarrollo de un
sistema de
Procesos y
procedimientos
en la IPS San
Pablo

Usuarios

Enfermeras

Gerente

Involucrados Externos

Secreteria de salud
municipal

Contraloria

Procuraduria

Ministerio de Salud

Desarrollo de un
sistema de
Procesos y
procedimientos
en la IPS San
Pablo

Superintendencia de
Salud

Icontec

Secretaria de salud
Departamental

Entidades
promotoras de salud

Mediante entrevistas y encuestas al personal de la IPS San Pablo, se pudo recoger informacin
sobre la posicin de cada uno de los involucrados tanto internos como externos frente al proyecto
y evaluar su fuerza e intensidad. Se utiliz una escala de 1 a 5, donde el 1 indica el menor grado de
importancia del involucrado para el proyecto y el menor grado de involucramiento del mismo; por
su parte el 5, indica el mayor grado de importancia del involucrado para el proyecto y el mayor
grado de involucramiento.

Involucrados
Gerente
Jefe de Personal
Mdicos
Enfermeras
Recepcionistas
Usuarios

Involucrados
Ministerio de Salud
Procuradura
Contralora
Superintendencia de
Salud
Secretaria de Salud
Departamental
Secretaria de Salud
Municipal
Entidades Promotoras
de Salud
INCONTEC

Expectativas
Fuerzas
INVOLUCRADOS INTERNOS
5
4
5
4
5
5
4
4
4
4
3
4

Resultante

Expectativas
Fuerzas
INVOLUCRADOS EXTERNOS
4
4
2
2
2
2
4
4

Resultante

20
20
25
16
16
12

16
4
4
16
20
25
25
16

3. rbol de Problema

BAJO
POSICIONAMIENTO

SERVICIO
DEFICIENTE
INSATISFACCION
DEL CLIENTE

LIMITACION EN
GANACIAS

PERDIDA DE
RECURSOS

BAJO
RENDIMIENTO

DESORGANIZACION Y
FALTA DE PLANIFICACION
INFORMACION INCOMPLETA
Y DESACTUALIZADA

INFORMACION
DECENTRALIZADA

Limitadas herramientas tecnolgicas en los Procesos y

procedimientos de la IPS SAN PABLO en el rea
administrativa.

FALTA DE PROCESO

RETRASO EN ACTUALIZACION DE
DATOS

FALTA DE SISTEMA DE CONTROL

FALTA DE CANALES DE COMUNICACION

ESTRCTURA ORGANIZACIONAL
INADECUADA

FALTA DE ESTRATEGIAS

INADECUADO MENEJO DE INFORMACION

PROCESOS MAL
ESTRUCTURADOS

4.

rbol de Objetivos
ELEVAR EL
POSICIONAMIENTO

SERVICIO DE
CALIDAD
INCREMENTO
DE CLIENTES

INCREMENTO EN EL
RENDIMIENTO

INCREMENTO EN
LAS GANACIAS

OPTIMIZACION
DE RECURSOS

PLANIFICACION
ESTRATEGICA
INFORMACION COMPLETA Y
ACTUALIZADA

INFORMACION
CENTRALIZADA

Desarollar una metodologa sistmica de reingenieria en los

Procesos y procedimientos de la IPS SAN PABLO en el rea
administrativa que permita obtener un mayor rendimiento.

GESTION DE PROCESOS

SISTEMA DE GESTION Y
CONTROL

ACTUALIZACION CONSTANTE DE
DATOS

CREACION DE CANALES DE
COMUNICACION
REESTRUTURACION ORGANIZACIONAL

POLITICAS DE
ESTRATEGIA

FLUJO DE INFORMACION ADECUADA

REESTRUCTURACION DE
PROCESOS

5. Acciones e identificacin de alternativas

MEDIOS
Sistema de gestin y control
Creacin de canales de
comunicacin
Flujo de informacin adecuada
Reestructuracin organizacional

SISTEMA DE GESTION Y
CONTROL

ACCIONES
Creacin de sistema de informacin
Implementar un plan de gestin y control de calidad
Gestionar y establecer la comunicacin
Cambiar la estructura organizativa

CREACION DE CANALES DE
COMUNICACION

FLUJO DE INFORMACION
ADECUADA

REESTRUTURACION
ORGANIZACIONAL

Implementar un plan de
gestin y control de calidad

Gestionar y establecer
la comunicacin

Creacin de sistema de
informacin

Cambiar la estructura
organizativa

Con estos resultados podemos poner dos alternativas de solucin que podran ser las
siguientes:

Creacin de sistema de informacin, ms cambiar la estructura organizativa y

gestionar y establecer la comunicacin

Implementar un plan de gestin de calidad, ms cambiar la estructura organizativa

y gestionar y establecer la comunicacin

6. Anlisis de Alternativas para seleccin de la solucin optima

6.1 Tamao del proyecto
De acuerdo con la informacin suministrada por la IPS San Pablo, la poblacin
beneficiada por el proyecto en forma directa e indirecta est estimada en 314.
Con la inicializacin del proyecto se le suministrara a la IPS un (1) software on-line
con el cual podrn manejar de forma eficientes los procesos administrativos de la
misma y los usuarios adscriptos a ella podrn tener acceso a los servicios de manera
virtual

6.2 Localizacin del Proyecto

El Proyecto se implementara en la IPS San Pablo que est ubicada en San Juan
Nepomuceno, Bolvar en el barrio Centro Cr 11 # 12 Esquina la cual presta sus
servicios a la poblacin del municipio y sus corregimientos.
6.3 Costo del Proyecto
Cantidad
Descripcin
1
Software de Gestin Administrativa
1
Dominio
1
Servidor Dell 2950
Instalacin
Soporte y Mantenimiento x 1 aos
Capacitacin de Personal
Total:

Valor
$ 3.750.000
$ 60.000
$ 1.850.000
$ 460.000
$ 450.000
$ 550.000
$ 7.120.000

6.4 Especificaciones Tcnicas del Proyecto

Las Caractersticas tcnicas mnimas para la construccin del sistema de
informacin sern los siguientes:
Compatibilidad con cualquier browser incluyendo MS-Explorer,
Netscape, Google Chrome y Mozilla.
Comunicacin de Tipo Cliente-Servidor.
Interfaz de manejo y visualizacin amigable
Desarrollado en NetBeans, Java Script, Java J2EE 1.5.
Compatible con Windows 95, 98, NT, 2000, Me, XP, Vista, Windows 7,
Linux.
Compatibilidad con todos los manejadores de bases de datos del
mercado incluyendo MS-SQL Server, Postgre SQL.
6.5 Duracin del Proyecto
El Proyecto tendr una duracin de 1 comprendidos entre el 1 de noviembre
del 2015 al 1 de noviembre del 2016

7. Estructura Analtica del Proyecto

Incremento en el rendimiento

Informacin Centralizada

Metodologa sistmica de reingenieria en los Procesos y

procedimientos de la IPS SAN PABLO en el rea
administrativa

Sistema de Informacin
Implementado y ejecutndose

Especificar
Requerimientos

Analizar y Disear el sistema

de informacin

Probar y Evaluar el
Sistema

Implementar Sistema de
Informacin

Capacitar Personal

Procesos y Polticas de Estrategias

Reestructuradas

Analizar procesos y polticas

de estrategias

Reestructurar procesos y
polticas de estrategias

8. Matriz de Marco Lgico

8.1 Resumen Narrativo
Resumen Narrativo
F.1. Incrementacin de los rendimientos de la empresa
F.2. Informacin exacta y centralizada
P. Procesos y procedimientos ptimos en la IPS San Pablo en su rea administrativa
C.1. Sistema de Informacin Implementado en la IPS San Pablo
C.2. Procesos y Polticas de estrategias reestructuradas
A.1.1 Especificar Requerimientos
A.1.2 Analizar y Disear el sistema de Informacin
A.1.3 Implementar Sistema de Informacin
A.1.4 Probar y Evaluar el Sistema
A.1.5 Capacitar Personal
A.2.1 Analizar Procesos y polticas de estrategias
A.2.2 Reestructuras Procesos y polticas de estrategias

8.2 Indicadores y Metas Intermedias

Nivel

Resumen

F.1. Incrementacin de los

rendimientos de la empresa
FIN

PROPOSITO

F.2. Informacin exacta y

centralizada

P. Procesos y procedimientos
ptimos en la IPS San Pablo en
su rea administrativa

Indicador

Meta

F.1.1 Al finalizar el Proyecto la

IPS San Pablo ha mejorado los
ndices de incremento de
clientes en un 40 %

ndice de incremento de
clientes es mayor a un 40%
con respecto al ndice antes de
comenzar el proyecto

F.1.2 Al finalizar el Proyecto la

IPS San Pablo ha mejorado los
niveles de incremento en
ganancias en un 50%

ndice de incremento de
ganancias es mayor a un 50%
con respecto al ndice antes de
comenzar el proyecto

F.2.1 Al finalizar el Proyecto la

IPS San Pablo ha mejorado su
planificacin estratgica en un
65 %

ndice de mejora de
planificacin estratgica es
mayor a un 65% con respecto
al ndice antes de comenzar el
proyecto

F.2.2 Al finalizar el Proyecto la

IPS San Pablo ha mejorado la
calidad de su servicio en un
80%

ndice de calidad de servicio es

mayor a un 80% con respecto
al ndice antes de comenzar el
proyecto

P.1. Aument en un 80% la tasa

de eficiencia de los procesos al
termino del proyecto
P.2. Al finalizar el proyecto el
100% de los procedimientos se
llevan de manera optima

Resultado
Semestre 1

Semestre 2
ndice de incremento
de clientes es mayor a
un 40% con respecto
al ndice antes de
comenzar el proyecto
ndice de incremento
de ganancias es mayor
a un 50% con respecto
al ndice antes de
comenzar el proyecto
ndice de mejora de
planificacin
estratgica es mayor a
un 65% con respecto
al ndice antes de
comenzar el proyecto
ndice de calidad de
servicio es mayor a un
80% con respecto al
ndice antes de
comenzar el proyecto

Tasa de eficiencia superior al

80%

Tasa de eficiencia
superior al 60%

Tasa de eficiencia
superior al 80%

100% de procedimientos
ptimos

100% de
procedimientos
ptimos

C.1. Sistema de Informacin

Implementado en la IPS San
Pablo
COMPONENTES

C.2. Procesos y Polticas de

estrategias reestructuradas

ACTIVIDADES

C.1.1. Durante el ao del

proyecto se ha realizado la
instalacin un servidor y
motores de datos
C.1.2. Durante el ao del
proyecto se ha realizado la
implementacin del software de
gestin administrativa a 10
equipos de computo
C.1.3. Durante el ao del
proyecto se ha realizado al
menos 4 mantenimientos al
sistema de informacin
C.2.1 Al finalizar el proyecto se
ha realizado al menos 1
reestructuracin en los
procesos y polticas de
estrategias

1 instalacin de servidor y
motores de datos

1 instalacin de
servidor y motores de
datos

10 Implementacin del
software de gestin
administrativa

10 Implementacin
del software de
gestin administrativa

4 mantenimientos al sistema
de informacin

2 mantenimiento al
sistema de
informacin

1 restructuracin de procesos
y polticas de estrategias

1 restructuracin de
procesos y polticas de
estrategias

A.1.1 Especificar
Requerimientos

200.000

200.000

200.000

A.1.2 Analizar y Disear el

sistema de Informacin

3.000.000

3.000.000

3.000.000

A.1.3 Implementar Sistema de

Informacin

450.000

450.000

450.000

360.000

360.000

360.000

A.1.4 Probar y Evaluar el

Sistema

2 mantenimiento al
sistema de
informacin

A.1.5 Capacitar Personal

550.000

550.000

550.000

A.2.1 Analizar Procesos y

polticas de estrategias

200.000

200.000

200.000

A.2.2 Reestructuras Procesos y

polticas de estrategias

600.000

600.000

600.000

8.3 Identificacin de medios de verificacin

Medios de Verificacin
Nivel

FIN

Resumen

F.1.
Incrementacin de
los rendimientos
de la empresa
F.2. Informacin
exacta y
centralizada

Indicador

F.1.1 Al finalizar el
Proyecto la IPS San
Pablo ha mejorado
los ndices de
incremento
de
clientes en un 40
%
F.1.2 Al finalizar el
Proyecto la IPS San
Pablo ha mejorado
los niveles de
incremento
en
ganancias en un
50%
F.2.1 Al finalizar el
Proyecto la IPS San
Pablo ha mejorado
su
planificacin
estratgica en un
65 %
F.2.2 Al finalizar el
Proyecto la IPS San
Pablo ha mejorado
la calidad de su
servicio en un 80%

Fuente de
Informacin

Mtodo de
Recoleccin

Mtodo de Anlisis

Frecuencia

Responsable

Registro de la
Oficina de Afiliacin
de la IPS San Pablo

Revisin de
Registros

Estadstico

Anual

IPS San Pablo

Registro de la
Oficina de Finanzas
de la IPS San Pablo

Revisin de
Registros

Estadstico

Anual

IPS San Pablo

Registro de la
Oficina de Recursos
Humanos de la IPS
San Pablo

Revisin de
Registros

Estadstico

Anual

IPS San Pablo

Registro de la
Oficina de PQR de la
IPS San Pablo

Revisin de
Registros

Estadstico

Anual

IPS San Pablo

PROPOSITO

COMPONENTES

P. Procesos y
procedimientos
ptimos en la IPS
San Pablo en su
rea
administrativa

C.1. Sistema de
Informacin
Implementado en
la IPS San Pablo

P.1. Aument en
un 80% la tasa de
eficiencia de los
procesos al
termino del
proyecto
P.2. Al finalizar el
proyecto el 100%
de los
procedimientos se
llevan de manera
optima
C.1.1. Durante el
ao del proyecto
se ha realizado la
instalacin un
servidor y motores
de datos
C.1.2. Durante el
ao del proyecto
se ha realizado la
implementacin
del software de
gestin
administrativa a
10 equipos de
computo

Registro de la
Oficina
Administrativa de la
IPS San Pablo

Revisin de
Registros

Estadstico

Semestral

IPS San Pablo

Registro de la
Oficina
Administrativa de la
IPS San Pablo

Revisin de
Registros

Estadstico

Anual

IPS San Pablo

Registro de la
Oficina
Administrativa de la
IPS San Pablo

Registro de
Ejecucin de la
Instalacin

Simple Verificacin

Anual (una vez al

inicio del proyecto)

IPS San Pablo

Registro de la
Oficina
Administrativa de la
IPS San Pablo

Registro de
Ejecucin de la
Instalacin

Simple Verificacin

Anual (una vez al

inicio del proyecto)

IPS San Pablo

C.2. Procesos y
Polticas de
estrategias
reestructuradas

ACTIVIDADES

A.1.1 Especificar
Requerimientos
A.1.2 Analizar y
Disear el sistema
de Informacin
A.1.3 Implementar
Sistema de
Informacin
A.1.4 Probar y
Evaluar el Sistema
A.1.5 Capacitar
Personal
A.2.1 Analizar
Procesos y
polticas de

C.1.3. Durante el
ao del proyecto
se ha realizado al
menos 4
mantenimientos al
sistema de
informacin

Registro de la
Oficina
Administrativa de la
IPS San Pablo

Registro de
Ejecucin del
mantenimiento

Simple Verificacin

Trimestral

IPS San Pablo

C.2.1 Al finalizar el
proyecto se ha
realizado al menos
1 reestructuracin
en los procesos y
polticas de
estrategias

Registro de la
Oficina
Administrativa de la
IPS San Pablo

Revisin de
Registros

Simple Verificacin

Anual (una vez al

inicio del proyecto)

IPS San Pablo

200.000

Revisin de
Registros

Simple Verificacin

3.000.000

Revisin de
Registros

Simple Verificacin

Anual

IPS San Pablo

Revisin de
Registros

Simple Verificacin

Anual

IPS San Pablo

Revisin de
Registros

Simple Verificacin

Anual

IPS San Pablo

550.000

Revisin de
Registros

Simple Verificacin

Anual

IPS San Pablo

200.000

Revisin de
Registros

Simple Verificacin

Anual

IPS San Pablo

450.000
360.000

Proforma
presupuestaria,
informes financieros
del avance del
proyecto

estrategias
A.2.2
Reestructuras
Procesos y
polticas de
estrategias

600.000

Revisin de
Registros

Simple Verificacin

Anual

IPS San Pablo

8.4 Identificacin de Supuestos

Nivel

Supuestos

FIN

PROPSITO

COMPONENTES

ACTIVIDADES

Factores de Riesgo
Financiero Poltico Social Ambiental

Legal

X
Mayor conciencia por
parte de la directiva
sobre las
consecuencias de un
bajo posicionamiento
Condiciones
econmicas
adecuadas para la
implementacin del
sistema de
informacin
Se cuenta con el
apoyo de
determinadas
entidades para
mejoras
administrativas de las
IPS
Dentro de aos
posteriores a la
finalizacin del
proyecto se llevara a
cabo
retroalimentaciones y
mantenimientos de
sistema de
informacin
Se cuenta con
personal apto en el
manejo de recursos
informaticos
Los precios de los
servidores u otros
componentes se
mantienen dentro de
un rango de +/- 10%