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UNIDAD 4
DETERMINACIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN
El tercer milenio, caracterizado por un mercado dinmico y altamente competitivo que ha
remplazado la relativa calma bajo la que funcionaban las organizaciones en el siglo pasado, ofrece
grandes retos a la capacitacin profesional. Las organizaciones actuales tienen grandes
expectativas en trminos de que la produccin y efectividad de sus empleados sea mucho mayor,
lo cual ha significado que la capacitacin se convierta en un elemento crtico para su
competitividad.
No obstante, a pesar de que muchas organizaciones cuentan con un rea especializada en
capacitacin y desarrollo de personal, se cometen serios errores en el manejo de los programas,
stos pueden ser:
Errores tipo beta: Se dan cuando la capacitacin y el desarrollo se realizan sin que exista
una justificacin slida, ni por consiguiente, un proceso de determinacin de necesidades
sistemtico. Se capacita y proporciona desarrollo simplemente por capacitar y desarrollar, con lo
cual se desperdician valiosos recursos y se desacredita al sistema de capacitacin y a los
encargados de ste.
Errores tipo gamma: Por lo general obedecen al capricho de la moda y a imitar lo que
hacen otras organizaciones. Por ejemplo: si el lder considera que enfoques que estn de moda,
como PNL o liderazgo, deben de conocerse en su organizacin, habr que programar cursos,
aunque el contenido de stos no tenga nada que ver con necesidades apremiantes que se tengan ,
ni con algn proyecto futuro. Otro caso de este tipo de errores se da cuando se asiste a una pltica
o conferencia, simplemente porque "todo el mundo" o "la competencia" lo hace; as, se afirma
con orgullo injustificado: "estamos a la vanguardia" o "conocemos las teoras ms avanzadas". Los
errores tipo gamma se refieren usualmente a cuestiones directivas o gerenciales y no es nada
extrao que las peticiones para asistir a los eventos sealados provengan de los niveles ms
elevados de la organizacin.
La posibilidad de reducir al mnimo estos tres tipos de errores de la capacitacin est en la
medida en que se haga un trabajo serio y sistemtico para identificar las necesidades de
capacitacin. Si la actividad de capacitacin no est fuertemente alineada con los intereses de la
organizacin, es muy difcil justificarla. Toda empresa desarrolla proyectos que son prioritarios
para su propia supervivencia y desarrollo. El costo de la capacitacin para las organizaciones es
1
sumamente alto. Para obtener un rendimiento mximo de esta inversin, los esfuerzos deben
concentrarse en las reas crticas de desempeo.
No hay duda de que la capacitacin es importante, el problema radica en responder: en
qu capacitar y a qu nivel? La respuesta est en el papel que juega la deteccin de necesidades
de capacitacin (DNC). La idea de que la DNC no sirve para nada, es una realidad en algunas
organizaciones, debido a que no saben cmo hacerla ni cmo aprovechar sus beneficios y
prefieren proporcionar capacitacin reactiva. Evidentemente que la DNC no es simplemente la
peticin de un jefe o de sus subordinados acerca de lo que ellos creen necesitar para desempear
su puesto1, ni tampoco es un simple listado de cursos a escoger entre los supervisores de la
organizacin. Si la investigacin de necesidades se hace con esta idea, se caer en el error de
"capacitar por capacitar".
NECESIDADES DE CAPACITACIN
La palabra necesidad implica que falta algo, que hay una limitacin en alguna parte. Esta
definicin plantea la idea ms generalmente divulgada sobre necesidad. Al referirnos a la
capacitacin la necesidad se considera una carencia de preparacin profesional de las personas,
segn Rodrguez y Ramrez la necesidad de capacitacin es la diferencia cuantificable entre un
ser y un debe ser , es decir, entre el rendimiento exigido por un puesto y el rendimiento real
de las personas que lo ocupan. Una necesidad de capacitacin, se convierte entonces en un rea
de informacin o de habilidades que un individuo o un grupo debe desarrollar para mejorar o
aumentar su eficiencia, eficacia y productividad en el trabajo.
La gua tcnica Elementos Tcnicos y Normativos de la Capacitacin de la Secretara del
Trabajo y Prevencin Social, menciona que una necesidad de capacitacin es: Ausencia o
deficiencia de cualquiera de los siguientes tres aspectos: habilidades, actitudes y conocimientos.
Por tanto, para poder desempear correctamente las funciones de su puesto, el ocupante las
deber adquirir, desarrollar, actualizar o reafirmar.
De acuerdo con lo anterior, se entiende por necesidad de capacitacin la diferencia entre
los estndares de ejecucin de un puesto y el desempeo real del personal que lo ocupa, siempre
y cuando tal discrepancia obedezca a la falta de conocimientos, habilidades y/o actitudes.
Toda accin de capacitacin debe contribuir a mejorar una tarea o proceso, a partir de la
preparacin del recurso humano involucrado, optimizando sus competencias. Cuando el problema
de la capacitacin del personal est definido con exactitud, es ms sencillo establecer la estrategia
adecuada. Es importante resaltar que la funcin de capacitacin debe abocarse a:
Las necesidades de capacitacin que se presentan como causa indirecta de problemas que
se dan en la organizacin son necesidades encubiertas. Para determinarlas es necesaria una
1
Unidad de trabajo especfica e impersonal que comprende las tareas y deberes especficos, por medio del
cual se asignan las responsabilidades a quien lo ocupa.
investigacin minuciosa. sta en muchos casos descubre no slo las necesidades de capacitacin
del personal sino las situaciones que impiden el buen funcionamiento de la empresa. Este tipo de
necesidades se presenta en las siguientes situaciones:
a) En la organizacin: ausencia total o parcial de polticas, objetivos no claros, comunicacin
defectuosa.
b) En el comportamiento: actitudes negativas, duplicidad de responsabilidades, alto ndice de
ausentismo y retardos, etc.
c) En la productividad: no se logra cumplir con los programas
Las necesidades que se presentan como causa directa del problema y no requieren
investigacin alguna para determinarlas, ya que se conoce el sntoma y la causa son necesidades
manifiestas. Este tipo de necesidades de entrenamiento se presenta en los siguientes casos:
a)
b)
c)
d)
Los indicadores a posteriori son los problemas provocados por las necesidades de
capacitacin no atendidas. La capacitacin que surge de estos problemas se conoce como
capacitacin reactiva, ya que proviene de hechos y dificultades presentes. Esta capacitacin se
fundamente en las necesidades que presenta el trabajador que limitan su ptimo desempeo en
el puesto de trabajo que ocupa o del que podra ocupar.
Estos por lo general, estn relacionadas con la produccin o con el personal y sirven como punto
de partida para el diagnostico de necesidades de capacitacin.
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Problemas de personal:
Capacitacin proactiva
Mira al futuro, busca la efectividad del recurso
humano para evitar problemas y apoyar los
objetivos de la organizacin.
Busca adaptar nuevas estrategias de
desempeo que se requerirn a futuro.
Los programas se establecen para operarse a
mediano y largo plazo.
Se anticipa a escenarios futuros y comunica sus
beneficios, pronsticos y conveniencias de
preparar anticipadamente a los recursos
Capacitacin reactiva
Mira al presente, busca la eficiencia u
optimizacin en el desempeo, con base en las
necesidades ms inmediatas.
Busca logros inmediatos y muy especficos.
Los programas generalmente son aplicados a
corto plazo.
Espera a que soliciten programas especficos
y/o a que surjan problemas para actuar con
base en stos.
IMPORTANCIA DE LA DNC
La DNC es la primera fase del proceso de capacitacin; es una estrategia para hacer un
diagnstico de los problemas actuales y de los desafos futuros que la organizacin enfrenta con
el fin de conocer las carencias de conocimientos, aptitudes, actitudes y hbitos que el personal
4
Determinar las acciones que hay que desarrollar para hacer frente a las deficiencias
identificadas.
Establecer las prioridades y las principales necesidades.
Listar las reas de oportunidad que se combatirn con acciones estratgicas de
capacitacin.
Qu debe ensearse?
Quin debe aprender?
Cundo debe ensearse?
Anlisis Organizacional
Este anlisis ayuda a responder la interrogante que plantea lo que se debe ensear y
aprender en trminos de un plan y establece la filosofa de la capacitacin para toda la empresa,
"determina la importancia que se dar a la capacitacin". En este sentido, se debe verificar una
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serie de factores que den informacin sobre la situacin que la organizacin guarda con respecto a
la capacitacin.
Plan estratgico de la organizacin: El punto de partida de una DNC, debe ser el plan
estratgico de la organizacin. Se centra principalmente en la revisin de la misin, visin y
objetivos organizacionales, como en los recursos con que cuenta, la fuente de stos y sus
relaciones con los objetivos. No slo se refiere al estudio de toda la empresa, sino tambin al
ambiente socioeconmico y tecnolgico en el cual est inserta.
Las organizaciones bien planeadas tienen objetivos muy bien definidos. stos,
normalmente comprenden toda la organizacin de tal forma que los departamentos, secciones y
supervisores tendrn sub-objetivos que alineados al plan de la organizacin. Esta es la primera
fuente de informacin para la DNC en este nivel, ya que aqu se encontrarn sealadas de forma
especfica y medible las metas que la organizacin pretende alcanzar. Estas metas pueden
contener implicaciones de capacitacin muy grandes. En este nivel de anlisis, las necesidades de
capacitacin se refieren a necesidades a nivel organizacional, departamental, ocupacional e
individual.
Nuevas prcticas: Conforme la organizacin evoluciona en el tiempo, va modificndose
para lograr sus objetivos y cubrir las demandas de sus clientes y del ambiente en el que est
inmersa, as surgen:
Nuevos productos y mercados
Nuevos procesos o mtodos
Nuevas tecnologas y equipos
Cualquier novedad implica un cambio y por tanto la posibilidad de cometer errores y
perder oportunidades. Las organizaciones inteligentes revisan los requerimientos de aprendizaje
antes de implementar algo nuevo, ya que esto generalmente implica situaciones de aprendizaje.
Medidas de ejecucin: Las organizaciones no slo se miden en trminos financieros,
disponen de informacin de diversa ndole, para evaluar su ejecucin, tales como: tasas de
accidente, quejas de clientes, ndices de ventas, costos de calidad, etc. El rea de capacitacin
debe estar enterada de esta informacin, ya que puede haber indicadores de que algo no funciona
como se esperaba. En este caso, es necesario ver ms all de estos datos; ya que cuando algo va
mal, no necesariamente indica una necesidad de capacitacin. Es conveniente asegurarse que las
medidas de ejecucin estn relacionadas con necesidades de capacitacin. Las necesidades de
una organizacin no son necesariamente necesidades de capacitacin.
Vaco de ejecucin: La mayora de las necesidades de capacitacin surgen de una
diferencia entre la actuacin real y la actuacin futura. A menudo, la DNC se ocupa de analizar
esta diferencia, con el propsito de identificar dnde el aprendizaje puede ser mejor aplicado para
mejorar la actuacin. Sin embargo, no todos los empleados comprenden cual es la ejecucin que
se requiere. En estos casos, la DNC no siempre es un proceso lineal. Se necesita ser inteligente y
reunir informacin de diversas fuentes de la organizacin a diferentes niveles para poder visualizar
el escenario a futuro. Es un resultado difcil de obtener ya que en ocasiones nadie en la
organizacin sabe con certeza que va a suceder.
Anlisis Ocupacional
El anlisis ocupacional permite determinar los objetivos de la capacitacin que se relacionan con el desempeo de actividades u operaciones de trabajo particulares y preparar la capacitacin para cada puesto, a efecto de que el ocupante adquiera las habilidades necesarias para
desempearlo al igual que otros factores referentes a la conduccin del trabajo.
En este nivel se establece la situacin ideal (SI), a partir de la consulta de diversas otras
fuentes de informacin como manuales de procedimientos y de organizacin, planes estratgicos,
contratos, inventarios y catlogos de puestos entre otras, lo cual permite constatar las
habilidades, los conocimientos y las caractersticas personales o las responsabilidades que se
exigen al individuo para desempear sus funciones. De cualquier forma, el enfoque debe ser
sobre la tarea, no sobre la persona que las realiza. Las necesidades son expresadas como
conocimiento, habilidades y actitudes necesarias para llevar a cabo las tareas especficas dentro de
un puesto.
Anlisis Individual
En este nivel se busca identificar cualquier dficit en las habilidades, conocimientos y
actitudes que los individuos requieren para desempear su puesto. La diferencia entre el nivel de
ejecucin deseado y el nivel de ejecucin real es una necesidad de capacitacin. El anlisis se
enfoca en el trabajador y se fundamenta en el diagnstico del desempeo real de un trabajador,
para proponer experiencias de aprendizaje tiles para l. Identifica individuos especficos en la
organizacin que podran beneficiarse de la capacitacin y el tipo especfico de capacitacin que
los beneficiara. El anlisis de necesidades a este nivel tiene dos requisitos.
1. Establecer los parmetros de desempeo deseados del puesto. Esta informacin puede
obtenerse de diversas fuentes, como ya seal en el anlisis ocupacional.
Alternativamente, hay una serie de medidas establecidas a nivel gerencial que pueden
servir como indicadores.
2. Identificar de los parmetros reales de desempeo.
8
Sin estos dos elementos no es posible hacer un anlisis de necesidades. Aun teniendo la
informacin de ambos elementos, puede haber dificultad en identificar las necesidades
individuales de capacitacin.
En este nivel de anlisis se pretende identificar las necesidades de capacitacin no slo al
presente sino tambin hacia el futuro en funcin de identificar qu competencias necesitan
aprenderse para alcanzar el siguiente nivel de la organizacin y determinar si los trabajadores son
capaces de avanzar dentro del sistema de puestos de la empresa a travs de la capacitacin o en
su defecto se requerir de la adquisicin de nuevo personal.
Para lograr lo anterior se requiere seguir un plan de accin. En la Gua Tcnica de DNC de
la STyPS se sugieren los siguientes pasos:
1. Determinar el objetivo de la DNC: todas las reas crticas localizadas, algunas de ellas o
una sola.
2. Hacer un inventario de los puestos-personas que abarcar la DNC.
3. Precisar los recursos humanos, materiales, financieros y tiempo con que se cuenta para
la investigacin.
4. Definir el mtodo y tcnicas para recopilar informacin.
5. Elaborar el programa de actividades y nombrar responsables de su cumplimiento.
6. Elaborar instrumentos de control (formatos) para registrar las actividades, los recursos y
la duracin prevista.
7. Capacitar a los recursos humanos que fungirn como investigadores.
8. Sensibilizar y comprometer a los jefes en el desarrollo del plan.
MTODO COMPARATIVO
Es el mtodo ms comnmente utilizado para la DNC su principal fundamento radica en
establecer las discrepancias que existen entre lo que debe hacerse y lo que realmente se hace; es
decir, se establece la manera apropiada o correcta de hacer las cosas y se observa la manera real
de hacerlas, comparando una situacin con otra para definir las diferencias que sern las
necesidades a satisfacer. Permite hacer la comparacin entre lo que requiere el puesto de trabajo
y lo que hace la persona o personas que lo ocupan. Por cada situacin idnea se tendr un puesto
y por cada situacin real pueden tenerse dos o ms personas que lo ocupan. El mtodo se dificulta
en su aplicacin, en razn directa al nmero de puestos distintos que tenga una organizacin y, no
tanto, en cuanto al nmero de colaboradoras y colaboradores que la integren. Este mtodo consta
de cuatro etapas:
2
El Doctor Joseph Juran, pionero del movimiento de Calidad Total estableci este principio universal que se
puede resumir como la regla del 80/20.
10
Grado de
conocimiento
requerido
10
8
8
8
11
5. Diseo y seguimiento de
programas
6. Elaboracin
del
diagnstico de necesidades
de capacitacin.
7. Administracin de recursos
materiales.
8. Tecnologa educativa.
8
9
NOTA: Las actividades 1, 2 Y 3 son muy importantes y por lo tanto debern ser atendidas con mayor prioridad o urgencia. Las actividades 4, 5 Y 6 tienen menor importancia por lo tanto su atencin no es tan prioritaria. Las actividades 7 y 8
son poco relevantes por lo que incluso puede postergarse su atencin.
1
2
3
4
5
6
7
8
Coordinacin de eventos
de capacitacin.
Reclutamiento y seleccin
de instructores.
Evaluacin de la oferta de
servicios de capacitacin.
Normatividad
presupuestal contable.
Diseo y seguimiento de
programas
Diagnstico de
necesidades de
capacitacin.
Administracin de
recursos materiales.
Manejo de la Tecnologa
educativa.
Oscar
Lpez
Jos
Gmez
Carlos
Huerta
Jess
Garca
Luis
Reza
Al calificar el grado de conocimiento que cada uno de los ocupantes del puesto tiene con
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relacin a cada una de sus funciones, se sugiere tener una clasificacin que le d sentido a la
calificacin numrica para que puedan tomarse decisiones correctas en cuanto a la prioridad de la
capacitacin, por ejemplo:
Calificacin
9 y 10
7Y8
5Y6
1A4
Grado de Dominio
ALTO
BUEN
MEDIANO
DEFICIENTE
4
5
6
Coordinacin de
eventos de
capacitacin.
Reclutamiento y
seleccin de
instructores.
Evaluacin de la oferta
de servicios de
capacitacin.
Normatividad
presupuestal contable.
Diseo y seguimiento
de programas
Diagnstico de
necesidades de
capacitacin.
Administracin de
recursos materiales.
Manejo de la
Tecnologa educativa.
Grado de
conocimiento
requerido
Oscar
Lpez
Jos
Gmez
Carlos
Huerta
Jess
Garca
Luis
Reza
10
elevados, etc.
Obtener informacin directa de los trabajadores sobre las necesidades de entrenamiento en la
organizacin. Las personas informan clara y efectivamente qu tipo de informacin,
habilidades o actitudes necesitan para ejecutar mejor sus actividades.
Adoptar una visin de futuro. La introduccin de nuevas tecnologas o equipos, nuevos
procesos para fabricar los productos o servicios de la organizacin, nuevos productos y
servicios o desarrollo de los actuales productos y servicios son seales de que las personas
deben adquirir nuevas habilidades o destrezas.
Adems de estas estrategias, siendo que la DNC es un proceso de investigacin que busca
establecer la diferencia entre el desempeo real y el desempeo establecido como requerimiento
del puesto, el conocimiento y la definicin de lo que se quiere en cuanto a conocimientos,
habilidades y actitudes, permite que se puedan preparar programas adecuados de capacitacin
para desarrollar las competencias requeridas para desempearse en los puestos.
La recoleccin de informacin para establecer el desempeo real puede hacerse desde el
planteamiento de una pregunta elaborada en forma escrita o verbal, hasta un diseo muy
complejo de investigacin. La eleccin de la tcnica, depender de las caractersticas de la
empresa, dimensiones, necesidades, recursos e intereses. Pueden utilizarse dos tcnicas a la vez,
de esta forma ser ms integral la deteccin y se contar con mayor informacin que permitir
disear programas de capacitacin con mayor precisin. Las tcnicas para detectar necesidades
pueden ser:
Corrillos. Basado en la tormenta de ideas y bajo la direccin de un coordinador, se rene un
grupo de personal de nivel medio, en grupos de 5 personas para analizar las necesidades de
capacitacin de sus propios puestos, las prioridades, factores y dems cuestiones que se
consideren de inters analizar.
Cuestionario/encuesta. Consiste en una lista de preguntas destinadas a reunir informacin
sobre las necesidades de capacitacin. Quienes responden al instrumento son los titulares de
los puestos, desde obreros hasta niveles de supervisin. Puede ser administrado a un grupo de
individuos simultneamente y asegura cierta uniformidad en la medicin.
Documentos de desempeo. En la mayora de las empresas existe una gran cantidad de
informacin que pone en evidencia las necesidades de capacitacin de los trabajadores, como:
informes de productividad, accidentes, ausentismos, ventas, calidad, rotacin de personal, y
otros indicadores de desempeo. Estos informes estn generalmente al da, no suponen una
inversin adicional y ya contienen indicadores.
Entrevista de salida: Cuando un empleado abandona la empresa es el momento adecuado
para conocer su opinin sincera sobre la organizacin y las razones que motivaron su salida. Es
posible que salgan a relucir varias deficiencias de la organizacin, susceptibles de correccin.
Entrevistas a gerencias: Se entrevista individualmente a los responsables de rea para obtener
su opinin con respecto a problemas que se pueden resolver por medio de capacitacin.
Aunque poseen una perspectiva total de la organizacin, es improbable que se puedan definir
necesidades de capacitacin individuales del personal.
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Participacin
Empleados
Participacin
Gerencial
Tiempo
Requerido
Costo
Relevancia de
la Informacin
Cuantificable
Corrillos
Alta
Baja
Bajo
Bajo
Moderada
Cuestionario/
Encuesta
Documentos de
Desempeo
Entrevista de
Salida
Entrevistas a
Gerencias
Entrevistas a
Trabajadores
Evaluacin
Desempeo
Grupos de
Solucin de
Problemas
Listas de
Verificacin
Inventario de
Habilidades
Observacin/
Simulacin
Pruebas de
Habilidad
Reuniones de
departamentos
Solicitud de
Mandos
Tarjetas
Alta
Baja
Bajo
Bajo
Moderada
Baja
Moderada
Bajo
Bajo
Alta
Baja
Baja
Bajo
Bajo
Baja
Baja
Alta
Bajo
Bajo
Moderada
Alta
Baja
Alto
Alto
Moderada
Alta
Alta
Moderado
Moderado
Alta
Alta
Moderada
Moderado
Moderado
Moderada
Alta
Baja
Bajo
Bajo
Moderada
Baja
Alta
Moderado
Bajo
Alta
Moderada
Baja
Alto
Alto
Moderada
Alta
Baja
Alto
Alto
Alta
Baja
Alta
Moderado
Moderado
Moderada
Baja
Alta
Bajo
Bajo
Moderada
Alta
Baja
Bajo
Bajo
Baja
17
CONCLUSIONES:
BIBLIOGRAFA:
18
ANEXO 1
Departamento de Produccin. (Matriz de habilidades cualitativa)
Juan
Snchez
Laura
Gmez
Jaime
Lpez
Sergio
Prez
Patricia
Hernndez
Ensamble
C
Perforacin Doblado
C
C
Pintura
C
Prueba
C
Empaque
C
Envo
C
RC
RC
RC
RC
RC
RC
RC
RC
RC
RC
RC
ANEXO 2
Departamento de Produccin. (Matriz de habilidades cuantitativa)
Juan
Snchez
Laura
Gmez
Jaime
Lpez
Sergio
Prez
Patricia
Hernndez
1.
2.
3.
4.
Ensamble
4
Perforacin Doblado
4
4
Pintura
3
Prueba
4
Empaque
4
Envo
3
19