UNIVERSIDAD DE PANAMA

CENTRO REGIONAL UNIVERSITARIO SAN

MIGUELITO
FACULTAD DE ADMINISTRACION DE
EMPRESAS Y CONTABILIDAD
LICENCIATURA EN CONTABILIDAD

ASIGNATURA: NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA

ARCHIVOS PERMANENTES O PAPELES DE TRABAJO

PROFESOR: AGUSTIN BLANCO

INTEGRANTES:
GONZALEZ ANDREA

CED. 9-738-443

MIRANDA VERONICA

CED. 4-804- 1074

MIRIAM RODRIGUEZ

CED. 2-724-1052

TEJADA ZUMAIQUIRA

CED. 8-767-1173

GRUPO: CON3-3
AULA: D-12
FECHA: 7/10/15
INTRODUCCION

A travs de este trabajo, desarrollaremos el tema sobre los Papeles de

Trabajo, observaremos los objetivos y alcances de los Papeles de
Trabajo que se utilizan dentro de la Auditoria en las empresas.
Sabemos que la Auditora es como una herramienta administrativa y
financiera para encontrar errores y fraudes en las empresas y
diferentes entes econmicos donde en un futuro laboremos como
Contadores Pblicos y Auditores.
Los papeles de trabajo son los mtodos prcticos de investigacin y
prueba que utiliza el auditor para obtener la evidencia necesaria que
fundamente sus opiniones y conclusiones.

ARCHIVOS PERMANENTES O PAPELES DE TRABAJO

1. Archivos Permanentes
Las caractersticas y usos de cada tipo son las siguientes:
Contendr informacin til para el auditor en futuros trabajos de
auditora por ser de inters continuo y cumplir los siguientes
propsitos:
Recordar al auditor las operaciones y/o partidas que se aplican por
varios aos.
Proporcionar a los nuevos miembros del personal un resumen
rpido de las polticas, organizacin y funciones de las diferentes
unidades de la Corte de Cuentas de la Repblica y leyes aplicables.
Entre la informacin que contendr el archivo permanente est:

Leyes y normas
Organigramas
Polticas y manuales
Detalle de personal clave de la Corte

Son aquellos cuyos registros sufren pocas o ninguna variacin a lo

largo del tiempo, se dividen en:
1.1. Archivo Permanente Constante: Estn formados por registros
que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de
variacin en el tiempo. Es un archivo cuya estructura y datos son
constantes. Se le denomina tambin archivo maestro, ya que otros
dependen de l.
1.2 Archivo Permanente Histrico: Es un archivo que contiene
informacin acumulada a lo largo de un tiempo estimado de otros
archivos que han sufridos procesos de actualizacin o bien que
acumulan datos de variacin peridica.
1.3 Archivo Permanente de Movimiento: Es un archivo que se
utiliza conjuntamente con el archivo maestro (constante), y que tiene
parte de su estructura en comn con el archivo maestro, para poder
procesar mejor las modificaciones experimentadas por los mismos.
1.4

Archivo Permanente de Situacin: Es el archivo que, en cada

momento, contiene informacin actualizada cada poco tiempo.
3

2. ARCHIVOS GENERAL
Contendr los papeles acumulados durante el desarrollo de la
auditoria y que podrn ser utilizados para perodos subsecuentes.
Entre los que estn:

Estados financieros
Planes anuales de trabajo
Programas de auditoria
Hojas de trabajo
Borrador e informe final de cada examen

3. ARCHIVOS CORRIENTES
Acumular todas las cdulas relacionadas con las diferentes pruebas
realizadas a cada una de las cuentas o reas especficas y
corresponden al perodo sujeto a examen. Constituyen el respaldo o
evidencia de cada examen y del cumplimiento a las normas de
auditoria.

4. DEFINICION DE PAPELES DE TRABAJO

OBJETIVO E IMPORTANCIA
El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a
garantizar en forma adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a
las normas de auditoria generalmente aceptadas. Los papeles de
trabajo, dado que corresponden a la auditoria del ao actual son una
base para planificar la auditoria, un registro de las evidencias
acumuladas y los resultados de las pruebas, datos para determinar el
tipo adecuado de informe de auditora, y una base de anlisis para los
supervisores y socios.
5. OBJETIVOS PRINCIPALES
PAPELES DE TRABAJOS

QUE

DEBEN

CUMPLIR

LOS

5.1

Facilitan la preparacin del dictamen o informe del auditor.

En la gran mayora de los trabajos de auditoria llevados a cabo,

producto terminado lo constituyen los estados financieros
dictaminados, cuyos datos extrados del sistema de papeles de
trabajo.
5.2

Contienen la evidencia de la extensin de los

procedimientos de auditoria empleados y la prueba del
cuidado y diligencia ejercida.

En consecuencia, no solo fundamentan y explican las aseveraciones

contenidas en el dictamen o informe, sino que constituyen la ms
importante fuente de informacin utilizada por los dirigentes de una
firma de contadores pblicos para cerciorarse de que el trabajo llevado
a cabo cumple con los ms altos estndares de calidad profesional.
5.3

Constituyen la fuente bsica de informacion para la

preparacin del informe largo y de cualesquiera otros
informes sobre la situacin financiera de la compaa o los
resultados de sus operaciones.

Frecuentemente, en empresa de pequea o mediana magnitud, el

auditor complementa su informacin normal con una serie de estados
comparativos, anlisis y evaluaciones financieras, informacin
estadstica, etc. Los que normalmente son de un gran valor para la
gerencia de tales empresas. Para reunir la informacin requerida, el
auditor acude bsicamente a sus papeles de trabajo. En otras
ocasiones, se le encomienda al auditor la ejecucin de trabajos
especiales tales como estudios de posicin financiera, de flujo de
fondos, estudios especiales sobre inventarios o cuentas por cobrar,
etc., en tales caso los papeles de trabajo constituyen asimismo la
fuente bsica de informacin.

5.4

Proporcionan informacin con respecto a posibles

comentarios constructivos que se pudiesen presentar en
benfico del cliente.

Cuando los papeles de trabajo han sido planeados y preparados con

imaginacin, visione ingenio, frecuentemente proporcionan pistas con
respecto a deficiencias de carcter financieros o administrativo o con
respecto a mejoras potenciales en la eficiencia de operacin.
La profesin de contralora publica, en su constante evolucin, habr
de considerar que la presentacin de comentarios constructivos,
constituye un elemento determinante en la prestacin de un servicio
de alta calidad profesional a sus clientes. Un buen sistema de papeles
de trabajos, contribuye en gran medida al logro de este objetivo.
5.5

Se utilizan para coordinar y organizar todas las fases del

trabajo de auditoria.

Por medio de una adecuada planeacin y distribucin de

responsabilidades entre sus asistentes, el encargado responsable de
una auditoria puede coordinar y organizar eficientemente los diferentes
aspectos de su trabajo. Esto lo hace Atravez de papeles de trabajo
cuidadosamente planeados, que posteriormente faciliten una
adecuada supervisin en todos los niveles, supervisor, gerente o
socio. Frecuentemente, cuando el encargado de la auditoria considera
que es limitada la habilidad y experiencia que tienen sus asistente a la
planeacin y preparacin de papeles de trabajo, el mismo podr
prepara los encabezados y sealar la informacin bsica que deben
contener dichos papeles.

5.6

Constituyen un registro permanente de la informacion

contable examinada y de los procedimientos de auditoria
utilizados.

En la prctica, no son remotos los casos en los que, varios aos

despus de concluida una auditoria, surgen dudas, consultas o
requerimientos de todos tipo de informacin. Los papeles de trabajo
son, en estas circunstancias, indispensables.
5.7

Se utilizan como gua y fuente de informacion en auditorias

subsecuentes.

Lo anterior se deriva de las siguientes consideraciones.

Se utilizan para orientar el curso de exmenes sucesivos.
Proporcionan informacin que es de inters continuo o permanente.
Revelan ciertas peculiaridades de la empresa sujeta a examen.
Facilitan la preparacin de los papeles de trabajo del presente
ejercicio frecuentemente, la forma de algunos papeles de trabajo de
aos anteriores que hubiesen sido adecuadamente planeados,
puede utilizarse en aos subsecuentes y de esta manera se reduce
el tiempo invertido en el examen de la cuenta correspondiente.
En ocasiones, una revisin de los papeles de trabajos de aos
anteriores pueden conducir a una oportuna revelacin de una
inconsistencia en la aplicacin de principios de contabilidad o en los
mtodos para la aplicacin de dichos principios. Sin embargo, el
empleo de los papeles de trabajo de aos anteriores, deber estar
sujeto a ciertas reservas, si el formato de dichos papeles se
siguiese en una forma automtica, existira el peligro de caer en un
patrn demasiado rgido, lo cual impedira la introduccin de
innovaciones o procedimientos ms eficientes
Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en
forma clara los datos significativos contenidos en los registros, los
7

mtodos de comprobacin utilizados y la evidencia adicional necesaria

para la formacin de una opinin y preparacin del informe. Adems,
deben identificar claramente las expresiones informativas y los
elementos de juicio o criterio.

6. NATURALEZA, CONFIDENCIALIDAD Y PROPIEDAD DE LOS

PAPELES DE TRABAJO
NATURALEZA
De la misma manera que los libros, registros y documentos de la
contabilidad respaldan y comprueban los balances y los estados
financieros de las empresas, as tambin los papeles de trabajo
constituyen la base del dictamen que el contador pblico rinde con
relacin a esos mismos balances y estados financieros.
Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones,
siempre lo hace a travs de los estados financieros que ha preparado,
y no mediante los libros y registros contables o procedimientos
administrativos.
El dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos de
informar, por lo tanto no revelar ninguna informacin confidencial que
haya obtenido en el curso de una auditoria profesional excepto con el
consentimiento del cliente.
Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el profesional
puede recurrir -y en algunos casos se ve obligado-, a presentar sus
papeles de trabajo, tanto como prueba de su buena fe, como de la
correccin tcnica de sus procedimientos para llegar a su dictamen.

CONFIDENCIALIDAD
PROPIEDAD
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Los papeles de trabajo son propiedad del auditor, l los prepar y son
la prueba material del trabajo efectuado; pero, esta propiedad no es
irrestricta ya que por contener datos que puedan considerarse
confidenciales, est obligado a mantener absoluta discrecin respecto
a la informacin que contienen.
Es decir, los papeles de trabajo son del auditor, pero queda obligado al
secreto profesional que estipula no revelar por ningn motivo los
hechos, datos o circunstancias de que tengan conocimiento en el
ejercicio de su profesin (a menos que lo autorice l o los interesados
y salvo los informes que obligatoriamente establezcan las leyes
respectivas).

7. PREGUNTAS SOBRE LOS PAPELES DE TRABAJO

La informacin que contienen los papeles es necesaria para
auditoria?
se puede presentar esta informacin de forma mejor?
debe darse algn dato ms para su comprensin?
Los papeles de trabajo son diseados y organizados para cumplir con
las circunstancias y las necesidades del auditor para cada auditoria en
particular. El uso de papeles de trabajo estandarizados (por ejemplo,
listas de control, carta machote, organizacin estndar de papeles de
trabajo) puede mejorar la eficiencia con que son preparados y
revisados dichos papeles de trabajo. Facilitan la delegacin de trabajo
a la vez que proporcionan un medio para controlar su calidad.

8. CLASES DE PAPELES DE TRABAJO

Se les acostumbra clasificar desde dos puntos de vista:
Por su uso
9

 Papeles de uso continuo.

Papeles de uso temporal.
Por su contenido

Hoja de trabajo.
Cdulas sumarias o de Resumen.
Cdulas de detalle o descriptivas.
Cdulas analticas o de comprobacin.

Los papeles de trabajo pueden contener informacin til para varios

ejercicios (acta constitutiva, contratos a plazos mayores a un ao o
indefinidos, cuadros de organizacin, catlogos de cuentas, manuales
de procedimientos, etc.). Por su utilidad ms o menos permanente a
este tipo de papeles se les acostumbra conservar en un expediente
especial, particularmente cuando los servicios del auditor son
requeridos por varios ejercicios contables.
De la misma manera los papeles de trabajo pueden contener
informacin til solo para un ejercicio determinado (confirmaciones de
saldos a una fecha dada, contratos a plazo fijo menor de un ao,
conciliaciones bancarias, etc.); en este caso, tales papeles se agrupan
para integrar el expediente de la auditoria del ejercicio a que se
refieran. Aunque en diseo y contenido los papeles de trabajo son tan
variados como la propia imaginacin, existe en la secuela del trabajo
de auditoria papeles clave cuyo contenido est ms o menos definido.
Se clasificarn de acuerdo:

A la fase de la auditoria, ya sea de planificacin o ejecucin

del trabajo. Entre estos estn:
Planificacin de auditoria
Hojas de trabajo
Cdulas sumarias o de resumen
Cdulas de detalle
Cdulas narrativas
Cdulas de hallazgos
Cdulas de notas
10

 Cdulas de marcas
Papeles de trabajo preparados y/o proporcionados por el
rea auditada. Entre los que figuran:
Estados financieros
Conciliaciones bancarias
Manuales
Organigramas
Planes de trabajo
Programacin de actividades
Informes de labores

Papeles de trabajo obtenidos de otras fuentes. Son los

documentos preparados u obtenidos de fuentes
independientes al rea auditada. Algunos de estos son:
Confirmaciones de saldos
Interpretaciones autnticas y normativa publicada
Decretos de creacin de unidades
Opiniones Jurdicas
Opiniones Tcnicas

Las cdulas de auditoria se pueden considerar de dos tipos:

Tradicionales.
Eventuales.
Las tradicionales, son aquellas cuya nomenclatura es estndar y su
uso es muy comn y ampliamente conocido; dentro de estas se
encuentran las:

Cedulas sumarias.- Que son resmenes o cuadros sinpticos de

conceptos y/o cifras homogneas de una cuenta, rubro, rea u
operacin. Por ejemplo: La cedula sumaria de cuentas por cobrar a
clientes informar, por grupos homogneos, los tipos de clientela que
tiene la entidad sujeta a auditoria: clientas mayoreo, clientes gobierno,
as como el saldo total de cada grupo.
11

Cedulas analticas.- En ellas se coloca el detalle de los conceptos

que conforman una cdula sumaria. Por ejemplo: Las cdulas
analticas se harn una por cada tipo de clientela, sealando en ellas
como est conformado el saldo de cada grupo.

Las eventuales no obedecen a ningn tipo de patrn estndar de

nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del auditor:
Por ejemplo:

Cdulas de observaciones,
Programa de trabajo,
Cedulas de asientos de ajuste,
Cedulas de reclasificaciones,
Confirmaciones,
Cartas de salvaguarda,
Cdulas de recomendaciones,
Control de tiempos de la auditoria,
Asuntos pendientes, entre muchos ms tipos de cedulas que

9. PREPARACION, CONTENIDO Y ESTRUCTURA GENERAL

PREPARACION
Cliente y ejercicio a revisar
Fecha
Nombre y apellidos del sujeto
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 Objeto de los mismos

Cuando el auditor utilice marca o smbolo tiene que explicar su
significado

CONTENIDO MNIMO DE LOS PAPELES

Evidencia que los estados contables y dems informacin, sobre
los que va a opinar el trabajador, estn de acuerdo con los
registros de la empresa.
Relacin de los pasivos y activos, demostrando de cmo tiene el
auditor evidencia de su existencia fsica y valoracin.
Anlisis de las cifras de ingresos y gastos que componen la
cuenta de resultados.
Prueba de que el trabajo fue bien ejecutado, supervisado,
revisado.
Forma el sistema de control interno que ha llevado el auditor y el
grado de confianza de ese sistema y cul es el alcance realizado
para revisar las pruebas sustantivas.
Detalle de las definiciones o desviaciones en el sistema de
control interno y conclusiones a las que llega.
Detalle de las contrariedades en el trabajo y soluciones a las
mismas.
NO DEBEN CONTENER:
No ser copia de la contabilidad de la empresa
No ser copia de los estados financieros
No ser copia de la auditoria del ao pasado.
ESTRUCTURA GENERAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO
La habilidad tcnica y la destreza profesional del auditor, se reflejan en
los papeles de trabajos que prepara. Para alcanzar el nivel de un
profesional competente, capaz de desarrollar su trabajo dentro de los
ms altos estndares de ejecucin, el auditor debe concederle las
importancias requerida a la preparacin de papeles de trabajo que
13

rinda la mayor utilidad posible. Ello solo se logra preparndolos

completos, pero libres de detalles superfluos, y mediante la
organizacin y arreglo de los mismo en una forma que permita su fcil
localizacin y comprensin por otras personas.
10. LA INFORMACION BASICA QUE DEBEN CONTENER LOS
PAPELES DE TRABAJO
Se considera que los papeles de trabajos renen los requisitos
mnimos de calidad cuando contienen la siguiente informacin.
a. El nombre de la compaa sujeta a examen, una descripcin de
la informacin presentada y la fecha de los estados
financieros.
En ocasiones, no es posible determinar la naturaleza de una cuenta
por el simple ttulo de la misma, en cuyo caso es conveniente incluir en
el papel de trabajo correspondiente o en un programa especial en su
caso una breve descripcin del manejo de dicha cuenta y de lo que el
saldo de la misma representa.
b. rea que se va a revisar
c. Fecha de auditoria
d. La firma o inicial de la persona que lleva a cabo el trabajo
correspondiente y las de quienes lleven a cabo el proceso de
supervisin niveles, asa como las fechas correspondientes.
La inclusin de firmas o iniciales no solo constituyen un medio para
fijar responsabilidades, sino tambin facilita la supervisin ya que a
medida que sea mayor la experiencia de una persona, ms confianza
se podr depositar en su trabajo. Sin embargo, siempre que se utilicen
iniciales o firmas es conveniente que al frente de los papeles de
trabajo, se listen los nombres de las personas que participaron en la
auditoria y se identifique sus correspondientes iniciales o firmas.

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En los casos en los que ms de una persona participa en la

preparacin de un papel de trabajo, se conveniente que se incluyan
las iniciales de quienes intervinieron y la porcin de la informacin por
la que asumen responsabilidad.
Cada papel de trabajo deber, asimismo, contener la fecha en la que
fue concluido. Este dato es importante debido a que comprueba la
oportunidad con la que se aplicaron ciertos procedimientos de
auditoria, en los casos en los que dicha oportunidad sea esencial con
respecto a la confiabilidad de la pruebas. Por otra parte, la fecha en
los papeles de trabajo, determina el ltimo da en el que se tuvo
conocimiento de un asunto en particular, lo cual puede ser muy
importante al considerar la responsabilidad del auditor con respecto a
eventos subsecuentes.
e. La identificacin completa de la fuente de informacion
incluyendo el nombre y la jerarqua de los empleados
entrevistados, as como la descripcin de los registros y la
documentacin comprobatoria consultados.
La importancia de este dato es, por varias razones, primordial. En
primer trmino, la clara identificacin de os empleados entrevistados
revelando el puesto que actualmente ocupan y de la documentacin y
registros consultados, constituyen una excelente gua en auditoria
podr rpidamente orientar sus esfuerzos hacia el personal y la
documentacin indicados, por parte, la informacin arriba seala es,
asimismo, vital en el ejercicio de las funciones de supervisin en sus
diferentes niveles, puesto que permite detectar el grado en el que los
esfuerzos del auditor fueron adecuadamente en caminados.
Por ejemplo, para determinar si los inventarios fueron valuados de
acuerdo con el principios de costo o mercado, el ms bajo, seria en
ocasiones, ms recomendable acudir a un estudio comparativo de
porcentajes de utilidad bruta por lnea de productos, que a la
comparacin de costos unitarios con factura de venta recientes, lo
anterior es rpidamente detectado al revelarse las fuentes de
15

informacin, por ltimo, el hecho de identificar las fuentes de

informacin, es de significacin al tratar de determinar el grado en el
que el cuidado y la diligencia profesional normaron la conduccin de
un trabajo.
f. Fecha en que la cdula fue preparada
g. Un adecuado sistema de ndices dentro del conjunto de los
papeles de trabajo.
Los dos ejemplo ms comunes, son los ndices que relacionan a las
cedulas o anlisis que contienen los saldos de las cuentas con la
balanza de comprobacin, y los ndices correspondiente a cifras que
se relacionan o comprueban entre s en dos o ms cedulas y anlisis.

Un adecuado sistema de ndices es importante por varias

razones.
Permite localizar el trabajo efectuado con respecto a una cuenta o
grupo de cuentas en particular, identifica cifras que, contenidas en
diferentes cedulas y anlisis, se relacionan o comprueban entre s.
Facilita la revisin de papeles de trabajo y finalmente, ayuda a
consultar los papeles de trabajo en auditorias subsecuentes. Si
fuese aplicable la comparacin, un adecuado sistema de ndices en
los papeles de trabajo es equivalente a los valiosos ndices
temticos en las obras de consulta.

h. Los mtodos de verificacin empleados, que contendrn en

detalle las notas y explicaciones acerca de auditoria llevado a
cabo, as como las razones que le asistieron al auditor para
aplicar ciertos procedimientos de auditoria y para omitir otros.
Para definir la naturaleza y alcance de los procedimientos aplicados en
cada fase del examen, se pueden utilizar programas formales de
16

trabajos, o se pueden incluir comentarios y anotaciones en anlisis,

cedulas, memoranda, confirmaciones, etc... Cuando no hubiese sido
practica la aplicacin de procedimientos de auditoria usuales, deber
indicarse la razn y describirse los procedimientos alternativos que se
aplicaron.
i. Los saldos ajustados en los papeles de trabajo de cada cdula
analtica deben concordar con las sumarias y estas con el
balance de comprobacin.
j. La extensin o alcance de los procedimientos de verificacin.
Cuando se lleven a cabo pruebas selectivas deber mostrarse la
extensin o alcance de las mismas, si se hubiesen verificado ciertos
meses, semanas o das debern indicarse cuales y cul fue la razn
por la que fueron seleccionados, en el caso de que se hubiesen
examinado ciertas partidas de un total, deber indicarse el alcance. Si
se hubiese optado por la aplicacin optado por la aplicacin de
mtodos de muestreo estadstico, deber quedar claramente sealado
el mtodo empleado, as como el nmero al azar utilizado como punto
de partida en el proceso de seleccin.

k. Marcas o smbolos estandarizados que identifiquen

determinados procedimientos de auditoria de carcter
ordinario y recurrente, evitando as continas explicaciones
acerca de los mismos.
Los referidos smbolos o marcas podran emplearse, por ejemplo, para
indicar la verificacin de sumas y multiplicaciones, para sealar la
comparacin con registros auxiliares y para identificar otros
17

procedimientos ordinarios de carcter repetitivo, sin embargo, dichas

marcas o smbolos no debern utilizarse en forma excesiva.

l. La conclusin o conclusiones a las que se hubiesen llegado.

Este es, quizs, uno de los aspectos de importancia vital en los
papeles de trabajo, y al que desgraciadamente no se le ha concedido
la atencin la que se merece, en efecto, es muy frecuente encontrar
en papeles de trabajo las famosas cedulas del silencio. Las cuales
difcilmente reflejan el trabajo de verificacin llevado a cabo y por lo
general no contienen conclusin alguna.
Es imperativo que los papeles de trabajo del auditor contengan
conclusiones que, por una parte, apoyen las declaraciones
informativas incluidas en los estados financieros dictaminados, y por
otra parte contengan opiniones acerca de la condicin de los registros
implicados y de la capacidad del personal que maneja la informacin,
adems, en caso de que se pudiesen presentar comentarios
constructivos en beneficio del cliente, estos podran incluirse en forma
extractada en la seccin de conclusiones.

11. RELACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO CON LAS

TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS
La relacin que hay entre papeles de trabajo con tcnicas y
procedimientos, es que por medio de estas vamos a obtener la
informacin y evidencia necesaria para su correcta elaboracin, ya
que dentro de las tcnicas tenemos: Ocular, Verbal, Escrita,
Documental, Inspeccin Fsica. Y a la combinacin de dos o ms de
18

estas tcnicas o conjugacin de dos o ms procedimientos de

Auditoria derivan los programas de auditoria y al conjunto de
programas de auditoria se le denomina Plan de Auditoria.

19