BOBADILLA DAZ, Percy y otros. Sistema de monitoreo y evaluacin de proyectos.

En:
Diseo y Evaluacin de proyectos de desarrollo. Lima: Pact Per, RA editores, 1998.
(Pp. 133-154)

1. ENFOQUE Y FORMULACIN DEL

MONITOREO Y EVALUACIN
DE PROYECTOS
En los dos mdulos anteriores presentamos la metodologa del marco lgico para la
formulacin de propuestas de desarrollo y la planificacin operativa. Al tratar el tema
del marco lgico se puso nfasis en el diseo e identificacin de indicadores como
instrumentos para medir el avance y logro de objetivos y metas.
La planificacin operativa, por su parte, se centra bsicamente en las actividades y
tareas que permitirn alcanzar las metas propuestas. Por eso este captulo desarrollar
dos herramientas fundamentales y de suma importancia en la gestin organizacional:
el monitoreo y la evaluacin de proyectos, ambas esenciales para conocer, medir y
evaluar el progreso obtenido a nivel de actividades, metas y objetivos.
A continuacin presentamos un grfico que ilustra las competencias del monitoreo y
la evaluacin de acuerdo a la columna jerarqua de objetivos del marco lgico.
Nivel de logro

Jerarqua de objetivos

Herramientas de trabajo
EVALUACIN

FIN
(Objetivo de desarrollo)

Impacto social por efecto de la

intervencin de diversos proyectos
de desarrollo
.............................................................................................................

IMPACTO

PROPSITO
(Objeto general)
EVALUACIN

EFECTOS

RESULTADO
(Objetivo especifico)

se evala el impacto y efecto

producido por las acciones
teniendo en cuenta las metas del
proyecto

.....................................................................................................
PRODUCTOS

ACCION
(Actividades principales)

MONITOREO
Seguimiento de los productos
conseguidos con las actividades
de acuerdo al plan operativo y al
presupuesto

Para monitorear y evaluar proyectos es indispensable que desde un inicio los trminos
de la hiptesis de accin que los sustenta hayan sido definidos de manera clara y
precisa. Es decir:

cules eran el o los problemas que se pretenda enfrentar con el proyecto?

qu objetivos se esperaba alcanzar?
qu resultados especficos se esperaba obtener?
cules eran los supuestos claves que tomamos en consideracin?
qu actividades se dise para lograr los objetivos?
en qu tiempo se esperaba lograrlos?
qu recursos se asignaron para ello?

Adems de respuestas claras y precisas a estas preguntas, para monitorear y evaluar

proyectos debemos tener posibilidades de hacer un seguimiento de todo lo que va
sucediendo a lo largo del desarrollo de los mismos. Para ello es necesario que los
objetivos hayan dejado de ser aspiraciones o deseos para convertirse en cambios
posibles de observar El diseo del marco lgico constituye un esfuerzo de precisin de
las hiptesis que forman parte de la propuesta del proyecto y, en esa medida, es el punto de
partida de la evaluacin de sus objetivos y resultados.
El insumo fundamental para realizar el monitoreo es la planificacin operativa. Por esa
razn el plan operativo debe ser preciso y claro, adems de estar ordenado
cronolgicamente para facilitar el seguimiento de la ejecucin de las actividades y el
cumplimiento de las metas identificadas.
Tanto el monitoreo cuanto la evaluacin constituyen actividades que producen
informacin para retroalimentar los diferentes niveles del proyecto, permitiendo a sus
gestores tomar decisiones y hacer correcciones que ayuden al cumplimiento de las metas y
al logro de los objetivos (Propsito y Resultados). Si bien el monitoreo y la evaluacin
estn estrechamente relacionados y muchas veces usan la misma informacin, es
importante no confundirlos.
El siguiente cuadro muestra las principales diferencias entre monitoreo y evaluacin.
TOPICO
MONITOREO
EVALUACIN
Objetivos que persiguen

Aspectos que consideran

Frecuencia sugerida

Dar informacin sobre el

cumplimiento
de
la
planificacin operativa a fin
de hacer correcciones.
Cumplimiento
de
actividades y tareas; logro de
las metas que stas se
propusieron.
Uso
de
recursos.
Mensual.

Determinar los logros del

proyecto y compararlos con
los que ste se haba
propuesto.
Cumplimiento de toda la
jerarqua de objetivos en
trminos de pertinencia,
eficacia, eficiencia, impacto
y sostenibilidad.
Trimestral,
semestral,
anual, final.

Fuentes

Responsables

Informes producidos por el Informes de monitoreo,

equipo del proyecto.
seguimiento
de
los
indicadores,
informacin
externa
Equipo del proyecto.
Equipo del proyecto y/o
especialistas externos, a
veces, destinatarios.

2. EL MONITORES DE ACTIVIDADES
Definicin, caractersticas y formulacin
La tarea de organizar el monitoreo de un programa o proyecto debe realizarse durante su
diseo y no cuando ste sea aprobado. En la planificacin del monitoreo se definir quines
sern los responsables de su realizacin y se asignar los tiempos y fondos necesarios para
llevarlo a cabo. De otro lado, organizar el monitoreo junto con el diseo del proyecto
permite que quienes van a responsabilizarse de su ejecucin entiendan las funciones,
sentido y utilidad que ste tiene, y se comprometan a llevarlo a cabo con rigor y seriedad.
Definicin y caractersticas del monitoreo
El monitoreo es una funcin que busca conocer cmo se estn realizando las actividades
y tareas definidas en la planificacin operativa, y si stas estn cumpliendo con las metas
diseadas en los plazos previstos y con los recursos asignados. Este trabajo es tambin
conocido con el nombre de seguimiento de la ejecucin de actividades, debido a su
exigencia de brindar informacin permanente y continua sobre los avances del proyecto.
E1 monitoreo tiene como objetivo producir informacin que posibilite tomar medidas
correctivas para mejorar la eficacia y eficiencia del Plan Operativo, redefinindolo si fuera
necesario. Las discrepancias manifestadas entre la ejecucin real y la programada
permitirn modificar aquellas actividades que no estn contribuyendo al logro de las metas
esperadas, ajustar los plazos y perfeccionar el manejo de los recursos.
E1 monitoreo es una funcin interna ejecutada normalmente por el equipo o las instancias
que la institucin designe. Cada responsable de una actividad lo es tambin de producir la
informacin para el monitoreo. A la vez, los momentos de revisin de la marcha del
proyecto se constituyen en oportunidades privilegiadas para reunir al equipo y debatir sobre
lo que est sucediendo, mejorando as su integracin, su comunicacin interna y con la
institucin, y el conocimiento del equipo sobre el proyecto. Evidentemente, todo ello
redunda en una mejor calidad del trabajo y, por lo tanto, en las posibilidades de xito del
proyecto.
En la medida que el monitoreo revisa el cumplimiento de la planificacin operativa y
sirve para tomar decisiones dirigidas a corregir posibles errores o insuficiencias, debe
realizarse trimestralmente. Los aspectos o dimensiones que se considera en el monitoreo
son:

Las actividades y tareas, para determinar si se estn alcanzando las metas programadas
en el Plan Operativo (en la cantidad y calidad previstas) y si se est cumpliendo con los
plazos.
Los recursos, para determinar si se estn suministrando y usando en las cantidades y
momentos previstos en el Plan Operativo.

Diseo del monitoreo de actividades de un proyecto tal como hemos indicado, el

monitoreo (como la evaluacin) debe estar incorporado en la planificacin operativa del
proyecto, de manera de definir sus responsables y asignarle tiempos y presupuesto.
Se ha mencionado tambin que el monitoreo hace un seguimiento de las actividades del
proyecto (la ltima fila de la matriz del marco lgico), y ms especficamente del
cumplimiento de lo establecido en el Plan Operativo. En consecuencia, el diseo del
monitoreo se basa en la planificacin operativa y requiere organizar el recojo de
informacin que permitir tomar decisiones rpidamente y hacer las correcciones que
garanticen el desarrollo del proyecto de acuerdo a lo planificado. Para ello, se debe sealar
con mucha precisin:

La informacin que es necesario recoger.

Los instrumentos que se usar para ello.
Las fuentes donde se encuentra esa informacin.
La frecuencia con la que se recoger la informacin.
Los responsables de hacerlo.
El destino que se le dar.

E1 responsable del monitoreo podra organizar esto en un cuadro (ver cuadro para
organizar el monitoreo del proyecto).
Las cuatro primeras columnas del cuadro (cdigos, actividades y tareas, metas y recursos
asignados) se copian de la planificacin operativa y se constituyen en el referente para
contrastar lo programado con lo realmente sucedido. E1 monitoreo en particular establece
una vinculacin importante entre el nivel programtico y el manejo financiero del proyecto.
En las siguientes columnas se colocan:

Los Indicadores, que sealan la informacin que nos permitir conocer el progreso o
avance de las metas.
Las fuentes de informacin, espacio y/o persona donde se obtendr la informacin
necesaria para saber si la meta se ha cumplido y cules han sido los recursos realmente
invertidos en cada actividad y tarea.
Los instrumentos necesarios para la recopilacin de la informacin.
La frecuencia con que se recoger la informacin.
Los responsables de llevar a cabo cada actividad o tarea.
La fecha en que se presentar el informe.
La persona a quien se debe dirigir el informe.

Columnas trasladadas
Plan operativo

Cdigo Actividades Metas

y tareas

Informacin requerida para el monitoreo

Recursos Indicadores Fuentes de Instrumentos Frecuencia Responsables

Fecha
Entregar a:
asignados
informacin
presentacin
informe

Ejecucin

Evaluacin

1.3

1.4

Organizacin y 200 invitaciones

convocatoria
enviadas local y
alimentacin
contratada

1.2

Total: $ 100
Propio: 50
Externo: 50

Total: $ 300
Propio: 250
Externo: 50

Total :$ 180
Propio: 100
Externo: 80

. numero de
Informes internos
participantes a
la jornada
. numero de
materiales
producidos
Metas: Materiales
producidos *
Recursos :
Facturas o
comprobantes de
pago
Meta: lista de
invitados; contrato
Recursos:
Facturas o
comprobantes de
pago
Metas: control de
asistencia.
Recursos:
facturas o
comprobantes de
pago
Meta: informe de
evaluacin

Fuentes de
informacin

. reporte
financiero

. reporte
financiero

. formato de
oficina de
monitoreo
. reporte
financiero

Reportes
trimestrales,
mensuales

Instrumentos

Una vez
completa la
tarea

Juanita Prez

Pedro Lpez

10/12/96

5/12/96

02/12/96

Pedro Lpez
Una vez
completa la
tarea

Una vez
completa la
tarea

17/12/96

15/12/96

Fecha
presentacin
informe

Pedro Lpez

Juanita Prez

Responsables

Una vez
completa la
tarea

Una vez
completa la
actividad

Frecuencia

CUADRO PARA ORGANIZAR EL MONITOREO DEL PROYECTO

Indicadores

en este caso no es necesario definir la columna de instrumentos

Jornada evaluada
(informe).

120 participantes
permanentes

1. ficha
2. separata
3. guas
200 ejemplares

Preparacin de
materiales

1.1

Recursos
asignados

. 120 participantes Total: $ 550

. produccin de
Propio: 400
materiales de
Externo: 150
apoyo

Metas

Jornada de
sensibilizacin

Actividades y
tareas

Cdigo

EJEMPLO

Directora de la
institucin

Juanita Prez

Juanita Prez

Juanita Prez

Directora de la
institucin

Entregar a:

Reporte de monitoreo
El monitoreo produce en forma permanente informacin muy valiosa, la que deber
ser acopiada y procesada de manera que sea til para la toma de decisiones y para
hacer las correcciones necesarias en la ejecucin del proyecto.
La informacin recogida por los responsables de hacer el seguimiento de cada tarea
o actividad debe ser organizada por el jefe del proyecto, quien la presentar al equipo
para su anlisis y procesamiento. Estos espacios de reflexin se constituyen en
momentos muy valiosos para reforzar el espritu de equipo, permitiendo que cada
integrante asuma con seriedad sus responsabilidades. y que conjuntamente revisen la
marcha del proyecto. A la vez, posibilitan el planeamiento y coordinacin colectiva de
las actividades del prximo perodo, incluyendo la ejecucin presupuestal y el flujo de
fondos.
Luego de realizar el anlisis de la informacin, el responsable del monitoreo emitir
reportes y formular recomendaciones dirigidas al equipo ejecutor, a la direccin de la
institucin y, de ser necesario, a la Agencia de Cooperacin que financia el proyecto.
La frecuencia de estos reportes debera ser por lo menos trimestral.
Los reportes del monitoreo incluirn los siguientes contenidos:

Una comparacin entr las actividades planificadas y las realmente ejecutadas en

el perodo, considerando por lo menos el cumplimiento de los plazos, el
abastecimiento y uso de los recursos y el logro de las metas.
Los principales logros o aspectos positivos que se constatan en el perodo.
Las dificultades y situaciones imprevistas suscitadas durante el perodo y cmo se
enfrentaron y/o afectaron la ejecucin del proyecto.
Sugerencias y recomendaciones en lo que se refiere a cambios en la planificacin
y/o en el manejo de los recursos.
La planificacin del siguiente perodo, que servir de referente para el monitoreo
correspondiente.
Un acpite de observaciones, en el cual se haga una breve comparacin con los
reportes anteriores, sealando las situaciones recurrentes (positivas o negativas) y
otros aspectos que se considere necesario mencionar.

A continuacin presentamos un ejemplo de esquema de contenidos de un Reporte de

monitoreo.
REPORTE DE MONITOREO
rea:
Actividad:

(Nmero o Cdigo)
(Nmero o Cdigo)

Calendario
Fecha de inicio estimada:
Duracin estimada:

Nombre:
Nombre:

dd/mm/aa
dd/mm/aa

Responsable:

Nombre completo del jefe o encargado.

RESULTADOS
(Objetivos ubicados a nivel de Resultados en la columna de Jerarqua de
objetivos segn el marco lgico y que tienen relacin con las actividades y tareas
monitoreadas).
METAS ANUALES
(Indicar las Metas correspondientes al Resultado sealado segn el marco
lgico).
Descripcin de las actividades y tareas
(Indicar las actividades y tareas correspondientes planificadas para el perodo en
medicin).
Actividades y tareas ejecutadas en el perodo
(Indicar todas las actividades y sus respectivas tareas ejecutadas en el perodo
relacionndolas con las metas, plazos y recursos destinados para cada una de
ellas).
Avance o cumplimiento de Metas en relacin al Plan Anual
(Sealar en trminos cuantitativos el logro o avance
correspondientes de acuerdo al Plan Anual).

de

las

metas

Observaciones / Dificultades encontradas

(Sealar las dificultades encontradas o situaciones imprevistas indicando de que
manera afectaron las actividades planificadas del perodo y qu cambios podran
originar en el siguiente).
Actividades y tareas planificadas para el siguiente perodo
(Indicar las actividades correspondientes al siguiente perodo teniendo en
consideracin el Plan Operativo. En caso de posibles modificaciones, fundamentarlas).

3. LA EVALUACIN DE PROYECTOS
Definicin, tipos y criterios para
su implementacin y diseo
Definicin
La evaluacin es el proceso que busca determinar los efectos y el impacto del
proyecto (esperados e inesperados) en relacin a las metas definidas a nivel de
Propsito y Resultados, tomando en consideracin los Supuestos sealados en el marco
lgico.

Al igual que en el caso del monitoreo, la evaluacin debe ser considerada y prevista
desde el momento del diseo del proyecto e incorporada a la planificacin operativa,
definiendo su frecuencia, duracin, responsables y recursos.
La evaluacin puede ser realizada por el equipo ejecutor del proyecto y/o por agentes
externos (en este caso general mente a solicitud del ente financiero y cuando su
ejecucin ha terminado). Adems de contribuir de manera fundamental a la dinmica
interna y apoyar la conformacin del equipo, la reflexin sobre lo que est sucediendo
en el proyecto en relacin a las metas que ste se haba planteado se constituye en una
oportunidad valiosa para afinar el rumbo y mejorar las posibilidades de xito del
trabajo. Se recomienda que el equipo realice una evaluacin de la marcha del proyecto
por lo menos una vez al ao, a manera de preparacin para la elaboracin del Plan
Operativo del perodo siguiente.
Si bien el monitoreo es uno de los principales insumos para la evaluacin, el carcter
y alcance de esta ltima son distintos, ya que el eje de su inters es el cumplimiento de
los resultados y propsito del proyecto. Puede suceder que un proyecto cumpla
adecuadamente con las actividades previstas en su Plan Operativo, pero ello no
garantiza que se alcancen sus objetivos (por ejemplo, la construccin de letrinas no
asegura que mejore la salubridad, como la construccin de escuelas no mejora
necesariamente la calidad de la educacin).
La evaluacin es la actividad que permite verificar las hiptesis que sustentaron el
marco lgico. Por un lado, analiza si las actividades desarrolladas realmente permitieron obtener los resultados, y si stos realmente permitieron alcanzar el propsito.
Del mismo modo, busca determinar si el proyecto realmente contribuy a resolver el o
los problemas detectados. La consideracin de la manera en que los supuestos afectaron
al proyecto es fundamental en una evaluacin, en la medida que stos constituyen uno
de los elementos de la hiptesis del proyecto.
Aunque la hiptesis slo podr comprobarse de manera definitiva una vez culminado
el proyecto, es conveniente y necesario realizar evaluaciones durante el curso de su
ejecucin para as tomar decisiones hacia el futuro y mejorar las posibilidades de
xito. E1 tipo de decisiones que la evaluacin contribuye a tomar se refieren, por
ejemplo, a:

Si se contina o detiene un proyecto.

Reestructurar el proyecto y los trminos de referencia del personal.
Mejorar sus prcticas y procedimientos.
Agregar o descartar determinadas estrategias y tcnicas.
Organizar y desarrollar proyectos similares.

Las fuentes en que se basa un proceso de evaluacin son los informes de monitoreo,
el seguimiento de los indicadores definidos para los niveles de propsito y resultado, e
informacin externa.

Tipos de evaluacin
Existen distintos tipos de evaluacin, dependiendo del momento en que sta tenga
lugar:
Evaluacin ex-ante: se realiza previamente a la aprobacin del proyecto y tiene por
objetivo hacer una estimacin de:

Su pertinencia, es decir, la importancia del problema a enfrentar en relacin a

las necesidades de la poblacin.
Su viabilidad, es decir, la legitimidad y aceptacin de la propuesta por parte de
la poblacin beneficiaria y el entorno institucional y poltico; incluye
consideraciones sobre su factibilidad econmica y social (las posibilidades de
llevarla a cabo).
Su eficacia potencial, es decir, las posibilidades que tiene de alcanzar sus
objetivos.

Evaluacin de proceso o continua: se realiza durante la ejecucin del proyecto y su

objetivo es medir el avance en el logro de los resultados y estimar el grado en que se
espera alcanzar el propsito.
Evaluacin de fin de proyecto o expost: tiene lugar una vez que el proyecto ha
concluido y su finalidad es producir una imagen definitiva sobre el grado de logro de
los objetivos del proyecto, tanto a nivel de resultados como del propsito. Por lo
general, incluye una apreciacin sobre los efectos positivos y negativos del proyecto y
sobre aquellos inesperados.
Evaluacin de impacto: se realiza un tiempo despus de que el proyecto ha
concluido. Se especializa en descubrir los cambios permanentes producidos en la
poblacin destinataria y en el ambiente. Igualmente, busca determinar si se ha
contribuido a mejorar la calidad de vida de la poblacin en los aspectos o dimensiones
que el proyecto abord.
Cada uno de estos tipos de evaluacin pone el nfasis en dimensiones distintas pero,
en trminos generales, el referente principal de cualquier evaluacin es el logro de
toda la jerarqua de objetivos del proyecto:

Contrasta lo que se haba previsto. alcanzar con lo que realmente se logr y

reflexiona sobre las causas por las que ello sucedi.
Extrae lecciones importantes para la toma de decisiones durante el desarrollo del
proyecto y para nuevas intervenciones cuando ste haya terminado.

La evaluacin busca dar explicaciones a lo que descubre, para lo cual es

fundamental que lo relacione con su contexto, con las caractersticas de la poblacin
objetivo, de la institucin y el equipo, etctera.

Criterios de evaluacin
Los criterios a partir de los cuales la evaluacin puede conocer y medir los efectos e
impactos del proyecto son los siguientes:
Pertinencia, es decir, la adecuacin de los objetivos definidos por el proyecto con los
problemas identificados y los intereses manifiestos de la poblacin con la que ste se
desarrolla. Las preguntas para verificar la pertinencia de un proyecto son:
1

En qu medida el proyecto est contribuyendo a resolver los problemas

identificados en la zona de intervencin?
2. Cul es el grado de satisfaccin de la poblacin objetivo con el proyecto y sus
resultados?

Eficacia, es decir, el grado o nivel en que se cumplen los objetivos (resultados y

propsitos) del proyecto. Se debe analizar si es posible atribuir esto a las actividades
desarrolladas por el proyecto o a factores externos, dndole especial atencin a los supuestos.
Las preguntas para verificar la eficacia de un proyecto son:
1
2
3

Se estn alcanzando los resultados previstos?

Hasta qu punto se est avanzando hacia el logro del propsito del proyecto?
Es posible atribuir el logro de los resultados y propsito a la intervencin del
proyecto o a otros factores?

Eficiencia, es decir, la manera en que se han usado y organizado los recursos

(humanos y materiales) en la ejecucin del proyecto (esta dimensin se relaciona
estrechamente con los anlisis costo beneficio).
Las preguntas para verificar la eficiencia de un proyecto son:
1
2
3

Los insumos (recursos humanos, materiales y financieros) fueron provistos de la

manera ms adecuada?
Cunto cost lograr los resultados y propsito del proyecto? (anlisis de costo
beneficio)
El uso de los recursos, fue el ms adecuado?

Sostenibilidad, es decir, la medida en la que la poblacin logra mantener vigentes

los cambios logrados por el proyecto una vez que ste ha terminado (criterio
normalmente considerado slo en las evaluaciones de impacto).
Las preguntas para verificar la sostenibilidad de un proyecto son:
1
2

La poblacin sigue usando y/o manteniendo la infraestructura o sistemas

introducidos por el proyecto despus de su culminacin?
Est la poblacin en condiciones de financiar sus costos?

3
4

La poblacin cuenta con las capacidades, conocimientos y habilidades para

mantener los cambios introducidos por el proyecto?
Son compatibles los nuevos sistemas o infraestructura con el equilibrio
ecolgico y ambiental de la zona?
Pasos previos para realizar una evaluacin
a. Organizacin de la recopilacin de informacin

Es muy importante organizar y planificar el recojo de la informacin que permitir

evaluar el proyecto. E1 esfuerzo de definicin de los indicadores puede ser intil si
no se asignan responsabilidades y fondos para mantener actualizada la informacin.
Una vez definidos los indicadores en la matriz del marco lgico, deber organizarse esta informacin en un cuadro como el que estamos proponiendo (ver Cuadro
para organizar la recopilacin de informacin para la evaluacin del proyecto) en el
que se especifican:

El Fin del proyecto, de manera de no perder de vista el sentido ltimo hacia el

que ste apunta.
La Jerarqua de objetivos (Propsito y Resultados), los Supuestos, las Metas,
los Indicadores y las Fuentes de informacin; estas cuatro primeras columnas se
copian de la matriz del marco lgico.
La tcnica o los instrumentos a utilizar para procesar la informacin, es decir
cmo se relacionarn los datos acopiados de acuerdo a cada indicador. Los
indicadores pueden organizarse de acuerdo a la necesidad de un instrumento o
tcnica especfica. Para la implementacin del sistema de monitoreo es necesario
definir determinadas tcnicas que facilitarn el recojo de informacin. Por
ejemplo, encuestas (de opinin, sociales, econmicas, entrevistas, grupos
focales, etctera). Para el caso de los instrumentos, los indicadores sern el
referente ms importante para elaborar las preguntas pertinentes que permitirn
construir el formato en el cual se sealar la informacin requerida para evaluar
y medir los avances del proyecto.
La Frecuencia con que se recoger la informacin, que depende de las
caractersticas de cada indicador y de su ubicacin en la jerarqua de objetivos.
No tiene sentido hacer un seguimiento mensual del logro del propsito del
proyecto, ya que los cambios a ese nivel no son visibles en perodos muy cortos.
De otro lado, puede haber variaciones estacinales, o pocas en las cuales
algunos indicadores debern medirse con mayor frecuencia (por ejemplo, casos
de diarrea en verano o volmenes de produccin slo despus de la cosecha).
El Responsable de recoger la informacin correspondiente a cada indicador y las
Fechas en que deber informar.

Metas

Indicadores

Fuentes de
informacin

Tcnicas /
instrumentos
Frecuencia

Responsable

Fecha
presentacin
informe

EJEMPLO
CUADRO PARA ORGANIZAR LA RECOPILACIN DE INFORMACIN PARA LA EVALUACIN DEL PROYECTO
Fin: Mejorar la calidad de vida de la poblacin infantil de saneamiento humano Sarita Colonia
Fecha
Fuentes de
Tcnicas /
Jerarqua de objetivos
Metas
Indicadores
Frecuencia Responsable presentacin
informacin
instrumentos
informe
Propsito: mejorar las En 3 aos el 80% de la
Datos
- % de nios
- recopilacin de
poblacin menor de 3
condiciones de salud
15 de agosto y
Maria
acopiados por
desnutridos
datos estadsticos
de la poblacin menor aos ha mejorado su
15 de enero de
Gonzles
Cada seis
el equipo
- % de nios
de MINSA
nutricin tiene tienes
de 3 aos del
( responsable cada ao en
meses
(segn
vacunados
- Encuestas de
asentamiento humano sus vacunas completas
del proyecto) ejecucin
indicadores de
- % de nios
nutricin infantil
y sufre menos de
Sarita Colonia
resultados).
enfermos
enfermedad

Supuestos

Resultado N 3:

Resultado N 2:

Resultado N 1:

Propsito:

Jerarqua de
objetivos

CUADRO PARA ORGANIZAR LA RECOPILACIN DE INFORMACIN PARA LA EVALUACIN DELPROYECTO

Fin: .........................................................................................

Ingresos
familiares
mensuales de Familias del
la poblacin
asentamiento
del
humano
asentamiento
Sarita Colonia

Mensual para
los menores
de 1 ao,
cada 3 meses
para los de 2
aos, cada 6
meses para
los de 3 aos

Suma de ingresos
promedios
Una vez al
mensuales
ao
percibidos por la
familia (estimada)

Tablas con un
Puesto de
Peso y talla de
listado de los
salud del
los nios
nios menores de
Asentamiento
menor de 3
3 aos, indicando
Humano Sarita
aos
su edad, peso y
Colonia
talla

Maria
Gonzles
(responsable
del proyecto)

Ana Lpez
(responsable
del rea de
nutricin del
proyecto)

15 de enero de
cada ao de la
ejecucin del
proyecto

7 de agosto y 7
de enero de
cada ao de
ejecucin del
proyecto

Despus de organizar el conjunto de indicadores en el cuadro, deben someterse a un nuevo y exhaustivo control de calidad, es decir, asegurarse que:
son especficos, confiables, sensibles, viables y oportunos
cada uno de ellos es indispensable para saber si se est logrando los objetivos.

De otro lado, dependiendo de la naturaleza de cada proyecto, la informacin deber recogerse y organizarse de manera diferenciada. Por ejemplo, en
un proyecto que privilegia la perspectiva de gnero, ser muy importante distinguir a los participantes segn sexo; en otros casos, segn el tipo

Es muy posible que cuando el proyecto est en marcha, se descubra que hay problemas (indicadores innecesarios, fuentes de informacin poco
confiables, ausencia de indicadores fundamentales), en cuyo caso se debe volver a trabajar los indicadores, hacindoles las modificaciones necesarias
para que cumplan con su objetivo: indicar la informacin fundamental para conocer cmo va desarrollndose el proyecto.

Es posible que estas precisiones contribuyan a definir mejor los indicadores o a desechar algunos, ya sea por las dificultades para obtener la
informacin, su excesivo costo o alguna otra razn. En otras palabras: la organizacin del sistema de recoleccin de la informacin constituye un
primer control de calidad de los indicadores definidos.

Supuestos :
Los ingresos familiares
se mantienen
constantes o aumentan
durante el periodo de
duracin del proyecto

Resultado N 1:
Ha disminuido la
desnutricin entre los
nios menores de tres
aos

Disminucin en un
30% de incidencia de
desnutricin en
poblacin menor de 3
aos al final, del
proyecto

de organizacin de la que provienen, o especificando los grupos meta, etctera.

Es conveniente adems que al definir el cuadro de indicadores se considere la
inclusin de los supuestos, a cuya evolucin se debe estar muy atentos para asegurarse
de que se van desarrollando tal como lo previmos al disear el proyecto, y tomar
medidas correctivas en caso de que ello no sea as.
b. La lnea de base
La primera medicin de todos los indicadores debe realizarse cuando se inicia el
proyecto; de lo contrario, no se contar con datos sobre el punto de partida y ser
imposible identificar los cambios ocurridos, lo cual hace inviable una evaluacin del
proyecto. A esta primera medicin se le llama lnea de base e indica el valor que tienen
los indicadores al momento de iniciar las actividades del proyecto.
Es posible que parte importante de la informacin necesaria para conocer la lnea de
base se encuentre disponible por haber sido recopilada al hacer el diagnstico en el que
se sustenta el proyecto. Slo si faltara informacin se justifica su bsqueda directa.
De otro lado, se debe aprovechar al mximo la informacin secundaria, siempre que
sea confiable. Producir directamente informacin tiene un costo bastante elevado, y es
importante economizar los recursos destinados a este fin, siempre y cuando,
naturalmente, ello no atente contra la calidad de la informacin requerida.
c. Organizacin del registro de la informacin
Despus de haber definido los indicadores y organizado la recoleccin de la
informacin, resulta muy conveniente que el equipo del proyecto la registre en forma
permanente y que est disponible para su uso en los momentos de evaluacin, pero
tambin para que todos perciban el avance del proyecto en relacin a los objetivos que
se haba propuesto alcanzar. Se trata de contar con un banco de datos que organice tanto
la informacin del monitoreo como aquella producida por la medicin peridica de los
indicadores y del seguimiento de los supuestos. A1 respecto sugerimos un cuadro (ver
pgina siguiente) en el cual se podra vaciar de manera permanente la informacin,
facilitando as su posterior procesamiento.
El banco de datos del proyecto podra organizarse de diversas maneras, utilizando
desde un programa de computacin especialmente diseado para ese efecto hasta un
fichero manual Lo importante es que la informacin sea de fcil acceso y que est
ordenada de manera tal que su uso y manejo est al alcance del equipo y de quienes
toman decisiones en la institucin.
Una manera sencilla de ordenar la informacin consiste en vaciarla en formatos tipo
hoja de clculo, que a la vez que facilitan su organizacin permiten un manejo rpido y
eficaz de los datos (sumas, promedios, porcentajes, etctera). Es importante definir
previamente las categoras y agrupaciones de informacin tiles para cada proyecto
particular, aunque por lo general conviene distinguirla segn los tipos de intervencin
(por ejemplo, actividades de capacitacin, de asistencia tcnica, de crdito, entre otras)
y segn la poblacin destinataria (por ejemplo, comunidades, regiones, personas).

Lneas de base

A los 6 meses

A los 12 meses

A los 18 meses

A los 24 meses

Definir los objetivos de la evaluacin

Quines desean o necesitan o han encargado la evaluacin?

Para qu va a servir o se va a usar esta evaluacin?

Esto implica preguntarse:

a.

Si asumimos que ya se cuenta con la informacin necesaria y que los momentos de evaluacin estn previstos en la planificacin operativa, cada vez
que corresponda realizarla se deber:

En este acpite nos referiremos a la evaluacin de proceso, que es la que ms comnmente realizan los equipos de promocin.

Orientaciones para el diseo de la evaluacin de proyectos

De los supuestos

De los resultados

Del propsito

Indicadores

Nombre del Proyecto: .......................................................................................................................

CUADRO PARA LA ORGANIZACIN DEL REGISTRO DE INFORMACIN

b. Definir el enfoque de la evaluacin

Precisar qu aspectos del proyecto interesa evaluar. Por ejemplo: su grado de avance
en relacin al logro de las metas correspondientes a los resultados y/o propsito, el
impacto del proyecto en la comunidad destinataria, el proyecto en su conjunto o alguna
de sus lneas o reas, los aspectos tcnico productivos o los educativos, entre otros.
c. Ordenar la informacin que se necesita para realizar la evaluacin
Si hemos mantenido actualizado el seguimiento de los indicadores del proyecto y se
ha realizado un monitoreo constante, buena parte de los datos ya habrn sido
recopilados. Slo en casos excepcionales la evaluacin requerir ir en busca de informacin nueva.
Conviene, sin embargo, a partir de los objetivos y enfoque de cada evaluacin en
particular, seleccionar y extraer del banco de datos o sistema de informacin del
proyecto la informacin precisa que se requiere.
d. Definir el plan de implementacin de la evaluacin
Esto incluye decidir quines formarn parte del equipo responsable de realizar la
evaluacin, definir las actividades que se desarrollarn y un cronograma detallado de
ejecucin, estimar los costos que demandar, as como el presupuesto correspondiente.
Estas decisiones deben guardar coherencia con lo establecido en la planificacin
operativa.
Adems, el plan de implementacin deber prever cmo y quines analizarn la
informacin, as como el tipo de informe que se espera producir y los responsables de
redactarlo. Este informe puede asumir diversos esquemas y su grado de profundidad y
desarrollo depender del tipo de evaluacin que se est realizando. En las pginas
siguientes presentamos, a manera de ejemplo, dos modelos posibles de esquema de
informe de evaluacin.
Es necesario, igualmente, que en el plan de implementacin se considere el
procesamiento posterior que se dar a la evaluacin. Independientemente de quin la
solicite, toda evaluacin es de gran utilidad para el equipo ejecutor de un proyecto, en la
medida que le permite reflexionar sobre la manera en que ste se ha desarrollado. Por lo
dems, toda evaluacin seala limitaciones o errores que requieren la urgente toma de
medidas correctivas.
ESQUEMA DE INFORME DE EVALUACIN
I. Antecedentes
a ) Nombre de la ONG.
b ) Nombre del proyecto.
c) Fecha de firma del convenio y duracin total del proyecto.
d ) Monto presupuestado por fuentes: cooperacin, propia, otras.
e ) Aspectos relevantes de la marcha del proyect previos a la evaluacin.

II. Descripcin del proceso de evaluacin

a) Participantes.
b ) Zonas de trabajo.
c) Instrumentos de anlisis.
d) Documentacin usada como insumo.
e) Metodologa empleada.
III. Hallazgos
a ) Nivel de cumplimiento de actividades (incluyendo recursos gastados).
b) Avance en el logro de los resultados, propsito y fin (si se trata de una evaluacin
intermedia).
c ) Cumplimiento de los resultados y propsito y avance hacia el logro del fin (si se
trata de una evaluacin final).
d ) Deficiencias y limitaciones.
e ) Resultados no previstos.
f) Gestin del proyecto.
IV Conclusiones
a ) Sobre el equipo responsable del proyecto.
b ) Sobre la relacin entre actividades y resultados (en una evaluacin intermedia).
c ) Sobre la relacin entre actividades resultados propsito y fin (en una
evaluacin final).
d ) Sobre la gestin del proyecto.
e ) Perspectivas futuras del proyecto (en una evaluacin intermedia).
f) Perspectivas para la sostenibilidad y/o replicabilidad del proyecto (en una
evaluacin final).