35 Trucos para Microsoft Word

Por: Ariel Palazzesi @ mircoles, 26 de abril de 2006 Nota vista 97736 veces

Microsoft Word es el procesador de texto ms utilizado en este momento. Este

programa, adems de servir para de introducir texto, imgenes y dibujos nos
permite trabajar con ellos aplicndoles formatos, estilos y diseos para que tomen
una apariencia profesional, atributos que antes estaban reservados solo a
programas de diseo.
Esta cantidad de nuevas funciones incorporadas a los procesadores de texto, y a
Microsoft Word en particular, hace que no todos los usuarios aprovechen a fondo
las caractersticas que incorporan.
A lo largo de este artculo veremos como sacar provecho de estas opciones,
haciendo hincapi en las funciones que puedan resultar tiles a la mayora de los
usuarios.
1) Abrir archivos: Si necesitamos abrir varios archivos, podemos usar las teclas
CTRL y A (o CTRL y F12) para acceder directamente al cuadro de dialogo
correspondiente, evitando usar la barra de herramientas o el men.
2) Guardar documento: Existen dos opciones dentro del men para guardad
documentos: Guardar y Guardar Como. Podemos acceder directamente a ellas
presionando CTRL y G (o ALT, Mays. y F2) para la primera y ALT,
Mays. y F12 para la segunda opcin.
3) Cerrar documentos: Como en el truco anterior, podemos cerrar rpidamente el
documento actual presionando CTRL y R (o CTRL y F4). Si el documento
no ha sido salvado, aparecer el cuadro de dialogo que nos permite salvar los
cambios antes de cerrarse.
4) Documento en blanco: Para comenzar a trabajar en un documento nuevo, la
forma mas fcil y veloz es presionar CTRL y U.
5) Imprimir: Las teclas CTRL y P (o CTRL, Mays. y F12) nos llevan
directamente al cuadro de opciones Imprimir (Figura 1).
6) Aplicar ttulos: Para aplicar rpidamente el formato de titulo (uno de los tres
posibles), podemos presionar simultneamente CTRL, Mays. y 1 (o 2 o 3)
y el texto seleccionado tomara ese formato.
7) Cambiar maysculas: Si queremos que una porcin del texto este en maysculas,
minsculas o con la primer letra de cada palabra en maysculas y el resto en
minsculas, seleccionamos el texto deseado y presionamos Mays. y F3. Cada
vez que hagamos esto, el texto ira cambiando de formato, rotando entre esas tres
posibilidades.
8) Centrar prrafos: Para centrar rpidamente el prrafo en que se encuentra el

cursor, simplemente presionamos a la vez las teclas CTRL y T.

9) Introducir comentarios: Al igual que Microsoft Excel, Word permite la inclusin
de comentarios en el documento. La forma rpida de ingresarlos es (teniendo el
cursor de escritura en la posicin que queremos aparezca el comentario) presionar
CTRL, ALT y A.
10) Copiar, cortar y pegar: Como en casi todas las aplicaciones que funcionan en
Windows, se puede copiar, cortar o pegar texto con las combinaciones de teclas
CTRL y C para copiar, CTRL y X para cortar (o Mays y Supr), y CTRL
y V para pegar.
11) Copiar formato: si lo que queremos es copiar el formato del texto que tenemos
en el portapapeles (previamente copiado con CTRL y C) a la seleccin de texto
actual, podemos presionar CTRL, Mays y C. El texto seleccionado tomara el
formato sin ser reemplazado.
12) Poner en Negrita: Si deseamos cambiar el formato de la fuente con la que esta
escrito el texto seleccionado para que aparezca en negrita, la forma ms eficiente es
presionar CTRL y N.
13) Subrayar: Para subrayar texto, en lugar de usar la barra de herramientas es ms
rpido presionar CTRL y S.
14) Pasar a cursiva: De la misma manera que en los dos trucos anteriores, si
queremos poner en cursiva (itlica) la fuente de la celda actual, basta con presionar
simultneamente CTRL y K.
15) Texto normal: para quitar todos los atributos especiales del texto seleccionado
(negrita, cursiva, etc.) Presionamos CTRL y Espacio (o CTRL, Mays. y Z)
16) Cambiar fuentes: para acceder al cuadro de dialogo que permite el cambio de
fuente (y de sus caractersticas especiales) podemos presionar CTRL y M (o
CTRL, Mays. y M)
17) Fuente Symbol: Aquellos que utilizan Microsoft Word para redactar
documentos con temas cientficos o matemticos, pueden utilizar las teclas
CTRL, Mays. y Q para convertir el texto seleccionado a la fuente Symbol.
18) Deshacer: Los atajos de teclado para deshacer la ltima accin en Word son
CTRL y Z, o bien ALT y Retroceso.
19) Rehacer: Si deseamos rehacer algn cambio que hemos deshecho, presionamos
CTRL e Y.
20) Espaciado de prrafos: Para cambiar el espaciado del prrafo en el que se
encuentra el cursor, podemos evitar usar el men presionando CTRL y 1 para

un espaciado normal, CTRL y 5 para un espaciado de 1,5 lneas, CTRL y 2

para espacio de dos lneas y CTRL y 0 para espacio entre prrafos.
21) Informacin sobre el sistema: Muchas veces queremos conocer datos del
hardware de nuestro ordenador ( o sobre el software instalado en el) y recurrimos a
programas especficos, sin conocer que desde Microsoft Word simplemente
presionando CTRL, ALT y F1 accedemos a una muy pormenorizada
informacin sobre estos temas, como se puede ver en la figura 2).
22) Notas: En cualquier momento, podemos escribir una nota al pie mediante las
teclas ALT, CTRL y O o bien al final del documento si presionamos ALT,
CTRL y L
23) Seleccionar todo: Cuando necesitemos seleccionar todo el texto del documento
usemos CTRL y E.
24) Crculos y cuadrados: Cuando usamos la herramienta elipse o rectngulo, es
muy difcil lograr crculos o cuadrados perfectos, a menos que mantengamos
presionadas las teclas CTRL y ALT mientras dibujamos.
25) Lneas: Para dibujar lneas verticales o con una inclinacin de 45 grados,
debemos trazarlas manteniendo presionada la tecla Mays..

Figura 1.

Figura 2.

26) Incrustar Fuentes TrueType: Con frecuencia, cuando llevamos un documento

de Word de un ordenador a otro, nos encontramos con que las fuentes que
utilizamos al crear el documento en nuestro ordenador no estn instaladas en el
ordenador de destino, haciendo que partes del texto no se visualicen
correctamente. Podemos solucionar esto si incrustamos las fuentes en nuestro
documento, de forma que viajen dentro de el y no tengamos problemas. Para
hacerlo, seleccione Guardar como/Herramientas/Opciones al grabar. Una vez
desplegada la ventana de opciones, seleccione Incrustar Fuentes TrueType.
Tambin podremos decidir si incrustamos la fuente completa o solo los caracteres

que utilizamos. Esto ltimo es interesante para no hacer el documento demasiado

pesado si solo usamos un par de caracteres no estndar. (Figura 3)
27) Proteccin antivirus en macros de Word: Una de las formas de entrada de los
virus en nuestro ordenador son las macros que incluyen algunos archivos y que se
ejecutan nada ms abrirlos. Las macros son pequeos programas en Visual Basic
Para Aplicaciones. Tanto Excel como Word tienen la posibilidad de incluirlas en
sus documentos y hojas de clculo respectivamente por lo que corremos el riesgo
de que al ir abrir un documento de Word o un libro de Excel incluyan algn virus.
En el caso de Word, generalmente no utilizamos Macros, as que se puede evitar
este riesgo deshabilitndolas por defecto. Para ello, debemos ir al men
Herramientas / Macro / Seguridad y seleccionar el nivel que queramos de
proteccin: alto, medio o bajo.
28) Herramienta de contar palabras: La barra de herramientas "Contar Palabras"
(Figura 4) permite actualizar fcilmente el conteo de palabras en un documento sin
tener que ir al cuadro de dilogo "Contar palabras". Adicionalmente, con "Contar
Palabras" tienes ms flexibilidad al poder contar las palabras de los encabezados y
pies de pgina en tu documento.
Para activar esta funcin, en el men Ver, elige Barra de herramientas y despus
Contar Palabras.
29) Personalizar documentos con una marca de agua: Si ests trabajando en un
documento en Microsoft Word Office XP, puedes aplicar una marca de agua como
fondo a cada pgina, fcil y rpidamente. Esto servir para que si alguien fotocopia
tus documentos impresos puedas identificarlos mediante la marca. Para hacerlo,
hay que ir al Men "Formato. En el. Se escoge la opcin "Fondo" y luego "Marca
de agua impresa". En la nueva ventana esta la opcin de insertar una imagen o un
texto como fondo al documento
30) Traduccin rpida de una palabra (o frase): Algo que no todo el mundo sabe es
que se puede utilizar Word (Office XP) para realizar traducciones. Efectivamente,
Word ofrece una herramienta fcil de manejar y de gran utilidad. Para utilizarla,
debemos acceder al Men "Herramientas", escoger la opcin "Idioma" y luego ir a
Traducir". Automticamente se activa el Panel de Tareas "Traducir" (figura 5), all
esta la opcin de escribir el texto que deseamos traducir, seleccionar el tipo de
diccionario entre las diferentes opciones o simplemente traducir en lnea a travs
de Internet. Esta ltima opcin permite traducir entre idiomas al documento
completo.
31) Desactivar etiquetas inteligentes: A muchos usuarios de Word le resultan
incmodos los marcadores que aparecen sobre algunas palabras, llamados
etiquetas inteligentes, que reconocen nombres, fechas, horas, lugares, nmeros de
telfono y direcciones de email. Para desactivarlas, seleccione Herramientas /
Opciones de Autocorreccin y haga clic en la pestaa Etiquetas Inteligentes. Vace
las casillas "Etiquetar texto con Etiquetas Inteligentes" y "Mostrar botones de

Accin de Etiquetas Inteligentes" y haga clic en OK. (Puede activar o desactivar

individualmente las funciones de Etiqueta Inteligente marcando o vaciando las
casillas de la lista de Reconocedor).

Figura 3.

Figura 4.

Figura 5.

32) Imprimir varias pginas en una hoja: Cuando es necesario imprimir un

documento extenso para dar una revisin rpida a aspectos tales como el diseo de

las pginas o la consistencia de los ttulos resulta un verdadero desperdicio de

papel, tiempo y dinero imprimir cada pgina en una hoja de papel. Sin embargo,
Word permite acomodar varias pginas en una misma hoja. Para ello, oprima las
teclas CTRL y P, escoja el nmero de pginas que quiere imprimir en cada hoja
en la casilla Pginas por hoja (mximo 16) y d clic en Aceptar (Figura 6). Eso
imprime vistas en miniatura de las pginas.
33) Trabajar a pantalla completa: En ciertos momentos es til que el documento de
Word en el que est trabajando ocupe todo el espacio de la pantalla. Al seleccionar
la opcin Pantalla completa del men Ver, todas las barras y mens de Word
desaparecen, y nicamente queda el documento. Para regresar a la forma de
trabajo normal, oprima la tecla ESC (o d clic en el botn flotante Cerrar pantalla
completa). Si solo necesita utilizar momentneamente alguna herramienta, lleve el
cursor al borde superior de la pantalla para que se despliegue la barra de mens.
34) Imprimir varios archivos sin tener que abrirlos: Word nos permite imprimir
varios documentos al mismo tiempo, y ni siquiera tenemos que abrirlos. Para ello,
haremos clic en el men Archivo, seleccionaremos Abrir, y luego marcaremos todos
los documentos que necesitamos imprimir (se pueden escoger ms de uno
oprimiendo CTRL antes de dar clic en ellos) Por ultimo, hacemos clic derecho en
uno de los archivos y escogemos Imprimir.
35) Imagen en varias pginas: Si deseamos, por diseo o requisito, que aparezca
una misma imagen en todas las pginas que vayamos creando en un documento de
Word y queremos evitar el estar acomodando cada pagina (y no nos queden
iguales), podemos seguir los siguientes pasos para hacerlo fcilmente:
1.- En el documento de Word agregamos un cuadro de texto en la posicin donde se
desea insertar el dibujo o la imagen.
2.- Insertamos la imagen que desees en l.
3.- En la barra de dibujo hacemos clic en el botn: Dibujo.
4.- Escogemos el men de: Ordenar.
5.- Hacemos clic en la opcin: Detrs del texto.
6.- Seleccionamos el dibujo y vamos al men: Insertar.
7.- Elegimos Autotexto en el submen: Autotexto.
8.- Escribimos un nombre corto, ejemplo: "ttt".
9.- Damos clic en el botn: Agregar.
10.- Cuando terminamos de escribir en esa pgina y pasamos a la siguiente solo
tecleamos el texto agregado (en el ejemplo "ttt") y pulsamos la tecla: F3.

Figura 6.

El puntero secreto de Word: Probablemente se encuentre entre los usuarios de

Word que desconocen que se puede cambiar el cursor del mouse dentro de los
documentos de este programa. En efecto, si presionamos las teclas CTRL, ALT
y + (del teclado numrico) veremos que la forma del cursor se transforma en un
smbolo que recuerda sospechosamente al logo de Microsoft Office. Para volver el
cursor del mouse a su forma habitual, tan slo tendremos que volver a pulsar las
mismas teclas. Vers cmo se abre un cuadro de dilogo de personalizar teclado.
Haz clic en cerrar el puntero volver a su forma habitual.
Auto escritura: Muchas veces queremos probar como quedan diferentes fuentes o
formatos de textos, etc. sobre un texto extenso, y no queremos escribir una pgina
solamente para hacer una prueba. En estos casos, podemos escribir solamente
=rand () al principio de un documento nuevo de Word, y aparecer escrito un
prrafo completo (ver figura 7). Si queremos modificar la longitud del texto,
podemos poner dos parmetros (nmeros) dentro del parntesis, algo como
=rand(12,5). Experimenta un poco para ver los resultados. Este es un truco a
mitad de camino entre lo meramente til y lo divertido.

Figura 7.

Crear una tabla de contenido

Corresponde a: Microsoft Office Word 2007

Mostrar todo

Las tablas de contenido se crean eligiendo los estilos de ttulo, como por ejemplo Ttulo 1, Ttulo 2 y Ttulo 3,
que se desea incluir en las mismas. Microsoft Office Word busca los ttulos que tienen el estilo elegido, aplica
formato y sangra al texto del elemento en funcin del estilo de texto e inserta la tabla de contenido en el
documento.

Microsoft Office Word 2007 ofrece una galera con varias tablas de contenido para elegir. Marque las entradas
de la tabla de contenido y, a continuacin, haga clic en el estilo de la tabla de contenido que desee en la
galera de opciones. Office Word 2007 crea automticamente la tabla de contenido a partir de los ttulos que
haya marcado.

Qu desea hacer?
Marcar elementos para una tabla de contenido
Crear una tabla de contenido
Eliminar una tabla de contenido

Marcar elementos para una tabla de contenido

La manera ms sencilla de crear una tabla de contenido es utilizar los estilos de ttulo integrados. Tambin se
puede crear tablas de contenido basadas en los estilos personalizados que haya aplicado. O bien, se puede
asignar niveles de tabla de contenido a elementos de texto especficos.

Marcar elementos utilizando los estilos de ttulo integrados

1.

Seleccione el ttulo al que desea aplicar un estilo de ttulo.

2.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en el estilo que desee.

Por ejemplo, si seleccion texto al que desea aplicar un estilo de ttulo principal, haga clic en el estilo
denominado Ttulo 1 en la galera de estilos rpidos.

NOTAS

Si no encuentra el estilo apropiado, haga clic en la flecha para expandir la galera de estilos
rpidos.
Si el estilo que desea no aparece en la galera de estilos rpidos, presione CTRL+MAYS+W
para abrir el panel de tareas Aplicar estilos. Bajo Nombre de estilo, haga clic en el estilo que desea
usar.

Marcar elementos de texto concretos

Si desea que la tabla de contenido incluya texto que no tiene formato de ttulo, puede utilizar este
procedimiento para marcar elementos de texto especficos.

1.

Seleccione el texto que desea incluir en la tabla de contenido.

2.

En la ficha Referencias, en el grupo Tabla de contenido, haga clic en Agregar texto.

3.

Haga clic en el nivel en que desea etiquetar la seleccin como, por ejemplo, Nivel 1 para mostrar
un nivel principal en la tabla de contenido.

4.

Repita los pasos 1 a 3 hasta haber etiquetado todo el texto que desea que aparezca en la tabla de
contenido.
Volver al principio

Crear una tabla de contenido

Una vez marcados los elementos de la tabla de contenido, puede generarla.

Crear una tabla de contenido a partir de los estilos de ttulo integrados

Utilice este procedimiento si cre un documento utilizando estilos de ttulo.

1.

Haga clic en el lugar donde desee insertar la tabla de contenido, normalmente al principio del
documento.

2.

En la ficha Referencias, en el grupo Tabla de contenido, haga clic en Tabla de contenido y,

despus, haga clic en el estilo de la tabla de contenido que desee.

NOTA

Para ver ms opciones, haga clic en Insertar tabla de contenido para abrir el cuadro de dilogo

Tabla de contenido.

Crear una tabla de contenido a partir de los estilos personalizados

aplicados
Siga este procedimiento si ya ha aplicado elementos personalizados a sus ttulos. Puede especificar la
configuracin de estilos que desea que utilice Word cuando genere la tabla de contenido.

1.

Haga clic en el lugar en el que desee insertar la tabla de contenido.

2.

En la ficha Referencias, en el grupo Tabla de contenido, haga clic en Tabla de contenido y,

despus, haga clic en Insertar tabla de contenido.

3.

Haga clic en Opciones.

4.

En Estilos disponibles, busque el estilo que haya aplicado a los ttulos del documento.

5.

En Nivel de TDC, junto al nombre del estilo, escriba un nmero del 1 al 9 para indicar el nivel que
desea que represente ese estilo de ttulo.

NOTA

Si slo desea utilizar estilos personalizados, elimine los nmeros de nivel de TDC de los estilos

integrados, como por ejemplo, Ttulo 1.

6.

Repita los pasos 4 y 5 para cada estilo de ttulo que desee incluir en la tabla de contenido.

7.

Haga clic en Aceptar.

8.

Elija una tabla de contenido adecuada al tipo de documento:

Documento impreso Si va a crear un documento que se leer en formato impreso,

cree una tabla de contenido en la que cada uno de sus elementos incluya tanto el ttulo como el
nmero de la pgina en la que aparece dicho ttulo. Los lectores pueden ir a la pgina que
desean.

Documento en pantalla Si el documento se va a leer en pantalla en Word, puede

aplicar formato de hipervnculo a los elementos de la tabla de contenido, de manera que los
lectores puedan ir al ttulo correspondiente haciendo clic en l en la tabla de contenido.

9.

Para utilizar uno de los diseos disponibles, haga clic en un diseo en el cuadro Formatos.

10.

Seleccione las dems opciones de tabla de contenido que desee utilizar.

Actualizar la tabla de contenido

Si agreg o quit ttulos u otros elementos de tabla de contenido en el documento, puede actualizar
rpidamente la tabla de contenido.

1.

En la ficha Referencias, en el grupo Tabla de contenido, haga clic en Actualizar tabla.

2.

Haga clic en Actualizar slo los nmeros de pgina o en Actualizar toda la tabla.
Volver al principio

Eliminar una tabla de contenido

1.

En la ficha Referencias del grupo Tabla de contenido, haga clic en Tabla de contenido.

2.

Haga clic en Quitar tabla de contenido.

Crear una tabla de contenido

Corresponde a: Microsoft Office Word 2003

Mostrar todo

La manera ms sencilla de crear una tabla de contenido es utilizar los formatos de nivel de esquema o estilos
de ttulo integrados. Si ya utiliza los formatos de nivel de esquema o estilos de ttulo integrados, siga estos
pasos:

1.

Haga clic en la posicin en la que desee insertar la tabla de contenido.

2.

En el men Insertar, elija Referencia y haga clic en ndices y tablas.

3.

Haga clic en la ficha Tabla de contenido.

4.

Para utilizar uno de los diseos disponibles, haga clic en un diseo en el cuadro Formatos.

5.

Seleccione las dems opciones de tabla de contenido que desee.

Si no utiliza los niveles de esquema o estilos integrados, siga uno de estos procedimientos:
Crear una tabla de contenido a partir de los niveles de esquema

1.

En el men Ver , elija Barras de herramientas y haga clic en Esquema.

2.

Seleccione el primer ttulo que deba aparecer en la tabla de contenido.

3.

En la barra de herramientas Esquema, seleccione el nivel de esquema que desee asociar al

prrafo seleccionado.

4.

Repita los pasos 2 y 3 para cada ttulo que desee incluir en la tabla de contenido.

5.

Haga clic en la posicin en la que desee insertar la tabla de contenido.

6.

En el men Insertar, elija Referencia y haga clic en ndices y tablas.

7.

Haga clic en la ficha Tabla de contenido.

8.

Para utilizar uno de los diseos disponibles, haga clic en un diseo en el cuadro Formatos.

9.

Seleccione las dems opciones de tabla de contenido que desee.

Crear una tabla de contenido a partir de los estilos personalizados

1.

Haga clic en la posicin en la que desee insertar la tabla de contenido.

2.

En el men Insertar, elija Referencias y haga clic en ndices y tablas.

3.

Haga clic en la ficha Tabla de contenido.

4.

Haga clic en Opciones.

5.

En Estilos disponibles, busque un estilo que haya aplicado a los ttulos del documento.

6.

En Nivel de TOC, a la derecha del nombre del estilo, escriba un nmero del 1 al 9 para indicar el
nivel que desee que represente ese estilo de ttulo.

Nota Si slo desea utilizar estilos personalizados, quite los nmeros de nivel TDC de los estilos
integrados como, por ejemplo, Ttulo 1.

7.

Repita los pasos 5 y 6 para cada estilo de ttulo que desee incluir en la tabla de contenido.

8.

Haga clic en Aceptar.

9.

Para utilizar uno de los diseos disponibles, haga clic en un diseo en el cuadro Formatos.

10.

Seleccione las dems opciones de tabla de contenido que desee.

Crear una tabla de contenido a partir de las entradas marcadas

1.

Seleccione la primera parte del texto que desee incluir en la tabla de contenido.

2.

Presione ALT+MAYS+O.

3.

En el cuadro Nivel, seleccione el nivel y haga clic en Marcar.

4.

Para marcar entradas adicionales, seleccione el texto, haga clic en el cuadro Entrada y, a
continuacin, en Marcar. Tras agregar las entradas, haga clic en Cerrar.

5.

Haga clic en la posicin en la que desee insertar la tabla de contenido.

6.

En el men Insertar, elija Referencia y haga clic en ndices y tablas.

7.

Haga clic en la ficha Tabla de contenido.

8.

Haga clic en el botn Opciones.

9.

En el cuadro Opciones de tabla de contenido, active la casilla de verificacin Campos de

elementos de tabla.

10.

Desactive las casillas de verificacin Estilos y Niveles de esquema.

Notas

Para crear una tabla de contenido de un marco Web, elija Marcos en el men Formato y haga
clic en Tabla de contenido en marco. Una tabla de contenido en un marco Web slo puede crearse a
partir de los estilos de ttulo integrados.
Si trabaja con un documento maestro, haga clic en Expandir subdocumentos
herramientas Esquema antes de generar o actualizar la tabla de contenido.

en la barra de