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1.7 PAGAMENTO
a) O Contas a Pagar emite espelho (relatrio) dos fornecedores que esto autorizados o
pagamento, o qual segue para a Tesouraria;
b) Tesouraria no implanta dados no sistema de Contas a Pagar;
c) Tesouraria emite o cheque nominal ao fornecedor.
d) Diretores e Procuradores assinam o cheque (no mnimo 02 assinaturas de
Diretores/Procuradores no envolvidos em processo anterior de autorizao);
e) Para a assinatura dos cheques, os Diretores e Procuradores devem visualizar e vistar a
nota.
1.8 CONTABILIDADE
a) A contabilidade concilia se os cdigos, despesas e custos foram apropriados
corretamente pelos outros setores (contabilidade integrada) e se h diferena entre o
relatrio de contas a pagar e os saldos contbeis;
1.9 AUDITORIA INTERNA E EXTERNA
Verificar se so efetuados procedimentos de auditoria interna no setor;
PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS QUANTO AO CONTROLE INTERNO
DOS PAGAMENTOS NOS DIVERSOS SETORES
3.1 ESTOQUES (GERAL)
a) Estoques
a) A empresa deve estar organizada no sentido de controle e vigilncia permanente de
seus estoques, quanto guarda e movimentao.
b) Os estoques mantidos pela empresa esto sob controle e responsabilidade de pessoal
adequado.
c) Os locais de armazenagem ou estocagem so adequados quanto a:
- roubo, fogo, perdas, extravios, etc.
- inacessibilidade de terceiros, no autorizados.
d) Os sistemas de controles mantidos evitam as entradas e as sadas de estoques sem
documentao suficiente e aprovada.
e) So adotados registros ou fichas para controle dos estoques, tais registros ou fichas:
so utilizados para indicao de mximos e mnimos de estoques
- registram movimentao e saldos em quantidades e valores (controle fsico e
financeiro)
- registram custo unitrio e em conformidade com a legislao
- tm sua movimentao integrada contabilidade.
f) Os registros ou fichas mencionados so escriturados por pessoal:
- que no tem acesso s existncias
- que no autoriza movimentao dos estoques
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g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
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b) Inventrios
a) A empresa utiliza-se do processo de inventrios permanentes rotativos, visando
diminuir custos e paralisao das atividades durante o balano geral. Caso contrrio:
- so efetuadas contagens pelo menos uma vez ao ano, por ocasio dos balanos
- seria recomendvel empresa o sistema de inventrios permanentes rotativos.
b) So emitidas instrues por escrito para a realizao dos inventrios.
c) So entregues com antecipao, para apreciao e discusso, cpias das referidas
instrues:
- ao pessoal que participa dos inventrios
- contabilidade
- auditoria interna.
d) So designados como responsveis pela superviso, controle e execuo dos
inventrios, pessoas que sejam:
- alheias custdia e registro dos estoques
- competentes para identificar os produtos, mercadorias, matrias-primas, etc., bem
como o estgio de produtos em elaborao.
e) O planejamento dos inventrios prev, entre outros procedimentos:
- utilizao de etiquetas, inclusive para segunda contagem, bem como o controle de
sua seqncia numrica
- extenso das contagens para os itens embalados, encaixotados, etc.
- medidas para evitar duplicidade ou omisso na contagem (marcao dos itens
contados, colocao de fichas, etiquetas, etc.)
- assinaturas ou vistos nas planilhas ou etiquetas de contagem, indicando inclusive
aprovao para alteraes
- acompanhamento da auditoria interna
- que as etiquetas somente sejam recolhidas aps a evidncia de visto de pessoal
habilitado, denotando adequao quanto ao seu preenchimento
- que antes de ser iniciada uma nova contagem sejam retiradas as
etiquetas da
contagem anterior
- que sejam efetuadas provas para se certificar que todos os estoques foram
inventariados.
f) As planilhas, fichas ou etiquetas de contagem so numeradas tipograficamente.
g) efetuada uma arrumao prvia das reas a serem inventariadas.
h) Os estoques a serem inventariados so previamente dispostos, de modo a facilitar a
contagem.
i) So utilizados mtodos adequados de pesagem, contagem, registro, etc., bem como
meios de identificao dos estoques e do estgio de produto em elaborao.
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A definio do que deve ser imobilizado deve seguir os preceitos legais, assim como os
mtodos de depreciao.
Inventariar periodicamente os bens e o resultado confrontado com os registros individuais e
com o razo contbil.
O resultado do balanceamento e confronto mencionados :
- relatado a pessoal responsvel, quanto s faltas constatadas;
- origina ajustes nas posies contbil e subsidiria, com autorizaes prvias para o caso das
faltas verificadas.
As aquisies ou acrscimos so efetuados:
- mediante ordens de compra devidamente aprovadas;
- mediante cotaes de preos ou solicitao de oramento;
- mediante autorizao prvia de pessoal competente para tal, devidamente evidenciada.
Os custos das imobilizaes em andamento por conta prpria so:
- registrados de forma suficientemente detalhada a permitir determinao adequada,
acompanhamento e controle;
- apurados e registrados adequadamente, computando-se na sua formao todos os gastos
incorridos (materiais, mo-de-obra e gastos gerais);
- controlados de forma tal que permita a imediata transferncia s contas definitivas, quando
de sua concluso.
Nas imobilizaes em andamento por conta de terceiros, alm dos pontos anteriores, a
empresa acompanha a sua execuo, no sentido de verificar:
- cotaes de preos, oramentos, ordens de compra, etc.
- efetivo recebimento dos materiais e sua aplicao;
- sobras de materiais, ao final dos trabalhos;
- cronogramas fsico-financeiro;
- prestaes de contas;
- fundos disponveis, em caixa ou bancos, mantidos disposio dos executores dos trabalhos
(contagens, conciliaes, etc.).
As aquisies so informadas imediatamente, para fins de incluso em cobertura de seguros.
Existe uma poltica definida para:
- diferenciar despesas capitalizveis das no capitalizveis
- definir montantes e itens que no devam ser imobilizados, inclusive para fins fiscais.
Essa diferenciao e definio ficam evidenciadas na documentao suporte das despesas ou
aquisies, por pessoal competente para tal.
- so efetivadas mediante memorandos ou requisies aprovados pela direo
- esses documentos indicam os motivos das baixas e identificam perfeitamente os bens
- so documentadas por notas fiscais, nos casos aplicveis
- so informadas imediatamente para fins de excluso em cobertura de seguros.
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Bancos
Os sistemas de pagamentos evitam que os mesmos sejam consumados sem conferncia e
aprovaes prvias e obedecidos os esquemas de autorizaes e assinaturas de cheques. Tendo
em vista, que j foram efetuados todos os procedimentos anteriores de controle interno:
requisio da compras e aprovao da requisio de compras (necessidade), ordem de compra
(cotaes de preos) e autorizao da compra, recepo da mercadoria e encaminhamento
para o Contas a Pagar.
Jamais o responsvel pela tesouraria deve autorizar o pagamento (a autorizao do pagamento
deve ser feita por pessoa independente da tesouraria).
O estoque de tales de cheques e os tales em uso devem ser controlados e inspecionados, de
maneira evitar sua utilizao indevida, bem como os tales devem ser mantidos em cofre,
com acesso restrito.
proibida a assinatura de cheques em branco.
proibida a assinatura de cheques ao portador.
Os cheques para reembolso ou suprimento so emitidos sob a forma nominal ao caixa.
Os cheques devem ser cruzados antes de serem encaminhados para assinatura.
Os cheques so emitidos com cpias e estas devero:
- conter as rubricas dos assinantes dos cheques
- conter as destinaes adequadas da finalidade da emisso dos cheques.
Os cheques sero emitidos em seqncia numrica
- rasgados nos espaos das assinaturas quando cancelados
- conservados a fim de controle da seqncia numrica.
A documentao suporte de pagamento deve ser controlada e:
- apresentada junto aos cheques encaminhados para assinatura
- revisada pelos assinantes dos cheques, com evidncias dessa reviso
- cancelada adequadamente para evitar reapresentao (apor carimbo ou inscrio equivalente
que o documento j foi pago, para no ser novamente apresentado para cobrana).
O cancelamento da documentao, antes referido, deve ser efetuado pelos prprios assinantes
dos cheques ou na sua presena.
Os cheques emitidos para pagamentos em geral, inclusive para depsitos, suprimentos de
caixa, etc. devero ser:
- assinados por duas pessoas
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Depois de pagos, todos os documentos devem ser inutilizados, a fim de evitar sua
reapresentao.
Os cheques, depois de assinados, no devem retornar s pessoas que os prepararam.
Adequados controles devem existir sobre a cobrana e deduo referentes devoluo de
mercadorias aos fornecedores. Procedimentos de checagem das pendncias devem ser
adotados.
Aprovao para pagamentos de despesas deve obedecer a limites estabelecidos conforme
diversos nveis hierrquicos. O departamento de contas a pagar deve estar ciente dos limites
estabelecidos; e efetuar as checagens devidas.
O processo de assinatura de borders de pagamentos deve ser o mesmo adotado para a
assinatura de cheques. No deve haver espaos em branco nos borders preenchidos. Estes
devem tambm ser objetos de anlise de quem os assina, e devem ser cancelados ( carimbo
de PAGO) no pagamento. Procedimentos devem ser adotados para certificar-se de que
somente pagamentos aprovados so efetuados.
Outras consideraes sobre Bancos
Todas as contas bancrias ou procuradores esto devidamente:
- autorizados pela direo
- registradas no razo geral ou em razes auxiliares
- abertas em nome da empresa.
Os bancos so oficial e imediatamente informados quanto aos procuradores que deixam a
empresa.
Os extratos bancrios recebidos so entregues diretamente ao responsvel pelas conciliaes
bancrias.
Os servios de conciliaes bancrias so :
- efetuados mensalmente e mantidos de forma atualizada
- elaborados por funcionrio que no intervm na preparao, aprovao ou assinatura de
cheques nem no manuseio do numerrio
- preparados em formulrios adequados, indicando natureza, idade e datas de regularizao
das pendncias .
Evidncias de que foram seguidos os seguintes procedimentos quanto mecnica no preparo
e acompanhamento das conciliaes:
- conferncia dos saldos transportados dos extratos anteriores para os atuais?
- somas dos extratos bancrios e apurao de saldos, mesmo que numa base de testes
- somas das conciliaes bancrias
- providncias no sentido de eliminar as pendncias o mais prontamente possvel
- comparao de datas dos registros nos extratos e na contabilidade
- exame dos extratos quanto possibilidade de eventuais rasuras ou emendas
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Toda conta bancria deve ser previamente autorizada pela Diretoria, e todas as contas devem
ter sua finalidade justificada.
No devero ser mantidas contas bancrias inativas.
Os funcionrios com alta responsabilidade sobre numerrios devem estar afianados e
cobertos por seguro e tambm devem gozar suas frias anualmente, sendo suas funes
exercidas por pessoal substituto.
A responsabilidade de recebimento de depsitos de valores deve estar centralizada no menor
nmero possvel de pessoas, e as funes devem estar segregadas.
Deve haver registros independentes da contabilidade na Tesouraria, sobre ttulos e valores
mantidos no departamento, e periodicamente deve haver um procedimento de contagem e
conciliao com a contabilidade.
Todo e qualquer emprstimo bancrio deve se aprovado pela Diretoria.
Deve ser elaborada procurao que especifique detalhadamente quem so as pessoas com
poderes de assinatura em nome da empresa, e quais seus limites. Somente assinaturas em
conjunto devem ser usadas acima de certo limite, e sempre os dois nveis hierrquicos mais
altos disponveis no momento devem assinar. Cada pessoa autorizada deve ter uma cpia
desta procurao.
Adiantamentos a funcionrios ou a terceiros devem ser feitos mediante um formulrio
apropriado em que as aprovaes dos nveis gerenciais adequados fiques evidenciadas.
3.7 CONTROLES INTERNOS DA PRODUO
1. SEQNCIA DE CONTROLES INTERNOS DA PRODUO
1.1 PROGRAMAO DE PRODUO
Programao de Produo Mensal ou para um determinado perodo:
- a Diretoria de Produo, Diretoria Geral, Diretoria de Vendas, atravs de ndices
confiveis determinam qual ser a produo do ms.
- atravs da Programao de Produo, O Setor de Produo informa, ao Estoque de
Matrias-Primas , a quantidade de matria-prima a ser consumida no ms ou no perodo.
O Estoque de matrias-primas por sua vez, emite a requisio de compra das matriasprimas ao Setor de Compras.
1.2 ORDEM DE PRODUO
A Ordem de Produo deve ser autorizada pela Administrao da empresa ou se existindo a
Programao Mensal de Produo, serve esta como autorizao.
Deve conter:
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data
numerao seqencial
quantidade a ser produzida e especificaes do produto a ser produzido
autorizao do Diretor de Produo, responsvel pelo Setor, alm da autorizao citada
acima
Relao das matrias-primas a serem consumidas, previso de horas a serem utilizadas
( Mo-de-Obra Direta), entre outros
Apontamento de matrias-primas e horas gastas realmente gastas na produo.
data
numerao seqencial
constar o nmero da Ordem de produo, pois o sistema vai baixar o custo para a
respectiva Ordem de Produo
dados e quantidades da matria-prima requisitada
autorizao do responsvel pelo Setor
assinatura do funcionrio requisitante
a) Compras
A funo de compras definida como obteno dos recursos necessrios pelo melhor preo,
na melhor quantidade, no tempo certo e no lugar certo, observando-se as exigncias de
qualidade.
Todas as compras da empresa, exceto as de pequenos itens pagos pelo fundo de caixa, devem
ser efetuadas com a emisso de uma ordem de compras formal. Cada ordem de compra deve
ser suportada por uma requisio de material devidamente aprovada por pessoas autorizadas.
Excees e esta regra devem ser expressamente aprovadas por escrito pela Diretoria.
A autoridade de assinar uma ordem de compra deve estar formalizada e obedecer a limites de
valor, conforme os nveis hierrquicos, e de acordo com as determinaes da Diretoria.
Uma ordem de compra no deve nunca ser emitida aps o fato ter-se consumado, ou seja,
aps a compra j ter sido efetuada.
No mnimo trs cotaes de diferentes fornecedores devem ser obedecidas, para compras em
que os valores e quantidades envolvidas sejam substanciais.
A coleta de novas cotaes de preos de itens de compra contnua deve ser efetuada de acordo
com a periodicidade estabelecida pela Diretoria da rea.
Os processos de seleo de cotaes devem ser documentados e arquivados de maneira
adequada para eventual reviso posterior pela administrao e auditoria interna.
Decises de escolher outro fornecedor que no o mais competitivo devem ser suportadas e
aprovadas devidamente.
Os contatos com os fornecedores de materiais, tanto diretos como indiretos, devem ser feitos
pelo pessoal de compras, e nunca diretamente pelos departamentos usurios.
Adequado controle seqencial deve ser exercido no arquivamento de Requisies e Ordem de
Compra. Tais formulrios devem ser pr-numerados e um controle apropriado exercido sobre
os estoques em branco.
Deve existir um sistema adequado que registre os recebimentos parciais nas ordens de compra
em aberto, dando baixa e trazendo o saldo atualizado.
Ajustes de preo solicitados pelos fornecedores devem ser previamente analisados e
aprovados pelos nveis competentes. Relatrios mensais devem ser extrados do sistema
mostrando as alteraes de preo do perodo.
A gerncia de compras dever certificar-se de que foram processados somente ajustes de
preo devidos e previamente aprovados. Estes relatrios devem trazer evidncia de reviso
(visto do gerente), e devem ser arquivados.
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b) Recebimento de Mercadorias
As funes de recebimento de mercadorias devem fazer parte da organizao responsvel pelo
controle da produo e materiais, e devero estar separadas das funes de compras e contas a
pagar.
O pessoal do recebimento deve proceder anlise dos materiais e documentos, a fim de
determinar se as condies deles esto de acordo com as ordens de compra
Ao corretiva adequada funo de compras e ao fornecedor deve ser tomada sobre
divergncias acusadas no recebimento, em tempo hbil.
As inspees de qualidade devem ser adequadas e criteriosas suficientemente para proteger os
interesses na empresa.
Os procedimentos sobre a manuteno do material, rejeitado na empresa, devem ser
adequados a fim de preservar os direitos de ressarcimento pelo fornecedor.
Quaisquer variaes nos materiais recebidos devem ser evidenciadas.
Parmetros de aceitao de variaes mnimas ( para cima e para baixo) devem ser definidos
pelos nveis gerenciais.
Cpias das Ordens de Compra emitidas pelo sistema devem ser enviadas ao Departamento de
Contas a Pagar, e checagens devem ser efetuadas antes do seu pagamento, ou pro via de
sistema, quando aplicvel.
O recebimento de todo e qualquer material deve ser centralizado, salvo excees aprovadas
pela Direo.
Todo recebimento de material deve ter seu registro efetuado quando da passagem pela
portaria.
A rea fsica da funo de recebimento deve estar devidamente segregada das outras reas.
c) Sistema de Custos
Manter sistema de custos uniforme, consistente e padronizado na mxima extenso possvel,
com critrios emanados da matriz.
Preencher os requisitos exigidos pelas leis nacionais, e pelos princpios de contabilidade
geralmente aceitos.
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Os cartes de crdito em nome da empresa no devero ser usados para pagamento de contas
pessoais, mesmo com reembolso posterior.
As posies individuais dos funcionrios, usurios de cartes de crdito da empresa, devem
ser reconciliadas periodicamente.
O uso de cartes de crdito da empresa deve ser suportado formalmente por recibos
adequados e originais. A baixa da conta do funcionrio s deve ocorrer mediante a
apresentao da documentao e relatrio de despesas.
Quando do desligamento de um funcionrio usurio de carto de crdito da empresa, deve ser
exercido controle sobre seu cancelamento prvio.
b) Despesas de Marketing
O departamento de Marketing deve elaborar um planejamento estratgico de marketing em
curto e em longo prazo.
As relaes da empresa com as agncias de publicidade e propaganda devem ser definidas em
instrumento contratual.
Para os servios prestados pelas agncias de publicidade, cotaes de preo devem
periodicamente ser obtidas, respeitadas as exigncias de qualidade e consideraes da
Diretoria.
A distribuio de brindes deve ser controlada adequadamente e, quando se tratar de itens
valioso, registros de controle devem ser mantidos. A gerncia deve certificar-se da existncia
de controles fsicos adequados sobre os seus estoques.
Deve existir uma interao adequada com a funo de programao da produo, no sentido
de otimizar a comunicao das necessidades e alteraes de mercado, no tempo adequado.
A existncia de estoques de produtos na rea de Marketing deve ser evitada.
As contas referentes a servios prestados pelas agncias de publicidade devem ser analisadas
adequadamente antes de seu pagamento, assim como todas as despesas de servios.
Os programas e promoes de venda de produtos devem ser submetidos e aprovados
previamente pela Diretoria de Marketing.
Os vnculos de concesses de representao aos distribuidores devem ser definidos em
instrumento contratual antes do incio das operaes. As novas concesses devem ser
precedidas por anlises formais e aprovadas pela Diretoria.
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c) Controle oramentrio
de responsabilidade da gerncia de cada departamento certificar-se de que os lanamentos
de despesas ao seu Departamento so realmente de sua competncia. A anlise efetuada deve
ser evidenciada de forma apropriada.
Os pedidos de lanamentos de reclassificao de despesas pelos departamentos devem ser
emitidos por escrito e aprovados no mnimo pelo nvel de superviso.
A anlise do excesso de despesas em comparao ao orado deve ter efetuada e investigada
sua causa, para aes corretivas cabveis e obteno de base de informaes.
de responsabilidade das gerncias departamentais a anlise das possibilidades de reduo de
custos dentro de seus departamentos.
As contas telefnicas devem ser analisadas pelos departamentos usurios. O uso dos telefones
e internet deve ser restrito aos assuntos de interesse da empresa, e controlado efetivamente.
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Auditoria - Teoria
e Prtica
Manual de
Auditoria Interna
Relatrios de
Auditoria
Mais Informaes
Mais Informaes
Auditoria
Gerencial
Mais Informaes
Como Formar
equipe de
Auditores
Internos
Mais Informaes
Manual Prtico
de Auditoria
Trabalhista
Mais Informaes
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Auditoria
Tributria
Manual Prtico
de Auditoria
Contbil
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Auditoria e
Controles na
Terceirizao
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