Sunteți pe pagina 1din 14

Managemntul proiectelor informatice

Metode si tehnici de organizare a


activitatilor
PROIECTUL reprezintă un set de activităţi desfăşurate într-o perioadă de timp
determinată, planificate şi controlate şi care au drept scop producerea unei schimbări în bine a
situaţiei beneficiarilor organizaţiei.
Alte definiții ale proiectului sunt:
Comisia Europeană: „Un proiect reprezintă un grup de activităţi care trebuie realizate într-o
secvenţă logică, pentru a atinge un set de obiective prestabilite, formulate de client.”
Guvernul României: „Proiectul este un scop bine definit, care este prevăzut a fi realizat într-o
perioadă determinată şi în limitele resurselor alocate şi căruia îi este ataşat un set de reguli
obiective şi activităţi.”
Standardul francez X50 – 105: „Proiectul este un demers specific care permite structurarea
metodică şi progresivă a realităţii ce va veni. Proiectul este definit şi executat pentru a da un
răspuns la nevoile utilizatorului sau a unui client, şi implică definirea unui obiectiv şi a unor
activităţi de întreprins, folosind resursele date.”
Standardul britanic BS6079: „Un proiect ar trebui să aibă următoarele trăsături:
- să fie nerepetitiv;
- să aibă o noutate din punct de vedere managerial;
- să implice risc şi incertitudine;
- să aibă rezultate impuse, o calitate determinată, parametrii de siguranţă;
- costurile sunt clar menţionate iar resursele impuse;
- realizarea se face printr-o echipă constituită în mod special.”
PMBOK Guide: „ Un proiect este un efort temporar asumat pentru a realiza un produs, un
serviciu sau un rezultat unic”
Managementul proiectelor se referă la totalitatea aspectelor legate de planificare,
organizare, coordonare și controlul proiectelor. În acest caz managerul care se ocupă de
aceste activități este numit manager de proiect.
Pentru a putea realiza scopul propus, managerul de proiect va avea la dispoziţie
anumite resurse. Din punct de vedere calitativ şi cantitativ, la conceperea proiectului s-a
considerat că, utilizate eficient, vor permite atingerea scopului. Iată cele mai importante
resurse care stau la îndemâna unui manager:
- Resurse umane (echipa de proiect),
- Resurse materiale (echipamente şi bunuri),
- Resurse informaţionale (informaţiile, cunoştinţele cu privire la tema abordată, etc),
- Resurse financiare (bugetul alocat),
- Timp
Pentru implementarea proiectului este necesară alegerea unei strategii care să dezvolte
la maximum capacitatea echipei care îl gestionează sau implementează, de utilizare a
competenţelor, cât şi a spiritului de echipă, prin responsabilitatea faţă de un obiectiv comun şi
necesitatea de a lucra împreună cu randamentul optim.
Toate proiectele trebuie să respecte un set de reguli de bază, cu toate că sunt
confruntate, pe toată durata lor de viaţă, cu evenimente aleatorii, ca, de exemplu, unele
schimbări în politica economică la nivel naţional, care pot constitui factori de risc pentru
realizarea acestora şi, prin urmare, necesită măsuri corective suplimentare.
Mai general se poate defini managementul prin proiecte ca activitatea ce are drept scop
conducerea realizării unui plan. Din această definiţie pot fi trase trei concluzii:
1. Managementul prin proiecte este o activitate cu un scop specific.
2. Managementul prin proiecte se referă la conducerea activităţii de realizare a unui plan.
3. Managementul prin proiecte se desfăşoară în timp, din momentul în care este începută
activitatea de elaborare a planului care urmează a fi realizat şi până în momentul realizării
evaluării finale vis-a-vis de activităţile derulate şi de succesul/impactul proiectului.
Pentru realizarea acestor deziderate, anumite funcţii trebuie îndeplinite. Prin urmare,
înţelegerea funcţiilor managementului este esenţială pentru gestionarea eficientă a proiectului.
Funcţiile managementului sunt:
1. planificare – munca făcută de manager pentru a stabili modul în care se va desfăşura un
proiect
2. organizare – definirea şi alocarea resurselor proiectului, precum şi a activităţilor şi
sarcinilor din proiect ţinând cont de planificarea făcută
3. implementare-coordonare - punerea în practică a celor planificate şi armonizarea
deciziilor şi acţiunilor
4. control – procesul prin care managerul se asigură că activităţile se realizează conform
planificării şi că este obţinut progresul în direcţia obiectivelor
5. conducere - direcţionarea oamenilor implicaţi prin analiza opţiunilor, luarea deciziilor şi
comunicarea lor.
Când un proiect poate dura câțiva ani pentru a fi realizat și utilizează multe resurse,
planificarea timpului devine foarte importantă, de aceea se folosesc diverse tehnici și metode
de organizare a activităților cât mai eficient.
Cele mai uzuale astfel de tehnici și metode pentru programarea, organizarea și
controlul derulării activităților sunt: matricea cadru logic, tehnica Gantt, metoda drumului
critic (Critic Path Method) și metoda PERT. Pentru aplicarea acestora este necesar ca în
prealabil etapele de lucru și tehnologia utilizată să fie divizate în operații elementare. Acest
lucru se poate realiza sub forma procesului de descompunere a lucrărilor, activitate al cărei
rezultat se numește Structura de Descompunere a Lucrărilor (WBS - Work Breakdown
Structure) și care este de fapt o structură arborescentă în care regăsim practic toată munca pe
care trebuie să o realizăm în cadrul proiectului. Având toate activitățile detaliate, se pot
realiza estimările de efort și costuri pentru fiecare activitate, incluzând aici toate resursele
necesare.

Matricea Cadru Logic


Matricea cadru logic reprezintă un instrument de planificare şi management folosit în
proiecte, fiind solicitată mai ales de către finanţatori şi reprezentând o parte componentă a
cererii de finanţare prin intermediul căreia un solicitant aplică pentru obţinerea unor fonduri în
vederea implementării unui proiect.
Matricea Cadrului Logic sintetizează într-un format standard: ce încearcă să realizeze
proiectul, cum își propune să facă asta, ce elemente sunt necesare pentru ca succesul
proiectului să fie asigurat, metodele prin care se poate măsura evoluția proiectului,
eventualele probleme care pot să apară.
Logica verticală – unul dintre instrumentele de verificare a corectitudinii unui design de
proiect. Identifică intențiile proiectului, clarifică relațiile cauzale de tip mijloc- scop din
cadrul acestuia și specifică situațiile dincolo de controlul managerului de proiect, care pot
influența îndeplinirea obiectivelor.
Matricea cadru logic poate fi „citită” urmând fie logica verticală, fie logica orizontală.
Logica orizontală – definește modul în care vor fi examinate obiectivele proiectului
din descrierea indicatorilor și a mijloacelor prin care se va realiza verificarea. Logica
orizontală asigură cadrul pentru monitorizarea și evaluarea proiectului.

Metoda Gantt
Diagramele cu bare sau diagramele Gantt (după creatorul acestora, Henry Gantt, care
le-a inventat în perioada primului război mondial) reprezintă o modalitate uzuală de
reprezentare a unui program de activităţi şi presupun enumerarea activităţilor pe o pagină, de
sus în jos şi, utilizând o scară temporală, desenarea unei bare orizontale pentru fiecare
activitate – fiecare bară reprezentând durata de realizare a activităţii respective.
Axa orizontală a diagramei este scala timpului, exprimată fie în timp absolut (ex.
decembrie, ianuarie etc.), fie în timp relativ - raportat la momentul începerii proiectului (ex.
luna 1, luna 2).
Unitatea de timp poate fi de asemenea ziua, săptămâna, luna, semestrul sau chiar anul.
Axa verticala este cea a activităţilor care pot scrise fie „Activitatea A”, „Activitatea 1”
sau cu denumirea ei (ex. „formarea echipei de proiect”).
Avantajul digramelor Gantt constă în simplitatea şi claritatea în transmiterea
informaţiilor referitoare la programarea activităţilor către persoanele implicate într-un proiect.
Totuşi, conţinutul mesajului pe care îl dă o diagramă Gantt simplă este destul de limitat.
Există şi alte variante ale diagramei Gantt simple, care pot transmite mai multă informaţie. De
exemplu, ca să se arate care sunt activităţile aflate în responsabilitatea fiecărui departament
sau ca să se indice starea curentă a fiecărei activităţi se pot utiliza culori şi nuanţe. Se pot
insera şi altfel de simboluri, pentru evidenţierea mai bună a unor evenimente cheie.
Principalul dezavantaj al diagramei Gantt este că dependenţele dintre două activităţi nu
pot fi lesne stabilite; ele pot fi doar deduse. Într-un proiect mai mic, acestea pot fi evidente,
dar pentru proiectele mari deducerea dependenţelor 'reale' poate fi imposibilă. Se poate depăşi
acest neajuns dacă se trasează linii care să unească activităţile ce depind una de cealaltă.
Totuşi, o asemenea abordare poate duce la obţinerea unei diagrame foarte aglomerate.
O altă problemă a diagramelor Gantt pentru proiectele mari este numărul mare de
iteraţii care pot fi necesare la trasarea lor. Ori de câte ori o activitate se schimbă, barele
respective trebuie şterse şi redesenate. Pentru a depăşi această problemă, planificatorii
utilizează de obicei pachete soft care le permit să actualizeze orice program de activităţi fără a
mai fi nevoie de trasarea manuală repetată a diagramei. Pachetele soft pentru întocmirea
programelor de activităţi ţin cont de dependenţele dintre activităţi (de exemplu Microsoft
Project sau Primavera Project Planner).
Exemple de reprezentări ale unei diagrame Gantt:

Sub- Durat Săptămâna


Obiectiv Activit activită a 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

e ăţi ţi (zile)
sA1
A1 sA2
O1 sA3
A2 sA4
sA5
A3 sA6
O2 sA7
A4 sA8
sA9
A5 sA10
sA11
A6 sA12

O3 sA13
A7 sA14
sA15
A8 sA16

Fig. 1 Diagrama Gantt


Fig. 2 Diagrama Gantt
Metoda PERT (Program Evaluation and Review Technique)
PERT este acronimul pentru "Program Evaluation and Review Technique" - Tehnica
de Evaluare si Analiza a Programului, tradus uneori defectuos prin "Evaluarea programului si
tehnica de review" sau "Evaluarea de Program si Analiza Tehnica".
Această metodă foloseşte trei durate de timp asociate fiecărei activităţi (optimistă, pesimistă şi
cea mai probabilă), formând o medie ponderată, care reprezintă durata aşteptată/estimată (v. § 2.3.2.3).
Astfel, timpul de execuţie a unui proiect este calculat pe baza teoriei probabilităţilor. Metoda PERT
este deci o metodă probabilistă bazată pe distribuţia beta pentru timpul fiecărei activităţi şi pe o
distribuţie normală pentru durata de timp estimată, metodă ce permite planificarea şi controlul
timpului de execuţie a întregului proiect. Ea poate fi vazută ca o extensie a graficului Gantt.
Analiza pe baza graficelor reţea de tip PERT este în prezent considerată ca
indispensabilă pentru proiecte mari şi complexe. Două calităţi o fac să reprezinte un
instrument folositor pentru planificarea şi urmărirea proiectelor de orice mărime şi natură:
activităţile sunt prezentate grafic în ordine secvenţială. Se poate observa întreaga reţea a
proiectului, precum şi ce activităţi trebuie să se termine înainte ca altele să înceapă
se pot calcula termenele minime şi maxime de începere şi de terminare ale activităţilor
proiectului.
Utilizând graficul reţea, se poate lucra direct cu activităţile din cadrul reţelei şi
modifica uşor relaţiile dintre ele.
Tehnicile de analiză specifice graficelor reţea propun să se calculeze:
- durata totală a proiectului pe baza duratei fiecărei activităţi în parte, a legăturilor impuse la
efectuarea lor şi a respectivelor relaţii de interdependenţă;
- drumul critic sau succesiunea execuţiei activităţilor care nu pot fi întârziate, eventuala
decalare a acestora conducând la întârzierea întregului proiect;
- rezervele de timp în care activităţile pot să gliseze fără a afecta durata totală a proiectului.
1 2 5 8 10
4
11
1 1 1 7 1 1 12
11
6 1 9 1
3
1 1
1

Fig. 3 Graficul PERT

Prin intermediul graficelor reţea, desfăşurarea proiectului este reprezentată de noduri


legate prin săgeţi în aşa fel încât să evidenţieze înlănţuirea logică a execuţiei fiecărei activităţi.
Reţeaua poate fi construită în baza a două convenţii:
Convenţia Americană - săgeţile reprezintă activităţile proiectului
- nodurile constituie evenimente de început/sfârşit ce
caracterizează activităţile
Convenţia Europeană - nodurile coincid cu activităţile
- săgeţile reprezintă legăturile între activităţi
În elaborarea graficului PERT trebuie parcurşi următorii paşi:
- înşiruirea activităţilor proiectului având la bază descompunerea ierarhică a acestuia stabilită
anterior;
- definirea pentru fiecare activitate a următoarelor informaţii: cod, descriere, durată;
- definirea secvenţei logice a activităţilor prin indicarea activităţilor condiţionate de activitatea
curentă şi a celor care condiţionează activitatea curentă;
- definirea legăturilor exterioare sau a condiţionărilor din punct de vedere contractual.
Spre deosebire de metoda CPM, graful PERT utilizează trei estimări pentru duratele
unor activităţi care nu s-au mai efectuat şi deci nu există un precedent care să ofere cu
certitudine o valoare de timp. PERT utilizează cele trei estimări pentru activităţile incerte: un
timp optimist, cel mai probabil timp şi un timp pesimist. Timpul optimist reprezintă acel timp
care are doar o probabilitate de 1% să reprezinte cel mai scurt timp, iar timpul pesimist are la
rândul său tot o probabilitate de 1% să reprezinte cel mai mare timp. Se calculează o medie
aritmetică în care valoarea probabilă are o pondere substanţial mărită:
a + 4m + b b −a
2
t= şi v=
6 6
în care:
a – reprezintă durata optimistă
m – reprezintă durata cea mai probabilă
b – reprezintă durata pesimistă
t – valoarea medie pentru activitatea analizată
v – variaţia duratei pentru activitatea analizată
Metoda PERT utilizează valorile astfel calculate, iar timpul total al drumului critic este
egal cu suma valorilor medii ale activităţilor, iar variaţia totală a grafului se obţine ca suma
variaţiilor activităţilor considerate.
Suma variaţilor activităţilor în drumul critic corespunde valorii obţinute cu formula:
2
b −a
n
b −a
Γ =∑2
sau Γ = ∑
i =1 6 6

Metoda drumului critic (Critic Path Method)


Principiul analizei drumului critic constă în divizarea unui proiect (acţiuni complexe)
în părţi componente, la un nivel care să permită corelarea logică şi tehnologică a acestora,
adică să facă posibilă stabilirea interacţiunilor între părţile componente. Aceste părţi
componente sunt activităţile unor acţiuni complexe. La definirea listei de activităţi specialistul
care participă la această operaţie foloseşte experienţa sa pentru a răspunde, pentru fiecare
activitate la întrebările: ”ce alte activităţi succed sau preced în mod necesar această
activitate?”; ”care este durata activităţii ?”.
Ia naştere în acest fel un tabel care conţine activităţile proiectului, intercondiţionările între
activităţi şi duratele acestora. Un astfel de tabel trebuie să conţină cel puţin următoarele
elemente:
- activităţi: în această coloană se enumeră activităţile proiectului, fiind puse în evidenţă
printr-o denumire sau printr-un simbol (codul activităţii);
- condiţionări: se precizează, pentru fiecare activitate, activităţile imediat precedente,
prin simbolurile lor; activităţile de start nu au activităţi precedente, în căsuţă fiind
trecută o liniuţă;
- durata: pentru fiecare activitate se precizează durata de execuţie, într-o anumită unitate
de măsură. Durata unei activităţi este o constantă.
Modelele de analiză a drumului critic se bazează pe reprezentarea proiectului printr-un
graf, elementele tabelului asociat acestuia fiind suficiente pentru a construi graful
corespunzător. În tabelul următor este prezentat un proiect, activităţile fiind notate prin litere
mari A, B, C, …. Activităţile A şi B sunt activităţile de început ale proiectului. Activitatea A
este direct precedentă activităţii C. De asemenea, activitatea C este direct precedentă
activităţilor E şi F.
Nr. Activitățile Activități direct precedente Durate
crt. proiectului (condiționări)
1 A - 3
2 B - 2
3 C A 2
4 D B 6
5 E B 4
6 F C,D,E 4
7 G E 1

Metoda CPM este un procedeu de analiză a drumului critic în care singurul parametru
analizat este timpul şi în reprezentarea graficului reţea se ţine seama de următoarele convenţii:
- fiecărei activităţi i se asociază un segment orientat numit arc, definit prin capetele sale, astfel
fiecare activitate identificându-se printr-un arc;
- fiecărui arc i se asociază o valoare egală cu durata activităţii pe care o reprezintă;
- condiţionarea a două activităţi se reprezintă prin succesiunea a două arce adiacente.
Nodurile grafului vor reprezenta momentele caracteristice ale proiectului, reprezentând
stadii de realizare a activităţilor (adică terminarea uneia sau mai multor activităţi şi/sau
începerea uneia sau mai multor activităţi).
Procedeul CPM se bazează pe existenţa unei corespondenţe bipartide între elementele
unui proiect (activităţi, evenimente) şi elementele unui graf (arce şi noduri). Pentru
reprezentarea corectă a proiectului (respectarea interdependenţelor, claritatea desenului etc.),
cât şi pentru o standardizare a reprezentării (pentru a putea fi înţeles şi de altcineva decât cel
care l-a desenat) în desenarea grafului se respectă următoarele reguli:
1. fiecare activitate se reprezintă printr-un arc a cărui orientare indică, pentru activitate,
desfăşurarea ei în timp;
2. un arc este limitat prin două noduri (reprezentate prin cerculeţe) care simbolizează
momentele de început şi de sfârşit ale executării activităţii corespunzătoare;
3. lungimea fiecărui arc, în general, nu este proporţională cu lungimea activităţii;
4. activităţile vor fi reprezentate prin arce de forma:
esenţială fiind porţiunea orizontală, pe care se vor trece informaţiile despre activitate,
porţiunile oblice fiind la 45°.
Lungimea şi înclinarea arcului au în vedere numai considerente grafice, pentru urmărirea
uşoară a întregului graf. Deoarece respectarea tuturor regulilor nu se poate face doar cu arce
care corespund doar activităţilor proiectului, vor exista şi arce care nu corespund nici unei
activităţi, care vor fi reprezentate punctat şi care, pentru unitatea prezentării, vor fi numite
activităţi fictive, ele neconsumând resurse şi având durata 0.
Pentru reprezentarea unor dependenţe de tipul "terminare – început" în care tAB > 0, vom
introduce nişte arce reprezentate prin linii duble, care corespund intervalului tAB, având
semnificaţia unor aşteptări (în acest interval se "consumă" doar timp, nu şi resurse) şi care vor
fi numite activităţi de aşteptare.
Dacă se presupune că o activitate A este precedentă activităţii B, în funcţie de tipul de
interdependenţă, în graficul reţea arcele corespunzătoare activităţilor A şi B vor avea
următoarea reprezentare:
În graf nu sunt admise circuite (existenţa unuia ar însemna că orice activitate a acestuia ar fi
precedentă ei însuşi). Deoarece, pentru un proiect foarte mare graful va avea foarte multe
arce, se poate întâmpla să creăm un circuit fără să ne dăm seama. Pentru a evita acest lucru,
vom introduce o regulă mai uşor de respectat, care o implică pe cea dinainte: nodurile vor fi
numerotate, numerotarea făcându-se în aşa fel încât, pentru fiecare activitate, numărul nodului
de început să fie mai mic decât numărul nodului de final al activităţii. graful are un singur nod
iniţial (semnificând evenimentul "începerea proiectului") şi un singur nod final (semnificând
evenimentul "sfârşitul proiectului");
Orice activitate trebuie să aibă cel puţin o activitate precedentă şi cel puţin una care îi
succede, exceptând bineînţeles activităţile care încep din nodul iniţial al proiectului şi pe cele
care se termină în nodul final al proiectului; deşi există activităţi care se execută în paralel,
care pot începe în acelaşi moment şi se pot termina în acelaşi moment, este interzis ca cele
două arce corespunzătoare să aibă ambele extremităţi comune, altfel desenul care rezultă nu
mai e graf.
Nu trebuie introduse dependenţe nereale (neprevăzute în tabelul de condiţionări).
Să se folosească, pe cât posibil, numărul minim de activităţi fictive, pentru a nu complica
excesiv desenul.
Dacă două sau mai multe activităţi au aceeaşi activitate direct precedentă, de exemplu A
precede B şi A precede C, reprezentarea în graful-reţea va avea forma din fig 8 (a). Arcele B
şi C simbolizează două activităţi care nu pot începe decât după ce s-a terminat activitatea A.
Activităţile B şi C pot fi executate simultan. De asemenea execuţia unei activităţi poate
depinde de terminarea mai multor activităţi direct precedente, de exemplu A precede C şi B
precede C ca în figura de mai jos. În această situaţie, activitatea C nu poate începe, logic,
decât după ce s-au terminat activităţile A şi B.

Printre avantajele metodei CPM (şi în general ale analizei drumului critic) se pot
evidenţia: determinarea cu anticipaţie a duratei de execuţie a proiectelor complexe; pe timpul
desfăşurării proiectului permite un control permanent al execuţiei acestuia; explicitarea
legăturilor logice şi tehnologice dintre activităţi; evidenţierea activităţilor critice; evidenţierea
activităţilor necritice, care dispun de rezerve de timp; permite efectuarea de actualizări
periodice fără a reface graful; oferă posibilitatea de a efectua calcule de optimizare a duratei
unui proiect, după criteriul costului; reprezintă o metodă operativă şi raţională care permite
programarea în timp a activităţilor ţinând seama de resurse.
Dezavantajele acestei metode sunt în principal: greutatea desenării grafului, fiind
foarte greu de reprezentat exact toate condiţionările din proiect, în condiţiile în care acestea
sunt foarte complicate iar desenul trebuie să fie destul de simplu şi clar încât să fie inteligibil
şi deci util; chiar dacă se respectă toate regulile de construire a grafului, rămân încă destule
variante de desenare astfel încât două reprezentări ale aceluiaşi proiect făcute de doi indivizi
pot să nu semene aproape deloc. din cele de mai sus se vede că reprezentarea este greoaie
chiar dacă toate condiţionările ar fi de tipul "terminare – început" cu precedenţă directă,
încercarea de a forma graful în condiţiile existenţei şi a celorlalte tipuri de interdependenţe
ducând foarte repede la un desen extrem de încărcat şi greu de folosit.