ADQUISICIN

Misin:
Adquirir los productos que requieren todas las reas de la empresa en las mejores
condiciones.
Funciones:
Dentro de las funciones que tiene el rea de compras:
MACRO-FUNCIN 1: Pedido
Identificar la demanda de los bienes que requiere algn rea y se puedan
comprar.

Funcin 1: Evaluar
Evaluar si procede el pedido mediante el objeto de gasto y la partida
presupuestal.
Evento: El sistema verifica si el producto solicitado es objeto de
gasto y si cuenta con presupuesto.
Atributos:
-

Cod_pedido
Cod_producto
Cod_objeto_gasto
Estado_pedido
Cod_tipo_producto
- Rubro-Producto
- Familia-Producto
- Lnea-Producto
Codigo_solicitante
Cod_area_solicitante
Precio_prod_ref
Partida_area
Cantidad_pedido
Unidad_medida
Monto_referencial_prod

- Cantidad_min_stock
- Cantidad_en_stock
Funcin 2: Recibir
Recibir las solicitudes
(Consiste en la recepcin de los pedidos que hacen todas las reas de la
empresa)
Evento: El usuario previamente identificado realiza el pedido al
rea de compras.
Atributos:
- Cod_pedido
- Cod_producto
- Cod_tipo_producto
- Rubro-Producto
- Familia-Producto
- Lnea-Producto
- Partida_area
- Precio_prod_ref
- Cod_area_solicitante
- Direccion_entrega
- Descripcin_producto
- Cod_solicitante
- Canal_Pedido
- Fecha_emisin_pedido
- Plazo_entrega
- Total_solicitudes_rea
- Total_solicitudes_producto
- Unidades_producto_pedido
- Unidad_medida
- Monto_Referencial_prod
- Fecha_pedido

Funcin 3: Consolidar
Consolida todos los pedidos por producto.

Evento: El sistema agrupa los pedidos por productos iguales y

fecha de entrega
Atributos:
- Cod_pedido
- Cod_producto
- Cod_tipo_producto
- Plazo_entrega
- Plazo_entrega_consolidado
- Unidades_producto_pedido
- Unidad_medida
- Cantidad_total_producto
- Precio_prod_ref
- Monto_total_ref
- Cod_tipo_cuantia
- Fecha_consolidacion

MACRO-FUNCIN 2:
Elegir una cotizacin

Cotizacin

Funcin 1: Evaluar Proveedor

Evaluar al proveedor
Evento: Evaluar al proveedor en base a los criterios con sus respectivos
pesos establecidos.
Atributos:
-

Cod_proveedor
Cod_producto
Capacidad_produccin
Nombre_proveedor
Volumen_ventas
Plazo_entrega
Servicio_postventa
Reclamos
Cdigo_tipo_proveedor
Calificacin_Proveedor
Tiempo_respuesta_promedio
Fecha_evalua_proveedor

Evento: Seleccion de proveedores

Atributos:
- Cdigo_producto
- Cdigo_proveedor
- Estado_proveedor
- Calificacin_Proveedor
- Fecha_seleccion_proveedor
Funcin 2: Solicitar
Solicitar cotizacin
Evento: Ingresar la solicitud de cotizacin al sistema.
Atributos:
- Cod_solicitud_cotizacin
- Codigo_producto
- Cod_producto_proveedor
- Cdigo_proveedor
- Forma_pago
- Plazo_entrega_consolidado
- Tiempo_respuesta_maximo
- Plazo_pago
- Tiempo_garanta
- Cantidad_total_producto
- Unidad_medida
- Valor_cotizacin
- Fecha_solicita_cotizacin
- Fecha_validez_cotizacion
Funcin 3: Evaluar Cotizacin
Evento: Calificar la cotizacin en base a los criterios con sus respectivos
pesos establecidos.
Atributos:
-

Cod_proveedor
Cod_solicitud_cotizacion
Cod_producto
Plazo_entrega
Servicio_postventa
Garantia
Valor_cotizacion
Calificacin_cotizacion

- Tiempo_respuesta
- Fecha_evaluacion_cotizacion
Evento: Seleccion de cotizacion
Atributos:
- Cod_solicitud_cotizacion
- Cdigo_producto
- Cdigo_proveedor
- Fecha_seleccion_proveedor
- Calificacin_cotizacin
- Estado_cotizacin

MACRO-FUNCIN 3: Compra
Realizacin de la Compra
Evento: Emitir la orden de compra al proveedor seleccionado.
Atributos:
-

Cantidad_producto
Unidad_medida
Cod_orden_compra
Cod_producto
Cod_proveedor
Telefono_proveedor

Descripcin_producto
Destino_recepcin
Descuento
Fecha_acordada_recepcin
Fecha_compra
Valor_cotizacion
Precio_Unitario_Producto
Ruc_proveedor
Ruc_empresa

VISIN
Contar con un sistema automatizado de Adquisiciones que nos permita evaluar y
recepcionar los pedidos (manejo de Stock por sensores), consolidarlos para efectuar
automticamente la solicitud de cotizacin, seleccin de proveedores para luego
comunicarles el bien necesitado con el objetivo que estos emitan sus cotizaciones y as
el sistema dictamine dado una serie de parmetros cul sera el proveedor ms
adecuado para efectuar la orden de compra.
El sistema debe de contar con lo siguiente:
1. El sistema tiene registrado un catlogo de productos (en una base de datos), en
el cual el rea previamente registrada va a poder seleccionar uno de esos
productos para la adquisicin.
2. El sistema compara la partida con la que cuenta el rea para la adquisicin de
ese producto de un determinado rubro y el monto mnimo de referencia de este
mismo con el objeto de aprobar o desaprobar la solicitud de pedido; luego revisa
el stock en almacn el cual lleva de forma actualizada los saldos en stock
verificando si ha llegado al mnimo requerido para efectuar la compra
consolidada de aquel producto.
3. En el caso de que haya un pedido consolidado, se presentar una lista de

proveedores obtenida por la tipologa del producto, es decir de acuerdo a su

rubro, familia y lnea. De esta lista de proveedores se reducir a unos pocos,
seleccionando n proveedores que tengan mejor calificacin segn ciertos
criterios (ponderados) como: tiempo de atencin, calidad (tiempo de garanta
efectiva), forma de pago, plazo de entrega, seriedad, precio, etc.
4. Luego a esta nueva lista de proveedores se les enviar la solicitud de cotizacin

consolidada (en el que se especifica el bien a adquirir). Al mismo tiempo se

publica en la Extranet; se asigna un tiempo para la respuesta a la cotizacin de
manera automtica. En caso de que el producto a adquirir se almacene, el
sistema debe estar integrado con el de almacenamiento para la verificacin y
coordinacin del espacio fsico.
5. Al efectuarse la calificacin Automtica de la mejor cotizacin, se muestra al
rea usuaria el mejor proveedor y con un click en un botn Comprar el rea va
a poder efectuar la orden de compra.

II.2 DICCIONARIO SEMNTICO

ATRIBUTO

Cantidad_min_stock

Cantidad_en_stock

Cantidad_prod

Cod_area_solicitante

Cod_pedido

Cod_producto

Cod_Objeto

Cod_tipo_producto

Estado_pedido

SEMNTICA
Evento:
El sistema verifica si el producto solicitado es objeto de
gasto y si cuenta con presupuesto.
Nmero mnimo de productos que debe de haber en
el almacn.
Formato: Real
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Dinmico
Nmero de productos que hay en el almacn.
Formato: Real
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Dinmico
Nmero de unidades del producto que solicita el rea.
Formato: Real
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Dinmico
Nmero que identifica al rea que realiza la solicitud de
pedido
Formato: Entero
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Esttico
Nmero que identifica al pedido
Formato: Entero
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Esttico
Nmero que identifica al producto en el catalogo
Formato: Entero
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Esttico
Nmero que identifica al objeto de gasto
Formato: Entero
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Esttico
Nmero que identifica al tipo de producto en el catalogo
(rubro, familia, lnea)
Formato: Entero
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Esttico-Parametro
Situacin de aprobacin de la solicitud del pedido.
Formato: Boolean
Rango de Valores: (V,F)
Tipo dato: Esttico-Parmetro

Monto_referencial_prod

Cod_Partida

S-presupuestado

Precio_prod

Unidad_medida

ATRIBUTO
Cod_pedido

Cod_producto

Canal_pedido

Cantidad_pedido

Cantidad monetaria total que se est pidiendo por

producto
Formato: Real
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Dinmico
Nmero que identifica la partida presupuestal del objeto
de gasto que tiene rea
(S-presupuestado, S-pedido,S-ejecutado,Scomprometido)
Formato: Entero
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Esttico-Parametro
Saldo del presupuesto que se tiene por objeto de gasto.
Formato: Real
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Dinmico
Monto de dinero por el cual se puede adquirir el
producto
Formato: Real
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Dinmico
Mtrica que permite contabilizar la existencia del
producto
Formato: String
Rango de Valores: 10 carateres
Tipo dato: Esttico
SEMNTICA
Evento:
El sistema recepciona los pedidos
Nmero que identifica al pedido
Formato: Entero
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Esttico
Nmero que identifica al producto en el catalogo
Formato: Entero
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Esttico
Medio por el cual el rea solicita un pedido.
Formato: String
Rango de Valores: 20 caracteres
Tipo dato: Esttico
Nmero de unidades del producto que solicita el rea.
Formato: Entero
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Dinmico

Cdigo_rea_solicitante

Cod_objeto_gasto

Cod_encargado

Fecha-pedido

Monto-referencialproducto

Plazo_ entrega

Precio-Referencialproducto

Total-solicitudes-x-rea

Total-solicitudes-xproducto

ATRIBUTO

Nmero que identifica al rea que realiza la solicitud de

pedido
Formato: Entero
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Esttico
Nmero que identifica al objeto de gasto
Formato: Entero
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Esttico
Nmero que identifica al representante del rea que
realiza la solicitud de pedido.
Formato: Entero
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Esttico
Fecha en el que el rea ha realizado la solicitud del
pedido.
Formato: Date
Rango de Valores: (DD/ MM/ AAAA)
Tipo dato: Dinmico
Cantidad monetaria total que se est pidiendo por
producto
Formato: Real
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Dinmico
Tiempo mximo de entrega del producto solicitado
Formato: Entero
Rango de Valores:(>0, <365 das)
Tipo dato: Dinmico
Monto de dinero por el cual se puede adquirir el
producto
Formato: Real
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Dinmico
Nmero de solicitudes de requerimientos que han sido
emitidas por un rea especfica
Formato: Entero
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Dinmico
Nmero de solicitudes de un producto emitida por
todas las reas que las solicita.
Formato: Entero
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Dinmico

SEMNTICA

Evento:
Ingresar la solicitud de cotizacin al sistema.
Nmero de unidades totales consolidadas del producto
que solicitan las reas
Cantidad_total_prod
Formato: Real
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Dinmico
Nmero que identifica al producto en el catalogo
Formato: Entero
Codigo_producto
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Esttico
Nmero que identifica la solicitud de cotizacin consolidada
Cod_solicitud_cotizaci Formato: Entero
n
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Esttico
Nmero que identifica al proveedor en el catalogo
Formato: Entero
Cdigo_proveedor
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Esttico
Fecha en el que la empresa ha realizado la solicitud de
cotizacin.
Fecha_solicita_cotiz
Formato: Date
Rango de Valores: (DD/ MM/ AAAA)
Tipo dato: Dinmico
Fecha de validez de la cotizacin recepcionada.
Formato: Date
Fecha_validez_cotiz
Rango de Valores: (DD/ MM/ AAAA)
Tipo dato: Dinmico
Tiempo mximo de entrega del producto cotizado
Formato: Entero
Plazo_entrega_cons
Rango de Valores:(>0, <365 das)
Tipo dato: Dinmico
Tiempo de garanta del producto.
Formato: Entero
Garanta
Rango de Valores:(>0, <365 das)
Tipo dato: Dinmico
Tiempo mximo de respuesta para el envio de la
cotizacin.
Tiempo_respuesta_max Formato: Entero
Rango de Valores:(>0, <365 das)
Tipo dato: Dinmico
Especificacin el medio de pago(contado, credito)
Formato: String
Tipo_pago
Rango de Valores: 20 caracteres
Tipo dato: Esttico-parmetro
Unidad_medida
Mtrica que permite contabilizar la existencia del producto

Formato: String
Rango de Valores: 10 carateres
Tipo dato: Esttico

ATRIBUTO

SEMNTICA
Evento: Evaluacin de cotizacin
Calificacin_c Calificacin ponderada de la solitud de cotizacin.
otizacion
Formato: Entero
Rango de Valores:(>0, <100)
Tipo dato: Dinmico
Nmero que identifica al producto en el catalogo
Codigo_prod Formato: Entero
u
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Esttico
Nmero que identifica al proveedor en el catalogo
Formato: Entero
Cdigo_prov
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Esttico
Nmero que identifica la solicitud de cotizacin consolidada
Cod_solicitud Formato: Entero
_cotizacin
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Esttico
Fecha en que el sistema ha realizado la evaluacin.
Fecha_evalua Formato: Date
cion_cotiz
Rango de Valores: (DD/ MM/ AAAA)
Tipo dato: Dinmico
Tiempo de garanta del producto.
Formato: Entero
Garanta
Rango de Valores:(>0, <365 das)
Tipo dato: Dinmico
Cod-tipoNumero permite la identificacin del tipo de proveedor.Por su
prov
naturaleza
(Fabricante,
minorista,
mayorista,
importador,
exportador).
Formato: Entero
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Esttico
Tiempo mximo de entrega del producto cotizado
Plazo_entrega Formato: Entero
_cons
Rango de Valores:(>0, <365 das)
Tipo dato: Dinmico
Tiempo de respuesta del proveedor ante lo solicitado.
Tiempo_respu Formato: Entero
esta
Rango de Valores:(>0, <365 das)
Tipo dato: Dinmico
Valor_cotr
Monto monetario de la cotizacin.

Formato: Real
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Dinmico
Servicio
post-v

Condiciones a cumplir posterior a la entrega.

Formato: String
Rango de Valores: 20 caracteres
Tipo dato: Esttico

ATRIBUTO

SEMNTICA
Evento: Seleccin de cotizacin
Calificacin_c Calificacin ponderada de la solitud de cotizacin.
otizacion
Formato: Entero
Rango de Valores:(>0, <100)
Tipo dato: Dinmico
Nmero que identifica la solicitud de cotizacin consolidada
Cod_solicitud Formato: Entero
_cotizacin
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Esttico
Nmero que identifica al producto en el catalogo
Codigo_prod Formato: Entero
u
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Esttico
Fecha_selecci Fecha en el que el rea ha realizado la solicitud del pedido.
on_proveedor Formato: Date
Rango de Valores: (DD/ MM/ AAAA)
Tipo dato: Dinmico

ATRIBUTO

SEMNTICA
Evento: Orden de compra

Cod-ordencompra

Nmero que identifica la orden de compra

Formato: Entero
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Esttico

Cod_tipo_pro
d

Nmero que permite la identificacin de tipo de producto.

Descr_prod

Describe las cualidades del producto.

Formato: Entero
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Esttico
Formato: String
Rango de Valores: (50 caracteres)
Tipo dato: Esttico

Destino_rece
p

Ubicacin geogrfica del destino de productos pedidos.

Formato: Entero
Rango de Valores: (>0,<)

Tipo dato: Dinmico

Fecha_comp
ra

Representa la fecha en la que se da la orden de compra.

Precio_unit_pr
o

Cuantizacin del valor de las unidades del tipo de producto.

Importe total

Cuantizacin del monto total generado por la orden compra.

Formato: Date
Rango de Valores: DD/MM/AAAA (0<DD<32, 0<MM<13, >ao desde la
fundacion de la empresa y < ao actual).
Tipo dato: Dinmico
Formato: Real
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Dinmico
Formato: Real
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Dinmico

Cant_prod

Nmero que permite identificar la cantidad qu se desea adquirir del

producto.
Formato: Entero
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Dinmico

Unid_medida

Mtrica que permite constabilizar la existencia del producto

Formato: String
Rango de Valores: (>0,<)
Tipo dato: Esttico

SISTEMA

Catlogo de productos
Componentes del producto:
- Procedencia
Nacional, internacional
- Cuanta
Menor cuanta (Adjudicacin directa)
Mayor cuanta (Licitaciones)
- Tipo de producto
Rubro, familia, lnea
Producto
0000001
0000002
0000003
0000004

Procedencia
Internacional
Internacional
Local
Local

Cuanta
Menor
Mayor
Menor
Mayor

Tipo de producto
Tipo X
Tipo X
Tipo X
Tipo X

EJEMPLOS DE PRODUCTO
COD-TIPO
1001002

RUBRO
TEXTILES

1001003

TEXTILES

1001004

TEXTILES

1001005

TEXTILES

1001006

TEXTILES

1001007

TEXTILES

1101001

PAPEL,CARTN
E IMPRESOS
PAPEL,CARTN
E IMPRESOS
PAPEL,CARTN
E IMPRESOS
QUIMICOS
Y
CONEXOS
QUIMICOS
Y
CONEXOS
MAQUINARIA Y
EQUIPO

1101002
1101003
1201009
1201009
1301009
1401009
1401009

MAQUINARIA Y
EQUIPO
MAQUINARIA Y
EQUIPO

FAMILIA
HILADOS
Y
TELAS
HILADOS
Y
TELAS
ACABADOS
TEXTILES
ACABADOS
TEXTILES
PRENDAS
DE
VESTIR
PRENDAS
DE
VESTIR
PAPEL
DE
ESCRITORIO
PAPELES
COMERCIALES
PAPEL
DE
ESCRITORIO
COMBUSTIBLES
Y LUBRICANTES
COMBUSTIBLES
Y LUBRICANTES
EQUIPO
TRANSPORTE
EQUIPO
TRANSPORTE
EQUIPOS
DE
CONSTRUCCI
N

LNEA
FIBRAS
SINTETICAS
LANA
ALFOMBRAS
SABANAS
TRAJES
CALZADO
PAPEL,
CARTULINA
IMPRESOS
PAPEL
MEMBRETE
PETROLEO
CRUDO
PETROLEO
DERIVADOS
EQUIPOS
MILITARES
Y
SEGURIDAD
EQUIPOS
DE
CARGA
EQUIPOS
DEMOLEDORES

COD-TIPO
1001002
1101001
1401009
1301009

PRODUCTO
TANQUES
PETROLEO
LIGERO
ZAPATO
TRACTORES

Semntica
Proveedor: Persona o empresa que provee o abastece de todo lo necesario para un fin a la empresa.
rea: Parte de la empresa que cumple una funcin.
Procedencia: Origen, principio de donde nace o se deriva algo.
Criterio: Norma para conocer la verdad.
Rubro: Conjunto de artculos relacionados a una misma actividad.
Familia: Conjunto de productos de una misma necesidad pero ligeramente diferentes.
Lnea: Conjunto de distintos productos comerciales de un mismo tipo, generalmente de la misma marca,
que tienen algunas caractersticas comunes que dan cierta unidad al conjunto.
Pedido: La demanda de un bien que requiere a la empresa al rea de compra.
Cotizar: Ponerle precios a algo
Evaluar: ponerle un valor.