IMPORTANCIA DE LAS FASES DE PLANEACIN DE UN PROYECTO EN TIC

Educar es lo mismo que poner motor a una barca

hay que medir, pesar, equilibrar
y poner todo en marcha.
Para eso, uno tiene que llevar en el alma
un poco de marinoun poco de pirataun poco de poeta
y un kilo y medio de paciencia concentrada.
Pero es consolador soar mientras uno trabaja,
que ese barco, ese nio ir muy lejos por el agua.
Soar que ese navo llevar nuestra carga de palabras
hacia puertos distantes, hacia islas lejanas.
Soar que cuando un da est durmiendo nuestra propia barca,
en barcos nuevos seguir nuestra bandera enarbolada.
(Gabriel Celaya)

En este ensayo pretendo plantear en que consisten las fases de planeacin de un proyecto y la importancia de
su aplicacin en uno que incluya las TIC. En el escrito se tratarn por aparte cada una de las cuatro fases que
influyen en la consecucin de buenos resultados; dentro de ellas estarn la gestin de integracin, de alcance,
tiempo y costo. En trminos generales se argumentar que ocurrira si no se tienen en cuenta lo elementos
caractersticos y definitivos de cada fase, tratando de enlazarlo con los desafos en la definicin de un proyecto
TIC.
La gestin de la integracin del proyecto es una fase de su propia planeacin que hace referencia
principalmente a la unificacin, consolidacin y articulacin de las actividades que son importantes para la
correcta finalizacin del proyecto cumpliendo los requisitos y expectativas de los interesados, Gua de los
fundamentos para la direccin de proyectos (PMBOK, 2004), que para el caso que nos compete pueden ser
los estudiantes, profesores y/o comunidad educativa. Es decir que es el todo de la planeacin y un elemento
muy importante dentro de las funciones del equipo de direccin del proyecto, adems, teniendo en cuenta que
en el entorno educativo los inconvenientes pueden ser variados y con distinta profundidad, est en el equipo de
direccin ejercer su rol de gestor. Por esta razn es que:
La diferencia bsica entre un barco a la deriva y un barco con rumbo est en que el capitn, adems de estar
presente en el puente de mando, toma decisiones sobre las tareas que todo personal del barco debe llevar a cabo.
Es la accin directiva la que permite que la institucin navegue en la direccin elegida (Integra Herramientas para
la gestin de proyectos con TIC - 2006).

Su importancia radica entonces en que tiene en cuenta varios aspectos dentro de los cuales estn: el acta de
constitucin que es una hoja de ruta que incluye los requisitos, necesidades y las influencias de la comunidad
educativa, por qu y para qu del proyecto, el cronograma inicial, el presupuesto y el nivel de autoridad del
docente director Al tener esto claro se procede a enunciar el alcance del proyecto que es definirlo
completamente, teniendo en cuenta lo importante y lo limitante del mismo. Para controlar el trabajo del proyecto
se debe adems comparar, evaluar y tomar medidas para mejorar su rendimiento y para cerrarlo se debe

documentar y verificar los productos entregables. Cabe resaltar que ese plan de gestin se apoyar de otras
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gestiones como son las de alcance, tiempo y costo.
La gestin de alcance responde al para qu, para quien(es) y el cmo; necesita del anlisis del acta de
constitucin del proyecto, puesto que si no se tiene idea de lo que requieren los interesados, si se desconocen
las condiciones del entregable, los lmites y restricciones del proyecto, en cuanto tiempo, costo y calidad, el
proyecto fracasa. Para el cmo se necesita tener en cuenta lo financiero, la planificacin, lo operativo y el
control, de tal manera que se pueda unificar y concentrar ideas, esfuerzos y conceptos, y as crear un paso a
paso que permita la consecucin del alcance del proyecto. Ese paso a paso se materializa y organiza en una
Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) PMBOK (2008), en ella se visualizan paquetes de trabajo que a su
vez se pueden subdividir en paquetes ms pequeos para mostrar informacin como los objetivos y los
responsables, que luego podrn ser relacionados con recursos y tiempos en un presupuesto y un cronograma.
De acuerdo a lo anterior en un proyecto educativo que quiera incluir a las TIC. La gestin de alcance le sirve
para saber por ejemplo qu necesitan y qu no necesitan los estudiantes y/o profesores en una institucin,
cmo est organizada la institucin, cmo utilizar sus recursos tcnicos, tecnolgicos y humanos y quienes
sern los lderes de cada tarea a realizar para alcanzar los objetivos del proyecto.
Gestionar el tiempo requiere un desglose ms profundo del que se dio en la gestin de alcance, teniendo
presente el desempeo de las actividades, personas y procesos y planificando cmo gestionar las posibles
variaciones, definiendo adems los procedimientos de control de cambios para el cronograma. Este
cronograma debe definirse, publicarse, monitorearse y actualizarse ya que se convierte en una importante
herramienta de comunicacin del equipo de trabajo, que sirve para que los interesados del proyecto conozcan
sus fases, sus implicaciones y sus dependencias PMBOK (2009). Esta fase es importante porque la inclusin
de las TIC en una institucin puede generar inconvenientes y/o resistencias que alteran el desarrollo del
cronograma. Dentro de las herramientas para establecer un buen cronograma est el diagrama de red que
sirve para secuenciar las actividades y sus interdependencias, ste a su vez es fundamental para el diagrama
de Gantt, que muestra en un calendario y con barras la duracin de cada actividad, y la ruta crtica que
identifica aquellos sucesos que pueden retrasar el proyecto.
Al gestionar el tiempo adems de lo expuesto, se tienen en cuenta los recursos a utilizar, pero est dentro del
plan de gestin de costos la prediccin de los recursos financieros necesarios en cada una de las actividades;
teniendo en cuenta que esto se va actualizando durante el desarrollo del proyecto. Otro aspecto importante es
la determinacin del presupuesto donde se realiza la suma de los costos estimados y adems el control de
costos que sirve para identificar la causas que generen variaciones positivas o negativas dentro del
presupuesto PMBOK (2009). La aplicacin de la gestin de costos en los proyectos educativos es total y
necesaria pues sin la estimacin, determinacin y control de los costos se cae en la especulacin y la
improvisacin de uno de los aspectos ms importantes para la aprobacin y el posterior desarrollo de un
proyecto, trayendo como resultado el rechazo del mismo, provocando sus retrasos y el incremento de los
gastos para resarcir los daos.
Planear un proyecto educativo en TIC entonces es un proceso que requiere del diseo y la planeacin de por lo
menos las fases expuestas, depende de la habilidad y liderazgo de sus integrantes y del grado de profundidad
con el que se desarrollen sus elementos. Debido a que en una institucin educativa los interesados son
estudiantes, padres, directivos y la sociedad misma, sus influencias, intereses y expectativas deben ser
gestionadas, definidas y evaluadas adecuadamente. La fase de integracin es una fase es de vital importancia
porque recoge las otras tres fases actuando como el equivalente a una tela de telaraa que une nodos
definitivos para consecucin de un propsito.
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Tomado y adaptado de http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.001.MG/cap2.html

REFERENCIAS
Project Management Institute (2004). Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (PMBOK) 3
ed., PMI.

Project Management Institute (2008). Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (PMBOK) 4
ed., PMI.

Project Management Institute (2009). Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (PMBOK) 5
ed., PMI.

UNESCO. (2006). Integra. Herramientas para la Gestin de Proyectos Educativos con TIC. Recuperado de
http://unesdoc.unesco.org/images/0015/001580/158068s.pdf

Universidad de Santander. (2015). Gerencia de proyectos de tecnologa educativa. Recuperado de

http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.001.MG/librov2.html