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Cartilla 3.
Manual para la deteccin y diagnstico
de necesidades de capacitacin
Kit de herramientas para procesos educativos del Instituto de Estudios del Ministerio Pblico
Deutsche Gesellschaft fr Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH
ISBN: 978-958-8438-15-3
Cartilla 3. Manual para la deteccin y diagnstico de necesidades de capacitacin
Deutsche Gesellschaft fr Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH
Primera edicin: septiembre de 2008
ISBN: 978-958-8438-18-4
Coordinacin editorial
Rita Kotov
Deutsche Gesellschaft fr
Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH
Barbara Hess
Directora Agencia GTZ en Bogot
Procuradura General
de la Nacin
Edgardo Jos Maya Villazn
Procurador General de la Nacin
Tabla de contenido
Introduccin
Mapa conceptual
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15
16
17
18
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26
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Captul 4 Anexos
Anexo 1: caracterizacin de necesidades de capacitacin del rea
Anexo 2: modelo de formulario para deteccin de necesidades a partir de las funciones de puestos de trabajo
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Bibliografa consultada
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Introduccin
La deteccin de necesidades de
capacitacin en el ciclo de la gestin de
los aprendizajes
El modelo de gestin del Instituto de Estudios del Ministerio
Pblico (I.E.M.P.), formulado desde la perspectiva aprendizaje
organizacional para la construccin del conocimiento y la
visin desde la cual se concibe el desarrollo humano, impulsan
al Instituto a examinar, crear o innovar sus estrategias,
procedimientos o instrumentos de trabajo. No se trata de
adaptaciones que garanticen el mantenimiento de la organizacin
sino de transformaciones que desarrollen su capacidad para ser
competitiva frente a las demandas del entorno y brindar un
servicio cada vez ms adecuado, gil y oportuno.
La oferta educativa propuesta por el I.E.M.P. est impregnada
por un objetivo claro: facilitar procesos de aprendizaje
organizacional que contribuyan al logro de los objetivos
estratgicos de las entidades que conforman el Ministerio
Pblico. Significa esto que los procesos de capacitacin/
formacin que impulsa el Instituto se enmarcan dentro de
una perspectiva estratgica; es decir, que estn directamente
relacionadas con el servicio especfico de cada una de las reas
o dependencias y, en ltima instancia, que incidan en los logros
misionales de las instituciones del Ministerio Pblico.
1
Introduccin
Planificacin
acadmica
Construccin
del Plan Trienal
Mantenimiento
del Plan
Construccin
del Plan Anual
Diseo curricular de
eventos de capacitacin
Introduccin
Evaluacin de la
capacitacin
Contratacin
De reaccin
Seguimiento
De aprendizajes
De impacto:
Cuantitativa
Cualitativa
10
Mapa
En donde se presentan
El manual
Orientaciones
programticas
La deteccin de necesidades
de capacitacin en el
ciclo de la gestin de los
aprendizajes.
La Deteccin de Necesidades
de Capacitacin
Utilidad de la
D.N.C.
Requerimientos para el
desarrollo del proceso
de DNC como prctica
institucional.
Mapa conceptual
El Diagnstico de Necesidades
de Capacitacin
Qu es
el D.N.C
Centrada en la actuacin
de los funcionarios
A) A partir de la evaluacin
del desempeo
Anexos
En donde se presentan
Metodologas e instrumentos
para la DNC
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Captulo 1
Orientaciones
programticas
14
La
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Utilidad de la deteccin
de necesidades de capacitacin
Una deteccin de necesidades de capacitacin, con objetivos,
metodologas e instrumentos claros y apropiados es til en
diversos aspectos:
Para la institucin
Dimensiona la capacitacin como una
herramienta estratgica de desarrollo
institucional.
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18
Adicionalmente...
Debe implicar diversos niveles de participacin: la
deteccin de necesidades, segn la metodologa que se vaya
a desarrollar debe promover, en mayor o menor grado, la
participacin de los funcionarios o servidores en el mbito en
donde se ha decidido efectuar la deteccin de necesidades.
Lo anterior propicia la discusin, concertacin y el sentido de
pertenencia de los involucrados.
Debe realizarse peridicamente: es recomendable realizar
la deteccin de necesidades cada tres aos. Esto permitir
elaborar un diagnstico estratgico y no puntual.
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20
Vergara Reyes4 anota:
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22
Anotaciones
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Captulo 2
Metodologas e instrumentos
para la deteccin de
necesidades de capacitacin
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mbitos de aplicacin
Resultado esperado
El Instituto cuenta con informacin amplia y
precisa sobre las necesidades de capacitacin que
los directivos consideran bsicas e importantes
para potenciar sus delegadas, las reas y la
institucin en un lapso determinado, con miras al
cumplimiento de la misin y del Plan Estratgico
Institucional trazado.
Por consiguiente:
Cules son los conocimientos esenciales y
concretos y las habilidades principales (formas
de hacer las cosas) en que deben capacitarse
mis colaboradores para apoyar e impulsar el
logro de esta meta?
Se plantean dos opciones para implementar esta
metodologa:
A nivel grupal
A nivel individual
A) A nivel grupal
Celebrando reuniones con los directivos de cada rea (Preventiva,
Disciplinaria, de Intervencin, las de Apoyo) para identificar las
lneas fundamentales y las temticas que consideran necesario
impulsar.
Para ello la Divisin de Capacitacin del Instituto recorre los
siguientes pasos:
Presenta a la Alta Direccin la propuesta y solicita su apoyo,
mediante la firma de una convocatoria a los directivos de la
institucin.
Convoca a una sesin de trabajo para identificar, mediante la
discusin y la concertacin, las temticas que se proponen.
Es oportuno que para esta reunin se cuente con el apoyo
de un asesor externo, experto en manejo de grupos y
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28
Anotaciones
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Objetivo
mbitos de aplicacin
De preferencia esta metodologa se aplica
para grupos de trabajo focalizados que,
desde funciones complementarias, colaboran
conjuntamente al logro del objetivo fundamental
del rea y que por lo tanto son responsables del
desarrollo de procesos de trabajo comunes.
Participantes
Para el desarrollo adecuado de esta metodologa
es oportuno que los participantes puedan
disponer de un da de trabajo, con dedicacin
total. Es conveniente que el grupo no sea
El proceso
Esta metodologa se desarrolla en un taller7 en el
que se recorren tres etapas:
Identificacin del servicio que presta el rea o
dependencia y determinacin de los procesos
que se surten para alcanzar el servicio
determinado.
Caracterizacin de los conocimientos y
habilidades que los funcionarios del rea
deben poseer o manejar para ejecutar,
de manera competente, cada uno de los
procesos.
Agrupacin y priorizacin de los temas.
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32
Resultados de la etapa
Con bastante frecuencia se encuentra que los
integrantes de un rea tienen concepciones muy
dispares y desiguales en torno a para qu existe el
rea en donde trabajan. Por ello esta primera etapa
est encaminada a obtener dos resultados:
el grupo formule el servicio que el rea en
cuestin presta o brinda dentro de la institucin a
la que pertenece.
Que
Que
Desarrollo de la etapa
Realizados los pasos protocolarios de presentacin
y fijacin de objetivos y reglas de juego del
taller, el coordinador enuncia la metodologa que
se va a aplicar y las diversas fases y pasos que se
incluyen. Igualmente, instruye a los participantes
en la tcnica de visualizacin apoyada en Metapln
y las reglas que deben tenerse en cuenta para la
Proceso 1
Proceso 1
Proceso 1
Proceso 1
Proceso 1
Proceso 1
Proceso 1
Proceso 1
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34
Resultado de la etapa
A partir de los procesos reconocidos,
se pretende que el grupo identifique
los conocimientos y las habilidades
que los integrantes del rea deben
desarrollar para contribuir al logro de
su propsito estratgico o misional.
Desarrollo de la etapa
Primer paso: trabajo personal
El coordinador explica a los participantes cul es el resultado
esperado de esta etapa y formula los criterios para identificar
los conocimientos y habilidades requeridas de acuerdo con
las necesidades exigidas por cada proceso o subproceso:
congruentes, estratgicos y especficos.
El coordinador debe ser claro en las instrucciones que da al
grupo para que ste pueda trabajar con seguridad y centrado
en el trabajo, de manera que los resultados sean concretos y
especficos.
Adicionalmente indica qu debe entenderse por conocimientos
y qu por habilidades.
Conocimientos: debe responderse a la pregunta qu se
necesita saber de manera especfica para desarrollar cada
etapa de los procesos identificados? Por ejemplo: legislacin,
conceptos, etc.
Anotaciones
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Desarrollo de la etapa
Primer paso: agrupacin temtica
A partir de los tableros presentados por cada subgrupo se inicia
una plenaria de integracin temtica.
Es muy posible que los subgrupos planteen diversos tipos de
agrupacin de necesidades. Es oportuno que, bajo la gua del
coordinador, se concerte en el plenario una propuesta nica
de necesidades de conocimientos y habilidades, depurando
la informacin, de forma que los temas no pertinentes o no
convenidos por todos sean incluidos en las memorias del evento,
pero no en el anlisis y diagnstico.
La agrupacin se realiza teniendo en cuenta los siguientes
criterios:
1. Convergencia. Se identifican todas las temticas que, por su
repeticin y reiteracin en el cuadro general de necesidades
identificadas, tienen el mismo nombre o expresan la misma
necesidad, manifestada de manera genrica.
2. Integralidad. Se agrupan las temticas que, ubicadas en
un contexto especfico, adquieren un sentido ms propio y
Tablero 1
Tablero 2
Tema 1
Tema 2
Tema 1
Tema 2
Tema 3
Tema 4
Tema 3
Tema 4
Tema 5
Tema 6
Tema 5
Tema 6
Agrupacin de conocimientos
Tablero 3
Tema 1
Tema 2
Tema
Tema
Tema 3
Tema 4
Tema
Tema
Tema 5
Tema 6
Tema
Tema
Igual trabajo se realizar con las necesidades detectadas para el desarrollo de habilidades.
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Objetivos
Con
alguna
frecuencia
la
evaluacin
de
desempeo
identifica
falencias
u
oportunidades de desarrollo en mbitos de
habilidades comunicativas, procedimentales y
comportamentales o actitudinales.
mbitos de aplicacin
La Divisin de Capacitacin puede decidir
la aplicacin de esta metodologa en dos
escenarios:
Aprovechar la evaluacin de desempeo
en una dependencia especfica para
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40
El proceso
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42
Objetivo
Al aplicar esta metodologa se busca construir ncleos
temticos de capacitacin que respondan a las
falencias de conocimientos o habilidades especficos
que los funcionarios o servidores identifican en relacin
con las tareas que desempean o con las exigencias
establecidas para un puesto determinado.
Adicionalmente, la metodologa permite:
1. Detectar las debilidades primordiales que impiden
o afectan la calidad de las actividades a partir
de la identificacin de las principales tareas que
realizan los funcionarios.
mbitos de aplicacin
Hay varias opciones:
En toda un rea: tiene la ventaja de que cubre
todo el espectro de servidores y funcionarios y
permite obtener, dada la diversidad de puestos
que all se congregan, una panormica global de
las necesidades de los funcionarios y desarrollar
programas de capacitacin integrales para cada
rea.
En puestos afines: con descripcin de funciones
transversales precisas que agrupan puestos de
diversas reas o dependencias.
Los requerimientos
De tipo tcnico-administrativo
1. La aplicacin de este tipo de diagnstico
requiere:
a. El conocimiento de la planta del personal a fin de
identificar grupos homogneos de funcionarios.
b. El manejo del manual de funciones y las
competencias tipo diseadas para la entidad.
En muchos casos hay que partir del conocimiento
concreto que los funcionarios tienen sobre su
puesto de trabajo, que se ha logrado como
resultado del ejercicio de las funciones.
Si bien este tipo de identificaciones puede
conllevar algunos errores, permite al menos lograr
una aproximacin respecto de las carencias del
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44
11
45
46
Anotaciones
47
Captulo 3
Qu es un diagnstico de necesidades de
capacitacin?
El diagnstico de
necesidades de
capacitacin
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50
Qu es un diagnstico
de necesidades de capacitacin?
51
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14
53
54
Criterio
Se refiere a:
Responde a la pregunta:
Congruencia
Estrategia
Especificidad
La formulacin de un tema o
necesidad cuyo desarrollo apunta
concretamente al logro de un
desempeo mucho ms efectivo y
orientado al mejoramiento continuo
de un rea o dependencia concreta.
55
Captulo 4
Anexos
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Anexo 1. Caracterizacin
de necesidades de capacitacin del rea
Formato para ser contestado slo por la jefatura directa de cada Delegada u Oficina
Paso 2. Frente a cada objetivo estratgico seale los principales requerimientos de conocimientos
especficos y habilidades puntuales, que usted considera deben adquirir o fortalecer sus colaboradores
para apoyar el logro de cada uno de los objetivos estratgicos planteados.
Conocimientos: lo que se necesita saber. Aspectos centrados en el manejo de temticas, conceptualizaciones,
legislacin, etc.
Habilidades: saber hacer. Se refiere al desarrollo de capacidades psicomotoras, instrumentales que se desarrollan
con la prctica.
Captulo 4. Anexos
Para lograr una identificacin ms precisa de las necesidades que usted desea proponer, tenga en cuenta las
definiciones de niveles de profundidad avanzado, medio y bsico en el siguiente cuadro:
Nivel de profundidad
Avanzado
Medio
Bsico
a) Principales necesidades de conocimientos especficos que usted considera importantes para cumplir
los objetivos estratgicos.
Profundidad
Avanzado
Medio
Bsico
b) Seale las habilidades que deben fortalecerse en el equipo a su cargo para cumplir los objetivos
estratgicos.
1.
2.
3.
4.
Muchas gracias.
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Captulo 4. Anexos
Paso 1. Describa, en las casillas de la izquierda, las cuatro principales tareas que desempea en su puesto
de trabajo
B
Tarea 1.
Tarea 2.
Tarea 3.
Tarea 4.
61
62
Paso 2: frente a cada tarea seale los principales requerimientos de conocimientos especficos y
habilidades puntuales, que usted considera debe adquirir o fortalecer para lograr ser competente en
cada una de las tareas mencionadas en el punto anterior.
Conocimientos: lo que se necesita saber. Aspectos centrados en el manejo de temticas, conceptualizaciones,
legislacin, etc.
Habilidades: saber hacer. Se refiere al desarrollo de capacidades psicomotoras, instrumentales que se desarrollan
con la prctica.
Para lograr una identificacin ms precisa de las necesidades que usted desea proponer, tenga en cuenta las
definiciones de niveles de profundidad avanzado, medio y bsico en el siguiente cuadro:
Nivel de profundidad
Avanzado
Medio
Se requiere un dominio global de los principales contenidos del tema, sin que se precise acceder a
los aspectos de uso experto.
Bsico
Se requiere conocer el tema en sus aspectos primarios, para entender de qu se trata y establecer
requerimientos que corresponde que sean resueltos por otras personas.
Recuerde que: todo conocimiento es bueno, pero no todo conocimiento es til. Determine aqul que usted
considera le dar mejores herramientas para perfeccionar su trabajo. Analice sus prioridades y determine el grado
de profundidad requerido evitando la tendencia de marcar avanzado para todos los conocimientos.
Paso 3: en el espacio siguiente, por favor indique los temas que estima se deben desarrollar en su rea
de trabajo o en toda la institucin a travs de actividades de Capacitacin.
En su rea de trabajo
1.
2.
En la institucin
1.
2.
Captulo 4. Anexos
En el siguiente cuadro enumere las actividades de capacitacin ofrecidas por el I.E.M.P., en las cuales
particip durante el ao ___. Si durante este ao no particip en ninguna actividad, le agradeceramos
especificar la razn.
Actividades de capacitacin
Horas
Muchas gracias.
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Bibliografa consultada
Antons, Klaus. Prctica de la dinmica de grupos. Biblioteca de
psicosociologa. Editorial Herder. 1981.
Castaeda, Delio Ignacio. Modelo de aprendizaje organizacional
I.E.M.P.
Catalana Ana, et all. Diseo curricular basado en normas
de competencia laboral. Cintefor, Banco Interamericano de
Desarrollo y otros.
Centro Interamericano de Administraciones Tributarias (CIAT).
Diagnstico de Necesidades, Material de Autoestudio, impreso.
Sin referencia de ao.
Druckert, Peter. Gerencia en tiempos difciles, 1991. Cul es
nuestro negocio?
Glosario salesiano, monogrfico, 2003.
GTZ, Proyecto Proequidad, Direccin nacional de equidad para
las mujeres. Gua metodolgica: Cmo armar un taller.
Howard C., Warren. Diccionario de Psicologa. Fondo de la
Cultura Econmica, Mxico, 1996.
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DIAGNSTICO DE
NECESIDADES
Inicio
Inicio
DISEO CURRICULAR
PLANEACIN
Inicio
Inicio
Cambios
normativos
Programar la deteccin
de necesidades de
capacitacin
Recibir solicitudes de
capacitacin
Asignar coordinador
acadmico
Realizar diagnstico
Seleccionar metodologa
de deteccin de
necesidades de
capacitacin
Se realiza
la capacitacin
solicitada?
Realizar la deteccin de
necesidades de
capacitacin
No
S
Informar al solicitante
Realizar diagnstico
Presentar proyeccin de
actividades
Identificacin
de debilidades
institucionales
Estudiar ofertas
acadmicas
Reprogramar plan de
capacitacin
Evolucin de
un programa
que requiere
avances
Identificar contenidos
Decisin
Gerencial
(coyuntura
pas)
Organizar contenidos
No
Evolucin en
desarrollo de
funciones
misionales
Formular POA de la
Divisin de Capacitacin
Se aprueba
la estructura?
Asignar coordinador
Pertinencia estratgica
Carga de capacitacin de
la gente
Poblacin objeto (cantidad,
cargo, ubicacin)
Priorizacin
Anlisis de antecedente
Propsito
Frecuencia de solicitud
El Consejo
Acadmico aprob el
POA?
Construir objetivos
especificos
No
Planeaci[on
Ajustar el POA
Identificar competencias
Divulgar y ejecutar el
POA
Divulgar y ejecutar el
POA
Justificacin
Propsito
Plan de estudios
Poblacin sujeto
Metodologa
No. de eventos
Cronograma
Registrar programas en
el modulo de registro y
control
PRODUCTO
SABANA DEPURADA
(Solo listado)
PRODUCTO
POA
PLAN TRIENAL
Diseo
Curricular
Desarrollar Gua de
Aprendizaje
Seleccionar
participantes
PRODUCTO
PROGRAMA: logstico
administrativo
CURRCULO: parte acadmica
(propuesta)
Gua Didctica
Visin Panormica del evento
Visin de utilidad
Objetivo
Indicadores
ALISTAMIENTO
EJECUCIN
Seleccionar formadores
Inicio
Existen
funcionarios que
puedan
participar como
docentes?
Organizar logstica
del evento
Realizar
Externamente
Inicio
Contextualizar docente
solicitar desarrollo de
la Gua Didctica
Convenios
Contratacin
S
Acordar disponibilidad
Si quieren
Si pueden
Si los dejan
dad
Contratacin Directa
Se requieren
desplazamientos
o viticos?
No
Verificar la ausencia de
experto en la Entidad.
Evaluar hoja de vida de
al menos 3 expertos:
Experiencia docente.
Experiencia profesional
especfica
Estudios (pregrado -
postgrado)
Publicaciones
Gestionar entrega de
documentos por parte
de contratistas.
S
No
No
Verificar ausencia de
experto en la entidad
S
Enviar comunicacin a
ciudad sede de la actividad
2
1
Verificar
cumplimiento
Ejecucin
Solicitar material a
docentes
Realizar estudio de
mercado
Evaluar trayectoria
(temtica, grado de
profundizacin de la
oferta en el tema
especfico)
Ajuste del programa con
base en el presupuesto
disponible y el resultado
del estudio de mercado
(ajuste al POA)
Realizar estudio previo
por parte de cada
coordinador acadmico
(anlisis de oportunidad
y convivencia)
Elaborar acta de
compromiso
Objetivo general
Programas
Presupuesto
Solicitar CDP
Elaborar regitro
presupuestal
Elaborar acta de
programacin
INTERNAMENTE
Determinar factores de
evaluacin de oferentes
(desde lo tcnico y lo
econmico) dentro de
los pliegos de
condiciones
(metodologa, evaluacin
de la capacitacin
propuesta).
Ajustar contenidos
No
Licitacin pblica
Informa actividad
Hace requerimientos
(lugar, ayuda, logstica,
etc.)
Solicita hacer la
convocatoria
Objetivo general
Objetivos especficos
Programas
Se aprueba la
Gua Didctica?
No
S
Ajustar la
Gua Didctica
Hacer la convocatoria
Solicitar polizs
Desarrollar actividade
programadas
Estudio previo
PRODUCTO:
Estudio Previo
Prepliego
Pliego definitivo
Efectuar pago
anticipado
Seguimiento y Evaluaci
Apertura y cierre
Notificar participacin
del docente
Comit:
Financiera
Jurdica
Tcnica
Evaluacin de
propuestas
PRODUCTO:
Informe
Adjudicacin del
contrato
Alistamiento
PRODUCTO:
Convenios
Contratos
PRODUCTO:
Auto comisorio
Viticos y tiquete
PRODUCTO
Gua didctica aproba
SEGUIMIENTO
EJECUCIN
Inicio
EVALUACIN
Inicio
B
6 meses despes
Contextualizar docentes y
solicitar desarrollo de
la Gua Didctica
Hacer seguimiento
acadmico
Se aprueba la
Gua Didctica?
Elaborar cumplido a
satisfaccin
Presentar resultados
Incluir informacin
en el sistema
Aplicar evaluacin de
transferencia
La Gua
Didctica requiere
ajustes?
Elaborar acta
final
No
Ajustar la
Gua Didctica
Verificar el
cumplimiento del
currculo en objetivo,
contenido,
metodologa
Mediante:
Evaluacin de
aprendizaje
Evaluacin de reaccin
Reuniones
Entrevistas
No
El programa acadmico
se repite y requiere
modificaciones?
Solicitar al docente
ajustar la Gua de
Aprendizaje
Archivo
S
Hacer la convocatoria
(Ajustar el currculo)
Diseo Curricular
Desarrollar actividades
programadas
Se requiere
seguimiento
administrativo
externo?
No
Verificar el
cumplimiento de las
obligaciones del
contrato en sus
aspectos administrativos
y financieros.
Hacer seguimiento
administrativo externo
Hacer seguimiento
administrativo interno
Verificar:
Desplazamientos
Pago de viticos
Asistencia (listados)
Logstica
Preparar certificaciones
Elaborar informe
de gestin anual
Fin
Suscribir diplomas
Seguimiento y Evaluacin
Se han cumplido
las obligaciones?
Aplicar evaluacin
final de reaccin
No
Hacer llamados
de atencin
PRODUCTO
Gua didctica aprobada
Aplicar evaluacin de
aprendizaje
Elaborar informe
parcial
Solicitar informacin
financiera
Elaborar cumplido
parcial
PRODUCTO
Informe final
Cumplido a satisfaccivn
Acta de liquidacin
del contrato
No