MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el

quehacer cotidiano de las diferentes reas de una empresa.
En los manuales de procedimientos son consignados, metdicamente tanto las
acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las
funciones generales de la empresa. Adems, con los manuales puede hacerse
un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente
programadas en orden lgico y en un tiempo definido.
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Los procedimientos, en cambio, son una sucesin cronolgica y secuencial de
un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar
un trabajo dentro de un mbito predeterminado de aplicacin.
Todo procedimiento implica, adems de las actividades y las tareas del
personal, la determinacin del tiempo de realizacin, el uso de recursos
materiales, tecnolgico y financiero, la aplicacin de mtodos de trabajo y de
control para lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones
de una empresa.

Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:

a.

Auxilian en el adiestramiento y capacitacin del personal.

b.

Auxilian en la induccin al puesto.

c.

Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

d.

Facilitan la interaccin de las distintas reas de la empresa.

e.

Indican las interrelaciones con otras reas de trabajo.

f.
Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se
siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.
g.
Permiten una adecuada coordinacin de actividades a travs de un flujo
eficiente de la informacin.
h.

Proporcionan la descripcin de cada una de sus funciones al personal.

i.

Proporcionan una visin integral de la empresa al personal.

j.
Se establecen como referencia documental para precisar las fallas,
omisiones y desempeos de los empleados involucrados en un determinado
procedimiento.
k.

Son guas del trabajo a ejecutar.

Un sistema est basado en varios procedimientos interdependientes.

El protocolo en la empresa.

El protocolo es una materia que abarca todos los campos de la actividad

humana, y an cuando el sector ms conocido de aplicacin es el

referente a los asuntos de Estado, su prctica en la actualidad es

ampliamente requerida en instituciones privadas sin importar la ndole
de las mismas. Las tendencias globalizadoras imperantes y el auge del
sector empresarial dominan el mbito de las relaciones humanas,
presentando caractersticas especiales que les imprimen un ritmo
acelerado, y exigen comportamientos adecuados que respondan a las
nuevas condiciones. As, al emerger las empresas como actores
principales de la vida cotidiana, se requiere cada vez ms de personal
altamente calificado en todas sus facetas de actividad, entre las que
destaca el protocolo.

Es interesante resaltar que el protocolo en las empresas debe ser objeto

de especial atencin y, por tanto, estar a cargo de personal
especializado. En toda corporacin donde los directivos deseen
proyectar una imagen de seriedad y de eficiencia, as como de
competitividad con cualquier homlogo nacional o extranjero, es una
necesidad atender a las prcticas protocolarias en todos los aspectos de
las relaciones humanas dentro y fuera de la institucin.

La atencin al protocolo es conveniente en todas las reas; sin embargo,

se hace indispensable en los espacios destinados a los mandos altos y
medios.

El protocolo es la herramienta que permite ordenar las relaciones sociales de la

empresa, empleados y directivos.
Las normas de protocolo ayudan a mejorar la cuenta de resultados.
la utilizacin del Protocolo en la Empresa, termina redundando en la
cuenta de beneficios.
El xito de una empresa radica en ser diferente a las dems. Esta
diferenciacin se consigue estableciendo y manteniendo buenas relaciones y
proyectando una imagen positiva que consiga la fidelidad y lealtad de los
clientes.
El protocolo aporta a la empresa valores fundamentales aadidos en los
que podemos destacar seis elementos:

Imagen. El protocolo de empresa ayuda a difundir la imagen de la

empresa mediante actos y apariciones pblicas.

Proyeccin. El protocolo ayuda a la proyeccin social de la empresa ya

que contribuye a mejorar las relaciones con los pblicos.

Comunicacin. El protocolo comunica los mensajes de la empresa de

modo eficaz.

Procedimiento. El protocolo establece unas normas y unas tcnicas de

organizacin, es decir, establece unos procedimientos de actuacin que
aporta calidad a los actos y a las relaciones.

Rentabilidad. El protocolo de empresa es una herramienta que

consigue incrementar los beneficios de la misma, optimizando el
resultado de cada acto.

Prestigio. El protocolo ayuda a conseguir una imagen favorable de la

empresa como consecuencia de una actuacin excelente.

El manual de funciones de la empresa

Toda empresa tiene que tener un manual de funciones, sobre todo aquellas que
son de grandes dimensiones, ya que as se lleva un control sobre las funciones
que tiene el personal que conforma la compaa. Es un instrumento eficaz de
ayuda para el desarrollo de la estrategia de una empresa, ya que determina y
delimita los campos de actuacin de cada rea de trabajo, as como de cada
puesto de trabajo, por eso en jobandtalent vamos a dedicar este post para
informar sobre la importancia de un manual de funciones.
Este manual consiste en la definicin de la estructura organizativa de una
empresa. Engloba el diseo y descripcin de los diferentes puestos de trabajo
estableciendo normas de coordinacin entre ellos. Es un documento que
especifica requisitos para el cargo, interaccin con otros procesos,
responsabilidades y funciones.
La elaboracin de un manual de funciones consta de siete pasos:
1. Visita a la empresa y entrevista con los responsables para la obtencin
de informacin sobre: la organizacin de la empresa, el objetivo que
tiene y las caractersticas de las diferentes reas y puestos de trabajo.
2. Anlisis del estado de la organizacin de la empresa.
3. Documentacin y racionalizacin del estado actual de la organizacin.
4. Elaboracin de un anteproyecto de manual de funciones.
5. Contrastar el contenido del anteproyecto con el personal de la empresa.
6. Modificacin, correcciones y/o ampliaciones del anteproyecto si las
hubiera.
7. Presentacin del manual de funciones de la empresa.
Beneficios y utilidad que tiene un manual de funciones:
1. Al determinar y delimitar los campos de actuacin de cada colaborador,
permite que las personas interaccionen con un mayor conocimiento de
su rol dentro de la empresa, lo que ayuda en el proceso de
comunicacin, integracin y desarrollo.
2. Elimina desequilibrios en cargas de trabajo, omisiones, duplicidad de
funciones, cuellos de botella, circuitos de trabajos irracionales, etc

3. Es un instrumento muy til para planificar la plantilla de la empresa y la

posible variacin de los puestos de trabajo, as como para definir planes
de carrera.
4. Los conocimientos especficos la empresa puede poseer al elaborar el
manual de funciones.