INTRODUCCIN

La correspondencia es un elemento importante en las organizaciones diariamente, ya

que la misma nos permite enviar y recibir documentos y no slo se pueden enviar
documentos si no tambin paquetes ahorrando tiempo.
A continuacin, conoceremos la correspondencia oficial donde pondr apreciar su uso,
importancia, estructura y como se redacta.
Dicho contenido presenta informacin importante acerca de la correspondencia: La Solicitud,
El Oficio, La Nota Oficial, La Circular, Memorndum, La Providencia, Resolucin, Dictamen,
Notificacin, Acta, Conocimiento; el cual es un valioso instrumento en el mbito
administrativo.
l envi de correspondencia tiene que ser oportuno y eficaz en toda institucin, rea
especfica de trabajo o personal. En las dependencias dicho envo puede ser de carcter
interno o externo.
En todo Centro Educativo se manejan esos documentos, las cuales, como futuros
pedagogos y Administradores de la Educacin, por eso es importante manejar esos
documentos para que ya no tengamos ningn inconveniente a la hora de estar al frente de
una Institucin Educativa.
Aunque actualmente algunos documentos se han omitido, por la tecnologa, pero la
mayora de estos siguen en uso.
Iniciamos entonces con este trabajo, donde se tratar los diferentes tipos de
documentos que hay en la correspondencia oficial, definiendo cada uno de ellas, al igual
dando un ejemplo respectivo de las mismas.

Qu es Correspondencia?
Es la comunicacin escrita entre personas que se encuentran en diferentes lugares o
pases. A la que correspondencia que se realiza entre lugares del interior se le llama interna,
y a la que es fuera del pas se le llama internacional.
Correspondencia Oficial.
Se llama correspondencia oficial a la que trata asuntos relacionados con el Estado, ya
sean dirigidos del gobierno a particulares, de particulares a oficinas del gobierno, entre
funcionarios pblicos.
La Redaccin debe ser clara, concisa y como requisito indispensable debe usarse
sobriedad y precisin.
Para la aplicacin de las normas, es necesario utilizar instrumentos
correspondencia oficial que deben responder a determinadas caractersticas entre otras:

de

No usar abreviaturas.

El destinatario en el oficio se anota despus de la firma. En las notas oficiales se escribe

despus de la fecha, en el lugar acostumbrado.

El membrete es mucho ms sencillo, conteniendo nicamente el nombre de la oficina, la

direccin y Guatemala, C. A.

Anotar el nmero de registro y las referencias, tanto de quien instruye como de quien
elabora el instrumento.
La Solicitud:

Documento por medio del cual el (los) interesados pide (n) a quien corresponde se le
(s) proporcione un bien o servicio.
Elementos que lo Conforman:
-

Datos del solicitante

Exposicin de motivos
Peticin
Cierre
Lugar y fecha
Nombres y firma del solicitante
Destinatario

Aplicacin:
Puede ser individual o colectiva en funcin de los requerimientos de los interesados.
Se escribe en hojas de papel espaol o bien hojas bond blancas.

Ejemplo de Solicitud
San Juan Ostuncalco, 5 de Setiembre de 2015
A la atencin: Seccin finanzas y crditos
Banrural
De San Juan Ostuncalco
Quetzaltenango
Muy estimado seor:
Me dirijo ante usted con el fin de felicitarlo por la graduacin de su hijo mayor y en mi
carcter de cliente de su prestigiosa casa bancaria, aprovecho la oportunidad para solicitarle
una nueva entrevista con el fin de conversar sobre el ofrecimiento de trabajo que me
hicieron el mes pasado.
Adjunto a esta carta mi portafolio y currculo y aprovecho para desear el arribo a un pronto
acuerdo entre ambos.
Desde ya muy agradecido por el tiempo concedido y reciba mis ms sinceros saludos para
usted y su familia.
Atentamente,
F: _______________________
Ariel Wotsbeli Escobar Prez
El Oficio
Documento por medio del cual se dirigen las autoridades a otras, o diversos
funcionarios entre s, por cuestiones relativas a sus cargos y funciones.
Se aconseja que el oficio se trate un solo asunto porque esto ofrece mayor rapidez en
el trmite y resolucin del mismo. En caso de que se traten dos o ms se separan por prrafo
distinto
Elementos que lo Conforman:
-

Lugar y fecha
Vocativo
Contenido
Firma de quien enva el oficio
Identificacin del ttulo, nombre y cargo a quien se dirige el oficio.
Aplicacin:
Generalmente se aplica para informar alguna disposicin relacionada al servicio,
solicitar o rendir informes, acusar recibo, transmitir disposiciones u rdenes.

Ejemplo de Oficio:
Colegio San Juan Bautista
San Juan Ostuncalco, Quetzaltenango
5 de noviembre de 2015
Expediente 5567/2015
Estudiante: Jos Israel Escobar Cortez
Asunto: Beca
Sr. Padre de familia, le comunicamos que el Estudiante al rubro ya recibido el beneficio de la
beca que otorga este colegio, y usted deber presentarse a la brevedad para poder realizar
los trmites correspondientes.
Cito: Firma del documento de aceptacin y constatacin de necesidad de beca por parte
del padre o tutor
Sin ms por el momento.
Colegio de profesores
F: ______________________
Ariel Wotsbeli Escobar Prez
Presidente.
La Nota Oficial:
Instrumento donde se trata un solo asunto, breve y de menor formalidad que el asunto
a tratar en un oficio.
Elementos que lo Conforman:
-

Fecha
Destinatario
Vocativo
Asunto o contenido
Firma

Aplicacin:
Se utiliza para informar o dar instrucciones de jefes a subalternos y entre jefes de menor
categora.
Ejemplo de Nota Oficial
Aldea La Victoria, San Juan Ostuncalco, 5 de noviembre de 2015

Sr. D. Francisco Lpez

Directivo ejecutivo de BANTRAB
San Juan Ostuncalco
Quetzaltenango
Muy seores mos:
En primer lugar, quisiera hacerles llegar mi agradecimiento por el crdito otorgado el pasado
da 10. En estos momentos delicados por los que pasa nuestra organizacin, su ayuda ha
sido indispensable para el nuevo proyecto de expansin.
Gracias a su crdito podremos hacer frente a la nueva reorganizacin de las salas de
informtica y la renovacin de los equipos, logrando de esta forma que reduzcamos un
tedioso problema de lista de espera que nos estaba llevando a la ruina.
Esta confianza que ustedes pusieron en nosotros le ser devuelta muy pronto. Les
mantendremos informados de nuestros progresos y les haremos participes de ellos.
Sin otro inters, se despide atentamente
F: _____________________________
Ariel Wotsbeli Escobar Prez
La Circular
Orden o conjuntos de instrucciones reglamentarios, aclaratorios o recordatorios que sobre
una materia enva la autoridad a sus subordinados.
Elementos que lo Conforman:
-

Fecha
Destinatarios
Asunto o contenido
Firma

Aplicacin:
Se utiliza para brindar informacin colectiva acerca de un determinado tema o asunto.
Ejemplo de Circular
San Juan Ostuncalco, Quetzaltenango, 5 de noviembre de 2015
CC. GERENTES DE ZONA
PRESENTE
Con fecha 10 de septiembre del ao actual, toda la lnea de acumuladores cambiar de
diseo e infraestructura interna, conforme las especificaciones que se indican en los

catlogos anexos a la presente Circular, incrementndose precios de venta

aproximadamente en un 21.5%.
Lo anterior se hace del conocimiento de ustedes para que, a la brevedad, distribuyan
entre los concesionarios de esta Empresa los pedidos pendientes y logremos agotar antes de
la fecha citada los inventarios actuales que existen en los almacenes centrales, con la
finalidad de poder sacar al mercado la nueva produccin.
Atentamente
EL GERENTE DE PRODUCCIN
F: ______________________________
ARIEL WOTSBELI ESCOBAR PREZ
DIRECCIN GENERAL
Memorndum
El memorndum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carcter
administrativo a personas de una empresa, institucin o dependencia de gobierno.
Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. Tambin hay
formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM. (El plural de la palabra es
variable y todos son correctos Memoranda, Memorndums, Memorandos o Memorndumes).
Elementos que lo Conforman:
-

Nombre(s) de a quien se dirige

Nombre(s) del remitente(s)
Fecha
Asunto
Escrito redactado brevemente.
Firma(s)

Aplicacin
Un oficio de este tipo se utiliza para comunicar disposiciones, consultas, rdenes e informes.
Tambin cumple funciones de invitacin, de felicitacin, de colaboracin y de agradecimiento,
entre otras.
Ejemplo de Memorndum
Aldea La Victoria, 13 de octubre de 2015
Lic. Carlos Salvatierra Montano
Gerente de Relaciones Industriales
Presente

Le comunico que, durante el perodo del 10 al 31 de marzo prximo, se deber revisar el

Contrato Colectivo de Trabajo con los integrantes del Comit Ejecutivo de la Seccin XXIV
del Sindicato de Trabajadores de la Repblica Mexicana, por lo que, deber tener
contemplado las estrategias de incremento de sueldo y prestaciones, previa consulta con el
suscrito.
Atentamente:
F: ________________________
Ariel Wotsbeli Escobar Prez
Gerente de Planta Suroeste
La Providencia
Es un documento que se elabora como consecuencia de una peticin escrita, de la cual el
funcionario indica el trmite que debe seguir, pide informes o deja constancia del
cumplimento de una disposicin legal.
Elementos que lo Conforman:
-

Identificacin de la institucin
Lugar y fecha
Asunto
Nmero
Decisin
Nombre completo y firma del Jefe de la Dependencia de la cual se traslada.

Aplicacin:
Se utiliza cuando es necesario trasladar a otra instancia para: pedir antecedentes; mandar a
ratificar; mandar a or a otra ofician; pedir presentacin de pruebas; mandar archivar.
Ejemplo de Providencia
Providencia Administrativa DF-25-2013
Visto que los artculos 1 al 3 de la Ley de Telecomunicaciones vigente disponen como un
derecho ciudadano el acceder en igualdad de condiciones a los servicios de
telecomunicaciones y a recibir un servicio de calidad, eficiente e ininterrumpido, con
excepcin de las fallas que el servicio por su propia naturaleza presenta.
Visto que los artculos del 1 al 5 disponen la obligacin de los prestadores de servicio de
telecomunicaciones a respetar los derechos de los usuarios proporcionndoles informacin
clara, veraz y objetiva sobre las caractersticas de los productos y servicios que ofrecen.

El Secretario de Comunicaciones, en el ejercicio de sus atribuciones resuelve, mediante esta

Providencia Administrativa, dictar las siguientes Normas para la conexin y uso de Internet
en la ciudad.
Artculo I. El objetivo de estas Normas es la creacin de un sistema de control de Redes,
Dominios y direcciones IP.
Artculo II. Esta Secretara establecer, mediante licitacin pblica, al o los proveedores que
debern prestar el servicio de Internet en la Ciudad.
Artculo III. Es responsabilidad del Secretario de Obra Pblica el desarrollar la infraestructura,
dentro de los siguientes 4 aos, para que la ciudad cuente con una red de acceso a Internet
que sea gratuita y de alta calidad.
Artculo IV. Para garantizar la continuidad del servicio se crea la Subsecretaria de Servicios
de Internet de la Ciudad, como parte de la Secretaria de Comunicaciones.
La presente Providencia Administrativa entrar en vigencia a partir de su publicacin en la
Gaceta Oficial de la ciudad.
Comunquese y publquese.
Resolucin
Documento que contiene la decisin de la autoridad competente.
Elementos que lo Conforman:
-

Identificacin de la institucin
Lugar y fecha
Asunto
Considerandos o motivos
El, por Tanto, que contiene los elementos que fundamentan la decisin.
La resolucin, o sea la decisin sobre el asunto
Nombre y cargo de la persona que resolvi

Aplicacin:
Se utiliza para dar la respuesta final a un asunto planteado, ya sea favorable o desfavorable
al peticionario.
Ejemplo de Resolucin:
Municipalidad de San Juan Ostuncalco
Quetzaltenango, Guatemala
Direccin de ecologa:

Seor: Cristian Romero Escobar, se le notifica por medio de la presente, la resolucin

administrativa, concerniente a su peticin de:
Poda/Tala, del rbol que se ubica en el frente de su domicilio en la 5ta. Avenida de la Zona 3
de este municipio, rbol del cual nos informa rompe el pavimento y banqueta aledaos a su
casa habitacin.
Dndose la orden a los empleados de limpia y foresta municipal, de podar o en su caso talar
el rbol en cuestin, informando a proteccin civil municipal para verificar que no haya peligro
a propiedades de terceros, durante el proceso de poda o tala.
F: __________________________
Ariel Wotsbeli Escobar Prez
Atentamente el director de Ecologa
Dictamen
Constituye la respuesta a la consulta del interesado, sometido, sometido a consideracin de
una autoridad o tcnico, en relacin a determinado asunto.
Elementos que lo conforman:
-

Identificacin de la institucin
Lugar y fecha
Asunto
Descripcin del asunto objeto del dictamen
Opinin tcnica del experto
Nombre y firma del experto

Aplicacin:
Se utiliza cuando es necesario contar con una opinin tcnica previo a resolver una
determinada peticin o asunto. Contiene informes sobre disposiciones legales aplicables el
caso y precedentes.
Ejemplo de Dictamen:
Comisin de Legislacin y
Puntos Constitucionales
Congreso de la Repblica
Guatemala, C. A.
8 de octubre de 2015
Licenciada
Abel Romero Prez
Direccin Legislativa
Congreso de la Repblica

Su Despacho.
Apreciable Seor Director:
De manera atenta me dirijo a usted y de conformidad con la regulado en los artculos
39, 40 y 41 de la Ley Orgnica del Organismo Legislativo, adjunto el DICTAMEN
FAVORABLE, emitido en la Comisin de Legislacin y Puntos Constitucionales, el da seis
de septiembre del ao dos mil quince, al Iniciativa de Ley nmero 4055, que dispone
aprobar LEY DE DELITOS INFORMATICOS.
Sin otro particular, aprovecho la oportunidad para reiterar al seor Director, las
muestras de mi alta estima.

Ariel Wotsbeli Escobar Prez

Presidente de la Comisin.
Notificacin
Instrumento donde una autoridad comunica lo resuelto de un trmite al interesado.
Elementos que lo Conforman:
-

Fecha y hora de la notificacin

Direccin en donde se hace la notificacin
Persona a quien se hace la notificacin
Firma de la persona a quien se notific
Firma del notificador

Aplicacin:
Generalmente se utiliza para hacer del conocimiento de los interesados, el estado o
finalizacin del trmite requerido, ya sea adnde dirigirse, cundo debe presentarse o si se
concede o no lo solicitado
Ejemplo de Notificacin
Aldea La Victoria, 13 de Octubre de 2015
A todo el personal:
Por este conducto tengo el gusto de notificarles que el pasado 23 de septiembre del ao en
curso, esta empresa cumpli un ao sin presentar ningn accidente de trabajo, cumpliendo
as con la meta de 365 das sin accidentes.

Este logro no hubiera sido posible sin la colaboracin de todos ustedes, por lo que la
empresa ha decidido otorgar un bono equivalente a 3 das de sueldo a todo el personal, el
cual se ver reflejado en la nmina de la primera quincena de octubre.
Reciban un caluroso saludo y mis ms sinceras felicitaciones.
ATENTAMENTE
Ariel Wotsbeli Escobar Prez
Dir. Recursos Humanos
Acta
Es un documento que se fracciona en el libro autorizado para el efecto, que contiene la
descripcin de actos o hechos que ocurren en un momento determinado.
Elementos que lo Conforman:
-

Lugar, fecha y hora

Identificacin de participacin
Cuerpo del acta, o sea las clusulas o puntos tratados
Cierre
Firmas de los participantes y sellos

Aplicacin:
Se aplica para dejar constancia de actos o hechos ocurridos, considerados como parte del
historial de la institucin.
Ejemplo de Acta
Acta No. 04-11-2013
En Casero Los Escobares, Aldea La Victoria, de la Villa de San Juan Ostuncalco,
departamento de Quetzaltenango, siendo las nueve de la maana, del da jueves veintiocho
de noviembre del ao dos mil trece reunidos en las instalaciones que ocupa la Academia
Comercial de Mecanografa La Victoria, estando presentes las siguientes personas; el
Director Federico Vsquez Mndez, el Instructor Ariel Wotsbeli Escobar Prez, el Propietario
Hilario Escobar Marroqun y los estudiantes. Que se sometern a la evaluacin final de
Mecanografa del curso Libre, con el propsito de dejar constancia de lo siguiente:
PRIMERO: El Licenciado Federico Vsquez Mndez director, dio las palabras de bienvenida
a los presentes, luego se dirigi a los estudiantes para darle algunas indicaciones, el
instructor procedi a dar pautas sobre la evaluacin final, los estudiantes empezaron con las
actividades presentadas. SEGUNDO: Luego de practicar la evaluacin final se procedi a
recoger y calificar el mismo, en donde cada estudiante obtuvo la nota final los siguientes:
No.
Nombre del Estudiante
Porcentaje
Resultado
1)
Gonzlez Carreto, Ana Elvira
88
Acreditado
2)
Gonzlez Carreto, Selvin Joselino
80
Acreditado
3)
Romero Esteban, Oscar Uliser
71
Acreditado

4)
Vicente Hernndez, Mara Cecilia
85
Acreditado
5)
Vicente Vicente, Flor de Mara
88
Acreditado
De esta manera los estudiantes obtuvieron sus calificaciones correspondientes. No habiendo
ms que hacer constar se da por finalizada la presente en el mismo lugar y fecha, a dos
horas despus de su inicio, firmando en ella los que intervenimos, damos fe.

F: _________________________
Ariel Wotsbeli Escobar Prez
Instructor
Conocimiento
Es un documento que contiene la manifestacin escrita de haber recibido alguna cosa.
Elementos que lo Conforman:
-

Lugar y fecha
Nombre de quien recibe
Descripcin de lo recibido
Nombre y firma del receptor.
Aplicacin:
Se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o asuntos con la finalidad
de no olvidarlos u omitirlos.
Ejemplo de Conocimiento:
Casero Los Escobares, Aldea La Victoria, 13 de octubre de 2015
A: Marco Tulio Mndez Ortega
Director de la Escuela Oficial Rural Mixta
Casero Los Escobares.
Se present el Licenciado Federico Vsquez Mndez, en la Escuela antes mencionado, para
hacer revisar los documentos que se utilizan en la Direccin:
- Actas
- Asistencia
- Balance
- Inventario
Luego dejo algunas recomendaciones de los documentos presentados, ya que algunos no
estaban al da y sin mayores observaciones, firmo la presente como constancia del mismo.
F: ________________________
Marco Tulio Mndez Ortega

Vo. Bo. _______________________________

Lic. Federico Vsquez Mndez

Director

DIGEDUCA

CONCLUSIN
A lo largo de la historia, los medios de comunicacin han ido avanzando en paralelo con la
creciente capacidad de los pueblos para configurar su mundo fsico y con su creciente grado
de interdependencia. La revolucin de las telecomunicaciones y de la transmisin de datos
ha empujado al mundo hacia el concepto de "aldea global". Los efectos de estos nuevos
medios de comunicacin sobre la sociedad han sido muy estudiados. Hay quienes sostienen
que los medios de comunicacin tienden a reforzar los puntos de vista personales ms que a
modificarlos, y otros creen que, segn quin los controle, pueden modificar decisivamente la
opinin poltica de la audiencia. En cualquier caso, ha quedado demostrado que los medios
de comunicacin influyen a largo plazo, de forma sutil pero decisiva, sobre los puntos de
vista y el criterio de la audiencia.
En todo caso, existen diferentes formas de realizar un documento comercial segn la
necesidad que se tenga, todas ellas, por supuesto, deben cumplir con una serie de
caractersticas bsicas, necesarias para la mejor presentacin tanto del texto como de la idea
que se tenga o para qu se tenga.
Despus de haber finalizado el presente trabajo se puede concluir que es de vital importancia
el uso y manejo de los documentos de la Correspondencia Oficial, en la organizacin como
en la vida cotidiana. Dichos documentos son implementos muy importantes y sencillos, si se
cumple con todos los pasos requeridos para su uso sin embargo en muchos casos no es
utilizado correctamente, de manera que no es explotado todos los beneficios que nos pueden
brindar este tipo de comunicacin. Estas son importantes para el mundo Administrativo ya
que son de gran utilidad.