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CONCEPTO:
El manual de organizacin y funciones (MOF) es un documento formal que las empresas elaboran
para plasmar parte de la forma de la organizacin que han adoptado, y que sirve como gua para
todo el personal.
El MOF contiene, esencialmente las estructura organizacional, comnmente llamada organigrama
y la descripcin de las funciones de todos los puestos en la empresa. Tambin se suelen incluir en
la descripcin de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluacin.
OBJETIVO
El Manual de Organizacin y Funciones tiene por objetivos:
UTILIDADES
Dentro de las principales utilidades que presenta el MOF tenemos las siguientes:
El MOF no ser empleado para crear nuevas unidades orgnicas distintas a las contenidas en el
ROF. Tampoco se utilizar para crear cargos al margen de los establecidos en el CAP.
El Manual de Organizacin y Funciones se elaborar independientemente en cada unidad orgnica
de segundo nivel organizacional llmese Direccin Nacional, Direccin General, Direccin Tcnica,
Oficina u rgano de nivel equivalente.
LIMITACIONES
Las principales limitaciones a tener en cuenta seran:
PROCESO DE FORMULACIN
Generalmente comprende las siguientes etapas:
1.
PLANEAMIENTO
2.
RECOPILACIN DE LA INFORMACIN
Se recopila informacin, de acuerdo al mtodo fijado en la fase del planeamiento. Puede ser la
investigacin documental de archivos; entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de
las actividades y operaciones en que intervienen; la observacin directa, etc.
Es recomendable emplear el mtodo mixto, o sea el uso de la encuesta con cuestionarios y en los
casos especiales o dudosos la entrevista.
3.
ESTUDIO Y ANLISIS
l, contradicciones o duplicidad al describir tanto las funciones generales como especficos. Este
estudio puede enfocarse en dos formas:
De lo especfico a lo general, o sea partiendo del anlisis desde el cargo como clula
bsica del rgano, hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro
del objetivo.
De los general a lo especfico, es decir iniciando el anlisis del objetivo de la dependencia
e ir desagregando en funciones generales, funciones especficas de cada una de las
unidades estructurales, luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo conjunto
constituye el cargo.
4.
Una vez analizada la informacin y delimitados los campos de accin de las unidades orgnicas
que integrar la dependencia, se proceder a la redaccin del Manual, de acuerdo al esquema que
luego detallamos.
Se recomienda utilizar el lenguaje claro, sencillo, concreto y breve. Al describir las funciones, se
debern emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada prrafo. Ej. Revisar, redactar, supervisar,
formular, etc.
5.
REVISIN Y APROBACIN
6.
PRESENTACIN E IMPRESIN
7.
Se recomienda se haga en hojas sueltas, que permita hacer modificada parciales sin
alterar todo el documento.
En hojas de tamao A-4 segn norma.
Guardarlos flderes que permita su fcil manejo o intercambio.
Utilizar clave para la numeracin, que evite trastornos mayores en la sustitucin.
Y no usar letra muy pequea ni muy grande.
DIFUSIN
8.
ACTUALIZACIN
CONCEPTO:
Es el documento tcnico normativo de gestin institucional que formaliza la estructura orgnica de
la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misin, visin y objetivos. Contiene las
funciones generales de la entidad, y las funciones especficas de los rganos y unidades
orgnicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades.
Unidades Orgnicas.
Cadena de mando.
Funciones de las unidades orgnicas.
Relaciones funcionales previstas.
Atribuciones especficas.
i.
La Oficina de Racionalizacin es responsable de la actualizacin del ROF. En general,
procede la modificacin del ROF cuando se apruebe o modifique una disposicin que afecte directa
o indirectamente la naturaleza, funciones, atribuciones y/o servicios que ofrece la Entidad.
j.
Debe considerar una estructura sencilla en base a una cadena de mando corta y facultacin o
empoderamiento, con pocos niveles jerrquicos sin exceder del 3 nivel organizacional.
1.
NDICE
INTRODUCCIN
GENERALIDADES
Se consignarn las funciones de cada Director o Jefe de rgano en el ejercicio del cargo y las
facultades y atribuciones de los actos administrativos de su competencia. Todos estos aspectos se
podrn desarrollar en Captulos.
Precisiones tcnicas:
Las funciones deben precisar:
a)
6.
Se especificar la facultad que tiene la Entidad de mantener relaciones con personas naturales o
jurdicas, nacionales o extranjeras cuyos objetivos sean concurrentes o complementarias a los
fines que persigue.
7.
8.
ORGANIGRAMA GENERAL
9.
GLOSARIO DE TRMINOS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
El ROF es un documento que expresa cmo los rganos de gobierno, han decidido que debe
formularse la organizacin de una entidad. As al ROF establecer:
Que es un instrumento normativo institucional que contiene disposiciones tcnico-administrativas
que completan, regulan y fijan la estructura orgnica de una entidad.
En el ROF se precisan la naturaleza, finalidad, funciones generales, y atribuciones de las Unidades
Orgnicas y sus relaciones, de acuerdo a la norma legal de creacin y disposiciones
complementarias.
Establece la estructura funcional y orgnica de las dependencias hasta el tercer nivel
organizacional, tipificando las atribuciones de los cargos directivos especificndose la capacidad de
decisin y jerarqua as como el mbito de supervisin en la institucin.
Cul es el modelo de gestin. Qu cosas realizara la entidad y que cosas las encargara a terceros.
Cul es la estructura de la entidad y que unidades orgnicas deben existir para desarrollar el
modelo de gestin.
Qu funciones debe corresponderle a cada unidad orgnica, que favorezcan la flexibilidad y la
continuidad de la organizacin.
Las relaciones jerrquicas, de coordinacin y en general de trabajo que se establecen.
Las atribuciones o facultades especficas de los titulares de las unidades orgnicas.
Luego se debe describir detalladamente las competencias y atribuciones que la Ley otorga a la
Entidad. Se obtendr un listado de funciones que la Ley faculta y encarga a la Institucin.
Luego proceder a establecer una comparacin entre las competencias y atribuciones que la Ley
otorga a la Entidad y las que viene desarrollando. Utilizando el diagnstico anterior, se debe
analizar competencias son posibles y convenientes desarrollar por la Entidad. Para precisar la
estructura organizacional, es necesario que las autoridades definan la poltica Institucional en la
referente a:
1. Precisin sobre las competencias esenciales y adjetivas de la entidad.
2. Modalidades de la gestin, en la prestacin de servicios. (por proyecto, por administracin directa,
por contrato, con alianzas, tercerizadas, etc.).
3. Amplitud en cuanto a lo desagregacin de unidades organizativas.
4. Niveles jerrquicos y organizacionales.
5. Tipos de departamentalizacin o utilizarse.
6. Niveles y grados de delegacin y empoderamiento.
DIFERENCIAS ENTRE EL ROF Y EL MOF
Tanto el Reglamento de Organizacin y Funciones cono el Manual de Organizacin y Funciones
son documentos tcnico normativo sobre la organizacin y funciones de la entidad u rgano de que
se trate. Sin embargo presenta las diferencias siguientes:
a) El Reglamento de Organizacin y Funciones regula y establece la organizacin interna de una
entidad sobre la base de objetivos y funciones establecidas en su Ley Orgnica; mientras que
Funciones est supeditado a un Reglamento, el cual le sirve de base legal.
El Reglamento de Organizacin y Funciones contiene informacin general; mientras que los
Manuales son ms especficos, tienden a aclarar las normas, enfatizar los procedimientos y
relacionan instrucciones de procedencia diversa.