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INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO CIPERMUM

Ao de la Diversificacin Productiva y del Fortalecimiento de la Educacin

INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO

PERFIL PROFESIONAL DE LA
SECRETARIA
CURSO:
SECRETARIADO EJECUTIVO
DOCENTE:
KAREN L. VILCA
ALUMNOS:

ABARCA RIMAYHUAMAN YAJAIDA


BOLIVAR GAMARRA YOLANDA
HUAYTA MAMANI NELI
RIMAYHUAMAN GALLEGOS NORMA
SENCIA QUISPE DEZZY

CUSCO- 2015

Secretaria Ejecutiva

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PRESENTACION
En nuestro trabajo, el desarrollo profesional de la secretaria presentaremos las
relaciones humanas dentro de la oficina, funciones bsicas y especficas de la
secretaria, y su gran avance debido a la era tecnolgica actual adems de estar
presente en la toma de decisiones dentro y fuera de la empresa, sus increbles
equipos de trabajo laboral, el beneficio de las redes sociales que estas les brinda
a la secretaria actualizar informacin de la empresa con ayuda de pginas web y
programas de finanzas.
El presente trabajo se realiz con mucho esmero y dedicacin esperando colmar
las expectativas del docente.
Las alumnas.

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INTRODUCCION
Segn la Investigacin el trabajo se ha desarrollado mediante el Internet, libros e
bibliotecas son el tema de PERFIL DE LA SECRETARIA es una funcin esencial
en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios
como en la industria o en las profesiones liberales. La secretaria contribuye al
eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y
metdico. En la terminologa tradicional, se denomina secretaria a la persona que
escribe la correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los
asuntos de trmite y custodia los documentos de una oficina. Pero en los ltimos
tiempos el concepto de secretaria ha cambiado notablemente: ahora ha pasado a
ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir
responsabilidades de ste con credibilidad.1

1 http://perfildelasecretaria-delia.blogspot.pe/2012/04/introduccion.html

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ndice
CAPTULO I
EL PROBLEMA
1.1.PLANTEAMIENTO DE PROBLEMA..............................................................................5
1.2.

OBJETIVOS.......................................................................................................... 5

1.2.1.

OBJETIVOS GENERALES...............................................................................5

1.2.2.

OBJETIVOS ESPECFICOS..............................................................................5
CAPTULO II
MARCO TERICO

2.1.

CONCEPTO DE SECRETARIA EJECUTIVA...............................................................6

2.2.

LA HISTORIA DE LA SECRETARIA..........................................................................7

2.2.1.

Remington y el Da de la Secretaria.................................................................7

2.2.2.

La Secretaria en el Mundo..............................................................................8

2.2.3.

La Historia del Da de la Secretaria..................................................................9

2.3.

DESCRIPCION DE CARGO...................................................................................10

2.3.1.

Misin o Propsito del Cargo........................................................................10

2.3.2.

Funciones Especficas..................................................................................10

2.4.

CAMPO LABORAL DE UNA SECRETARIA.............................................................12

2.5.

VOCACIN DE SECRETARIA...............................................................................13

2.6.

COMPETENCIAS ACTITUDINALES DE LA SECRETARIA........................................13

2.6.1.

La Importancia Significativa del Conocimiento...............................................13

2.6.2.

Rol de las Comunicaciones...........................................................................14

2.6.3.

Funciones Especificas..................................................................................14

2.6.4.

Funciones Administrativas............................................................................14

2.6.5.

La Secretaria en la Empresa Moderna...........................................................15


CAPITULO III
RELACIONES HUMANAS EN EL ASPECTO SOCIAL

3.1.

RELACIONES HUMANAS EN LA OFICINA.............................................................17

3.2.

CUALIDADES DE LA SECRETARIA.......................................................................17

3.3.

IMAGEN Y ATENCIN AL CLIENTE.......................................................................19

3.4.

TIPOS DE CLIENTES...........................................................................................19

3.5.

SATISFACCIN DEL CLIENTE..............................................................................21

3.6.
PRINCIPIOS GENERALES QUE PUEDEN AYUDAR AL LOGRO DE BUENAS
RELACIONES DEL TRABAJO.........................................................................................22
3.7.

COMO VENDER EN LA IMAGEN SECRETARIAL....................................................23

3.8.

COMO SE CONSTRUYE UNA BUENA IMAGEN DE UNA SECRETARIA.....................23

3.9.

CMO SE CONSTRUYE LA BUENA IMAGEN DE UNA EMPRESA?........................25

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CAPTULO I
EL PROBLEMA
1.1.

PLANTEAMIENTO DE PROBLEMA.
Desempeo Actual como secretaria ejecutiva de una empresa y no tiene el
mismo significado que el de hace unos aos, cuando las exigencias del
mercado eran menores y las tareas se relacionaban directamente con un
trabajo estrictamente de oficina. A pesar de que la tecnologa y los nuevos
formatos de comunicacin amenazaron con reemplazar su funcin, est
lejos de lograrlo.

1.2. OBJETIVOS
1.2.1. OBJETIVOS GENERALES
Conocer el desarrollo de la secretaria en general, enfocndonos en la
secretaria ejecutiva moderna Dando a conocer las caractersticas bsicas y
especficas

para el buen desarrollo profesional y actualizada

con los

beneficios de las redes sociales para la satisfaccin de clientes, y las


relaciones humanas que la secretaria debe saber manejar en el rea
laboral, y la construccin de una buena imagen secretarial y empresarial.
1.2.2. OBJETIVOS ESPECFICOS
Llevar a cabo las normas de una secretaria ejecutiva moderna evitando

as disgusto por parte de un cliente


Analizar el recorrido en el tiempo conociendo las diferencias de la

secretaria tradicional a la secretaria ejecutiva.


Buena atencin al cliente evitando la insatisfaccin de sus superiores o
clientes en un trabajo profesional mal desempeado.

CAPTULO II
MARCO TERICO

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2.1.

CONCEPTO DE SECRETARIA EJECUTIVA.


Del latn secretarus, una secretaria o un secretario es una persona que
se encarga de recibir y redactar la correspondencia de un superior
jerrquico, llevar adelante la agenda de ste y custodiar y ordenar los
documentos de una oficina. El cargo que ocupa una secretaria suele

conocerse como auxiliar administrativo.


La secretaria, por lo tanto, realiza ciertas actividades elementales e
imprescindibles en una empresa u organizacin. Se trata de la
empleada que se encarga de la gestin cotidiana, siempre rindiendo

cuentas a su superior.
Atender el telfono, responder los correos electrnicos, recibir a las
visitas, archivar documentos y coordinar los pagos y cobros son slo
algunas de las tareas que desarrolla una secretaria.

A todas estas tareas tambin habra que aadir la recepcin de diversos


tipos

de

documentos,

el

clculo

de

diversas

cuentas,

tener

absolutamente actualizada lo que sera la agenda de citas y tambin la


de contactos profesionales que posee su jefe, acometer la informacin
que sea requerida acerca de su departamento u oficina.

Para poder conseguir acometer de la manera ms eficaz y eficiente


estas funciones es vital que la secretaria, tambin llamada auxiliar
administrativa, tenga amplios conocimientos en reas tales como la
contabilidad, la gestin o la ofimtica. En este ltimo aspecto es vital
que maneje a la perfeccin programas tales como procesadores de
textos, plataformas de correo electrnico o softwares de gestin de

bases de datos.
Por ejemplo: Me gustara que tengamos una reunin en los prximos
das para analizar este negocio. Por favor, llama a mi secretaria as
arreglamos un encuentro, Voy a pedirle los papeles a mi secretaria
para proceder a la firma del contrato, Ayer habl con tu secretaria y
me dijo que estabas enfermo: qu te ha pasado?.

2.2.

LA HISTORIA DE LA SECRETARIA

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La imagen de la secretaria est asociada a las mquinas de escribir, de la
misma manera que el origen de esta profesin se relaciona con este
instrumento que revolucion la escritura.
El origen del ingenioso invento se ajusta al ao 1714, cuando un ingls de
nombre Henry Mill patent una rudimentaria maquina artificial, capaz de
volcar cualquier escrito en papel. Pero, la historia indica a Cristopher
Latham Sholes como inventor de la mquina de escribir, patent en EUA en
1868.
Despus de muchos modelos y mejoras en su invento, Sholes, el 1 de
marzo de 1873 decide firmar un contrato con un armero al borde de la
bancarrota para que reprodujera el modelo, el visionario se llamaba
Remington quien fue el primero en intentar la utilidad comercial de la
maquina creada por Sholes, a la que rebautiz como REMINGTON. Fue
por ese tiempo que Liliam Sholes y una de las hijas de Rmington, se
dedicaron a promocionar el nuevo invento, convirtindose en pioneras de
las secretarias actuales.
El 23 de junio de este mismo ao, es decir de 1873, Liliam Sholes fue la
primera SECRETARIA que registra la historia, luego de dar al fin el uso
comercial a la mquina inventada aos antes.
2.2.1. Remington y el Da de la Secretaria
En la dcada del 60, la empresa Remington tuvo la iniciativa de instaurar
un da especial para las secretarias. La fecha fijada fue el 23 de junio,
como un recuerdo al da en Liliam Ssholes dio uso a la primera mquina de
escribir.
Sin embargo en la dcada de los 60 fueron tiempos de ensueos, los 70
fueron aos de la lucha, las mujeres latinoamericanas comenzaron a
reclamar posiciones de trabajo, salarios ms justos e igualdad de
oportunidades.
En ese ambiente, a inicios de los 70 se realiz en Argentina Buenos Aires
el primer Congreso interamericano de Secretarias, donde se acuerda entre
otras cosas fijar, el da 26 de abril, Da de la Secretaria en los 26 pases

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que asistieron a dicha asamblea, en memoria del primer encuentro de
pases americanos y se crea la Federacin Interamericana de Asociaciones
de Secretarias "FIAS".
En las ltimas dcadas el papel de la secretaria ha sido ms relevante y su
imagen ya no est asociada ms a lo de una mquina de escribir, sino a la
pantalla de una computadora. Con ciberntica, otra histrica de la
secretaria de hoy, dej el papel de la que escucha, escribe y calla. Para
cumplir un papel cada vez ms activo en las diversas empresas donde se
desenvuelve.
2.2.2. La Secretaria en el Mundo
Las primeras secretaria en el mundo fueron mujeres que tuvieron que lidiar
con unos de los problemas ms grande del mundo, las guerras, hasta ese
entonces estaban acostumbrado a las tareas del hogar, los hijos, los
esposos cuando lleg la guerra se alistaron para pelear, las esposas se
armaron de valor y se dedicaron a las comunicaciones telegrafa,
mecanografa, y taquigrafa a las par hicieron las tareas de los varones
medios de transportes urbano, fabricas, etc.
Fue en esa poca que la situacin econmica exiga participacin activa
por parte de los miembros de la familia, mientras que los hijos varones
hacan lo imposible para adquirir educacin superior, las hijas que an no
fueron casadas tuvieron de aliada a uno de los ms grandes inventos la
mquina de escribir.
La invencin de la mquina de escribir ayudo a la mujer obtener puestos de
secretaria, tambin fue la aparicin del mtodo taquigrfico de Jhon Robert
Gregg, este sistema se arraig en el mundo a la par que la mquina de
escribir con el tiempo ambos inventos crecieron al ritmo del desarrollo de la
historia

lo

que

hizo

ms

complejo,

requiriendo

por

ello

mayor

especializacin del personal que habra de manejarlas.


Dentro de ese personal por supuesto estaban las secretarias. Algunos
dicen

por ah

que

las mecangrafos eras suplantadas

por

las

mecangrafas, porque ellas posean ms rapidez en los dedos, sin

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embargo otros opinan que preferiran a las mujeres porque eran ms
serias, honradas y guapas.
2.2.3. La Historia del Da de la Secretaria
Existen dos historias sobre el origen del Da de la Secretaria. Una de ellas,
sin comprobar, cuenta que durante la segunda etapa de la Revolucin
Industrial, en el siglo XIX, Christopher Sholes invent la mquina de
escribir. Su hija Lilian Sholes fue una de las primeras personas en
comprobar la eficacia del invento. De esta manera, se convirti en la
primera mujer que se present en pblico escribiendo a mquina.
En Estados Unidos, en homenaje al centenario de su nacimiento, el 30 de
septiembre de 1850, los fabricantes de mquinas de escribir realizaron en
1950 diversas actividades para conmemorar la fecha. Entre ellas, un
concurso para elegir la mejor dactilgrafa, que se repiti ao a ao el 30 de
septiembre con la participacin de muchas secretarias. Los exitosos
festejos llevaron a que la asociacin que nuclea a las secretarias en ese
pas fijara un "Da de la Secretaria". Luego, en el mundo las organizaciones
que renen a las secretarias en cada pas fijaron una fecha diferente para
cada festejo.
Otra historia, con mayor credibilidad, afirma que el evento anual fue
organizado por la Asociacin Nacional de Secretarias (ahora conocida
como la Asociacin Internacional de Profesionales Administrativos) en 1952
en Estados Unidos. El festejo se llam la "Semana Nacional de las
Secretarias", y fue creado en conjunto con el ejecutivo de relaciones
pblicas Harry Klemfuss y un consorcio de fabricantes de productos de
oficina.
El objetivo era reconocer las contribuciones de las secretarias en el lugar
de trabajo, y atraer ms gente hacia los puestos administrativos y de
secretaria. En 2000, la Asociacin Internacional de Profesionales
Administrativos cambi el nombre de la celebracin por la Semana de los
Profesionales Administrativos, la tercera semana de abril, y el Da de los
Profesionales Administrativos, el 21 de abril, como una forma de reconocer

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los cambiantes nombres de los puestos dentro de las empresas y las cada
vez mayores responsabilidades de la fuerza de trabajo administrativa.
Si bien en la historia, esta fecha cambi varias veces de nombre, en la
actualidad, la celebracin para los profesionales del secretariado es
conocida como el Da de la Secretaria.2
2.3. DESCRIPCION DE CARGO
2.3.1. Misin o Propsito del Cargo
Organizar y velar por el correcto funcionamiento de la dependencia, en
cuanto a los servicios que en ella se brinden, especialmente en la
organizacin de archivos, atencin al pblico, transcripciones y dotacin de
papelera y tiles para la oficina y ejecutar las actividades que le
correspondan para el cumplimiento de los procedimientos establecidos en
la entidad.
2.3.2. Funciones Especficas
1. Transcribir los diferentes documentos relacionados con la dependencia.
2. Mantener en orden el archivo de la oficina.
3. Recibir, radicar y despachar oportunamente la correspondencia y
dems documentos relacionados con la oficina y controlar el recibo
correcto por parte del destinatario.
4. Atender las llamadas telefnicas y al pblico o funcionarios que se
5.
6.
7.
8.
9.

presentan a la oficina.
Redactar la correspondencia que le indique el Secretario.
Controlar la existencia de tiles y papelera para la oficina.
Proyectar y preparar los convenios de carcter institucional.
Tramitar todas las cuentas pertinentes a la dependencia.
Colabora en la elaboracin y programacin del presupuesto de egresos

e ingresos.
10. Apoyar la implementacin del sistema de Control Interno dentro de su
dependencia, fomentando la cultura del autocontrol y participando en
los programas y eventos que coordine la unidad de control in terno.
11. Dar respuesta oportuna y veraz a los informes solicitados por el
Alcalde, la Unidad de Control Interno o cualquier otro organismo de
control, entre otros.
12. Tener disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus funciones
en caso de emergencia.

2 http://es.slideshare.net/zacks/la-historia-de-la-secretaria

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13. Poner en conocimiento de su superior inmediato las irregularidades o
anomalas relacionadas con los asuntos, elementos o documentos que
se encuentran bajo su responsabilidad.
14. Recibir, modificar inicial y peridicamente la clave de acceso, la cual es
personal e intransferible. Responder por todas y cada una de las
transacciones realizadas a travs de ella.
15. Mantener el respeto y la cordialidad en todas las relaciones
interpersonales que le signifiquen sus funciones tanto en las
instalaciones de la Trnsito como en la va pblica.
16. Responder por todas y cada una de las actividades desarrolladas,
asumiendo las consecuencias que se derivan en el ejercicio de sus
funciones.
17. Apoyar al Secretario en los anlisis, estudios y reportes requeridos,
igualmente servir de enlace al jefe inmediato en todas las actividades
que comprometan al despacho.
18. Mantener contacto directo con el personal de la Secretara en aras de
apoyar al Secretario en las diferentes decisiones administrativas.
19. Cumplir con las funciones contenidas en la Constitucin, la Ley, los
Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Manual de Funciones, Reglamentos
Internos de la corporacin Municipal.
20. Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecucin de los
planes, programas y proyectos en los que interviene en razn del
cargo.
21. Cumplir de manera efectiva la misin y los objetivos de la dependencia
a la que se encuentra adscrito y la ejecucin de los procesos en que
interviene en razn del cargo.
22. Proponer, preparar e implementar los procedimientos e instrumentos
requeridos para mejorar la prestacin de los servicios a cargo de la
entidad.
23. Responder por la aplicacin de los mtodos y procedimientos del
sistema de control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del
mismo.
24. Cumplir con las disposiciones existentes en materia disciplinaria, sobre
Derechos, Deberes, Prohibiciones, Inhabilidades, Incompatibilidades y
Conflicto de Intereses.

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25. Desempear las dems funciones inherentes al cargo y que le sean
asignadas por su jefe inmediato3
2.4.

CAMPO LABORAL DE UNA SECRETARIA


El o la tcnico de nivel medio en Secretariado puede desempearse en
empresas, tanto pblicas como privadas de diversos tamaos y sectores,
donde

se

desarrollen

procesos

administrativos

de

gestin,

desempendose como secretaria/o o asistente administrativo de jefaturas,


ejecutivos o directivos de dichas empresas o de otros profesionales
independientes.
Empresas Pblicas: Municipalidades, Gobiernos Regionales etc.
Empresas Privadas: Empresas Industriales, Empresa de Servicios,

etc.
Consulados: es la representacin de la administracin pblica de un
pas en otro distinto, que colabora con sus propios nacionales en las

2.5.

funciones
Secretarias de Colegios Fiscales, Municipales, Particulares
Organizaciones no gubernamentales
Microempresas Propias Secretarias de Agencias de Viajes
Agencias de Publicidad
Instituciones promotoras de Eventos Sociales y Culturales
Aeropuertos
Empresas de Telecomunicaciones

VOCACIN DE SECRETARIA
Creo que generalizis demasiado en cuanto a las secretarias. Cierto que
cuando se habla de ellas, el pblico se imagina el tpico del bloc de notas,
telfono y caf. Nada ms lejos de la realidad diaria y del pensamiento de
la mayora de los ejecutivos. El tiempo de ningunear a las secretarias ha
pasado, no lo pongamos sobre el tapete de nuevo. Las secretarias de hoy
somos unas profesionales increblemente preparadas para resolver
cualquier cuestin. Y esto los ejecutivos lo saben y lo cultivan. Ya basta de
que desde los medios se cultive esa imagen de mujer (que no siempre lo
son, tambin hay secretarios) sacrificada y victimizada que no se puede

3http://www.envigado.gov.co/Secretarias/SecretariaAdministrativa/Comisin
%20Servicio%20civil/nivelAsistencial/FUNCIONES%20DE%20SECRETARIA
%20EJECUTIVA.pdf

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realizar profesionalmente. Somos secretarias por vocacin y porque nos
gusta esta senda profesional. No somos profesionales de segunda. 4
2.6. COMPETENCIAS ACTITUDINALES DE LA SECRETARIA
2.6.1. La Importancia Significativa del Conocimiento
Competencia nacional
Competencias internacionales
Innovaciones Tecnolgicas
Esferas socioculturales

2.6.2. Rol de las Comunicaciones


Aperturas a internet
Manejo de herramientas digitales
Alcance de la competencia.
La forma de llegada de informacin a los ciudadanos y relaciones

externas
Inspeccin de programas
Coordinacin en la organizacin de eventos

2.6.3. Funciones Especificas


SON DE VITAL IMPORTANCIA EN LOS SECTORES DE DESARROLLO
EMPRESARIAL:
Mecanografa.
Ofimtica.
Ortografa y gramtica.
Caligrafa.
Archivo.
Idiomas extranjeros.
Matemtica financiera.
Contabilidad.
2.6.4. Funciones Administrativas
La redaccin y la gestin de correspondencia.
Los trabajos de toma de nota.
Elaboracin las actas de reuniones
Archivo de los documentos de la oficina

4 Araceli Bund. 16.11.2005

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Organizacin con rapidez y exactitud la clasificacin, de los registros y

de los archivos.
Ayudar a la preparacin y organizacin de asambleas, reuniones,
seminarios y convenciones.

Planificacin de viajes, lo que implica planificar los transportes, compra


de los boletos de viaje, las reservas en hoteles, ocuparse de los

visados, etc.
Gestin de las llamadas telefnicas de entrada y de salida.

SECRETARIA TRADICIONAL:

Sus tareas no son administrativas o ejecutivas sino que solo son

orientadas a tareas concretas.


conocimientos ms de mecanografa u ortografa que de conocimientos

modernos.
software comn, tales como hojas de clculo, de procesamiento de

textos o grficos.
publica artculos o eventos en una pgina web.
salario fijo bsico a sus conocimientos.

SECRETARIA EJECUTIVA

Sus tareas son de negociacin o administrativas y pueden tomar

decisiones de forma independiente.


Conocimientos superiores de gramtica aplicaciones modernas, dos o

ms idiomas.
conocimiento total del mundo virtual programas de software avanzados,

equipada con equipos de oficina modernos.


disea pginas web y las administra para su mayor organizacin.
su salario aumenta cada vez ms conforme vaya avanzando.
Representa personalmente a su jefe o empresa.

2.6.5. La Secretaria en la Empresa Moderna


La secretaria es probablemente el smbolo ms universal de la presencia
de la mujer en este mundo de los negocios.
Se involucra en ella misma, el devenir histrico y participa muy de cerca en
el desarrollo tecnolgico, econmico y cultural de la sociedad moderna.
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La figura de la secretaria sigue evolucionando, como sigue evolucionando


la empresa; y no sabemos especificar hasta qu punto dicha evolucin se
deba a ella.
La vemos como promotora, como animadora, como coordinadora, como
ejecutiva, como asistente cercana y activa en las grandes decisiones.

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CAPITULO III
RELACIONES HUMANAS EN EL ASPECTO SOCIAL
3.1.

RELACIONES HUMANAS EN LA OFICINA


Se dedican a crear y mantener entre los individuos relaciones cordiales,
vnculos amistosos, basados en ciertas reglas aceptadas por todos y,
fundamentalmente,

en

el

reconocimiento

y respeto de la

personalidad humana.
Es muy importante saber o tener en cuenta los siguientes puntos
claves para tener buenas relaciones humanas en la oficina:
Ayudar a que los dems se conozcan e integren.
Saludar y despedirse ayuda a establecer relaciones armnicas.
Pensar en los dems y olvidarse un poco de uno mismo.
Ser leal quiere decir apoyar a los dems y reservar las crticas y

comentarios negativos para hacrselos a la persona en forma privada.


Ser discreta en los asuntos de la empresa.
La persistencia es una de las cualidades esenciales de las relaciones
humanas esto se explica, por ejemplo a la cortesa, que se deben

utilizar en la oficina hasta en los momentos de conflicto y presin.


Cuidar los modales o lo que dice en las reuniones empresariales, es

decir, sociales.
Ayudar a los empleados nuevos a integrarse a conocer las pautas y la
mecnica del trabajo.

3.2.

CUALIDADES DE LA SECRETARIA
PINTURITA: Bonita y atractiva, constituyendo la atraccin de la oficina.
Se le atribuye poca capacidad y mucha influencia. Estereotipada por
muchos, generalmente joven y que pocos ven como una secretaria.

EMPRENDEDORA: Capaz de enfrentar los cambios que vive la


empresa moderna, sin ni siquiera despeinarse. Un verdadero apoyo
para un gerente en proceso de cambio permanente, asistindolo con
ideas y manejando una agenda propia.

CONFORMISTA: Dcil y siempre a disposicin de todos. Es una


especie de animalito de carga que lleva en sus espaldas todos los

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problemas de la seccin. Es la que no sabe decir que no, por miedo a
herir a sus compaeros.

TELEFNICA: Se mantiene pegada al telfono y no sobrevive ni cinco


minutos sin este. Mientras tanto el trabajo se acumula sobre la mesa.

CENTRALIZADORA: No confa en el trabajo de los otros, por eso se


considera autosuficiente aunque cuente con apoyo. Es anti-trabajo en
equipo. Es aquella que no para ni un minuto, escribe, atiende el
telfono, archiva, da rdenes, todo a la vez.

MISTERIOSA: Nadie sabe lo que piensa. Carga un eterno aire de


misterio. Es discreta, poco afecta a los grupos y se mantiene a distancia
de estos. Pero a pesar de todo eso, conoce los entretelones de la
oficina.

GUARDIAN: Es uno de los especmenes ms comunes y constituye el


guardin de seguridad del templo del jefe y no deja que nadie se le
aproxime. Cree que mantenerlo inmune a las personas es seal de
estatus

prestigio,

inconscientemente,

lo

va

aislando

desinformando.

SUPERMADRE: Manifiesta la impresin de pasar el da entero


pensando en sus hijos, en los amigos de los hijos, en la alimentacin de
los hijos, en los carretes (salidas en la noche) de los hijos, etc... Les da
decenas de telefonazos a sus "guaguas"(recin nacidos) durante el da
y mantiene as el total control de su casa...... Pero slo de su casa.

AMBICIOSA: Pierde una vez, gana dos veces enseguida. Da a da


acumula poder, ampliando su influencia al punto de representar una
fuente de persuasin. Crea un imperio, donde ella es la reina y el resto
sbditos.

SOCIABLE: Se lleva bien con todo el mundo, entusiasmndose con


todo. Es siempre la que se preocupa de los cumpleaos, recoleccin de
fondos para los funcionarios problemas, visita enfermos, maneja los
matrimonios, nacimientos etc.

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3.3.

IMAGEN Y ATENCIN AL CLIENTE


En el desarrollo de una carrera profesional existen otros componentes que
tienen ms impacto en tu imagen personal y estn relacionados con su
desempeo personal y la relacin con sus clientes. Demostrar una actitud
positiva con una clara idea de mejorar continuamente y adaptarse a los
cambios sin inconvenientes de la decisin del cliente.

3.4.

TIPOS DE CLIENTES
El Cliente inseguro
Estos clientes estn inseguros de s mismos y la

manera de

manifestarlo es mostrndose inseguros y nerviosos ante la idea de


fracasar o quedar mal.
Como actuar con un cliente inseguro?
Crear ms confianza y reducir la percepcin de riesgo. Esto significa
invertir ms tiempo en el cara a cara, transmitindoles seguridad con
respecto a tu producto o prestacin de tus servicios, estableciendo
diferentes etapas clave de compromiso, incrementando cada vez ms la
comunicacin, y demostrndoles absoluta formalidad y coherencia.

El invasor de fronteras
Este tipo de clientes no son capaces de percibir ninguna barrera, ni
contigo ni con tu trabajo
Como actuar con un cliente invasor de fronteras?
Lo mejor es dejar bien claros tus lmites desde el comienzo de la
relacin, especialmente si sospechas que esto puede llegar a ser un

problema
El sabelotodo
Este es el tipo de cliente que cree saber ms de tu trabajo que t mismo
y que te est indicando constantemente cmo hacer las cosas.
La solucin:
Restablecer las funciones respectivas entonces es el momento de dar
un golpe sobre la mesa ante un cliente sabelotodo

El Cliente Insaciable
Este cliente considera que el trabajo nunca es lo suficientemente bueno,
y tambin te controla de manera excesiva- aunque por diferentes
razones que el cliente inseguro. Su comportamiento te puede llegar a
vencer completamente por razones de cansancio.
La solucin:

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calibrar cuidadosamente las expectativas al comienzo de cada
compromiso o transaccin. Las empresas de TLC cuentan con
acuerdos de nivel de servicio tal vez tengas que profundizar en
detalles especficos sobre el tipo, la calidad y el formato

de tu

producto para este cliente.

El callado.
Este tipo de cliente parece difcil de tratar porque es complicado saber
en qu piensan. Su silencio obedece a su temperamento y slo compra
una vez que est convencido del beneficio que le ofrece el producto o

servicio.
Cmo actuar con un cliente callado?
o Mantener la calma.
o Ser breves y precisos.
o No meterles prisa porque se le podremos perder.
o Nunca tratarlos con familiaridad.
o Pedirle su opinin en determinados temas.
o
El crtico.
A este tipo de cliente le reconoceremos porque se suele mostrar
impaciente y agitado. Mira con frecuencia el reloj.
Cmo actuar con un cliente crtico?
o Escuchar lo que nos pide.
o Ser rpidos y breves.
o No hablar demasiado.
o No se dejar que nos dominen los nervios.

El violento.
Es una persona que le gusta discutir de forma permanente. Utiliza el
insulto o la agresin como medio de expresin para conseguir lo que
pretende.

Pondrn a

prueba

tu

paciencia.

Suelen

personalidad fuerte y dominante.


Cmo actuar con un cliente violento?
o Prestarle atencin inicial sin arrogancia ni hostilidad.
o Mantener la calma en todo momento.
o No discutir o adoptar la misma actitud del cliente.
o No interrumpirle.
o No pedirle o insinuarle que se calme.
o Soporte impasibles su agresividad.
3.5.

SATISFACCIN DEL CLIENTE

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tener

una

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Existen diversas formas de encarar esta recopilacin de informacin acerca
de la experiencia de los clientes, y una de ellas consiste en realizarles una
serie de preguntas inmediatamente despus de haberles brindado un
servicio o de haber concluido una transaccin.
Muchos de estos procesos se hacen por medio de encuestas.
Otro recurso que muchas compaas utilizan es dar un pequeo regalo de
cumpleaos a sus clientes, similar a los bonos, la secretaria es la
encargada de llevar el orden de todos estos datos para que se enven los
regalos en las fechas indicadas y a la persona correcta.

3.6.

PRINCIPIOS GENERALES QUE PUEDEN AYUDAR AL

LOGRO DE

BUENAS RELACIONES DEL TRABAJO


1. Amor al prjimo como a nosotros mismos.
2. Darle importancia a las aspiraciones de la gente.
3. Respetar las diferencias individuales.
4. Escuchar: queremos que nos escuchen, pero hay que escuchar al otro.
5. Aceptar a los dems como son.
6. Nos discutir jams.
7. Ir conociendo los sentimientos del otro.
8. No ser dominante tratar siempre de persuadir.
9. Usar frases de cortesa.
10. Trata a los dems como te gustara que te traten.
11) Ponerse en el lugar del prjimo.
12) Estudiar los gustos ajenos.
13) Pensar bien de todos.
14) Cultivar la simpata.
15) Ser generoso en el elogio.
16) Corregir con cario y en privado.
17) Dar confianza y animar.
18) Mostrarse agradecido.
19) Perdonar y olvidar.
20) Saludar y sonrer.
La imagen es muy importante por lo cual es muy importante respetar
estos principios:

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3.7.

Evitar usar sandalias con medias


Evitar los escotes
En la oficina no deben llevarse minifaldas
Evitar las transparencias en la ropa
No se recomiendan las medias.
Procurar usar un maquillaje discreto
Siempre debe conservar un buen peinado
El perfume debe ser ligero
Evite comer en tu espacio de trabajo

COMO VENDER EN LA IMAGEN SECRETARIAL


La forma ms adecuada de buscar empleo es haciendo un buen Marketing
personal.
Vender la imagen secretarial.
Depende que sta profesional

vende

sus

ideas,

experiencias,

conocimientos, y habilidades, es decir, que un buen marketing personal se


relaciona con la imagen que se proyecta y el impacto que se genera en los
dems, que obedece a la actitud del mismo y se debe mercadear de la
mejor forma.
Presentacin personal:
Vestuario adecuado.
Profesionalismo.
Expresin verbal o gestual.
Utilizar diversas tcnicas laborales.
Los gestos.
Forma de conducirse.
El vocabulario.
El aseo e higiene personal.
El tono y volumen de voz.
3.8.

COMO SE CONSTRUYE UNA BUENA IMAGEN DE UNA SECRETARIA


1. El perfil de la secretaria perfecta. Por supuesto ponga aquello que
todas las empresas de recursos humanos y de seleccin de personal
saben de memoria: idiomas, ofimtica, relaciones humanas y pblicas,
Pero la secretaria perfecta es algo ms y en esto vamos a centrarnos.
2. Secretaria = confianza. Una buena secretaria debe ser acreedora de la
mxima

confianza.

Su

formacin,

solidez,

discrecin

carcter,

personalidad... es clave para que exista una relacin de confianza

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absoluta y sea copartcipe de las fortalezas y debilidades de la
empresa.
3. El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda. Para
un alto directivo /a el tiempo es su recurso ms escaso y valioso. Poder
atender a los mximos temas posibles y hacerlo sin estrs y en "buena
forma" es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente.
4. La secretaria como gestora. Una de las secretarias de alta direccin
que tuve la suerte de conocer cada vez que coga el telfono transmita
la importancia de la empresa y de su mximo representante, con tal
maestra que se converta en un factor de imagen, invaluable para la
empresa.
5. Hacer valer la autoridad /liderazgo de su jefe. Me comentaba uno de
los ms altos directivos de Amrica que su secretaria era la garanta de
la ejecucin de cualquier reunin en la que se tomaban decisiones.
6. Aprender, cursos especializados. Una buena secretaria necesita
aprender tanto como el jefe. Debe ponerse al da de todo lo que es
importante en la empresa. Debe familiarizarse de cosas nuevas, aunque
sean complejas llmese nanotecnologa, biotecnologa o terminologa
financiera especializada.
7. Dominar Internet y todas las herramientas de productividad. Toda la
informacin est en Internet y hay decenas de Apps (aplicaciones
smartphones) para incrementar la productividad y hacer muy eficaz el
trabajo.
8. Ser positiva, sonrer y crear un buen clima de motivacin. Sobran
explicaciones una secretaria, especialmente de direccin, debe
contribuir a crear un clima positivo y agradable que potencie la imagen a
la que antes nos referamos.
9. Ser parte activa en el branding personal de su jefe/jefa. Hoy todas
las personas tienen una "marca" personal que cuidar ms all de la
marca comercial o corporativa de la empresa. En parte esto se hace a

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travs

de

Linkedin,

Google+,

Twitter

otras

redes

sociales

profesionales. Y hay que saber hacerlo.


3.9.

CMO SE CONSTRUYE LA BUENA IMAGEN DE UNA EMPRESA?


La imagen corporativa es la manera por la cual la empresa trasmite quin
es, qu es, qu hace y cmo lo hace.
Muchas veces este aspecto es dejado de lado, siendo que una buena
imagen puede tener resultados inesperados en su negocio.
Algunos de los aspectos que permiten transmitir una buena imagen
empresarial, independiente del tamao de su negocio
1. Un buen servicio al cliente: Una atencin de calidad, centrada en
satisfacer las necesidades de su cliente, es sinnimo de buena imagen.
2. Cumplir con ciertas normas de protocolo: En el mundo de los
negocios, existen ciertas normas protocolares que distinguen cuando
una empresa es profesional o no.
3. Contar con una atractiva presentacin de su empresa y de sus
productos: Contar con catlogos tanto fsicos como virtuales,
presentaciones multimedia, sitios webs, tarjetas de presentacin y todo
lo que permita apoyar visualmente a su empresa son factores que dan
profesionalismo y seriedad a su negocio.
4. Buenas relaciones empresariales: Tanto con sus clientes como con
sus proveedores, empresas asociadas y hasta su competencia, son
factores que inciden en una buena imagen empresarial.
5. Preocuparse del diseo: Tanto del local como de sus productos,
pueden generar una imagen nica en la mente del cliente. Un diseo
atractivo del envase de su producto o bien del servicio entregado puede
marcar la diferencia. Piense en qu aspectos pueden llamar la atencin
de su cliente: la presentacin, el tamao, etc. En cuanto al diseo
interno del local, preocpese de aspectos como la visibilidad, la
iluminacin, la amplitud y el correcto uso de colores y del ambiente.
6. Asegurar la calidad de lo que ofrece: Comprobar que su producto o
servicio es el mejor del mercado le puede ayudar a fortalecer su imagen

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empresarial. Para ello, puede recurrir a estudios de marketing o
encuestas donde se compruebe la preferencia de sus clientes.
7. Ser una empresa transparente: Una empresa logra una buena imagen
cuando acta bajo la verdad. Esto quiere decir, por ejemplo, que si sus
productos no son del todo seguros o bien carecen de ciertas
caractersticas, es mejor siempre ir con la verdad a ocultarla. Por ello,
existen empresas que se especializan en manejo de crisis. Ser siempre
transparente y reconocer

los errores en el momento y lugar

adecuados hablarn de una empresa lo suficientemente profesional


como para seguir creyendo en ella.5

CONCLUSIONES
En conclusin una secretaria es la cara visible de la empresa y embajadora de su
jefe frente al resto de los empleados como clientes, es por esto que tiene que
cuidar su imagen y todos los aspectos que la componen, de este modo siempre
conseguir dar una buena impresin al entorno.
5 DESARROLLO PROFESIONAL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA Investigado en la
Universidad Nacional de San Antonio Abad de Cusco, de la Carrera Profesional
de Administracin.

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La preocupacin bsica es aumentar la eficiencia de la empresa a travs de la
forma

y disposicin

de

los rganos componentes de

la

organizacin

(departamentos) y de sus interrelaciones estructurales.


Predomina la atencin en la estructura organizacional, con los elementos de la
administracin,

con

los

principios

generales

de

sta,

con

la

departamentalizacin. Con esta sntesis y con una visin global se permite una
manera mejor de subdividir la empresa bajo la centralizacin de un jefe principal.
Podemos

decir

que

es

una

corriente

eminentemente

terica

administrativamente orientada.
Podemos definir que el acto de administrar como: planear, organizar, dirigir,
coordinar y controlar, aclara lo que son las funciones administrativas.
Por lo general las empresas actualmente basan su funcionamiento en todos los
conceptos dados por los clsicos de la administracin, pero al da de hoy, las
empresas comprueban que la calidad y el servicio son uno de los factores ms
importantes para lograr la alta productividad en la misma; de ah que se necesite
una combinacin de las teoras clsicas y de la teora moderna administrativa,
para lograr eficiencia en la empresa.

RECOMENDACIONES
Dicen que detrs de todo gran jefe, hay una excelente secretaria. Y no es para
menos, porque aparte de ser la mano derecha de ste, ella ejerce funciones
fundamentales en el da a da de la empresa, de las que depende su correcto
funcionamiento.
A continuacin algunas de las caractersticas que distinguen a una buena
secretaria.
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1. Una buena secretaria debe ser acreedora de la mxima confianza.
Su formacin, solidez, discrecin, carcter, personalidad son clave para
que exista una relacin de confianza absoluta.
2. Para poder atender la mayor cantidad de temas posibles y hacerlo sin
estrs y en buena forma es fundamental el apoyo de una secretaria
intuitiva e inteligente.
3. Ser una buena secretaria es saber lo que el jefe necesita, piensa y
anticiparse a drselo con la seguridad de no equivocarse. Es dar la excusa
perfecta por telfono y que el jefe no quede mal.
4. Debe convertirse en la garanta de la ejecucin de cualquier reunin en la
que se tomen decisiones. De esta manera, la mente del jefe puede
descansar y ocuparse de cosas nuevas, con lo que su productividad ser
mayor.
Ponerse al da
Una buena secretaria necesita aprender tanto como el jefe. Debe ponerse al da
de todo lo que es importante en la empresa. Familiarizarse con cosas nuevas,
aunque

sean

complejas.

Debe

formarse

continuamente,

hacer

cursos

especializados, sin que afecte el normal desarrollo de su labor diaria.


Las seis funciones ms representativas de las secretarias son:
1. Redactar documentacin especfica y elaborar informes y presentaciones.
2. Buscar informacin a travs de la Internet y gestionar los correos electrnicos.
3. Gestionar el archivo.
4. Filtrar llamadas.
5. Llevar a cabo la coordinacin y comunicacin con el resto de departamentos.
6. Organizar reuniones, recibir visitas externas y gestionar viajes.
BIBLIOGRAFA CONSULTADA

Bendez, M. (1990). ABC de la secretaria ejecutiva computarizada, Per:

Lima S.A.
Canda, M. (Ed.). (1998). Secretaria ejecutiva, (Vols. 1). Espaa: Cultural
Ediciones.

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Das, J. (1980), Temas diversos de utilidad para secretarias, Per: Libros


Tcnicos.-Enciclopedia de la Secretaria (1996). Mxico: Grupo Editorial

Ocano.
Ensenyat, L. (1981), El libro de la secretaria, Espaa: Hispano Europea

S.A.
Gamboa, J. (2005), Cmo ser una secretaria de gerencia, Per: Grijley.
Llabrs, A. y CORTS, A. (1988), Tcnicas y prcticas de oficina Mxico:

Mc GrawHill.
Lowe, B. (1992).La recepcionista. Mxico: Patria.
Mora, V. (2008). Perfil de la nueva secretaria ejecutiva

ANEXOS
Equipos de la secretaria ejecutiva.

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APLICACIONES DE FINANZAS PARA PEQUEAS EMPRESAS O USO


PERSONAL

ICE MONEY LITE

CONTAMONEY
MICROSOFT
EXCEL

BENEFICIOS DE LAS REDES SOCIALES EN LA EMPRESA.

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UNA IMAGEN EXITOSA PARA LA SECRETARA MODERNA

PERFIL CORRECTO
1.USA MXIMO 3
COLORES A LA VEZ.

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2. USAR UN
MAQUILLAJE

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3.CUIDA MUCHO TU
HIGIENE EN CABELLO

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ENCUEST
A

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