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Nuestro estudio del control interno tiene tres objetivos principales: primero,
explicar el significado y la importancia del control interno; segundo, delinear los
pasos que se requieren para crear y mantener un fuerte control interno, y tercero,
mostrar como proceden los auditores a su estudio y evaluacin.
Significado de control interno
Muchas personas interpretan el trmino control interno como los pasos que da un
negocio para evitar los fraudes del personal. En realidad tales medidas son ms
bien una pequea parte del control interno El propsito bsico del control interno
es el de promover la operacin eficiente de la organizacin. El sistema de control
interno consta de todas las medidas empleadas por una organizacin para 1) proteger
los activos en contra del desperdicio, el fraude, y el uso ineficiente; 2) promover la
exactitud y la confiabilidad en los registros contables; 3) alentar y medir el
cumplimiento de las polticas de la compaa; 4) evaluar la eficiencia de las
operaciones, En pocas palabras, el control interno esta formado por todas las
medidas que se toman para suministrar a la administracin la seguridad de que todo
est funcionando como debe.
El control interno va ms all de las funciones de contabilidad y financieras; su
alcance es tan amplio como la propia compaa, y toca todas las actividades de la
organizacin. Incluye los mtodos por medio de los cuales la alta administracin
delega autoridad y asigna responsabilidades para funciones tales como ventas,
compras, contabilidad, y produccin. El control interno tambin incluye programas
para preparar, verificar, y distribuir a los diversos niveles de supervisin aquellos
informes y anlisis comunes que capacitan al ejecutivo para mantener el control
sobre la variedad de actividades y funciones que constituyen una gran empresa
comercial. El uso de tcnicas presupuestales, normas de produccin, laboratorios e
inspeccin estudio de tiempos y movimientos, y programas de entrenamiento de
personal, incluyen a ingenieros y muchos otros tcnicos muy alejados de las
actividades contables y financieras; sin embargo, todos estos medios son parte del
mecanismo que ahora se concibe como un sistema de control interno.
Este concepto amplio y comprensivo del control interno es muy significativo cuando
se le observa contra el teln de fondo de una gran organizacin industrial de
amplitud nacional, pues el control interno se ha hecho una tcnica de vital
importancia al capacitar a la administracin de grandes empresas complejas para
que funcionen eficientemente. Como el control interno ha alcanzado su significado
ms grande en las organizaciones comerciales e industriales a gran escala, la mayor
parte de lo que trata este captulo se refiere a una gran empresa. Sin embargo, al
final del captulo se presenta una seccin por separado que trata del problema de
alcanzar el control interno en un negocio pequeo.
Estudio y Evaluacin del Control Interno
Boletn E 02
(Instituto Mexicano de Contadores Pblicos , A.C.)
Generalidades
El estudio y evaluacin del control interno se efecta con el objeto de cumplir con
la norma de ejecucin del trabajo que requiere que: El auditor debe efectuar un
estudio y evaluacin adecuados del control interno existente, que le sirvan de base
para determinar el grado de confianza que va a depositar en l; as mismo, que le
permitan determinar la naturaleza, extensin y oportunidad que va a dar a los
procedimientos de auditora
Este enfoque ha sido utilizado por nuestra profesin, y que es vlido, se ha
enfrentado en la prctica con la dificultad de establecer una relacin clara entre la
calidad del control interno y el alcance, oportunidad y naturaleza de las pruebas de
auditora.
Antes esta situacin, la comisin de Normas y Procedimientos de Auditora ha
considerado oportuno hacer una revisin de los pronunciamientos relativos a control
interno, con objeto de que exista mayor claridad en la documentacin del trabajo del
auditor relativo al estudio y evaluacin del control interno, as como el efecto que el
mismo tiene en el diseo de sus pruebas de auditora.
1.- CONCEPTO
El estudio y evaluacin del control interno se efecta con el objeto de cumplir con
la norma de ejecucin del trabajo que requiere que: El auditor debe efectuar un
estudio y evaluacin adecuado del control interno existente, que le sirva de base
para determinar el grado de confianza que va a depositar en l y le permita
determinar la naturaleza, extensin y oportunidad que va a dar a los procedimientos
de auditora.
2.- DEFINICION DE CONTROL INTERNO
El control interno comprender el plan de organizacin y todos los mtodos y
procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una entidad para
salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su
informacin financiera, promover la eficiencia operacional y provocar adherencia a
las polticas prescritas por la administracin.
ALCANCE Y LIMITACIONES
Para cumplir con la norma de realizar el estudio y la evaluacin del control interno,
el auditor deber efectuar un examen del cumplimiento de los objetivos del control
interno contable de la empresa.
LA NECESIDAD DEL CONTROL INTERNO
La tendencia a largo plazo de las empresas para evolucionar y convertirse en
organizaciones de tamao y alcance gigante, en las que se incluye una gran variedad
de operaciones especializadas y con decenas de miles de empleados, ha hecho
imposible para los ejecutivos de tales empresas ejercer una supervisin personal y
directa de las operaciones. Sin la posibilidad ya de confiar en la observacin
personal como un medio para apreciar los resultados de la operacin y la posicin
financiera, el ejecutivo de la empresa tiene, por necesidad, que depender de una
corriente de informes contables y estadsticos. Estos informes resumen los sucesos
y condiciones en que se va encontrando la empresa; las unidades; las unidades de
valuacin que se emplean no solamente son los dlares o pesos, sino las horas-
trabajo, las cargas importantes, las visitas a los clientes, el despido de empleados y,
una multitud de otras actividades.
La informacin que proporciona esta corriente de informes capacita a la
administracin para controlar y dirigir a la empresa. Mantiene informada a la
gerencia acerca de s se sigue la poltica de la compaa, de s los reglamentos
gubernamentales se obedecen, y de s la posicin financiera es sana, generadoras de
utilidades las operaciones, y armoniosas las relaciones interdepartamentales.
Las decisiones comerciales de casi cualquier clase se basan cuando menos en parte,
en datos contables. Estas decisiones van desde cuestiones menores, como la
autorizacin de horas extra o la compra de artculos para la oficina, hasta problemas
de gran importancia, como el cambio de un producto por otro, o hacer una eleccin
entre arrendar o comprar una nueva planta. El control interno proporciona
seguridad a la administracin acerca de la confiabilidad de los datos contables que
se usan para la toma de decisiones.
Las decisiones que toma la administracin se convierte en poltica de la compaa.
Para ser efectiva, esta poltica debe comunicarse a toda la compaa, y seguirse
persistentemente. El control interno ayuda a asegurar el acatamiento por parte de la
compaa. La administracin tambin tiene la responsabilidad directa de llevar y
mantener los registros contables, y de producir unos estados financieros que sean
adecuados y confiables. El control interno proporciona la seguridad de que se
cumple con esta responsabilidad.
Para los contadores pblicos independientes el control interno es de igual
significado. La calidad de los controles internos en vigor ms que cualquier otro
factor, determina el modelo de su examen. Los auditores independientes estudian y
evalan el sistema de control interno, a fin de determinar la amplitud y la direccin
del trabajo de auditoria necesario para expresar una opinin en cuanto a lo
razonable de los estados financieros.
Controles internos contables
Versus controles internos administrativos
Los auditores estn interesados principalmente en los controles internos de
naturaleza contable (aquellos controles que influyen directamente en la
confiabilidad de los registros contables y de los estados financieros). Por ejemplo,
la preparacin de conciliaciones bancarias mensuales por un empleado no autorizado
a expedir cheques o a manejar dinero, es un control contable interno que aumenta la
probabilidad de que las transacciones en efectivo se presenten razonablemente en
los registros contables y en los estados financieros.
Algunos controles internos no tienen relacin con los estados financieros, y en
consecuencia no son de inters directo para el contador pblico independiente. Los
controles de esta categora se conocen a menudo como controles internos
administrativos. La gerencia esta interesada en mantener controles internos
eficientes sobre las operaciones de la fbrica y las actividades de venta, as como
sobre las funciones contables y financieras. En consecuencia, la gerencia
establecer controles administrativos para proporcionar la eficiencia operacional y
la adhesin a las polticas prescritas en todos los departamentos de la organizacin.
Un ejemplo de dispositivo de control interno de naturaleza administrativa es una
orden escrita enviada al departamento de personal de una compaa en la que ese
establecen pautas especficas en cuando a los antecedentes de raza y tnicos que
tienen que cumplirse en la seleccin de nuevos empleados. Aun cuando este medio
de control puede ser importante para operacin con xito de la compaa, no se
Para que un sistema contable sea til y confiable, debe contar con mtodos y
registros que:
1.- Identifiquen y registren nicamente las transacciones reales que renan los
criterios establecidos por la administracin.
2.- Describan oportunamente todas las transacciones en el detalle necesario que
permita su adecuada clasificacin.
3.- Cuantifiquen el valor de las transacciones en unidades monetarias
4.- Registren las transacciones en le perodo correspondiente.
5.- Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados
financieros.
B) OBJETIVOS DE AUTORIZACION
Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con autorizaciones generales o
especficas de la administracin:
1.- Las autorizaciones se deben dar de acuerdo con criterios establecidos por el
nivel apropiado de administracin.
2.- Las transacciones deben ser vlidas para conocerse y someterse a su aceptacin
con oportunidad.
3.- Todas y solamente aquellas transacciones que renan los requisitos establecidos
por la administracin, deben reconocerse como tales y procesarse oportunamente.
4.- Los resultados del procesamiento de transacciones deben informarse en tiempo y
forma y estar respaldados por archivos adecuados.
C) OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACION DE
TRANSACCIONES
Todas las operaciones deben registrarse para permitir la preparacin de estados
financieros de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados o
de cualquier otro criterio aplicable a dichos estados; y para mantener en archivos
apropiados datos relativos a los activos sujetos a custodia:
1.- Las transacciones deben clasificarse en forma tal que permitan la preparacin de
estados financieros y conformidad con principios de contabilidad generalmente
aceptados y el criterio de la administracin.
2.- Las transacciones deben quedar registradas en el mismo perodo contable
cuidando especficamente que lo sean aquellas que afectan ms de un ciclo. Cuando
existan enlaces entre diferentes ciclos, habrn de identificarse plenamente estos
para verificar que se han hecho cortes de operacin adecuados.
D) OBJETIVOS DE SALVAGUARDA FISICA
El acceso a los activos slo debe permitirse de acuerdo con polticas prescritas por
la administracin; cuidando de manera especfica el pleno apego y respeto a las
debidas autorizaciones.
E) OBJETIVOS DE VERIFICAICON Y EVALUACION
Los datos registrados relativos a los activos sujetos a custodia deben compararse, a
intervalos razonables, con los activos fsicos existentes. Tomar medidas apropiadas
y oportunas respecto a las diferencias que se detecten.
Asimismo, deben existir controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica
de los saldos que se informan en los estados financieros. Este objetivo
complementa en forma importante a todos los objetivos contemplados en el presente
apartado.
El contenido de los informes y de las bases de datos y archivos deben verificarse y
evaluarse peridicamente.
5.- ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
Para una mejor comprensin de los factores que intervienen en el control interno
administrativo de las entidades econmicas, a continuacin se presentan los
elementos ms relevantes que forman parte del mismo:
A) ORGANIZACIN
Los elementos de control interno administrativo en que interviene la organizacin
estn constituidos por:
Direccin
Es asumir la responsabilidad de la poltica general de la entidad y de las decisiones
tomadas en su desarrollo.
Coordinacin
Consiste en adaptar las obligaciones y necesidades de las partes integrantes de la
organizacin a un todo homogneo y armnico; que prevea los conflictos propios de
invasin de funciones o interpretaciones contrarias a las asignaciones de autoridad.
Divisin de Labores
Es definir claramente la independencia de las funciones de operacin, custodia y
registro. El principio bsico de control interno es, este aspecto, que ninguna
unidades administrativa debe tener acceso a los registros contable en que se controla
su propia operacin. Bajo el mismo principio, el rea de contabilidad no debe tener
funciones de operacin o de custodia, sino concretarse al registro correcto de los
datos, verificando sus respectivas autorizaciones y evidencias de controles
aplicables, as como a la presentacin de los informes y anlisis que requiera la
administracin para controlar adecuadamente las operaciones de la entidad.
El principio de divisin de funciones impide que aquellos de quienes depende la
peridica de informes internos, sino su estudio cuidados por parte de personas con
capacidad para juzgarlos y autoridad suficiente para tomar decisiones y corregir
deficiencias.
Los informes contables constituyen en este aspecto un elemento muy importante de
control interno desde la preparacin de balances mensuales, de estados de
resultados, hasta las hojas de distribucin de adeudos de clientes por antigedad o
de obligaciones por vencimientos.
Las actividades de produccin y distribucin pueden vigilarse de cerca mediante
informes peridicos, analticos y comparativos; informes de ventas y de costos,
anlisis de variaciones de eficiencia y tiempo ocioso, etc. Un control interno de
tipo ms elevado probablemente incluir informes peridicos sobre capital de
trabajo, origen y aplicacin de recursos, variaciones financieras y presupuestales,
etctera.
C) PERSONAL
Por slida que sea la organizacin de una entidad econmica, y adecuados los
procedimientos implantados, el sistema integral de control interno no puede cumplir
su objetivo si las actividades diarias no estn continuamente en manos de personal
idneo. Los elementos que intervienen en este aspecto son los siguientes.
Reclutamiento y Seleccin
Habrn de identificarse las fuentes ideales para reclutar personal, sin soslayar la
gran ventaja que representa el promocionar a aquellos cuyos mritos, capacidad,
lealtad, eficiencia y buen desempeo los haga acreedores a un ascenso. No sustituir
la experiencia probada y comprobada por la vana ilusin de la novedad.
Un elemento indispensable de control lo constituye el contar con un Perfil de
Puesto que permita reclutar a personal que llene dicho perfil. Dicho en otras
palabras, el seleccionado debe reunir las caractersticas que requiere el puesto para
el que fue contratado, no contratar persona para hacerle un puesto.
Entrenamiento
Mientras mejores programas de entrenamiento se encuentren en vigor, ms apto ser
el personal encargado de los diversos aspectos de la entidad. El mayor grado de
control interno logrado permitir la identificacin clara de las funciones y
responsabilidades de cada empleado, as como la reduccin de ineficiencia y
desperdicio.
Eficiencia
Despus del entrenamiento, la eficiencia depender del juicio personal aplicado en
cada actividad. El inters de la administracin por medir y alentar la eficiencia
constituye en coadyuvante del control interno. Un negocio con buen control interno
adopta algn mtodo para el estudio del tiempo y esfuerzo empleados por el
personal que ofrecen al auditor la posibilidad de medir comparativamente las cifras
representativas de los costos.
Moralidad
Es obvio que moralidad es una de las columnas sobre las que descansa la estructura
punto que antecede, deben estar diseadas para obtener informacin de cmo logra
la entidad los objetivos de control interno manifestados; poniendo el auditor
especial nfasis en las tcnicas que se emplean para prevenir o detectar errores y la
insercin de transacciones no autorizadas en el flujo.
6.- Identificacin de Tcnicas de Control Interno. Por tcnicas de control interno se
entender el conjunto de actividades que se emplean para prevenir, detectar y
corregir errores o irregularidades que pudieran ocurrir al procesar y registrar
transacciones.
En la documentacin preparada por el auditor que se mencion anteriormente,
debern enumerarse todas las tcnicas de control utilizadas por la entidad en cada
funcin, con el fin de poder obtener una certeza razonable de que el objetivo de
control se logra total o parcialmente. Las tcnicas debern identificarse a un
objetivo especfico.
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Y PRUEBAS SUSTANTIVAS
Tomando en consideracin los conceptos vertidos en los apartados que anteceden, y
ampliando la filosofa del estudio y evaluacin del control interno por los mtodos
descriptivo, grfico, de cuestionarios y de deteccin de funciones incompatibles, se
tiene que el auditor se enfrenta con situaciones en las que pude confiar en los
controles internos y los prueba verificando el cumplimiento con los procedimientos
y tcnicas de control establecidos, lo que le sirve para justificar la confianza en los
mismos y reducir al alcance de sus pruebas sustantivas.
Por el contrario cuando los controles no son satisfactorios o el esfuerzo que se
requiere para efectuar pruebas de cumplimiento es excesivo, es necesario hacer
pruebas sustantivas.
Se puede definir que el propsito de las pruebas de cumplimiento es proporcionar
una certeza razonable de que los procedimientos de control interno se estn
aplicando en la forma prescrita. Estas son pruebas indispensables para que pueda
confiarse en los procedimientos establecidos al determinar la naturaleza,
oportunidad o grado de pruebas sustantivas sobre ciertas transacciones o saldos
especficos.
Por lo que se refiere a las pruebas sustantivas, stas pueden definirse como pruebas
de las transacciones y de los saldos que se reflejan en los estados financieros, con el
propsito de obtener evidencia acerca de la validez y la propiedad del tratamiento
contable de las transacciones y saldos o, en su caso, de los errores o irregularidades
que puedan existir en los mismos.
BOLETIN F-06
EFECTOS DEL PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS (PED)
EN EL EXAMEN DEL CONTROL INTERNO
Generalidades
De conformidad con las Normas de Auditora relativas a la ejecucin del trabajo el
auditor debe efectuar un estudio y evaluacin adecuados del control interno que le
sirva de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en l;
asimismo que le permita determinar la naturaleza, extensin y oportunidad que va a
dar a los procedimientos de auditora (Norma C-06)
El estudio del control interno incluye el anlisis y la comprensin de los mtodos
que se utilizan para procesar la informacin financiera, con objeto de determinar si
las tcnicas establecidas cumplen con los objetivos del control interno contable y de
este se deriva informacin sujeta a examen, el auditor debe realizar su estudio y
evaluacin y como resultado de dicho trabajo, deber documentar adecuadamente
sus conclusiones sobre el efecto del PED en sus pruebas de auditora.
El alcance al efectuar el examen del control interno establecido en el PED,
depender de la importancia de las aplicaciones en el proceso de la informacin
financiera.
El PED por su complejidad y su constante evaluacin, requiere para el estudio y
evaluacin de su control interno de personal con entrenamiento tcnico y capacidad
profesional adecuados.
El impacto que eventualmente puede tener una deficiencia o desviacin del control
interno en el rea de PED puede ser menos evidente y, sin embargo, tener mayor
repercusin en errores en los estados financieros que pasen inadvertidos; lo anterior
significa que el auditor esta obligado a efectuar su revisin utilizando todos los
elementos que le permitan asegurarse de que la informacin financiera a dictaminar
se procesa adecuadamente.
Control interno en un ambiente de PED
Objetivos
Los objetivos de los controles establecidos en la empresa deben enfocarse a la
creacin, a travs de las polticas y procedimientos adecuados, de un sistema que
asegure que toda la informacin que deba ser procesada, se procese en forma
correcta y oportuna y que dicho proceso se obtenga la informacin financiera
esperada. Los objetivos generales del control interno, segn los describe el Boletn
E-02, son los siguientes:
1.- Objetivos de autorizacin
Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con autorizaciones generales o
especficas de la administracin.
2.- Objetivos de procesamiento y clasificacin de transacciones
Todas las operaciones deben registrarse para permitir la preparacin de estados
financieros de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados o
de cualquier otro criterio aplicable a dichos estados y para mantener en archivos
apropiados datos relativos a los activos sujetos a custodia.
3.- Objetivos de salvaguarda fsica
El acceso a los activos slo debe permitirse de acuerdo con autorizaciones de la
administracin, y
CONCLUSIONES
A) CONCEPTO
Plan de organizacin entre la contabilidad, funciones de empleados y
procedimientos coordinados que adopta una empresa pblica, privada o mixta, para
obtener informacin confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de
sus operaciones y adhesin a su poltica administrativa
B.- ANALISIS
1. Plan de organizacin. Es decir, el control interno es un programa que precisa el
desarrollo de actividades y el establecimiento de relaciones de conducta entre
personas y lugares de trabajo en forma eficiente.
2. La contabilidad. Que tendr por objeto registrar tcnicamente todas las
operaciones y adems, presentar peridicamente informacin verdica y confiable, al
efecto se implantar un sistema de registro y de contabilidad apropiado y prctico
que permita registrar, clasificar, resumir y presentar todas las operaciones que lleve
a cabo la empresa.
3. Funciones de empleados. Distribucin en forma debida de las labores que
realizan los funcionarios y empleados; funciones de complemento, no de revisin.
4. Procedimientos coordinados. Procedimientos contables, estadsticos, fsicos,
administrativos, etc., armonizadas entre s para la mejor consecucin de los
objetivos establecidos por la empresa.
5. Empresa pblica, privada o mixta. Empresa pblica u organismo social
integrado por elementos humanos, tcnicos, materiales, inmateriales, etc., cuyo
objetivo natural es la prestacin de servicios a la colectividad.
Empresa privada u organismo social integrado por elementos humanos, tcnicos,
materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es el de obtener utilidades.
Empresa mixta u organismo social integrado por elementos humanos, tcnicos,
materiales, inmateriales, etc. Cuyo objetivo natural es el de prestar servicios a la
colectividad y obtener utilidades.
6. Obtener informacin confiable. Uno de los objetivos del control interno, es la
de obtener informacin oportuna, confiable y segura que coadyuve a la toma
acertada de decisiones.
7. Salvaguardar sus bienes. Otro objetivo del control interno, es el de proteger y
salvaguardar los bienes, valores, propiedades, activos, etc., de la empresa,
dificultando y, tratar de evitar los malos manejos, fraudes, robos, etc.
8. Promover la eficiencia de operaciones. Otro objetivo del control interno es el de
promover y fomentar la eficiencia de todas las operaciones de la empresa.
Organizacin
Catlogo de cuentas
Sistema de contabilidad
Estados financieros
Presupuestos y pronsticos
Entrenamiento de personal