MAPEO DE PROCESOS

Si quieres entender algo descrbelo, descrbelo a travs de mapas, una vez que
lo describas lo podrs medir, una vez que lo midas lo podrs controlar, una vez
que lo controles lo podrs corregir si es que est mal, mejorar si es que est bien
o incorporar algo nuevo o creativo todo con tal de obtener tus objetivos Geary
Rummler.

Qu es el Mapeo de procesos de negocio?

Es un conjunto de grficos que da sentido a una organizacin, donde se
determinan todas las actividades en los diferentes niveles, orientados a los
objetivos (generalmente el objetivo es la satisfaccin del cliente de la manera ms
rentable para la organizacin). El mapeo debe proporcionar un entendimiento
claro y sencillo de lo que ocurre en una organizacin y sus procesos.
Los mapas de procesos son representaciones grficas, ordenadas y secuenciales
de todos los procesos y actividades de la organizacin.

Para qu sirve?
Una organizacin que quiere controlar su operacin y mejorar su manera de
generar valor, utiliza el mapeo de procesos para establecer las actividades que
cumplan de manera ordenada sus objetivos estratgicos.
Las organizaciones requieren identificar posibles mejoras o correcciones,
estandarizando su trabajo y definiendo claramente las responsabilidades de cada
uno de los roles claves de la organizacin. En otras palabras el mapeo de
procesos se enfoca en encontrar la manera de hacer mejor las cosas y de trabajar
mejor (mayor eficiencia y eficacia). El mapeo se usa en casos como: Rediseo de
procesos, mejora continua y automatizacin de procesos.

Metodologa para realizar el mapeo de procesos:

Existen tres tipos de mapas para modelar y representar de forma grfica las
actividades que sirven para alcanzar los objetivos de un proceso.
1) Diagrama de relaciones: Relaciona reas y/o diferentes funciones de la
organizacin.
2) Diagrama interdisciplinario: Relaciona diferentes reas de conocimiento
terico - prctico dentro de la organizacin

3) Diagrama de flujo: Relaciona actividades dentro de los procesos de una

organizacin.

Beneficios del Mapeo de procesos:

1. Estructura organizacional efectiva: Este punto es importante teniendo en
cuenta que en muchas organizaciones an se ven los organigramas tpicos
de la administracin cientfica, descritos a travs de reas y puestos de
trabajo como sola hacerse hace aos; En la actualidad se describen
procesos, funciones y roles.
a) Describe la organizacin a travs de funciones y procesos definidos en
una cadena de valor con proveedores - clientes internos y externos.
b) Flujo orientado a la satisfaccin del cliente y a la relacin costo
efectividad que se reflejan en una mayor rentabilidad.

2. Roles y responsabilidades claros y alineados al flujo.

a) A cada persona le queda claro lo que debe hacer y lograr.
b) Mejora el flujo de informacin entre las diferentes funciones (antes
llamadas reas) de la organizacin.
c) Permite controlar los procesos.
3. Comunicacin organizacional efectiva. Comunica objetivos y alcance de
cada proceso, as como los proyectos de mejora.
a) Se comunican claramente los objetivos y las metas.
b) Se establecen polticas y reglas de operacin.
c) Establece mayor claridad de la operacin en los tres niveles de gestin
(estratgico, tctico y operacional).
4. Flujo efectivo de la operacin.
a) Se establecen niveles de servicio entre clientes proveedores externos
e internos (funciones y procesos de la empresa).
b) Se establecen indicadores de desempeo de los procesos.
c) Se identifican oportunidades de mejora y correcciones necesarias.

5. Control de operacin para dirigir efectivamente la organizacin.

a) Permite identificar oportunidades de mejora con proyectos innovadores
o bien correcciones necesarias.
b) Permite enfocarse en la direccin trascendente, en lugar de perderse en
el micromanagement, operacin reactiva que solo resuelve problemas
que no son responsabilidad del manager y que consume tiempo valioso.
Es decir, dirigir y no operar los procesos.
c) Generar oportunidades para la empresa por medio de una direccin
trascendente.

Para tener en cuenta:

El proceso debe integrar de manera efectiva a los involucrados clave, es decir, que
para tener un mapa de procesos con informacin confiable, se deben identificar
tanto el proceso que ocurre como los Stakeholders y/o actores que interactan con
este y los responsables clave (este paso debe desarrollarse desde la planeacin
del proyecto de mapeo).
No se deben realizar mapas grandes y extensos, ya que terminan siendo intiles,
debido a que resultan confusos y difciles de entender.
Al realizar un mapeo de procesos este debe ser representativo de lo que ocurre y
reflejar la operacin actual tal y como es. (Las ideas de mejora deben utilizarse
como recomendaciones para proyectos de rediseo y propuestas de mejora, pero
nunca como parte de un modelo que describa la situacin actual).