Proyecto de Sistema de Firmado Digital de la SBS: Promoviendo la eficiencia de los procesos y el

cuidado del medio ambiente

Al igual que muchas empresas pblicas o privadas, la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP (SBS)
cuenta con procesos de trabajo que involucran documentos fsicos, cuya gestin implica realizar diversas
tareas (impresin, sellado, firmado o visado, clasificacin y archivado). De estas tareas, el sellado y el
firmado o visado ocasionaban problemas de ineficiencia, principalmente, con aquellos documentos que
requeran la firma de varias personas ubicadas en oficinas geogrficamente distantes.
Ante esta situacin, la SBS empez a trabajar en el diseo de un Proyecto de Sistema de Firmado Digital
dirigido a lograr procesos de trabajo ms eficientes, y debidamente alineado con su programa de
ecoeficiencia (estrategia de cero papel en la institucin para el cuidado del medio ambiente) y con el Plan
de Desarrollo de la Sociedad de la Informacin en el Per (La Agenda Digital Peruana), el cual considera
al proyecto de firmas digitales como una necesidad por su carcter de emblemtico y de alto impacto.
En el ao 2010 se implement un software de firmado digital que otorgaba valor legal a los documentos
del flujo de trabajo del Plan Estratgico Institucional; y, en el ao 2012 se modific el software para
cumplir con las exigencias normativas. As, la SBS fue la primera entidad del Estado en recibir la
acreditacin del software de firmado del INDECOPI.
Entre los beneficios obtenidos destaca la reduccin del tiempo de firmado. Por ejemplo, el tiempo que
tomaba el firmado manuscrito del Plan Estratgico Institucional disminuy de 3 a 4 semanas a slo 4 a 5
das (es decir, una reduccin de 5 a 6 veces en promedio). De otro lado, se lograron avances en el
cuidado del medio ambiente: se dejaron de imprimir 1,664 pginas y realizar 8,566 sellados. Si por cada
600Kg se dejan de emitir a la atmsfera 1.25 Toneladas de CO2 al ao; en nuestro caso, por cada 8.32Kg
(equivalente a 1,664 hojas) se dejaron de emitir 1.8Kg de CO2, cifra pequea, pero que va en aumento
debido al incremento de procesos con firmado digital.
La implementacin del Proyecto ha sido un esfuerzo conjunto de la Gerencia de Tecnologas de
Informacin, la Secretara General y la Gerencia de Planeamiento y Organizacin, la cual no slo fue el
primer usuario del Sistema, sino que tambin estableci las normas y los procedimientos requeridos.
Los beneficios del Sistema de Firmado Digital son importantes, pero tambin ha planteado desafos a la
SBS en aspectos de cultura y cambio organizacional, as como en la adecuacin y rediseo de sus
procesos internos, a fin de adoptar esta tecnologa sin generar impactos negativos.